Manual de exportacion Guatemala

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MANUAL DE EXPORTACIÓN DE CAFÉ
GUATEMALA
Componente 3: Fortalecimiento de la capacidad centroamericana para el comercio de bienes y
servicios con vistas a aprovechar el Acuerdo de Asociación UE/CA - Promoción del comercio
sostenible
Integración Económica Regional Centroamericana (INTEC) Project
Preparado en el marco de la iniciativa Conectando Centroamérica por CBI (Centre for the
Promotion of Imports from Developing Countries of the Netherlands Enterprise Agency (RVO)
Diciembre 2021

Manual de Exportaciones de café para Guatemala diciembre 2021 Página 2 de 64
CONTENIDO
1. INFORMACIÓN GENERAL 3
1.1 ANTECEDENTES 3
2. GLOSARIO 4
3. OBJETIVO 6
4. MARCO TEÓRICO 6
5. PROCEDIMIENTO PREVIO AL PROCESO DE EXPORTACIÓN: FASE I 10
5.1 INSCRIPCIÓN DE UN EXPORTADOR EN ANACAFE 10
5.2 SOLICITUD DE CÓDIGO DE EXPORTADOR VUPE 13
5.3 INSCRIPCIÓN Y MODIFICACIÓN AL REGISTRO TRIBUTARIO UNIFICADO - RTU 14
5.4 CONTRATO 15
5.5 FIJACIÓN DE PRECIOS 16
5.6 ENVÍO DE MUESTRAS PRE-EMBARQUE 17
5.7 SOLICITUD DE INSTRUCCIONES DE EMBARQUE 20
5.8 DISEÑO Y APROBACIÓN DE MARCAS DE SACOS 22
6. PROCEDIMIENTO DE EXPORTACIÓN: FASE II 25
6.1 SOLICITUD DE BOOKING 26
6.2 PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN DE DOCUMENTOS DE VÍA INTERNET POR MEDIO DE
ANACAFÉ 29
6.3 REGISTRO DE LA VENTA CON ANACAFE 30
6.4 PERFECCIONAMIENTO DE INFORME DE VENTAS 31
6.5 PROCESO DE PLANIFICACIÓN OPERATIVA 33
6.6 REGISTRO DE COMPRA ANTE ANACAFE 35
6.7 SOLICITUD DE PERMISO DE EXPORTACIÓN 37
6.8 ENVÍO DE INSTRUCCIONES DE EMBARQUE A LA NAVIERA 39
6.9 SOLICITUD DE RETIRO DE EQUIPO 41
6.10 EMISIÓN DE FACTURA DE VENTA 42
6.11 B/L O CONOCIMIENTO DE EMBARQUE 44
6.12 CERTIFICADO DE ORIGEN DE ANACAFÉ 45
6.13 CERTIFICADO FITOSANITARIO 46
6.14 ENVÍO DEL IMPORTER SECURITY FORM 10+2 49
6.15 EMISIÓN DE CERTIFICADOS ESPECIALES 50
6.16 CARGA Y TRANSPORTE DEL CAFÉ, CUSTODIA Y ENVÍO A PUERTO 50
6.17 EMISIÓN DE DUCA O PÓLIZA ADUANERA 51
7. DOCUMENTACIÓN DE COBRO: FASE III 54
7.1 APROBACIÓN Y EMISIÓN DE BL 54
7.2 PACKING LIST 54
7.3 WEIGHT CERTIFICATE 56
7.4 QUALITY CERTIFICATE 57
7.5 EMISIÓN DE CERTIFICADO DE TRANSACCIÓN O CERTIFICADO DE CALIDAD (ORGÁNICO) 59
7.6 ENVÍO Y SEGUIMIENTO DE LA COBRANZA 61
7.7 DECLARACIÓN DE INGRESO DE DIVISAS 62
8. SEGUIMIENTO DE EMBARQUE Y SATISFACCIÓN DEL CLIENTE 64

1. INFORMACIÓN GENERAL
1.1 ANTECEDENTES
Centroamérica: necesidad de integración económica regional y facilitación del comercio
En marzo de 2017, la Delegación de la Unión Europea (UE) en Nicaragua y la Secretaría de
Integración Económica Centroamericana (SIECA) firmaron un proyecto de €20.000.000 sobre
Integración Económica Regional (INTEC). Con el fin de fortalecer la integración económica en
Centroamérica (CA) y maximizar los beneficios del Acuerdo de Asociación UE-CA (AA UE/CA), firmado
en junio de 2012, la UE apoyará la facilitación del comercio y la capacidad de comerciar en
Centroamérica a través de tres componentes diferentes.
El CBI implementa parcialmente el Componente III, a través de su iniciativa "Conectando
Centroamérica", que está cofinanciada por la Unión Europea y el Ministerio de Asuntos Exteriores de
los Países Bajos y que simula apoyar a aproximadamente 60 Pequeñas y Medianas Empresas (PYMES)
y cooperativas centroamericanas de sectores seleccionados para que sean (más) competitivas en el
mercado europeo, en estrecha colaboración con socios locales de Centroamérica (intervenciones a
nivel micro). Paralelamente, el CBI y sus socios locales tienen como objetivo mejorar el "Entorno
Favorable a la Exportación" para las PYMEs y cooperativas de estos sectores (intervenciones a nivel
meso).
La necesidad del manual de exportaciones
El manual de exportaciones de café es un documento clave para facilitar el proceso de exportación
de café. Resume en un documento de fácil lectura los pasos prácticos que hay que seguir para la
exportación. Este documento constituye una base sólida para aportar a los exportadores de café una
guía de exportaciones que puede ser adaptada en función de particularidades que se puedan dar.
En la mayoría de las organizaciones exportadoras de café no existe este documento formalizado.
Aunque parezca increíble, este sería el primer manual de exportaciones público que estaría disponible
para cualquier actor interesado. Sus usos pueden ir desde el manejo de exportaciones, la formación,
el fortalecimiento del área de logística, y/o la difusión de sus contenidos. Con este manual el CBI
está cubriendo una necesidad del sector y abriendo la oportunidad de poder replicarlo en todos los
países productores y exportadores de café. Su difusión está asegurada gracias a la red del CBI que
incluye las organizaciones del programa Connecting Central America.

2. GLOSARIO
ANACAFE: Asociación Nacional del Café de Guatemala
AWB: Air Waybill
BL: Bill of Lading o Conocimiento de embarque
BANRURAL: Banco de Desarrollo rural
CBI: Centre for the Promotion of Imports from developing countries o Centro de Fomento de las
Importaciones de los países en desarrollo
CF: Consumidor final
COVID19: Enfermedad por coronavirus 2019
DO: Denominación de Origen
DPI: Documento Personal de Identificación
DUA o DM: Declaración de Mercancías
DUCA: Declaración Única Centroamericana
DUT: Declaración para el Tránsito Aduanero Internacional Terrestre
ECF: European Coffee Federation o Federación Europea de Café.
EP: European Preparation o Preparación Europea
EU/UE: European Union o Unión Europea
FEL: Factura Electrónica
FDA: US Food and Drug Administration
FLO: Fairtrade Labelling o Sello Comercio Justo
FOB: Free on Board o Libre a Bordo
GCA: Asociación del Café Verde en Estados Unidos
HG: High Grown o Cultivado a altura
FAUCA: Formulario Aduanero Único Centroamericano
ICE: Intercontinental Exchange
INCOTERMS: Términos de comercio
INFOM: Instituto de Fomento Municipal
IG: Identificación geográfica
ISF: Importer Security Filing
IVE: Intendencia de Verificación Especial
NCAD: Net cash against documents
CAD: Cash against documents
NIT: Numero de identificacion tributaria
NYBOT: New York Board of Trade o Junta de Comercio de Nueva York
MAGA: Ministerio de Agricultura Ganaderia y Alimentacion
OIC: Organización Internacional del café o Certificado de Origen
PSS: Pre Shipment Samples o muestra pre-embarque
RTU: Registro Tributario Unificado
SAT: Superintendencia de Administración Tributaria
SAG: Servicio de Agricultura y Ganadería
SCA: Special Coffee Association o Asociación de cafés especiales.
SDE: Secretaría de Desarrollo Económico

SHB: Strictly High Bean o Cultivado a altura estricta
SI: Shipping Instructions o instrucciones de embarque
SPG: Sistema de Preferencias Generalizadas
SWB: Sea WayBill o BL electrónico
TRACES: Trade Control and Expert System
VUPE: Ventanilla Única para las Exportaciones

3. OBJETIVO
La actividad cafetalera Centroamericana ha venido evolucionando en los últimos años, convirtiéndose
en uno de los orígenes más apetecidos por los grandes mercados internacionales, al pasar de
comercialización de cafés más convencionales a un enfoque en cafés de especialidad. Situación que le
abre las puertas a pequeñas y medianas empresas a querer ser parte de esta nueva forma de hacer
negocios.
Por tanto, este manual tiene como objetivo orientar a esas compañías que desean implementar por
primera vez un proceso de exportación directa de café o que requieren soporte para implementar o
estandarizar dicho proceso. Describe los insumos, los aspectos clave y el paso a paso requerido para
exportar café desde Guatemala hacia cualquier parte del mundo, cumpliendo con los requerimientos
aduaneros y marcos legislativos vigentes.
Es importante mencionar que esta guía parte de empresas o personas físicas que están debidamente
establecidas y que las habilita legalmente para poder ejecutar este proceso, por lo que el paso a paso
requerido para el establecimiento legal no será parte del marco de este documento. A su vez, no
incluye los requisitos de exportación particulares del país de destino, por lo que se recomienda verificar
con el cliente o con el ente institucional que corresponda en el país de destino cualquier requerimiento
adicional.
Finalmente, es importante mencionar que la información que contempla este manual está basada en
los requisitos para exportar vigentes a diciembre 2021, por lo que se recomienda consultar las fuentes
oficiales que se mencionan, ante una eventual actualización. Sin embargo, para facilidad de los
usuarios, se citan los sitios oficiales de referencia para que puedan ser consultados en cualquier
momento.
4. MARCO TEÓRICO
Se dice que el café es la segunda mercancía más comercializada después del petróleo. Si bien esto
pudo ser cierto en los años 60 y 70, hoy en día no es más que un mito. De hecho, medido por su
valor o volumen, el comercio de café verde ni siquiera se encuentra entre los cinco primeros. Sin
embargo, el tamaño del comercio internacional de café es enorme. Más de 130 millones de sacos de
café se exportan anualmente. Esto equivale a unas 400.000 cargas de contenedores de 20 pies.
El café es uno de los principales productos agroindustriales guatemaltecos comercializados a nivel
mundial. Guatemala ha exportado café desde 1853.
Guatemala ocupa el puesto 10 entre los principales países exportadores y produce uno de los mejores
cafés del mundo. La producción cafetalera se encuentra ampliamente distribuida en el país y se
cultiva en los 22 departamentos del país, generando más de medio millón de empleos al año. En
Guatemala hay más de 125,000 familias productoras de café.
¿Qué hace tan especiales a los cafés de Guatemala?
● Altitudes elevadas. El café más fino, considerado de especialidad se cultiva entre 1,300 y
2,000 metros sobre el nivel del mar.
● Patrones consistentes de lluvia
● Tiene más de 300 microclimas que contribuyen a crear los distintivos perfiles de taza del café
de cada región.
En Guatemala hay ocho perfiles de tazas de café clasificados por ANACAFE según su aroma, acidez
agradable, cuerpo y dulzura.
Entre ellas están: Acatenango, Antigua, Atitlán, Cobán, Fraijanes, Huehuetenango, Oriente y San
Marcos.

