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Los cientos de miles de folios pronto serán
historia en los jugados. La Audiencia Nacional
será pionera en la implantación de la
digitalización de los expedientes en el orden
penal con un programa que durará un año, que
cuenta con una inversión de cuatro millones de
euros y que permitirá la desaparición del soporte
papel en los Juzgados.

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Digitalización Audiencia Nacional - Miguel Angel Hernandez

  1. 1. las ti En la mOdErnización dE la justicia Digitalización de la Audiencia Nacional EL CAMInO hACIA EL ExPEDIEnTE DOCuMEnTAL juDICIAL pOr miguEl ángEl hErnándEz rivEra Los cientos de miles de folios pronto serán historia en los jugados. La Audiencia Nacional será pionera en la implantación de la digitalización de los expedientes en el orden penal con un programa que durará un año, que cuenta con una inversión de cuatro millones de euros y que permitirá la desaparición del soporte papel en los Juzgados.2 | boletic
  2. 2. C on el fin de romper la visión de los procesos que en él se sustan- Judicial. Asimismo, si existiesen do- tradicional de una Adminis- cian y a su demostrada capacidad cumentos generados con cualquier tración de Justicia conges- para afrontar con éxito procedimien- otra herramienta en formato digital,tionada por los papeles y los legajos, tos judiciales con una complejidad se podrán incorporar directamenteayudar a agilizar los trámites y den- sin precedente, como es el caso del al expediente, o si se generan en for-tro del Plan Estratégico de Moder- proceso del 11-M”, según palabras mato papel, se podrá incorporar sunización de la Justicia 2009-2012 se del Ministro de Justicia Francisco versión escaneada.encuentra el proyecto para la Digi- Caamaño. El nuevo Servicio de Digitaliza-talización de la Audiencia Nacional ción hará una doble labor de digita-como camino hacia el expediente digitalización de la lización: una digitalización de todosdocumental judicial. Simplificando documentación los documentos que llegan al registromucho, esto significa la gestión inte- La digitalización de toda la docu- y una digitalización selectiva, con elgral del expediente judicial en forma- mentación que todavía llegue en so- objetivo de digitalizar todos aquellosto digital, es decir, desde su entrada porte papel a la Oficina de Registro expedientes ya abiertos que solici-en el registro hasta el cierre de cada de la Audiencia constituye el primer ten los Magistrados de la Audienciauno de los expedientes. eslabón de una cadena que permiti- Nacional, haciéndolos así más acce- El objetivo final es “papel cero” rá romper el secular vínculo entre la sibles.en juzgados y tribunales: eliminar el Justicia y la plasmación de sus actua- La documentación en papel real-papel físico y hacer una gestión elec- ciones en cientos o miles de folios. mente no desaparecerá sino que setrónica de expedientes judiciales. La El proyecto de digitalización de la mandará, debidamente catalogada,elección de la Audiencia Nacional, y Audiencia Nacional, inmerso en un a un archivo físico, ubicado en otrasespecíficamente el orden penal como contexto más amplio de moderniza- dependencias, con el consecuenteámbito en el que llevar a cabo esta ción hacia una gestión documental, ahorro de espacio. Se garantiza queexperiencia pionera “es fruto de una precisa en su fase inicial de la utiliza- en caso de requerir alguna documen-decisión vinculada a la naturaleza de ción de recursos de reprografia que tación en formato papel, estará dis-este órgano central, a la especialidad permitan digitalizar los documentos ponible en un período de tiempo ra- en soporte papel para su incorpora- zonable y predefinido, si bien, podrá ción en el gestor documental pre- solicitarse esta documentación de visto. Así, se creará un servicio de manera urgente, acelerando el pro- digitalización, anexo al nuevo Ser- ceso de obtención de la documenta- vicio de Registro, que se encargará ción física. Toda la gestión y trazabi- de digitalizar toda la documentación lidad de documentación en papel se de entrada, previamente catalogada hará mediante códigos de barras y y clasificada por el personal del Re- tecnologías RFID. Cada documento gistro. tendrá asociado un código de barras Además de la digitalización de los que será almacenado en el sistema. documentos de entrada, cualquier Los documentos se irán archivando documento perteneciente a un ex- en cajas con un chip RFID asocia- pediente que se emita directamente do, registrando en que caja está cada desde alguno de los órganos de la Au- uno de los documentos. Estas cajas diencia Nacional se incorporará a su se encontrarán en un espacio tempo- correspondiente expediente digital. ral de almacenamiento del Servicio Esta incorporación se hará median- de Digitalización. Cuando exista un te mecanismos de integración con número determinado de cajas, serán Minerva, el actual sistema de gestión trasladadas a las dependencias del procesal, y en un futuro con Miner- archivo. De esta forma, mediante los va NOJ, la evolución de Minerva códigos de barra y los chips RFID que dará soporte a la Nueva Oficial se permitirá gestión integral de la » boletic | 2
