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GE1 3 Administrar para la buena calidad y la competitividad

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Administrar para la buena calidad y la competitividad

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GE1 3 Administrar para la buena calidad y la competitividad

  1. 1. GESTION DE EMPRESAS 1 QUINTO SEMESTRE
  2. 2. ADMINISTRAR PARA LA BUENA CALIDAD Y LA COMPETITIVIDAD CAPITULO 3
  3. 3. Introducción Para poder alcanzar sus objetivos, toda organización debe contar con equipo adecuado,las materias primas, los empleados, los recursos económicos y administradores. Administraci ón Administrado res Proceso diseñado para que una organización alcance sus objetivos mediante el uso efectivo y eficaz de sus recursos en un entorno cambiante. Las personas de una organización que toman decisiones sobre como emplear los recursos, planear, organizar, asignar al personal, dirigir y controlar.
  4. 4. La importancia de la administración. Es un proceso diseñado para que una organización alcance sus objetivos mediante el uso efectivo y eficaz de sus recursos. Efectivo = Resultados deseados Eficaz = Cumplir con los objetivos utilizando el mínimo de los recursos. La administración es universal y no sólo se presenta en las empresas, sino en el gobierno, los hospitales, las escuelas. Los empleados constituyen uno de los recursos más importantes para que una empresa pueda alcanzar sus propósitos, como Starbucks. La contratación de proveedor incrementa la eficiencia y ofrece soluciones creativas que ayudan a la compañía a abatir sus gastos y alcanzar sus objetivos. El administrador debe contar con recursos económicos suficientes para pagar sus actividades esenciales.
  5. 5. Funciones Administrativas Administradore s Planear las actividades para alcanzar los objetivos de la organización. Organizar los recursos y las actividades para alcanzar los objetivos de la organización. Asignar al personal que cuento con las competencias que la empresa requiere. Dirigir las actividades de los empleados para que alcancen los objetivos Controlar las actividades de la organización para mantenerla dentro de su curso Los administradores desempeñan una serie de actividades: planean, organizan, asignan al personal, dirigen, y controlan.
  6. 6. Planear La primera función de la administración es establecer los objetivos de la organización y decidir cómo se realizarán. Diseña el mapa que sienta las bases para otras funciones. El plan mismo especifica lo que se debe hacer y quién, cómo, dónde y cuándo se debe realizar. Todos los negocios desde un pequeño restaurante hasta una enorme corporación multinacional deben preparar planes para tener éxito.
  7. 7. Objetivos Derivan su misión Para cumplir con su misión, establece objetivos Algunos objetivos comunes se refieren a las utilidades, la ventaja competitiva, la eficiencia y el crecimiento. Los objetivos referentes a las ventaja competitiva suele hallarse definido en términos del porcentaje de incremento en la participación del mercado Los objetivos sobre eficiencia implica utilizar los recursos de la organización tan bien como sea posible. Procter & Gamble
  8. 8. Planes Los Planes Estratégicos establecen los objetivos y la estrategia global a largo plazo que permitirán que la empresa cumpla con su misión. Periodos de entre 2 años y 10 años o, incluso, más; planes para agregar productos, comprar compañías, vender secciones, emitir acciones, el incremento de costos Los planes estratégicos deben tomar en cuenta las capacidades y recursos de la compañía, los cambios del entorno empresarial y los objetivos de la organización.
  9. 9. Los planes tácticos son de corto plazo y están diseñados paraponer en práctica las actividades yobjetivos que el plan estratégico especifica sin perder el enfoque en la estrategia global de la compañía. Los planes tácticos sirven para ejecutar el plan estratégico global.Dado que son de corto plazo, son más fáciles de adaptar o abandonar si lo ameritan los cambios del contexto o el desempeño de la empresa Los planes operativos son de muy corto plazo yespecifican las acciones que los individuos deben llevar a cabo para cumplir con el plan táctico,con el plan estratégico a plazo de un mes una semana o un día. La administración de crisis o planes de contingencia, incendios,terremotos, virus de computadora,una crisis de la reputacióndebidoal comportamiento ilícito o poco ético.Las empresas que tienen planes de contingencia responden con más efectividad a los problemas que se presentanque aquellas no los tienen.
