Guia de contractació dels serveis de telecomunicacions a les administracions locals

1,381 views

Published on

La Guia de contractació dels serveis de telecomunicacions a les administracions locals, estableix unes pautes comunes en la realització d’aquests processos i fomenta la participació de tots els municipis del nostre país en la consecució de nous beneficis en un mercat de les telecomunicacions liberalitzat.

Published in: Technology
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
1,381
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
4
Actions
Shares
0
Downloads
21
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Guia de contractació dels serveis de telecomunicacions a les administracions locals

  1. 1. Guies Per al desenvolupament de la societat del coneixement La contractació dels serveis de telecomunicacions a l’administració local
  2. 2. Guies Per al desenvolupament de la societat del coneixement La contractació dels serveis de telecomunicacions a l’administració local
  3. 3. La contractació dels serveis de telecomunicacions a l’administració local Edita: LOCALReT Disseny i maquetació: PQR, Comunicació Impressió: Alcograf D. Legal: B-38879-2009 Octubre de 2009
  4. 4. Índex de continguts índex Pàg Presentació 4 1. Contractació de serveis de telecomunicacions 6 1.1. El mercat actual de les telecomunicacions 6 1.2. La contractació dels serveis de telecomunicacions 12 1.3. Els serveis de telecomunicacions dels ajuntaments 14 2. Com realitzar la contractació 16 2.1. Dades necessàries 16 2.2. Aspectes evolutius 17 2.3. Beneficis de la contractació dels serveis de telecomunicacions 19 3. Fases de la contractació 20 3.1. Fase d’anàlisi 20 3.2. Fase d’estratègia 23 3.3. Redacció i valoració dels plecs 30 3.4. Fase de migració 32 4. Compra agregada 38 4.1. A qui va dirigit 38 4.2. Eixos de millora 39 4.3. Model relacional 41 4.4. Beneficis 42 5. Recomanacions 44 6. Conclusions 48 Annex. Casos d’èxit 50
  5. 5. Presentació La liberalització del mercat de les telecomunicacions es va dur a terme ja fa més de 10 anys. L’aparició d’operadors alternatius a l’incumbent ha propiciat durant aquest període un cert nivell de competència, en referència a preus i serveis, de la qual s’han beneficiat els usuaris finals. La utilització de forma intensiva dels serveis de telecomunicacions en tots els àmbits d’activitat, - econòmica, social, administrativa -, s’ha generalitzat de forma molt accentuada durant aquests darrers anys. Les administracions locals no han estat alienes a aquesta tendència i, de forma inexorable, la despesa associada als serveis de telecomunicacions s’ha vist incrementada de manera continuada durant aquest darrer període. Actualment, la despesa municipal en l’àmbit dels serveis de telecomunicacions a Catalunya se situa al voltant dels quaranta milions d’euros anuals. Segons dades recollides per Localret mitjançant l’enquesta que anualment passa a tots els ajuntaments de Catalunya, a dia d’avui, aproximadament un 75% dels ajuntaments no ha dut a terme cap iniciativa per treure els serveis de telecomunicacions al mercat i intentar negociar algun tipus de benefici a partir de la lliure competència existent. Bé sigui mitjançant processos de licitació individuals impulsats per aquelles ciutats amb capacitat de negociació pel seu propi volum de despesa, bé sigui pels processos de compra agregada on es tramiten en un sol expedient les despeses en serveis de telecomunicacions d’un conjunt de municipis amb una certa contigüitat territorial, des de LOCALRET estem impulsant de forma decidida aquestes iniciatives per tal d’ aconseguir un major lideratge municipal en la gestió de les despeses associades als serveis de telecomunicacions. Així doncs, és dins aquesta línea de treball que editem la present Guia de contractació dels serveis de telecomunicacions a les administracions locals, amb la clara intenció d’establir unes pautes comunes en la realització d’aquests processos i fomentar la participació de tots els municipis del nostre país en la consecució de nous beneficis en un mercat de les telecomunicacions liberalitzat. 4 Guies per al desenvolupament de la societat del coneixement
  6. 6. 1 Contractació de serveis de telecomunicacions 1.1. - El mercat actual de les telecomunicacions Les telecomunicacions han experimentat en la darrera dècada una revolució tecnològica i de progrés que afecta transversalment a tots els sectors de la societat. Aquesta revolució ha consistit sobretot en tres aspectes clau: a. L’aparició de nous actors al mercat. b. Les noves prestacions de servei i la millora de les ja existents ofertes pels operadors de telecomunicacions. c. L’evolució tecnològica focalitzada en la integració de xarxes i en la mobilitat. S’ha passat d’un catàleg de productes molt limitat i poc flexible a un ventall de serveis i configuracions adaptables i a mida de cada necessitat. Actualment, el mercat de les telecomunicacions és un mercat liberalitzat, fet que implica que existeix un marc competencial on qualsevol empresa convenientment inscrita en el registre de la Comissió del Mercat de les Telecomunicacions (CMT) pot prestar els seus serveis de telecomunicacions al mercat. Tot i aquesta liberalització, el mercat de la telefonia tradicional ha variat molt poc i Telefónica, l’operador dominant, ha mantingut una quota molt elevada en els entorns residencials i d’empresa, tot i l’aparició contínua de nous operadors. No obstant això, del que sí s’ha pogut gaudir és d’una oferta més àmplia de serveis i una disminució progressiva del preu per minut en els serveis de comunicacions de veu. 6 Guies per al desenvolupament de la societat del coneixement
  7. 7. 1.1.1. - Telefonia fixa En les figures següents es pot observar com, per ingressos, la quota de mercat de Telefónica és de gairebé un 80% tot i que si s’observa des del punt de vista de nombre de clients, la quota cau més de 12 punts en l’entorn residencial, però menys de 6 punts en el mercat empresarial. Ingressos telefonia fixa Proveïdor Ingressos (milions €) % Telefónica 1.366,37 79,7 Ono 154,54 9 Orange 35,27 2,1 Vodafone 32,53 1,9 Euskaltel 28,36 1,7 Jazztel 22,71 1,3 BT España 22,52 1,3 R Cable 21,45 1,3 Telecable de Asturias 7,23 0,4 Xtra 5,63 0,3 Al-pi 5,59 0,3 Yacom 5,23 0,3 Resta 6,74 0,4 Total 1.714,17 100,0 Figura 1. Telefonia fixa. Quota de mercat segons ingressos (Font: CMT. Informe 4T08). 7 Guies per al desenvolupament de la societat del coneixement
  8. 8. La contractació dels serveis de telecomunicacions a l’administració local 1. Contractació de serveis de telecomunicacions Clients i quota de mercat telefonia fixa Proveïdor Residencial % Residencial empresa % empresa Total % Total / Total / Total Telefónica 9.332.844 67,6 1.789.993 74,4 11.122.837 68,6 Ono 1.750.666 12,7 88.072 3,7 1.838.738 11,3 Orange 682.645 4,9 97.806 4,1 780.451 4,8 Vodafone 503.383 3,6 156.566 6,5 659.949 4,1 Jazztel 412.799 3,0 78.764 3,3 491.563 3,0 Ya.com 385.497 2,8 8.128 0,3 393.625 2,4 Euskaltel 295.057 2,1 39.321 1,6 334.378 2,1 R Cable 177.343 1,3 48.489 2,0 225.832 1,4 Movistar 100.339 0,7 34.885 1,5 135.224 0,8 Resta 165.164 1,2 63.457 2,6 228.621 1,4 Total 13.805.737 100,0 2.405.481 100,0 16.211.218 100,0 Residencial empresa 7% 5% 4% 4% 13 % 68 % 74 % Telefónica Orange Jazztel Euskaltel Movistar Ono Vodafone Ya.com R Cable Resta Figura 2. Telefonia Fixa. Quota de mercat per tipus i nombre de client (Font: CMT. Informe 4T08). 8 Guies per al desenvolupament de la societat del coneixement