  3. 3. las ti En la mOdErnización dE la justicia Figura 1. detalle del proceso de digitalización documentación en formato papel de la documentación que se recibe, Para dar soporte al gran volumen en cada momento del proceso: des- catalogando cada documento en una de documentación digitalizada y a de que un documento entra por el estructura previamente definida en cada uno de los subsistemas que in- registro de entrada hasta su envío un mapa documental y extrayendo la tegran el proyecto, se implantará un al archivo, permitiendo además una metainformación más relevante que gestor documental. Está planteado rápida recuperación y disponibilidad se necesita a la hora de explotar los como una herramienta horizontal de la documentación en caso de ser expedientes. que no sólo dará soporte a este pro- solicitada. Este nuevo servicio permitirá la yecto de Digitalización de la Audien- recepción centralizada de toda la do- cia Nacional, sino a cualquier otro servicio común de registro cumentación dirigida a la Audiencia proyecto donde se precise un repo- El proyecto comprende, como uno Nacional, ya sea iniciadora de trámi- sitorio documental con capacidades de sus aspectos esenciales, la creación te o no, de distintos modos y forma- avanzadas de estructuración, bús- de una oficina general de entrada de tos. Se permitirá la entrada clásica de queda y almacenamiento. Este tipo documentación, que se encargaría de documentación en formato papel, y de herramientas proporciona custo- registrar todos los documentos que además, la entrada de documenta- dia documental e implementación de se presenten para todos los órganos ción en formato digital. Además la políticas de gestión de los dispositi- que integran el área penal de la Au- nueva aplicación de registro que se vos de almacenamiento, de tal forma diencia Nacional, en una primera utilizará, al estar interconectada con que la información va transitando fase, y para todo el órgano en etapas LexNet (sistema de notificaciones y desde un medio de almacenamiento posteriores. comunicaciones telemáticas), permi- a otro según vaya siendo menos acce- Los funcionarios de este Regis- tirá la recepción digital de documen- dida. De esta forma, se consigue un tro serán los encargados de hacer tación electrónica a través de este ahorro considerable en espacio de una clasificación documental básica sistema. almacenamiento digital.26 | boletic
  4. 4. El gestor documental permitirá novedosa del expediente basada en gital es fiel reflejo de los documentosademás la incorporación de conte- la semántica, cada documento de un originales.nidos en gran variedad de forma- expediente se muestra en la fase del Los nuevos subsistemas se in-tos multimedia tales como vídeo y procedimiento en la que se ha gene- tegrarán con la actual plataformaaudio, ofreciendo la posibilidad de rado. de firma del Ministerio de Justicia,incluir en el propio expediente las Además, con esta nueva concep- añadiendo funcionalidades de porta-grabaciones de los juicios hechas en ción, los distintos agentes dentro del firmas digital para acelerar la trami-las salas de vista. Además, el gestor órgano judicial que necesiten traba- tación del expediente a través de lasdocumental permite la asignación de jar con el expediente, tendrán acceso distintas fases y órganos por los queetiquetas en archivos multimedia, de a él las 24 horas del día y de forma ha de pasar.forma que el acceso a las partes más concurrente, teniendo cada uno larelevantes de cada grabación serán posibilidad de visualizar la informa- gestión del cambioaccesibles de una forma muy senci- ción a la que ellos tienen acceso y es La gestión de este proyecto a travéslla y rápida. Dentro del alcance del relevante para su trabajo. Es decir, se de todas sus etapas cuenta con elproyecto, para la implantación del tendrán en cuenta las distintas for- soporte de un proceso adecuado degestor documental, se ha diseñado mas que tienen de ver el expediente gestión del