El café de Guatemala se ha movido en una dirección hacia arriba, no solo en cifras de producción
sino por su calidad
Durante la cosecha 2020-2021 se exportaron 4.764 millones de quintales de oro generando
US$ 886.2 millones de ingresos de divisas.
(fuente Anacafe)
EXPORTACION DE CAFE
Una exportación es el proceso mediante el cual un bien es enviado fuera del territorio nacional de
origen para su comercialización o consumo.
Cada país tiene una ley de exportación y medidas sanitarias diferentes vinculadas al café, es por ello
por lo que mediante el componente “Connecting Central América” se ha desarrollado un manual de
exportación para cada uno de los países de Centroamérica que forman parte del proyecto, en este
caso para Guatemala.
Este manual se orienta exclusivamente hacia los contratos de venta FOB (Free On Board) con el que
se realizan casi la totalidad de las exportaciones de café.
Otros tipos de contratos pueden ser Free Alongside (FAS), Cost and Freight (CFR), Cost, Insurance
and Freight (CIF) entre otros.
FOB es el Incoterm más utilizado, significa libre a bordo o entregado en el puerto de carga convenido,
el cual es utilizado para operaciones en las cuales la mercancía es exportada por vía marítima, donde
el vendedor debe de cumplir con las instrucciones de entrega del comprador, siendo el exportador
quien asuma los costos y riesgos hasta que la mercancía se encuentre a bordo del buque en el puerto
de embarque, momento en el cual los riesgos y responsabilidades son transferidos al comprador.
En condiciones FOB es la empresa compradora la que controla la mayor parte de la cadena logística
y su coste, pues el transporte marítimo supone una gran parte del coste logístico total. Ello permite
al comprador elegir la empresa transportista (naviera y transporte terrestre en destino), negociar las
condiciones del flete y acceder a tarifas y condiciones más ventajosas, es por ello que se considera
que el término FOB puede ser la mejor forma de negociar el precio del café.
El incoterm FOB establece las siguientes responsabilidades para el vendedor:
● Preparar el producto o mercancía según las especificaciones del contrato de compra/venta,
embalarla, empaquetarla y diseñar las marcas según las instrucciones y aprobaciones del
comprador.
● Transportar el producto o mercancía asumiendo todos los costos de entrega nacionales hasta
el buque en el puerto designado.
● Obtener y entregar al comprador toda la documentación de exportación necesaria para
realizar el proceso de desaduanaje en el puerto de destino y que le permita comercializar el
producto bajo las certificaciones y calidad contratadas.
● Notificar al comprador la entrega del producto o mercancía en el buque designado.
Por otra parte, las responsabilidades del comprador se resumen en:
● Contratar y asumir el coste del transporte marítimo de la carga.
● Entregar en tiempo adecuado las instrucciones de embarque al exportador.
● Realizar el pago del producto o mercancía de acuerdo con las condiciones del contrato.
● Recibir el producto o mercancía y asumir los costos y riesgos posteriores a la importación en
destino.

El comercio internacional del café sería imposible sin acuerdos generales sobre las condiciones
básicas de venta. De no ser así, sería necesario repetir indefinidamente cada una de las
estipulaciones del contrato para cada transacción, un proceso que consume mucho tiempo y se presta
a errores. Para evitar esto, el comercio del café ha desarrollado contratos estándar. Los emitidos por
la Federación Europea del Café (ECF) en Europa y la Asociación del Café Verde (GCA) en Estados
Unidos son los más utilizados.
Tanto los modelos de contrato ECG como el de CGA siguen los estándares del contrato C de café de
Nueva York. El contrato Coffee “C” es la referencia mundial para el café Arábica. El contrato fija el
precio de la entrega física de los granos verdes de grado de intercambio, desde uno de los 20 países
de origen en un almacén autorizado a uno de los varios puertos en los EE. UU. y Europa, con
primas/descuentos establecidos para los puertos y crecimientos. El contrato "C" o NYKC, cubre el
café arábigo suave y actualmente permite la entrega de café de 19 países productores. Desde el 2
de febrero de 2007, el café se negocia electrónicamente a través del Intercontinental Exchange (ICE
www.theice.com) por medio de seis contratos de futuros sobre materias primas blandas de la New
York Board of Trade (NYBOT) -Junta de Comercio de Nueva York-, incluido el café arábico, junto con
la negociación a viva voz existente. El horario de apertura del mercado ICE es de 4.30 am a 1.30 pm
(hora de Nueva York).
El precio se negocia sobre 5 series de cada año: marzo, mayo, julio, septiembre y diciembre.
MES DE COTIZACIÓN MES DE EMBARQUE
Marzo Enero, febrero y marzo
Mayo Abril, mayo
Julio Junio y julio
Septiembre Agosto y septiembre
Diciembre Octubre, noviembre y diciembre
Intermediarios del café
Importadores y comerciantes:
Los comerciantes compran o venden en su propio nombre y por cuenta propia. El creciente interés
por los cafés especializados y de alta calidad, acompañado de la expansión de las especialidades de
la tercera y cuarta oleada, ha estimulado a los importadores a abastecerse más ampliamente. Los
importadores de café premium y especializado pueden encontrar las calidades deseadas al tiempo
que aseguran el complejo control de calidad que requieren estos productos de gama alta. Además,
pueden aportar conocimientos de marketing, apoyo financiero y otros servicios relacionados con el
café verde, la logística, los seguros y el almacenamiento. En la actualidad, muchos importadores
cooperan con los caficultores y los exportadores individuales para promover determinados tipos de
café. Esta es una alternativa potencialmente atractiva a la opción de la agencia de comisiones.
Es muy importante que los importadores especializados cuenten con existencias, para que los cafés
menos comercializados puedan estar inmediatamente disponibles en los principales mercados de
importación. Las empresas comerciales más grandes e integradas verticalmente suelen manejar más
calidades de café estándar. Esta es una de las razones por las que algunas multinacionales del café
verde han adquirido o creado sus propias divisiones de comercio de cafés especiales, para mantener
separados los dos tipos de negocio.

Agentes y brokers:
No siempre es factible tratar directamente con compradores individuales en más de unos pocos
mercados, en especial cuando entran en juego las diferencias horarias. Por eso muchos exportadores
siguen recurriendo a agentes. Un agente local habla el idioma del mercado de importación, conoce a
los compradores y, por lo general, puede hablar con el comprador de una serie de países productores,
y no sólo de un país, como ocurre con un exportador especializado. Esto hace que un agente sea un
interlocutor interesante que tiene más posibilidades de llamar la atención de un comprador. Y para
los exportadores, los agentes proporcionan un flujo de información bidireccional, porque conocen las
condiciones locales y a menudo de las actividades de los competidores. Los acuerdos de agencia
deben dejar claro lo que se permite y se espera que haga cada parte. Si a un agente se le da la
exclusividad en un mercado determinado (agencia única), el exportador puede exigir que no
comercialice también a ninguno de los competidores directos del exportador. Las empresas de
agencia más grandes a veces representan a un conjunto de exportadores, incluidos algunos del
mismo origen. Los exportadores más pequeños pueden tener que aceptar esto, porque no pueden
generar suficiente negocio como para que una agencia única merezca la pena para el agente. Las
empresas que no trabajan con un contrato de agencia
funcionan más como canales de venta preferentes que como verdaderos agentes.
Los brokers trabajan en una zona geográfica determinada, poniendo en contacto a compradores y
vendedores locales. Al igual que los agentes, declaran los nombres del comprador y del vendedor.
Reciben una comisión, pero no representan a ninguna de las partes. Los agentes o corredores que
no declaran el nombre del comprador operan como comerciantes porque toman el café en su propio
nombre.

5. PROCEDIMIENTO PREVIO AL PROCESO DE EXPORTACIÓN: FASE I
Cada país cuenta con entidades gubernamentales y legislaciones diferentes a las cuales debe de
someterse para poder realizar una exportación. En la primera fase del manual, detallamos las
organizaciones en las cuales toda exportadora debe de realizar un proceso de inscripción para poder
vender café fuera de Guatemala, así como también describimos los procesos que se deben de analizar
y tomar en cuenta antes de iniciar con la programación de la exportación de un lote/micro lote de
café.
5.1 INSCRIPCIÓN DE UN EXPORTADOR EN ANACAFE
La Asociación Nacional del Café - Anacafé, es una institución privada, de servicio público. Su principal
objetivo es fortalecer la economía nacional a través de la producción y exportación de café.
Principales funciones
● Representa al sector caficultor de Guatemala
● Extender licencias de exportación
● Desarrollar y ejecutar la política cafetalera tanto a nivel nacional como internacional
● Promover los cafés de Guatemala
Toda persona natural o jurídica de acuerdo a la actividad que desarrolla en la cadena de café, ya sea
de producción, comercialización e industrialización deberá inscribirse en La Asociación Nacional del
Café (ANACAFE) Una vez inscritos podrán obtener la licencia respectiva.
Requisitos indispensables para inscribirse como Productor-Exportador
PERSONA INDIVIDUAL:
1. Ser productor registrado en Anacafé
2. Fotocopia legalizada de la Patente de Comercio de Empresa
3. Fotocopia simple del DPI del propietario
4. Fotocopia legalizada de la Certificación del Registro General de la Propiedad, de 6 meses de
emisión.
5. Fotocopia simple y en blanco de la factura de la empresa (anulada)
6. Fotocopia simple de Constancia de Inscripción y Modificación al Registro Tributario Unificado
– RTU, ratificado y vigente del año en curso con Domicilio Fiscal y Domicilio Comercial.
7. Fotocopia simple del código de exportador en VUPE
8. Presentar Declaración Jurada de cosecha
PERSONA JURÍDICA:
1. Ser productor registrado en Anacafé
2. Fotocopia legalizada de la Patente de Comercio de Empresa
3. Fotocopia legalizada de la Patente de Comercio de Sociedad
4. Fotocopia legalizada del Acta del Nombramiento del Rep. Legal, razonada por del Registro
Mercantil.
5. Fotocopia legalizada de la Certificación del Registro General de la Propiedad, de 6 meses de
emisión
6. Fotocopia simple del DPI del Representante Legal
7. Fotocopia simple y en blanco de la factura de la empresa (anulada)
– RTU, ratificado y vigente del año en curso con Domicilio Fiscal y Domicilio Comercial.
9. Fotocopia simple del código de exportador en VUPE
10. Presentar Declaración Jurada de Cosecha
(Fuente ANACAFE)

Requisitos indispensables para inscribirse como Comprador-Exportador
Persona Individual
1. Fotocopia simple del Documento Personal de Identificación-DPI.
2. Fotocopia legalizada de la Patente de Comercio de Empresa Mercantil.
3. Referencias (cartas) bancarias (indispensable).
4. Referencias (cartas) comerciales (indispensables).
5. Certificación original del Balance General y Estados de Resultados, al último trimestre, con
un mínimo de Q.250,000.00 de capital.
6. Documento que pruebe la propiedad o arrendamiento del beneficio húmedo, seco, y /o
fotocopia legalizada del contrato de servicio de procesamiento de café.
7. Referencias de sus compradores del exterior.
8. Fotocopia legalizada de su póliza de seguro, del beneficio.
9. Fotocopia simple del código de exportador en VUPE.
-RTU
(Fuente ANACAFE)
Persona Jurídica:
1. Fotocopia legalizada del Testimonio de la Escritura de Constitución de la Sociedad.
2. Fotocopia legalizada del Nombramiento del Representante Legal. Vigente.
3. Fotocopia simple del Documento Personal de Identificación-DPI, del representante Legal.
4. Fotocopia legalizada del Acta de Integración del Consejo de Administración.
5. Fotocopias legalizadas de las Patentes de Comercio de Sociedad y Patente de Empresa
Mercantil.
6. Referencias (cartas) bancarias (indispensable).
7. Referencias (cartas) comerciales (indispensables).
8. Copia de Estados Financieros auditados, que reflejen un capital pagado de Q. 250,000.00
mínimo.