  9. 9. La contractació dels serveis de telecomunicacions a l’administració local 1. Contractació de serveis de telecomunicacions 1.1.2. - Comunicacions mòbils La telefonia mòbil apareix per primera vegada el 1990 amb tecnologia analògica i com a únic proveïdor de servei Moviline (avui ja desaparegut). Posteriorment, l’entrada de la tecnologia digital i l’estàndard GSM, juntament amb la liberalització del sector el 1995, fa que apareguin nous operadors al mercat: el mateix 1995 Airtel -actualment Vodafone- i el 1998 Amena -actualment Orange-. L’any 2002 s’otorguen les llicències d’UMTS als tres operadors ja existents i a XFERA. L’any 2006 es regulen els operadors mòbils virtuals (OMV) i actualment estem en l’etapa d’expansió d’aquests operadors que ofereixen el seu servei sense disposar de xarxa pròpia, sinó arribant a acords d’ús de les infraestructures de la resta d’operadors existents. Com es pot comprovar a les figures següents, el mercat de la telefonia mòbil està molt més repartit que el de la telefonia fixa. Les xifres poden canviar amb l’aparició d’aquests nous operadors que hauran de fer-se un lloc en el mercat. En el present estudi apareixen únicament tres OMV, tot i que de forma encara testimonial. Nombre de línies per tipus contracte Proveïdor Pre-pagament Post-pagament Total % Total Movistar 9.023.147 13.298.625 22.321.772 44,9 Vodafone 5.929.371 9.351.146 15.280.517 30,8 Orange 4.218.404 6.067.591 10.285.995 20,7 Yoigo 600.494 362.535 963.029 1,9 Euskaltel 71.421 163.634 235.055 0,5 Resta OMV 464.592 131.422 596.014 1,2 Total 20.307.429 29.374.953 49.682.382 100,0 Quota mercat per nombre de línies Movistar Yoigo 21 % Vodafone Euskaltel 45 % Orange Resta OMV 31 % Figura 3. Comunicacions Mòbils. Quota mercat per nombre de línies. (Font: CMT. Informe 4T08). 9 Guies per al desenvolupament de la societat del coneixement
  10. 10. La contractació dels serveis de telecomunicacions a l’administració local 1. Contractació de serveis de telecomunicacions 1.1.3. - Comunicacions de dades Les comunicacions de dades han sofert un creixement exponencial a partir de l’aparició de la tecnologia xDSL, gràcies a la qual, per uns imports més ajustats, podia gaudir-se d’unes comunicacions permanents amb unes garanties de qualitat i amplada de banda significatius respecte als existents anteriorment. Aquesta tecnologia ha facilitat l’accés de tots els operadors de dades a poder oferir els seus serveis. No obstant això, i com es podrà comprovar, Telefónica continua disposant de més del 60% de la quota de mercat. Inicialment, les comunicacions de dades només cobrien un segment del mercat, l’empresarial. Actualment, el sector residencial aporta una gran part dels ingressos globals de dades dels operadors, la immensa majoria dels quals són utilitzats per l’accés a Internet. Per comprovar l’evolució i la comparativa entre operadors s’ha comptabilitzat únicament els accessos a Internet. Per una banda, comparant els accessos de forma global i independent de la tecnologia i, per altra, comparant únicament els accessos amb tecnologia ADSL. Ingressos accés internet Proveïdor Ingressos (millions €) % Telefónica 601,60 62,4 Ono 127,81 13,3 Orange 58,51 6,1 Jazztel 43,27 4,5 Ya.com 37,39 3,9 Vodafone 30,99 3,2 Euskaltel 16,81 1,7 R Cable 12,36 1,3 Colt 9,34 1,0 Resta 25,85 2,7 Total 963,96 100,0 Ingressos accés internet Telefónica Vodafone Ono Euskaltel 6% Orange R Cable 62 % Jazztel Movistar 13 % Ya.com Resta Figura 4. Comunicacions Dades. Quota mercat segons ingressos accessos a Internet (Font: CMT. Informe 4T08). 10 Guies per al desenvolupament de la societat del coneixement
  11. 11. La contractació dels serveis de telecomunicacions a l’administració local 1. Contractació de serveis de telecomunicacions Nombre línies serveis accés dedicat Proveïdor Línies AdSL Cable mòdem i altres Total % Telefónica 5.152.902 0 5.152.902 57,3 Ono 51.100 1.342.394 1.393.494 15,5 Orange 691.879 0 691.879 7,7 Ya.com 472.091 0 472.091 5,2 Jazztel 380.593 0 380.791 4,2 Vodafone 373.239 0 373.239 4,1 Euskaltel 4.770 192.521 202.730 2,3 R Cable 4.480 146.123 150.639 1,7 Telecable de Asturias 0 96.653 96.653 1,1 Resta 35.348 0 80.993 0,9 Total 7.166.402 1.777.691 8.995.411 100,0 nombre línies accés dedicat Telefónica Vodafone Ono Euskaltel 5% Orange R Cable 8% 57 % Ya.com Telecable de Asturias 16 % Jazztel Resta Figura 5. Comunicacions Dades. Quota mercat per nombre línies serveis d’accés dedicat (Font: CMT. Informe 4T08) La informació facilitada anteriorment aporta una visió global de la distribució dels serveis de telecomunicacions i les diferents opcions existents. En l’actualitat, més d’un 80% dels ens locals continuen amb Telefónica sense haver realitzat cap estudi de millora de condicions i evolució tecnològica. 11 Guies per al desenvolupament de la societat del coneixement
  12. 12. La contractació dels serveis de telecomunicacions a l’administració local 1. Contractació de serveis de telecomunicacions 1.2. - La contractació dels serveis de telecomunicacions Tots els contractes onerosos que celebri el sector públic estan subjectes a la Llei 30/2007 de contractes del sector públic1 amb la premissa bàsica que s’han d’ajustar als principis de publicitat, concurrència i transparència. Els serveis de telecomunicacions són una categoria dels contractes de serveis que regula la Llei de contractes del sector públic. Per tant, la preparació (elaboració de plecs administratius i tècnics, informes, elaboració del pressupost, ...), l’adjudicació (procediment de contractació, requisits del contractista, procediments i formes d’adjudicació), els efectes i l’extinció seguiran les normes de contractació pública. A tal efecte, els contractes de serveis no podran tenir un termini de vigència superior a quatre anys, si bé es podrà preveure la seva pròrroga sempre que la durada total del contracte no excedeixi de sis anys i la pròrroga, individualment o conjuntament, no superi el termini fixat originàriament. En tot cas els contractes de serveis de telecomunicacions es poden realitzar seguint els procediments que preveu la Llei de contractes del sector públic en base al quadre següent: (Tots els imports són sense IVA). Contracte negociat negociat Contracte no Contractes Menor sense publicitat (publicitat Internet) harmonitzat harmonitzats No poden tenir una Imports inferiors Imports superiors A adjudicar pels Imports superiors durada superior a a 60.000 €. a 60.000 € i inferiors procediments que a 206.000 €. 1 any ni ser objecte a 100.000 €. corresponguin Subministrament de pròrroga. Imports superiors a i Serveis 100.000 € i inferiors Imports inferiors a 206.000 €. a 18.000 €. Taula 1. Llindars dels contractes (Llei 30/2007 de contractes del sector públic). Per esbrinar el procediment a utilitzar, s’haurà de tenir en compte el valor estimat dels contractes que el determina el seu import total, sense incloure l’IVA. Així doncs, en el càlcul del valor estimat s’hauran de tenir en compte les eventuals pròrrogues del contracte, així com en els contractes que puguin adjudicar-se per lots, s’haurà de tenir en compte el valor estimat del conjunt dels lots. En tot cas, els òrgans de contractació del sector públic podran concloure acords marc amb un o varis empresaris per fixar les condicions a què hauran d’ajustar-se els contractes que pretenguin adjudicar durant un període de temps determinat. De tal manera que l’adjudicació dels contractes derivats d’un acord marc s’efectuaria convocant per escrit a les parts a una nova licitació. 1 Llei 30/2007 de contractes del sector públic vàlida des de l’1 de maig de 2008. 12 Guies per al desenvolupament de la societat del coneixement
