Control de Calidad. Elemento estructural en los servicios de auditoria

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El objetivo es contribuir a mejorar y fortalecer la profesión de la auditoria y lograr un alineamiento de la gestión de profesionales independientes a los requerimientos de calidad exigidos por la NICC 1 (ISQC 1). Este documento no reemplaza a dicha NICC, el contador público y auditor deberá obtener un entendimiento completo del texto de la NICC 1 para entender su objetivo y aplicar los requerimientos de manera apropiada.

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Control de Calidad. Elemento estructural en los servicios de auditoria

  1. 1. _____________________________________________________________________ www.cmconsultoressa.es.tl - www.facebook.com/cmyasociados Email.: cmconsultoressa@hotmail.com 1 Control de Calidad. Elemento estructural en los servicios de auditoria
  2. 2. _____________________________________________________________________ www.cmconsultoressa.es.tl - www.facebook.com/cmyasociados Email.: cmconsultoressa@hotmail.com 2 CONTROL DE CALIDAD. ELEMENTO ESTRUCTURAL EN LOS SERVICIOS DE AUDITORÍA Una de las actividades profesionales con, cada vez, mayores regulaciones, sin lugar a dudas, es la auditoría, particularmente la que realiza el auditor externo sobre los estados financieros con el propósito de emitir una opinión independiente que proporcione confiabilidad y seguridad razonables para los propósitos requeridos por los distintos usuarios de esta información. La importancia de los informes que emite el Contador Público y Auditor acerca del examen de los estados financieros, o los que se derivan de otros servicios en los que participa, exigen de él un trabajo con un alto grado de responsabilidad y calidad profesional a toda prueba. Qué debemos entender por control de calidad Tratar de definir con precisión el concepto de control de calidad implicaría la búsqueda de un sinnúmero de elementos que puedan describir su esencia; sin embargo, se puede señalar como un proceso dentro de un sistema, cuyo objetivo es cumplir satisfactoriamente con todos los requerimientos establecidos para el adecuado desempeño de un trabajo, con el propósito de darle confiabilidad y efectividad a los resultados que se busca obtener. La ausencia de calidad en la prestación de un servicio se refleja en ineficiencias e inseguridad, así como en la desconfianza de quien los recibe Aspectos relevantes a considerar sobre el control de calidad en la auditoría. Un trabajo de calidad en una auditoría de estados financieros u otros servicios en los que el Contador Público y Auditor independiente tenga responsabilidad directa, contempla la adopción de sistemas y procedimientos adecuados que proporcionen una seguridad razonable acerca del cumplimiento de las normas profesionales y regulatorias aplicables a los trabajos realizados, las cuales deberán ser observadas por el auditor independiente o la firma a la que pertenezca.
  3. 3. _____________________________________________________________________ www.cmconsultoressa.es.tl - www.facebook.com/cmyasociados Email.: cmconsultoressa@hotmail.com 3 POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTROLES DE CALIDAD EN LAS FIRMAS DE AUDITORIA El trabajo de auditoría de estados financieros hace necesario que los auditores establezcan políticas y procedimientos que les permitan realizar trabajos de alta calidad. De acuerdo con la Norma Internacional de Control de Calidad (NICC 1) vigente a partir del 15 de diciembre de 2009 se ha definido el siguiente objetivo (Párrafo 11): La firma debe establecer y mantener un sistema de control de calidad que le proporcione una seguridad razonable de que: a) La firma y su personal cumplen con las normas profesionales y los requisitos legales y regulatorios aplicables; y b) Los informes emitidos por la firma o los socios del trabajo son apropiados en las circunstancias La NICC 1 define seis elementos fundamentales dentro del Sistema de Control de Calidad de las firmas de auditoría (párrafo 16), ellos son: 1) Responsabilidad de los líderes de la firma sobre la calidad dentro de la misma 2) Requisitos éticos relevantes 3) Aceptación y retención de las relaciones profesionales con clientes y trabajos específicos 4) Recursos humanos 5) Desempeño del trabajo 6) Monitoreo 1) RESPONSABILIDAD DE LOS LÍDERES DE LA FIRMA SOBRE LA CALIDAD DENTRO DE LA MISMA La firma deberá establecer políticas y procedimientos diseñados para promover una cultura interna que reconozca que la calidad es esencial en el desempeño de los trabajos. (Párrafo 18) Política y procedimiento:
  4. 4. _____________________________________________________________________ www.cmconsultoressa.es.tl - www.facebook.com/cmyasociados Email.: cmconsultoressa@hotmail.com 4 Cultura interna  Es responsabilidad de todos los socios de la firma, la divulgación y cumplimiento del Sistema de Control de Calidad al interior de firma.  Es obligación de todos los miembros de la firma promover una cultura interna que se base en el reconocimiento que la calidad es esencial en el desempeño de los trabajos.  El Gerente o Encargado de la Firma promoverá la cultura interna orientada hacia la calidad, a través de acciones y mensajes congruentes y frecuentes hacia todos los niveles de la firma.  El Gerente o Encargado de la Firma motivará al personal para que comuniquen sus puntos de vista, o preocupaciones sobre asuntos de control de calidad.  El Gerente o Encargado de la Firma apoyará cualquier tipo de actividad que tenga como objetivo, fortalecer el sistema de control de calidad que se ha adoptado.  Se asignará a algún miembro de la firma al desarrollo, documentación y soporte de las políticas y procedimientos de control de calidad.  Se deberá documentar y comunicar las Políticas y Procedimientos de Control de Calidad a todo el personal de la firma y entregando una copia a cada empleado, el cual firmará de recibido. 2) REQUISITOS ÉTICOS RELEVANTES La firma deberá establecer políticas y procedimientos diseñados para proporcionarle una seguridad razonable de que la misma y su personal cumplen con requisitos éticos relevantes. (Párrafo 20) Independencia La independencia es la capacidad que tiene un auditor de realizar su trabajo con integridad y objetividad. El auditor debe ser y parecer independiente durante la ejecución de su trabajo. La firma deberá establecer políticas y procedimientos diseñados para proporcionarle una seguridad razonable de que ésta, su personal y, cuando sea aplicable, otros sujetos a los requisititos de independencia mantengan la independencia cuando lo requieran los requisitos éticos relevantes. (Párrafo 21)
  5. 5. _____________________________________________________________________ www.cmconsultoressa.es.tl - www.facebook.com/cmyasociados Email.: cmconsultoressa@hotmail.com 5 Políticas y procedimientos:  A todo el personal de la firma se le entregará una copia de los códigos de ética adoptados, los cuales podrán ser entregados ya sea en forma escrita o electrónica.  Debe obtenerse una declaratoria de cada uno de los profesionales integrantes de la firma, en la que manifiesten haber comprendido el contenido de los códigos de ética; y se comprometan a observar su cumplimiento. Independencia  Proporcionar seguridad razonable que la firma, su personal cumple con requerimientos éticos relevantes comprendidos en el Código de Ética de IFAC parte B: Independencia; así como los requerimientos aprobados por el Consejo de Vigilancia de la Profesión de Contaduría Pública y Auditoria (en Guatemala aún no existe dicho consejo).  Tanto la firma como su personal deberán mantener ante el cliente una actitud de independencia requerida en cada trabajo asignado; tanto en esencia como en apariencia, evitando tener otro tipo de relaciones de negocios o personales que amenacen su independencia con los clientes.  Comunicar por escrito los requerimientos de independencia al personal, los cuales deben adoptar en el desempeño de la auditoria. Obtener confirmación al menos anualmente por escrito sobre el cumplimiento con políticas y procedimiento de independencia para el personal de acuerdo al Código de Ética de IFAC.  Para cada trabajo encomendado, la firma emitirá carta de compromiso en la que se hará énfasis en la observancia de los principios fundamentales de la ética profesional que incluyen: a) Integridad; b) Objetividad; c) Competencia profesional y cuidado debido; d) Confidencialidad; y e) Conducta profesional.  Asegurarse que el personal notifique a la firma de una manera oportuna el cumplimiento de Normas Éticas de Independencia.  El personal de la firma, debe evitar en lo posible relacionarse sentimentalmente con el personal del cliente.  El personal de la firma debe notificar los asuntos que generen amenazas a la independencia cuando sea aplicable, de manera que se pueda tomar acción apropiada.  El personal de la firma tiene que ser respetuoso y puntual en los compromisos que adquiere; así mismo debe mantener una buena presentación personal.
  6. 6. _____________________________________________________________________ www.cmconsultoressa.es.tl - www.facebook.com/cmyasociados Email.: cmconsultoressa@hotmail.com 6  El personal debe adoptar la costumbre de ofrecer un cordial saludo al ingresar o al retirarse de las instalaciones, ya sea del cliente o de las oficinas de la firma.  El personal del equipo de trabajo de la firma, debe llegar vestido adecuadamente con corbata, zapatos lustrados, etc., portando su gafete de forma adecuada, llevando su maletín, equipo y demás útiles de forma ordenada; y en el horario acordado (salvo que sea asignado a consultorías especiales que requieran otro tipo de vestimenta apropiada a determinada situación)  Cuando un miembro del equipo deba ausentarse o tenga que llegar después de la hora acordada, deberá tramitar el permiso o efectuar la debida notificación a las oficinas de la firma de forma previa u oportuna según el caso. No son buenas prácticas:  Que el auditor o sus familiares cercanos entablen o mantengan relaciones comerciales con clientes, accionistas, o el personal de los clientes.  Que el auditor o sus familiares cercanos establezcan o mantengan algún tipo de interés financiero en el cliente auditado. Ejemplo: Acciones.  Aceptar obsequios o favores que puedan afectar la objetividad del auditor  Tener familiares empleados en el cliente que puedan tener influencia significativa sobre los estados financieros que se van a auditar (ejemplo Contador)  Establecer o mantener algún tipo de relación personal con algún funcionario del cliente que pueda tener influencia significativa sobre los estados financieros (ejemplo Tesorero)  Que el auditor acepte o mantenga cargos directivos dentro de su cliente  Prestar otro tipo de servicios que estén relacionados con los estados financieros (ser juez y parte), tales como: Outsourcing contable, auditoría interna, servicios actuariales, valuaciones, diseño e implementación de sistemas, reclutamiento de profesionales, entre otros.  Actuar como funcionario del cliente y/o hacer parte de su nómina  Tomar decisiones significativas que son responsabilidad de la administración de la compañía  Haber sido empleado del cliente en los últimos dos años  Entre otras.
  7. 7. _____________________________________________________________________ www.cmconsultoressa.es.tl - www.facebook.com/cmyasociados Email.: cmconsultoressa@hotmail.com 7 En los casos en donde se identifique algún tipo de conflicto la firma podrá pedir a los miembros del equipo del trabajo (incluyendo al socio del trabajo) que tomen las medidas necesarias para eliminar o reducir cualquier amenaza a la independencia a un nivel aceptable mediante la aplicación de salvaguardas apropiadas. Estas medidas pueden incluir las siguientes:  Dejar de ser miembro del equipo del proyecto;  Descontinuar o modificar los tipos de trabajo o servicios específicos que se realicen en un compromiso;  Vender una inversión financiera de la que sean propietarios;  Descontinuar o cambiar la naturaleza de las relaciones personales o de negocios con clientes;  Presentar el trabajo a otros socios y personal profesional para revisión adicional; y  Tomar otras medidas razonables que sean apropiadas a las circunstancias. Rotación de personal en trabajos de auditoría de entidades listadas Cuando el cliente de auditoría sea una entidad listada 1 y el socio del compromiso o el revisor de control de calidad del compromiso trabajen con el cliente durante un período previamente definido, normalmente no más de siete años, no podrá participar en el compromiso hasta que pase otro período que, por lo general, es de dos años. Sin embargo, en ciertas circunstancias puede haber un cierto grado de flexibilidad, como cuando la permanencia del individuo en el compromiso de auditoría sea de especial importancia. Las circunstancias bajo las cuales no se recomendaría o exigiría la rotación, deben ser poderosas. En todo caso, cuando no se cambia al individuo después de dicho período previamente definido, deben aplicarse salvaguardas equivalentes para reducir cualquier amenaza a un nivel aceptable. Dichas salvaguardas pueden incluir la revisión del trabajo por un contador externo a la firma o alguien de la firma que no esté asociado con el equipo del trabajo, o bien, la asesoría necesaria. Rotación de personal en trabajos de auditoría de entidades no listadas 1 Entidad listada - Cualquier entidad cuyos valores, acciones, o títulos de deuda, se cotizan o están listados en una bolsa de valores reconocida, o se negocien conforme a los reglamentos de una bolsa de valores reconocida u otro organismo equivalente.