9. Documento que pruebe la propiedad o arrendamiento del beneficio húmedo, seco, y /o
fotocopia legalizada del contrato de servicio de procesamiento de café.
10. Referencias de sus compradores del exterior.
11. Fotocopia legalizada de su póliza de seguro, del beneficio.
12. Fotocopia simple del código de exportador en VUPE.
- RTU
(Fuente ANACAFE)
Nota:
• De acuerdo con lo establecido por la Ley del Café cada año es necesario solicitar la renovación de
su Licencia, para lo cual debe cumplir con los requisitos solicitados.
• Se solicita que con los documentos de inscripción para fincas y los documentos de
renovación de Licencia de Productor Exportador, presente su Declaración Jurada de
Cosecha cada año.
(Fuente ANACAFE)
Los formularios de registro de licencias, tanto para la inscripción inicial como para la renovación
pueden ser descargados directamente de la página de ANACAFÉ. El registro y/o renovación no tienen
ningún costo.
(Fuente ANACAFE)

5.2 SOLICITUD DE CÓDIGO DE EXPORTADOR VUPE
El código de exportador es un requisito básico para realizar una exportación, obtener dicho código
es el primer paso para exportar y la solicitud es rápida y sencilla.
La solicitud se realizará vía WEB, a través del sistema SEADEX WEB.
Requisitos
Los documentos necesarios para la solicitud de Código de Exportador dependen del tipo de empresa.
Sociedad Anónima
1. Patente de comercio
2. Patente de sociedad
3. Nombramiento de Representante inscrito en el Registro Mercantil
4. DPI o documento de identificación del representante legal
5. Copia de factura anulada u orden de impresión autorizada por SAT
6. Formato de registro de Firmas Autorizadas RE-F-005
Persona Individual
1. Patente de comercio
2. DPI o documento de identificación del representante legal
3. Copia de factura anulada u orden de impresión autorizada por SAT
4. Formato de registro de Firmas Autorizadas RE-F-005
Luego de revisada la solicitud, la empresa recibirá llamada telefónica para confirmar datos, si todo
está bien se procede a aprobar el código de exportador.
Autorizado el código, el exportador deberá cancelar el servicio por Q92.00 por el concepto de
Servicios de AGEXPORT/Autorización de exportaciones, en cualquier agencia de Banco Industrial o
BANRURAL. Después del pago se procede a la activación del código
(Fuente VUPE-AGEXPORT)
Ejemplo de formulario Código VUPE

5.3 INSCRIPCIÓN Y MODIFICACIÓN AL REGISTRO TRIBUTARIO UNIFICADO -
RTU
El Registro Tributario Único (RTU) es un comprobante de la inscripción de la persona o empresa
contribuyente ante la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT). El RTU mantiene
información importante del contribuyente para control y fiscalización.
El registro o actualización se realiza desde el portal de la SAT en línea.
Ejemplo Inscripción RTU

5.4 CONTRATO
A pesar de las variaciones se debe de vigilar que el documento contenga mínimo las siguientes
condiciones:
● Modelo de contrato: puede ser de 2 tipos:
o Modelo Europeo de la Federación europea del café
o Modelo de los EE. UU. según el modelo de la asociación del café verde en Estados
Unidos
● Número y fecha del contrato
● Nombre del comprador: el comprador puede ser un importador y/o definir un cliente final
(tostador u otro) específico. También puede incluir el nombre del agente o bróker.
● Nombre del vendedor: podrá ser comprador-exportador o productor-exportador.
Cuando el producto provenga de un productor (Organización de productores, Cooperativa o
un individuo) que no cuente con licencia para exportar, siempre se especificará en el contrato
el exportador por medio de quien se realizará el proceso de exportación.
● Calidad: determinará:
o Origen: País de producción
o Cosecha de producción (2021/22 por ejemplo)
o Variedad de café (Arábica o Robusta)
o Tipo de Cafe
o Altura del café: SHB (mayor a 1.200 msnm), HB (menor a 1.200 msnm)
o Certificaciones (ej. FLO, Rainforest Alliance, Orgánico, denominación de origen…)
o Humedad en % (normalmente entre 10% y 12%)
o Escala de calidad (según clasificación SCA)
o Preparación: número de defectos primarios y secundarios (preparación europea o EP
y la americana), taza limpia o “clean cup” -indica que la infusión del café no deberá
presentar ningún sabor sucio o desagradable.
o Otras especificaciones pueden ser:
▪ Sujeto a aprobación por parte del comprador muestra preembarque
representativo del lote a exportar.
▪ Proceso del café (lavado, honey, natural u otros)
▪ Tamaño del grano por número de zaranda (ejemplo mayor a zaranda 15)
▪ Calidad del café: microlotes, Stocklot, cáscara
▪ Origen específico (región específica, productores específico)
▪ Niveles máximos de sustancias químicas (ej: ochratoxine menor a 15 ppb.)
▪ Logotipos específicos que podrían solicitar los compradores o tostadores que
sean impresos en los sacos
▪ Puerto de destino
▪ Puerto de carga
▪ Términos de peso de la carga
▪ Lugar de arbitraje (si lo hubiera)
● Cantidad: la unidad podrá variar, siendo las más frecuentes toneladas, sacos de 69 kg,
sacos de 30 kg, o sacos de 46 kg.
● Empaque: tipo de empaque: saco de yute, sacos de polipropileno, envasado al vacío, Big
Bags o a granel. Algunos compradores, dependiendo la calidad del café, solicitan el uso de
bolsa Grainpro o Ecotac dentro del saco de yute.
● Precio: Se detalla la moneda de pago (generalmente USD), y podrá ser:
o Precio fijo el cual podrá expresarse en USD por 46 kg o centavos de USD por libra
o Precio abierto en el cual se define un diferencial de venta el cual debe de ser sumado
al precio de la bolsa de Nueva York ICE fijado.
● Condiciones de pago: Generalmente contra entrega de documentos, NCAD (Físicos o
Electrónicos, según las políticas del comprador)
● Términos de envió (incoterm): FOB (nuestro enfoque)

● Plazo de embarque: se define el mes del año en el cual se debe de realizar el embarque y
en algunas ocasiones de especifica si debe de realizarse en la primera quincena del mes (first
half) o en la segunda quincena del mes (second half).
● Firmas: para que un contrato sea oficial debe de contar con la firma del comprador y
vendedor como mínimo. Para los contratos que posean la certificación Comercio Justo es
obligatorio realizar contratos tripartitos (Comprador, Exportador y Productor).
Ninguna organización se encuentra exenta de problemas, errores y demoras, los cuales podrán ser
evitables o inevitables, sin embargo, la responsabilidad del vendedor es siempre mantener informado
a su comprador, esto permitirá mantener una protección o minimizar los riesgos para ambas partes.
Variaciones en la calidad, retrasos en el embarque, o cualquier otra variación de las especificaciones
del contrato debe de ser informada la más pronto posible para mitigar las pérdidas y reclamos o
establecer arreglos que modifiquen las condiciones originales del contrato. Toda modificación debe
de ser aprobada y confirmada por escrito por todos los entes participantes de un contrato (incluye
contratos tripartitos).
Es muy importante contar con una base de los contratos fijados por cosecha que detalle las
condiciones mínimas a cumplir, de forma que todas las áreas de la organización puedan planificar
sus operaciones en base a esta programación: comprando o acopiando la calidad de café en la fecha
más pronta posible de acuerdo a los meses de demanda de los clientes, fijando los precios en el
momento más ventajoso, produciendo el café en el rango de tiempo que elimine o minimice los
retrasos de embarque o variaciones de las condiciones del contrato.
5.5 FIJACIÓN DE PRECIOS
Este procedimiento no aplica para contratos de precio fijo, en donde las partes acuerdan un precio
final por la unidad del café contratado. Se debe de considerar que para cafés con algunos certificados
como, por ejemplo, comercio justo, no será posible realizar contratos de precio fijo cuando el precio
del café en el mercado ICE de Nueva York sea mayor a 140 USD (precio mínimo FLO). Una de las
ventajas de este tipo de contratos consiste en que el vendedor al conocer su precio de venta final
puede controlar o establecer un precio de compra fijo que permita cubrir sus costos fijos, variables
y además obtener un margen de utilidad por la venta sin riesgo de variaciones, lo cual es muy
benéfico para contratos de corto plazo o precios diferenciados de cafés especiales.
Por otra parte, un contrato de precio abierto conlleva una inestabilidad que puede tener
variaciones drásticas del precio a lo largo de los meses, semanas o incluso dentro del mismo día que
es aceptada una oferta. Las tendencias de los precios fluctúan ampliamente por factores no
controlables como sequías, heladas, enfermedades como también por tendencias de oferta y
demanda. Este tipo de contratos es el más utilizado en el mercado internacional.
Los futuros y las opciones en el café pueden utilizarse para especular o cubrirse. Estas herramientas
generalmente siguen siendo inalcanzables para la mayoría de los actores como los pequeños
productores y exportadores de café que a menudo carecen de recursos económicos adecuados y
educación financiera específica. Por lo tanto, la base de la oferta mundial de café, de la que depende
toda la industria cafetera, no se beneficia de la misma manera que otros actores de la cadena de
suministro de estos mecanismos de mitigación de riesgos y a menudo de estabilización de precios.
Los futuros son contratos financieros que obligan ambas partes -vendedor y comprador- a negociar
un activo (en este caso un contrato de futuros de café café) a un precio y una fecha futuros específicos
y predeterminados. La cantidad que se negocia de cada contrato de café es fija: 375 quintales (sacos
de 46 kilos).

