Документ описывает этапы внедрения оперативного учета на примере автосервисного предприятия, включая подготовку, обучение и внедрение новых учетных систем. В нем подробно рассматриваются процедуры подготовки данных, необходимое обучение сотрудников, а также важные моменты для успешного перехода на новую систему. Основное внимание уделяется созданию тестовых и рабочих баз, настройке типовых учетных процессов и устранению ошибок в данных при внедрении.

1. Опыт внедрение
оперативного учета
На примере автосервисного предприятия

2. ОСОБЕННОСТИ УЧЕТА НА АСП
•
•
•
•
•
•
•
Номенклатура
Взаимозаменяемость
Нормативы времени
Заказ-наряд и выработка исполнителя
Незавершенное производство
Гарантия
Предварительная запись и
планирование загрузки ресурсов
• Заказы

3. ВНЕДРЕНИЕ УЧЕТНЫХ СИСТЕМ
• Комплексные конфигурации
• Разделение оперативного и
бухгалтерского учета

4. РАЗЛИЧИЯ МЕЖДУ ВНЕДРЕНИЕМ
ОПЕРАТИВНОГО И
БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА
• Актуальность данных
• Отчетные периоды

5. ЦЕЛИ И СРЕДСТВА
• Почему происходит смена учетной
системы?
• Воля руководства
• Борьба с саботажем

6. ПОРЯДОК ВНЕДРЕНИЯ
• Этап 1 – предварительная
подготовка
Срок этапа 1 оценивается не более
одного месяца
• Создание тестовой базы и productionбазы
• Необходимо заранее согласовать
форматы выгрузки данных из
имеющейся системы учета

7. ПОРЯДОК ВНЕДРЕНИЯ Этап 1
• Контрагенты
– Краткое наименование
– Полное наименование
– Тип контрагента (Юр. лицо, физ. лицо,
предприниматель, прочее)
– ЕДРПОУ для юр. лица, желательно ДРФУ
для физ. лиц
– Плательщик / не плательщик НДС
– ИНН для юр. лиц
– Ном. свидетельства плетельщика НДС

8. ПОРЯДОК ВНЕДРЕНИЯ Этап 1
• Номенклатура
– Каталожный номер
– Дерево
– Дополнительные характеристики

9. ПОРЯДОК ВНЕДРЕНИЯ Этап 1
• Остатки
– По складам в разрезе поставщиков (партий)
– Незавершенное производство

10. ПОРЯДОК ВНЕДРЕНИЯ Этап 1
• Автомобили
–
–
–
–
–
–
–
VIN-код
Марка (бренд), модель и модификация
Владелец
Класс
Год выпуска
Пробег на дату
Дополнительные характеристики

11. ПОРЯДОК ВНЕДРЕНИЯ Этап 1
• Список работ с нормами времени
–
–
–
–
Дерево работ
Таблица нормативов в привязке к классу
Комплексные работы
Карты ТО

12. ПОРЯДОК ВНЕДРЕНИЯ Этап 1
После согласования форматов файлов
разрабатывается обработка,
позволяющая:
•
•
•
•
•
Неоднократно загружать и обновлять контрагентов.
Уникальным ключом переноса служит код ЕДРПОУ (ДРФУ),
а при его отсутствии краткое наименование.
Неоднократно загружать каталог номенклатуры.
Уникальным ключом служит Артикул (каталожный номер)
номенклатуры
Неоднократно загружать остатки (предварительно удалив
результаты предыдущей загрузки)
Неоднократно загружать список автомобилей. Уникальным
ключом является VIN-код автомобиля.
Неоднократно загружать список работ и норм времени.

13. ПОРЯДОК ВНЕДРЕНИЯ Этап 1
Одновременно с согласованием форматов
и разработкой обработки переноса
создается production-база на основе
имеющегося шаблона В production-базе
должны быть созданы:
•
•
•
•
•
•
•
•
Необходимые типы цен
Все требуемые на текущий момент виды заказ-нарядов
Создана структура предприятия и производственных мощностей
Создание списка мест хранения и материально-ответственных лиц
Создан список сотрудников в привязке к структуре предприятия
Создан список пользователей базы
Созданы и настроены все необходимые типы скидок
Созданы и настроены все типы цен на услуги

14. ПОРЯДОК ВНЕДРЕНИЯ Этап 1
Теперь можно из production-базы
сделать тестовая база, куда и
производится периодическая загрузка
данных.
Запрещается редактирование выгруженных из
текущей системы файлов до их загрузки
Если после загрузки обнаружены не корректные
данные необходимо устранять ошибочные
данные
непосредственно в текущей системе и повторить
загрузку

15. ПОРЯДОК ВНЕДРЕНИЯ Этап 1
Конец первого этапа – это
• тестовая база с промежуточными
данными
• чистая production-база

16. ЭТАП 2 - ОБУЧЕНИЕ
Перед началом обучения выделить
специалиста для подготовки его в
качестве super-user, который в
дальнейшем смог бы готовить новых
пользователей и при работе должен
разбирать и устранять возможные
коллизии
Срок этапа 2 оценивается не менее одного
месяца от момента окончания этапа 1 до
непосредственно промышленной
эксплуатации

17. ЭТАП 2 - ОБУЧЕНИЕ
• Обучение работы с конфигурацией
нужно начинать с руководителей
участков сервиса и запчастей
• Все действия происходят на тестовой базе куда
предварительно загружены все необходимые
данные.
• После загрузки начальных остатков необходимо
произвести сверку остатков по складам, как в
суммовом, так и в количественном выражении.
• Для руководителей сервиса необходимо подробно
объяснить механизм ценообразования на услуги.
• Назначить ответственного сотрудника, который
в дальнейшем сможет при необходимости менять
цены и нормы времени на услуги.