  8. 8. _____________________________________________________________________ www.cmconsultoressa.es.tl - www.facebook.com/cmyasociados Email.: cmconsultoressa@hotmail.com 8 Tratándose de entidades no listadas, si se considera que la rotación es necesaria, el socio o miembro del personal profesional responsable de asuntos de independencia identificará el reemplazo, especificando el período durante el cual no participará el individuo en la auditoría de la entidad y otras salvaguardas necesarias para cumplir otros requisitos relevantes. Conflictos de Intereses Los conflictos de intereses son aquellas situaciones en las que el juicio del auditor, tiende a estar indebidamente influenciado por un interés secundario, de tipo generalmente económico o personal. En muchos casos pueden surgir conflictos de intereses. Por ejemplo, cuando un socio o un miembro del personal profesional representa a dos clientes, uno como parte compradora y otro como parte vendedora en la misma transacción, o si está ayudando a un cliente a contratar a una persona para un puesto de dirección y el socio o miembro del personal profesional sabe que el cónyuge de un miembro de la firma está solicitando el puesto. Los conflictos de intereses pueden surgir a nivel de la firma o de los socios o el personal profesional. En los casos en donde se identifiquen conflictos de intereses la firma o sus miembros deberán tomar las acciones señaladas cuando se presentan amenazas de independencia. Confidencialidad Todos los socios y personal profesional deben proteger y mantener la confidencialidad de la información del cliente que deba mantenerse confidencial y protegida conforme a las leyes en vigor y lo dispuesto por las autoridades reglamentarias, el Código de Ética de IFAC, las políticas de la firma y las instrucciones específicas del cliente o convenios con el mismo. La información del cliente que se obtenga durante un compromiso debe usarse o revelarse únicamente en relación con el fin para el que se obtuvo. La firma puede cumplir estas obligaciones de las siguientes formas:  Nombrar a una persona como responsable de la definición, implementación y seguimiento al cumplimiento de las políticas de confidencialidad.  Por lo menos una vez al año, la firma debe obtener una declaración de confidencialidad por parte de todo el personal de la firma y se recomienda que esta documentación se conserve en los archivos de personal.
  9. 9. _____________________________________________________________________ www.cmconsultoressa.es.tl - www.facebook.com/cmyasociados Email.: cmconsultoressa@hotmail.com 9  Comunicar las políticas de confidencialidad a todo el personal de la firma mediante los diferentes medio.  Contar con una infraestructura necesaria que permita conservar, catalogar y recuperar información tanto en forma electrónica como impresa y protegerla contra acceso no autorizado o uso inapropiado. 3) Aceptación y retención de clientes y de trabajos específicos La firma deberá establecer políticas y procedimientos para la aceptación y retención de relaciones profesionales con clientes y de trabajos específicos, diseñados para proporcionar a la firma una seguridad razonable de que sólo emprenderá o continuará relaciones profesionales y trabajos cuando la firma (párrafo 26): Sea competente para desempeñar el trabajo y tenga las capacidades, incluyendo tiempo y recursos, para hacerlo; Pueda cumplir los requisitos éticos relevantes; y Haya considerado la integridad del cliente, y no tenga información que pueda llevar a concluir que el cliente carece de integridad. Dichas políticas y procedimientos deben satisfacer de forma razonable que no existe ninguna de las siguientes situaciones:  Condenas y sanciones reglamentarias,  Sospecha de actos ilícitos o fraude,  Investigaciones en curso,  Membrecías de la administración en organizaciones profesionales de dudosa reputación,  Publicidad negativa y  Asociación cercana con personas o compañías cuya ética es cuestionable. Políticas y procedimientos: Integridad de un cliente.
  10. 10. _____________________________________________________________________ www.cmconsultoressa.es.tl - www.facebook.com/cmyasociados Email.: cmconsultoressa@hotmail.com 10  Asegurar que se evalué la aceptación y continuidad de relaciones con clientes así como de los trabajos específicos, con respecto a la integridad de un cliente.  Evalué la integridad del cliente para ver la posibilidad de obtener información que se pueda concluir sobre la falta de integridad del cliente. Aceptación: La evaluación antes de tomar un trabajo de auditoria Antes de aceptar un cliente se deben evaluar los riesgos a los que se estará expuesto como auditores. Son buenas prácticas: a) Consulte la lista Clinton con el fin de evitar relacionarnos con empresas y/o personas con vínculos con el narcotráfico: “La Lista Clinton (oficialmente: Specially Designated Nationals and Blocked Persons o SDN list) es como se le conoce a una “lista negra” de empresas y personas sospechosas de tener relaciones con dineros provenientes del narcotráfico”). http://www.treas.gov/offices/enforcement/ofac/sdn/ b) Comuníquese con el auditor anterior para indagar acerca de:  Honorarios no pagados;  Diferencias de opinión o desacuerdos;  Integridad de la administración y del consejo;  Razones para el cambio; y  Exigencias poco razonables o falta de cooperación  Acceso a los papeles de trabajo del posible cliente; c) Obtener y revisar los estados financieros por los dos últimos años d) Obtener y revisar los requerimientos de las entidades de vigilancia y control de los últimos dos años e) Conocer la opinión y las cartas de recomendaciones del anterior auditor, por lo menos, los últimos 2 años f) Conocer las demandas en contra de la compañía g) Obtener referencias comerciales y consultar centrales de riesgos
  11. 11. _____________________________________________________________________ www.cmconsultoressa.es.tl - www.facebook.com/cmyasociados Email.: cmconsultoressa@hotmail.com 11 h) Asegurarse que existe total independencia y ausencia de conflictos de intereses por parte de la firma y del que realizará el trabajo de auditoría i) La firma también puede llevar a cabo investigación de antecedentes, mediante la información en línea que pueda consultarse con facilidad. j) Evalué si la firma tiene las habilidades, la competencia, el tiempo y los recursos para emprender un nuevo trabajo con un cliente nuevo o uno existente. k) Investigue si existe información que podría ser causa para declinar un trabajo y si esa información había estado disponible antes de la fecha que se obtuvo. Se tomara en cuenta que: La responsabilidad profesional y legal aplicable en las circunstancias, incluyendo si existe un requerimiento para reportar a las personas que realizan un nombramiento, o en algunos casos a las autoridades regulatorias y la posibilidad de retirarse del trabajo y terminar la relación con el cliente. l) Entre otras. Revisada la información la firma debe determinar los riesgos a los que puede estar expuesta dentro de la prestación del servicio y determinar si es apropiado aceptar el trabajo con el cliente nuevo o un cliente existente. Adicionalmente, se debe elaborar un presupuesto de horas de acuerdo con las necesidades del trabajo a realizar en el cliente y con base en este presupuesto se definen los honorarios Si no se identifican riesgos significativos para el auditor, se procede a elaborar la propuesta en la que describe por lo menos, el objetivo y alcance, la metodología utilizada, documentos entregables, honorarios y las hojas de vida los integrantes del equipo de trabajo. Es importante que antes de iniciar un trabajo nuevo o recurrente nos aseguremos que el cliente aceptó los términos de la propuesta, mediante una carta que firma el representante legal del cliente en donde indica que está de acuerdo con los términos de dicha propuesta. Clientes recurrentes Tratándose de compromisos recurrentes, se requerirá revisar la continuidad del cliente y documentarla para considerar y determinar si es apropiado seguir prestándole servicios al cliente, con base en el compromiso anterior. Este proceso de revisión también debe tomar en cuenta los requisitos de rotación. La firma deberá evaluar los aspectos técnicos, éticos y legales, antes de ofrecer otros servicios especiales a los actuales clientes de auditoría.
  12. 12. _____________________________________________________________________ www.cmconsultoressa.es.tl - www.facebook.com/cmyasociados Email.: cmconsultoressa@hotmail.com 12 Si un cliente con el que se está trabajando actualmente en auditoria solicita un nuevo servicio, antes de aceptarlo, los socios de la firma evaluarán si este nuevo servicio pudiera afectar la independencia de la firma; por lo que se generará un informe sobre la situación particular. Renuncia a la relación con un cliente La firma debe definir el proceso a seguir cuando haya determinado que es necesario retirarse de un compromiso. Este proceso por lo general incluye: Consideración de los requisitos profesionales, reglamentarios y legales, así como informes obligatorios que deban elaborarse como resultado de la decisión; Reunión con la administración del cliente y las personas encargadas del gobierno de la entidad para discutir los hechos y circunstancias que provocaron el retiro; y Documentación de los asuntos importantes que provocaron el retiro, incluyendo los resultados de consultas, las conclusiones a las que se llegó y la base de las mismas. 4) RECURSOS HUMANOS La firma deberá establecer políticas y procedimientos diseñados para proporcionarle una seguridad razonable de que cuenta con el suficiente personal con la competencia, capacidades y compromiso hacia los principios éticos necesarios para (párrafo 29): a) Desempeñar trabajos de acuerdo con las normas profesionales y los requisitos legales y reglamentarios aplicables; y b) Permitir a la firma o socios del trabajo emitir informes que sean apropiados en las circunstancias. En adición a los clientes el principal activo de una firma de auditores es su personal. Por lo anterior, es necesario que el sistema de control de calidad de una firma incluya políticas y procedimientos mediante los cuales los siguientes asuntos relacionados con el personal estén contemplados: Reclutamiento Dentro de la definición del proceso de reclutamiento en la organización, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: a) Definir un responsable del reclutamiento dentro de la organización
  13. 13. _____________________________________________________________________ www.cmconsultoressa.es.tl - www.facebook.com/cmyasociados Email.: cmconsultoressa@hotmail.com 13 b) Procedimientos para su ejecución, que incluya:  Los encargados de realizar las entrevistas  Tipos de exámenes de selección de acuerdo con el cargo  Tipos de entrevista de acuerdo con el cargo  Encargado de preparar y aplicar los exámenes de selección  Encargado de aprobar la selección Políticas y procedimientos  La Firma de auditoría establecerá un departamento de recursos humanos el cual hará el proceso de reclutar, seleccionar y capacitar al personal para que sean personas íntegras y capaces de desarrollar sus habilidades dentro de la firma.  La firma mantendrá una base de datos o banco de candidatos que deberá actualizarse constantemente con currículos de estudiantes universitarios, egresados y profesionales graduados de la carrera de Licenciatura en Contaduría Pública y Auditoria y carreras afines.  La firma podrá tomar en cuenta candidatos que no posean experiencia práctica del ejercicio profesional, pero que posean estudios universitarios de Contaduría Pública y Auditoria, Administración de Empresas u otra especialidad, según el objeto de la contratación (consultorías especiales).  Todo aspirante deberá presentar su solicitud de acuerdo con el formato establecido por la firma, anexará su hoja de vida profesional y rendirá examen o prueba de conocimientos y habilidades profesionales.  La solicitud del candidato y su hoja de vida profesional será sometida a un proceso básico de indagación, que compruebe los datos plasmados.  El proceso de reclutamiento será completado con una entrevista del candidato, (serán entrevistados únicamente los que se hayan clasificado en el proceso de revisión de hoja de vida y aprobado la prueba de conocimientos y habilidades).  Una vez contratado, se procederá a crear un expediente que deberá actualizarse anualmente o en el momento en que se presenten cambios de importancia en su desarrollo profesional.  Finalmente se procederá a la firma del contrato correspondiente, el cual se archivará como parte de su expediente.