  10. 10. Organizar Significa Estructurar los recursos y las actividades de modo que se puedan alcanzar los objetivos con efectividad y eficiencia. Los administradores primero revisan los planes y establecen las actividades que se requieren ponerlos en práctica y después dividen el trabajo en unidades pequeñas y se las asignan a personas, grupos o departamentos específicos. También establecen líneas de autoridad, mejora la comunicación, evita la duplicidad de recursos
  11. 11. Asignar al Personal Una vez que los administradoreshan definido el trabajoque se debe realizar y cómo estará organizado, deben asegurarse de que la organizacióntengan empleados que cuenten con sus habilidadesnecesarias . Contratara las personas que desempeñarán el trabajode la empresa. Motivary capacitara los empleados, cuanto pagarles Otro aspecto que la asignación del personal abarca es el adelgazamiento (downsizing) llegar al tamaño correcto (rightsizing). Debido al adelgazamiento, muchas compañías han conseguido bajar sus costos con rapidez y volverse más rentables.
  12. 12. Dirigir Es motivar y liderar a los empleados para que alcancen las metas de la organización Dirigir también entraña determinar y repartir los premios y reconocimientos apropiados. Los administradores pueden motivar a los trabajadores ofreciéndoles incentivos como la promesa de un aumento o un ascenso, la mayoría de los empleados no sólo desean obtener dinero de sus trabajos: deben saber que su empleador valora sus ideas y aportaciones. Dicha participación ocasiona que los trabajadores se sientan importantes, y con ello, la compañía de beneficia.
  13. 13. Controlar ¿ Qué ocurre cuando una compañía no cumple con sus metas a pesar de contar con planes sólidos Controlar significa evaluar las actividades y corregirlas para que la empresa no se salga de su curso. Medir el desempeño. Comparar el desempeño anterior con normas u objetivos Identificar desviaciones de la norma. Investigarlas causas de las desviaciones. Tomar medidas correctivas si fuera necesario. El control está muy ligado a la planeación. Cuando los administradores monitorean el desempeño y lo comparan con las normas, pueden determinar si llegarán a la meta.
  14. 14. TIPOS DE ADMINISTRACIÓN Niveles de la Administración La alta gerencia, la gerencia media y la gerencia de primera línea o supervisión. Alta gerencia Presidente, CEO, vicepresidentes ejecutivos Gerencia Media Gerentes de planta,gerentes de división,gerentes de departamento Gerencia de primera línea Capataces,supervisores, gerentes de oficina
  15. 15. Incluye al presidente y otros ejecutivosde alto nivel (CEO), (CFO), (COO), (CPO). Los gerentes de altonivel dedicanla mayor parte de su tiempoa la planeacióny toman las decisiones estratégicas de la organización. Son los encargados de los planes técnicos para poner en práctica los lineamientos generales establecidos por la alta gerencia, su responsabilidad posee una perspectiva más limitada, pues participan en operaciones específicas de la corporación. Los gerentes de planta, los de división y los de departamento integran a la gerencia media Supervisan tanto a los trabajadores como a las operaciones diarias de una organización; son los encargados de poner en práctica los planes establecidos por la gerencia media, dirigir y controlar. Alta Gerencia Gerencia Media Gerencia de primera línea
  16. 16. • Gerencia de Finanzas • Gerencia de Producción y Operaciones • Gerencia de Recursos Humanos • Gerencia de Marketing • Gerencia de Tecnología de la información y comunicación. • Gerencia Administrativa AREAS DE LA ADMINISTRACION
  17. 17. GERENCIA FINANCIERA Los gerentes de finanzas - administradores se concentran en conseguir los fondos que se requieren para el debido funcionamiento de una organización y los utilizan para alcanzar las metas de la compañía.
  18. 18. GERENCIA DE PRODUCCION Y OPERACION Los gerentes de producción y de operaciones son administradores que formulan y administran las actividades necesarias para transformar los recursos en bienes, servicios e ideas para colocarlos en los mercados.
