Digitalización: Aspectos técnicos, legales y de seguridad

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Exposición eje temático 4 sobre Digitalización: Aspectos técnicos, legales y de seguridad

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Digitalización: Aspectos técnicos, legales y de seguridad

  1. 1. DIGITALIZACIÓN Luz Nidia de la Pava Hernández María Consuelo Zamora Rocío Vargas Villarreal Grupo eje temático 4 Universidad del Quindío Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística - CIDBA Gestión de Documentos Electrónicos - Intersemestral 7 de Julio de 2013
  2. 2. DIGITALIZACIÓN Luz Nidia de la Pava Hernández María Consuelo Zamora Rocío Vargas Villarreal Grupo eje temático 4 Ing. Jorge Mario Zuluaga Docente Universidad del Quindío Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística - CIDBA Gestión de Documentos Electrónicos - Intersemestral 7 de Julio de 2013
  3. 3. Contenido INTRODUCCIÓN 4 JUSTIFICACIÓN 5 OBJETIVOS 6 Qué es digitalización? 7 Aplicaciones 8 Usos 19 Aspectos técnicos 24 Equipos para la captura de información 31 La legislación Colombiana sobre Documentos Electrónicos 41 Seguridad Informática 64 CONCLUSIONES 67 REFERENCIAS 69
  4. 4. INTRODUCCIÓN El proceso de digitalización es una buena iniciativa para las empresas para contribuir con el ahorro de papel y otros insumos, se ha extendido en todas las empresas públicas y privadas para facilitar su conservación y acceso a la información institucional. Actualmente se usan documentos digitalizados de todo tipo: Libros, revistas, imágenes, documentos manuscritos, etc. Sin duda este proceso contribuye significativamente a la política de cero papel y es aplicable a los archivos según su ciclo vital, centros de documentación, bibliotecas, entre otros.
  5. 5. JUSTIFICACIÓN Teniendo en cuenta la era de la digitalización, es fundamental que la información histórica de la Entidades sean salvaguardas en medios magnéticos, según lineamientos del Archivo General de la Nación y políticas de las mismas entidades. El profesional CIDBA debe ser integral en todos sus saberes y debe estar en la capacidad de brindar información oportuna y veraz, con el fin de liderar todos los lineamientos de los procesos archivísticos.
  6. 6. OBJETIVOS General. Conocer los conceptos y generalidades sobre la digitalización de documentos impresos, requisito indispensable para los profesionales CIDBA. Específicos. 1. Investigar sobre la digitalizaciòn como herramienta y aplicación en ciencias de la información. 2. Identificar los tipos de digitalizaciòn, el proceso para digitalizar, los aspectos técnicos y los equipos utilizados para esto. 3. Contextualizar la digitalizaciòn en el marco legislativo colombiano. 4. Exponer los fundamentos de seguridad informática en el marco de la digitalización.
  7. 7. QUÉESDIGITALIZACIÓN? Este concepto se encuentra definido en el Acuerdo 27 de 2006 y en el protocolo para digitalización de documentos con fines probatorios: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, cassettes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador. Procedimiento tecnológico por medio del cual se convierte un soporte análogo (papel) o electrónico, en una imagen digital.
  8. 8. Contextualicemos un poco nuestro marco técnico, antes de continuar, veamos el video.
  9. 9. El proceso de digitalización aplica para archivos según su ciclo vital, centros de documentación y bibliotecas. Se establece de acuerdo a la finalidad que se requiera o se persiga. APLICACIONES En algunos casos el documento electrónico obtenido se mantendrá y manejará al mismo que tiempo que el documento original en soporte análogo, y en otros casos sustituirá este último, conservándose por el término fijado en las políticas de archivo.
  10. 10. APLICACIONES Digitalización sin eliminación del documento original análogo:
  11. 11. APLICACIONES Digitalización con sustitución del soporte análogo: digitalización certificada Es importante aclarar que los documentos con valores secundarios (científicos, históricos y culturales) no podrán ser sustituidos mediante este proceso.
  12. 12. TIPOS DE DIGITALIZACIÓN Tipo Sustituir el original en papel Requisitos Fines de control y trámite. NO Pautas AGN Fines archivísticos NO Pautas AGN y normas archivísticas adoptadas por el Comité de la Entidad Fines de contingencia y continuidad del negocio. NO Ley 527 de 1999 Digitalización Certificada SI • Protocolos y estándares certificados. • Requiere firma digital y electrónica.