  14. 14. _____________________________________________________________________ www.cmconsultoressa.es.tl - www.facebook.com/cmyasociados Email.: cmconsultoressa@hotmail.com 14 Evaluación del desempeño Las evaluaciones de desempeño buscan crear un ambiente de mejora continua en las organizaciones. Su objeto es el de determinar oportunidades de mejora en los individuos que realizan trabajos en la firma de auditoría. Normalmente las evaluaciones de desempeño se realizan de forma anual, sin embargo, se recomienda realizar un seguimiento al término de cada auditoria con el fin de conocer su avance y tomar acción en los casos en donde se observe algún tipo de situación que indique que no se va a cumplir con el objetivo. La evaluación de desempeño debe establecer un vínculo entre las capacidades, competencia, desarrollo, promoción y compensación. Es decir, buscar premiar a aquellos desempeños excepcionales, ejemplo, mediante bonos, incremento salarial, asensos, etc. y crear planes de acción para aquellos desempeños que están por debajo de lo esperado. Dentro del proceso de evaluación de desempeño se deben definir objetivos para los individuos que estén alineados con los objetivos de la firma. Generalmente la evaluación de desempeño es realizada de la siguiente forma: 1) Los asistentes son evaluados por el Sénior y la evaluación es aprobada por el gerente y/o socio 2) Los Sénior son evaluados por el Gerente y la evaluación es aprobada por el Socio 3) El Gerente es evaluado por el socio y la evaluación es aprobada por la junta de socios 4) El Socio es evaluado por otro socio asignado. ¿Cuál es la mejor forma de evaluar el desempeño del personal y lograr impactar la organización? ¿Cuál es el mejor enfoque? La respuesta está en la gestión integral de desempeño. Ésta busca integrar los objetivos y prioridades estratégicas de la firma con la gestión individual del personal, a través de sus competencias. Los gerentes de recursos humanos son los llamados a integrarse con el resto de los ejecutivos para entender la estrategia y modificar el modelo de evaluación, de forma que se alinee con la estrategia, prioridades y competencias empresariales. El primer paso es que la firma tenga bien definido su norte, que tenga claras sus prioridades. Sobre esto la firma debe identificar las competencias empresariales requeridas para lograr sus objetivos. Lo segundo es determinar la brecha existente entre las competencias empresariales y las competencias de los colaboradores, iniciando por el nivel de alta dirección y de ahí al resto del capital humano de la organización.
  15. 15. _____________________________________________________________________ www.cmconsultoressa.es.tl - www.facebook.com/cmyasociados Email.: cmconsultoressa@hotmail.com 15 Este análisis determinará el modelo de evaluación de desempeño, haciendo que la empresa defina y oriente uno que integre estos dos importantes componentes: la empresa en sí y las personas que la conforman. Dentro del proceso de la evaluación del desempeño en la organización, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:  Responsable del desarrollo y mantenimiento del modelo de evaluación  Periodicidad de efectuar las evaluaciones  Encargados de la evaluación de desempeño  Definición de un rango de calificación  Acciones a tomar de acuerdo con el rango de calificación Políticas y procedimientos  Efectuar una evaluación al Personal Técnico al término de cada auditoria mediante un cuadro de evaluación al personal técnico.  El personal se someterá a la evaluación del desempeño, el cual será revisado y actualizado de forma oportuna;  El resultado de la evaluación será anexado al expediente del personal; y  Como resultado de la evaluación del desempeño, anualmente se efectuará una revisión de la clasificación de la competencia y promoción del personal, así como de su compensación económica y demás prestaciones sociales, lo cual estará sujeto a la situación económica y financiera de la firma Capacidades, competencia, desarrollo profesional, promoción y compensación Para la mejora de las capacidades, competencia, desarrollo profesional, promoción y compensación, es necesario que la firma tenga en cuenta los siguientes aspectos:  El equipo de trabajo que ejecuta el proyecto es capacitado permanentemente en temas de auditoría, impuestos, temas legales, etc.  Definir procedimientos para desarrollar las aptitudes de los miembros de la firma  Definición de planes formales de aprendizaje que indiquen requerimientos mínimos por año
  16. 16. _____________________________________________________________________ www.cmconsultoressa.es.tl - www.facebook.com/cmyasociados Email.: cmconsultoressa@hotmail.com 16  Determinación de la programación de formación y si ésta se desarrollará interna o externamente  Definición de programas de autoestudio (cursos virtuales, lectura de manuales de procedimientos, etc.)  Charlas con los miembros del equipo en donde se compartan experiencias  Acciones a tomar cuando alguien no cumple con los programas de aprendizaje  Modelos mínimos de competencia por nivel de experiencia  Definición de políticas para las promociones  Definición de un modelo para planear el desarrollo del personal que contemple habilidades diferentes a las técnicas.  Capacidades, competencia, desarrollo profesional, promoción y compensación, todo esto, debe estar amarrado con la evaluación de desempeño. Políticas y procedimientos  Evaluar la capacidad intelectual de cada uno de los miembros de la firma, para la cual se diseñara un formato de evaluación.  El personal de la firma será sometido a un entrenamiento Técnico y Capacidad Profesional, la cual servirá de base para definir su competencia, promoción y compensación económica.  Es obligación de la firma proveer los recursos y asesoramientos necesarios que permitan al personal realizar educación profesional continua y así desarrollar y mantener la capacidad y competencia adecuados en el desempeño de sus funciones.  Es obligación de la firma proveer una seguridad razonable que el personal tenga suficiente capacidad, la competencia y el compromiso hacia los principios éticos necesarios para desempeñar sus trabajos de acuerdo con las normas profesionales; así como facultad a la firma a emitir informes que sean apropiados en las circunstancias.
  17. 17. _____________________________________________________________________ www.cmconsultoressa.es.tl - www.facebook.com/cmyasociados Email.: cmconsultoressa@hotmail.com 17  Comunicar por escrito, el rol del socio del trabajo, al cliente (o entidad) a los miembros claves de la administración del cliente y a los encargados del mando.  Definir claramente las responsabilidades de cada socio y comunique a dicho socio.  La asignación de un trabajo se efectuará respetando los compromisos adquiridos con el cliente y plasmados tanto en la oferta, el contrato y/o la carta compromiso; y  Deberá tomarse en cuenta las capacidades y competencias del personal previo a la asignación de un equipo de trabajo. Al considerar personal inexperto, deberá ser siempre acompañado de personal experimentado, garantizando la calidad del servicio y procurando el desarrollo de capacidades y competencias de los asistentes. Necesidades de personal Dentro del proceso de identificación de necesidades de personal, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:  Definir un plan que contemple las necesidades de personal durante el año de acuerdo con los objetivos de la firma  Definir planes formales de sucesión 5) DESEMPEÑO DEL TRABAJO La firma debe establecer políticas y procedimientos diseñados para proporcionarle una seguridad razonable de que los trabajos se desempeñan de acuerdo con normas profesionales y requisitos legales y reglamentarios aplicables, y que la firma o el socio responsable del trabajo emiten informes que son apropiados en las circunstancias. Dichas políticas y procedimientos deberán incluir: a) Asuntos que sean relevantes para promover la consistencia en la calidad del desempeño del trabajo; b) Responsabilidades de supervisión; y c) Responsabilidades de revisión. Este elemento del sistema de control de calidad contempla la inclusión de políticas y procedimientos relacionados con la forma en la que se deben ejecutar los trabajos, de modo tal que se asegure que se hacen uniformemente y con calidad.
