Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

2018年度地域フィールドラボ活動発表資料 蒲原さん

242 views

Published on

Code for Japanの地域フィールドラボ活動報告会の発表資料です。本資料は鎌倉市で「民間企業のノウハウを導入した市役所働き方改革の推進」に取り組んだ蒲原さん(サイボウズ)の資料になります。

Published in: Government & Nonprofit
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

2018年度地域フィールドラボ活動発表資料 蒲原さん

  1. 1. 地域フィールドラボ(鎌倉市) 報告資料 ~テーマ:働き方改革の推進~ サイボウズ株式会社 蒲原 大輔 1
  2. 2. ▌自治体でも採用難が続出 ▌働きがいで選ばれる採用競争の時代へ 2 働き方改革の目的 職員にとって働きがいのある組織を創る = 働き方改革
  3. 3. 3 3つの問題を設定 情報の分散による 負担の増加 スキル・ノウハウを 共有する仕組みが ない コミュニケーションの 仕組みがない チームではなく、個人プレーが中心の働き方 仕事に対する負担感が先行し、「働きがい」を感じられない 非効率な業務プロセス 起きている事象 原因 解決すべき 問題
  4. 4. ①ITを活用した業務改善 (道水路管理課 職員力向上プロジェクト) 4 情報の分散による 負担の増加 スキル・ノウハウを 共有する仕組みが ない コミュニケーションの 仕組みがない
  5. 5. 道水路管理課で起こっていた問題 5 新規案件(年間) 100件 過年度申請分(累計) 190件 時間がなくて新規案件の 対応だけで手一杯… 過年度分の処理が進まずクレームに発展することも
  6. 6. 現状の業務プロセス 6 進捗管理シート 経過メモ作業調書 作業調書台帳 境界担当 台帳担当 • 申請がある度に、以下のようなファイルを作成または更新している
  7. 7. 問題点:転記やチェック作業に時間がかかる 7 進捗管理シート 作業調書 経過メモ 決裁文書 測量立会の 依頼文 業者への発注書 測量業者 地権者A 地権者B 図面交付の 送付文 申請書原本 関連文書 (法務局から取り寄せた 書類等)
  8. 8. 業務アプリの作成による、改善効果の検証 8
  9. 9. 作成したアプリの概要 9 立会依頼文 発注書 測量業者 地権者A 地権者B 図面交付の 送付文 決裁文書アプリ 市HP アプリ内のデータを基に 各文書を自動作成する 申請の電子化
  10. 10. 10 各ステップでの業務削減時間を試算 申請書 ダウンロード 窓口で申請受理 内容確認 査定受付簿 進捗記載 (Excel)に転記 資料集め ・法務局 ・執務室 作業調書 (Word+手書き) 経過メモ記載 業者に依頼 図面受理 境界確定立会 案内文を作成 (Word) 立会実施 納品 (紙+CD等) 検査 検収 図面交付の 決裁作成 支出 作業調書台帳(S 番)Excelに転記 台帳補正 実施 境界担当 台帳担当 土地境界 確定承諾書 の作成 業者発注の 起案作成 処理時間 不要になった タスク 効率化された タスク ▲5分 ▲20分 ▲30分 ▲5分 ▲30分 ▲10分▲10分 1件につき110分削減
  11. 11. ②タスクマネジメントスキルの向上 11 情報の分散による 負担の増加 スキル・ノウハウを 共有する仕組みが ない コミュニケーションの 仕組みがない
  12. 12. 12 タスクマネジメント向上に向けた取組 ▌勉強会でのインプット(かんばん) ▌各部署での実践 ▌振り返りと改善 ▌(ノウハウを庁内に共有) 勉強会 振り返り
  13. 13. 13 活動の効果(ご協力いただいた方からのフィードバック) スマートフォンからも確認出来るため、空き時間に段 取りを確認して業務がスムーズに進むようになった。 タスクを付せんに全て書き出し一覧化することで、抜け漏れ なく段取りできるようになった。プライベートな時間に仕事のこ とを考えなくなった。
  14. 14. ③コミュニケーションの仕組み化 14 情報の分散による 負担の増加 スキル・ノウハウを 共有する仕組みが ない コミュニケーションの 仕組みがない
  15. 15. 現在の問題点 ▌健康福祉部のケース ⚫ 始業すると同時に窓口、電話対応がスタート ⚫ スピーディに処理を進めていく必要があり、相談の時間を取りづらい 15 職員から上司・先輩に対して、集中して仕事の相談をする時間が取りづらい 懸案事項を抱え込むことで、対応が後手に回るリスク。精神的な負担にも 仕事の不安が 頭から離れない…
  16. 16. 解決に向けたトライ:「1on1」の実践 16
  17. 17. ▌行ったこと ⚫ 配属1~2年目の職員と係長にて実施 ⚫ 業務時間内に、別室で1on1を行う(10~15分程度) ⚫ 業務の進捗とスケジューリングについて認識合わせ ▌効果 ⚫ 係長:「慌ただしい執務室から離れることで、しっかりと話し合える」 ⚫ 職員:「不安に思っていた点を解消できた。相談の時間が確保され ていると助かる」 17 健康福祉部での実践と効果 コミュニケーションの機会を「仕組み」として用意すると、安心して話すことができる
  18. 18. 実施したこと 18 情報の分散による 負担の増加 スキル・ノウハウを 共有する仕組みが ない コミュニケーションの 仕組みがない 業務アプリによる 情報共有化 タスクマネジメントの ノウハウ共有 1on1の実践
  19. 19. ▌職員の協力(好意)により、小さな改善事例がいくつかできた。 ▌フェローがいなくても持続する、拡張する仕組みづくりはできなかった。 ➢ 市長や管理職など、キーマンを早い段階で巻き込むアクションが必要 19 振り返り
  20. 20. 20 ご清聴ありがとうございました。

×