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Tesoreria aziendale

Manuale d'uso di uno scadenzario realizzato con excel 2007.
- Il commerciante può usarlo per tenere traccia dei suoi impegni.
- L’azienda che tiene la prima nota con excel può utilizzarlo per le sue registrazioni.
- Chi è bravo con excel può collegarlo alle esportazioni in Excel stesso fatte dal suo gestionale e potenziarne così le sue funzionalità.
- Chi conosce la gestione della tesoreria aziendale può espanderlo per creare uno strumento completo di altre preziose informazioni.
Lo puoi scaricare da www.andreamecchia.com

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Tesoreria aziendale

  1. 1. 1 ScadCliFor - Versione 1.0 Manuale Utente (Versione 1.0) di Andrea Mecchia
  2. 2. 2 Sommario CONDIZIONI................................................................................................................................................... 3 Licenza d’uso – L’uso del file comporta accettazione della licenza........................................................... 3 FUNZIONAMENTO......................................................................................................................................... 4 Descrizione ................................................................................................................................................ 4 Introduzione .............................................................................................................................................. 4 Fogli scadenzari ......................................................................................................................................... 5 Gestione Tesoreria – Cenni ....................................................................................................................... 7 I fogli di analisi........................................................................................................................................... 8 APPENDICE..................................................................................................................................................... 9 Caselle a discesa per la convalida dei dati................................................................................................. 9
  3. 3. 3 CONDIZIONI Licenza d’uso – L’uso del file comporta accettazione della licenza 1) Il file “ScadCliFor - Versione 1.0.xlsx” costituisce un software unico di seguito definito “opera” ed oggetto della presente licenza d’uso. 2) Le disposizioni seguenti si applicano all’opera e ad ogni sua parte. 3) La licenza non è esclusiva è perpetua ed è gratuita. 4) L’autore si riserva qualunque tipo di altra utilizzazione dell’opera anche tramite altre diverse licenze. 5) L’autore offre l’opera in licenza “così com’è” senza oneri per l’autore stesso, il quale non fornisce altresì nessuna garanzia di nessuno tipo riguardante l’opera, il suo uso, l’idoneità ad un fine specifico. 6) L’autore non è responsabile di danni a software o hardware già presenti sul computer dell’utilizzatore, direttamente o indirettamente causati dall’opera stessa. 7) L’autore non è responsabile di danni a software o hardware che saranno presenti sul computer dell’utilizzatore, direttamente o indirettamente causati dall’opera stessa. 8) L’autore non può essere ritenuto responsabile di eventuali danni causati da modifiche e da altre opere modificate o derivate dall’opera stessa. 9) E’ possibile installare un numero di copie qualsiasi dell’applicazione sullo stesso computer o su più computer a condizione che la presente licenza contenuta nel file “ScadCliFor – Versione 1.0 – Licenza.pdf” o “ScadCliFor - Versione 1.0 – Manuale Uso.pdf” sia sempre distribuita unitamente all’opera stessa. 10) Non è consentita la distribuzione dell’opera a titolo oneroso da parte dell’utilizzatore. 11) La distribuzione di eventuale opera modificata o derivata deve essere accompagnata dal rilascio anche di tutto il codice sorgente. 12) Per qualsiasi controversia relativa alla validità, interpretazione o esecuzione di questa licenza la competenza territoriale è il foro di Roma.
  4. 4. 4 FUNZIONAMENTO Descrizione Cosa permette di sapere questo modello di scadenzario incassi e pagamenti? In sintesi…. Filtrando si può determinare l’IVA da versare per periodo. Classificare le scadenze di incassopagamento per: - Clientefornitore e altro tipo di incassopagamento a loro volta suddivisi per: o data; o mese; o trimestre; o giorni di differenza tra data di incassopagamento effettiva e prevista. Inoltre la possibilità di associare un conto economico ad ogni partita registrata, integrando così l’aspetto puramente finanziario con informazioni utili per ulteriori statistiche. Inoltre si possono esaminare le scadenze di incassopagamento per periodi futuri (entro 30gg, 60gg, 90gg…) , rispetto a date scelte dall’utente e che riportano indicazione di: - totali di periodo con ulteriore suddivisione tra scadenze da incasso crediti commerciali e da altri incassi; - medie di periodo con ulteriore suddivisione tra scadenze da pagamento debiti commerciali e da altri pagamenti; Inoltre differenze totali tra incassi e pagamenti per i periodi scelti dall’utente come sopra. Infine tenere traccia delle informazioni che sono riportate in dettaglio sotto, nella descrizione delle singole colonne dei fogli CLI e FOR e consentire altresì di registrare parte dei movimenti di prima nota da riportare in altro eventuale foglio ad essa dedicata. Una parte delle informazioni sono ovviamente opzionali e a scelta dell’utente. Un modello che tiene traccia di informazioni dettagliate si presta meglio ad essere potenziato successivamente per includere strumenti avanzati di gestione di tesoreria aziendale, soprattutto in realtà organizzative strutturate. Introduzione Le colonne in celeste non possono essere modificate pena il malfunzionamento del modello, le altre colonne colorate invece contengono formule ma l’utente può modificarne il contenuto inserendo valori. Gli inserimenti nei fogli CLI e FOR non devono essere necessariamente cronologici. Questo è uno scadenzario quello che conta è l’importo scadenzato perciò quando una fattura o altro documento deve essere pagatoincassato in più date, si deve creare una riga per ogni data di scadenza ed è opportuno ripetere il numero e la data del documento su ogni riga ma non l’importo. A tal proposito si osservi la figura di seguito riportata e le relative osservazioni.
