Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.
GESTIÓ DOCUMENTAL I ACCÉS A LA
INFORMACIÓ
Jornada “Aplicació pràctica de la Llei de Transparència per als ens locals”
Barc...
GESTIÓ DOCUMENTAL
(Llei 19/2014)
Art. 19.3
Les administracions públiques, amb la mateixa finalitat a què fa referència l’a...
DADES
DADES
DADES
DADES
DOCUMENTS
EXPEDIENTS
PROCEDIMENTS
QUADRE DE
CLASSIFICÁCIÓ
CONTEXT
DADES ESTRUCTURADES
TIPUS
DOCUME...
DOCUMENTS TIPUS DOCUMENTALS
QUADRE DE TIPUS
DOCUMENTALS
SERIES DOCUMENTALS
QUADRE DE
CLASSIFICACIÓ
EXPEDIENTS
PROCEDIMENTS...
TIPUS DOCUMENTALS
FUNCIÓ
ADMINISTRATIVA
TAULES D’AVALUACIÓ DOCUMENTAL
TAULES D’AVALUACIÓ
VALORS DELS
DOCUMENTS
SERIES
DOCU...
En resum
Per tant, seguint la classificació, es pot determinar la funció de tota documentació que entra a
l’administració,...
En resum
La connexió entre document, expedient i procediment s’estableix per la seva vinculació a una
funció.
Les funcions...
ACCÉS A LA INFORMACIÓ EN ELS ARXIUS
Segons l’Estadística d’arxius de 2013, elaborada pel Departament de Cultura, en el 201...
ACCÉS A LA INFORMACIÓ EN ELS ARXIUS
Per altra banda, les peticions d’accés a la informació que s’han vehiculat a partir de...
CONCLUSIONS
L’interès per accedir a la informació no és nou, s’està produint des de sempre.
La gestió documental, requerim...
Moltes gràcies per la vostra atenció
Francesc Giménez Martín
francescgimenez@santcugat.cat
linkedin.com/in/francesc-giméne...
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

Gestió documental i accés a la informació (Francesc Giménez) - Jornada Transparència 17-05-2016

396 views

Published on

Presentació de Francesc Giménez (arxiver i responsable de LOPD de l’Ajuntament de Sant Cugat del Vallès i vocal de la Comissió Nacional d’Accés, Avaluació i Tria Documental) a la taula rodona "Reptes i conflictes del dret d'accés a la informació pública i protecció de dades" durant la Jornada "Aplicació pràctica de la Llei de Transparència als ens locals" celebrada el 17 de maig de 2016 a l'Espai Francesca Bonnemaison.

Published in: Government & Nonprofit
  • Login to see the comments

  • Be the first to like this

Gestió documental i accés a la informació (Francesc Giménez) - Jornada Transparència 17-05-2016