  19. 19. GERENCIA DE RECURSO HUMANOS Los gerentes de recursos humanos son los encargados de manejar la función de dotación de personal y del trato formal con los empleados.
  20. 20. GERENICA DE MARKETING Los gerentes de marketing son los encargados de la planeación, fijación de precios y la promoción de productos así como de ponerlos a disposición de los clientes por medio de la distribución.
  21. 21. GERENCIA DE TEGNOLOGIA DE LA INFORMACION Y LA COMUNICACION Los gerentes de tecnologías de la información y la comunicación (TIC), son administradores que se encargan de implementar, mantener y controlar las aplicaciones tecnológicas en la empresa, como redes de computadora.
  22. 22. GERENICA ADMINISTRATIVA Los gerentes administrativos son los que administran la empresa entera o un segmento importante de ella; no son especialistas, pero coordinan las actividades de los gerentes especializados.
  23. 23. HABILIDADES QUE LOS ADMINISTRADORES NECESITAN • Liderazgo • Experiencia Técnica • HabilidadesConceptuales • HabilidadesAnalíticas • Habilidadespara las relaciones humanas
  24. 24. Liderazgo Es la capacidad de influir en los empleados con la intención de que se esfuercen por alcanzar las metas de la organización. Los líderes dinámicos manejan y prestan atención a la cultura de sus empresas y a las necesidades de sus clientes.
  25. 25. SIETE CONSEJOS PARA UN LIDERAZGO EXITOSO
  26. 26. EXPERIENCIA TECNICA Es el conocimiento y la preparación especializados que se requieren para desempeñar tareas relacionadas con áreas particulares de la administración.
  27. 27. HABILIDADES CONCEPTUALES Es la capacidad para pensar en términos abstractos y para ver cómo encajan las partes que integran un todo.
  28. 28. HABILIDADES ANALITICAS Es la capacidad para identificar asuntos relevantes, reconocer su importancia, conocer las relaciones entre ellos y percibir las causas subyacentes de una situación.
  29. 29. HABILIDADES PARA LAS RELACIONES HUMANAS • Es la capacidad para tratar con personas que están dentro y fuera de la organización.
  30. 30. PASOS PARA LA TOMA DE DECISIONES EFECTIVA
  31. 31. LA REALIDAD DE LA ADMINISTRACIÓN • Los administradores se encargan de planear, organizar, asignar al personal, dirigir y controlar, pero John P. Kotter, experto en administración, afirma que todas esas funciones se resumen en dos actividades básicas: 1. Saber qué hacer a pesar de la incertidumbre, la enorme diversidad y la gran cantidad de información que podría ser relevante, y 2. Conseguir que un cuantioso y variado conjunto de personas hagan las cosas, pese a que se tenga escaso control directo sobre la mayor parte de ellas.
  32. 32. • Los administradores dedican mucho tiempo a elaborar y a actualizar una agenda de metas y planes para cumplir con sus obligaciones. Una agenda contiene elementos específicos y generales y abarca las metas de corto plazo y los objetivos de largo plazo. Asimismo, los administradores pasan mucho tiempo en las redes, creando relaciones y compartiendo información con colegas que les ayudarán a cumplir con los elementos que sus agendas contienen.
  33. 33. Por último, los administradores dedican mucho tiempo a enfrentar los complicados y difíciles retos del mundo actual de los negocios. Algunos de tales desafíos se deben al veloz cambio de la tecnología, un escrutinio más detenido de la ética de los individuos y compañías y de su responsabilidad social, los cambios en la composición de la población económicamente activa, las nuevas leyes y reglamentos, una creciente competencia global y mercados exteriores más desafiantes, la caída del nivel educativo y el tiempo mismo; es decir, de cómo aprovecharlo mejor.
  34. 34. Organización, trabajo en equipo y comunicación .
  35. 35. Cultura Organizacional Uno de los aspectos esenciales al momento de organizar una compañía es establecer su cultura organizacional; es decir, los valores, creencias, tradiciones, filosofías, reglas y modelos de conducta que se compartirán. Toda empresa posee una cultura organizacional, también llamada cultura corporativa, independientemente de su tamaño, tipo de organización,productou objetivode utilidad. La cultura organizacional contribuye a garantizar que todos los miembros de una compañía compartan sus valores y sugieran reglas respecto de la conducta y de cómo enfrentar los problemas de la organización.