Las opciones son como un seguro, que da al titular (el comprador) el derecho, pero no la obligación
de comprar (opción de compra) o vender (opción de venta) el valor subyacente (contrato de futuros
de café) a un precio predeterminado.
Para poder hacer uso de esta herramienta es necesario abrir una cuenta con un bróker o institución
que ofrezca este servicio (por ejemplo, StoneX, ED&F Man o AMIUS).
Para fijar un futuro se debe de establecer el precio de bolsa vigente del momento y el periodo de
entrega que corresponde a intervalos de meses llamados posiciones. Esto permitirá que, si tenemos
un diferencial de venta y fijamos un futuro al momento de la compra del café, aseguramos el margen
de ganancia desde ese momento sin importar las fluctuaciones del precio.
Mes del año Posición NY Mes del año Posición NY
Octubre Diciembre (KCZ) Abril Mayo (KCK)
Noviembre Diciembre (KCZ) Mayo Julio (KCN)
Diciembre Marzo (KCH) Junio Julio (KCN)
Enero Marzo (KCH) Julio Septiembre (KCU)
Febrero Marzo (KCH) Agosto Septiembre (KCU)
Marzo Mayo (KCK) Septiembre Diciembre (KCZ)
Cabe mencionar que si fijamos un futuro y el precio de la bolsa sube, la organización deberá de
contar con el efectivo suficiente para compensar los llamados de margen que deben de ser cubiertos
para mantener la posición y son proporcionales a la subida de precio. Este valor es recuperado al
momento de fijar el precio del contrato.
Las publicaciones de precios de acceso libre tienen un retraso de 20 a 30 minutos. Quien desee tener
acceso a las publicaciones en tiempo real deberá suscribirse a un servicio (coste de alrededor de 350
USD). El precio mantiene cierres diarios y el precio en bolsa fluctúa en horarios definidos.
El precio puede ser fijado tanto por el comprador, como por el vendedor (lo más frecuente), y la
fijación debe de realizarse antes del vencimiento de su posición o antes del embarque del contrato,
de forma que no se retrase el ingreso de la cobranza a la organización y no afectando de esta forma
su flujo de efectivo.
Es indispensable mantener una adecuada administración de la posición en la bolsa, así como también
de la posición con respecto al café físico, debido a que un proceso de exportación de café eficiente
no será suficiente para asegurar la rentabilidad de la organización si paralelamente mantiene un alto
riesgo por fluctuaciones de bolsa.
5.6 ENVÍO DE MUESTRAS PRE-EMBARQUE
Uno de los pasos más importantes para reducir los riesgos de reclamos o rechazos de los lotes es el
envío de la muestra pre-embarque (PSS, Pre Shipment Samples). Para realizar un trabajo adecuado
la muestra debe de ser representativa del lote, es decir debe de obtenerse proporcionalmente de
todos los sacos que serán utilizados para la preparación del mismo.
La muestra debe de cumplir con las siguientes características:
● Peso: 300 gr de café oro exportable. O una medida diferente solo si esta se encuentra
especificada en el contrato.
● Humedad: entre el 10% y el 12% de humedad.
● Calidad y Cantidad de defectos: La muestra debe de cumplir con las especificaciones de
calidad establecidas por el contrato, cumpliendo con la cantidad de defectos exacta. Si la
muestra es enviada con menos defectos, el comprador podrá esperar la misma calidad de

café al momento de recibir el lote en destino y si es enviada con mayor cantidad de defectos
se corre el riesgo de rechazo.
● Presentación: Empaque de grado alimentario que contenga una etiqueta con la información
mínima para identificar el lote de un contrato. Si se tiene acceso a un empaque al vacío, las
muestras no perderán sus características sensoriales durante su envío.
Ejemplo de etiqueta
Pasos a considerar para el envió de muestras pre-embarque:
● Se debe confirmar con el comprador la dirección del envío de la muestra.
● Se recomienda establecer un contrato o aperturar una cuenta de servicio con una empresa
de envíos/courier para negociar tarifas más ventajosas en base al volumen de paquetes a
enviar por cosecha. Esto comprende tener acceso a descuentos significativos.
● Entregar al departamento de calidad o departamento encargado de la preparación de la
muestra, todas las especificaciones de calidad que debe de cumplir la muestra.
● Emitir un certificado fitosanitario para los destinos que apliquen (más adelante se detalla el
proceso de solicitud de certificado fitosanitario).
Tabla de destinos de exportación de Guatemala
No Destino Fitosanitario Comentario Adicional
1 ESTADOS UNIDOS DE
AMÉRICA
Necesario
2 ALEMANIA Necesario
3 BÉLGICA Necesario
4 FRANCIA Necesario
5 ITALIA Necesario
6 CANADÁ Necesario
7 REINO UNIDO Necesario
8 COREA DEL SUR Necesario
9 JAPÓN Necesario Anacafe requiere inspección del café en
bodega para autorizar la exportación
10 SUECIA Necesario
11 FINLANDIA Necesario

No Destino Fitosanitario Comentario Adicional
12 MALASIA Necesario El comprador tramita los Permisos de
importación para el ingreso de la carga.
Requieren certificado de fumigación
obligatorio y debe estar especificado en el
Certificado Fitosanitario
13 ESPAÑA Necesario
14 AUSTRALIA Necesario
15 RUSIA Necesario
16 MÉXICO Necesario
17 HOLANDA (PAÍSES BAJOS) Necesario
18 BULGARIA Necesario
19 GRECIA Necesario
20 REP. POPULAR DE CHINA Necesario Se requiere llenar formularios para
registrarse como exportadores de café
hacia este destino.
21 PORTUGAL Necesario
22 NUEVA ZELANDA Necesario
23 SUIZA Necesario
24 TAIWAN Necesario
25 NORUEGA Necesario
26 DINAMARCA Necesario
27 REP. DE SUDÁFRICA Necesario
28 POLONIA Necesario
29 CHILE Necesario Todos los alimentos que llegan a Chile
requieren que el destinatario obtenga un
Permiso de Importación del
Departamento de Salud, si no lo obtiene,
no puede despacharse.
30 SINGAPORE Necesario
31 HONG KONG Necesario
32 REPUBLICA CHECA Necesario
Envío de la muestra pre-embarque
● Una vez la muestra pre-embarque se encuentre preparada y el certificado fitosanitario
emitido (cuando sea requerido), según el tipo de servicio contratado con la empresa de
envíos, la etiqueta de envío podrá ser emitida por el courier o por la organización
exportadora, en cualquiera de los casos:
● Se debe de notificar al comprador el envío de la muestra y compartir el número guía para
que este pueda mantener el rastreo en todo momento.
● La organización exportadora debe mantener constante monitoreo constante sobre todas las
muestras enviadas para identificar cualquier retraso e intervenir en la medida que sea posible
para poder agilizar este proceso.
● Una vez confirmada la entrega de la muestra en destino, la exportadora debe de confirmar
con cierta frecuencia la aprobación de calidad por parte del comprador.
● Si la muestra es rechazada, se debe identificar o consultar la razón del rechazo e iniciar
nuevamente el proceso de envío de muestra pre-embarque, enmendando cualquier error
cometido en el proceso o reemplazando el café si se hubiera establecido en el contrato.
● Si la muestra es aprobada, se debe de proceder con la solicitud de instrucciones de embarque
(SI, Shipping Instructions).

5.7 SOLICITUD DE INSTRUCCIONES DE EMBARQUE
Es responsabilidad del comprador y/o importador seleccionar la línea naviera por medio de la cual se
realizará el transporte marítimo de la carga (bajo los términos FOB). Es este quien establece los
contratos con las líneas navieras de acuerdo con el destino, volumen, negociación de tarifa marítima,
tiempos de tránsito, espacio disponible según mes de embarque y preferencias especiales. El
comprador debe de proporcionar a la línea naviera los siguientes datos obligatorios:
● Número de contrato o número de cotización
● Shipper: Datos completos del exportador y persona de contacto.
● Consignee: comprador final y que aparece en el BL (Bill of Lading) o factura.
● Notify: persona y dirección a la cual se notifica que la carga ha llegado al puerto de destino.
● Descripción de la mercancía: Tipo, cantidad de bultos y volumen
● Destino
Una vez que el comprador establece la negociación con la línea naviera, las instrucciones deben de
ser enviadas al exportador al menos con 15 días de anticipación al mes de embarque. En caso de no
recibirlas, el exportador debe solicitarlas.
Las instrucciones de embarque permiten al exportador realizar la reserva (Booking) con la naviera
designada y que la coordinación de despacho del embarque marítimo se pueda hacer de manera
eficaz teniendo la confirmación del espacio en el barco lo más pronto posible, en especial en la
temporada alta de exportaciones. En Guatemala el mayor tráfico de exportaciones se presenta entre
los meses de marzo a junio, por ello es imprescindible que durante estas fechas se realicen las
solicitudes de Booking con la mayor anticipación posible, ya que en esta temporada el exportador
puede encontrarse con falta de espacio en los barcos, falta de equipo (contenedores) y atrasos en
arribo de los barcos.
Las instrucciones de embarque que se envían al exportador deben contener al menos la siguiente
información:
● Nombre del comprador (Buyer)
● Nombre del exportador (Shipper)
● Consignatario en el BL
● Notificador de la carga en el BL, en ocasiones el comprador puede solicitar hasta 3
notificadores
● Número de contrato de compra-venta
● Número de contrato de servicio con la naviera o número de cotización
● Descripción de la mercadería a exportar (Tipo, cantidad de bultos, volumen, peso)
● Línea Naviera contratada
● Puerto de Carga
● Puerto de Descarga
● Destino final
● Tipo de movimiento
a) FCL/FCL: Puerta a Puerta: al enviar una exportación con este tipo de movimiento, el
producto debe de ser cargado en el beneficio y/o bodega del exportador sin contar
con supervisión de un tercero. La carga, estiba, peso y conteo de sacos es
responsabilidad del embarcador.
b) LCL/FCL: se debe solicitar un inspector de la naviera a beneficio y/o bodega del
exportador para que supervise la carga del café en el contenedor. La carga, estiba,
peso y conteo de sacos es responsabilidad de la naviera.
● Especificación del empapelado del contenedor
● Tipo de embalaje
● Información obligatoria que debe incluirse en el BL
● Marcas solicitadas en los sacos, pueden incluir logotipos del comprador/tostador y
requerimientos específicos dependiendo el país de destino.

● Requisitos de documentación obligatoria para solicitar el cobro (SWB o BL, factura,
Certificados de origen, Fitosanitarios, Lista de empaque, Notas de peso, otros)
● Mes de embarque o fecha específica de embarque
● Tamaño del contenedor (20 pies, 40 pies)
● Otras instrucciones de especiales
Si la persona que gestiona los contratos y solicita las SI (Instrucciones de embarque) es una persona
diferente de quien realiza la programación de las exportaciones, el primero debe de entregar los
siguientes documentos:
● Datos generales de identificación: Asignación de número de lote y número de OIC
● Copia del contrato
● Instrucciones de embarque
Ejemplo de Instrucciones de Embarque
Nombre
Dirección
Nombre *
Dirección

5.8 DISEÑO Y APROBACIÓN DE MARCAS DE SACOS
Cuando el embalaje de exportación corresponde a sacos de yute o sacos de polipropileno, el
exportador debe de presentar el diseño de las marcas de los sacos con la información detallada en
las instrucciones de embarque. En caso contrario, estos detalles deberán de ser solicitados o
simplemente enviar la propuesta del diseño al cliente para aprobación.
Por normativa, el envase o embalaje del café exportado deberá contener obligatoriamente impreso
el número de OIC, descripción del café, el origen del café “Producto de Guatemala” o “Café de
Guatemala'' y la cosecha en la que se está realizando la exportación.
En Guatemala el número de OIC se compone de la siguiente manera: 11/100/01
11 es el código de pais para Guatemala
100 identifica al exportador (número de licencia)
01 representa el número correlativo que se asigna con cada inicio de cosecha
Nota importante: ANACAFÉ no permite repetir un mismo número de partida en el mismo año
cafetero.
Otros datos solicitados en las marcas de los sacos son las siguientes:
● Nombre/Logo de exportador
● Nombre/Logo de comprador
● Logos de certificaciones específicas como Orgánico, Fairtrade, RFA y otros
● Peso en libras o en kilos
● Algunos clientes podrán solicitar otras marcas adicionales.
Ejemplo de Marca de sacos
El diseño de los sacos, orden de los logos e información incluida es exclusiva de cada organización,
por lo cual, el ejemplo presentado solo debe de ser utilizado como referencia y no como diseño
obligatorio. El exportador debe apegarse a las marcas solicitadas por su comprador en el contrato
y/o Instrucciones de Embarque.

