O documento descreve o que é Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), suas vantagens como agilizar a localização de informações e padronizar o arquivamento. Explica que o GED digitaliza documentos de vários formatos e permite compartilhá-los de forma segura entre usuários.

1. Gerenciamento Eletrônico de
Documentos
GED

2. O QUE É O GED?
A sigla GED significa GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS.
O GED é uma solução para ¨DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS¨ que tem por finalidade
ajudar você a ¨GERENCIAR¨ os documentos da sua empresa de manera altamente segura e
fácil utilização.
Esses documentos podem ser de vários formatos como papel, microfilme, imagem,
planilhas, arquivos de texto etc...
 Agilizar a localização da informação;
 Compartilhar o conhecimento;
 Padronizar o arquivamento dos documentos;
 Motivando a integração e a participação de todos.

3. VANTAGENS DO GED
Otimização do uso do espaço físico
Facilidade e redução do tempo de busca e recuperação de informação
Eliminação das perdas por arquivamento errado
Disponibilidade dos documentos para mais de um usuário ao mesmo tempo
Consolidação de vários acervos em um só tipo de interface para usuário
Aperfeiçoar o gerenciamento de documentos através de software de workflow

4. “CONTA-DE-PADEIRO”
A.K.A. ANÁLISE FINANCEIRA DA SOLUÇÃO (ROI)
Tempo dispendido por dia na busca de documentos X custo de oportunidade por
profissional X número de profissionais X número de dias úteis no ano X.
 Documentos impressos/dia = 100
 Documentos copiados/dia = 50
 Funcionários que manipulam documentos = 10
 Valor da hora trabalhada = R$ 5,00/hora
 Documentos recuperados/dia por pessoa = 50 (3 mins)
 Arquivos físicos = 1 (R$ 50,00/mês)
 Valor gasto com suprimento/mês = R$ 200,00
Jogados no lixo anualmente: R$ 77.400,00

5. DOCUMENTOS FISICAMENTE ARMAZENADOS EM ARMÁRIOS
CAPTURA INTELIGENTE
USUARIOS
GED

6. AS PRINCIPAIS TECNOLOGIAS RELACIONADAS O GED
Capture - Acelera processos de negócio através da captação de documentos e
formulários, transformando em informações confiáveis e recuperáveis, passíveis de serem
integradas a todas as aplicações de negócios
Document Imaging (DI) - É a tecnologia de GED que propicia a conversão de documentos
do meio físico para o digital.
Trata-se da tecnologia mais difundida do GED, muito utilizada para conversão de papel
em imagem, através de processo de digitalização com aparelhos scanners.
Document Management (DM) - (Gerenciamento de Documentos) - É a tecnologia que
permite gerenciar com mais eficácia a criação, revisão, aprovação e descarte de
documentos eletrônicos.
Dentre as suas principais funcionalidades estão o controle de informações (autoria,
revisão, versão, datas etc.), segurança, busca, check-in / check-out e versionamento.
Workflow – Controla e gerencia processos dentro de uma organização, garantindo que as
tarefas sejam executadas pelas pessoas corretas no tempo previamente definido.

7. Grupo 1
USUARIO
Grupo 2
PREPARAR
CNC CAPTURE/CNC PRODUÇÃO
DIGITALIZAR
INDEXAR
CNC DOCUMENT
GERENCIAR
PESQUISAR
USUARIO
USUARIO
DESENVOLVIMENTO DO PROCESSO DE GED
Documentos actuais
Passivo a digitalizar