  36. 36. Figura 8.1 Importancia de la cultura corporativa para la innovación 0 10 20 30 40 50 60 70 cultura corporativa de apoyo Apoyo de la alta Gerencia Procesos claros y metas evaluables Talento creativo El motor más importantede la innovación
  37. 37. Desarrollo de la Estructura Organizacional La estructura es la relación o el orden de los puestos dentro de una organización. La creación de estructuras organizacionales constituye un gran reto para los administradores de empresas grandes y pequeñas. La estructura de una compañía se desarrolla cuando los administradores asignan las tareas y actividades laborales a personas o grupos de trabajo específicos y cuando coordinan las distintas actividades que se necesitan para cumplir con los objetivos de la organización.
  38. 38. Figura 8.2 Etapas de crecimientode una tienda de ropa. Fases 1,2 y 3 PROPIETARIO Personal de Ventas Comprador de mercancía Gerente de Ventas Contador Comprador de mercancía PROPIETARIO PROPIETARIO Analistade datos Personal de Ventas Fase 1 Fase 2 Fase 3
  39. 39. Para que una compañía obtenga utilidades de la venta de sus productos, sus administradores deben establecer primero cuáles actividades requieren para cumplir con sus metas. Especialización Departamentalización Asignación de Tareas
  40. 40. Especialización  Es la división del trabajo en tareas específicas pequeñas y asignar a los empleados que desempeñaránuna sola tarea.  La lógica de la especialización es la eficiencia. Las personas se desempeñan con más eficiencia si sólo deben dominar una tarea, en lugar de todas.  La especialización significa que los trabajadores no pierden el tiempo pasando de un trabajo a otro y su capacitación es más sencilla; pero la eficiencia no es el único motivo de la especialización. Ésta también se presenta cuando las actividades que deben desarrollarse en una empresa son demasiado numerosas para que la efectúe una sola persona.  El exceso de especialización acarrea consecuencias negativas; los empleados se aburren y se sienten insatisfechos con sus trabajos y el resultado de su malestar muy probablementeserá un trabajode mala calidad.
  41. 41. Departamentalización Departamentalización Funcional Agrupar los puestos que desarrollan actividades funcionales similares, como finanzas, producción, marketing y recursos humanos. Departamentalización por productos Se refiere a organizar los puestos con baseen los productos dela empresa. Departamentalización geográfica Se refiere a agrupar los puestos a partir de su ubicación geográfica, como estado, zona, país o continente. Departamentalizaciónpor clientes Estriba en ordenar los puestos en función de las necesidades de diversos tipos de clientes. Se refiere a agrupar los puestos en unidades de trabajo, comúnmente llamadas departamentos, unidades, grupos o divisiones.
  42. 42. Delegaciónde la autoridad Significa asignar a los empleados no sólo las tareas, sino las atribuciones para establecer compromisos, utilizar los recursos y tomar las medidas necesarias que se requieran para desempeñar esas tareas. La delegación deposita una responsabilidad o una obligación, atribuida a los empleados en razón de la delegación, de desempeñar de manera satisfactoria las tareas asignadas y de asumir el compromiso de la adecuada ejecución de las mismas. El principio de rendir cuentas por los resultados establece que los empleados que aceptan una asignación y la autoridad para desempeñarla deben responder ante un superior por los resultados obtenidos. Asignación de Responsabilidades
  43. 43. Grado de centralización La medida en que se haya delegado autoridad dentro de una organización establece su grado de centralización. Organizacionescentralizadas Estructura que presenta concentración de la autoridad en la cima y escasa delegación de autoridad para tomar decisiones en los niveles bajos. Organizacionesdescentralizadas Estructura que presenta una delegación de la autoridad para tomar decisiones hasta niveles de la cadena de mando tan bajo como sea posible.