  18. 18. _____________________________________________________________________ www.cmconsultoressa.es.tl - www.facebook.com/cmyasociados Email.: cmconsultoressa@hotmail.com 18 A continuación se presentan algunos puntos importantes al momento de ejecutar los trabajos: Definir un presupuesto de horas Con el fin de ser eficientes en nuestro trabajo debemos definir un presupuesto de horas que sea rentable para el auditor sin dejar de lado la calidad del trabajo. El presupuesto de horas normalmente se elabora antes de realizar la negociación con el cliente y es la base para los honorarios de acuerdo con una tarifa hora por cada una de las categorías que participarán en la auditoría. Asegurarnos que el cliente aceptó la propuesta De acuerdo con la NIA 210, Acuerdo de los Términos de los Trabajos de Auditoría, se ha definido el siguiente objetivo: El objetivo del auditor es aceptar o continuar un trabajo de auditoría sólo cuando se ha acordado la base sobre la cual se va a desempeñar, al: a) Establecer si están presentes las precondiciones para una auditoría; y b) Confirmar que hay un común entendimiento entre el auditor y la administración y, cuando sea apropiado, los encargados del gobierno corporativo de los términos del trabajo de auditoría. Precondiciones para una auditoría Para establecer si están presentes las precondiciones para una auditoría, el auditor deberá: a) Determinar si es aceptable el marco de referencia de información financiera que se va a aplicar a la preparación de los estados financieros; y b) Obtener el acuerdo de la administración de que reconoce y entiende su responsabilidad: i. Sobre la preparación de los estados financieros de acuerdo con el marco de referencia de información financiera. ii. Sobre el control interno. iii. De proporcionar el auditor:
  19. 19. _____________________________________________________________________ www.cmconsultoressa.es.tl - www.facebook.com/cmyasociados Email.: cmconsultoressa@hotmail.com 19 a) Acceso a toda la información de la que tenga conocimiento la administración que es relevante para la preparación de los estados financieros, como registros, documentación y otro asuntos; b) Información adicional que el auditor pueda solicitar a la administración para el fin de la auditoría; y c) Acceso sin restricción a personas de dentro de la entidad de quienes el auditor determine que es necesario obtener evidencia de auditoría. Es importante que antes de iniciar el trabajo nos aseguremos que el cliente aceptó los términos de la propuesta, mediante una carta que firma el representante legal del cliente en donde indica que está de acuerdo con los términos de dicha propuesta. Reporte de tiempo Durante el desarrollo de la auditoría se debe llevar un control de las horas incurridas en cada proyecto por cada uno de los participantes en la auditoría con el fin de realizar un seguimiento al cumplimiento del presupuesto. La administración de las horas del equipo que participará en el contrato estará a cargo del gerente del proyecto. Definir un cronograma de visitas durante el año para compartirlo con el cliente Con base en la metodología que se va a aplicar se define el cronograma de trabajo. El cronograma debe estar alineado con el presupuesto de horas para el cliente y las tareas generalmente deben quedar distribuidas entre el 1 de abril de un año y el 31 de marzo del siguiente. Tener claros los objetivos De acuerdo con la NIA 200 se definen los objetivos del auditor al conducir una auditoría de estados financieros, los objetivos son: 1. Al conducir una auditoría de estados financieros, los objetivos generales del auditor son: a) Obtener seguridad razonable sobre si los estados financieros, como un todo, están libres de representación errónea de importancia relativa, ya sea por fraude o error, de esa manera se permite al auditor expresar una opinión sobre si los estados financieros están elaborados, respecto de todo lo importante, de acuerdo con un marco de referencia de información financiera aplicable; y
  20. 20. _____________________________________________________________________ www.cmconsultoressa.es.tl - www.facebook.com/cmyasociados Email.: cmconsultoressa@hotmail.com 20 b) Dictaminar sobre los estados financieros, y comunicar según requieren las NIA, de acuerdo con los resultados del auditor. 2. En todos los casos, cuando no pueda obtenerse seguridad razonable, y una opinión con salvedades en el dictamen del auditor sea insuficiente en las circunstancias para fines de información a los presuntos usuarios de los estados financieros, las NIA requieren que el auditor se abstenga de opinión, se retire (o renuncie) del trabajo, cuando sea posible el retiro bajo la ley o regulación aplicable. Políticas y procedimientos  La firma contará con un Manual de Auditoria que detalle las herramientas, programas, procedimientos y formatos básicos adoptados como normas para la ejecución del trabajo.  La firma emitirá el Manual de Auditoria atendiendo los requerimientos establecidos por las Normas Internacionales de Auditoria y lo someterá a la debida aprobación de todos los miembros de la firma.  El Manual podrá ser emitido en forma escrita o a través de medios electrónicos.  El personal de la firma deberá conocer el contenido del Manual y comprometerse al manejo confidencial del mismo.  El personal de la firma desarrollará su trabajo basado en el Manual de Auditoria. En caso de ver limitada o imposibilitada su aplicación, deberá efectuar las consultas a la persona asignada al trabajo, quien resolverá sobre la aplicación de procedimientos supletorios.  Todos los trabajos encomendados a la firma serán debidamente supervisados.  Cuando se efectúe la asignación de un trabajo a un equipo de auditores, a su vez se asignará el encargado de la supervisión.  Las funciones específicas del supervisor se encuentran detalladas en el Manual de Auditoria de la firma.  La firma deberá contar con fuentes internas, externas que constituyan su lugar de consultas de asuntos difíciles o contenciosos. a) La fuente para atender consultas a nivel interno es el Gerente o encargado de la firma. b) La fuente de consultas a nivel externo la constituyen los Gerentes o Encargados de firmas con quienes se ha formalizado alianza para el abordaje de consultas
  21. 21. _____________________________________________________________________ www.cmconsultoressa.es.tl - www.facebook.com/cmyasociados Email.: cmconsultoressa@hotmail.com 21 y/o el desarrollo del programa anual de educación continua; dada su especialización y la relación profesional que se mantiene. c) La Administración Tributaria constituye una importante fuente de consultas sobre temas fiscales, a la cual la firma podrá acudir para aclarar temas de esta índole. o Proveer una seguridad razonable que los trabajos se desempeñan de acuerdo a las normas profesionales establecidas y los requisitos reguladores y que la firma o socios del trabajo emitan informes que son apropiados en las circunstancias. a) El revisor del Control de Calidad del trabajo debe de conducir una revisión de una manera oportuna en las etapas apropiadas durante el mismo de modo que los asuntos importantes puedan resolverse con prontitud a satisfacción del revisor antes de que sea emitido el informe. b) Asegurarse que el revisor no está enterado de ningún asunto no resuelto que pudiera hacer creer al revisor que los juicios importantes que hizo el equipo de trabajo y las conclusiones a las que llegaron no fueron apropiadas. o La firma compilará los expedientes de cada trabajo según lo establece el Manual de Auditoria. 1. Los expedientes de cada trabajo de auditoría deberán ser compilados en su totalidad dentro del plazo de 60 días posteriores a la fecha de emisión del dictamen correspondiente. 2. El grado de confidencialidad sobre los papeles de trabajo y la información contenida en éstos, está sujeta a lo establecido en los Códigos de Ética. 3. La firma observará el cumplimiento de las leyes, reglamentos y disposiciones emanadas del Consejo de Vigilancia de la Profesión, en lo referente a los límites de tiempo de conservación, custodia y accesibilidad de los expedientes de cada trabajo de auditoría. 4. Los papeles de trabajo que no se encuentren en uso, serán mantenidos en el lugar (archivo) designado exclusivamente para ello; en el que se garantice la confidencialidad, custodia, integridad, accesibilidad y recuperabilidad de la documentación del trabajo; garantizando el acceso a los revisores del sistema de control de calidad. 5. A menos que la ley o las regulaciones especifique lo contrario, la documentación del trabajo es propiedad de la firma. La firma puede, a su discreción, poner a disposición de los clientes partes o extractos de la documentación del trabajo.
  22. 22. _____________________________________________________________________ www.cmconsultoressa.es.tl - www.facebook.com/cmyasociados Email.: cmconsultoressa@hotmail.com 22 Imagen de los auditores de firmas de Contadores Públicos y Auditores ante sus clientes El quinto elemento de un sistema de control de calidad contempla la inclusión de políticas y procedimientos relacionados con la forma en la que se deben ejecutar los trabajos, de modo tal que se asegure que se hacen uniformemente y con calidad. Teniendo en cuenta lo anterior, en los trabajos de auditoría es importante manejar los temas técnicos, sin embargo, igual de importante es la imagen que proyectemos en nuestros clientes. Proyectar una buena imagen permitirá mantener buenas relaciones con el cliente y la posibilidad de conseguir nuevos negocios. Una buena imagen es la combinación tanto de la parte interior como de la parte exterior de una persona. Ser amable, educado, inteligente, agradable y vestir de forma elegante nos proyectará como profesionales integrales. Nosotros somos la imagen de nuestro negocio. “Hay tres cosas en esta vida que nunca vuelven atrás: la palabra pronunciada, la flecha lanzada y la oportunidad perdida”. Una mala impresión es una oportunidad perdida. Por lo anterior, es importante tener en cuenta los siguientes consejos desde el inicio de la relación con el cliente: o Saludar mirando a los ojos y con una sonrisa sincera o Pedir siembre el Favor y dar las Gracias o No se debe ser arrogante, petulante. La sabiduría no se impone, simplemente se manifiesta y los demás la perciben o Saber escuchar y mirar a los ojos a nuestro interlocutor o Ser puntual, la puntualidad demuestra respeto hacia a las demás personas. o Ser amable, educado y agradable o Hacer que el cliente se sienta importante de forma sincera o Programar las visitas al cliente con anticipación y elaborar y enviar un requerimiento de información con más de una semana de anticipación o Preparar las reuniones con el cliente definiendo objetivos y una agenda. Antes de iniciar una reunión apagar el celular. o Respetar las opiniones del cliente y si estamos equivocados debemos aceptarlo. La humildad es de sabios
  23. 23. _____________________________________________________________________ www.cmconsultoressa.es.tl - www.facebook.com/cmyasociados Email.: cmconsultoressa@hotmail.com 23 o Llamar a las personas del cliente por su nombre o No mentir, recuerde que damos "fe pública", una mentira por pequeña que sea puede hacer que el cliente pierda la confianza en nosotros o Evitar las quejas continuas de nuestro trabajo y de nuestra vida en general o Evitar el uso de palabras vulgares y gestos exagerados o Buena ortografía y buena redacción, en las cartas y correos que se envíen al cliente, se debe ser cuidadoso con la ortografía y la redacción, eso dice mucho de un profesional. Es recomendable utilizar el corrector ortográfico de Word y leer mucho, eso enriquece nuestro vocabulario y nos ayuda con nuestra redacción o Leer y responder los correos de forma oportuna o Devolver las llamadas que no podamos contestar o Cumplir con los compromisos adquiridos con el cliente de forma oportuna, en caso que no pueda cumplir debe informarle al cliente con anticipación o Responder siempre a una invitación que se nos haga, ya sea confirmando nuestra asistencia o excusando nuestra ausencia o Vestir de forma elegante y prestando atención a la higiene personal o El uso de accesorios elegantes (celular, bolígrafo, portátil, maletín, agenda, etc.) proyectan una buena imagen o Mantenerse actualizado en temas técnicos, leer y estudiar mucho, esa es la materia prima de nuestro producto o Mantenerse actualizado en la industria o actividad del cliente o Mantenerse actualizado en temas de cultura general o Demostrar rectitud y honestidad, de nuestro trabajo dependen las decisiones que tomen terceras personas (bancos, inversionistas, proveedores, clientes, etc.) o Evite crear relaciones afectivas con los funcionarios de la compañía (noviazgos, amistades etc.), esto puede ser mal visto por los directivos del cliente. Se debe ser y parecer independientes o Debemos cuidar nuestro cuerpo hacer ejercicio, comer saludablemente e ir al médico