8. CONCEITOS BÁSICOS (1/2)
 ACESSO/PERMISSÃO: LEITURA E ESCRITA
Cadastrando os usuários, o administrador do sistema, classficará o tipo de acesso
permitido aos documentos e informações.
 ORGANIZAÇÃO LÓGICA: PASTAS/VAULT
As pastas de um sistema GED, são agrupamentos lógicos dos documentos/informação que
facilita o rastreamento e acesso da informação pelo usuário.
 WORKFLOW
Ele estabelece o fluxo que o documento terá ao longo do projeto.
Criação → Revisão → Aprovação → Publicação
 COMENTÁRIOS
O sistema GED, permit que outros profissionais façam a revisão dos documentos e façam
seus comentários que serão enviados aos outros profissionais envolvidos no fluxo de
projeto.
 CHECK-IN/CHECK-OUT DE DOCUMENTOS
Os documentos são armazenados nas pastas lógicas em um servidor de arquivos. Quando
um usuário, retira o documento para modificá-lo, ele está fazendo um check-out deste
documento. O sistema trava o acesso para alteração deste documento para os outros
usuários. O check-in faz a gravação da modificação e envia-lo na pasta.

9. ETAPAS DO TRABALHO
E preciso identificar a demanda, visualizando as vantagens que se pode obter utilizando a
tecnologia GED. Para isso, realiza-se um estudo para levantamento sobre o processo de
criação de documentos.
Diagnóstico,
entrevistas, e
análise de
processos
Especificação
de requisitos
para o GED
Elaboração de
Tabelas de
apoio e
definição de
Índices
Aquisição do
Sistema
Definição de
novos fluxos e
rotinas de
trabalho
Implantação
do GED
Digitalização
de
documentos
Capacitação
das equipes
em serviço
Controle de
Qualidade
Segue abaixo algumas perguntas sugeridas para este questionário:
 O que se deseja arquivar?
 Onde são arquivados os documentos atualmente?
 O que quer melhorar no sistema atual?
 Quantas pessoas usam, quantas estações de trabalho existem, e q
 Quantas pessoas serão afetadas?
 Natureza dos documentos em papel ?
 Quem arquiva e quem tem acesso?
 Frequência de uso do arquivo?
 Qual o formato dos registros no sistema atual?

10. PORQUE AS EMPRESAS ESTÃO IMPLANTANDO O GED?
Controle
Velocidade na localização
Disponibilização
Aproveitamento de espaço
Evitar extravio
Redução de custos

11. BENEFÍCIOS
 BENEFÍCIOS - ECONÔMICO/FINANCEIRO
 Economia na aquisição de licenças, softwares , e equipamentos de escritório;
 Economia com recursos de distribuição, com manutenção de documentos, de
espaço, e de tempo.
 BENEFÍCIOS - QUALIDADE/EFICIÊNCIA
 Melhor atendimento ao público interno e externo;
 Melhor suporte a fiscalização;
 Disponibilidade da informação, e acesso simultâneo e descentralizado;
 Melhor controle de documentos;
 Aumento da produtividade;
 Proteção contra fraudes, extravios, falsificações, e catástrofes naturais.
 BENEFÍCIOS – ORGANIZACIONAL - QUEBRA DE DE PARADIGMAS
 Melhor visão do Usuário, do Administrador, dos outros órgãos, e do Cidadão.

12. AlGUMAS APLICAÇÕES GED
Relacionamos aqui algumas aplicações GED disponíveis. Ele é, antes de tudo, um conceito
que pode ser aplicado em todos os segmentos de negócios.
 Atendimento a clientes de bancos: extratos de conta corrente, aplicações etc...
 Controle de bilhetes de companhias aéreas;
 Documentação em instituições de ensino;
 Documentos das polícias civis, militares, detran,etc... de ordens de serviço;
 Processamento de prontuário das áreas de RH, incluindo recrutamento e seleção;
 Processamento de Prontuário de pacientes em hospitais.
QUEM PODE UTILIZAR ?
 Empresas privadas;
 Órgãos Públicos;
 Escritórios de Advocacia;
 Escritórios de Contabilidade;
 Escritórios de Engenharia;
 Centrais de Cobrança;
 Cartórios.

13. CONCLUÇÃO
"QUEM ENTRA NA GED NÃO SAI".