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Mobilizar as pessoas e as equipas: técnicas de facilitação para os líderes

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Mobilizar as pessoas e as equipas: técnicas de facilitação para os líderes

  1. 1. Clique para editar o estiloMobilizar as pessoas e as equipas: técnicas de facilitação para os líderes Alice Romano Formadora e Consultora do INA Alice Romano http://comunidades.ina.pt/
  2. 2. Clique para editar o estilo Acrescentar mais do que apenas o resultado.Alice Romano http://comunidades.ina.pt/
  3. 3. Clique para editar o estilo• Hoje em dia, nas nossas organizações, independentemente do nosso estatuto hierárquico espera-se que tenhamos um papel activo na utilização dos recursos disponíveis e prontos a usar, na produção, na partilha e na utilização da informação, na qualidade das decisões tomadas e na sua implementação, assim como nos resultados a alcançar. – Mas de que forma o faremos? – Seguindo que orientações e com que recursos? … e num cenário de adversidade nacional ?Alice Romano http://comunidades.ina.pt/
  4. 4. Clique para editar o estiloSão 4 as questões essenciais que iremos analisar nesta audioconferência:1. Começaremos por ver o que é a facilitação e qual o papel do facilitador nos contextos da Liderança, das Equipas de trabalho, do Desenvolvimento de Pessoas e da Gestão de Projectos.2. Iremos igualmente problematizar as implicações dos Modelos de gestão e das Lideranças, enquanto factores condicionantes do processo de facilitação.3. Abordaremos de seguida procedimentos, orientações e recursos que o facilitador necessita para ser efectivo na identificação e gestão de situações de facilitação individuais e em grupo.4. Por último, tendo como base a governança em rede ou e-Gov, iremos situar a facilitação eletrónica e o papel do e-facilitador.Alice Romano http://comunidades.ina.pt/
  5. 5. Clique para editar o estilo 1- O que é a facilitação e qual o papel do facilitador nos contextos da Liderança, das Equipas de trabalho, do Desenvolvimento de Pessoas e da Gestão de Projectos.Alice Romano http://comunidades.ina.pt/
  6. 6. Clique para editar o estiloA facilitação é o desenhoe a gestão de estruturas e processos que ajudam os grupos a fazer o seutrabalho e a minimizar asdificuldades de trabalhar em conjunto.Alice Romano http://comunidades.ina.pt/
  7. 7. Clique para editarprocesso A Facilitação é um o estilo – Que Necessidades precisam de ser satisfeitas? – Quem precisa ser envolvido? – Que desenho, percurso, sequências e tarefas precisam ser desenvolvidas? – Que padrões comunicacionais são necessários? – Que níveis de participação são desejáveis? – Que recursos são necessários? – Que dinâmica de grupo é facilitadora?Alice Romano http://comunidades.ina.pt/
  8. 8. Clique para editar o estiloAlice Romano http://comunidades.ina.pt/
  9. 9. Clique para editar o estilo Acrescenta um efeito significativo aos resultados.Alice Romano http://comunidades.ina.pt/
  10. 10. Clique para editar o estilo Gestão de Projectos Processo X Resultados comportamento e aprendizagemModerador X Especialistas Know-how técnico pertence ao próprio grupo Alice Romano http://comunidades.ina.pt/
  11. 11. Um exemplo de um processo de mudança organizacionalo- estilo Clique para editar PGISP• “(…) Incentivar uma cultura de trabalho colaborativo presencial e on-line (…)”• Projecto Gerir para Inovar os Serviços Prisionais, coordenado pelo Centro de Estudos e Formação Penitenciária (CEFP) Boas práticas http://www.pgisp.info/Alice Romano http://comunidades.ina.pt/
  12. 12. Contextos de facilitação Clique para editar o estilo Liderança Desenvolvimento Equipas Gestão de Pessoas de trabalho de ProjectosAlice Romano http://comunidades.ina.pt/