  13. 13. DIGITALIZACIÓN Fase previa Análisis y evaluación que factores que puedan afectar la conversión de los documentos. Elaborar un estudio técnico para analizar la viabilidad del proyecto, recursos, relación costo beneficio, etc. La fase previa debe tener como mínimo los siguientes elementos: • Alcance • Declaración y finalidad de los documentos digitalizados. • Metas y beneficios esperados • Estándares Técnicos del Protocolo • Equipos y Recursos de planeación y control. • Proceso de control de calidad • Estrategias para integrar las imágenes • Adopción de estándares, según normatividad de archivo en relación al documento electrónico digitalizado. • Análisis y gestión del riesgo de la información.
  14. 14. Proceso:
  15. 15. DIGITALIZACIÓN Fase digitalización y optimización La digitalización de un documento puede ser escaneado por medios fotoeléctricos y se obtiene un fichero con una imagen en la memoria del sistema (discos duros, memorias de acceso aleatorio RAM) y se asocia al escáner. - El documento digitalizado debe ser fiel al documento original, en su apariencia, forma, contenido. - No se debe agregar letras, números, símbolos o gráficos que no existan en el documento original. - La firma electrónica se obtiene a través del sistema de digitalización o sistema de firmado. - Definir el sistema el nivel de seguridad y tipo de firma electrónica. - Se pueden eliminar los bordes negros y otros, siempre respetando su contenido, geometría en tamaño y proporción.
  16. 16. DESCRIPCIÓN PROCESO DIGITALIZACIÓN FASE CONFORMACIÓN. En esta fase se conforma el documento electrónico como objeto digital (compuesto por contenido, metadatos y firma). FASE CONTROL DE CALIDAD. Debe ser acompañado por un plan de gestión de calidad durante y posterior al proceso de almacenamiento. Este control tiene que ver con procedimientos, operaciones de mantenimiento preventivo y un seguimiento diario que garantice un producto final de calidad. FASE DIGITALIZACIÓN EN UNIDADES DE CORRESPONDENCIA. Se debe utilizar el proceso de digitalización certificada para devolver el original al ciudadano. Autenticar electrónicamente documentos originales en papel. Se digitalizan los documentos originales, se revisa la imagen del documento original en papel y se devuelven los documentos originales a quien presentó el documento con los datos de radicación.
  17. 17. RECOMENDACIONES 1) Preservación del documento electrónico digitalizado. Las copias también deben ser clasificadas. 2) Asegurar la disponibilidad y consulta. Mediante métodos en línea o a través de los aplicativos de la Entidad, con la protección de la ley de datos. 3) Seguridad. Debe cumplir con los requisitos de las Normas NTC 27000, sobre sistemas de gestión de seguridad y darlo a conocer por toda la organización.
  18. 18. USOS Consulta documental: • Es eficiente a la hora de consultar documentos y expedientes. • Permite hacer consultas simultáneas de documentos digitales. • Incremento en la productividad del personal encargado de archivo • Las imágenes digitales pueden incorporarse a cualquier documento electrónico, sistemas y aplicaciones diversas a bases de datos. • Las imágenes no pierden nitidez ni se dañan gradualmente con el paso del tiempo.
  19. 19. USOS Cambio cultural: • Se comparten los documentos a través de la red, sin necesidad de generar copias de las copias y guardarlas en los escritorios. • Se comparten los documentos digitales a través de la red o dispositivos móviles
  20. 20. USOS Seguridad: • Se tiene acceso a la información siempre y cuando se cuente con la autorización o contraseña.
  21. 21. USOS Por beneficios: Tangibles • Disminución en el uso de papel e impresiones. • Disminución en el costo de almacenamiento. • Reducción de copias y copiadoras (mantenimiento, consumibles). • Disminución del personal dedicado a archivar y buscar información. • Disminución en mantenimiento de archivos físicos. • Eliminación de archivos históricos físicos.
  22. 22. USOS Por beneficios: Intangibles • Más tiempo disponible para trabajar y menos tiempo perdido en archivar. • Descentralización de la información. • Acceso total y rápido a la información. • Seguridad en los archivos. • Mejor uso de la información para la toma de decisiones. • Aprovechamiento de espacios usados en archivos (costo de oportunidad). • Mayor productividad del personal. • No más pérdida o traspapelado de documentos. • Seguridad en encontrar toda la información archivada.