  13. 13. La contractació dels serveis de telecomunicacions a l’administració local 1. Contractació de serveis de telecomunicacions 1.2.1. - Homologació de proveïdors El Consorci Localret va concloure un acord marc per a la prestació de serveis de telecomunicacions amb diferents operadors segons quin sigui l’àmbit d’actuació de cadascun d’aquests (telefonia fixa, comunicacions mòbils o serveis dades) i que es mostra en la taula resum següent: Telefonia fixa Comunicacions Mòbils Servei dades (veu i dades) Accés Internet Telefonica Telefonica Servicios Móviles Telefonica Operador Al-Pi / (Orange) Orange Al-Pi / (Orange) ONO Vodafone ONO Taula 2. Operadors homologats per Localret. Els objectius que persegueix aquesta homologació són: - Disposar d’un catàleg uniforme de serveis de telecomunicacions i posar-lo a la disposició dels ens locals adherits a Localret i d’altres entitats públiques adherides a la Plataforma Electrònica de Contractació de les Administracions Públiques (PECAP, http://www.pecap.org). - Homogeneïtzar serveis, tarifes màximes i operadors. - Racionalitzar la contractació d’aquests serveis, que ha de permetre l’actualització dels equipaments i l’evolució tecnològica, a més d’una reducció dels costos d’explotació. Aquest acord marc d’homologació permetrà als òrgans de contractació dels ens locals i als d’altres entitats públiques adherides a la PECAP tramitar i formalitzar, preferiblement amb subhasta electrònica a través de la pròpia PECAP, la contractació d’aquells serveis mitjançant el procediment que preveu l’article 182 de la Llei 30/2007 de contractes del sector públic, convocant les parts a una nova licitació en la qual s’hauran de prendre com a base els mateixos termes de l’acord marc, consultant per escrit a totes les empreses. 13 Guies per al desenvolupament de la societat del coneixement
  14. 14. La contractació dels serveis de telecomunicacions a l’administració local 1. Contractació de serveis de telecomunicacions 1.3. - Els serveis de telecomunicacions dels ajuntaments Com s’ha exposat anteriorment, les telecomunicacions han ajudat al desenvolupament i tecnificació de la societat arribant a tots els nivells. La celeritat amb què s’ha produït aquest desenvolupament tecnològic moltes vegades no ha anat en concordança amb el desenvolupament del coneixement humà d’aquests serveis. Per aquests motius, apareixen desalineacions entre la tecnologia que es disposa i les necessitats que es tenen; en aquest aspecte, les administracions locals no n’estan exemptes. No obstant això, la majoria de les organitzacions locals disposen dels avanços de les telecomunicacions tot i que potser no del tot optimitzades. Els serveis de telecomunicacions dels quals es disposa actualment poden dividir-se en tres grups principals: A. Serveis de veu fixa B. Serveis de comunicacions mòbils C. Serveis de dades A. Serveis de veu fixa Els serveis bàsics que engloba aquest grup serien totes les línies tradicionals de telefonia: línies de veu i línies de fax. Altres productes que es poden incloure en aquesta divisió són totes les centraletes i els terminals telefònics (tant de centraleta com de punts aïllats). Igualment, s’inclou també en aquest grup tota aquella numeració especial (anomenada xarxa intel·ligent) que tingui l’ajuntament, com són els números 010, o bé la numeració 90X o 80X. B. Serveis de comunicacions mòbils Aquest grup ha experimentat un creixement exponencial en un període molt curt de temps. En primer lloc, simplement com a eina de comunicació de veu, però actualment els serveis avançats de comunicacions mòbils situen aquest grup com un dels puntals en els serveis pels ajuntaments. Aquest grup inclou principalment els terminals de telefonia mòbil dels usuaris de l’ajuntament. Igualment inclou les connexions adients per tal d’abaratir els costos en les comunicacions entre els punts fixes i els mòbils (utilitzant enllaços a les centraletes) i també els serveis de dades mòbils, com poden ser: - Integració del correu electrònic al mòbil. - Integració de les connexions a la xarxa de l’ajuntament via terminals mòbils. - Connexions a Internet mòbils. - Eines d’enviament massiu de missatges curts (SMS). - Altres. 14 Guies per al desenvolupament de la societat del coneixement
  15. 15. La contractació dels serveis de telecomunicacions a l’administració local 1. Contractació de serveis de telecomunicacions C. els serveis de dades Els serveis de dades també són un grup que ha evolucionat notablement en la darrera dècada. Aquest grup es pot dividir en dos subgrups: C.1. Xarxa corporativa En aquest subgrup s’inclourien totes aquelles infraestructures propietàries de l’ajuntament per tal de crear la seva xarxa, com són: - Radiocomunicacions - Fibra òptica - Cablatges entre edificis - etc. C.2. Xarxa de tercers La infraestructura de tercers serien totes aquelles connexions que han hagut de contractar-se als proveïdors, tant per connectar seus municipals entre si com per connectar-se a xarxes externes (per exemple Internet). Aquí entrarien tots els serveis de les operadores com són: - Punts a punts - Xarxes privades virtuals - Accessos a Internet - Serveis addicionals (com poden ser els serveis d’hostalatge de servidors de dades, correu electrònic, serveis d’antivirus corporatius, ...) Tot i aquesta divisió, la tendència del mercat és la integració de tots els serveis de veu i dades en un de sol, i a més amb la possibilitat d’ésser mòbil. És el que s’anomenen xarxes de nova generació (NGN: Next Generation Network). La digitalització dels senyals i l’ús estès del protocol de comunicacions IP (Internet Protocol) permet la integració i la intercomunicació de qualsevol senyal independentment de quina sigui la font de la seva generació, la informació que transmet i el destí. Així doncs, per exemple, els serveis tradicionals de telefonia fixa tendeixen (tot i que de forma molt pausada) a desaparèixer, integrant-se les comunicacions de veu en les xarxes de dades, usant veu o telefonia sobre IP (VoIP/ToIP). Cal fer una anàlisi acurada de les necessitats actuals i futures en cada cas per poder encabir i classificar convenientment els serveis de què es disposa i que hauran de suportar les noves tecnologies o nous proveïdors. 15 Guies per al desenvolupament de la societat del coneixement
  16. 16. 2 Com realitzar la contractació 2.1. - Dades necessàries En el capítol anterior es mostrava un breu resum dels diferents serveis que han d’entrar en la contractació dels serveis de comunicacions. És necessari, però, poder classificar cadascun d’aquests serveis i emmarcar-los en el millor context per realitzar una avaluació correcta i sol·licitar al mercat allò que interessa i que és més beneficiós per l’ajuntament. La realització d’una contractació requereix d’unes tasques d’anàlisi prèvies que han de guiar les condicions de contractació i ésser el punt de partida mitjançant el qual es decidiran les línies mestres de redacció dels corresponents plecs. Les dades necessàries per tal d’avaluar la conveniència del procés de contractació són les que es mostren classificades en aquests cinc grups: A. Informació econòmica A.1. Despesa detallada per serveis A.1.1. Despesa de telefonia fixa A.1.2. Despesa de telefonia mòbil A.1.3. Despesa de dades A.1.4. Despesa de manteniment de la infraestructura de la xarxa corporativa A.2. Inversions A.2.1. Inversió prevista en el desplegament de la xarxa corporativa B. Informació estadística B.1. Nombre i tipus de trucades per cada ubicació municipal2 B.2. Nombre i tipus de trucades per cada terminal mòbil C. Inventari C.1. Relació d’ubicacions municipals C.2. Nombre de línies de veu segons el tipus per cada seu municipal C.3. Nombre de terminals mòbils C.4. Nombre de línies de dades per tipus i seu municipal C.5. Nombre i tipus de connexions a Internet C.6. Relació de serveis avançats de telecomunicacions 2 És important incloure en aquest cas la comptabilització de les trucades que es realitzen entre seus municipals 16 Guies per al desenvolupament de la societat del coneixement