En el año 2020, como parte de la estrategia de promoción internacional, Anacafe presentó los nuevos
diseños para los sacos de yute, con el objetivo de unificar la imagen permitiendo el mejor
posicionamiento del café de Guatemala en los mercados internacionales.
Anacafe puso a disposición de los productores el nuevo diseño en 4 versiones (verde, azul, negro y
full color). Es importante destacar que esta nueva imagen no es de uso obligatorio, es voluntario
por cada exportador
(Fuente ANACAFE)
En Guatemala los exportadores también tienen a su disposición sacos de yute de color. Los colores
disponibles son el rojo, amarillo, verde, azul y negro. Son también de uso voluntario.
Ejemplo de saco de color

Las exportaciones en Guatemala pueden realizarse en sacos de yute con capacidad de 69 kilos, 46
kilos, 35 kilos, 30 kilos y 11 kilos. Esto dependerá de la negociación realizada con el comprador y
deberá estar especificado en el contrato.
El tipo de tinta debe de ser certificada con grado alimenticio y libre de hidrocarburos.
No debe contener olores que puedan contaminar el café durante su transporte hasta el momento de
su uso.
En caso de requerir el uso de bolsa GrainPro o bolsa Ecotac, esto también se deberá especificar en
el contrato y/o instrucciones de embarque.
Es importante mencionar que cierto volumen del café de Guatemala se exporta empacado al vacío,
este tipo de empaque permite almacenar el café durante períodos prolongados durante su
almacenamiento y transporte. El precio de este tipo de material es mayor que el precio del saco de
yute y dependiendo del tipo de negociación este costo puede ser absorbido por el comprador o por
el exportador. La bolsa más utilizada es la de 15 kilos, se empacan dos bolsas en una caja de cartón.
Ejemplo de empaque al vacío

6. PROCEDIMIENTO DE EXPORTACIÓN: FASE II
Una vez el exportador haya realizado todos los registros ante las entidades que regulan el comercio
del café en Guatemala y concretado la actividad del proceso del café en el beneficio seco, se inicia
con la Fase II del manual, la cual será una guía para facilitar todos los trámites de los documentos
que amparan la exportación y logística del café y los pasos a seguir con el fin de agilizar sus
operaciones hasta que el café sea entregado en el puerto de embarque.
En el manual abarcamos el proceso de exportación de café convencional y con certificación orgánica,
que es la más común o especial. Sin embargo en Guatemala existen otras certificaciones como Fair
Trade, Rainforest Alliance (RFA), Orgánico para Japón (JAS), Bird Friendly, CAFE Practices
Starbucks), 4C, Denominación de Origen, Nespresso AAA, Utz Certified.. Para tener acceso a los
procesos particulares de cada sello, es necesario abocarse a cada entidad certificadora y solicitar el
proceso descriptivo que se debe de llevar a cabo para las actividades de exportación, ya que cada
una tiene estándares particulares y se debe consultar la normativa para verificar si se cumple con
todos ellos, estudiar bien los criterios a realizar para cada sello en particular. Las certificadoras
verificarán el cumplimiento de dichos estándares para que el exportador obtenga la certificación.
También se debe de tomar en cuenta, que para mantener relaciones de largo plazo con los
compradores, así como continuar mejorando el perfil de calidad del país, el exportador debe tener
sistemas de producción agrícola competitivos, debe esforzarse por mantener un flujo de proceso
estandarizado, y contar con protocolos de calidad que permitan poder procesar el café manteniendo
los parámetros de calidad establecidos en las condiciones pactadas dentro del contrato de
compra/venta.
El orden del proceso de maquilado podrá variar en todas las organizaciones, sin embargo, sin
importar el tipo de secado que se utilice, la maquinaria y equipo con que se cuente, o las empresas
socias que se contraten para proporcionar los servicios necesarios, para que el producto pueda ser
competitivo en su proyecto de proceso y exportación es aconsejable que le dé un valor agregado a
su producto a través de los procesos de industrialización y manejar adecuadamente la información
técnica del café, perfil del café, conocer sus debilidades y fortalezas, debe también conocer
adecuadamente los Incoterms, la legislación, los reglamentos, los términos de contrato de compra-
venta, saber cuales son los permisos y documentos necesarios para la exportación. Asimismo,
mantener una supervisión constante en cada uno de los pasos del proceso y compromiso con todas
las partes involucradas para que el café llegue a manos del comprador a tiempo y en buenas
condiciones.
Podrán existir variaciones en el proceso en casos particulares en los cuales los clientes a su discreción
soliciten requisitos o pasos adicionales, por ejemplo, supervisión del proceso de producción,
supervisión de la carga de producto al contenedor por una entidad o agente especial para la
certificación del peso, análisis de calidad o certificados de calidad avalados por un catador Q Grader
o por una entidad específica. Sin embargo, estos serán casos aislados o incluso no presentar ningún
caso especial dentro de sus ventas o exportación durante toda la cosecha. Para estos casos la
recomendación es mantener una comunicación fluida y asertiva con todas las áreas relacionadas en
el proceso de exportación y procesamiento del lote, como también realizar las consultas pertinentes
con la suficiente antelación posible a las empresas de servicio o entidades relacionadas.
Todas las solicitudes adicionales o que se encuentren fuera del INCOTERM acordado (FOB para interés
del manual) deben de ser acordadas y especificadas en el contrato de compra-venta y/o en las
instrucciones de embarque. Caso contrario el exportador no estará obligado a cumplir con dichos
requerimientos y será decisión propia del exportador si acepta realizarlas.
A continuación, presentamos el proceso estándar para poder ejecutar el proceso de exportación con
la finalidad de agilizar las operaciones de manera efectiva, indicando en cada paso los formularios
que deben de ser completados, las entidades con las que se debe de realizar cada uno de los

registros, las condiciones u oportunidades de negociación en algunas partes del proceso (por ej.
tarifas por servicios), así también como los requisitos fiscales que deben de cumplirse.
6.1 SOLICITUD DE BOOKING
El booking o reserva de espacio es el primer proceso que realiza el exportador y que marca el inicio
de las gestiones para la exportación o embarque de la carga por medio marítimo
El exportador solicita a la naviera una reserva de espacio para el o los contenedores que va a
embarcar y recibe la correspondiente ‘’Confirmación de Booking” por parte de la naviera, quien se
compromete a reservar el espacio en el buque solicitado por exportador
Las principales líneas navieras con las cuales se operan en Guatemala son las siguientes:
MAERSK LINE SEABOARD MARINE
HAPAG LLOYD HAMBURG SUD
ONE ZIM LINE
SEALAND MSC
CMA-CGM EVERGREEN
Es muy importante tomar en cuenta que, para poder realizar trámites con las navieras, previamente
se debe de realizar un proceso de registro el cual puede durar entre 1 y 3 días aproximadamente.
Este proceso difiere de acuerdo con cada línea naviera. El registro se realiza por medio de la
plataforma de la naviera, los datos solicitados para el registro son:
● nombre de la empresa exportadora
● persona encargada de la gestión de exportación
● correo electrónico.
● dirección fiscal
● número de RTU (algunas navieras podrían solicitar enviar una copia por correo)
Ejemplo de solicitud de registro con naviera

Una vez finalizado el registro la naviera proporcionará un usuario y contraseña para poder ingresar
a su plataforma para realizar y completar las gestiones necesarias para la coordinación del embarque.
La información requerida para la solicitud del booking debe de estar contenida en las instrucciones
de embarque, y sobre todo es muy importante verificar que el mes de embarque establecido en el
contrato sea el mismo que el detallado en las instrucciones entregadas.
Los datos generales que se necesitan para solicitar booking son:
● Contrato de servicio que tiene el importador con la línea naviera
● Nombre del Exportador (shipper) y persona de contacto.
● Nombre del Consignatario
● Nombre del Notificador
● Nombre del barco
● Puerto de carga
● Puerto de descarga
● Fecha embarque
● Total de sacos
● Peso bruto de la carga
● Pagador del flete
● Movimiento: FCL/FCL o LCL/FCL
● Tamaño del contenedor o equipo: 20’ (el más frecuente), 40’ o refrigerado
● Nombre del transporte local que entregará la carga en el puerto
Esta información debe de ser enviada a la naviera a través de su plataforma.
Posteriormente la naviera emitirá la Confirmación de Booking, documento por medio del cual asegura
al exportador que el espacio para su contenedor está reservado, caso contrario, la naviera
proporcionará fechas alternas de salidas de barcos con espacios disponibles.

Ejemplo de Confirmación de Booking

6.2 PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN DE DOCUMENTOS DE VÍA INTERNET
POR MEDIO DE ANACAFÉ
ANACAFE pone a disposición de todos los exportadores el trámite de todos los documentos de
exportación vía internet a través de su plataforma
Se describe a continuación el procedimiento de autorización de documentos previo haber llenado los
siguientes requisitos:
● Ser exportador registrado en Anacafé
● Cada usuario deberá estar debidamente autorizado por el exportador y/o representante
legal.
● A cada usuario le será asignado un nombre y un código de acceso, el cual no podrá ser
● transferido a otra persona.
● Cada exportador podrá autorizar a las personas que considere necesarias para realizar
● estas operaciones vía internet
● En el sistema quedarán registradas todas las operaciones realizadas por cada usuario.
Transacciones que puede realizar el exportador:
● Registro de informe de ventas al exterior
● Registro de movimiento de productor exportador
● Registros de contrato compra-venta interna
● Permiso de embarque
● Pre-registro de Certificado de Origen
(fuente ANACAFE)
Los formularios pueden ser descargados desde la página de ANACAFE

6.3 REGISTRO DE LA VENTA CON ANACAFE
El exportador debe registrar sus ventas ante la Asociación Nacional del Café por medio del formulario
“Informe de Ventas al Exterior”
El Informe de Ventas detalla las transacciones efectuadas con los compradores del exterior.
Este deberá ser generado dentro de las 24 horas posteriores de realizada la venta.
Esto aplica a las ventas que fijen sus precios por medio de la Bolsa de Nueva York. Los precios se
cotizarán tomando como referencia la fecha en que se efectuó la venta. Para cafés lavados se tomará
como base la cotización del mercado de NUEVA YORK, menos US$10.00 de diferencial; el stocklot
tiene un diferencial de menos US $40.00 y los Naturales menos US$30.00.
En el caso de los exportadores que realicen sus ventas con precios fijos, pueden registrar su venta
al menos 15 días antes de la exportación.
El informe de ventas debe indicar:
● Nombre del exportador
● Fecha que se realizó la venta
● Nombre del comprador en el exterior
● Tipo de café
● Cantidad de sacos o cajas (en el caso de empaque al vacío)
● Posición de cotización
● Precio
(fuente ANACAFE)

Son permitidos los siguientes cambios en el Informe de Ventas:
● Tipo de Café
● Posición de Cotización
● Comprador al exterior
6.4 PERFECCIONAMIENTO DE INFORME DE VENTAS
Dentro de los treinta días posteriores de haber realizado el Informe de Ventas, el exportador debe
perfeccionar la venta. El proceso de perfeccionamiento se efectúa presentando en la ventanilla de
comercialización de ANACAFÉ el Contrato de Venta al Exterior debidamente firmado por las partes,
con esto se confirma la realización de la misma.

