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2019年度地域フィールドラボ発表資料 藤野さん

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Code for Japanの地域フィールドラボ活動報告会の発表資料です。本資料は犬山市で「ICTを活用した業務改善による職員の負担軽減」に取り組んだ藤野さん(NECソリューションイノベータ)の資料になります。

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2019年度地域フィールドラボ発表資料 藤野さん

  1. 1. 2018年度下期 犬山市 地域フィールドラボ 最終報告 NECソリューションイノベータ株式会社 藤野 有加 深谷 洋
  2. 2. 2 © NEC Corporation 2017 活動の概要(11月~3月) フェーズ 活動内容 11月 課題抽出 ・市⾧挨拶 ・保育業務の理解 (園訪問 4回) ・園⾧会WS 12月 ・CFJ中間報告 1月 情報共有と 対策案の検討 ・保育業務の改善 (園訪問 4回) ・課題検討 ・保育士WS 2月 ・保育業務の改善 (園訪問 2回) ・課題検討 報告 ・報告資料の作成 3月 ・CFJ最終報告 ・市⾧報告(予定)
  3. 3. 3 © NEC Corporation 2017 活動内容
  4. 4. 4 © NEC Corporation 2017 保育業務の理解 保育現場での体験 ・初日から保育業務の理解のため、 クラス担当保育士と一緒にクラス保育を体験 (例)教室での指導、読み聞かせ、昼食・おやつ指導 屋外での枯葉掃除、体操、運動指導 ・16時からの事務時間にはやるべきことがたくさん (例)資料作成、イベントの準備、職員会議 ・休憩時間も連絡帳を書くなど、休憩できていない 体験を通じてわかったこと ・午前はクラス保育に専念するため、休む間もなく 昼食時間をむかえる ・園児・保護者など人と接する職場のため、 1日中体と気を遣う業務だと実感 ・休憩時間を活用し、ヒアリングを行ったが、 休憩中も事務作業を行っており、まとまった時間 の取得が難しいことを実感 どのようにヒアリングを進めていくか が課題となりました。
  5. 5. 5 © NEC Corporation 2017 保育業務の理解 保育士の生の声が 聴けました! 「私たちの仕事で大変なこと」 をテーマにヒアリング まとまった時間が取れない中で、保育業務を理解する 方法として、いつでも自由に意見が出せるように 模造紙と付箋を職員室に設置 言葉の意味を確認するため、個別ヒアリングを行い、 保育業務の理解を深める 予想外の意見 「保育士の業務より園⾧先生の業務が大変そう」 という意見 保育士の負担軽減というテーマで 活動しているが、園⾧先生の業務 にも着目していこう!
  6. 6. 6 © NEC Corporation 2017 保育業務の理解 保育業務の見える化 見えたこと ・クラス保育の時間が⾧く、事務時間が取れない ・交代要員(パート保育士)が不足しており、 午後のクラス保育中に事務時間が取れない ・職員会議など決まった時間は残業申請できるが、 個人作業は残業申請できていない ・イベントが重なる時期は事務時間内に作業が 終わらず、家で持ち帰り作業を行っている 遅番勤務 通常勤務 早番勤務 通常勤務 通常勤務 休日(自主出勤) 時刻 月 火 水 木 金 土 6:00 6:30 7:00 7:30 8:00 8:30 9:00 9:30 10:00 10:30 11:00 11:30 12:00 12:30 13:00 13:30 14:00 14:30 15:00 15:30 16:00 16:30 17:00 17:30 18:00 18:30 19:00 19:30 20:00 20:30 21:00 クラス保育 クラス保育 清掃、鍵閉め クラス保育 クラス保育 クラス保育 クラス保育 クラス保育 クラス保育 クラス保育 クラス保育 