  5. 5. 5 Come si vede dalla figura sopra la fattura n. 104 del 11/05/2015 è di 2500 euro + IVA per un totale di 3050 euro ed è scadenzata in due incassi uno di 2000 euro e l’altro sotto di 1050 euro. Le due righe corrispondenti ai due scadenzamenti registrati, riportano entrambi i dati fattura ma non l’importo che invece è presente solo nella prima (2500 euro netto e 3050 loro IVA). Questa soluzione infatti permette di ottenere dati corretti quando, per esempio, si vuole espandere il modello creando un altro foglio che in automatico riporti i totali dei singoli conti economici presi dai fogli CLI e FOR. In questo caso il conto “Vendita merci”, includerebbe nel totale, in modo corretto, l’importo di 2500 euro una sola volta. La modifica di una data di scadenza già scritta deve essere fatta sulla stessa riga. Usare caselle a discesa per la selezione di valori ripetuti nelle colonne (vedi sotto). Fogli scadenzari Regola generale: le informazioni nelle colonne non devono essere tutte gestite, sarà l’utente, in base alle proprie esigenze, a determinare quelle utili ai suoi scopi e quelle da tralasciare. Tuttavia la presenza di tutti gli elementi consente di creare nuovi fogli per ulteriori analisi di tesoreria aziendale ed espandere il modello per esigenze future. Nome colonna Descrizione Note Cliente_Altro (Fornitore_Altro) Cliente o Fornitore oppure altro impegno di incasso pagamento (es. versamento IVA, ritenute acconto,
  6. 6. 6 pagamentoincasso fitti ecc..) ContoEconomico Indicare il conto economico a cui fa riferimento il documento da scadenzare (es. assicurazioni autocarri, fitto negozio, bollette, ecc….) Le voci del conto economico possono essere le stesse delle voci “Altro” dei campi Cliente_Altro (Fornitore_Altro) Questo campo va gestito solo se si vuole avere la necessità di controllare i tipi di costo, ricavo presenti, anche (ma non solo) in relazione ai clienti e fornitori. TipoDoc Tipo del documento da scadenzare (fattura, ricevuta, generico, F24, altro..) N_Doc Numero del documento se presente DataDoc Data del documento Importo Importo del documento AliqIVA Percentuale di aliquota IVA IVA IVA calcolata Campo con formule ma modificabile TotaleOriginale Totale del documento Campo con formule ma modificabile TotaleScadenzato Quanto del totale del docuemento è scadenzato ad una certa data Campo con formule ma modificabile TipoSc Le scadenze possono essere fisse o mobili Valori F o M o simili. MezzoPagTo Mezzo previstoutilizzato per il pagamento (Bonifico, assegno, riba…) Non è necessario gestirlo Ma va indicato dapprima il mezzo previsto per l’incassopagamento, poi se diverso (all’atto dell’ l’incassopagamento es. assegno in luogo di bonifico preventivato) è opportuno modificarlo per eventuali altre analisi che si possono fare con i dati di questo modello. Conto Conto previsto per incassopagamento Informazioni come cassa, nome banca eo numero conto. N_DocFin Numero del documento effettivo di incassopagamento (es. n. assegno) Scd La scadenza prevista
  7. 7. 7 DataPagTo Data effettiva del pagamento TotPagato Totale effettivo pagato alla data di pagamento campo sopra GGScd La differenza tra la data di scadenza (colonna Scd) e la data di analisi. Campo con formule non modificabile DiffScdPagto La differenza in giorni tra la data di scadenza e la data di effettivo pagamento (Colonna DataPagTo – Colonna Scd) Campo con formule non modificabile MeseScd Il mese relativo alla scadenza riportata nella colonna Scd Campo con formule non modificabile TrimScd Il trimestre relativo alla scadenza riportata nella colonna Scd Campo con formule non modificabile I valori iscritti nei “Fogli scadenzari” nelle colonne Cliente_Altro (Fornitore_Altro), devono essere identici a quelli presenti nei “fogli di analisi” ScClienti e ScFornitori, per permettere il collegamento e il recupero dei valori tra i fogli. Detto altrimenti laddove una colonna ripete valori è bene stabilirli in anticipo, usando caselle a discesa da dove poi poterli selezionare senza riscriverli (Per chi non conosce le caselle di convalida dati veda in appendice). Una precisazione va fatta per i campi “DataPagTo” e “GGScd”. Il primo indica la data di effettivo pagamento; si tratta di un campo il cui valore può ospitare anche, per esempio, ma non solo, la data di valuta bancaria e non quella dell’operazione; in questo modo il campo correlato “DiffScdPagto” accoglierà la differenza in giorni e si potranno controllare le condizioni