Ejemplo de Contrato de Venta al Exterior

ANULACIÓN DE VENTAS PERFECCIONADAS
Las ventas perfeccionadas que no sean utilizadas dentro de la posición de cotización deberán ser
anuladas, de lo contrario serán automáticamente congeladas al vencimiento de cada posición.
Para solicitar la anulación, el exportador debe enviar a Anacafé por medio de un correo electrónico
la solicitud para rescindir la operación previamente efectuada antes del vencimiento de la posición
de cotización indicada en el informe de ventas.
A los exportadores que no cumplan con rescindir un contrato de venta al exterior, no le será
autorizado el registro de nuevos informes de ventas al exterior, y deberán cancelar en las cajas
de Anacafé, en concepto de gastos administrativos la cantidad de US$0.50 por cada quintal de
Café congelado perfeccionado.
(fuente Anacafe)
Las ventas registradas no perfeccionadas se anulan automáticamente pasados 30 días después del
registro de las mismas y no generan ningún cargo para el exportador.
6.5 PROCESO DE PLANIFICACIÓN OPERATIVA
Una vez confirmado el Booking con la naviera, registrada y perfeccionada la venta en Anacafe, el
exportador continúa con el proceso de planificación operativa siguiendo los siguientes pasos:
1. Elaboración del Programa de Embarque
Es importante que el exportador genere un programa de embarques para realizar con éxito la gestión
y el control de sus exportaciones y lograr un óptimo cumplimiento de todos los procesos.
El programa deberá incluir la siguiente información
● Nombre del comprador
● Número de contrato
● El nombre del beneficio donde se procesa el café
● Cantidad de sacos o cajas a exportar
● La partida o número de OIC asignado
● Puerto de destino
● Puerto de carga
● El nombre de la naviera
● Fecha de embarque
● Número de Booking

Ejemplo Programa de Embarques
2. Elaboración de Orden de Producción u Orden de Trilla
Una vez realizado el programa de embarques el exportador debe enviar la Orden de Producción u
Orden de Trilla al Beneficio Seco donde se realizará el proceso del café. La Orden de trilla es el
documento donde se especifica cómo debe ser preparado el café, conforme a los requisitos de calidad
y preparación descritos en el contrato. Debe detallar el café que se utilizara para la preparación de
cada lote de acuerdo a los Recibos de ingreso en la bodega. La orden de trilla debe enviarse al menos
con 20 días de anticipación a la fecha de carga del contenedor para que el Beneficio la incluya dentro
de su programación mensual, tomando en consideración la temporada alta del café y que los
Beneficios maquilan café de otros exportadores.
Después de enviada la Orden de Trilla, el exportador debe asegurarse con sus proveedores de la
entrega de los sacos de yute de exportación y las bolsas Grainpro o Ecotac. Todo el material de
empaque debe estar disponible antes de que el café entre al proceso de trilla, de no estarlo el
Beneficio puede decidir no procesar el café y si lo procesan, el café lo empacaran en saco de nylon y
posteriormente se realizará el trasiego a los sacos de yute, sin embargo, esta operación genera un
costo adicional para el exportador.
En caso de presentarse retrasos en la preparación del café y que ya se cuente con un Booking
confirmado, el exportador puede rolear el booking (mover la fecha del embarque), esto siempre
sujeto a la disponibilidad de espacio en el barco y a la flexibilidad o necesidad inmediata del
comprador. El roleo se realiza enviando un correo electrónico a la naviera.

Ejemplo de Orden de Trilla
6.6 REGISTRO DE COMPRA ANTE ANACAFE
Cuando los exportadores adquieran café durante la cosecha para sus exportaciones, podrán registrar
sus compras a través del Contrato de compra-venta interna de café.
La Contratación Interna de Café es el documento de compra-venta que se realiza en el interior del
país entre productores, intermediarios y exportadores. El contrato debe incluir la cantidad expresada
en quintales oro exportable, utilizando el factor de conversión de pergamino seco a oro exportable
determinado por Anacafe (1.25)
Este es el único formulario que se debe presentar en físico en Anacafe.
CONTRATACIÓN DE FINCAS
Detalla las transacciones que haya realizado el productor de café y el exportador.
Si el productor está registrado en Anacafe, únicamente debe llenar el formulario de compra-venta
interna, deberá ser firmado por ambas partes y presentarlo en la Anacafe para ser operado. Una
vez esté autorizado el exportador lo podrá utilizar para su exportación.

Cuando el exportador realiza una compra a un productor “no registrado”, debe generar dentro del
sistema de Anacafé la factura especial con los detalles de la compra a nombre del proveedor del café.
CONTRATACIÓN DE INTERMEDIARIOS
El intermediario debe de llenar el documento de Contratación Interna de Café y el exportador debe
generar la factura especial desde el sistema de Anacafé con el detalle de la compra
MOVIMIENTO DE PRODUCTOR-EXPORTADOR
En este documento el Productor - Exportador indica la cantidad de café a exportar. Este documento
se genera desde la plataforma de Anacafé.
(Fuente Anacafe)
Ejemplo de Contrato de Compra-Venta Interna de Café

Ejemplo de Movimiento de Productor Exportador
6.7 SOLICITUD DE PERMISO DE EXPORTACIÓN
El permiso de exportación es la licencia o autorización para que legalmente se pueda exportar el
café.
ANACAFÉ es la única entidad encargada de extender permisos de exportación para el embarque del
café
Para que Anacafe pueda emitir la Solicitud de Permiso de Embarque, el exportador tiene que haber
cumplido previamente con los siguientes requisitos:
● Registro y autorización del Informe de Ventas al Exterior
● Registro y autorización del Perfeccionamiento de Ventas
● Contrato de Compra-Venta interna autorizada
● Pago de Impuestos
El exportador está obligado a pagar los siguientes impuestos de exportación:
DECRETO 111-85
Anacafe establece el pago de un 1% del valor en quetzales por cada quintal de café en oro o su
equivalente que se exporte con un peso de 46 kilogramos (100 libras españolas). Este pago está
distribuido de la siguiente manera:
● Q. 0.10 centavos de quetzal para el INFOM.
● El remanente para Anacafe.
DECRETO 19-69
Se establece Q. 0.25 centavos de quetzal, por cada quintal de café oro o su equivalente que se

exporte.
DECRETO 114
Se establece Q. 0.15 centavos de quetzal, por cada quintal de café oro o su equivalente que se
exporte, el cual es distribuido por el INFOM a las municipalidades de donde procede el café.
La solicitud de Permiso de Embarque se realiza desde la plataforma en línea de Anacafé.
REIMPRESIÓN DE PERMISO DE EMBARQUE
Anacafe puede autorizar reimpresiones de permiso de embarque en los siguientes casos:
● Modificación del país de destino
● Quitar o agregar marcas y contramarcas
● Cambio de Puerto de Embarque
● Modificación de OIC (siempre y cuando la exportación no se haya realizado)
Para este proceso, es necesario que el exportador solicite por medio de un correo electrónico la
modificación requerida.
Anacafe no autorizará reimpresiones en los siguientes casos:
● Cantidad de sacos
● Cantidad de Quintales
● Precio FOB
REVALIDACIONES DE PERMISO DE EMBARQUE
El Permiso de Embarque tiene una vigencia de 30 días calendario, el exportador puede solicitar la
revalidación por medio de un correo electrónico.
Anacafe únicamente autoriza la revalidación por 15 días calendario a partir de la fecha de vencimiento
del permiso de embarque. Solo se permiten dos revalidaciones por permiso.
ANULACIÓN DE PERMISO DE EMBARQUE
El exportador podrá solicitar a Anacafe la anulación del permiso de embarque por escrito por medio
de correo electrónico. Debe indicar la razón por la cual se solicita la anulación.
Los fondos que corresponden a los impuestos pagados (19-69, 114 y 111-85) serán cargados
automáticamente a la Cuenta Corriente del exportador y los podrá utilizar en una siguiente
exportación o bien solicitar la devolución de los mismos.
AUTORIZACIÓN DE PERMISOS PARA EMBARQUES A JAPÓN
Debido a la regulación japonesa de productos químicos agrícolas para granos de café y para que sea
extendido el permiso de exportación, el exportador debe solicitar a la Anacafe dentro de los primeros
5 días del mes que realice un muestreo en el Beneficio o bodega donde se encuentra el café a
exportar, para este proceso debe llenar el formulario que le proporciona Anacafe en su plataforma
en linea y enviarlo vía electrónica.
El café verde que contenga productos químicos agrícolas por encima de los niveles uniformes o los
límites máximos de residuos no pueden ser exportados a Japón.

Ejemplo de Permiso de Embarque
6.8 ENVÍO DE INSTRUCCIONES DE EMBARQUE A LA NAVIERA
El documento conocido como Orden de Embarque o Instrucciones de Embarque es el que autoriza la
exportación de la carga. Es un requisito que debe cumplir el exportador con la naviera para dar
formalidad al embarque.
Este formulario debe llenarse en línea a través de la plataforma de la naviera, se deben especificar
los aspectos relevantes de la carga de acuerdo y la información solicitada por el comprador en las
Instrucciones de Embarque.
Debe ser enviado 4 o 5 días antes del zarpe del barco (este tiempo dependerá del cutoff de
documentos con cada naviera)
Una vez la naviera recibe la OE procede a enviar el “draft del BL”. El exportador debe revisar
detalladamente el borrador ya que toda la información debe ser correcta y coincidir con las
instrucciones de embarque. El draft también debe ser enviado al comprador para su aprobación, si
se encuentran diferencias se notifica a la naviera para que realice las correcciones correspondientes
y envíe un nuevo borrador. Si todo está en orden, se envía la aprobación a la naviera y después del
zarpe del barco la naviera procederá a la impresión del BL original para ser entregado al
exportador o el envío del SWB vía electrónica.
Juntamente con las instrucciones de embarque, el exportador debe transmitir a la naviera el VGM
(peso bruto verificado). Esta información consiste en declarar el peso bruto de la carga más la tara
del contenedor. El VGM es necesario enviarlo antes de cargar el contenedor al barco. El
incumplimiento de este requisito implica que el contenedor no sea embarcado.
CONTENEDOR PESO BRUTO TARA TOTAL
UACU8580089 21,743.28 3,600.00 25,343.28

Ejemplo de Instrucciones de Embarque

Ejemplo Draft de BL
6.9 SOLICITUD DE RETIRO DE EQUIPO
El exportador puede programar el retiro del equipo (contenedor) una vez haya recibido la asignación
del mismo por parte de la naviera, esto usualmente se recibe al mismo tiempo que la confirmación
de Booking. La naviera también notificará el predio en donde el transportista, designado por el
exportador, podrá recoger el equipo. Aunque algunas navieras cuentan con predios en la ciudad,
pero normalmente los equipos se retiran en el puerto de carga.
El equipo debe retirarse por lo menos 8 días antes del zarpe del barco. Las navieras tienen fecha
límite de recepción de carga en puerto, esto también lo notifican en la confirmación de Booking y
sirve de guía al exportador para la carga y despacho de su contenedor.
Una vez el exportador recibe la asignación del equipo debe seguir los siguientes pasos:
● Notificar al transportista designado cuando y donde puede retirar el equipo, la fecha y el
lugar donde se realizará la carga del café.