  23. 23. Paradigitalizarundocumento, engeneralsecitanlos siguientesaspectos:ASPECTOS TÉCNICOS • Resolución • El formato del documento • Velocidad de captura • Interfaz • Características físicas
  24. 24. ASPECTOS TÉCNICOS Resolución: Define la calidad del escaneo Es el máximo número de puntos por pulgada -dpi- que puede capturar un aparato. La resolución horizontal depende mucho de la calidad y del número de capturadores, mientras que la resolución vertical está íntimamente ligada a la exactitud del motor principal de entrenamiento.
  25. 25. ASPECTOS TÉCNICOS El formato del documento:
  26. 26. Representa la capacidad del escáner para procesar un gran número de páginas por minuto. Dicha velocidad depende del formato del documento y de la resolución elegida para el escaneo. ASPECTOS TÉCNICOS Velocidad de captura: Expresada en páginas por minuto - ppm
  27. 27. ASPECTOS TÉCNICOS Interfaz: se trata del conector del escáner
  28. 28. ASPECTOS TÉCNICOS Interfaz: algunos son lentas y obsoletas.
  29. 29. • Tamaño, costo y peso. • Consumo de energía eléctrica, en Watts (W). • Temperaturas de funcionamiento y almacenamiento • Nivel de ruido. Un escáner puede producir bastante ruido • Accesorios: drivers, el manual del usuario, los cables ASPECTOS TÉCNICOS Características físicas:
  30. 30. EQUIPOS PARA LA CAPTURA DE INFORMACIÓN Puntos a tener en cuenta: 1. Existen diversos tipos de escáner que se adaptan a diferentes necesidades de trabajo y formatos. 2. La resolución de escaneo del dispositivo de digitalización varía según la calidad del equipo. 3. La velocidad de transmisión de datos al computador depende de la conexión entre equipos, las más efectivas son las SCSI o FireWire y las más lentas son las de USB y puertos paralelos.
  31. 31. EQUIPOS PARA LA CAPTURA DE INFORMACIÓN Escáner: Es un periférico de captura utilizado para convertir un documento en papel en una imagen digital
  32. 32. Funcionan utilizando el principio básico de la transferencia de la luz. El cabezal lector compuesto por el CCD (Coupled Charge Devices), el sistema de iluminación y un conjunto de lentes, se desplaza barriendo la imagen. La luz reflejada o transmitida es convertida en energía eléctrica por los sensores , la cual es proporcional a la intensidad de la luz. La velocidad del movimiento del cabezal lector nos dará una mayor o menor resolución. EQUIPOS PARA LA CAPTURA DE INFORMACIÓN Escáner: Cómo funciona?
  33. 33. EQUIPOS PARA LA CAPTURA DE INFORMACIÓN Tipos de escáner: Escáner de cama plana Puede escanear objetos planos como fotografías, hojas sueltas, libros y revistas. Funciona de forma similar a una fotocopiadora. El objeto a escanear se coloca sobre el vidrio y un cabezal escaneador capturará la imagen. Normalmente se consiguen en tamaño carta.
  34. 34. EQUIPOS PARA LA CAPTURA DE INFORMACIÓN Tipos de escáner: Escáner de planos
  35. 35. EQUIPOS PARA LA CAPTURA DE INFORMACIÓN Tipos de escáner: Escáner de libros Se utiliza principalmente para conservar libros de valor histórico o en los que no es posible desprender las hojas que contiene, manteniendo la integridad original en cualquier circunstancia, estos escáneres respetan la calidad de las imágenes al corregir automáticamente las curvaturas de las páginas
  36. 36. EQUIPOS PARA LA CAPTURA DE INFORMACIÓN Tipos de escáner: Escáner de transparencias Permite escanear varios formatos de película transparente, sea negativa, positiva, color o blanco y negro. Su tamaño de escaneo va desde 35 mm. hasta las placas de 9x12 cm. hay especiales para cada formato y otros multiformato para todas las medidas.
  37. 37. EQUIPOS PARA LA CAPTURA DE INFORMACIÓN Tipos de escáner: Digitalizadores de video
  38. 38. EQUIPOS PARA LA CAPTURA DE INFORMACIÓN Tipos de escáner: Escáner de mano Suelen conectarse al puerto de impresora del ordenador y otros modelos llevan su propia tarjeta para puerto. Tienen poca resolución y hay que tener buen pulso para que la lectura sea correcta.
