Персонализация контента в системах электронного документооборота. В.Ипатов

488 views

Published on

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
488
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
5
Actions
Shares
0
Downloads
5
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide
  • тел: (095) 956-79-28, WEB:www.intertrust.ru Ежегодное удвоение массы мирового электронного содержания обусловлено растущими технологическими возможностями обработки электронного контента, расширением видов (номенклатуры) документов, поступающих в электронные системы хранения, увеличением размеров самих документов. Растет и число участников документооборота, работающих с документами и обменивающихся информацией друг с другом в электронном виде. Все более широкие категории людей начинают создавать, публиковать и потреблять документы в электронной среде. При этом непрерывно возрастают требования по числу и сложности функций и процедур обработки документов, которые информационная система должна брать на себя, к способам «обнаружения» электронных документов, формам предоставления потребителю.
  • Реализация множественных, разнородных, часто взаимно противоречивых требований к СЭД в сочетании с обращением большого количества потребителей с разнообразными запросами к огромным массивам данных приводят к экспоненциальному росту нагрузки на систему и соответствующему падению производительности. При определенных соотношениях технических и эксплуатационных характеристик система перестает быть масштабируемой. Т.е. СЭД достигает порога интенсивности нагрузки, за которым она не может нормально функционировать, независимо от предоставляемых ей системных ресурсов.
  • Следует отметить, что в связи с тенденцией массового подключения к СЭД бизнес пользователей, наблюдается нарастание проблемы удобства работы различных категорий пользователей в системе. Эксплуатационную эффективность СЭД следует оценивать с двух точек зрения. С одной стороны, она определяется временами отклика системы на различные действия (запросы) пользователей (быстродействие). С другой стороны, тем, насколько удобно и эффективно пользователь может сформулировать свои запросы к системе, адресовать их и получить адекватный ответ. При этом давно замечено, что характерной особенностью больших корпоративных хранилищ контента массового пользования является то, что каждый пользователь имеет дело с ограниченным набором документов, составляющих крайне незначительную долю общего объема данных хранилища. Часть документов активно используется множеством пользователей, другая часть – узким кругом людей, некоторые документы могут вообще использоваться только одним их владельцем. Но каждый раз, когда пользователю требуется конкретный документ, его предоставление осуществляется на общих принципах. Система тем или иным способом (навигацией, поиском) находит документ среди всей массы документов, вычисляет права доступа и предоставляет его пользователю.
  • Суть ПКД заключается в том, что для каждого участника документооборота формируется база индивидуального пользования, которая наполняется облегченными копиями документов из всего множества баз данных СЭД. Эти облегченные копии – документы-посредники (ДП) – жестко связаны с оригиналами и их главная задача - обеспечить ссылку на исходный документ. При этом ДП должен содержать достаточно информации об исходном документе, чтобы можно было легко и удобно найти и идентифицировать его среди прочих ДП в ПКД. ПКД наполняются в ходе и в духе деловых процессов, а также в ходе привычных задач по поиску информации, документов в СЭД, навигации по корпоративным базам. После появления ДП в СЭД вычисление прав доступа уже не требуется. Корпоративные справочники также обрезаются до небольшого круга объектов, с которыми обычно работает пользователь (внутренние и внешние контакты, шаблоны документов и пр.)
  • Информация различного рода поступает из различных источников по различным каналам. Она должна быть агрегирована и представлена и потребует разных действий, которые должно быть однозначно понятно как выполнить
  • Взаимодействие ПКД с корпоративными базами в ходе деловых активностей
  • Настройка картотек
  • Get things done - Как привести дела в порядок – в основе нового интерфейса СМ
  • Начинаем с того, что для каждого сотрудника организуется индивидуальная база, в которой хранятся ссылки на интересующие его документы, отражающие содержание его деловых задач
  • В специальном окне помещаются ссылки на различные объекты, с которыми ведется активная работа
  • Ключевой особенностью СМ4 является отказ от прямых функций работы с документами и карточками, формами и переход к управлению своими активностями
  • В зависимости от решаемой задачи и характеристик экрана используется горизонтальное или вертикальное расположение зон вывода информации
  • Руководителю требуется особая «разреженная атмосфера» представления информации. Часто через руководителя проходят такие большие объемы документов, что он не может обойтись без помощников. Значительная часть документов руководителя носит характер обеспечения управленческой деятельности, в частности, распорядительной. Поэтому руководитель должен иметь удобные средства контроля.
  • Персонализация контента в системах электронного документооборота. В.Ипатов

