1. “Por un control social y fiscal
Correspondencia Externa en beneficio de todos”
INFORME GESTIÓN
OFICINA DE CONTROL INTERNO
Para efectos de presentar el informe ejecutivo correspondiente, a la gestión realizada por la
oficina de Control Interno de la Contraloría General del Quindío, me permito puntualizar y
comunicar de forma oficial, las actividades realizadas, especificando el nombre de la actividad,
la gestión realizada y los resultados obtenidos, describiendo en su momento los registros en los
cuales se pueden evidenciar las operaciones y tareas, en función del proceso seguimiento y
evaluación que le corresponde a esta oficina en el marco de la gestión por procesos dentro de
un Sistema de Gestión.
1. Revisión de Documentación:
Revisión y estudio de la documentación adoptada en el Sistema de Gestión de Calidad de la
Contraloría General del Quindío, conforme a la NTCGP 1000:2009 y el Modelo Estándar de
Control Interno MECI.
Resultado:
Frente a esta actividad se estudio la documentación adoptada, y se presentaron las
correspondientes sugerencias de actualización de la documentación del SGC, para efectos de
adoptar nuevas versiones, teniendo entre ellos, el Manual de calidad, mapa de Procesos y
Procedimientos, listado maestro de registro y objetivos de calidad.
De esta forma, la contraloría general del Quindío, adopto toda la documentación
correspondiente a la NTCGP 1000: 2009, dentro de la cual se cumplieron con todos los
requisitos pertinentes, en harás de adoptar un Sistema de Gestión adoptado a la realidad de la
entidad.
2. Seguimiento a objetivos de calidad, los cuales se encaminan al cumplimiento de la Política de
Calidad
Durante este periodo se aplicaron los indicadores respectivos para el proceso seguimiento y
evaluación, de tal forma que se estableció el grado de cumplimiento de los objetivos
estratégicos del proceso en mención permitiendo medir el grado de cumplimiento de la política
de Calidad, frente a la plataforma operativa de la entidad.
Para efectos de esta medición se cuentan con los siguientes objetivos estratégicos por
procesos:

2. “Por un control social y fiscal
Correspondencia Externa en beneficio de todos”
Proceso
Nombre del indicador Tipo
Responsable
Responsabilidad
Oportunidad en el trámite de los procesos Eficiencia
Fiscal
Efectividad en la práctica de medidas cautelares y vinculación de Responsabilidad
Efectividad
compañías de seguro Fiscal
Responsabilidad
Eficiencia
Oportunidad en la apertura del proceso Fiscal
Responsabilidad
Efectividad del proyecto enlace Efectividad
Fiscal
Responsabilidad
Oportunidad en el tramite de Indagaciones Preliminares Eficacia
Fiscal
Efectividad en los procesos trasladados Efectividad Auditor
Porcentaje de mejora en dictámenes de estados contables de los
Efectividad Auditor
sujetos y puntos de control
Porcentaje de mejora en el resultado de la de los sujetos y
Efectividad Auditor
puntos de control
Efectividad en los sancionatorios administrativos Efectividad Auditor
Cuentas rendidas por los sujetos de control Efectividad Auditor
Porcentaje de Cumplimiento del PGA Eficacia Auditor
Porcentaje del Presupuesto Real Auditado Eficacia Auditor
Efectividad de funciones de advertencia comunicadas Efectividad Auditor
Efectividad de los Planes de Mejoramiento Efectividad Auditor
Servicio al
cliente y
Efectividad en el desarrollo de las denuncias ciudadanas Efectividad
participación
ciudadana

3. “Por un control social y fiscal
Correspondencia Externa en beneficio de todos”
Servicio al
Aumentar el número de personas capacitadas en el ejercicio de cliente y
Eficacia
Control Social Participativo participación
ciudadana
Cumplimiento del programa de Bienestar Social e Incentivos Eficacia Talento humano
Selección del recurso humano idóneo Eficacia Talento humano
Excelencia en el desempeño del recurso humano Efectividad Talento humano
Satisfacción laboral Efectividad Talento humano
Cumplimiento en la ejecución del plan de capacitaciones Eficacia Talento Humano
Efectividad en el recaudo fiscal Efectividad Jurídico
Efectividad en el desarrollo de los procesos judiciales Efectividad Jurídico
Oportunidad en el desarrollo de los procesos sancionatorios Eficacia Jurídico
Eficacia de los procesos Sancionatorios Eficacia Juridico
Administrativa y
Cumplimiento Ingresos Eficacia
Financiero
Administrativo y
Cumplimiento Gastos Eficacia
Financiero
Oportunidad y cumplimiento en la implementación del plan de Seguimiento y
Eficacia
mejoramiento institucional Evaluación
Grado de cumplimiento en la implementación de acciones Seguimiento y
Eficacia
preventivas y correctivas Evaluación
Resultado:
Se generaron las actas de seguimiento a los objetivos estratégicos, se elaboro y entrego el
insumo para la revisión por la alta dirección y se adoptaron las acciones de mejora
correspondiente para el cumplimiento de la política de calidad de la Contraloría General del
Quindío.
3. Seguimiento Planes de mejoramiento