  39. 39. EQUIPOS PARA LA CAPTURA DE INFORMACIÓN Tipos de escáner: Escáner de tambor Consigue mayor resolución, reconoce originales opacos o transparentes y utiliza un cilindro de cristal donde se coloca el original. Un sistema de transmisión fotomecánico recorre la imagen punto por punto, obteniendo así una gran resolución y gama dinámica entre bajas y altas luces. No utilizan el sistema de captación por CCDs sino que utilizan un sistema de tubos fotomultiplicadores (PMT) en el bloque lector
  40. 40. LA LEGISLACIÓN COLOMBIANA SOBRE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS En Colombia existe la ley 527 de 1999 por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación
  41. 41. ARTÍCULO 1o. ÁMBITO DE APLICACIÓN. La presente ley será aplicable a todo tipo de información en forma de mensaje de datos, salvo en los siguientes casos: a) En las obligaciones contraídas por el Estado colombiano en virtud de convenios o tratados internacionales. b) En las advertencias escritas que por disposición legal deban ir necesariamente impresas en cierto tipo de productos en razón al riesgo que implica su comercialización, uso o consumo. PARTE I. PARTE GENERAL CAPITULO I. DISPOSICIONES GENERALES LA LEGISLACIÓN COLOMBIANA SOBRE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS - LEY 527 DE 1999
  42. 42. ARTÍCULO 2o. DEFINICIONES Para los efectos de la presente ley se entenderá por: Mensaje de datos: La información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el Intercambio Electrónico de Datos (EDI), Internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax. LA LEGISLACIÓN COLOMBIANA SOBRE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS - LEY 527 DE 1999
  43. 43. Comercio electrónico Abarca las cuestiones suscitadas por toda relación de índole comercial, sea o no contractual, estructurada a partir de la utilización de uno o más mensajes de datos o de cualquier otro medio similar. LA LEGISLACIÓN COLOMBIANA SOBRE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS - LEY 527 DE 1999
  44. 44. Las relaciones de índole comercial comprenden las siguientes operaciones: · Toda operación comercial de suministro o intercambio de bienes o servicios · Todo acuerdo de distribución; toda operación de representación o mandato · Todo tipo de operaciones financieras, bursátiles y de seguros, de construcción de obras; de consultoría; de ingeniería; de concesión de licencias · Todo acuerdo de concesión o explotación de un servicio público, de empresa conjunta y otras formas de cooperación industrial o comercial; de transporte de mercancías o de pasajeros por vía aérea, marítima y férrea, o por carretera. LA LEGISLACIÓN COLOMBIANA SOBRE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS - LEY 527 DE 1999
  45. 45. Firma digital: Se entenderá como un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación Intercambio Electrónico de Datos (EDI): La transmisión electrónica de datos de una computadora a otra, que está estructurada bajo normas técnicas convenidas al efecto. Sistema de Información: Se entenderá todo sistema utilizado para generar, enviar, recibir, archivar o procesar de alguna otra forma mensajes de datos. LA LEGISLACIÓN COLOMBIANA SOBRE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS - LEY 527 DE 1999
  46. 46. LA LEGISLACIÓN COLOMBIANA SOBRE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS - LEY 527 DE 1999
  47. 47. LA LEGISLACIÓN COLOMBIANA SOBRE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
  48. 48. CAPITULO II. APLICACIÓN DE LOS REQUISITOS JURÍDICOS DE LOS MENSAJES DE DATOS LA LEGISLACIÓN COLOMBIANA SOBRE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS ARTÍCULO 7o. FIRMA: Cuando cualquier norma exija la presencia de una firma o establezca ciertas consecuencias en ausencia de la misma, en relación con un mensaje de datos, se entenderá satisfecho dicho requerimiento si: a) Se ha utilizado un método que permita identificar al iniciador de un mensaje de datos y para indicar que el contenido cuenta con su aprobación;
  49. 49. LA LEGISLACIÓN COLOMBIANA SOBRE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS b) Que el método sea tanto confiable como apropiado para el propósito por el cual el mensaje fue generado o comunicado. Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito establecido en cualquier norma constituye una obligación, como si las normas simplemente prevén consecuencias en el caso de que no exista una firma.