  13. 13. Espaços de comunicação - A entrevista de avaliação de desempenho Clique para editar o estilo 1- IdentificarCompetência: Orientação para os resultados uma situação (facto)Comportamento Exemplo de perguntas a fazer:Estabelece prioridades na sua •Quer falar-me de uma situação, vivida por si, em queacção, conseguindo em regra, teve que organizar um trabalho ou2- Explicitar o e um projectocentrar-se nas actividades estabelecer prioridades? comportamentocom mais valor para o serviço(actividades-chave) •Como se preparou? •E como planeou esse trabalho ou projecto? Sessão de •Como afectou o tempo de que dispunha? feedback •Que resultados obteve no final? 3- Analisar as •Ficou satisfeita(o) com o seu desempenho? consequências •E se fosse hoje, como o faria? •O que faria de diferente?Alice Romano http://comunidades.ina.pt/
  14. 14. Clique para editar trabalho As equipas de o estilo 5- Adjourning 4- Performing • Equipas a funcionar como um todo. 1- Forming • Os membros da equipa são interdependentes., estão motivados e são competentes, autónomos e capazes de lidar com o processo de tomada de decisão sem supervisão.•Formação do Grupo • A supervisão é quase sempre participativa. • Pode haver retrocesso para as fases anteriores.• Estabelecer um entendimentocomum da Missão• Definir 3-Normingmétodos, tempos, indicadores, ma •Fase da esperançarcos e fronteiras • Incentivar a criatividade e inovação• Definir papeis• Partilhar a informação disponível 2- Storming • Testar as soluções que se apresentam• Investir no conhecimento dos de todas as emoções • Períodomembros • Reforçar o apoio mútuo, • Definir objectivos de curto prazo interesse e envolvimento • Encorajar a partilha de informação / confiança • Dar feedback construtivoModelo de BruceTuckman, 1965 • Gerir competições / criação de subgrupos • Reforçar / celebrar asRevisto Tuckman “vitórias”&Jensen, 1977 • Reforçar a importância de cada um e de todos •Não dramatizar. As coisas vão assentar Alice Romano http://comunidades.ina.pt/
  15. 15. A natureza das equipas estilo Clique para editar o muda Equipas estáveisMembros provêm da mesma organização Equipas em transformaçãoOs membros colaboram com uma só equipa Membros provenientes de outras organizaçõesOs membros estão num mesmo local A maioria das pessoas pertence a várias equipasAs equipas têm um início e um fim claros Os membros estão dispersos geograficamenteAs equipas são dirigidas por uma só pessoa As equipas formam-se e reconstituem-se continuamente As equipas reportam a várias áreas da organização Alice Romano http://comunidades.ina.pt/
  16. 16. Que modelo teórico parareferência? Clique de editar o estiloBase teórica … o Construtivismo: - O conhecimento é construído através de experiências; - O sujeito que aprende participa activamente. - Aprender é uma interpretação pessoal do mundo; - Aprender é um processo activo com base em experiências.O crescimento conceptual vem: … da negociação de significados, … da partilha de perspectivas múltiplas … da mudança das nossas representações internas … da aprendizagem colaborativa.Alice Romano http://comunidades.ina.pt/
  17. 17. Estratégia para trabalho colaborativo Clique para editar o estilo• Diversas estratégias têm sido usadas para a constituição de grupos efectivos para o trabalho colaborativo, entre elas podem ser destacadas as baseadas nas teorias neo-piagetianas do conflito sócio-cognitivo e na utilização de estilos de aprendizagem. • A utilização do conflito sócio-cognitivo no processo de aprendizagem é baseada na teoria do equilíbrio de Piaget . • O conflito sócio-cognitivo ocorre quando uma interacção social estabelece um estado de divergência de opiniões ou apresenta contradição entre soluções pessoais ou Nós e a nossa prática • colectivas, decorrentes da interacção ou trazidas para a mesma. O conflito sócio-cognitivo poder ocorrer, por exemplo, a partir da interacção social decorrente da confrontação de soluções divergentes para um mesmo problema, produzidas pelos sujeitos participantes. • O conflito sócio-cognitivo pode ser induzido compondo grupos de maneira que eles tenham indivíduos com níveis diferentes de desenvolvimento cognitivo.Alice Romano http://comunidades.ina.pt/