  17. 17. d. Contractes i condicions especials amb empreses relacionades amb els serveis de telecomunicacions e. Mapa de la xarxa corporativa i previsions de creixement F. estratègia de l’Ajuntament en matèria de telecomunicacions El creuament de tota aquesta informació donarà una foto de l’estat actual de la situació. Aquesta informació serà després fonamental per establir uns criteris bàsics de selecció de proveïdors i també per possibles negociacions, ja sigui en el curs de la contractació o a posteriori. La informació econòmica és la més fàcil i viable d’aconseguir gràcies a les factures que subministren els diferents proveïdors i que conté un nivell de detall suficient per a l’anàlisi. Per altra banda, com més parametritzada s’aconsegueixi aquesta informació, serà millor per la seva explotació. En els càlculs de la despesa s’han d’incloure els imports que corresponen a la part fixa del servei i a la part variable, que representen les trucades o consum realitzat. Utilitzant la divisió realitzada en el punt 1.3 sobre els serveis que usualment té un ens local cal separar les quotes i consums de línies de veu i fax, de terminals mòbils i dels accessos de dades (connexions a Internet, línies dedicades, serveis professionals: correu, web, antivirus, ...) Una variable que no es considera habitualment però que és interessant incloure en l’anàlisi és el cost d’infraestructura que representa disposar d’una xarxa pròpia. La despesa anual que representa el seu manteniment, així com si hi ha previsió d’inversions per a la seva ampliació o millora. En qualsevol cas, haurà de posar-se especial atenció en la tasca de recopilació i obtenció de la informació que permeti conèixer l’estat de la situació actual, ja que serà bàsica i un punt de partida en qualsevol procés de contractació de serveis de telecomunicacions. 2.2. - Aspectes evolutius L’entorn de les telecomunicacions és un sector sotmès a un continu procés de millora i evolució, per adaptar-se a les noves tecnologies i tendències que apareixen a un ritme frenètic. És important tenir present aquest aspecte a l’hora de preparar la informació per la contractació i gestionar-la tant en la fase d’anàlisi previ, com a l’hora de valorar convenientment les diferents ofertes. També és interessant disposar de la informació del creixement, desplegaments i focalització de cadascun dels operadors per conèixer quin és el grau de servei que es pot esperar en l’actualitat i en el futur. 17 Guies per al desenvolupament de la societat del coneixement
  18. 18. La contractació dels serveis de telecomunicacions a l’administració local 2. Com realitzar la contractació Les tendències i àmbits d’actuació de cadascun dels possibles proveïdors són aspectes que en si no haurien de ser determinants per l’exclusió de cap oferta, però sí que han de servir per disposar de més criteris en la selecció. Els operadors tenen productes orientats al seu mercat objectiu (residencial, empresarial o ambdós). Tot i que els productes que poden oferir en cadascun dels sectors poden ser idèntics, sí que cal conèixer l’orientació de l’empresa cap a aquests dos mercats. Aquesta informació pren encara més rellevància en els operadors de nínxol o en operadors de nova aparició. Aquests s’han d’especialitzar per marcar una estratègia definida i, a priori, no es disposa de valoracions suficientment acurades per establir criteris de selecció. Per tant, és convenient conèixer els objectius d’aquests i si estan preparats per donar els serveis i l’atenció que es necessita. Altres aspectes rellevants que cal tenir present són els moviments accionarials i possibles compres o fusions entre operadors. Aquest conjunt d’informació no es troba amb facilitat, però sí que s’aconsella que es consultin especialistes per poder copsar les tendències i estratègies dels operadors i poder comprovar la seva alineació amb allò que s’està buscant en el procés de contractació. De la mateixa manera que es fa amb la informació més estratègica dels operadors, també s’han de preveure les tendències i evolucions del mercat per poder fer sol·licituds que no vagin en contra de les tendències, tant de la tecnologia com de la demanda. En la figura es mostra la perspectiva de serveis de veu i dades a Espanya amb la tendència fins al 2011. Línies telefonia (en milions) Penetració telefonia (en %) 140 LÍNIES PER CADA 100 HABITANTS Mòbil Fixa 120 59,6 63 52,9 56,2 46,2 49,6 42,7 38,6 100 Mòbil 17,9 18 18,4 18,7 18,9 19,2 19,4 19,6 Fixa 80 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 Figura 6. Previsions de creixement de la telefonia a Espanya. 2004-2011. (Font: Enter. ) Per tant, serà molt important tenir en compte, pel que fa als diferents operadors que concursin en la licitació, les qüestions següents: - Els seus mercats objectius: residencial, empreses o ambdós. - Tendències i evolucions de mercat: que garanteixin els serveis en l’actualitat i puguin adaptar-se a les evolucions futures. - Moviments accionarials i possibles compres o fusions entre operadors. 18 Guies per al desenvolupament de la societat del coneixement
  19. 19. La contractació dels serveis de telecomunicacions a l’administració local 2. Com realitzar la contractació 2.3. - Beneficis de la contractació dels serveis de telecomunicacions A. Reducció de la despesa La reducció de la despesa associada a la contractació dels serveis de telecomunicacions es concreta bàsicament en dues actuacions. Per una banda, durant la fase prèvia d’anàlisi de la situació actual, en l’inventari de serveis contractats, ja es poden identificar totes aquelles coses que estem pagant sense fer-les servir. La cancel·lació d’aquests serveis no utilitzats en molts casos pot representar fàcilment una reducció de la despesa d’entre un 10% i un 15% respecte a la facturació en curs. Per l’altra, una vegada traiem la contractació dels nostres serveis de telecomunicacions al mercat, la competència entre els diferents operadors per presentar les millors ofertes pot arribar a representar reduccions del total de facturació a l’entorn del 25%. B. evolució tecnològica El concurs dels serveis fa que els proveïdors ofereixin l’última tecnologia disponible i que s’adapti a les necessitats de l’administració local. Disposar de noves tecnologies facilita la incorporació de nous serveis (VoIP) fins al moment no plantejats i que poden significar disminucions de la despesa o bé la incorporació de noves eines i facilitats. C. Increment de la qualitat de Servei Amb el concurs dels serveis de telecomunicacions poden aconseguir-se millores en l’atenció prestada, tant en la comunicació habitual com en les situacions de problemes (afectacions, talls de servei, etc.) Així mateix, es poden establir mecanismes de control i penalitzacions per baixa qualitat. d. Condicionament dels operadors Gràcies al concurs de telecomunicacions es pot condicionar els proveïdors com per exemple: D.1. Millora de cobertura urbana En telefonia mòbil es pot aconseguir que el proveïdor compleixi les ordenances respecte del posicionament d’antenes, a més de millorar la cobertura global en tot el municipi incidint en les zones amb problemàtica de servei. En comunicacions fixes es pot incidir en la millora de desplegament o de qualitat de servei al municipi. D.2. Dotació d’equipament municipal Pot aprofitar-se el concurs per ampliar la xarxa corporativa municipal a càrrec dels proveïdors i obtenir equipament tecnològic per l’administració amb manteniment mentre el contracte de servei sigui vigent (centraletes, electrònica de xarxa, radioenllaços…) En definitiva, l’objectiu de tot aquest procés ha d’estar encaminat a recuperar el lideratge de les administracions locals en el govern dels serveis de telecomunicacions. 19 Guies per al desenvolupament de la societat del coneixement