  50. 50. ARTÍCULO 9o. INTEGRIDAD DE UN MENSAJE DE DATOS: Para efectos del artículo anterior, se considerará que la información consignada en un mensaje de datos es íntegra, si ésta ha permanecido completa e inalterada, salvo la adición de algún endoso o de algún cambio que sea inherente al proceso de comunicación, archivo o presentación. El grado de confiabilidad requerido, será determinado a la luz de los fines para los que se generó la información y de todas las circunstancias relevantes del caso. ARTÍCULO 10. ADMISIBILIDAD Y FUERZA PROBATORIA DE LOS MENSAJES DE DATOS: Los mensajes de datos serán admisibles como medios de prueba y su fuerza probatoria es la otorgada en las disposiciones del Capítulo VIII del Título XIII, Sección Tercera, Libro Segundo del Código de Procedimiento Civil. LA LEGISLACIÓN COLOMBIANA SOBRE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
  51. 51. LA LEGISLACIÓN COLOMBIANA SOBRE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS ARTÍCULO 11. CRITERIO PARA VALORAR PROBATORIAMENTE UN MENSAJE DE DATOS: Para la valoración de la fuerza probatoria de los mensajes de datos a que se refiere esta ley, se tendrán en cuenta las reglas de la sana crítica y demás criterios reconocidos legalmente para la apreciación de las pruebas. Por consiguiente habrán de tenerse en cuenta: la confiabilidad en la forma en la que se haya generado, archivado o comunicado el mensaje, la confiabilidad en la forma en que se haya conservado la integridad de la información, la forma en la que se identifique a su iniciador y cualquier otro factor pertinente. ARTÍCULO 12. CONSERVACIÓN DE LOS MENSAJES DE DATOS Y DOCUMENTOS: Cuando la ley requiera que ciertos documentos, registros o informaciones sean conservados, ese requisito quedará satisfecho, siempre que se cumplan las siguientes condiciones: 1. Que la información que contengan sea accesible para su posterior consulta. 2. Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato en que se haya generado, enviado o recibido o en algún formato que permita demostrar que reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida.
  52. 52. 3. Que se conserve, de haber alguna, toda información que permita determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado o recibido el mensaje o producido el documento. No estará sujeta a la obligación de conservación, la información que tenga por única finalidad facilitar el envío o recepción de los mensajes de datos. Los libros y papeles del comerciante podrán ser conservados en cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta. LA LEGISLACIÓN COLOMBIANA SOBRE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
  53. 53. LA LEGISLACIÓN COLOMBIANA SOBRE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
  54. 54. ARTÍCULO 18. CONCORDANCIA DEL MENSAJE DE DATOS ENVIADO CON EL MENSAJE DE DATOS RECIBIDO: Siempre que un mensaje de datos provenga del iniciador o que se entienda que proviene de él, o siempre que el destinatario tenga derecho a actuar con arreglo a este supuesto, en las relaciones entre el iniciador y el destinatario, este último tendrá derecho a considerar que el mensaje de datos recibido corresponde al que quería enviar el iniciador, y podrá proceder en consecuencia. El destinatario no gozará de este derecho si sabía o hubiera sabido, de haber actuado con la debida diligencia o de haber aplicado algún método convenido, que la transmisión había dado lugar a un error en el mensaje de datos recibido. LA LEGISLACIÓN COLOMBIANA SOBRE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS ARTÍCULO 17.PRESUNCIÓN DEL ORIGEN DE UN MENSAJE DE DATOS: Se presume que un mensaje de datos ha sido enviado por el iniciador, cuando: 1. Haya aplicado en forma adecuada el procedimiento acordado previamente con el iniciador, para establecer que el mensaje de datos provenía efectivamente de éste, o 2. El mensaje de datos que reciba el destinatario resulte de los actos de una persona cuya relación con el iniciador, o con algún mandatario suyo, le haya dado acceso a algún método utilizado por el iniciador para identificar un mensaje de datos como propio.
  55. 55. ARTÍCULO 20. ACUSE DE RECIBO: Si al enviar o antes de enviar un mensaje de datos, el iniciador solicita o acuerda con el destinatario que se acuse recibo del mensaje de datos, pero no se ha acordado entre éstos una forma o método determinado para efectuarlo, se podrá acusar recibo mediante: a) Toda comunicación del destinatario, automatizada o no; b) Todo acto del destinatario que baste para indicar al iniciador que se ha recibido el mensaje de datos. Si el iniciador ha solicitado o acordado con el destinatario que se acuse recibo del mensaje de datos, y expresamente aquél ha indicado que los efectos del mensaje de datos estarán condicionados a la recepción de un acuse de recibo, se considerará que el mensaje de datos no ha sido enviado en tanto que no se haya recepcionado el acuse de recibo. LA LEGISLACIÓN COLOMBIANA SOBRE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS ARTÍCULO 19. MENSAJES DE DATOS DUPLICADOS: Se presume que cada mensaje de datos recibido es un mensaje de datos diferente, salvo en la medida en que duplique otro mensaje de datos, y que el destinatario sepa, o debiera saber, de haber actuado con la debida diligencia o de haber aplicado algún método convenido, que el nuevo mensaje de datos era un duplicado.