18. ЭТАП 2 - ОБУЧЕНИЕ
•
•
•
•
•
•
Для руководителей отдела (департамента) запчастей
необходимо подробно объяснить механизмы загрузки
прайсов поставщиков и механизмы ценообразования
запчастей.
Назначить сотрудников отвечающих за регулярную
загрузку прайсов поставщиков и ценообразование.
Непосредственно на занятиях детально разобрать и
загрузить прайс одного из поставщиков и добиться
самостоятельной загрузки остальных прайсов
непосредственно сотрудниками предприятия.
Совместно с руководителями сервиса и запчастей изучить
механизмы создания, назначения и отмены скидок.
Назначить сотрудников, отвечающих за корректное
внесение скидок на предприятии.
Только после этого можно переходить к обучению
ввода первичной информации исполнителями.

19. ЭТАП 2 - ОБУЧЕНИЕ
•
•
•
•
•
Обучение ввода первичной информации
Настройка шаблонов прав
Определение необходимых связок с технологическими
программами
Использование торгового оборудования (фискальные
регистраторы, сканеры штрихкодов, кардридеры…)
Печатные формы

20. ЭТАП 2 - ОБУЧЕНИЕ
На протяжении всего этапа пользователи подробно изучают и
повторяют в тестовой базе все бизнес-процессы предприятия.
При невозможности системой отразить имеющийся бизнеспроцесс сотрудники предприятия информируют руководство,
после чего принимается одно из возможных решений:
• изменение бизнес-процесса в соответствии с процедурами
системы
• отражение данных-бизнес процессов в другой учетной
системе (ЗиК, Бух и т.п.)
• временное ведение данных бизнес-процессов в ручном
режиме с последующей доработкой учетной системы

21. ЭТАП 2 - ОБУЧЕНИЕ
На протяжении всего этапа в prodaction-базу могут вносится
изменения в следующие списки:
• Структура предприятия
• Сотрудники предприятия
• Пользователи базы
• Структура производственных мощностей
• Настройка скидок
• Прайсы поставщиков
До начала эксплуатации ни какие перенесенные данные не
корректируются в prodaction-базе

22. ЭТАП 2 - ОБУЧЕНИЕ
• Необходимо назначить администратора
базы (возможно из числа ИТспециалистов), который должен
отвечать за:
• резервное копирование базы данных
• технологические работы в базе как то:
– поиск и устранение ошибок базы
– восстановление границы
последовательности
– создание новых пользователей

23. ЭТАП 3 - ВНЕДРЕНИЕ
Начало третьего этапа за 5 дней до внедрения
• Производится архивирование production-базы и
производится пробный импорт данных включая состояние
складов и незавершенного производства.
• Производится сверка остатков.
• Если в результате сверки выявлены расхождения,
причины расхождений должны быть выявлены и
устранены в кратчайшие строки.Иначе внедрение
откладывается.
• Восстанавливается исходное состояние production-базы и
производится импорт справочников (без начальных
остатков)
• Сотрудниками предприятия производится импорт
актуальных прайсов поставщиков и устанавливаются
действующие цены.

24. ЭТАП 3 - ВНЕДРЕНИЕ
После окончания последнего рабочего дня до начала
промышленной эксплуатации системы, предприятие
предоставляет все файлы для импорта в новую систему
Файлы должны быть предоставлены не позже 18-00.
Производится окончательный импорт справочников и
начальных остатков. Остатки сверяются с исходными
данными о чем составляется протокол с перечнем складов
и их остатков как в суммовом так и количественном
выражении.
Остатки незавершенного производства передаются
отдельным файлом и вносятся на отдельный
условный транзитный склад

25. ЭТАП 3 - ВНЕДРЕНИЕ
Таким образом на первый день внедрения в системе:
• остатки по складам соответствуют переданным
• отдельно выделены остатки незавершенного производства
• в системе имеются все актуальные прайсы поставщиков и
действующие цены
• в системе настроены все типы скидок
• персонал обучен не только вводу начальной информации,
но и работе с технологическими программами
непосредственно из системы
• проведен стресс-тест системы, подтверждающей ее
работоспособность при пиковых нагрузках
• решены все вопросы о приеме наличных денег у клиентов
• пользователи умеют отражать все бизнес-процессы
происходящие на предприятии
• сотрудники умеют устанавливать цены и назначать скидки
• ответственные сотрудники умеют изменять права
пользователей

26. ОКОНЧАНИЕ ПРОЦЕССА
ВНЕДРЕНИЯ
В начале возникает много ошибок, но к концу первой
недели как правило количество ошибок ввода
уменьшается, и кажется, что все налаживается.
Но т.к. пользователи уже “научились” работать, то к
концу второй (третьей) недели они уже теряют
бдительность и количество ошибок возрастает.
Исправление ошибок. Здесь есть большой соблазн
быстро самому все исправить. Особенно когда стоить
очередь проблем.
Здесь нужен определенный компромисс между
самостоятельным исправлением ошибок ввода и
требованием это сделать местными ИТ-специалистами
или (при наличии прав) самими пользователями.