  20. 20. 3 Fases de la contractació El procés de contractació dels serveis de telecomunicacions comporta les cinc fases que a continuació es detallen: Anàlisi Estratègia Redacció Valoració Migració • Anàlisi: Recopilació de la informació sobre la situació actual dels serveis de telecomunicacions. • estratègia: Definició dels objectius i serveis que es volen assolir amb la renovació o contractació de nous serveis, així com els criteris de valoració de les ofertes. • Redacció dels plecs: Estructurar la informació en els plecs necessaris per convocar el concurs. • Valoració: Aplicació dels criteris de valoració de les ofertes i formalització. • Migració A continuació aprofundirem en detall en cada una d’aquestes fases del procés. 3.1. - Fase d’anàlisi La contractació dels serveis de telecomunicacions s’inicia sempre amb la fase d’anàlisi. Aquesta és una de les etapes primordials ja que serà la que marcarà la necessitat o no de realitzar una contractació i la forma en la qual cal que es realitzi. Aquesta etapa del procés pot ser totalment independent de la resta ja que, per si sola, ofereix una informació amb suficient entitat per ser explotada i emprendre accions a partir de les seves conclusions. No obstant això, sí que resulta imprescindible en cas de voler engegar un procés de contractació. L’anàlisi haurà de comprendre tant la informació econòmica com la informació d’infraestructura. La recopilació d’aquesta informació serà una tasca bàsica en la que haurà de posar-se especial èmfasi, ja que a partir de les dades obtingudes es decidirà la conveniència de realitzar una licitació pels serveis de telecomunicacions, i en cas que es decideixi fer-la, suposarà el punt de partida per determinar com s’evolucionarà cap a la situació desitjada. 20 Guies per al desenvolupament de la societat del coneixement
  21. 21. 3.1.1. - Informació econòmica La recopilació de la informació econòmica es basarà en l’explotació de la informació que subministren habitualment els proveïdors de telecomunicacions. Aquesta informació s’haurà d’extreure en un major percentatge de la facturació acumulada. Un altre tipus d’informació es podrà obtenir dels mecanismes de control i estudi que es puguin tenir instal·lats com són, per exemple, els sistemes de tarifació en centraletes. La informació d’aquests sistemes serà útil per comprovar els perfils de tràfic de les diferents ubicacions. La fiabilitat de les previsions que es puguin arribar a fer a partir d’aquest procés, dependrà en gran mesura del detall i de la validesa de les dades recollides inicialment. Com s’ha comentat en el punt 1.3, s’haurà de realitzar aquesta anàlisi per les comunicacions de veu fixes, per les comunicacions mòbils i per les comunicacions de dades. Per les comunicacions de veu fixa i mòbil, s’hauran d’extreure els perfils de tràfic per cada ubicació. El perfil de tràfic consisteix en una matriu que caracteritza cada seu municipal segons el tipus de trucada, el temps i l’import. Seu 1 Comunicacions fixes Quota fixa nombre Import Tipus trucada n. trucades durada Import Línia analògica Interna Línia digital XDLS Metropolitana Línia digital primari Provincial Terminals Interprovincial Altres Internacional Resta numeració Mòbils interns Mòbils Movistar Mòbils Vodafone Mòbils Orange Mòbils resta Figura 7. Taula exemple de perfil de tràfic de veu fixa. 21 Guies per al desenvolupament de la societat del coneixement
  22. 22. La contractació dels serveis de telecomunicacions a l’administració local 3. Fases de la contractació Per les comunicacions mòbils, el perfil de tràfic s’haurà de realitzar de forma integral i no per a cadascuna de les línies existents. Es mostra a continuació un exemple de perfil de tràfic de comunicacions mòbils: Comunicacions mòbils Tipus trucada n. trucades durada Import Mòbils interns Mòbils Movistar Mòbils Vodafone Mòbils Orange Mòbils resta Fixes interns Fixes resta Internacional SMS resta MMS Tràfic GPRS Tràfic 3G Resta serveis Figura 8. Perfil de tràfic de comunicacions mòbils. Respecte a les comunicacions de dades, no serà necessari disposar d’un perfil de tràfic, però sí conèixer els cabdals de connexions usats per connectar-se a la xarxa corporativa i per connectar-se a Internet. Comunicacions dades Accés corporatiu Ample banda Import Accés Internet Ample banda import Seu 1 Seu 1 Seu 2 Seu 2 Seu 3 Seu 3 ... ... Seu N Seu N Figura 9. Perfil de comunicacions mòbils. 22 Guies per al desenvolupament de la societat del coneixement
  23. 23. La contractació dels serveis de telecomunicacions a l’administració local 3. Fases de la contractació 3.1.2. - Informació d’infraestructura La fase d’anàlisi de les infraestructures comporta únicament conèixer el llistat global de les diferents seus on hi ha necessitats de comunicacions, i el mapa de la xarxa corporativa actual amb les previsions de creixement a curt i mitjà termini. Serà necessari disposar d’informació de les diferents ubicacions per realitzar l’estudi de perfils de tràfic. El mapa de la xarxa corporativa amb la connectivitat actual i les previsions de desplegament han de servir per obtenir la fotografia actual i poder encarar els punts de millora d’aquesta. Per tal de gaudir de forma global dels avantatges del procés de licitació que s’engegui, caldrà tenir en compte, dins d’aquest procés, no només les línies i infraestructures de titularitat municipal, sinó totes aquelles que formen part del seu entorn, com poden ser: instituts, patronats, empreses municipals... La inclusió de tots aquests elements donarà més força negociadora a l’Ajuntament i, a més, haurà de facilitar la possibilitat de gaudir de les millors ofertes per totes les entitats municipals de forma genèrica. 3.2. - Fase d’estratègia Un cop hem definit quina és la situació actual dels serveis de telecomunicacions cal especificar quins objectius es volen assolir amb la contractació de nous serveis mitjançant el procediment corresponent segons la Llei de contractes del sector públic. Tanmateix, haurem d’especificar quin és el nou escenari de les telecomunicacions que aconseguirem després del procés de migració, detallant quins són els seus requisits funcionals i econòmics. Cal tenir molt en compte quina serà la durada de les noves licitacions i com han d’evolucionar els serveis durant aquest temps. Factors com futures ampliacions o possibles canvis d’ubicació s’han de preveure, ja que poden fer variar les ofertes rebudes per part dels proveïdors. També hem de considerar les tecnologies que comencen a introduir-se en àmbits públics, com la veu sobre IP, i que poden ser força avantatjoses, per la reducció dels costos o bé per l’aportació de funcionalitats interessants. Hem d’exigir als licitadors que ens mantinguin informats sobre l’aplicació de tecnologies innovadores que puguin repercutir beneficiosament en el servei. A l’hora de definir els requeriments cal fer major èmfasi en aquells béns o serveis que són més importants per afavorir el desenvolupament de les tasques per part del personal que gaudirà del nou escenari. 3.2.1. - Definició dels objectius de les telecomunicacions al municipi En aquest àrea cal concretar els objectius de la convocatòria del procediment corresponent, especificant que es volen establir les condicions per a la prestació dels serveis de telecomunicacions dels àmbits pertinents. Cal concretar també la durada de la licitació d’aquestes prestacions, així com les opcions de prorrogació de les mateixes. 23 Guies per al desenvolupament de la societat del coneixement