  56. 56. ARTÍCULO 21.PRESUNCIÓN DE RECEPCIÓN DE UN MENSAJE DE DATOS: Cuando el iniciador recepcione acuse recibo del destinatario, se presumirá que éste ha recibido el mensaje de datos. Esa presunción no implicará que el mensaje de datos corresponda al mensaje recibido. Cuando en el acuse de recibo se indique que el mensaje de datos recepcionado cumple con los requisitos técnicos convenidos o enunciados en alguna norma técnica aplicable, se presumirá que ello es así. ARTÍCULO 22. EFECTOS JURÍDICOS: Los artículos 20 y 21 únicamente rigen los efectos relacionados con el acuse de recibo. Las consecuencias jurídicas del mensaje de datos se regirán conforme a las normas aplicables al acto o negocio jurídico contenido en dicho mensaje de datos. LA LEGISLACIÓN COLOMBIANA SOBRE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
  57. 57. ARTÍCULO 24. TIEMPO DE LA RECEPCIÓN DE UN MENSAJE DE DATOS: De no convenir otra cosa el iniciador y el destinatario, el momento de la recepción de un mensaje de datos se determinará como sigue: a) Si el destinatario ha designado un sistema de información para la recepción de mensaje de datos, la recepción tendrá lugar: 1. En el momento en que ingrese el mensaje de datos en el sistema de información designado; o2. De enviarse el mensaje de datos a un sistema de información del destinatario que no sea el sistema de información designado, en el momento en que el destinatario recupere el mensaje de datos; b) Si el destinatario no ha designado un sistema de información, la recepción tendrá lugar cuando el mensaje de datos ingrese a un sistema de información del destinatario. Lo dispuesto en este artículo será aplicable aun cuando el sistema de información esté ubicado en lugar distinto de donde se tenga por recibido el mensaje de datos conforme al artículo siguiente. LA LEGISLACIÓN COLOMBIANA SOBRE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS ARTÍCULO 25. LUGAR DEL ENVÍO Y RECEPCIÓN DEL MENSAJE DE DATOS: De no convenir otra cosa el iniciador y el destinatario, el mensaje de datos se tendrá por expedido en el lugar donde el iniciador tenga su establecimiento y por recibido en el lugar donde el destinatario tenga el suyo. Para los fines del presente artículo: a) Si el iniciador o destinatario tienen más de un establecimiento, su establecimiento será el que guarde una relación más estrecha con la operación subyacente o, de no haber una operación subyacente, su establecimiento principal; b) Si el iniciador o el destinatario no tienen establecimiento, se tendrá en cuenta su lugar de residencia habitual.
  58. 58. LA LEGISLACIÓN COLOMBIANA SOBRE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS PARTE II COMERCIO ELECTRÓNICO EN MATERIA DE TRANSPORTE DE MERCANCÍAS ARTÍCULO 26. ACTOS RELACIONADOS CON LOS CONTRATOS DE TRANSPORTE DE MERCANCÍAS: Sin perjuicio de lo dispuesto en la parte I de la presente ley, este capítulo será aplicable a cualquiera de los siguientes actos que guarde relación con un contrato de transporte de mercancías, o con su cumplimiento, sin que la lista sea taxativa. ARTÍCULO 27. DOCUMENTOS DE TRANSPORTE: Con sujeción a lo dispuesto en el inciso 3o. del presente artículo, en los casos en que la ley requiera que alguno de los actos del artículo 26 se lleve a cabo por escrito o mediante documento emitido en papel, ese requisito quedará satisfecho cuando el acto se lleve a cabo por medio de uno o más mensajes de datos. ARTÍCULO 27 Para los fines del inciso tercero, el nivel de confiabilidad requerido será determinado a la luz de los fines para los que se transfirió el derecho o la obligación y de todas las circunstancias del caso, incluido cualquier acuerdo pertinente. Cuando se utilicen uno o más mensajes de datos para llevar a cabo alguno de los actos enunciados en los incisos del artículo 26, no será válido ningún documento emitido en papel para llevar a cabo cualquiera.