  18. 18. Gestão de Projectos Clique para editar o estilo … um projecto é algo que se vai construindo,… é um processo … é um caminho. … o facilitador deve guiar o grupo … trata-se de pôr em relação a principalmente quando há uma expectativa aprendizagem, o comportamento e os de um resultado de aprendizagem do resultados processo.Alice Romano http://comunidades.ina.pt/
  19. 19. Clique para editar o estilo Olhemos para nós! Que dinâmicas criamos nas equipas? O que Equipasfazemos nós? A aprendizagem faz- Nós e a nossa prática se com os outros! Web 2.0. O que fazemos com as tecnologias?Alice Romano http://comunidades.ina.pt/
  20. 20. Clique para editar o estilo 2- Problematizar as implicações do modelo de gestão e das lideranças, enquanto factores condicionantes do processo de facilitação.Alice Romano http://comunidades.ina.pt/
  21. 21. Clique para editar oxigénio Inovação = o estilo• Ciclo de sobrevivência • Ciclo de inovação Inovação = Bem organizacional Fracasso Sucesso Objectivos fluidos Aberta a mudanças Visão Comunicação eficaz Corrida contra o relógio Flexibilizam-se Medidas paliativas Desenvolvem o conhecimentoAlice Romano http://comunidades.ina.pt/
  22. 22. Clique para editar o estilo… se o erro é mal aceitee punido, então ele não Logo, estamos numaparece! ambiente onde não se pode aprender!… se o erro nãoaparece, não se podeinvestigar como foiproduzido! Alice Romano Março de 12 ALRomano - Resolução de 23 http://comunidades.ina.pt/
  23. 23. Clique parapapel das regras O editar o estiloPromovemos a criatividade e a descoberta?Alice Romano http://comunidades.ina.pt/
  24. 24. Clique para editarda estilo Pensar… fora o caixa!• … muitas organizações ainda estão estruturadas em torno de hierarquias e controlo directo.• … frequentemente há dificuldade em conceber as coisas de qualquer outra forma, e como resultado muitas iniciativas para a criação de novas formas de organização falham, ou são simplesmente uma fachada cobrindo as antigas estruturas – Logo… impõe-se uma mudança no pensamento (out of the box)! O que estamos nós a fazer para mudar?Alice Romano http://comunidades.ina.pt/
  25. 25. Clique para editar o estilo 3- Procedimentos, orientações e recursos que o facilitador necessita para ser efetivo na identificação e gestão de situações de facilitação individuais ou em grupo.Alice Romano http://comunidades.ina.pt/
  26. 26. Clique para editar o estilo As minhas necessidadescomo facilitador não são as mesmas das pessoas.Alice Romano http://comunidades.ina.pt/
  27. 27. O facilitador Clique para editar o estilo Conhecimentos de base + Competências de base + Características pessoais básicasQuadro de referência conceptualde base: Processo •princípios de aprendizagem de de adultos, facilitação •dinâmica de grupos; •processo de tomada de decisão.Alice Romano http://comunidades.ina.pt/
  28. 28. As pessoas aprendem coisas novas se… Clique para editar o estilo Tiverem utilidade ????!!!/*- Forem aplicáveis na prática ??_# ???? Derem resultados imediatos X/!!!! % Se poderem relacionar com outras coisas Poderem analisar e dar a sua opiniãoAlice Romano http://comunidades.ina.pt/
  29. 29. Para que haja aprendizagem é preciso… Clique para editar o estilo Compreender a informação Processar a informação Assimilar a informação Memorizar/interiorizar Produzir alguma mudança com a informaçãoAlice Romano http://comunidades.ina.pt/
  30. 30. Clique para editar o estilo O que se vê? O que não se vê?Alice Romano O que é que isso significa?http://comunidades.ina.pt/Coordenadora: 31