  24. 24. La contractació dels serveis de telecomunicacions a l’administració local 3. Fases de la contractació Farem constar als objectius un recull de la informació següent: • Quina és la situació final desitjada, en cadascuna de les categories de serveis que es volen contractar • La durada de la contractació dels serveis que s’estan licitant. • L’evolució prevista al municipi durant la durada prevista de la demanda de serveis, i com han de respondre els proveïdors a aquesta evolució. • Les evolucions tecnològiques previstes i com han d’afectar a l’explotació dels serveis de telecomunicacions al municipi. • Els objectius específics que es persegueixen amb la convocatòria d’un procediment per a la contractació de serveis de telecomunicacions: - Reducció de la despesa total - Adaptació a les noves tecnologies - Ampliació significativa dels serveis sol·licitats - Homogeneïtzar les tarifes dels diferents serveis i operadors 3.2.2. - Requeriments funcionals per cada lot de contractació Un cop hem especificat els objectius de la convocatòria de concurs per a la contractació de serveis de telecomunicacions, hem de delimitar quines són les característiques que precisem dels nous serveis, en cadascun dels àmbits de contractació que hem definit com a lots: • Lot 1. Serveis de comunicacions de telefonia fixa • Lot 2. Serveis de comunicacions mòbils de veu i dades • Lot 3. Serveis de comunicacions de dades i accés a Internet. 3.2.2.1. - Lot 1. Serveis de comunicacions de telefonia fixa En aquest lot descriurem quines són les nostres necessitats actuals, a mitjà i a llarg termini de les infraestructures i serveis de telefonia fixa. Per fer aquesta descripció podem definir per separat aquells requeriments que tenen relació amb l’accés a la xarxa de veu pública i els que focalitzen en la gestió de la xarxa de veu corporativa. Accés a la xarxa de veu pública • Enllaços de connexió telefònica (analògiques, XDSI bàsic o XDSI primari) a cadascun dels edificis on sigui necessari • Prolongació de les línies públiques dins del municipi • Definició del tipus d’accés a cada edifici, segons la seva mida en número d’usuaris • Característiques de cada tipus de línia: - Bústia de veu - Trucada en espera - Identificació entrant - Desviament - Multiconferència - Aplicació de restriccions de trucada (internacionals, mòbils, etc.) • Funcions de xarxa privada virtual • Funcions de xarxa intel·ligent (numeracions 900,901,902, etc.) 24 Guies per al desenvolupament de la societat del coneixement
  25. 25. La contractació dels serveis de telecomunicacions a l’administració local 3. Fases de la contractació Gestió de la xarxa de veu corporativa • Instal·lació i manteniment de la xarxa de veu interna i dels punts de terminal, tant si es tracta de telefonia IP com si no • Instal·lació i manteniment de l’enllaç amb la xarxa de veu pública • Pla de numeració intern • Centraleta i/o terminal d’operadora i les seves característiques • Terminals (analògics, digitals, i terminals IP) i les seves característiques • Definició del mode d’adquisició de l’equipament, ja sigui per compra o per lloguer, i del manteniment associat • Connexió de la xarxa de veu corporativa entre els diferents edificis, ja sigui per telefonia IP o no • Formació en el manteniment de les infraestructures privades Aquesta informació s’ha d’actualitzar per part del proveïdor amb una freqüència mínima semestral. 3.2.2.2. - Lot 2. Serveis de comunicacions mòbils de veu i dades En aquest lot descriurem quines són les nostres necessitats actuals, a mitjà i llarg termini de les infraestructures i serveis de telefonia mòbil i transferència de dades mitjançant tecnologies mòbils3. Podem considerar, d’una banda, els equipaments i, de l’altra , els serveis. Equipaments • Terminals de veu: - Característiques dels terminals (dimensions, autonomia, tecnologia, prestacions en telefonia, altres prestacions, funcions de PDA etc.) - Accessoris (mans lliures, carregadors, etc.) - Pla de renovació dels terminals, segons les tecnologies vigents - Associació amb les línies mòbils - Garantia i reparacions • Targes d’accés a Internet: - Tecnologia - Associació amb les línies mòbils - Garantia i reparacions Serveis • Cobertura - Mapa de cobertures interiors i exteriors en el municipi i a Catalunya - Tipus de cobertura: GSM i UMTS • Línies - Quantitat de línies mòbils sol·licitades - Previsions d’altes i baixes de servei - Previsions de consum per segments d’usuari (ús intensiu, ús mitjà, ús esporàdic) 3 Per obtenir informació més completa, podeu consultar el “Codi de bones pràctiques per al desenvolupament de les xarxes de telefonia mòbil” publicat per Localret i disponible al web http://www.localret.cat 25 Guies per al desenvolupament de la societat del coneixement
  26. 26. La contractació dels serveis de telecomunicacions a l’administració local 3. Fases de la contractació • Serveis de veu: - Bústia de veu - Connectivitat amb la xarxa de veu corporativa - Trucades internes sense cost (mòbil-mòbil i mòbil-fixe) - Marcació abreujada entre telèfons interns - Aplicació de restriccions de trucada (internacionals, consum, etc.) - Retenció de trucades, trucada en espera, multi conferència, trucades perdudes, itinerància, missatges MMS i SMS, etc. • Serveis de dades: - Tecnologia GPRS o UMTS - Accés a Internet - Accés a xarxes privades - Accés al correu electrònic 3.2.2.3. - Lot 3. Serveis de comunicacions de dades i accés a Internet En aquest lot cal considerar les connexions entre les diferents seus del municipi, si és el cas, i les connexions amb Internet, especificant les necessitats concretes de cada línia. Respecte als enllaços de dades entre els diferents edificis municipals, poden realitzar-se mitjançant la contractació de línies de comunicacions dedicades a tal efecte o bé mitjançant l’establiment de canals de comunicació virtuals privats, establerts mitjançant línies d’accés a Internet, anomenades xarxes privades virtuals (Virtual Private Network - VPN). En el primer dels casos, se sol tenir una única connexió a Internet compartida per tots els edificis i enllaços privats de dades des de l’edifici principal amb la resta. La segona opció, generalment menys costosa, mitjançant una connexió a Internet a cada edifici, permet establir canals privats sense enllaços dedicats. Requereix, però, d’equipaments especials que estableixin aquestes xarxes privades entre les línies. Un cop més cal considerar les necessitats actuals, i a mitjà i llarg termini. Enllaços entre edificis • Nombre d’enllaços entre edificis, incloent la distància • Necessitats de tràfic de cada enllaç, especificant la velocitat màxima i el cabdal garantit en cadascun dels sentits de l’enllaç • Dels enllaços de dades, quins necessiten línia redundant i quines característiques ha de tenir Accés a Internet • Nombre d’accessos a Internet • Publicació de serveis a través de la infraestructura municipal: sales d’accés a Internet, servidors de pàgines web, etc. • Altre usos: videovigilància, accés remot, etc. • Necessitats de línies redundants 26 Guies per al desenvolupament de la societat del coneixement
  27. 27. La contractació dels serveis de telecomunicacions a l’administració local 3. Fases de la contractació • Altres tipus de serveis: - Dominis d’Internet propis - Adreces IP fixes - Allotjament de web i serveis - Serveis de tallafocs - Serveis d’antivirus - Serveis de control de continguts - Còpies de seguretat - Control de l’amplada de banda per aplicacions - Manteniment dels equips - Suport tècnic A mode de guia, podem fer servir la taula següent per considerar quins serveis necessitarem en funció de la tipologia d’accés a Internet dels usuaris. Tipologia d’ús Utilització del servei nivell de servei Ús bàsic Navegació Línia d’Internet Correu electrònic Ús avançat Accés Wi-Fi Línia d’Internet Tipologia d’ús Accés a serveis Tallafocs / Antivirus Ús molt avançat Publicació de serveis Línia d’Internet ... Tallafocs Antivirus Línies redundants Allotjament web i serveis Còpies de seguretat Suport tècnic Manteniment d’equips Figura 10. Perfil de comunicacions de dades. 27 Guies per al desenvolupament de la societat del coneixement
  28. 28. La contractació dels serveis de telecomunicacions a l’administració local 3. Fases de la contractació 3.2.3. - Definició dels requeriments no funcionals En aquesta secció concretarem aquells aspectes no funcionals que s’hagin d’especificar per poder dur a terme el concurs. Aspectes econòmics: • S’ha de fer referència al preu que es pagarà pels serveis especificats. Aquest preu es pot concretar de manera global, com el cost del servei per tot el període previst, o bé indicant les tarifes màximes de cada servei concret • Detalls sobre la facturació • Possibles descomptes • Possibilitat de variació dels preus Continuïtat del servei: • Possibilitat de cessió o traspàs del servei unilateralment per part del proveïdor • Penalitzacions previstes en cas d’incompliment dels serveis Aspectes contractuals: • Requeriments de formalització del contracte • El proveïdor s’ha d’acreditar com a possible licitador dels serveis que ofereix Característiques dels proveïdors: • Atenció a les noves necessitats del municipi contractat • Informació periòdica sobre les novetats interessants en el mercat que puguin afectar a les tecnologies o serveis que seleccionarem • Els proveïdors han de presentar referències de servei en escenaris similars, com són els municipis o l’administració pública 28 Guies per al desenvolupament de la societat del coneixement