  59. 59. PARTE III. FIRMAS DIGITALES, CERTIFICADOS Y ENTIDADES DE CAPITULO I. FIRMAS DIGITALES ARTÍCULO 28. ATRIBUTOS JURÍDICOS DE UNA FIRMA DIGITAL: Cuando una firma digital haya sido fijada en un mensaje de datos se presume que el suscriptor de aquella tenía la intención de acreditar ese mensaje de datos y de ser vinculado con el contenido del mismo.PARÁGRAFO. El uso de una firma digital tendrá la misma fuerza y efectos que el uso de una firma manuscrita, si aquélla incorpora los siguientes atributos: 1. Es única a la persona que la usa. 2. Es susceptible de ser verificada.3. Está bajo el control exclusivo de la persona que la usa.4. Está ligada a la información o mensaje, de tal manera que si éstos son cambiados, la firma digital es invalidada. 5. Está conforme a las reglamentaciones adoptadas por el Gobierno Nacional. editación conforme a la reglamentación expedida por el Gobierno Nacional. LA LEGISLACIÓN COLOMBIANA SOBRE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
  60. 60. ARTÍCULO 30. ACTIVIDADES DE LAS ENTIDADES DE CERTIFICACIÓN: LA LEGISLACIÓN COLOMBIANA SOBRE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Artículo modificado por el artículo 161 del Decreto 19 de 2012. El nuevo texto es el siguiente: Las entidades de certificación acreditadas por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia para prestar sus servicios en el país, podrán realizar, entre otras, las siguientes actividades: 1. Emitir certificados en relación con las firmas electrónicas o digitales de personas naturales jurídicas. 2. Emitir certificados sobre verificación respecto de la alteración entre el envío y recepción del mensaje de datos y de documentos electrónicos transferibles.3. Emitir certificados en relación con persona que posea un derecho u obligación con respecto a los documentos enunciados en los literales f) y g) del artículo 26 de Ley 527 de 1999.4. Ofrecer o facilitar los servicios de generación de los datos de creación de las firmas digitales certificadas. 5. Ofrecer o facilitar los servicios de registro y estampado cronológico en Ia generación, transmisión y recepción de mensajes de datos.6. Ofrecer o facilitar los servicios de generación de datos de creación de las firma selectrónicas.7. Ofrecer los servicios de registro, custodia y anotación de los documentos electrónicos transferibles.8. Ofrecer los servicios de archivo y conservación de mensajes de datos y documentos electrónicos transferibles.9. Cualquier otra actividad relacionada con creación, uso o utilización de firmas digitales.
  61. 61. CAPITULO VI. DISPOSICIONES VARIAS ARTÍCULO 43: CERTIFICACIONES RECÍPROCAS: Los certificados de firmas digitales emitidos por entidades de certificación extranjeras, podrán ser reconocidos en los mismos términos y condiciones exigidos en la ley para la emisión de certificados por parte de las entidades de certificación nacionales, siempre y cuando tales certificados sean reconocidos por una entidad de certificación autorizada que garantice en la misma forma que lo hace con sus propios certificados, la regularidad de los detalles del certificado, así LA LEGISLACIÓN COLOMBIANA SOBRE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS ARTÍCULO 44.INCORPORACIÓN POR REMISIÓN: Salvo acuerdo en contrario entre las partes, cuando en un mensaje de datos se haga remisión total o parcial a directrices, normas, estándares, acuerdos, cláusulas, condiciones o términos fácilmente accesibles con la intención de incorporarlos como parte del contenido o hacerlos vinculantes jurídicamente, se presume que esos términos están incorporados por remisión a ese mensaje de datos. Entre las partes y conforme a la ley, esos términos serán jurídicamente válidos como si hubieran sido incorporados en su totalidad en el mensaje de datos.