  1. 1. GESTIÓ DOCUMENTAL I ACCÉS A LA INFORMACIÓ Jornada “Aplicació pràctica de la Llei de Transparència per als ens locals” Barcelona, 17 de maig de 2016 Francesc Giménez Martín
  2. 2. GESTIÓ DOCUMENTAL (Llei 19/2014) Art. 19.3 Les administracions públiques, amb la mateixa finalitat a què fa referència l’apartat 2, han d’establir un sistema de gestió de documents, informació i dades integrat que permeti la interoperativitat entre les administracions, la localització de qualsevol document o informació i la vinculació automàtica de cada document o conjunt de dades al seu règim d’accés i publicitat.
  3. 3. DADES DADES DADES DADES DOCUMENTS EXPEDIENTS PROCEDIMENTS QUADRE DE CLASSIFICÁCIÓ CONTEXT DADES ESTRUCTURADES TIPUS DOCUMENTALS L’ACCÉS A LA INFORMACIÓ PÚBLICATAULES D’AVALUACIÓ ESQUEMA D’ACTUACIÓ ACCÉS A LA INFORMACIÓ (seguint sistema gestió documental, art.19 llei 19/2014) CATALEG DE PROCESSOS B A S A T S E N D E F I N E I X E N P E R T A N Y E N A C O N T E N E N
  4. 4. DOCUMENTS TIPUS DOCUMENTALS QUADRE DE TIPUS DOCUMENTALS SERIES DOCUMENTALS QUADRE DE CLASSIFICACIÓ EXPEDIENTS PROCEDIMENTS QUADRE DE CLASSIFICACIÓCATALEG DE PROCESSOS DADES ESTRUCTURADES CLASSIFICACIÓ EINES DE GESTIÓ DOCUMENTAL L’ESTRUCTURACIÓ DE LES DADES A L’ADMINISTRACIÓ (seguint sistema gestió documental)
  5. 5. TIPUS DOCUMENTALS FUNCIÓ ADMINISTRATIVA TAULES D’AVALUACIÓ DOCUMENTAL TAULES D’AVALUACIÓ VALORS DELS DOCUMENTS SERIES DOCUMENTALS NORMATIVA FUNCIONS
  6. 6. En resum Per tant, seguint la classificació, es pot determinar la funció de tota documentació que entra a l’administració, associant-la a una codificació específica del QdC Si aquest codi es vincula als procediments establerts, es podrà determinar l’accés general a la informació continguda gràcies al vincle dels codis del QdC amb les TAD, que es regeixen també per la funció administrativa. La definició prèvia de les metadades dels documents i la definició dels procediments associats, per altra banda, facilita el coneixement de les dades contingudes. Les peticions d’accés sobre expedients es poden determinar més fàcilment amb el coneixement de la funció per la qual han estat creats i el procediment administratiu vinculat.
  7. 7. En resum La connexió entre document, expedient i procediment s’estableix per la seva vinculació a una funció. Les funcions de l’administració es poden definir previament, així com els procediments administratius. Si podem determinar la informació de cada document i el podem vincular a un expedient, que forma part, a l’hora, d’un procediment actiu, en podem determinar uns criteris generals d’accés Amb aquesta base, es pot resoldre en bona part el volum de peticions d’accés, minimitzant l’impacte dels terminis establerts per la llei, i respectant-ne alhora la ponderació i els límits d’accés que la llei determina.
  8. 8. ACCÉS A LA INFORMACIÓ EN ELS ARXIUS Segons l’Estadística d’arxius de 2013, elaborada pel Departament de Cultura, en el 2013 es van consultar en els arxius de Catalunya un total de 1.600.978 documents, dels quals 475.756 només en l’àmbit de l’administració local. A nivell de dades locals: A Girona, l’any 2015 es van atendre 5.155 consultes de 2.575 usuaris. A Barcelona, l’any 2014, es van consultar 256.225 documents, atenent a 24.675 usuaris; i del 15 de juny al 30 d’octubre de l’any passat es van resoldre 13.390 peticions d’accés. A Terrassa, des del 2015 s’ha creat un procediment específic d’accés a la informació, però només comptabilitzant l’atenció a l’arxiu, es comptabilitza un total de 485 usuaris. A Sant Cugat, amb 87.000 habitants, hi ha una mitjana de 8 consultes setmanals a documentació municipal a l’arxiu, 30 mensuals, 300 anuals.
  9. 9. ACCÉS A LA INFORMACIÓ EN ELS ARXIUS Per altra banda, les peticions d’accés a la informació que s’han vehiculat a partir dels Portal de Transparència, en el període de juny a octubre passat només van ser un total de 4 a Barcelona; 3, a Girona; i 1 a Tarragona. A nivell estatal, el Portal de Transparencia (http://transparencia.gob.es/), a 30 d’abril de 2016 s’han atès un total de 4.872 sol·licituds d’accés a la informació, des de la seva creació al 10 de desembre de 2014.
  10. 10. CONCLUSIONS L’interès per accedir a la informació no és nou, s’està produint des de sempre. La gestió documental, requeriment normatiu de la mateixa llei de transparència, es menysté sovint en la creació interna del procediment d’accés emparat en la nova llei. Des dels arxius, així com des d’altres departaments dels ens locals, s’estan atenent diàriament moltes més peticions d’accés que les que es reflecteixen en els portals creats a tal efecte. Cal redissenyar els procediments interns per simplificar l’accés a la informació, que ha de ser únic i transparent per la ciutadania, i ha d’incloure tots els canals d’accés reals a la informació, no només l’accés vehiculat pel portal. Cal aprofitar les eines de gestió documental que la mateixa llei exigeix per poder trobar criteris de qualitat i eficiència que permetin fer front al volum d’accés diari a la informació, més enllà de les peticions d’informació vehiculats pels portals de transparència.
  11. 11. Moltes gràcies per la vostra atenció Francesc Giménez Martín francescgimenez@santcugat.cat linkedin.com/in/francesc-giménez-martín-81728035

×