● Notificar a la empresa de seguridad que brinda el servicio de custodia, la fecha en la cual se
realizará el despacho a puerto y la hora en la cual deben de presentarse el custodio en la
bodega de carga.
● Generar la Orden de Despacho
Antes de retirar el equipo en el puerto o predio de la naviera, el transportista debe verificar que el
contenedor se encuentre en óptimas condiciones para cargar el café, si el equipo no es apto (que
tenga agujeros o mal olor) debe notificarlo para que la naviera lo reemplace.
El equipo de exportaciones también debe velar por que el contenedor esté en tiempo y condiciones
adecuadas para evitar atrasos con documentación, vapor u otros problemas que se ocasionan
eventualmente en el puerto de salida.
Orden de Despacho
Es el documento por medio del cual el exportador autoriza al Beneficio y al transportista cargar y
despachar el café hacia el puerto de embarque. Este documento debe enviarse al menos 2 dias
antes del posicionamiento del contenedor en la bodega de carga y debe ser enviado vía correo. Al
estar cargado el contenedor, el Beneficio emitirá la Carta de Porte que es uno de los documentos
que se entrega a la naviera para el ingreso del contenedor al recinto portuario
Ejemplo Orden de Despacho
6.10 EMISIÓN DE FACTURA DE VENTA
La factura es el documento comercial con validez fiscal y comercial que refleja la transacción de la
venta del café. Se recomienda emitirla al menos 8 días antes de la fecha de zarpe del barco, ya que

es un requisito para tramitar el Certificado Fitosanitario, y se debe de entregar al Agente Aduanal
para que pueda realizar el trámite de las DUCAS (pólizas de exportación).
La SAT informó que a partir del 1 de julio del 2021 los contribuyentes sólo tendrán la opción de emitir
facturas en la modalidad Factura Electrónica en linea (FEL).
Para efectos legales tiene las mismas características que la factura en papel, pero es registrada
electrónicamente.
Beneficios para el Contribuyente:
● Reducción de costo en almacenamiento.
● Brinda seguridad en el resguardo de documentos.
● Eliminación de falsificación o alteración.
● Disminuye el riesgo o probabilidad de fraude.
● Facilita el cumplimiento voluntario de sus obligaciones tributarias.
● Facilita el archivo y búsqueda de documentos.
(Fuente Portal SAT)
De acuerdo a lo establecido por la SAT, las partes implicadas en el proceso de facturación son cuatro
1. Emisor: Es quien emite la factura o cualquier otro documento tributario
2. Certificador: Es un tercero de confianza, autorizado previamente por SAT, que certifica la
autenticidad de las facturas enviadas por el emisor
3. SAT: Es el órgano encargado de validar las facturas o cualquier otro documento tributario
4. Receptor: Es quien recibe las facturas o cualquier otro documento tributario
Requisitos para ser facturador electrónico en Guatemala
● Estar afiliado al IVA.
● Poseer un negocio activo.
● Contar con Agencia Virtual.
● Tener los datos actualizados en el Registro Tributario Unificado (RTU).
● Tener el domicilio localizado.
● Tener la habilitación en el FEL como emisor.
● Cumplir con las normativas técnicas.
● Poseer firma electrónica.
● Estar al día en la declaración de sus impuestos.
● Tener contratado una entidad certificadora para validar los DTE’s.
● Utilizar certificado de firma electrónica para emisión (otorgado por la SAT).
Requisitos principales del formato de la factura
● Identificación del tipo de documento de que se trate. En este caso que estamos tratando el
documento debe tener impreso la palabra “FACTURA” o “FACTURA CAMBIARIA”.
● Serie y número correlativo del documento.
● Nombres y apellidos completos y nombre comercial del contribuyente emisor, si lo tuviera,
si es persona individual; razón o denominación social y nombre comercial, si es persona
jurídica.
● Número de Identificación Tributaria (NIT) del contribuyente emisor.
● Dirección del establecimiento u oficina en donde se emita el documento.
● Fecha de emisión del documento.
● Nombre y apellidos completos del adquirente, si es persona individual; razón o denominación
social.
● NIT del adquirente. Si no lo tiene o no lo proporciona, se consignarán las palabras
“consumidor final” o las siglas “CF”.
● Detalle o descripción de la venta o el servicio prestado
● Precio total de la operación con inclusión del impuesto cuando corresponda

Se debe de tomar en consideración que el café de exportación es un producto que está exento del
impuesto del IVA.
Información adicional que debe de incluir la factura de exportación
Además de cumplir con la normativa fiscal, la factura de exportación debe de complementarse con
información adicional la cual debe de coincidir con los datos del contrato, instrucciones de embarque
y alguna información proveniente de la naviera.
● Nombre del comprador incluyendo la dirección del domicilio
● Nombre y dirección del consignatario del embarque (cuando es es diferente del comprador)
● Puerto de embarque
● INCOTERM
● Cantidad de sacos y su equivalente en quintales oro
● Descripción del producto
● Precio unitario por quintal oro
● Valor total
● Certificados y detalles obligatorios de cada sello (certificadora para Orgánico y FLO ID de
ambas partes en el caso de Comercio Justo)
● Número de partida o clave OIC
● Marcas (como se declararon en el permiso de embarque)
● Es opcional colocar las instrucciones bancarias en cada factura, caso contrario estas deben
de ser acompañadas en un documento adjunto.
6.11 B/L O CONOCIMIENTO DE EMBARQUE
Un conocimiento de embarque o B/L (por sus iniciales en inglés, Bill of Lading) es un documento
propio del transporte marítimo que se utiliza para comprobar el recibo y la entrega de la mercancía
trasladada por la naviera. Allí se especifican los aspectos relevantes de la carga transportada.
Sirve como certificación de que la naviera ha tomado a su cargo la mercancía para entregarla, contra
la presentación del mismo en el punto de destino, a quien figure como consignatario.
La naviera puede expedir dos tipos de Conocimiento de Embarque
1. El B/L puede ser un documento físico en papel, siendo emitidos 3 B/L originales y 8 copias
no negociables. Este BL debe ser enviado vía courier al comprador juntamente con todos los
documentos que amparan la exportación. Este documento también puede adoptar la forma
de las variantes virtuales como el telex release o express release.
2. SWB, sus iniciales provienen del inglés “Sea Waybill” y se diferencia de un B/L físico ya que
este es transmitido de manera electrónica y al igual que un B/L físico traspasa la propiedad
de la carga y agiliza su liberación. Debido a la pandemia, hoy en día el SWB es el más
solicitado por los compradores.
Datos relevantes que deben estar detallados en el B/L:
● Número de booking
● Embarcador (Shipper)
● Consignatario
● Notificador
● Nombre del barco y número de viaje
● Puerto de carga
● Puerto de descarga
● Destino final

● Cantidad de bultos (sacos o cajas)
● Peso neto y bruto de la carga
● Descripción de la carga
● Número de partida
● Marcas y contramarcas
● Número de registro del FDA (en el caso de los embarques a USA)
● Certificado de origen
● Nº de contenedor y marchamo
Ejemplo de Conocimiento de Embarque
6.12 CERTIFICADO DE ORIGEN DE ANACAFÉ

El Certificado de Origen es un documento establecido como requisito por parte de la Organización
Internacional del Café (OIC) para documentar las exportaciones de cada país miembro.
En el año 2020 Guatemala decidió retirarse de la Organización Internacional del Café, concluyendo
que dicha organización no beneficia a los intereses del sector ni contribuye a brindar soluciones a la
problemática actual de la caficultura. La salida no afecta las exportaciones de Guatemala.
En octubre de 2020 Anacafe puso a disposición de los exportadores el Certificado de Origen de
Anacafé, el cual sustituye al certificado de la OIC.
Los cambios que se realizaron al formato son los siguientes:
● El certificado consta de una sola página
● Ya no es necesario hacer un pre-registro (como se hacía con el OIC)
● Solo debe ingresarse el No. del B/L y del notificador
● El costo por la emisión del certificado es de Q 3.00
● Para la autorización del certificado es indispensable entregar en físico en la ventanilla de
Anacafé, una copia no negociable del B/L o SWB y una copia de la DUCA clase 11.
● El certificado incluye un código QR que garantiza la legitimidad del mismo
El certificado de origen se realiza en línea desde la plataforma de Anacafé. Una vez autorizado debe
recogerse en físico en la ventanilla de Anacafé.
Este documento debe ser enviado al comprador con todos los documentos que respaldan la
exportación.
Ejemplo de Certificado de Origen
6.13 CERTIFICADO FITOSANITARIO

Es un documento oficial facilitador del comercio que debe acompañar toda exportación de productos
de origen vegetal. Es el documento oficial que certifica el estatus fitosanitario de un envío. Certifica
que las plantas y productos vegetales han sido inspeccionados y/o tratados de acorde a los
procedimientos apropiados y los mismos son considerados libres de plagas cuarentenarias y otras
plagas perjudiciales. teniendo en cuenta la actual regulación fitosanitaria del país importador.
El Certificado Fitosanitario debe ser enviado al comprador como parte de los documentos requeridos
en las instrucciones de embarque. Este documento comprueba que el café exportado representa un
riesgo fitosanitario aceptable de acuerdo a los requisitos fitosanitarios establecidos por el país
importador.
Trámite del Certificado Fitosanitario
En Guatemala, la entidad encargada de la emisión de los certificados fitosanitarios es el MAGA a
través de la Ventanilla Única de Exportaciones (VUPE).
El certificado tiene un costo de US$6.25 pagadero en quetzales en las agencias de Banrural
seleccionadas. La solicitud debe ser enviada antes del zarpe del barco
El fitosanitario puede gestionarse de varias maneras
1. de forma física, presentando el formulario debidamente lleno con firma y sello del exportador
en VUPE en horario de atención de 8:00 am a 3:00 pm
2. de forma virtual, mediante el servicio electrónico para la autorización de exportaciones
SEADEX el cual está disponible las 24 horas.
3. a través de la plataforma GeNS (Generic ePhyto National System). Esta plataforma es la
más reciente implementada para tramitar fitosanitarios, se debe solicitar un usuario y
contraseña al VUPE.
La ventaja de utilizar la plataforma GeNS es que el exportador puede imprimir de una vez el
fitosanitario cuando esté autorizado, lo cual agiliza el proceso, mientras que con las otras dos
modalidades, el exportador debe recoger en físico el Fitosanitario en la ventanilla de VUPE.
. Debe contener los siguientes datos:
● Nombre y dirección del exportador
● Nombre del consignatario
● Número de partida y marcas
● Cantidad de bultos
● Peso neto de la carga
● Valor total de la carga
● País de origen
● Medio de transporte
● País de destino
● Puerto de salida
Archivos que deben adjuntarse a la solicitud del fitosanitario:
● Factura de venta
● Comprobante de pago de Banrural
● Información de fecha de zarpe y número de contenedor
Se debe de generar un certificado fitosanitario por contrato de venta. En caso de que un contrato
esté compuesto por más de un lote de diferente exportador, se debe de generar un fitosanitario por
cada exportador.

En algunas ocasiones el cliente solicita que se haga una declaración adicional. Por ejemplo, un
tratamiento de fumigación y el producto que se utilizó. En estos casos, el exportador debe realizar
la solicitud de fumigación con la empresa indicada y pagar el costo por este servicio.
Ejemplo de Certificado Fitosanitario
.