  24. 24. _____________________________________________________________________ www.cmconsultoressa.es.tl - www.facebook.com/cmyasociados Email.: cmconsultoressa@hotmail.com 24 o Aprender otros idiomas, la globalización trae nuevas oportunidades o Mantener una actitud positiva, leer y escuchar libros y grabaciones alegres, rodearnos de personas positivas, pensar y actuar en positivo 6. Monitoreo La firma deberá establecer un proceso de monitoreo diseñado para darle una seguridad razonable de que las políticas y procedimientos relativos al sistema de control de calidad son relevantes y adecuadas, y que se encuentran operando de manera efectiva. Este proceso deberá: (Párrafo 48) a) Incluir la consideración y evaluación continua del sistema de control de calidad de la firma incluyendo, de manera cíclica, la inspección de cuando menos un trabajo terminado por cada socio responsable del trabajo; b) Requerir que se asigne la responsabilidad sobre el proceso de monitoreo a un socio o socios, y otras personas con la experiencia y autoridad, suficientes y apropiadas en la firma, para asumir dicha responsabilidad; y c) Requerir que quienes desempeñen el trabajo o la revisión de control de calidad del trabajo no estén involucrados en la inspección de los trabajos Políticas y procedimientos El propósito de monitorear el cumplimiento de las políticas y procedimientos de Control de Calidad es proporcionar una evaluación de:  Adhesión a las normas profesionales y los requerimientos reguladores y legales. Sistema de Control de Calidad planeado oportunamente. Control de Calidad apropiado a) Evalúe el Sistema de Control de Calidad, incluyendo una inspección periódica de una selección de asignaciones completadas. b) Comunicar a los socios relevantes del trabajo y a otro personal apropiado las deficiencias notadas como resultado del proceso de monitoreo y las acciones para obtener las acciones. c) Informe por lo menos anualmente los resultados del monitoreo del Sistema de Control de Calidad de los socios del trabajo a otras personas apropiadas dentro
  25. 25. _____________________________________________________________________ www.cmconsultoressa.es.tl - www.facebook.com/cmyasociados Email.: cmconsultoressa@hotmail.com 25 de la firma, incluyendo al gerente o encargado de la firma, o si es apropiado, a su Consejo de Administración o Junta Directiva. d) Realizar una autoevaluación sobre cumplimiento de Control de Calidad dentro de la firma. e) Requerir inspección sobre control de calidad a una firma externa extendiendo un convenio reciproco entre dos Firmas de Auditoria. f) La firma deberá establecer políticas y procedimientos diseñados para proporcionar certeza razonable de que se maneja de manera apropiada.  Comunicar al gerente o encargado de la firma de quejas y alegatos referentes al trabajo desempeñado por incumplimiento de Normas profesionales y los requisitos legales.  La firma documentará el funcionamiento del Sistema de Control de Calidad mediante archivos electrónicos o manuales.  Cada una de las políticas que integran los elementos del Sistema de Control de Calidad, deberán documentarse para proporcionar evidencia de la operación.  Asegurar que la firma cumple con las políticas y procedimientos establecidas por la Norma Internacional de Control de Calidad (NICC 1 – ISQC 1)  Evaluar cada uno de los aspectos del Sistema de Control de Calidad en base al programa de Control de Calidad del Consejo de Vigilancia de la Profesión de Contaduría Pública y Auditoria. Documentación Todo el proceso de control de calidad debe quedar documentado por el equipo de trabajo, en particular los eventos de mayor importancia, en cuanto a:  Asuntos de ética profesional.  Confirmaciones de socios y personal sobre independencia.  Aceptación y retención de clientes.  Conclusiones sobre consultas realizadas. El revisor del cumplimiento de calidad debe documentar los trabajos de auditoría y otros servicios revisados, por medio de:
  26. 26. _____________________________________________________________________ www.cmconsultoressa.es.tl - www.facebook.com/cmyasociados Email.: cmconsultoressa@hotmail.com 26  Aplicación de los procedimientos requeridos por las políticas de la firma en materia de control de calidad.  Si se ha completado la revisión antes de la entrega del informe.  Identificación de asuntos aún no resueltos debido a situaciones confusas en las conclusiones del equipo de trabajo, por los cuales no han sido aprobadas. CONCLUSIÓN Y REFLEXIONES En materia de control de calidad, las normas internacionales establecen de manera objetiva la metodología que debe aplicar la firma de auditoria o el contador público y auditor independiente cuando es contratado para realizar trabajos sobre auditorías de estados financieros, de atestiguamiento u otros servicios relacionados. Para lo anterior, es indispensable contar con un sistema que contemple las políticas y procedimientos a utilizar dentro de la organización para garantizar que los trabajos fueron realizados satisfactoriamente y de conformidad con las propias normas de atestiguamiento y otros servicios relacionados. El sistema y los procedimientos adoptados para el control de calidad pueden variar en cuanto a la forma, lo que no puede modificarse son los objetivos a lograr, ya que éstos deben cumplir con la normatividad o reglamentaciones existentes. La responsabilidad en la implementación de un sistema de control de calidad para trabajos de auditoría, atestiguamiento y otros servicios relacionados, recae invariablemente en el socio designado por la organización. Sin embargo, su observancia es responsabilidad de todos los que participan en los trabajos realizados por ésta. El proceso de adopción de un sistema de control de calidad implica su comprensión, vigilancia, mantenimiento y aseguramiento en todas las etapas de los trabajos realizados. La adopción de la norma en forma obligatoria seguramente contribuirá a garantizar servicios profesionales de excelencia que promuevan certidumbre y confianza en la información emitida por el auditor Fuente. auditool.org
  27. 27. _____________________________________________________________________ www.cmconsultoressa.es.tl - www.facebook.com/cmyasociados Email.: cmconsultoressa@hotmail.com 27 ANEXO DOCUMENTOS PARA EL CONTROL EFECTIVO DEL SERVICIO DE AUDITORIA QUE PRESTA LA FIRMA RESPONSABILIDAD DE LOS DIRIGENTES SOBRE LA CALIDAD DE LA FIRMA ENTREGA DE MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL DE CALIDAD
  28. 28. _____________________________________________________________________ www.cmconsultoressa.es.tl - www.facebook.com/cmyasociados Email.: cmconsultoressa@hotmail.com 28 Para: Jorge López. Control de Calidad. De: César Mejía. Gerente General. 8 de marzo de 2011 Por este medio hacemos constar la entrega del manual de políticas y procedimientos de control de calidad implantados por nuestra firma. El manual deberá ser estudiado con razonable diligencia y comprendido por cado uno de los miembros de la firma, por lo que cualquier consulta sobre la aplicación del manual deberá ser solventada con el gerente a cargo de la auditoria. Dicha políticas son de cumplimiento obligatorio para la firma, contribuyendo de esta manera al mejoramiento de la calidad de cada trabajo encomendado He recibido y me obligo a estudiar y a comprender dicho manual. Recibido: f._____________________ Jorge López Control de Calidad Fecha: ________________ DELEGACIÓN DE RESPONSABILIDAD OPERACIONAL DEL SISTEMA DE CONTROL DE CALIDAD Guatemala, 8 de marzo del 2011 Jorge López
  29. 29. _____________________________________________________________________ www.cmconsultoressa.es.tl - www.facebook.com/cmyasociados Email.: cmconsultoressa@hotmail.com 29 Control de Calidad Por este medio se hace oficial que se ha tomado la decisión de delegar en su persona la responsabilidad operacional del sistema de control de calidad de la firma. No omitimos manifestarle que usted cuenta con el apoyo para lograr su cometido. Atentamente, f._________________________ César Mejía Gerente General ENTREGA DE COPIA DE CODIGOS DE ETICA PROFESIONAL ADOPTADOS POR LA FIRMA Guatemala, 9 de marzo de 2011 Personal de la Firma Presente
  30. 30. _____________________________________________________________________ www.cmconsultoressa.es.tl - www.facebook.com/cmyasociados Email.: cmconsultoressa@hotmail.com 30 Estimados Miembros del Equipo de Auditoria Por este medio hacemos entrega de copia de los Códigos de Ética Profesional adoptados por la firma. Estos códigos son: a) Código de Ética para Contadores Profesionales (Código de IFAC); b) Código de Ética emitido por el CCPAG; c) Código de Ética emitido por el CCEE; y d) Código de Ética emitido por el IGCPA Estos códigos deberán ser estudiados y comprendidos por cada uno de los miembros de la firma, por lo que cualquier consulta sobre su aplicación deberá ser solventada con el gerente o encargado de la firma. Los principios fundamentales de la ética contenidos en tales códigos son de obligatorio cumplimiento para todo el personal de la firma, contribuyendo de esta manera al mejoramiento de la calidad de cada trabajo encomendado. He recibido y me comprometo a estudiar y comprender dichos Códigos. Nombre: ____________________________F: _________________Fecha: ___/____/2011 Nombre: ____________________________F: _________________Fecha: ___/____/2011 Nombre: ____________________________F: _________________Fecha: ___/____/2011 Nombre: ____________________________F: _________________Fecha: ___/____/2011 Nombre: ____________________________F: _________________Fecha: ___/____/2011 Nombre: ____________________________F: _________________Fecha: ___/____/2011 Nombre: ____________________________F: _________________Fecha: ___/____/2011 Nombre: ____________________________F: _________________Fecha: ___/____/2011 DECLARACIÓN DEL PERSONAL DE LA FIRMA, SOBRE LA COMPRENSIÓN Y ACEPTACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LOS CÓDIGOS DE ÉTICA PROFESIONAL ADOPTADOS POR LA FIRMA Guatemala, ___/____/____ César Mejía Gerente General de la Firma.
  31. 31. _____________________________________________________________________ www.cmconsultoressa.es.tl - www.facebook.com/cmyasociados Email.: cmconsultoressa@hotmail.com 31 Por este medio confirmo que he estudiado y comprendido el contenido de los códigos de ética profesional que me fueron proporcionados en la fecha ___/____/_____ por la firma. Por lo tanto, acepto someterme a su cumplimiento durante mi actuación profesional en la firma. Atentamente, f: _____________________ Mario Borrayo Supervisor del Grupo 2 COMUNICACIÓN DE NORMAS ÉTICAS SOBRE INDEPENDENCIA AL PERSONAL Guatemala, ____ de ___________ de 2011 Auditor Mario Borrayo Supervisor del Grupo 2
  32. 32. _____________________________________________________________________ www.cmconsultoressa.es.tl - www.facebook.com/cmyasociados Email.: cmconsultoressa@hotmail.com 32 Por este medio le entregamos copia de las Normas de Ética sobre Independencia contenidas en el Código de Ética Profesional para Contadores Públicos, aprobado por el Consejo de vigilancia de la Profesión de Contaduría Pública y Auditoria. De los cuales el contenido de tal normativa ética es la siguiente:  Principios fundamentales  Responsabilidad hacia la Sociedad  Responsabilidad del Contador Público  Del Contador Público como Auditor Externo (Pérdida de independencia de criterio) También hay que aclarar que cualquier evento fuera de lo normado por el Código de Ética local, consultar y aplicar las secciones A y B del Código de IFAC. He recibido y me obligo a estudiar y comprender dicha Guía y Código. ____________________________ __________________ Mario Borrayo Fecha Recibido Supervisor del Grupo 2 CONFIRMACION DEL CUMPLIMIENTO DE NORMAS ETICAS DE INDEPENDENCIA Guatemala, ___/____/_______. Miembros de la firma
  33. 33. _____________________________________________________________________ www.cmconsultoressa.es.tl - www.facebook.com/cmyasociados Email.: cmconsultoressa@hotmail.com 33 Por este medio confirmo el Cumplimiento de las Normas de ética de independencia que nos fueron proporcionadas con fecha 8 de marzo de 2011, sobre el trabajo de Auditoria de Estados Financieros, realizados para el periodo 2010. Atentamente, f.___________________ Jorge López Control de Calidad NOTIFICACION DEL PERSONAL HACIA LA FIRMA DE ASUNTOS QUE GENERAN AMENAZAS A LA INDEPENDENCIA DE CRITERIO Guatemala. _____/_____/_______. Miembros de la firma. Por este medio notifico los siguientes asuntos que generan amenazas a la independencia para que la firma tome la acción apropiada.