  31. 31. Clique para editar ogrupos Dinâmica de estilo Uma das competências-chave do Facilitador é identificar a• Estados de desenvolvimento grupal dinâmica que se cria quando diferentes pessoas interagem e• Papéis ajudá-las a gerir essa dinâmica.• Necessidades individuais e grupais• Tarefas• Lideranças• Padrões comunicacionais• Participação A dinâmica de grupos é ao mesmo tempo a força motriz e• Tensões e conflitualidade uma espécie de “leme” já que é• Processo de tomada de decisão ela que guia o grupo numa ou noutra direcção.Alice Romano http://comunidades.ina.pt/
  32. 32. Níveis de intervenção Clique para editar o estilo Conteúdo Necessidades explicitas do grupo Linha de água Necessidades “escondidas” do grupo Níveis deintervenção Características individuais intrínsecas ? Processos inconscientes Alice Romano http://comunidades.ina.pt/
  33. 33. Níveis de intervenção Clique para editar o estilo Não directivo Directivo Cognitivo Emocional Reflexivo Activo (diagnosticar) (agir) Exploração Confrontação Estar dentro Estar fora (participar juntamente com o grupo) (participar no grupo)Alice Romano http://comunidades.ina.pt/
  34. 34. Para ser facilitadoreditar o estilo Clique para é importante… 1. Atitude de facilitação – ter iniciativa para interromper, sugerir, comentar, explicar, etc. 2. Consciência da situação de facilitação: • Múltiplos aspectos • Visão da complexidade • Papel do facilitador (diferente de participante) 3. Diagnóstico de comportamentos adequados e bons e de outros que tem que ser melhorados.Alice Romano http://comunidades.ina.pt/
  35. 35. Competências de base e características pessoais do facilitador Clique para editar o estilo Competências de base Características pessoais • Desenhar e estruturar • Sereno, calmo e concentrado actividades e processos • Confiável e íntegro • Ouvir, parafrasear, observar, cl arificar, elaborar • Assertivo • Interpretar o comportamento • Open mind verbal e não verbal • Empático • Confrontar os outros • Neutro • Gerir diferenças • Flexível • Colaborar com os outros • Autêntico • Gerir projectos • Optimista • Gerir meetings • Focalizado em resultados • Gerir logísticaAlice Romano http://comunidades.ina.pt/
  36. 36. v Clique para editar o estilo O todo O detalheAlice Romano http://comunidades.ina.pt/
  37. 37. Um bom facilitador Clique para editar o estilo Competências Técnicas Características pessoais •Identifica os pontos fortes e as habilidades de pessoas/equipas • Cria à vontade para a partilha • Dá confiança • Valoriza as diferenças e a diversidade• compreensão • Faz perguntas para identificar necessidades e interesses• aceitação • Dá o exemplo através de atitudes e comportamentos.• entusiasmo • humildade • generosidade • paciência O papel do facilitador é ajudar o grupo ao longo deste processo, fazendo perguntas que incentivem novas formas de pensar as situações e de as analisar assegurando um equilíbrio entre oferecer ideias para guiar o grupo e escutar e questionar pacientemente.Alice Romano http://comunidades.ina.pt/
  38. 38. Procedimentos, orientações e recursos Clique para editar o estilo • Escuta activa • Fazer perguntas • Observar Técnicas • Dar feedback • Concretizar • Reconstruir no tempo • Focalização no processo • Inputs cognitivos • Construção de competências • Aconselhar/orientar • Desenhar dispositivos • Criar alternativasAlice Romano http://comunidades.ina.pt/
  39. 39. Procedimentos, orientações e recursos Clique para editar o estilo • Criar alternativas • Brainstorming Técnicas • Mapas de ideias • Metaplan • Método Delphi • Grupos nominais • Mapas de Pert • Mapas de Gantt • Árvores de decisão • Análises estatísticasAlice Romano http://comunidades.ina.pt/
  40. 40. De que forma podemos nós usar algumas técnicas? Clique para editar o estilo• Reuniões criativas? Como fazer?• Pensar colectivamente? Como fazer? Brainstorming Mapas de ideias GRUPO A Metaplan GRUPO B GRUPO C GRUPO DAlice Romano http://comunidades.ina.pt/