休憩(事務) 休憩(事務) 休憩(事務) 休憩(事務) 休憩(事務) 事務時間(清掃) 事務時間(職員会議) 事務時間 (保育準備・記録) 事務時間 (誕生カード作成) 事務時間(保育準備) 事務時間(保育準備) 事務時間 (保育準備・記録) 事務時間 (保育準備・記録) 事務時間 (制作準備) 10:45定時出社 19:30定時退社 8:30定時出社 8:30定時出社 8:30定時出社 7:00定時出社 17:15定時退社 15:45定時退社 17:15定時退社 17:15定時退社 クラス保育 クラス保育 清掃、鍵閉め クラス保育 クラス保育 クラス保育 クラス保育 クラス保育 クラス保育 クラス保育 クラス保育 休憩(事務) 休憩(事務) 休憩(事務) 休憩(事務) 休憩(事務) 事務時間(清掃) 事務時間(職員会議) 事務時間 (保育準備・記録) 事務時間 (誕生カード作成) 事務時間(保育準備) 事務時間(保育準備) 事務時間 (保育準備・記録) 事務時間 (保育準備・記録) 事務時間 (制作準備) 10:45定時出社 19:30定時退社 8:30定時出社 8:30定時出社 8:30定時出社 7:00定時出社 17:15定時退社 15:45定時退社 17:15定時退社 17:15定時退社 シフト制という特殊な働き方、保育時間と事務時間 の割合など、業務の見える化のため、フォーマットを作成し、 1週間の活動記録を実施 保育士の事務時間の確保、 適正な残業申請が課題となりそう!
  7. 7. 7 © NEC Corporation 2017 保育業務の理解 1ヵ月の事務時間と実際の事務時間を検証 見えたこと 【毎月の定例作業】に【時期的な作業】が重なると1ヵ月の事務時間を超える 事務時間が確保できない場合、 適正な残業申請を行う必要がある。 1ヵ月の事務時間 1.25H × 20日 = 25H ※16:00-17:15の事務時間が厳守できた場合 ※保護者、園児の突発作業が入るため、 実際は25H弱となる。 1ヵ月の実際の事務時間 【毎月の定例作業】 月週案 3H 職員会議 6H (1.5H × 4回 ) クラスだより 2H 壁面制作準備 0.5H クラス打合せ 4H(0.5H×8回) 子どもの記録 6H(0.33H×18人) 合計 21.5H 【時期的な作業】 保護者面談 人事評価 行事担当の準備 要録の作成 保育の記録 クラス分け作業 運動会・発表会準備
  8. 8. 8 © NEC Corporation 2017 園⾧会WS ~11月22日~ 積極的に意見を出していただきま した。 「園⾧は伝書鳩じゃないよ」とい う言葉が印象的でした。 「園⾧先生の業務が大変そう」という保育士の意見から、 園⾧先生業務を深堀するため、園⾧先生向けのWS を実施 「私たちの仕事で大変なこと」をテーマに追加意見の記入、 賛成シールの貼付けを実施
  9. 9. 9 © NEC Corporation 2017 園⾧会WS ~11月22日~ 意見が多く集まったもの ・芝生の手入れ ⇒提案① ・延⾧保育の記録 ⇒提案④ ・一括購入以外の教材の買い出し (承認処理、運搬) ⇒提案②③ ・書類の提出・受取のための市役所への往復 ⇒保育業務の改善① ・各集金業務(業務が複数、集金後の市役所への往復) ・入園受付事務 ・年休が取得しづらい 園⾧先生の事務は市役所の 往来など自ら動くことが多 く、保育園にいない時間が 多く見受けられた。 園⾧自身も若手のフォロー ができず、悩んでいる。 意見をまとめ、課題一覧として提供
  10. 10. 10 © NEC Corporation 2017 保育士WS ~1月26日~ 保育園業務で<課題>と感じていることを自由に 意見を出し合う ①犬山市として若手保育士の離職への懸念がある ②ヒアリングを通じ、普段は園⾧・主任に気を遣って言えないことがある と外部目線で感じたので、園⾧主任のいない意見交換の場作りを 検討 クラス担当保育士向けのWSを実施
