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CGDL2018 - Sessió: "Contractació Electrònica: Experiència amb la LCSP i la Interoperabilitat a Europa"

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"La nueva LCSP: contratación electrónica y gestión de expedientes de contratación"

Adriana Bronte | Directora de Contratación | ASEPEYO
Joan Güell | Director del Área Jurídica de Contratación | ASEPEYO

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CGDL2018 - Sessió: "Contractació Electrònica: Experiència amb la LCSP i la Interoperabilitat a Europa"

  1. 1. La Nueva LCSP, Contratación Electrónica y Gestión de Expedientes de Contratación
  2. 2. Quiénes somos Mutua Colaboradora con la Seguridad Social. Más de 100 años de historia. 178 Delegaciones, 3 Hospitales Propios, 2 Hospitales Mancomunados 281.930 empresas asociadas 2.144.425 trabajadores protegidos 414.852 Autónomos asociados 3.300 profesionales
  3. 3. Nueva Ley Contratos del Sector Público Mayor Transparencia Reducción Burocracia (procedimiento simplificado) Contratación Electrónica Obligatoria Criterios Sociales en la Contratación Publicidad obligatoria de los procesos de Licitación
  4. 4. Nueva Ley Contratos del Sector Público Apoyo a las Pymes (obligación dividir lotes). Objetivo de fomentar la negociación y la innovación en los contratos. Mayor control a las empresas en la ejecución. Control a todos los niveles de subcontratación, transparencia en toda la cadena.
  5. 5. Importancia de la Contratación Electrónica Contratación Electrónica de extremo a extremo Notificaciones Electrónicas y todas las comunicaciones con las empresas. Huella Electrónica Automatización de procesos Contratos menores
  6. 6. Impacto de la Nueva LCSP en las organizaciones ● Necesidad de adaptar todos los procedimientos de contratación a los nuevos requerimientos • Cambio de mentalidad de las organizaciones • Implantación de mayores controles tanto previos a la contratación (evitar particiones etc.) como en la fase de ejecución
  7. 7. Necesidades proyecto ● Cumplimiento de la nueva LCSP y de la Directiva europea ● Agilización y optimización y modernización de procesos internos y con ello abordar la plena digitalización de la mutua (transformación digital) ● Cubrir todas las fases del procedimiento de contratación. ● Facilitar a los licitadores la presentación de ofertas y la comunicación mediante el portal de Licitación electrónica. ● Control de las incidencias, modificaciones y demás cuestiones que puedan surgir en fase de ejecución del contrato. ● Mayor transparencia y posibilidad de gestionar la información con el fin de cumplir con los órganos de fiscalización externa ● Mejorar la planificación interna y el control de los contratos ● Integración sistémica con la Plataforma de Contratación del Sector Público (PLACSP). ● Cumplimiento de los requisitos de integridad, disponibilidad, autenticidad, trazabilidad, confidencialidad de la información y los servicios. ● Garantizar la seguridad de la información almacenada en los sistemas de ASEPEYO. ● La solución deberá poder comunicarse con otros entornos y aplicaciones a través de servicios web. (integraciones)
  8. 8. Plataforma de Licitación Electrónica. • Servicio “on cloud”, que permita una transformación hacia una solución tipo “on premise”. • Sistema de notificaciones electrónicas. • Migración de expedientes de la Mutua • Registro electrónico de entrada/salida de correspondencia • Registro de empresas y portal del proveedor • Comunicación directa con el licitador/adjudicatario Plataforma de Gestión de Expedientes de Contratación. Procedimientos de contratación: • Menores • Abiertos • Negociados c/p y s/p • Restringidos • Acuerdos marco • Sistemas dinámicos Adaptación de/a los procesos internos Generación de informes estándar y a medida. Plataformas a implantar
  9. 9. Integraciones ● Sistema Económico-Financiero (en previsión) ● No6ficaciones Electrónicas y Comunicaciones Electrónicas ● Plataformas de publicación (PSCP, PLACSP, DOUE, etc.) ● Registro de licitadores (ROLECE y REA) ● Plataformas de firma (PSIS, ANF) + Portafirmas ● Integración con el Tribunal de Cuentas y la Junta Consul6va de Contratación del Estado (registro público de contratos). ● Integración total con el Directorio Ac6vo de ASEPEYO ● Integración con el módulo de ac6vos y contratos de IBM Máximo ● Ges6ón del correo electrónico (integración con el correo interno y posibilidad de remi6r correos desde la aplicación)
  10. 10. Volumen estimado de expedientes de Contratación Contratos formalizados 2017 2.324 SARA NO SARA NO SARA -menores SARA: 324 contratos formalizados NO SARA: 1555 contratos formalizados NO SARA-menores: 445 contratos formalizados Expedientes formalizados 2017 1.899 SARA NO SARA NO SARA -menores SARA: 46 expedientes formalizados NO SARA: 1408 contratos formalizados NO SARA-menores: 445 contratos formalizados
  11. 11. Fases de la Tramitación de los Expedientes de Contratación Previa Preparatoria Licitación Negociación Subasta Adjudicación Formalización Seguimiento Ejecución
  12. 12. Implantación del Proyecto ● Licitación del contrato: 6 meses preparación pliegos y estudio de mercadoq Licitación armonizada en marzo 2017q Valoración mayo/junio/julio 2017q Adjudicación julio 2017q Formalización septiembre 2017q ● implantación del proyecto: 6 mesesq de implantación (septiembre – febrero) Entrada en producción Marzo 2017q Creación de un grupo de trabajo formado por técnicos, jurídicos,q Personal administrativo, DTIC Reuniones periódicas de análisis funcionalq (diarias/semanales/quincenales) Reuniones técnicas (integraciones)q Comunicación a las distintas direcciones afectadasq Formación (interna y externa)q
  13. 13. Implantación del Proyecto
  14. 14. Impacto del proyecto ● Análisis de los procesos internos: repensar los procesos, mejorarlos y simplificarlos (impacto en el trabajo diario). HEMOS MEJORADO ● Trabajar por tareas predefinidas: nuevas formas de trabajar, reorganización de tareas (sobretodo administrativas), planificar mejor. Participación de todo el equipo en distintas fases del proceso ● Coincidencia entrada en vigor nueva Ley: nuevos modelos, nuevos procedimientos, nuevos procesos internos ● Impacto externo (licitadores): formación a licitadores (webinar), comunicación, call center. ● Afectación a todos los procesos de contratación de Asepeyo: (10 direcciones, 3 hospitales) Digitalización y virtualización de toda la contratación (gestión de firmas electrónicas, adaptación de las aplicaciones, etc) ● Formación interna adaptada a las necesidades de cada perfil
  15. 15. Impacto del proyecto ● Gestión del cambio: del papel a lo electrónico. q Formación y comunicación interna adecuada y equilibrada. q Adaptación a las nuevas herramientas informáticas (no todos nos adaptamos igual). Planificación estratégica. q Planificación estratégica: fijar objetivos asumibles q Liderazgo e implicación: conseguir implicación por parte de todos los afectados (participación en procesos de decisión, mejoras, etc.) q Cultura corporativa: debe ir en concordancia con la cultura actual de la empresa apoyo total de la dirección ● Uso de la información (BIG DATA): mejorar la planificación e impacto en órganos de contratación, control de costes a largo plazo o la elaboración de cuadros de mando ● Ahorro económico:material de archivo, en espacio, en papel e impresión, costes administrativos. Cambio total en gestión de procesos, herramientas de trabajo y en la forma de trabajar de las PERSONAS
  16. 16. Impacto del proyecto Vamos a ganar tiempo…. para nosotros

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