    1. 1. Персонализация контента в системахэлектронного документооборота Вадим Ипатов ИнтерТраст +7 (495) 956 7928 Vipatov@inttrust.ru
    2. 2. Почему мы говорим о необходимостиперсонализации контента
    3. 3. Объемы документов Число участников Жизненный путь СЭД Номенклатура документов Предприятие Сложность системы Производительность Сложность поиска  Распредленная архитектура Масштабируемость Нагрузка на систему  Сквозной документооборот Удовлетворенность  Юридическая значимость пользователей  «Сквозной» контроль  Сквозные процессы уровня предприятия Линейные подразделения  Общие и локальные хранилища  Прямое электронное взаимодействие подразделений  Сквозные процессы подразделений  Электронные оригиналы Рабочие группы  Единые нормы и правила  Прямой доступ к содержанию  Коллективная подготовка  Собственные модули  Поиск по множеству баз данных  Управление доступомУправление делами Регистрация документов. •Информирование заинтересованных лиц Постановка на контроль. • Подготовка аналитических справок и построение отчетов
    4. 4. Проблемы производительности•Большие объемыслабоструктурированногоконтента в «громоздких» базахданных общего пользования•Сотни одновременно открытыхпользовательских сессий,десятки одновременныхобращений к одним и тем жедокументам•Высокое время откликасистемы•Перегруженность и низкаяпроизводительностьинформационных систем
    5. 5. Проблемы удобства и удовлетворенности пользователей•Множественность местнахождения документов•Сложность поиска требуемыхдокументов (низкая«находимость»)•Сложность извлеченияинформации, необходимой дляпринятия решений•Информационная перегрузка:пользователь получает из системыслишком много нерелевантнойинформации•Неудовлетворенностьсотрудников При этом большинству пользователей требуется малое подмножество всех документов системы (единицы %)
    6. 6. Реакция пользователя•Нежелание работать с •Потерядокументами в системе актуальной•Хранение документов на информациилокальных дисках •Дублирование и•Отслеживание задач, повторноеколлективная работа – в созданиеэлектронной почте •…•… Если мы не приблизим контент к пользователю, он сам приблизит контент к себе
    7. 7. Персональные коллекции документов как основа персонализации контента•Базы индивидуальногопользования•Динамическоенаполнение•Облегченные копиидокументов из всегомножества баз данныхсистемы•Индивидуальныесправочники•Вычисление прав доступа-однократное
    8. 8. Преимущества персональных коллекций документов•Персонализацияинформационного окружения•Единая точка доступа ко всейинформации в СЭД•Парадигма управления своимизадачами, делами, временем•Фокусирование интерфейса напользовательских задачах•Возможности для персонализациидизайна
    9. 9. •К Формирование персональных коллекций ор ре сп •С о н КорпоративныеПроцессы лу дБД е пе ж нц •Э •О •С р е и тч иг е п б н яДолжностные обязанности ле п н и а кт еты ро ал ск я ы а ро нн и цес о с т ая во сов к о •З дИсполнение заданий •С мм ам по ки ен етк чта Информация ин пр т и ф ав ар иРегламентированные о р о ч ии ма на Персональныепроцессы ци я коллекции я документов б о ая ла е р нт ада аПлановые задачи ра вн т и ч ат Активности ле ов ни ь ци ол нир ше ол з ни й р •К еПроекты (кейсы) и •И е ен ив ни о лн ая а е та ра н по бо ыПоисковые запросы ти кт •В ня ри •П •П •К
    10. 10. Взаимодействие ПКД с корпоративными базами в ходе деловых активностей
    11. 11. Персонализация и категориипользователей
    12. 12. Ключевые категории потребителей ЕСМ/СЭД•Топ менеджер Эффективное принятие решений, ответственность за достижение результатов•Управляющий документами Документирование всей значимой для организации информации•Бизнес специалисты Создание ценностей для конечного потребителя
    13. 13. Управляющий документами•Регистрация документов•Ввод образа документа•Соотнесение и контроль связанныхдокументов•Направление адресату (отметка одоставке)•Постановка на контроль, контрольисполнения•Формирование дел(отношение к делу)•Контроль движения экземпляров икопий•Ведение архивов•Построение отчетов