6.14 ENVÍO DEL IMPORTER SECURITY FORM 10+2
El Importer Security Filing que también se conoce comúnmente como 10+2 es una normativa
aprobada a finales de 2008 por la Aduana y Protección Fronteriza (CBP) de Estados Unidos. Es un
formulario que debe enviarse a la oficina de Aduanas como mínimo 24 horas antes de que el barco
zarpe del puerto de salida.
Este es un formato es de suma importancia para realizar la exportación, cada importador lo envía al
exportador juntamente con las instrucciones de embarque. El formato debe ser llenado una vez se
cuente con el número de BL y enviado al comprador vía electrónica.
Consecuencias del no envío del ISF
Todas aquellas declaraciones que contengan errores, que sean presentadas fuera de plazo o que no
sean presentadas antes del zarpe del barco, serán merecedoras de penalización comprendida entre
US$2,500 y US$5000. Adicionalmente, el exportador se expone a que su envío sea sometido a una
larga inspección en cualquier puerto de USA y al pago de costos adicionales.
Ejemplo Formato ISF

6.15 EMISIÓN DE CERTIFICADOS ESPECIALES
Existen algunos certificados, que no son obligatorios para todos los destinos, sin embargo, en algunas
ocasiones son solicitados por los clientes.
Certificado EUR.1
Este certificado permite un tratamiento arancelario preferencial en la exportación de mercancías de
la Unión Europea con terceros países. Este documento debe de ser solicitado por medio de la
plataforma de Anacafé. Para su autorización se debe enviar en físico a Anacafe una copia de la
factura de venta y una copia no negociable con firma y sello de la naviera del B/L o SWB.
Una vez el Certificado está autorizado, el exportador debe recogerlo en la ventanilla de Anacafé
Certificado CAFTA
Certificado de Origen para: Centroamérica - República Dominicana - Estados Unidos
Forma A
Es un tipo de certificado de origen que permite a las importaciones procedentes de los países incluidos
en el Sistema de Preferencias Generalizadas (SPG) –países en vías de desarrollo– acogerse a la
eliminación o reducción de derechos arancelarios ya que este sistema otorga un régimen preferencial.
T.W.
Certificado de Origen para la República de China (Taiwán)
Packing Declaration
Para todas las exportaciones a Australia
6.16 CARGA Y TRANSPORTE DEL CAFÉ, CUSTODIA Y ENVÍO A PUERTO
Es recomendable que cuando los contenedores sean enviados al puerto de carga sean acompañados
por un oficial de seguridad o custodio. En algunos casos el exportador puede contratar también una
patrulla y un servicio de GPS para poder monitorear la carga hasta que llegue a su destino.
En Guatemala existen varias empresas que ofrecen este servicio.
También es importante que el exportador cuente con un seguro de carga en tránsito por cualquier
eventualidad que pudiera suscitarse durante el traslado de la carga.
Cuando el café es cargado en el contenedor, el Beneficio o bodega debe entregar al transportista la
Carta de Porte, este es el documento que ampara la carga que está transportando y debe ser
entregado a la naviera en el puerto de carga para que sea ingresado al recinto portuario. La naviera
deberá verificar que el producto, cantidad de sacos, sellos, marcas, número de contenedor y número
de marchamo sean los correctos para que el lote sea exportado.

Ejemplo de Carta de Porte
6.17 EMISIÓN DE DUCA O PÓLIZA ADUANERA
Este procedimiento debe de realizarlo la Agencia Aduanal contratada por el exportador, la cual debe
estar registrada y autorizada por SAT. La transmisión y digitación se realiza desde el Portal de SAT
La Declaración Única Centroamericana (DUCA), es el documento que une las tres principales
declaraciones aduaneras que ampara el comercio de mercancías en Centroamérica. La integra el
Formulario Aduanero Único Centroamericano (FAUCA), utilizado para el comercio intrarregional de
mercancías originarias; la Declaración para el Tránsito Aduanero Internacional Terrestre, conocida
como DUT, empleada para el tránsito internacional terrestre de las mercancías en Centroamérica; y

la Declaración de Mercancías, también conocida como DUA o DM, utilizada para el comercio con
terceros países fuera de la región.
En el caso de las exportaciones de café por vía marítima se utilizarán las siguientes DUCAS:
● DUCA – D Simplificada/Clase 11: para exportaciones vía marítima o aérea, se emite previa
a la exportación y posteriormente debe de liquidar la exportación con una DUCA - D
complementaria
● DUCA – D Complementaria/Clase 37: Para exportaciones vía marítima o aérea, se emite
luego de que el producto se haya exportado y sirve para liquidar la exportación ante la SAT.
● DUCA – D Rectificatoria/Clase 36: Se usa para rectificar los datos consignados en una DUCA
clase 11 o Clase 37
(Fuente VUPE)
Nota importante: Para la liquidación de la DUCA clase 37 es indispensable que el exportador
entregue al Agente Aduanal una copia no negociable firmada y sellada por la naviera y que refleje el
costo del flete marítimo.
Para que el Agente Aduanal pueda transmitir la DUCA, el exportador debe enviar los siguientes
documentos:
● Factura de venta (que ampara la exportación)
● Permiso de Embarque
● Orden de Embarque de la naviera
Es muy importante que todos los documentos sean enviados al menos 2 días antes del despacho del
contenedor al puerto. Se debe también informar al Agente Aduanal el nombre del transporte que
lleva la carga, el nombre y número de teléfono del piloto, ya que al llegar al puerto ellos se ponen
en contacto con el transportista para que entregue la Carta de Porte y la adicionen al resto de
documentos de exportación los cuales se deben presentar a la naviera para el ingreso del contenedor
al recinto portuario.
Toda la documentación debe estar verificada y autorizada por la naviera y por Anacafe.
Anacafe cuenta con oficinas en los principales puertos de carga en Guatemala, siendo estos: Puerto
Santo Tomás de Castilla, Puerto Barrios, Puerto Quetzal.
La DUCA es solicitada por Anacafe para la emisión de los Certificados de Origen. Existe una delegación
de la SAT en la ventanilla de Anacafé que verificará que la información declarada en la DUCA coincida
con el B/L y la factura de venta. Puede ser enviada en físico o vía electrónica a Anacafe.

Ejemplo de DUCA

7. DOCUMENTACIÓN DE COBRO: FASE III
La Fase III del manual comprende las gestiones y los documentos que deben de emitirse después
que el producto ha sido embarcado. Estos documentos serán necesarios para que el exportador
pueda realizar la cobranza al comprador.
Existen ciertos documentos solicitados por los compradores que no tienen un formato definido, el
exportador tiene la libertad de crearlos siempre y cuando se incluya toda la información de la
exportación realizada. Sin embargo, aquí se proporciona una guía del contenido mínimo que debe de
contener cada formato para cumplir con el objetivo y los requerimientos internacionales de
importación.
A continuación, presentamos los pasos a seguir y los documentos que deben de ser emitidos para
poder realizar la gestión de cobro al importador o comprador.
7.1 APROBACIÓN Y EMISIÓN DE BL
Una vez que se cuenta con el borrador del BL, este debe de ser enviado al comprador para su revisión
y aprobación. Este proceso debe de realizarse antes del zarpe del barco. De encontrar alguna
diferencia en la información del borrador se debe solicitar a la naviera las correcciones
correspondientes. Las navieras tienen una fecha límite para recibir la solicitud de correcciones, si se
solicitan fuera de tiempo la naviera genera un costo adicional al exportador. Es muy importante que
el B/L se emita de acuerdo a las instrucciones recibidas para evitar inconvenientes en el país de
destino para la entrada del contenedor.
Cuando el borrador del BL es aprobado por el cliente final, el exportador transfiere el visto bueno a
la naviera para que ésta pueda emitir el B/L o SWB, según sea el caso. Las navieras emiten el B/L
hasta que el barco ha zarpado.
Para la entrega del B/L el exportador debe realizar el pago de los cargos navieros locales y pago por
la emisión del B/L, si el exportador no cuenta con crédito en la naviera, debe hacer el pago de
acuerdo a las instrucciones bancarias enviadas por la naviera. Una vez realizado el pago la naviera
procede a la entrega del B/L al exportador.
7.2 PACKING LIST
El Packing list o lista de empaque, es el documento elaborado por el exportador donde detalla todas
las mercancías embarcadas, es un documento esencial solicitado por el comprador para ayudarlo a
realizar la verificación del embarque recibido y el desaduanaje en destino.
El Packing list se puede describir como un inventario de la carga exportada. Es un documento que
facilita las tareas de reconocimiento e inspección de las mercancías en la aduana en destino. Además,
en caso de siniestro, daño o pérdida de la mercancía funciona como comprobante para hacer
reclamaciones posteriores.
No existe ningún formato estandarizado de este documento, por lo que el exportador puede
prepararlo según su preferencia y diseño personal. Sin embargo, debe ser lo más exacto y detallado
posible. Adicional, se recomienda redactarlo en inglés.
Información recomendada dentro de un Packing List
● Datos del exportador (Vendedor)
● Datos del importador (Comprador o consignatario)

● Nombre de la naviera
● Tipo de embalaje: caja, bolsa, saco de yute, big bags, etc.)
● Número de bultos
● Número de partida y marcas adicionales
● Peso neto y peso bruto
● Número correlativo del documento
● Número de contenedor y marchamo
● Número de B/L
● Puerto de Carga
● Lugar donde fue empacado el producto
El packing list es un documento importante en la cadena de documentos para realizar la cobranza,
el exportador debe asegurarse que todos los datos coinciden de acuerdo al B/L y la factura. Esto
evitará retrasos al importador en la aduana en destino y cargos adicionales que podrían ser
trasladados al exportador
Ejemplo de Packing List

7.3 WEIGHT CERTIFICATE
El Weight certificate o Certificado de peso tiene como objetivo certificar el peso de un embarque.
Este documento lo expide el exportador. En el documento se hace constar el peso de la mercancía
(neto y bruto) bulto por bulto y cualquier otro dato relevante a la exportación. Se recomienda
redactarlo en inglés.
Información recomendada dentro de un Weight Certificate
● Peso neto y peso bruto total de la carga
● Tara del embalaje (Peso del embalaje)
● Peso neto y peso bruto por bulto
● Puerto de carga
● Número de contenedor y marchamo
● Número de B/L
● Número de partidas y marcas
Ejemplo Weight Certificate

7.4 QUALITY CERTIFICATE
El Quality Certificate o Certificado de Calidad no es un documento usualmente solicitado por los
compradores. Si un comprador lo requiere, este se detalla en las instrucciones de embarque que
envíe al exportador.
El Certificado de Calidad es un documento en el cual el exportador declara que la calidad del producto
corresponde a la calidad pactada dentro del contrato de compra/venta o al menos que las
características no son menores o inferiores a las mismas.
El certificado de calidad es emitido por un tercero, esto se refiere a empresas que prestan el servicio
de control de calidad de productos de exportación.
Información recomendada dentro de un Quality Certificate
● Fecha de análisis de calidad
● Empresa que realiza el análisis de calidad
● Breve detalle del proceso de toma de muestra, o constancia que la muestra ha sido tomada
de forma representativa y adecuada para su análisis.
● Puerto de carga
● Nombre del barco y número de viaje
● Número de B/L
● Resultados del análisis de calidad
● Correlativo del documento

Ejemplo de Quality Certificate

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