  34. 34. _____________________________________________________________________ www.cmconsultoressa.es.tl - www.facebook.com/cmyasociados Email.: cmconsultoressa@hotmail.com 34 1. Amistad entre un miembro del grupo 1 con uno de los Accionistas de TECNOAIRE, S. A. 2. Un miembro del grupo 2 está interesado en prestar sus servicios como contador independiente en la empresa, pudiendo afectar su juicio profesional en contra del contador actual. 3. Amistad entre un miembro del grupo 1 con la contadora de la empresa. Entre las medidas a tomar, podrían ser las siguientes:  Enviar a aquellos que poseen un sesgo a favor o en contra en esta empresa a una donde no exista amenaza a su independencia.  Informarle al colega involucrado que si bien puede continuar con la auditoria en la misma empresa pero no podrá ser considerado en aquellas áreas en las que se vea amenazada su independencia de criterio. Atentamente. f.____________________ Jorge López Control de Calidad CARTA DE COMPROMISO (CON EL CLIENTE) Guatemala, Señor(es): ___________________________ Persona Encargada (Cliente) Presente Nos han solicitado ustedes que auditemos ___Los estados financieros____ de ___________que comprenden ___________________ al ___________y ____________________________________________________________________ por el año que entonces finalizó, y _______________________________________ por medio de
  35. 35. _____________________________________________________________________ www.cmconsultoressa.es.tl - www.facebook.com/cmyasociados Email.: cmconsultoressa@hotmail.com 35 esta carta tenemos el gusto de confirmarles nuestra aceptación y nuestro entendimiento de este trabajo. Nuestra auditoria será realizada con el objetivo de expresar nuestra opinión sobre ___Los Estados Financieros______. Efectuaremos nuestra auditoria de acuerdo con Normas Internacionales de Auditoria. Dichas Normas requieren que cumplamos con requisitos éticos y que planeemos y desempeñemos la auditoria para obtener una seguridad razonable de que _ Los Estados Financieros____ están libres de representaciones erróneas de importancia relativa. Una auditoria implica desempeñar procedimientos para obtener evidencia de auditoría. Los procedimientos seleccionados dependen del juicio del auditor, incluyendo la evaluación de los riesgos de representación errónea de importancia relativa de __________________________, ya sea debida a fraude o a error. Debido a la naturaleza de prueba y a otras inherentes de una auditoria, hay un riesgo inevitable de que puedan quedar sin descubrir incluso, algunas representaciones erróneas de importancia relativa. Sin embargo, esperamos proporcionarles una carta por separado, concerniente a cualesquier debilidades de importancia relativa que lleguen a nuestra atención durante la auditoria de_____ Estados Financieros________ Esperamos la total cooperación de su personal y confiamos en que pondrán a nuestra disposición cualquier registro, documentación y otra información que se les solicite en conexión con nuestra auditoria. Favor de firmar y devolver la copia anexa de esta carta, para indicar su conformidad y entendimiento de los arreglos para nuestra auditoria de __ Estados Financieros____ F: _____________________ Fecha: _____________________ Encargado (cliente) CONSIDERACIONES SOBRE LA INTEGRIDAD DEL CLIENTE NOMBRE DEL CLIENTE: RECURRENTE: ______ NUEVO: ______ TIPO DE SERVICIO A PRESTAR: AUDITORIA FINANCIERA: ______ AUDITORIA FISCAL: ______ CONSULTORIA: ______ ASESORIA: ______
  36. 36. _____________________________________________________________________ www.cmconsultoressa.es.tl - www.facebook.com/cmyasociados Email.: cmconsultoressa@hotmail.com 36 CAPACITACION: ______ OTROS: (Especifique el servicio, y anexe a este formulario los detalles del servicio que se pretende proporcionar) Información obtenida para evaluar la integridad del cliente: Aspecto que Afectaría la Integridad del Cliente Comentarios Los negocios de los propietarios principales de la sociedad. (Considere el riesgo de asociación con este cliente) Del administrador principal y aquellos funcionarios con jerarquía plena. (Evalúe si existe algún perjuicio en que se asocie el nombre de nuestra firma de auditoría con la empresa auditada) El cliente se mantiene interesado en mantener los honorarios de la firma lo más bajo posible. (Evalúe las razones) Indicaciones de involucramiento en el lavado de dinero y otras actividades ilícitas. f.__________________________ f.____________________________ Jorge López César Mejía Control de Calidad Gerente General EVALUACION SI LA FIRMA TIENE LAS HABILIDADES, COMPETENCIA, EL TIEMPO Y LOS RECURSOS PARA EMPRENDER UN NUEVO TRABAJO Tipo de Asignación: Tipo de Cliente: Existente: _____ Nuevo: _____ Tipo de asignación: Fiscal: _____ Financiera: _____ Consultoría/Asesoría: Impuestos: _____
  37. 37. _____________________________________________________________________ www.cmconsultoressa.es.tl - www.facebook.com/cmyasociados Email.: cmconsultoressa@hotmail.com 37 Financieras: _____ El personal de la firma tiene conocimiento de las industrias o materias relevantes. Si _____, No ____ El personal de la firma tiene experiencia en los requisitos reguladores o de información relevante, o la capacidad para obtener las habilidades y el conocimiento necesarios de manera efectiva. Si: _____ No: _____ Hay expertos disponibles: Si: _____ No: _____ (En casos de la contratación de especialistas se evaluara por separado las características) Hay personas disponibles que puedan desempeñarse como revisores de control de calidad en casos necesarios: Si: _____ No: _____ Como conclusiones de lo anterior, la firma tiene la capacidad de completar el trabajo dentro del plazo límite para entregar informes: Si: _____ No: _____ f.___________________ f.________________ Jorge López César Mejía Control de Calidad Gerente General CUESTIONARIO PARA LA ACEPTACIÓN DE UN NUEVO CLIENTE Información General Nombre del cliente Dirección oficina principal Fecha de constitución Naturaleza de la propiedad Sector comercial en que opera
  38. 38. _____________________________________________________________________ www.cmconsultoressa.es.tl - www.facebook.com/cmyasociados Email.: cmconsultoressa@hotmail.com 38 Actividad principal Productos y servicios clave Posición en la industria/sector Principales competidores Principales clientes Políticas contables especiales Leyes y regulaciones aplicables Información sobre principales accionistas Nombre Cantidad y % de acciones Participa SI / NO Puestos clave en la administración Nombre Cargo y responsabilidades Otra información
  39. 39. _____________________________________________________________________ www.cmconsultoressa.es.tl - www.facebook.com/cmyasociados Email.: cmconsultoressa@hotmail.com 39 Partes relacionadas Nombre Relación Transacciones EVALUACIÓN DE LA ACEPTACIÓN DEL CLIENTE Aspectos relacionados con el cliente Sí / No Detalles 1. Detalle del ambiente legal en que opera y los requerimientos especiales que le aplican 2. ¿Se están experimentando problemas en el tipo de industria en que opera? 3. ¿Existen problemas para identificar a los accionistas de la compañía? 4. ¿Ha habido o habrán cambios en la propiedad de la compañía, en la administración clave y/o en la junta directiva que generen dudas sobre la integridad del cliente? 5. ¿Existen problemas con la integridad o reputación de negocios de los socios o propietarios, puestos clave de la administración, partes relacionadas y la junta directiva? 6. ¿Existe persona alguna que ejerza dominio sobre la administración de la compañía y que tenga capacidad de influenciar los asuntos que afecten el riesgo de la auditoria? 7. ¿Cuál es el uso que de los estados financieros hacen los accionistas que no participan activamente en el negocio? 8. ¿Cuál es el uso que se dará a los estados financieros en general?
  40. 40. _____________________________________________________________________ www.cmconsultoressa.es.tl - www.facebook.com/cmyasociados Email.: cmconsultoressa@hotmail.com 40 9. ¿Ha habido cambios frecuentes de auditores? Detalle las razones del cambio 10.Motivos o problemas por los cuales no han nombrado auditores 11.Litigios o demandas en que el cliente está involucrado o ha estado en el pasado 12.¿La firma ha estado involucrada en algún litigio con el cliente o existe amenaza de demanda? 13.¿Existen indicaciones de que el cliente esté involucrado en el lavado de dinero o en actividades ilícitas? 14.¿Se sabe de problemas importantes, por medio de reportes negativos de medios de comunicación? 15.¿Se puede considerar al cliente como un negocio en marcha, a partir de la lectura de los estados financieros? 16.¿Aplica el cliente políticas de contabilidad especiales, que requieran el uso de estimaciones y juicios complejos? 17.¿Los informes de auditores anteriores son no calificados (limpios) o calificados (con salvedades) y además tales informes son emitidos con retraso injustificado? 18.¿Se cuenta con información contable suficiente? 19.¿Están apropiadamente documentadas las transacciones con partes relacionadas? Aspectos relacionados con la firma Sí / No Detalles 20.¿Qué porcentaje de los ingresos de la firma, representará este posible cliente? 21.¿Hay indicios de que este cliente paga honorarios de auditoria bajos y problemas en el pago de los mismos? 22.¿Se prevén restricciones en el tiempo para el desarrollo del trabajo? 23.¿Existe relación familiar de algún socio de la firma, con personal clave del cliente? 24.¿Tiene algún socio de la firma, interés financiero directo o indirecto en el posible cliente? 25.¿Existe conocimiento de algún conflicto de intereses que pueda generarse por el
  41. 41. _____________________________________________________________________ www.cmconsultoressa.es.tl - www.facebook.com/cmyasociados Email.: cmconsultoressa@hotmail.com 41 trabajo de auditoria o por otro trabajo especial que requiera? 26.¿Algún ex socio de la firma es actualmente, director, funcionario o empleado del posible cliente? 27.¿Tiene la firma el personal con los conocimientos y experiencia necesarios, para atender este nuevo servicio y de manera apropiada? 28.¿El servicio a prestar requerirá del trabajo de especialistas? 29.¿La comunicación con los auditores anteriores indica que se debe rechazar la contratación de este servicio? Conclusión que indique si se debe aceptar el trabajo y detallar cualquier asunto importante al respecto: _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ Socio evaluador: ____________________________ Fecha: ____________________________________ NOTA. Esta evaluación debe hacerse para cado uno de los clientes nuevos que soliciten los servicios. CUESTIONARIO PARA EVALUACIÓN DE CLIENTE CONTINUO Información Si / No Detalles 1.¿Tenemos información sobre cualquier cambio en la integridad de los accionistas o del propietario y del personal administrativo clave? 2.¿Han sucedido cambios significativos en la administración, en la propiedad de la compañía o en la junta directiva? 3.¿Ha habido cambios en políticas contables y en estimaciones? 4.¿Qué porcentaje de los ingresos de la firma, representa este cliente? 5.¿El cliente pagó los honorarios
  42. 42. _____________________________________________________________________ www.cmconsultoressa.es.tl - www.facebook.com/cmyasociados Email.: cmconsultoressa@hotmail.com 42 regularmente? 6.¿No nos hemos involucrado en algún litigio con este cliente? ¿No hay amenaza de demanda? 7.¿Existe relación familiar de algún socio de la firma o del personal a cargo del trabajo, con personal clave del cliente? 8.¿Tiene algún socio de la firma, interés financiero directo o indirecto en el cliente? 9.¿Existe algún conflicto de intereses? 10.¿Qué otros servicios se prestan al cliente y como afectan nuestra independencia? 11.¿Qué otros factores podrían afectar nuestra independencia? 12.¿El socio y el personal asignado a este cliente, tienen los conocimientos y experiencias necesarias para proporcionarle un servicio apropiado? Conclusión que indique si se debe continuar prestando los servicios al cliente; detallar cualquier asunto importante al respecto: _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ Socio evaluador: ____________________________ Fecha: ____________________________________ NOTA. Esta evaluación debe hacerse para cado uno de los clientes nuevos que soliciten los servicios. OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN QUE PODRÍA LLEVAR A DECAER UNA ASIGNACIÓN Guatemala, ____ de______________ de 2011 Señores Castañeda Mejía & Asociados Presente Estimados Señores: Por la presente les informamos que durante el desarrollo de la asignación ____________ que pretende:
  43. 43. _____________________________________________________________________ www.cmconsultoressa.es.tl - www.facebook.com/cmyasociados Email.: cmconsultoressa@hotmail.com 43 Auditoría Externa______, Consultoría ________, Asesoría _______, Recurrente ______, Nuevo _______, Nos hemos dado cuenta de la siguiente información que PODRÍA LLEVAR A DECLINAR LA ASIGNACIÓN. Procedimientos efectuados: I. Discusión con el rango apropiado con la administración del cliente y con los encargados del mando respecto de la acción apropiada que podría emprender la firma con base a los hechos y circunstancias relevantes Si ____, No _____. Conclusiones alcanzadas: _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ Fecha de obtenida la información: _____________________________________________ Fecha desde que ha estado disponible la información: _____________________________ Si la información ha estado disponible antes de la fecha que se observó, hacer las siguientes consideraciones, sobre la continuidad con el cliente: II. Responsabilidad profesional y legal aplicable en las circunstancias: ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ III. Evaluar si es necesario reportar a la persona que realizó el nombramiento o a las autoridades regulatorias: ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ IV. Evalúe la posibilidad de retirarse del trabajo y terminar la relación con el cliente: ________________________________________________________________________
  44. 44. _____________________________________________________________________ www.cmconsultoressa.es.tl - www.facebook.com/cmyasociados Email.: cmconsultoressa@hotmail.com 44 ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ f__________________________ f ______________________ César Mejía Mario Borrayo Gerente General Supervisor Grupo 2 f____________________ Jorge López Control de Calidad SITUACIÓN PARTICULAR DEL CLIENTE ACTUAL PARA OBTENER UN NUEVO SERVICIO Guatemala, ______de ______________de 2011 Señores: Castañeda Mejía & Asociados Presente Estimados Señores: Por la presente les informamos que durante el desarrollo de la asignación de auditoría se nos solicita un nuevo servicio por el cliente, del cual se realiza una evaluación para obtener
  45. 45. _____________________________________________________________________ www.cmconsultoressa.es.tl - www.facebook.com/cmyasociados Email.: cmconsultoressa@hotmail.com 45 información de la situación particular del cliente en cuanto a la independencia, para que la firma tome la acción apropiada. Al respecto, emito a ustedes las siguientes interrogantes: 1. Tiene vínculo, o interés económico con la entidad en mención; 2. Tiene familiares por consanguinidad, o por afinidad que trabajen en dicha entidad; 3. Ha recibido, o tiene intenciones de recibir pagos de __________________________, que provengan de dicha entidad; 4. Ha laborado como empleado o ejecutivo de dicha entidad; 5. No tengo vínculos sentimentales con el personal de ___________________________. Conclusiones: ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ f______________________ Mario Borrayo Supervisor Grupo 2 PRESENTACIÓN ACADÉMICA DEL PERSONAL TÉCNICO INDICACIONES 1.1Fotografía reciente, en físico o escaneada. 1.2Fotocopias: DUI, NIT, ISSS, AFP, Aumentadas a 150%. 1.3Comprobación de la formación académica que posea a la fecha de entrega del Currículo:  Con estudios universitarios, maestrías y post-grados: Fotocopia de título, carta de egreso o resumen de notas (según aplique).  Con estudios a nivel básico, medio o técnico: Fotocopia de título o diploma emitido por el centro educativo donde realizó sus estudios. 1. DATOS PERSONALES Nombre (s) Apellidos Lugar y Fecha de nacimiento
  46. 46. _____________________________________________________________________ www.cmconsultoressa.es.tl - www.facebook.com/cmyasociados Email.: cmconsultoressa@hotmail.com 46 N° de Cédula NIT N° de Seguro Social Dirección: Colonia, Calle, Número de casa, Ciudad, Municipio, Departamento Número(s) de teléfono: Residencia, oficina Número(s) de teléfono alternos en caso de que no sea posible contactarlo (un número de teléfono donde sea posible dejar un recado) Dirección de correo electrónico E-mail Otros datos Necesidades especiales (alguna originada por algún accidente) Alergias: 2. FORMACION ACADEMICA (Indicar título o nivel alcanzado, centro de educación y periodo de estudio) Nivel Medio Estudios Universitarios Estudios de Maestría 3. OTROS ESTUDIOS Y CONOCIMIENTOS 3.1 Cursos, Seminarios y otros (Recibidos en los últimos 3 años, y con duración no menor a 20 horas, favor detallarlos en orden de fecha.) 3.2 CONOCIMIENTO: Leyes, Reglamentos, Normativas y demás aspectos técnicos relacionados con actividades del ejercicio profesional que posea, por ejemplo: Ley de Impuesto Sobre la Renta, Normas Técnicas de Control Interno, Elaboración de Informes, Formulación y evaluación de proyectos. DETALE BASICO INTERMEDIO AVANZADO Leyes tributarias Leyes mercantiles Leyes laborales Leyes en materias específicas NIIF NIIF para las Pymes
  47. 47. _____________________________________________________________________ www.cmconsultoressa.es.tl - www.facebook.com/cmyasociados Email.: cmconsultoressa@hotmail.com 47 ISQC NIAS Código de Ética IFAC Coso Cobit Otra norma técnica Especifique 3.3COMPUTACION (Manejo de Programas, Sistemas Operativos, Bases de Datos, Lenguajes de Programación y otros. 3.4IDIOMAS 4. EXPERIENCIA LABORAL(Si es en más de una empresa en los últimos 3 años favor hacer referencia a este hecho y agregar anexo con la información que se solicita en los recuadros abajo presentados) Empresa/Institución: Cargo: Funciones Principales Área de experiencia principal o donde se le podría considerar experto: Periodo Laboral: Motivo de retiro: SERVICIOS LABORALES QUE OFRECE A LA FIRMA Cargo: Salario Mínimo que aceptaría durante los primeros meses de laborar: 5. REFERENCIAS LABORALES (Indicar el nombre, lugar de trabajo y teléfono de tres personas) 1 2 3 6. REFERENCIAS PERSONALES (Indicar el nombre, lugar de trabajo y teléfono de tres personas, sin incluir familiares) 1 2 3 7. DATOS DE SU GRUPO FAMILIAR (Padre, Madre, Hermanos, Conyugue, Hijos, según aplique) NOMBRE PARENTESCO OCUPACION NIT
  48. 48. _____________________________________________________________________ www.cmconsultoressa.es.tl - www.facebook.com/cmyasociados Email.: cmconsultoressa@hotmail.com 48 ¿CUENTA CON FAMILIARES QUE TRABAJEN EN LA FIRMA? Si su respuesta es afirmativa indique: Nombre: Parentesco: Dependencia en la cual labora: Cargo que desempeña: DECLARACION JURADA Declaro que la información descrita es verídica, y que constituye la verdad y nada más que la verdad, cualquier alteración o falsedad en los datos proporcionados que contravengan las disposiciones internas y legales de la firma, invalidan este documento y autoriza para que sean tomadas las disposiciones pertinentes. Lugar: Fecha: Firma:_____________________ Nota: La información que usted nos proporcione son de uso privativo interno, y serán usados únicamente para proceso de contratación del personal, caso contrario se aplicará lo estipulado en el código penal vigente respecto a la privacidad y el resguardo de información confidencial. COMUNICACIÓN AL PERSONAL DE CURSO O CAPACITACION DENTRO DE LA FIRMA/CAPACITACION EXTERNA Guatemala, ____de _______ de 2011 Señor __________________________________ Auditor Presente
  49. 49. _____________________________________________________________________ www.cmconsultoressa.es.tl - www.facebook.com/cmyasociados Email.: cmconsultoressa@hotmail.com 49 Se le comunica que del_______ al ______ a partir de la hora _______, se efectuará una capacitación/curso sobre____________________________________________, dirigido a Ayudante de Auditoria sin experiencia/ con experiencia/ Semi-encargados/ Encargados/ Gerentes o Supervisores; la cual será impartida por _________________________________________________________________________ Atentamente, f. __________________ César Mejía Gerente General EL ROL DEL AUDITOR Guatemala, ____ de _________ de 2011 Señor Gerente (Cliente) Presente Estimado Señor:
  50. 50. _____________________________________________________________________ www.cmconsultoressa.es.tl - www.facebook.com/cmyasociados Email.: cmconsultoressa@hotmail.com 50 Por la presente le informamos que para propósito de la Auditoria, _______, Consultoría, _______, Asesoría, _______, del periodo, ___________, el auditor asignado es el Licenciado (a) ____________________________, cuyo rol es:  Atención y discusión de asuntos de auditoría con los distintos comités responsables del gobierno de la sociedad.  Atención de consultoría del equipo de auditoría  Otros asuntos de importancia que no pueda atender el equipo de auditoría. Atentamente, f. _________________ César Mejía Gerente General ASIGNACION Y RESPONSABILIDADES AL AUDITOR Guatemala, _____ de ___________ de 2011 Licenciado ___________________________________ Auditor Presente Estimado Licenciado:
  51. 51. _____________________________________________________________________ www.cmconsultoressa.es.tl - www.facebook.com/cmyasociados Email.: cmconsultoressa@hotmail.com 51 Por la presente le comunicamos que la auditoria, ______, Consultoría, ______, Asesoría, ______, del periodo, __________________, le ha sido asignada, y sus responsabilidades son:  Atención y discusión de asuntos de auditoría con los distintos comités responsables del gobierno de la sociedad.  Atención de consultoría del equipo de auditoria  Otros asuntos de importancia que no pueda atender el equipo de auditoría. Atentamente, _____________________________ Gerente o Propietario de la Firma. NATURALEZA, TIEMPO Y ALCANCE DE UNA REVISION DE CONTROL DE CALIDAD Objetivo: Examinar que las políticas y procedimientos de control de calidad son aplicados en el desarrollo del trabajo de auditoría en cada una de las fases del proceso. Tiempo aproximado de la evaluación: __________________horas Referencia Papeles de Trabajo Hecho por: S/N PLANEACION
  52. 52. _____________________________________________________________________ www.cmconsultoressa.es.tl - www.facebook.com/cmyasociados Email.: cmconsultoressa@hotmail.com 52 1. Verificar que exista la evidencia donde confirme la aceptación del auditor 2. Verificar que el plan de trabajo está debidamente documentado con el Memorándum de Planeación. 3. Verificar que el Memorándum contenga:  Objetivos y procedimientos de auditoria  Naturaleza del trabajo  Alcance del trabajo  Composición de las pruebas de auditoria  Presupuesto de Tiempo y Costo  Programas de Auditoria. 4. Verificar que el Memorándum de planeación contempla la fase del conocimiento del negocio y sus actividades. 5. Verificar si se han identificado las áreas de mayor riesgo en la empresa. 6. Verificar si se obtuvo un entendimiento suficiente de la estructura de control interno. 7. Verificar si se han llevado a cabo procedimientos de evaluación de riesgo. 8. Verificar si ha sido documentado el cálculo de la materialidad y de la importancia relativa. 9. Se ha evaluado y documentado la continuidad del negocio en el tiempo. 10.Identificar si se elaboran programas de auditoria según el tamaño y naturaleza de la empresa. 11.Verificar si está debidamente referenciado el programa de trabajo. 12.Revisar si existen procedimientos del programa de trabajo que no se ejecutaron. EJECUCIÓN 13.Verificar si se han documentado en los papeles de trabajo la evidencia que soporta el trabajo técnico realizado. 14.Verificar que los documentos que integran los papeles de trabajo cumplan
  53. 53. _____________________________________________________________________ www.cmconsultoressa.es.tl - www.facebook.com/cmyasociados Email.: cmconsultoressa@hotmail.com 53 los siguientes atributos: a. Nombre de la firma b. Nombre del cliente c. Área examinada d. Fecha de examen e. Identificación del auditor que realiza la prueba f. Referenciación del índice a que pertenece el documento y el punto en que se encuentra desarrollado. g. Significado de las marcas de auditoria h. Identificación de los documentos proporcionados por cliente i. Cédulas 15.Los papeles deberán estar elaborados de forma:  Limpia  Legible  Ordenada  Completa  Clara  Consecutiva 16.Verificar si los papeles de trabajo cuentan con: a. Propósito b. Alcances c. Conclusiones d. Descripción 17.Verificar si existe un archivo permanente el cual contenga toda la información histórica del cliente. 18.Verificar que durante la auditoría se hayan llevado a cabo por lo menos los siguientes procedimientos: a) Elaboración de cédulas sumarias de caja y bancos. b) Que al cierre del ejercicio se verificaron las conciliaciones