  11. 11. 11 © NEC Corporation 2017 保育士WS ~1月26日~ 意見が多く集まったもの ・事務時間が取れない、足りない ・時間外の申請がしづらい⇒提案⑤ ・年休が取得できない ・出席簿の入力が大変⇒保育業務の改善② ・人事評価に時間がかかる ・クラス運営の人数が足りない 【参加者コメント】 普段思っていたことが言 えたり、他園の話、他の 先生の話が聞けてよかっ たです。 【参加者コメント】 園が違っても、思ってい ること、考えていること が同じということが分 かった。 【参加者コメント】からもわかるよう に、園は物理的に孤立しており、これ まで保育士同士の意見交換の場がない ようでした。 今回の活動を機に保育士の情報共有の 場を設けることで、意見交換の活性化 に期待できる。
  12. 12. 12 © NEC Corporation 2017 WSやヒアリング結果を受けて、 課題検討を実施 見えてきたこと・・・
  13. 13. 13 © NEC Corporation 2017 園⾧の課題 若手の担任保育士の負担が大きい [若手 中堅 主任 園⾧] 中堅の保育士が不足しており、園⾧・主任が若手のフォローを行う必要がある 園⾧は園⾧業務(書類提出など)で園を空ける機会が多く、保育を見る余裕がなくなっており、 若手のフォローができていない 【課題】 園⾧が園を空ける機会の削減!
  14. 14. 14 © NEC Corporation 2017 保育士の課題 【課題】 パソコンスキルの向上が必要! パソコンの増設が必要! パソコン台数に限りがあり、スキルがないと作業時間が かかるため、パソコンの利用をためらってしまう 持ち帰り作業ができるため、手書きを選択している パソコンスキルに差がある 時間外申請をしていないものがある 個人作業は作業時間が個人の裁量で変わるため、作 業時間が把握できておらず、申請しづらい 【課題】 時間外申請のガイドラインが必要!
  15. 15. 15 © NEC Corporation 2017 改善 ~活動期間中に改善できたこと~
  16. 16. 16 © NEC Corporation 2017 保育業務の改善 ①提出書類の廃止 提出書類を削減すれば、市役所への往復を削減できるのではないか? 削減できる提出書類はないかという目線で園⾧にヒアリング実施 外部目線で重複している書類があったため、削減できないか働きかけを実施 他課では提出していない書類と判明したため、提出書類を廃止 提出書類の削減に貢献! 【課題】園⾧が園を空ける機会の削減! 園⾧の中では引継ぎ項目は絶対という意識だったため、提出書類を廃止 できるという視点はなかった。 この改善の結果、園⾧に提出書類に疑問を持つ意識が芽生えたため、 今後も提出書類の削減に期待ができる。
  17. 17. 17 © NEC Corporation 2017 保育業務の改善 ②出席簿の入力改善 毎日手書きした出席簿をパソコンに転記している 出席簿はパソコン入力だけでよいが、パソコンの起動に時間が かかるため、手書きをしておき、まとめてパソコンに転記している 出席簿の自動起動を設定し、 朝当番がパソコンを起動する運用を提案! 【課題】保育士WSの意見 出席簿の入力が大変 毎回、出席簿を開き、読込みが終わるのを待つ時間を削減する効 果があり、常に出席簿が開かれているため、直接パソコン入力す る人が増えた。 パソコン入力することで、自動計算も行うため、手計算の時間も 削減できた。 【削減時間の試算】 起動時間 クラス数 1年 1分 × 7クラス × 約260日 =1820分(30時間) ※年間30時間の時間削減! ※パソコン入力だけになり、2度手間だと思っていた 作業が削減でき助かっているとの感想
  18. 18. 18 © NEC Corporation 2017 提案 ~今後改善したいこと~
  19. 19. 19 © NEC Corporation 2017 (園⾧・保育士)提案① 園庭の整備の改善 【作業内容】 ・園庭の芝生の手入れ(芝刈り、除草、水まき) ・夏場に園児が裸足で利用するため欠かせない作業 ・事務時間を確保できていない保育士には大きな負荷となる 【提案】用務員を雇い園庭の整備を依頼する 【定量効果】年間 150H(50H×3人)作業時間削減 ※園⾧・主任・保育士が交代で作業 導入効果 導入期間 コスト ◎ -