  44. 44. Estratos de la organización Una compañía que tiene muchos estratos de administración es una organizaciónalta y con un tramo de control pequeño Las corporaciones que poseen pocos estratos son planas y el tramo de control es amplio Son los niveles de la administración dentro de la empresa
  45. 45. Formas de estructura organizacional • Estructura organizacional mas sencilla que presenta líneas de autoridad directa que van del administrador más alto hasta el nivel más bajo. Estructura de línea • Estructura que presenta como tanto la línea característica de relaciones entre los superiores y los subordinados, así como a los administradores especializados. Estructura de línea y staff • Es una estructura que presenta a los departamentos organizados en forma de grupos más grandes que se llaman divisiones. Estructura multidivisional • Estructura que presenta equipos procedentes de diferentes departamentos, por lo cual crea dos o más líneas de autoridad que se entrecruzan. Estructura matricial
  46. 46. El papel de los grupos y los equipos en las organizaciones Grupo • Dos o más personas que se comunican entre sí, comparten una identidad común y persiguen un mismo objetivo. Equipo • Un grupo pequeño de personas que poseen habilidades que se que se complementan, que comparten objetivos, metas y un enfoque y que deben rendir cuentas de sus responsabilidades a los demás miembrosdel grupo.
  47. 47. Grupo de trabajo Equipo Poseeun líder claro y fuerte Tiene papeles de liderazgo compartidos Los individuos deben rendir cuentas por su responsabilidad Los individuos y el grupo deben rendir cuentas porsu responsabilidad Tiene el mismo propósito que la misión general de la organización Tiene un propósito especial que el propio equipo presenta Crea productos conel trabajo individual Crea productos conel trabajo colectivo Sostiene juntas eficientes Fomenta las discusiones abiertas y las juntas activas para resolver problemas Mide su efectividad indirectamente con base en sus efectos en otros (por ejemplo, desempeño financiero de la empresa) Mide su desempeño directamente en función de la evaluación de los productos del trabajo colectivo Discute, decide y delega Discute, decide y desempeña conjuntamente el trabajo real
  48. 48. Algunos tipos específicos de grupos y equipos Comités: Grupo formal permanenteque desempeña una tarea específica; por ejemplo, los comités de ética tienen como finalidadelaborary revisar los códigos de ética, sugerir métodos para instituir normas éticas y revisar temas y asuntos específicos. Fuerza de tareas: Grupo temporalde empleados encargadosde producir un cambio particular;por lo general se integra con personas ajenas a la compañía.La pertenenciaa una fuerza de tarea casi siempre se basa en la experiencia más que en el puesto dentro de la corporación. Equipos: ofrecen la ventaja de que pueden conjuntar el conocimiento y las habilidades de sus miembros y utilizarlos mejor que un individuo que trabaja solo. Los equipos requieren de armonía, cooperación y esfuerzos sincronizados, así como de flexibilidad para maximizar sus aportaciones, la participación en un equipo lleva a que los empleados acepten y comprendan mejor su compromiso con los propósitosdel equipo.
  49. 49. Equipos de proyectos Los equipos de desarrollo de productos.- son un tipo específico de equipo de proyecto creado para inventar, diseñar e implementar un nuevo producto. Equipos de control de calidad.- grupos pequeños de trabajadores provenientes de toda la organización reunidos para resolver problemas específicos de calidad, productividad o servicios Equipos de trabajo autodirigidos.- grupo de empleados encargado de un segmento o de todo el proceso de trabajo para entregar un producto a un cliente interno o externo. Grupos similares a las fuerzas de tarea, pero que acostumbran dirigir sus operaciones y poseer el control completo de un proyecto específico de trabajo.
  50. 50. La comunicaciónen las organizaciones La comunicación en una organización fluye en distintas direcciones, surge de diversas fuentes y emplea tantola forma oral como escrita. Comunicación formal La comunicación ascendente fluye de los niveles inferiores a los superiores de la corporación La comunicación descendente representa los niveles superiores a los inferiores. La comunicación horizontal entraña un intercambio de información entre colegas y compañeros del mismo nivel dentro de la corporación La comunicación diagonal se presenta cuando las personas de distintas unidades y niveles de la organización se comunican.