  62. 62. PARTE IV REGLAMENTACIÓN Y VIGENCIA ARTÍCULO 45: La Superintendencia de Industria y Comercio contará con un término adicional de doce (12) meses, contados a partir de la publicación de la presente ley, para organizar y asignar a una de sus dependencias la función de inspección, control y vigilancia de las actividades realizadas por las entidades de certificación, sin perjuicio de que el Gobierno Nacional cree una unidad especializada dentro de ella para tal efecto. ARTÍCULO 46. PREVALENCIA DE LAS LEYES DE PROTECCIÓN AL CONSUMIDOR: La presente ley se aplicará sin perjuicio de las normas vigentes en materia de protección al consumidor. ARTICULO 47. VIGENCIA Y DE ROGATORIA. La presente ley rige desde la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean. LA LEGISLACIÓN COLOMBIANA SOBRE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
  63. 63. SEGURIDAD INFORMÁTICA Seguridad es un concepto asociado a la certeza, falta de riesgo o contingencia. Conviene aclarar que no siendo posible la certeza absoluta, el elemento de riesgo está siempre presente, independiente de las medidas que tomemos, por lo que debemos hablar de niveles de seguridad. La seguridad informática es un conjunto de técnicas encaminadas a obtener altos niveles de seguridad en los sistemas informáticos. Lo importante es proteger la información. La seguridad informática se dedica principalmente a proteger la confidencialidad, la integridad y disponibilidad de la información. Uno de los problemas importantes de seguridad son la autentificación, es decir la prevención de suplantaciones, que se garantice que quien firma un mensaje es realmente quien dice ser; el no repudio, o sea que alguien niegue haber enviado una determinada información (que efectivamente envió) y los controles de acceso, esto es quien tiene autorización y quien no para acceder a una parte de la información.
  64. 64. A continuación compartimos un video en el cual podemos conceptualizar la idea del significado de la seguridad informática ya que hoy en día nos encontramos al alcance de más información a través de la tecnología.
  65. 65. CONCLUSIONES 1) El proceso de digitalización facilita el acceso y consulta de la memoria institucional y salvaguarda la trazabilidad de la información. 2) La digitalización es clave en la normalización de procesos archivísticos, antes de someterse a un proceso de disposición final debe adelantarse el proceso de digitalización como medio de conservación. 3) Implementar un programa de digitalización beneficia una organización tanto de forma tangible como intangible, lo cual permite menores costos de producción, mantenimiento y gestión. 4) Para digitalizar un documento se requiere equipos de calidad que cumplan con estándares internacionales y legales, cumpliendo con el objetivo básico del formato y el ente que lo requiere. 5) La legislación colombiana ampara la información y el documento a través de la Ley 527 de 1999.
  66. 66. CONCLUSIONES 6) La seguridad tecnológica e informática se implementa con la prioridad de cuidar y salvaguardar la información documental. 7) En cumplimiento a la ley 594 de 2000 y demás normas concordantes, todas las empresas deben contar con un PGD Plan de Gestión Documental, que permita salvaguardar y proteger la información. 8) Para iniciar un proceso de esta índole, es importante realizar un estudio previo, según las necesidades del clientes y fases mencionadas en el presente documento. 9) La digitalización es un proceso de gran utilidad para la preservación de la gestión, y contribuye con la política de cero papel y se cuenta con la información en las etapas del ciclo vital de los archivos.
  67. 67. REFERENCIAS Bermudez Muñoz, María Teresa, Guía para digitalizar documentos. [en línea:] [http://www.archivonacional.go.cr/pdf/guia_digitalizar_documentos.pdf] Consultado el 12 de julio de 2013 Conti, Juan Manuel y Paolini Juan Antonio. Digitalización de grandes volúmenes de documentos. En: Revista cet. No. 28, 2006, pág. 1 - 10. [En línea:] [http://www.herrera.unt.edu.ar/revistacet/anteriores/Nro28/PDF/N28Doc03.pdf] consultado el 14 de julio de 2013 Diario Oficial No. 43.673, de 21 de agosto de 1999. Ley 527 de 1999 [En línea:] [http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley/1999/ley_0527_1999.html] Junta de Castilla y León. Recomendaciones para la digitalización de documentos en los archivos. . España: 2011. Archivos de Castilla y León. 51 p. Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Dirección de Gobierno en línea Guía No. 5. Cero papel en la administración pública : Digitalización certificada de documentos. Colombia. 20_? 27 p. [En línea:] Consultado el 7 de julio de 2013 [http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-files/Cero_papel/guia-5-digitalizacion-de- documentos-v1.pdf] Consultado el 10 de julio de 2013
  68. 68. Luz Nidia de la Pava Hernández María Consuelo Zamora Rocío Vargas Villarreal Grupo Eje temático 4

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