    14. 14. Картотека – основной принцип организации рабочего места документоведа•Вспомогательные базы "Картотеки"содержат дубликаты основных документовисходных прикладных баз, но не "один кодному", а в агрегируемом виде изнесколько прикладных БД разныхпоследовательных периодов в однуКартотеку
    15. 15. Картотека – основной принцип организации рабочего места документоведа•Картотеки делятся прежде всего по типамотображаемых документов: ВхД, ИсхД, ВнД.ОРД.
    16. 16. Картотека – основной принцип организации рабочего места документоведа•На стартовой странице базы Картотекипоказываются: •краткое описание правил, по которым в ней отображаются документы. •список ссылок на ресурсы (базы), документы которых "релевантны" для этой Картотеки. В том числе те, которые могли бы быть представлены, в ней, но вышли за рамки ее временного интервала.
    17. 17. Картотека – основной принцип организации рабочего места документоведа •В Картотеке дублируются элементы управления, существующие в представлениях соответствующей прикладной базы: •вызов поиска •создание регистрационной карточки («пустой» и по шаблону) •открытие Центра отчетов и построение отчета по выбранным документам •открытие базы Контроль заданий
    18. 18. Персонализация контента, контекста и интерфейса для бизнес специалиста
    19. 19. Персонализация контента•Основа - Персональные коллекции документов дляработы с уведомлениями и задачами. Очередиполученных, созданных, открытых, отправленных…
    20. 20. Персонализация контента•Каталог папок как инструментнастройки рабочего места
    21. 21. Персонализация контента•Вывод в отдельном окненезапланированных ипросроченных задач
    22. 22. Персонализация контента и контекста•Использование шаблоновпоиска•Сохранение поисковыхзапросов•просмотр профиля субъектадокументооборота при работев документе•Шаблоны резолюций,поручений
    23. 23. Персонализация контента и контекста•«Стикер бокс»
    24. 24. Персонализация интерфейса•Индивидуальный, настраиваемый внешний вид рабочего места.•Доступ ко всем текущим активностям•Единая точка входа: •к поручениям, заданиями, состоянию дел, результатам работ •приближение пользователя к его данным•Атрибутный поиск выполнен по столбцам представлений•Создание шаблона документа из текущего открытого
    25. 25. Персонализация интерфейса•Список выводимых атрибутовдля всех представлений
    26. 26. Персонализация интерфейса•Горизонтальная иливертикальная ориентациявывода
    27. 27. Персонализация контента, контекста и интерфейса руководителяТребования к рабочему месту руководителя•Все необходимые возможности для удалённой и оперативнойработы с документами.•Возможность работать вне своего рабочего места и в режимеoffline.•Простой, удобный, «нативный» интерфейс•Высокая оперативность принятия решений•Доступ к необходимой информации в любой момент времени•Непрерывная включенность в бизнес-процессы организации.
    28. 28. Персонализация контента, контекста и интерфейса руководителяПри работе с документами руководитель выполняет следующиезадачи:•Просмотр поступивших на его имя документов и принятиерешений по ним: •Наложение резолюций •Утверждение или отказ в подписи •Согласование проектов документов или перенаправление на "согласование до визы" •Исполнение поступивших от вышестоящего руководителя документов или делегирование исполнения
    29. 29. Рабочее место руководителя
    30. 30. Аналитика контента
    31. 31. Заключение: Ожидаемый эффект от персонализации•Снижение средней нагрузки на систему, повышениепроизводительности•Рост масштабируемости системы, возможность компенсациироста нагрузки (числа пользователей и объема данных)наращиванием оборудования.•Повышение продуктивности работы пользователейза счет: •применения интерфейсов, сфокусированных на задачах; •снижения информационной перегрузки; •повышения юзабилити системы; •применения элементов управления временем.
    32. 32. Вопросы Вадим Ипатов ИнтерТраст +7 (495) 956 7928 Vipatov@inttrust.ru

    ×