  54. 54. _____________________________________________________________________ www.cmconsultoressa.es.tl - www.facebook.com/cmyasociados Email.: cmconsultoressa@hotmail.com 54 bancarias. c) Fueron documentadas las diferencias importantes al cotejar los saldos en las cuentas bancarias. d) Se realizaron arqueos de caja. e) Verificar que se ha efectuado un análisis de la antigüedad de las cuentas por cobrar. f) Participación en la toma física de inventarios. g) Se llevó a cabo una revisión de los eventos subsecuentes. h) Se obtuvieron debidamente firmadas las cartas de salvaguarda, Abogado y compromiso. i) Existe evidencia que el trabajo de los asistentes ha sido controlado, supervisado y revisado. j) Verificar si se ha cumplido con el tiempo presupuestado. INFORME 19.Verificar que los períodos por el informe de auditoría y los papeles de trabajo sean el mismo. 20.Verificar que la estructura de los informes se hayan desarrollado en base a NIA. 21.Verificar si los papeles de trabajo han sido revisados para tener la seguridad que: a) No se incluyen comentarios que puedan ser considerados engañosos o confusos. b) Los asuntos pendientes y los puntos de revisión han sido satisfactoriamente resueltos. c) Los resultados documentados del trabajo realizado justifican el informe. 22.Verificar que el informe de auditoría incluya los objetivos respecto a su alcance, metodología, áreas evaluadas y presentación de hallazgos. 23.Evaluar si en el informe, los hallazgos y recomendaciones se expusieron con
  55. 55. _____________________________________________________________________ www.cmconsultoressa.es.tl - www.facebook.com/cmyasociados Email.: cmconsultoressa@hotmail.com 55 claridad. 24.Verificar que exista evidencia sobre la discusión del informe. Conclusiones y recomendaciones. _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ ___________________________ _________________________ Gerente o Encargado de la Firma Revisor REVISION DE CONTROL DE CALIDAD, ACERCA DE ALGUN ASUNTO SIN RESOLVER QUE PUDIERA ORIGINAR QUE LOS JUICIOS SIGNIFICATIVOS EXPRESADOS POR EL EQUIPO DEL COMPROMISO Y LAS CONCLUSIONES ALCANZADAS NO SEAN LAS APROPIADAS. Guatemala, ____ de ______________ de 2011 Señor ___________________________________ Socio a Cargo del Compromiso ___________________________________
  56. 56. _____________________________________________________________________ www.cmconsultoressa.es.tl - www.facebook.com/cmyasociados Email.: cmconsultoressa@hotmail.com 56 En mi Calidad de Revisor de Control de Calidad del Trabajo ________________________________ declaro por este medio que como resultado de la Revisión de Control de Calidad efectuada, del periodo _____________, no estoy enterado de algún asunto sin resolver que pudiera originar que los juicios significativos expresados por el equipo del compromiso y las conclusiones alcanzadas no sean las apropiadas. En virtud de lo anterior, firmo la presente. f. ________________________ Jorge López Control de Calidad EVALUACION CONTINÚA DEL SISTEMA DE CONTROL DE CALIDAD, INCLUYENDO INSPECCION PERIODICA DE UNA SELECCIÓN DE LOS TRABAJOS COMPLETADOS Procedimiento Referencia Papeles de Trabajo Hecho por: S/N 1. Determinar si existen y se aplican políticas y procedimientos para cada uno de los electos de Control de Calidad: a) Requisitos Profesionales b) Habilidades y Competencia c) Asignación d) Delegación e) Consulta
  57. 57. _____________________________________________________________________ www.cmconsultoressa.es.tl - www.facebook.com/cmyasociados Email.: cmconsultoressa@hotmail.com 57 f) Aceptación y Retención de Clientes g) Supervisión 2. Investigar si las políticas son del conocimiento de todo el personal de la firma. Requisitos Profesionales 3. Se asegura la firma de que sus socios y personal cumplan con los requisitos legales y profesionales en cuanto a: a) Integridad b) Objetividad c) Independencia d) Confidencialidad 4. Verificar los archivos individuales de cada empleado, que se encuentre el acta o memorándum de independencia filmada. 5. Investigar si la firma mantiene registros que muestre cuales socios o empleados fueron previamente empleados por clientes o tienen parientes ocupando puestos clave con clientes de la firma. COMPETENCIAS Y HABILIDADES 6. Verificar si existen y se respetan perfiles establecidos a la hora de contratar el personal, y si estos perfiles responden a las exigencias profesionales y éticas de la actualidad. 7. Existe un proceso de inducción, al momento de la contratación, donde conocen sus responsabilidades. 8. Verificar si existe dentro de los objetivos de la firma el apoyo a la educación continua. 9. Buscar evidencia de participación en capacitaciones, por parte del personal de la firma: a) Presentación de informes sobre la capacitación recibida b) Discusiones sobre temas impartidos 10.Investigar sí hay y se cumplen políticas
  58. 58. _____________________________________________________________________ www.cmconsultoressa.es.tl - www.facebook.com/cmyasociados Email.: cmconsultoressa@hotmail.com 58 sobre promociones al personal. 11. Verificar si existen criterios para evaluar el desempeño del personal de la firma: a) Se entrega en forma oportuna el informe b) Existen exámenes sorpresa por parte de los supervisores a los auditores asignados c) Cumple el personal con el tiempo asignado para la presentación de los reportes d) Se evalúa la apariencia personal, puntualidad, y responsabilidad del personal 12.Verificar si se cumplen las políticas en cuanto a la asignación del trabajo, si es por capacidad técnica y pericia. 13. Investigar si la firma cumple con los presupuestos de tiempo para: a) Determinar los requerimientos del personal b) Calendarizar el trabajo de auditoria c) Asignar el costo total del trabajo 14. Verificar que los siguientes factores son tornados en cuanto para la asignación del trabajo: a) Disponibilidad del personal b) Conocimiento y experiencia del personal c) Habilidades requeridas para las circunstancias d) Tamaño y complejidad de la auditoria DELEGACION 15.Asegurarse que existan personas responsables para la delegación del trabajo, y que se cumpla con los procedimientos establecidos. CONSULTAS
  59. 59. _____________________________________________________________________ www.cmconsultoressa.es.tl - www.facebook.com/cmyasociados Email.: cmconsultoressa@hotmail.com 59 16.Mediante la observación, identificar la accesibilidad de los socios ante las consultas del personal. 17. Verificar si se están documentando las consultas efectuadas a los socios: a) Memorándums enviados por el personal de la firma b) Respuestas por escrito de los puntos tratados en el memorándum 18.Identificar qué tipo de especialistas externos a la firma son consultadas: a) Peritos valuadores. b) Especialistas tributarios. c) Abogados d) Especialistas en sistemas informáticos. e) Ingenieros. 19.Verificar si existe una biblioteca accesible al personal que labora dentro de la firma y verificar si está actualizada. ACEPTACION Y RETENCION DE CLIENTES 20.Verificar si hay un proceso de evaluación de posibles clientes antes de aceptación. 21. Revisar si los siguientes criterios son considerados al momento de aceptar o retener a un cliente. a) Capacidad de la firma para cumplir con el trabajo solicitado por los clientes b) Integridad de la administración del cliente c) Solvencia moral del cliente prospecto d) Que al aceptar un cliente no violó los principios de independencia MONITOREO 22.Con que periodicidad se realizan las revisiones del Control de Calidad. a) Mensuales. b) Trimestrales.
  60. 60. _____________________________________________________________________ www.cmconsultoressa.es.tl - www.facebook.com/cmyasociados Email.: cmconsultoressa@hotmail.com 60 c) Semestrales. d) Anuales. 23. Verificar que tipo de evidencia se deja en la evaluación de control de calidad mediante: a) A través de reportes a los socios b) Reuniones entre los supervisores y los asistentes Conclusiones Alcanzadas: ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ f. _____________________________________ Auditor Encargado del Proceso de Inspección f. ____________________________________ Auditor Asignado y otro Personal Apropiado COMUNICACIÓN A LOS AUDITORES DEL TRABAJO Y A OTRO PERSONAL APROPIADO, DE DEFICIENCIAS ENCONTRADAS COMO RESULTADO DE LOS PROCESOS DE MONITOREO Y LAS RECOMENDACIONES PARA UNA APROPIADA ACCION PARA CORREGIRLAS Guatemala, ____ de ______________ de 2011 Señor ___________________________________ Gerente o Encargado de la Firma ___________________________________ Presente
  61. 61. _____________________________________________________________________ www.cmconsultoressa.es.tl - www.facebook.com/cmyasociados Email.: cmconsultoressa@hotmail.com 61 Como resultado del proceso de monitoreo efectuado al trabajo, _____________________ le estamos comunicando adjunto a la presente, las deficiencias encontradas y las recomendaciones para una apropiada acción para corregirlas. f: _____________________________________ Auditor Responsable del Proceso de Revisión Gerente Junta Otro Personal Apropiado RESULTADOS DEL MONITOREO DEL SISTEMA DE CONTROL DE CALIDAD DE LOS AUDITORES EN SU TRABAJO Guatemala, ____ de ______________ de 2011 Señor ___________________________________ Gerente o Encargado de la Firma ___________________________________ Presente Como resultado del proceso de monitoreo del Sistema de Control de Calidad efectuado a los auditores en el desarrollo del trabajo, le estamos comunicando _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________
  62. 62. _____________________________________________________________________ www.cmconsultoressa.es.tl - www.facebook.com/cmyasociados Email.: cmconsultoressa@hotmail.com 62 f: _____________________________________ Auditor Responsable del Proceso de Revisión Gerente Junta Otro Personal Apropiado CUESTIONARIO DE AUTO EVALUACION SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CONTROL DE CALIDAD EN UNA FIRMA DE CONTADORES PUBLICOS Y AUDITORES CUESTIONARIO DE EVALUACION DEL CONTROL DE CALIDAD POR EL PERIODO DE___________ REALIZADO POR:_____________ AUTORIZADO POR:_____________ Descripción SI / NO Observaciones CUMPLIMIENTO CON LA NORMA DE INDEPENDENCIA ¿Todo el personal adscrito al área de auditoría que fue asignado a las compañías, instituciones o entidades a desempeñar su actividad profesional como auditor, expresó por escrito su conformidad de aceptar la obligación de sostener un criterio libre de conflicto de intereses y ser imparcial en su juicio profesional, conforme los requisitos que marcan, tanto las Normas
  63. 63. _____________________________________________________________________ www.cmconsultoressa.es.tl - www.facebook.com/cmyasociados Email.: cmconsultoressa@hotmail.com 63 de Auditoria, como el Código de Ética Profesionales? ¿Todo Contador Público adscrito a la firma como auditor de externo conoce la responsabilidad de mantener su independencia al realizar su práctica profesional en la firma? ¿Los Socios, Encargados de la Firma y su personal de auditoría presentaron por escrito al inicio de la auditoria previa de cada cliente, un documento debidamente firmado que indique que no ha infringido ninguna de las causas de falta de independencia? CUMPLIMIENTO CON LA NORMA DE ENTRENAMIENTO TECNICO Y CAPACIDAD PROFESIONAL PRESUNCION PERSONAL POR LA CALIDAD ¿El personal técnico que ingresó a la firma asumió la responsabilidad de mantener los estándares de calidad fijados por la firma y cumplir con las políticas y procedimientos destinados a salvaguardar la calidad en los trabajos que desarrolla la Firma? COMPORTAMIENTO PROFESIONAL DE ACUERDO AL CODIGO DE ETICA PROFESIONAL ¿El personal técnico que fue contratado reunió los conocimientos básicos profesionales, la capacidad y el entrenamiento requeridos para los trabajos que le fueron asignados, conforme a la Norma y al Código de Ética Profesional? PRESENTACION ACADEMICA DEL PERSONAL TECNICO ¿El personal técnico que fue contratado posee los estudios básicos universitarios confirmados mediante la documentación expedida por la escuela o facultad donde realizó sus estudios profesionales? ¿El personal técnico que fue contratado reunió los requisitos mínimos establecidos según el nivel de ingreso en la firma?

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