4. “Por un control social y fiscal
Correspondencia Externa en beneficio de todos”
Revisión y seguimiento a los planes de mejoramiento de carácter institucional y por procesos,
estableciendo el estado de la acciones correctivas y preventivas presentadas por solicitud
autónoma, por incumplimiento de objetivos o por no conformidades detectadas en la auditorias
internas.
Resultado:
De esta revisión y seguimiento se genero el cierre de 18 acciones correctivas y preventivas
reportadas por la vigencia 2009 lo que corresponde al 100% de cumplimiento, de igual forma se
genero el seguimiento a las acciones presentadas por la vigencia 2010 lo cual presente al
siguiente avance:
TIPO DE
ACCIÓN NÚME ESTADO A ORIGEN DE LA
RO OCTUBRE ACCIÓN
Preventiva 10 6 Cerradas 1 son de las Auditorias Internas
4 Abiertas 9 son presentadas de forma
autónoma
Correctiva 28 21 Cerradas
8 Abiertas 29 Auditorias Internas
Para efectos de validar esta información se cuenta con los registros de seguimiento y los
formatos diligenciados de las acciones correctivas y preventivas, los cuales se encuentran en el
archivo con numero correlativo 01-02 No de Orden 04 de la serie documental Seguimiento a los
Planes de Mejoramiento.
4. Actualización Archivo del Proceso Seguimiento y Evaluación:
Durante este periodo se actualizo la información documental del proceso, generando los
registros y evidencias respectivas, conforme a la serie documental y listado maestro de registro
de la Contraloría General del Quindío.
Resultado:
Carpetas y archivos del Proceso Seguimiento y Evaluación conforme los requisitos de la ley 594
de 2000 y el Listado maestro de registro adoptado en el Sistema de Gestión de Calidad.
Para estos efectos se cuentan con las carpetas que registran:
Actas, Informes, Seguimiento MECI, Auditorias Internas, Seguimiento Planes de Mejoramiento.

5. “Por un control social y fiscal
Correspondencia Externa en beneficio de todos”
5. Apoyo en la Medición de indicadores y análisis de Riesgos de la Contraloría General del
Quindío.
Durante el periodo correspondiente al mes de septiembre y octubre de 2010, se presto asesoria
y acompañamiento a todos los procesos de la Contraloría General del Quindío, para efectos de
establecer y aplicar los indicadores a los objetivos estratégicos por proceso, de igual forma se
asesoro en cuanto al seguimiento de los riesgos y la ejecución de los controles respectivos,
permitiendo elaborar las actas de medición y seguimiento.
Resultado:
Aplicación de indicadores estratégicos por procesos, generando la evidencia de las actas
respectivas, al igual que las actas de seguimiento a los riesgos y controles aportando evidencia
objetiva para su cumplimiento.
6. Recepción de las acciones Preventivas y Correctivas.
Para efectos de dar trazabilidad al proceso seguimiento y evaluación, se recepcionan y radican
las acciones correctivas y preventivas de todos los proceso de la Contraloría General del
Quindío.
Resultado
Trazabilidad de las acciones correctivas y preventivas presentadas por todos los procesos de la
Contraloría General del Quindío, lo cual permitirá dar cumplimiento a la mejora continua en
virtud de la posibilidad de revisar de forma objetiva el avance de cada acción presentada por
proceso.
7. Apoyo proceso de certificación
De conformidad a la meta institucional de lograr la re-certificación en la NTCGP 1000:2009
durante la vigencia 2011, desde el apoyo de la oficina de control interno se generan las
actividades propias para el cumplimiento de este fin, de tal manera que se establecen los
requisitos de la norma dentro del proceso Evaluación y Seguimiento, además de generar la
documentación correspondiente de conformidad con la ley 594 de 2000.
Resultado

6. “Por un control social y fiscal
Correspondencia Externa en beneficio de todos”
Cumplimiento de los requisitos establecidos en la NTCGP 1000:2009 y MECI en el Proceso
Evaluación y Seguimiento, aplicación de listado maestro de documentos Internos y externos y el
listado maestro de registros.
8. Apoyo en la Medición de indicadores y análisis de Riesgos de la Contraloría General del
Quindío.
Durante el 2011, se presto asesoría y acompañamiento a todos los procesos de la Contraloría
General del Quindío, para efectos de establecer y aplicar los indicadores a los objetivos
estratégicos por proceso, de igual forma se asesoro en cuanto al seguimiento de los riesgos y la
ejecución de los controles respectivos, permitiendo elaborar las actas de medición y
seguimiento.
Resultado:
Aplicación de indicadores estratégicos por procesos, generando la evidencia de las actas
respectivas, al igual que las actas de seguimiento a los riesgos y controles aportando evidencia
objetiva para su cumplimiento.
9. Seguimiento a la gestión institucional de los procesos de la Contraloría del Quindío.
En acompañamiento al asesor de planeación de la Contraloría General del Quindío, se
realizaron mesas de trabajo con todos los líderes de proceso analizando el grado de
cumplimiento del plan estratégico institucional además de analizar el plan de gestión del año
2011, levantando la evidencia objetiva que determine la ejecución de las actividades y las metas
respectivas.
Resultado:
Levantamiento de actas de trabajo en cuanto a la revisión de la gestión de los procesos de la
Contraloría General del Quindío, generando el seguimiento al cumplimiento del plan estratégico
institucional y el plan de gestión 2011.
Atentamente
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RICARDO ANDRES GAONA NIETO
Jefe control Interno