  51. 51. Flujo de la comunicación dentro de la jerarquía de una organización
  52. 52. Administración de operaciones de servicios y producción. .
  53. 53. ADMINISTRACION DE OPERACIONES DE SERVICIOS Y PRODUCCION La A. O. es administrar y desempeñar las actividades necesarias para transformar los recursos en bienes y servicios.  Fabricación: Son procesos y actividades empleadas para elaborar productos tangibles; también llamada producción.  Producción: Los procesos y las actividades empleados para fabricar productos tangibles; también llamada fabricación.  Operaciones: Son los procesos y actividades utilizados para crear bienes y servicios (tangibles e intangibles).
  54. 54. ADMINISTRACION DE OPERACIONES DE SERVICIOS Y PRODUCCION El proceso de transformación es el eje de la A. O. (Insumos – Productos) INSUMOS TRANSFORMACIONO CONVERSION PRODUCTOS CLIENTE NORMAS DE CONTROL RETROALIMENTACION
  55. 55. ADMINISTRACION DE OPERACIONES DE SERVICIOS Y PRODUCCION La A. O. en empresas de servicios. Esencia y consumo del producto Uniformidad de los insumos Uniformidad del producto Mano de obra requerida Medición de la productividad
  56. 56. ADMINISTRACION DE OPERACIONES DE SERVICIOS Y PRODUCCION Antes de iniciar el proceso de producción se debe responder las preguntas esenciales de la economía: a) ¿Que? b) ¿Como? c) ¿Para quien? Antes solo el departamento de producción se encargaba de la planeación ahora se relacionan con el departamento de marketing, investigación y desarrollo, etc.
  57. 57. ADMINISTRACION DE OPERACIONES DE SERVICIOS Y PRODUCCION •Antes de su fabricación,la organizacióndebe detectar que quieren los consumidoresy,a continuación,diseñar un producto que satisfagaese deseo Planeación del producto •Antes de iniciar el proceso de producción se debe establecer cual es el método apropiadopara transformar los insumos en el producto deseado Diseño de los procesos de operaciones •La carga máxima que puede soportar u operar una unidad organizacional Planeación de la capacidad •Una vez establecido el proceso de producción se debe enfocar en el diseño de instalaciones adecuadas para ello Planeación de las instalaciones
  58. 58. ADMINISTRACION DE OPERACIONES DE SERVICIOS Y PRODUCCION •El lugardonde laorganizaciónubicarasusinstalacionesesimportante yaque debe mantenerse enelladebidoaloscostosque entrañan Ubicación de las instalaciones •Es una tarea complejaymuytécnica.Tenemostrestiposde disposicionesbásicas: •Lugar fijo:disposicióndonde se trasladantodoslosrecursosparalaproducción •Por procesos:disposiciónque distribuye el procesode producciónen departamentosque contienenprocesosafines •Por productos:arregloque requiere ladivisióndel procesoentareassencillas(línea de montaje) Disposición de las instalaciones
  59. 59. ADMINISTRACION DE OPERACIONES DE SERVICIOS Y PRODUCCION Cadenade suministro •Conectar todas las partes del sistema de distribución con el fin de satisfacer al cliente Compras •Obtener todos los materiales que la organización requiere(adquisiciones) Inventarios •Materias primas (insumos) debienes en proceso o terminados que la organización utiliza •El controlseda mediante un proceso con el que sedetermina la cantidad de suministros y bienes que se requiere(CPE; JAT; PRM) Rutas y programas •Establecer la secuencia de operaciones por las que debe pasar un producto •PERT o CPM
  60. 60. ADMINISTRACION DE OPERACIONES DE SERVICIOS Y PRODUCCION • Son los procesos que utiliza la organización para mantener las normas de calidad establecidasControl de calidad • Propuesta que manifiesta el compromiso uniforme con la calidad en todos los departamentos de la organización fomentando una cultura que satisface la percepción de la calidad de los clientes Administración de la calidad total • Seria de normas que aseguran la calidad consistente de los productos en diferentes circunstanciasISO 9000 • Revela si el producto cumple o no con las norma de calidadInspección • La cantidad de artículos a inspeccionarMuestreo

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