  20. 20. 20 © NEC Corporation 2017 (園⾧)提案② 物品購入の改善【運搬面】 【作業内容】 ・安い物を探して購入するという文化が残っており、 園⾧が直接ホームセンターで物品購入を行っている。 ・自家用車使用のため、運搬物によっては臭い(腐葉土) の問題もある。 【提案】①一括購入の品目に園で使用する物品を追加する ②直接の買出しは廃止し、業者への発注に切替える 【定量効果】年間20回以上の園⾧の外出を削減 10回/年×2回(金額調査、購入) 導入効果 導入期間 コスト ◎ -
  21. 21. 21 © NEC Corporation 2017 (園⾧)提案③ 物品購入の改善【申請面】 【作業内容】 ・物品伺書の承認のため、市役所への往復が発生する。 【提案】電子印を導入し、ファイルサーバ上で承認を行い、 市役所への往復を削減する 【定量効果】年間120回以上の園⾧の外出を削減 60回/年×2回(提出、承認後の受取) 導入効果 導入期間 コスト ◎ 少しかかる
  22. 22. 22 © NEC Corporation 2017 (園⾧・保育士)提案④ 延⾧保育・一時利用保育の事務改善 【作業内容】 ・園児の登降園時に毎日発生する作業 ・登降園時間や請求書の記入時に園児から目が離れることが心配 【提案】登降園システムを導入し、園児の登降園時間を自動記録・蓄積 することで毎日の登降園時間の手書き管理が必要なくなる。 【定性効果】登降園の時間を自動登録することで、 延⾧保育等の保育料計算が自動で可能になる。 導入効果 導入期間 コスト ◎ かかる
  23. 23. 23 © NEC Corporation 2017 (保育士)提案⑤ 超過勤務のガイドラインの作成 【作業内容】 ・超過勤務の作業内容と時間を記録する。 ・上記の記録から、各作業の基準時間を割り出し、ガイドラインを 作成する。 【提案】超過勤務のガイドラインの作成 【定性効果】 ・個人作業の残業時間の判断ができず、残業申請をつけられないこと があったが、ガイドラインができることで残業申請がしやすくなる。 ・各園の超過勤務のつけ方にばらつきがあるが、標準化できる。 導入効果 導入期間 コスト ◎ かかる
  24. 24. 24 © NEC Corporation 2017 (保育士)提案⑥ パソコン操作のスキルアップ 【作業内容】 ・園でパソコン入力するフォーマットのある資料について、 入力方法の指導を情報管理課で行う。 【提案】PC操作のスキルアップ 【定性効果】 ・パソコン操作の不安が解消され、手書き文書の削減ができる。 ・手書きでなく、電子データで記録を残すことにより、サーバ上で 他園と情報共有できる。 導入効果 導入期間 コスト ◎ 少しかかる
  25. 25. 25 © NEC Corporation 2017 (保育士)提案⑦ パソコンの増設 【作業内容】 ・パソコン不足を解消するため、情報管理課によるパソコンの増設作業 【提案】パソコンの増設 【定性効果】 ・事務時間が重なっても、パソコン作業が可能になる。 ・提案②のパソコン操作のスキルアップを実践することで、 現在手書きで行っている作業がパソコン化でき、 パソコン作業が増えるため、パソコンの増設が効果的になる。 導入効果 導入期間 コスト ◎ 少しかかる
  26. 26. 26 © NEC Corporation 2017 おわりに ・園での貴重な体験をさせていただきました。 ・Excelの改善など園内での改善活動が行われている ことが印象的でした。 ・毎日パソコンに向かうのが当たり前だと思っていたので、 保育士さんがパソコンに触れる機会が少ないことに驚き ました。 ・ICT化を見据え、PCのスキルアップをし、徐々にICT化 を目指していけると良いと思いました。

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