Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

CGDL2018 - Sessió: "Gestiona: Implementació de l’Arxivística i del model e-SET"

100 views

Published on

Ricardo Peñalver | Departamento de Gestión de Clientes | esPublico Gestiona
Alicia Pozo | Ajuntament de Parets del Vallès
Begoña Perelló | Ajuntament de Parets del Vallès

  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

CGDL2018 - Sessió: "Gestiona: Implementació de l’Arxivística i del model e-SET"

  1. 1. GESTIONA: IMPLEMENTACIÓ DE L’ARXIVÍSTICA i DEL MODEL e-SET Alícia Pozo Figueroa No va ser amor a primera vista... 2014  L’Ajuntament de Parets del Vallès adquireix Gestiona, d’esPublico, com a tramitador per acomplir amb la futura Llei 39/2015. S’inicia el període de proves. Des del primer moment, tothom s’hi posa. L’opinió general és que és fàcil, intuïtiu, assequible per a qualsevol... Aquestes característiques són percebudes com un valor essencial del programa. Cal destacar, també, que veníem d’un programa molt més encotillat, més rígid... 2015  Des de l’1 de gener, tot el personal comença a treballar de manera exclusiva amb Gestiona. Es deixen d’obrir expedients en paper. Amb la posada en marxa, comencen a sorgir dubtes, molts d’ells motivats perquè encara no hi ha un domini del programa. Es comencen a detectar mancances relatives al fet que no es tracta d’un gestor documental. Per exemple, el personal escollia procediments que no havien estat assignats al seu grup, es duplicaven procediments sense donar-ne coneixement al grup administrador...  Constatem que es tracta d’un bon tramitador, però que no incorpora eines de gestió documental. D’entrada...  Un expedient no naixia amb una sèrie documental associada.  El catàleg de processos no estava lligat a sèries documentals.  No es podia relacionar un codi de quadre de classificació fins al moment del tancament de l’expedient. A Gestiona, en deien “arxiu” de l’expedient.  No permetia la personalització del quadre de classificació propi de cada Administració local (→ QC del Grupo de Archiveros de Madrid). Ens van oferir una única solució possible, que consistia a posar el nostre codi en el camp de signatura, que no utilitzàvem per a res.  Establim un conveni amb l’ESAGED i AGTIC per elaborar un manual que doni resposta a les mancances detectades. Ens orienta a ...  Crear i descriure expedients.  Classificar i tramitar expedients.  Gestionar els expedients híbrids.  Informar les metadades.
  2. 2. Ens ajuda a resoldre dubtes o qüestions que van anar sorgint amb la posada en marxa del programa. A partir d’aquest moment, comencem a rebre consultes de diverses entitats municipals que estan en procés d’adquisició del programa. Ens truquen, sobretot, arxivers i responsables de la gestió documental de diferents administracions locals (ajuntaments i algun consell comarcal). Volen que els ajudem a resoldre els mateixos dubtes i les mateixes incerteses que nosaltres ja ens havíem anat qüestionant. La resposta, de manera molt resumida, sempre és la mateixa: es tracta d’un bon tramitador, amb molts punts forts i potencialitats, però al qual li falta una pota indispensable perquè no balli la cadira. I aquesta no és una altra que la gestió documental. Aleshores, esPublico encara no havia vist la llum... Ens anem coneixent... 2016  En una revisió d’aquest manual, incorporem...  Tancament d’expedients (política de transferències i primer embrió “sui generis” de polítiques d’avaluació).  Règim d’accés. Fins ara, el programa ha estat assimilant el concepte d’”arxiu” al de tancament d’un expedient. Es generalitza el concepte de tancament d’expedients (malgrat cal anar al darrere dels responsables administratius per tal que ho facin de manera continuada). S’insisteix en la necessitat de fer-ho per tal d’evitar el risc que alguns expedients restin oberts perpètuament.  Com a novetat destacable, Gestiona permet editar el camp de codi de QC per adaptar-lo al quadre de cada ajuntament. No obstant, es tracta d’una tasca que cal fer necessàriament de manera manual. No es pot automatitzar perquè l’expedient no està vinculat a una sèrie documental i a un codi de QC des de la seva creació. Per aquesta raó, han abundat els errors a l’hora d’aplicar els codis correctes. També ens hem trobat amb personal que ha arxivat (tancat!) expedients amb el codi que donava el programa per defecte en el moment del tancament (del Grupo de Archiveros de Madrid). Hem hagut d’anar al darrere d’alguns “elements” rebels...  No obstant, restem pendents de la integració amb iArxiu (som l’Ajuntament que afronta la prova pilot). Creiem (si més no jo, personalment, ho crec així) que aquest fet obre la porta a repensar el plantejament inicial del programa i a veure la necessitat d’incorporar-hi la gestió documental per assolir el grau òptim de les seves funcionalitats.
  3. 3. 2017  Gestiona s’integra amb iArxiu: s’inicia amb un traspàs massiu de tots els expedients arxivats (tancats) que hi havia en el seu repositori fins aleshores. Considerem aquest primer bolcatge un gran èxit, atès que, d’uns aproximadament 12.000 expedients traspassats, només ens retorna al voltant d’un centenar d’errors.  Es detecten errors de diversa índole que cal anar esmenant manualment. Es revisa el quadre d’equivalències elaborat conjuntament amb els responsables d’iArxiu (Raimon Nualart). Molts d’aquests errors també responen al fet de no haver escollit el procediment adequat en obrir un expedient o per aplicar erròniament el codi de QC a una sèrie determinada. És l’efecte natural de la no automatització d’aquesta tasca.  Implantació d’un nou catàleg de procediments, amb modificacions que comencen a incorporar el concepte de sèrie documental. Pel bon camí... 2018  Gestiona implementa la revisió del nou catàleg de procediments.  Es presenta la nova versió del programa (pendent d’implementació). Incorpora funcionalitats de gestió documental...  Associa procediments a sèries documentals.  Aplica el QC de cada organisme des de la creació de cada expedient.  Permet bolcar el QC aprovat per la Generalitat de Catalunya.  Es reforça l’esquema de metadades (basat en l’ENI).  Inici de polítiques de transferència i avaluació (conservació i eliminació).  Inici de polítiques de règim d’accés i sistema de permisos (relacionat amb l’ENS). Verbalitzen que “són uns conversos”, que “han vist la llum” i es mostren engrescats (i orgullosos!) amb el nou rumb que emprendrà el programa.  Recentment, Gestiona ha integrat el registre unificat (MUX) de l’AOC.  En el moment actual, estan treballant per assolir l’homologació del model e-SET, també de l’AOC. Aquests dos fets demostren l’afany amb què emprenen els nous reptes.
  4. 4. “Este es el comienzo de...” 2018  Cal que Gestiona continuï desenvolupant les funcionalitats de gestió documental que està començant a implementar de manera incipient. Constatem l’interès que han posat a ampliar els seus horitzons. Ho demostra el fet que han contractat els serveis d’un arxiver i gestor documental de renom a l’Estat espanyol (Javier Barbadillo, arxiver de Guadalajara).  Aleshores podrem citar la mítica frase del final de Casablanca. Moltes gràcies per la vostra atenció! alicia.pozo@parets.cat

×