  41. 41. Recolheram-se as opiniões/ pontos de vista dos Clique para editar o estilo participantesA informação foiagrupada de forma Sintetizou-se e estruturou-se aconsensual informação recolhida Alice Romano http://comunidades.ina.pt/
  42. 42. Facilitação gráfica ou doodling Clique para editar o estilo Sobretudo quando a quantidade de informação é muito grande e o processamento exige profundidade… RABISQUEM. •Rabiscar é adicionar emoções ao que se aprende. •Rabiscar é furar o inconsciente.Um exemplo de uma síntese de uma sessão sobre aprendizagem informalhttp://www.slideshare.net/affero/facilitao-grficaMais informação em http://www.scoop.it/t/facilitacao-graficaAlice Romano http://comunidades.ina.pt/
  43. 43. Clique para editar o estilo 5- A facilitação eletrónica e o papel do e-facilitador (via vídeo, áudio ou Internet)Alice Romano http://comunidades.ina.pt/
  44. 44. A nossa audioconferência Clique para editar o estilo Recolher os resultados e dar-lhes visibilidade suporte tecnológico Set-up e teste Co-facilitação Participantes, agenda (facilatadores tecnológico e grupal)Alice Romano http://comunidades.ina.pt/
  45. 45. O que é uma videoconferência? Clique para editar o estilo• A videoconferência é um sistema interactivo de comunicação em áudio e vídeo que permite a comunicação em grupo entre duas ou mais localidades. – Cria a «realidade virtual» de estar na mesma sala com pessoas que podem estar a milhares de km de distância.• É uma forma de encurtar as distâncias Espacial Temporal Tecnológica InterpessoalAlice Romano http://comunidades.ina.pt/
  46. 46. Clique paraeeditar o estilo O virtual o convencionalO processo de comunicação• intencionalidade• sensível no que diz respeito à forma como se comunicam, com quem o fazem e com que frequênciaO relacionamento• as pessoas aprendem umas com as outras e constroem relações• criar confiança – depende da forma como cada um contribui para os objectivos e interesses colectivos, cumpre os compromissos assumidos, partilha informação e conhecimento, e actua com discrição, junto a terceiros, sobre a informação partilhada• risco de perda de confiança num membro de uma equipa virtual é superior ao risco de perda de confiança num membro de uma equipa convencional devido à "não visibilidade”Alice Romano http://comunidades.ina.pt/
  47. 47. Como Clique para editar virtuais? evoluem as equipas o estilo• 4 etapas durante o seu desenvolvimento: – Iniciação (familiarizam-se com a temática do projecto e com o seu contexto) – Exploração (propõem e negoceiam normas sobre as suas novas relações interpessoais e de trabalho) – Integração (a comunicação é mais fluida e multi-direccional; os padrões de interacção permitem uma troca significativa de informação e conhecimento) – Fecho (balanço sobre os ganhos alcançados e, antes da equipa se dispersar, explicitam-se as lições que cada membro poderia aplicar em projectos futuros)• O papel principal de quem assuma a facilitação do processo de uma equipa virtual é ajudar os seus membros a avançar de forma efectiva pelas etapas descritas• O facilitador deve prestar atenção especial às: – normas que os membros da equipa adoptam para interagir durante o desenvolvimento do projecto, – aos padrões de comunicação – à troca de informação e conhecimentoAlice Romano http://comunidades.ina.pt/