  29. 29. La contractació dels serveis de telecomunicacions a l’administració local 3. Fases de la contractació 3.2.4. - Definició dels paràmetres de valoració de les ofertes Per portar a terme una valoració equitativa de les ofertes és convenient elaborar un mètode que tingui en compte, de manera ponderada, tots els aspectes de qualitat de cada oferta, de manera que s’ajustin als objectius definits. Cal remarcar que, a l’hora d’escollir un licitador, el preu ha de ser un factor més, però n’hi ha d’altres que poden ser tant o més importants segons el cas. Podem considerar els factors següents: • Cost dels serveis • Acompliment dels requeriments tècnics de la solució • Acompliment dels requeriments no funcionals • Oferta de millores no previstes inicialment als plecs del concurs En base a aquests factors, definirem una llista de variables a mesurar, i per cada variable un rang de valors possibles que representaran el grau d’acompliment del requisit representat, per exemple: Adequació als requeriments de suport tècnic: puntuació d’1 a 10. Per valorar l’acompliment dels diferents requisits, també podem establir un sistema de factors de ponderació per cada variable, en el qual es doni major pes als requeriments que siguin més importants. D’aquesta manera, en aquest punt es destacaran les ofertes que millor s’adapten a les nostres necessitats. Per exemple: Adequació als requeriments de suport tècnic: puntuació d’1 a 10 amb factor de ponderació 3,5%. Quan volem fer servir alguns aspectes concrets com a criteris de minimització o maximització, podem seleccionar el valor més petit o més gran (segons el cas) dels presentats a les diferents ofertes, i considerar-ho un valor de referència, amb la major puntuació. Després establirem una fórmula per ponderar la resta de valors, que estigui en funció del nombre d’ofertes presentades. 3.2.5 . - Definició dels requeriments de la migració dels serveis S’ha de fer constar que, durant el procés de migració dels serveis, s’hauran d’acomplir certes condicions que assegurin la qualitat del resultat del projecte. Entre d’altres, es poden fer constar les condicions següents: • Definir una planificació acurada del procés d’implantació o migració dels serveis, especificant un calendari de fases del projecte i una dotació dels recursos necessaris per portar-lo a terme • Requerir l’acompliment dels terminis que es defineixin en la planificació del projecte • Informar periòdicament als contractants de l’estat i el progrés del projecte per permetre el correcte seguiment del seu acompliment • Assegurar la continuïtat dels serveis de telecomunicacions durant la posada en marxa dels nous serveis 29 Guies per al desenvolupament de la societat del coneixement
  30. 30. La contractació dels serveis de telecomunicacions a l’administració local 3. Fases de la contractació 3.3. - Redacció i valoració dels plecs 3.3.1. - Estructura dels documents Per realitzar la convocatòria de la licitació s’han de redactar els plecs que continguin tota la informació que hem concretat en les etapes anteriors. El plecs que s’han de presentar són dos: • Plecs de clàusules administratives - Contracte per a la licitació del servei - Referència a les especificacions tècniques al plec de prescripcions tècniques - Destinatari de la contractació - Aspectes jurídics de la contractació - Terminis del concurs i duracions dels serveis sol·licitats - Pressupost destinat a la contractació dels serveis i penalitzacions en cas d’incompliment del servei - Requeriments que han d’acomplir els licitadors - Documentació que han de presentar els licitadors per poder presentar-se al concurs • Plec de prescripcions tècniques - Objectius i abast del concurs - Descripció de l’estat actual dels serveis - Definició dels diferents lots de contractació, i els requeriments i especificacions de cadascun - Els criteris de valoració de les ofertes que es faran servir per a la selecció dels licitadors Si és necessari s’inclouran també annexes a cadascun dels plecs, amb les taules, mapes de xarxa, relació de dependències municipals, etc. Per part dels possibles licitadors, cal especificar quina és la documentació que han de proporcionar per presentar- se al concurs i que, habitualment, està dividida en dos parts: • Informació relativa a la personalitat, capacitat per presentar-se a concursos públics i capacitats específiques com a proveïdor dels serveis sol·licitats. • Referències tècniques i proposició de licitació formal. 3.3.2. - Convocatòria de la licitació Un cop tenim redactada tota la documentació necessària, podem procedir a iniciar el procediment de convocatoria i establir un període de temps per rebre les ofertes, que serà més gran o més petit en funció de les característiques de l’oferta i d’allò previst a la Llei de contractes del sector públic. Convé considerar la possibilitat de difondre, mitjançant altres mitjans de comunicació, la convocatòria del procediment, per tal d’atraure l’atenció dels proveïdors. 30 Guies per al desenvolupament de la societat del coneixement
  31. 31. La contractació dels serveis de telecomunicacions a l’administració local 3. Fases de la contractació Cal remarcar que, en aquest àmbit com s´ha indicat anteriorment, que Localret va dur a terme l’any 2006 un procès d’homologació d’operadors que permet gestionar la contractació dels serveis de telecomunicacions mitjançant un procés negociat, independentment de l’import econòmic, demanant ofertes als operadors homologats per cada un dels lots objecte d’homologació següents: Lot 1 - Telefonia fixa. Alpi, ONO, i Telefònica Lot 2 - Comunicacións mòbils. Orange, Telefònica Mòbiles i Vodafone Lot 3 - Serveis dades, accés internet. Alpi, ONO, i Telefònica Així mateix, Localret ofereix als seus municipis adherits la Plataforma Electrònica de Contractació de les Administracions Públiques (PECAP). Mitjançant aquesta eina telemàtica, els municipis poden publicar els procediements i rebre les ofertes dels proveïdors, gestionar aquestes ofertes, realitzar subhastes o sol·licitar informació addicional. En definitiva, facilita als municipis el procés de gestió i validació de les ofertes presentades, i facilita als proveïdors l’entrega d’informació sobre concursos vigents i sobre l’estat de les seves ofertes. Trobareu més informació a http://www.pecap.org. Pel que fa als aspectes formals de la publicació, aquests han d’acomplir les directrius definides a la Llei de contractes del sector públic. 3.3.3. - Fase de valoració Finalitzat el període de presentació de les ofertes, ja tenim la documentació necessària per iniciar el procés de valoració amb el qual obtindrem una qualificació final de cada oferta en funció dels paràmetres definits al plec de prescripcions tècniques. En base a aquesta valoració, estarem en condicions d’escollir quins són els licitadors que més s’ajusten als requeriments funcionals i no funcionals del concurs segons cada lot seleccionat. 31 Guies per al desenvolupament de la societat del coneixement