cambio. Se ha realizadouna arquitectura basada en un bus los distintos agentes que participan un análisis orgánico de la situaciónde servicios, permitiendo así la com- en la tramitación del expediente. actual y un análisis de la situaciónpatibilidad e interoperatibilidad de Adicionalmente, se podrán pre- deseada para incluir este proyectocada uno de los subsistemas nuevos, sentar nuevas formas de explotación en la operativa diaria de la Audienciaasí como la integración con los siste- de los procedimientos sin tener que Nacional. De esta forma, se redistri-mas existentes y futuras aplicaciones relacionar necesariamente la do- buirán medios efectivos y materia-que necesiten hacer uso de esta nueva cumentación con el expediente al les necesarios para dar cobertura alplataforma. que pertenecen. Es decir, según los nuevo sistema en consonancia con permisos de los que dispongan los la estructura de la Nueva Oficinaacceso a la documentación usuarios podrán acceder, por ejem- Judicial. Para minimizar el impactodigital plo, a la documentación existente de en el organismo, el proyecto se ges-Tras la implantación del nuevo siste- cierto interviniente o acceso a todas tionará de una forma muy transpa-ma se podrá disponer del expediente las resoluciones emitidas por cierto rente, proporcionando a los futuroselectrónico en todo momento y de órgano. usuarios toda la información acercaforma concurrente por todos aque- del avance del proyecto y cómo sellos agentes de la Audiencia Nacional seguridad y firma electrónica verá modificado su trabajo habitual,que precisen de su consulta para su Por supuesto, todo este proyecto mediante pilotos de los sistemas, re-trabajo diario o que necesiten acce- no sería posible sin haber analizado uniones informativas y divulgativas yder a él para su tramitación. y haber implantado las pertinentes un plan de formación adecuado y co- Con los expedientes en papel, lo- medidas de seguridad tanto físicas rrectamente dimensionado. Será uncalizar la información relevante de como lógicas. Los expedientes judi- proceso en el que el objetivo princi-un expediente y acceder a ella llevaba ciales contienen información muy pal será el usuario y su satisfacción, yaun tiempo que con el nuevo sistema, sensible que debe ser debidamente no sólo hacia el nuevo sistema, sinogracias a sus sistemas de búsqueda y custodiada. Todos los procedimien- hacia todo el proceso; de esta formade acceso desde distintos puntos de tos relacionados con la manipulación se intenta minimizar el rechazo ha-vista se podrá dedicar a otras tareas. de la documentación en papel esta- cia esta nueva forma de trabajo, queEl nuevo sistema de explotación pro- rán claramente definidos y existirán supone una mejora organizativa, me-porcionará el punto de vista clásico, las medidas de seguridad oportunas jora de la eficiencia y agilización de ladonde el expediente se muestra de para el manejo de toda esta docu- metodología de trabajo.forma secuencial según una estructu- mentación. La digitalización se hará En conclusión, este nuevo siste-ra de expediente, pieza y tomo. Pero de forma certificada, de forma que se ma permitirá la transición desde losademás, proporcionará una visión garantice que toda la información di- actuales sistemas a nuevos sistemas » boletic | 2
  5. 5. las ti En la mOdErnización dE la justicia Figura 2. arquitectura lógica de gestión procesal basados en una cuenta a las personas que la utilizan; gestión digital integral del expedien- por tanto, el éxito del proyecto de- te judicial, que permitirán agilizar la penderá del éxito en la aceptación tramitación y facilitar el acceso a la y uso de la solución por parte de los información, a corto plazo y a largo usuarios, para ello la gestión del cam- plazo permitirá una refactorización bio debe ser el catalizador que permi- de los procedimientos, permitiendo ta avanzar hacia la Justicia del siglo una simplificación y racionalización XXI. administrativa en el ámbito de la Jus- ticia, así como una reestructuración orgánica de los órganos judiciales en consonancia con la modernización que supone la Nueva Oficia Judicial. La tecnología es sin duda el me- dio para conseguir la efectividad de la Administración de Justicia al servicio de la ciudadanía y de sus colaborado- Miguel Ángel Hernández Rivera res, obteniendo las mejoras por todos Técnico Superior de Proyecto Informático deseadas. Sin embargo, la tecnología Subdirección General de Nuevas Tecnologías no se puede implantar sin tener en de la Administración de Justicia28 | boletic

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