  48. 48. Como facilitar uma equipa virtual? Clique para editar o estilo Objectivo claro e preciso Propósito explícito (recordá-lo e validá-lo com os membros da equipa, com maior frequência )• ? Identificar os papéis habituais em qualquer equipa apoiar aos membros da sua equipa virtual para que expressem as expectativas que têm sobre os diferentes papéis e para que definam as normas de comportamento• assegurar o cumprimento destes papéis e normas e dar feedback sobre a equipa moderar as intervenções que espera que os membros da equipa virtual façam• monitorizar o ritmo das conversas para intervir quando se está a perder o rumo da equipa ou o ânimo colaborativo de algum dos seus membros, ou quando a frequência das intervenções individuais seja muito desigual• verificar periodicamente que a tecnologia de comunicação usada não está a levantar dificuldades a nenhum dos membros da equipa• promover a integração e actualização de participantes que intervenham esporadicamente nas conversas da equipa virtual (por definição do projecto ou devido à função da equipa relativamente a outras pessoas/áreas)• contribuir para a memória da equipa recuperando as pontas soltas de conversas e relacionando-as com o temas de trabalho• encorajar a participação periódica de todos os membros da equipa virtual; se for necessário, deve estabelecer contacto privado com os indivíduos cujo nível de participação seja insuficiente e explorar com eles alternativas para ultrapassar essa situaçãoAlice Romano http://comunidades.ina.pt/
  49. 49. Clique para editar o estilo ResumoAlice Romano http://comunidades.ina.pt/
  50. 50. Clique para editar o estilo Apesar de não saber ensinar a “receita de bolo”Alice Romano http://comunidades.ina.pt/
  51. 51. As tarefas que Tarefas de facilitação Clique para editar o estilo deve realizar são: Preparação Trabalho com o grupo Follow-up Tarefas Tarefas Tarefas• Contactar as pessoas •Criar as bases do trabalho •Preparar os outputs para• Recolher informação conjunto serem comunicados(pessoas, trabalho, contexto) •Gerir os dados •Informar e comunicar a•Clarificar o programa de •Gerir a análise e quem de direitotrabalho interpretação dos dados •Obter a aprovação•Analisar as partes •Gerir o processo de •Monitorizar ainteressadas tomada de decisão implementação•Seleccionar pessoas e •Gerir a dinâmica do grupo •Identificar necessidadeslideres de grupo •Avaliar o processo e o futuras•Fazer as agendas de progresso grupaltrabalho e difundi-la •Encerar o trabalho•Preparar a logísticaAlice Romano http://comunidades.ina.pt/
  52. 52. Outcomes da facilitação Clique para editar o estilo Como resultado da sua acção o facilitador deve esperar: Preparação Trabalho com o grupo Follow-up Outcomes Outcomes Outcomes•Grupo organizado •Objectivos e resultados •Outputs produzidos e•Membros identificados obtidos distribuídos•Objectivos claros •Trabalho conjunto a •Resultados comunicados a•Papeis clarificados funcionar quem de direito•Logistica assegurada •Pessoas satisfeitas •Resultados aprovados e•Contexto definidos •Design X implementado comunicados•Agenda feita e difundida •Capacidade grupal •Etapas seguintes aumentada realizadas •Próximos passos descritos •Necessidades futuras •Comportamentos e determinadas resultados consistentesAlice Romano http://comunidades.ina.pt/
  53. 53. Factores críticos de sucesso Clique para editar o estilo• Preparar-se com antecedência (planear, planear, planear)• Manter a neutralidade, a isenção e a imparcialidade.• Ter uma atitude aberta de compreensão dos outros.• Assumir-se como gestor da situação, das interacção no grupo e como animador da aprendizagem dos processos grupais. Facilite ... Não discuta!Alice Romano http://comunidades.ina.pt/
  54. 54. Clique para editar o riscos! Potenciais estilo• Improvisar! Sugestão:• Pessoalizar! distanciar e ver as coisas lá de cima!• Dispersar!• Ausência de objectivos!• Ausência de explicitação das tarefas!• Colocar a discussão dentro das pessoas!Alice Romano http://comunidades.ina.pt/
  55. 55. Clique para editar o estilo Acrescentar mais do que apenas o resultado.Alice Romano http://comunidades.ina.pt/
  56. 56. Clique para editar o estilo Avaliação da facilitaçãoAlice Romano http://comunidades.ina.pt/
  57. 57. Clique para editar o estiloAlice RomanoMarço de 12 ALRomano - Como obter o 58 http://comunidades.ina.pt/

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