  32. 32. La contractació dels serveis de telecomunicacions a l’administració local 3. Fases de la contractació 3.3.3.1. - Matriu de valoració Un cop definits els paràmetres de valoració de les ofertes i un cop hem rebut la documentació sol·licitada als proveïdors podem iniciar el procés de selecció dels proveïdors. Per això representarem la informació de valoració en una matriu que ens permeti comparar formalment les ofertes i detectar la seva aproximació als requeriments presentats als plecs. Per construir aquesta matriu, haurem de donar un pes a cadascuna de les variables de valoració, aplicant-li el factor de ponderació definit per la variable. A cada casella situarem el resultat de multiplicar la valoració de la variable corresponent pel factor de ponderació corresponent. D’aquesta manera, i sumant tots els resultats per cada oferta, obtindrem una qualificació final que ens permetrà ordenar les ofertes segons l’acompliment dels criteris definits. 3.3.3.2. - Contrast de les ofertes En funció dels resultats de la matriu de valoració de les ofertes podrem iniciar el procés de decisió per seleccionar els proveïdors adients per cada lot de contractació. En funció de les ofertes que haguem rebut per cada lot podem fer servir els resultats de la matriu de valoració per seleccionar directament el proveïdor millor valorat o bé per seleccionar els millors proveïdors. Per això podem definir una “nota de tall”, que indiqui la qualitat necessària, i seleccionar totes les ofertes que superin aquesta nota. Per decidir entre aquestes ofertes, haurem d’escollir una variable o un indicador addicional que habitualment està relacionat amb el preu del servei. Una altra opció és fer, per cada lot de contractació, una subhasta entre els proveïdors per aproximar-se al màxim possible al preu més competitiu possible. Aquest procés es pot simplificar mitjançant la PECAP. 3.4 Fase de migració Un cop tenim adjudicats els serveis als operadors o proveïdors seleccionats, és el moment de planificar el projecte de migració i/o ampliació dels serveis per assolir l’escenari final. En aquesta fase cal treballar molt estretament amb els proveïdors i és important definir un model de relació molt complet per assegurar l’acompliment de les previsions. Aquest model definirà els diferents interlocutors pels diferents nivells de les tasques que es definiran al projecte, ja siguin tasques de decisió o d’execució. L’objectiu d’aquesta fase és aconseguir una migració no traumàtica minimitzant l’impacte dels canvis en l’operativa diària. 32 Guies per al desenvolupament de la societat del coneixement
  33. 33. La contractació dels serveis de telecomunicacions a l’administració local 3. Fases de la contractació S’haurà de prestar especial atenció en aquells casos que comportin alta complexitat o bé que es prevegi que poden ser focus de problemes, com ara: • Canvis en el format de la factura • Subrogacions de línies • Falta de cobertura mòbil És recomanable la creació d’una direcció del projecte de migració responsable de la seva correcta implantació. Aquesta direcció ha de tenir capacitat de reacció i capacitat de decisió per poder coordinar amb èxit el procés. En l’equip de treball ha d’haver-hi participants dels operadors, tant de l’operador sortint com del nou operador o nous operadors que subministraran el servei. S’hauria de preveure la possibilitat de contractació d’empreses especialitzades per a dur a terme aquesta tasca, que s’encarregarien de supervisar i vetllar per la correcta execució del projecte. La fase final d’un procés de contractació és aquella a la que cal donar més importància i la més costosa, tant en esforç com en recursos. L’etapa de migració no es preveu habitualment com a part del procés, però és la que més afecta en el desenvolupament de l’activitat municipal. 3.4.1. - Planificació del projecte En aquest punt cal sol·licitar al proveïdor que especifiqui les fases que ha de seguir el procés d’implantació i migració dels serveis. Entre aquestes fases no hi poden faltar les següents: • Planificació i disseny - Elaboració d’un pla de projecte, que inclourà tots els aspectes relatius a la implantació, operació i explotació dels sistemes i serveis a implantar - Disseny de les infraestructures - Definició d’un pla de migració dels diferents components • Provisió i implementació - Impartició de la formació necessària als usuaris del contractant per a l’administració del servei - Acceptació de les instal·lacions i inici de l’operació i explotació dels serveis En la planificació d’aquestes fases hem d’exigir al proveïdor un calendari d’actuacions en consonància amb els requeriments no funcionals enunciats als plecs, per poder dur a terme el seguiment de la implementació del projecte. Igualment, s’haurà de definir la provisió de recursos al projecte, especificant les persones que estaran dedicades a cada tasca. Tant les fases, com el calendari i l’assignació de recursos al projecte ha de ser consensuat per ambdues parts, el municipi i l’adjudicatari. 33 Guies per al desenvolupament de la societat del coneixement
  34. 34. La contractació dels serveis de telecomunicacions a l’administració local 3. Fases de la contractació 3.4.2. - Migració de serveis La fase de migració dels serveis pot incloure les tasques següents: • Provisió d’infraestructures, tant dedicades (centraletes, armaris de telecomunicacions, dispositius de xarxa) com compartides (instal·lacions de cablejat de coure o de fibra òptica, etc.) • Configuració dels equips necessaris (centraletes, electrònica de xarxa, commutadors, etc.) • Realització de proves de servei, tant proves unitàries (dels elements de la instal·lació) com proves d’integració (dels serveis que involucren el bon funcionament de diverses infraestructures) • Tasques de seguiment • Desconnexió i baixa dels serveis antics És recomanable mantenir els serveis antics durant un o dos mesos a partir de la posada en marxa dels nous per assegurar que el seu funcionament és correcte. Així, cal programar molt acuradament la baixa dels serveis que s’han de retirar per evitar situacions en les que s’estan pagant serveis que ja no es fan servir des de fa temps. 34 Guies per al desenvolupament de la societat del coneixement
  35. 35. La contractació dels serveis de telecomunicacions a l’administració local 3. Fases de la contractació 3.4.3. - Seguiment del projecte i gestió dels riscos Per poder realitzar el seguiment del projecte és aconsellable establir, en consens amb el proveïdor, un calendari precís de les diferents fases del projecte, amb les fites i dates d’entrega parcials dels serveis. Cal definir també una persona responsable que verifiqui l’acompliment i faci el seguiment de les tasques necessàries per aconseguir les fites especificades. L’establiment de reunions periòdiques entre els interlocutors involucrats en el seguiment de les fases, pot ser una eina molt útil per revisar l’acompliment dels terminis. Per assegurar l’èxit del projecte caldrà també realitzar una gestió de riscos adequada, de manera que detectem a temps les amenaces que poden provocar retards en el projecte o discordances respecte de les especificacions inicials. Per dur a terme la gestió dels riscos podem realitzar, a cada fase del projecte, el procés següent: • Identificar els riscos: determinar quins riscos poden afectar al projecte en la fase actual • Analitzar l’ impacte de cadascun dels riscos per tal d’establir una prioritat en la seva resolució • Avaluar globalment l’impacte i l’exposició dels riscos associats a la fase actual • Tractar adequadament cada cas Tractar Identificar Avaluar Analitzar l’impacte Els riscos més habituals en aquest tipus de projectes vénen derivats de les dependències que poden tenir els operadors seleccionats d’altres proveïdors. Problemes com la cobertura mòbil al territori, el retard en l’entrega de les línies de comunicacions, a causa de la necessitat de realització d’obra civil o d’ampliació d’altres infraestructures, o la consecució dels cabdals d’ample de banda especificats en els requisits tècnics són els que, freqüentment, haurem de tenir més en compte a l’hora de gestionar els riscos del projecte de migració de telecomunicacions. 35 Guies per al desenvolupament de la societat del coneixement

×