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Gerenciamento Eletrônico de Documentos - CDMAX

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Apresentação GED CDMAX

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Gerenciamento Eletrônico de Documentos - CDMAX

  1. 1. Gerenciamento Eletrônico de Documentos GED
  2. 2. O QUE É O GED? A sigla GED significa GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS. O GED é uma solução para ¨DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS¨ que tem por finalidade ajudar você a ¨GERENCIAR¨ os documentos da sua empresa de manera altamente segura e fácil utilização. Esses documentos podem ser de vários formatos como papel, microfilme, imagem, planilhas, arquivos de texto etc...  Agilizar a localização da informação;  Compartilhar o conhecimento;  Padronizar o arquivamento dos documentos;  Motivando a integração e a participação de todos.
  3. 3. VANTAGENS DO GED Otimização do uso do espaço físico Facilidade e redução do tempo de busca e recuperação de informação Eliminação das perdas por arquivamento errado Disponibilidade dos documentos para mais de um usuário ao mesmo tempo Consolidação de vários acervos em um só tipo de interface para usuário Aperfeiçoar o gerenciamento de documentos através de software de workflow
  4. 4. “CONTA-DE-PADEIRO” A.K.A. ANÁLISE FINANCEIRA DA SOLUÇÃO (ROI) Tempo dispendido por dia na busca de documentos X custo de oportunidade por profissional X número de profissionais X número de dias úteis no ano X.  Documentos impressos/dia = 100  Documentos copiados/dia = 50  Funcionários que manipulam documentos = 10  Valor da hora trabalhada = R$ 5,00/hora  Documentos recuperados/dia por pessoa = 50 (3 mins)  Arquivos físicos = 1 (R$ 50,00/mês)  Valor gasto com suprimento/mês = R$ 200,00 Jogados no lixo anualmente: R$ 77.400,00
  5. 5. DOCUMENTOS FISICAMENTE ARMAZENADOS EM ARMÁRIOS CAPTURA INTELIGENTE USUARIOS GED
  6. 6. AS PRINCIPAIS TECNOLOGIAS RELACIONADAS O GED Capture - Acelera processos de negócio através da captação de documentos e formulários, transformando em informações confiáveis e recuperáveis, passíveis de serem integradas a todas as aplicações de negócios Document Imaging (DI) - É a tecnologia de GED que propicia a conversão de documentos do meio físico para o digital. Trata-se da tecnologia mais difundida do GED, muito utilizada para conversão de papel em imagem, através de processo de digitalização com aparelhos scanners. Document Management (DM) - (Gerenciamento de Documentos) - É a tecnologia que permite gerenciar com mais eficácia a criação, revisão, aprovação e descarte de documentos eletrônicos. Dentre as suas principais funcionalidades estão o controle de informações (autoria, revisão, versão, datas etc.), segurança, busca, check-in / check-out e versionamento. Workflow – Controla e gerencia processos dentro de uma organização, garantindo que as tarefas sejam executadas pelas pessoas corretas no tempo previamente definido.
  7. 7. Grupo 1 USUARIO Grupo 2 PREPARAR CNC CAPTURE/CNC PRODUÇÃO DIGITALIZAR INDEXAR CNC DOCUMENT GERENCIAR PESQUISAR USUARIO USUARIO DESENVOLVIMENTO DO PROCESSO DE GED Documentos actuais Passivo a digitalizar
  8. 8. CONCEITOS BÁSICOS (1/2)  ACESSO/PERMISSÃO: LEITURA E ESCRITA Cadastrando os usuários, o administrador do sistema, classficará o tipo de acesso permitido aos documentos e informações.  ORGANIZAÇÃO LÓGICA: PASTAS/VAULT As pastas de um sistema GED, são agrupamentos lógicos dos documentos/informação que facilita o rastreamento e acesso da informação pelo usuário.  WORKFLOW Ele estabelece o fluxo que o documento terá ao longo do projeto. Criação → Revisão → Aprovação → Publicação  COMENTÁRIOS O sistema GED, permit que outros profissionais façam a revisão dos documentos e façam seus comentários que serão enviados aos outros profissionais envolvidos no fluxo de projeto.  CHECK-IN/CHECK-OUT DE DOCUMENTOS Os documentos são armazenados nas pastas lógicas em um servidor de arquivos. Quando um usuário, retira o documento para modificá-lo, ele está fazendo um check-out deste documento. O sistema trava o acesso para alteração deste documento para os outros usuários. O check-in faz a gravação da modificação e envia-lo na pasta.
  9. 9. ETAPAS DO TRABALHO E preciso identificar a demanda, visualizando as vantagens que se pode obter utilizando a tecnologia GED. Para isso, realiza-se um estudo para levantamento sobre o processo de criação de documentos. Diagnóstico, entrevistas, e análise de processos Especificação de requisitos para o GED Elaboração de Tabelas de apoio e definição de Índices Aquisição do Sistema Definição de novos fluxos e rotinas de trabalho Implantação do GED Digitalização de documentos Capacitação das equipes em serviço Controle de Qualidade Segue abaixo algumas perguntas sugeridas para este questionário:  O que se deseja arquivar?  Onde são arquivados os documentos atualmente?  O que quer melhorar no sistema atual?  Quantas pessoas usam, quantas estações de trabalho existem, e q  Quantas pessoas serão afetadas?  Natureza dos documentos em papel ?  Quem arquiva e quem tem acesso?  Frequência de uso do arquivo?  Qual o formato dos registros no sistema atual?
  10. 10. PORQUE AS EMPRESAS ESTÃO IMPLANTANDO O GED? Controle Velocidade na localização Disponibilização Aproveitamento de espaço Evitar extravio Redução de custos
  11. 11. BENEFÍCIOS  BENEFÍCIOS - ECONÔMICO/FINANCEIRO  Economia na aquisição de licenças, softwares , e equipamentos de escritório;  Economia com recursos de distribuição, com manutenção de documentos, de espaço, e de tempo.  BENEFÍCIOS - QUALIDADE/EFICIÊNCIA  Melhor atendimento ao público interno e externo;  Melhor suporte a fiscalização;  Disponibilidade da informação, e acesso simultâneo e descentralizado;  Melhor controle de documentos;  Aumento da produtividade;  Proteção contra fraudes, extravios, falsificações, e catástrofes naturais.  BENEFÍCIOS – ORGANIZACIONAL - QUEBRA DE DE PARADIGMAS  Melhor visão do Usuário, do Administrador, dos outros órgãos, e do Cidadão.
  12. 12. AlGUMAS APLICAÇÕES GED Relacionamos aqui algumas aplicações GED disponíveis. Ele é, antes de tudo, um conceito que pode ser aplicado em todos os segmentos de negócios.  Atendimento a clientes de bancos: extratos de conta corrente, aplicações etc...  Controle de bilhetes de companhias aéreas;  Documentação em instituições de ensino;  Documentos das polícias civis, militares, detran,etc... de ordens de serviço;  Processamento de prontuário das áreas de RH, incluindo recrutamento e seleção;  Processamento de Prontuário de pacientes em hospitais. QUEM PODE UTILIZAR ?  Empresas privadas;  Órgãos Públicos;  Escritórios de Advocacia;  Escritórios de Contabilidade;  Escritórios de Engenharia;  Centrais de Cobrança;  Cartórios.
  13. 13. CONCLUÇÃO "QUEM ENTRA NA GED NÃO SAI".

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