bancarie sulla corretta applicazione delle valute. E’ un campo che può anche non essere valorizzato con una data, se la data del pagamento corrisponde a quella dell’ultimo scadenzamento, ma in questo caso, il campo deve essere comunque valorizzato in qualche modo perché i fogli di analisi ScClienti e ScFornitori debbono riportare le partite aperte. Quando la data di effettivo pagamento coincide con quella di effettivo scadenza mento il campo “DiffScdPagto” è sempre vuoto. I secondo campo accoglie la differenza tra la data di analisi scritta nei fogli ScClienti e ScFornitori e la data di scadenza del campo “Scd”. Il suo valore deve essere sempre positivo, altrimenti si è scelta una data di analisi che è superiore alla data di scadenza della partita di riga. I fogli sono filtrabili in diverso modo per il recupero di molte informazioni finanziarie; il modello può essere arricchito con la creazione di tabelle pivot, a scelta dell’utente, per velocizzare al massimo le operazioni di recupero dati e ulteriori elaborazioni sugli stessi. Gestione Tesoreria – Cenni Merita qui un cenno al tipo di scadenza (scadenza fissa o mobile), colonna “TipoSc”.
  8. 8. 8 Se si reputa che questo campo non serve non va gestito ma il motivo della sua presenza è presto spiegato. In breve, si può dire, che la gestione della tesoreria aziendale è organizzata dividendo i mesi per decadi. Le scadenze vengono classificate come fisse (quelle che non possono essere spostate e mobili, quelle che possono essere spostate da una decade all’altra). Per ottimizzare incassi e pagamenti è importante dunque anticipare gli incassi nelle decadi più vicine e ritardare i pagamenti nelle decadi successive. Per ottenere questo risultato si usa una formula a “scorrimento” per ogni decade: (Incassi previsti decade corrente + Pagamenti mobili decade precedente – Pagamenti mobili decade corrente = Pagamenti ottimizzati del periodo). I fogli di analisi I fogli “ScClienti” e “ScFornitori” riportano le scadenze per periodi (entro 30 giorni, entro 60 giorni…..fino ad oltre 360 giorni) a partire dalla data che si sceglie come data di analisi in poi. La data di analisi quindi è una data di partenza dalla quale visualizzare e totalizzare gli impegni futuri. I fogli di analisi si aggiornano automaticamente con gli scadenzamenti fatti nei fogli CLI e FOR. Nei fogli di analisi, vengono riportati gli importi delle partite aperte e quindi solo quando il campo “TotPagato” dei fogli CLI e FOR è vuoto. Le date di analisi nei fogli “ScClienti” e “ScFornitori”, possono essere diversamente indicate per permettere una maggiore flessibilità di ricerca, tuttavia per confrontare gli incassi e i pagamenti con riguardo agli stessi periodi, le date di analisi dovranno essere ovviamente le stesse.
  9. 9. 9 Il foglio “Totali” permette di evidenziare totali medie e differenze. APPENDICE Caselle a discesa per la convalida dei dati Supponiamo di voler creare come in figura sotto una casella a discesa nella cella A1, servendoci dei dati presenti nella colonna P
  10. 10. 10 Occorrerà seguire una serie di passi schematizzati nelle immagini seguenti. Andare sulla scheda Dati del foglio di lavoro e selezionare “Convalida dati”, lasciando selezionata la cella di destinazione, in questo caso come detto in premessa, la cella A1. L’operazione è rappresentata dalla figura seguente. Comparirà dunque una maschera dalla quale selezioneremo il valore “Elenco” come in figura seguente.
  11. 11. 11 Una volta selezionato “Elenco” cliccheremo sul bottone cerchiato in rosso come in figura sotto. La maschera si assottiglierà e si dovrà selezionare l’elenco di valori nella colonna P, come raffigurato da immagine seguente.
  12. 12. 12 Fine selezione: Si possono anche aggiungere messaggi di errore personalizzato laddove si cerchi di scrivere nella cella A1 dei valori non in elenco oppure lasciare questa opzione non valorizzata, come in figura sotto.
  13. 13. 13 Terminando con un click sul pulsante Ok sarà disponibile l’elenco valori nella cella A1 come in figura sotto. Per copiare l’elenco nelle celle sotto, occorre trascinare il contenuto come una normale cella; similmente alla figura sotto.
  14. 14. 14 Per rimuovere la cella o le celle che hanno elenchi valori, selezionare la cellacelle da cancellare e riaprire la maschera della convalida dati e agire sul pulsante “Cancella tutto” mostrato in figura. Quindi confermare con OK.

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