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Proceso de implantación de la Administración Electrónica

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Proceso de implantación de la plataforma de Administración Electrónica cividas, siguiendo una serie de fases que van desde una sencilla web informativa hasta el Smart Government.

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Proceso de implantación de la Administración Electrónica

  1. 1. Plataforma de Administración Electrónica Proceso de implantación
  2. 2. Contenido de la presentación • Introducción • ¿Cómo implantar la e-Administración? • Fases de implantación 1. Web informativa 2. Sede Electrónica Básica 3. Gestión Expedientes Básica 4. Gestión Expedientes Avanzada 5. Sede Electrónica Avanzada • Smart Government
  3. 3. Administración Electrónica Mejora la interacción con el ciudadano
  4. 4. Administración Electrónica Mejora los procesos internos de trabajo
  5. 5. aplicadas a la Administración Administración Electrónica Uso de las nuevas tecnologías • Reparto automático de tareas • Organización eficaz del trabajo individual • Automatización de tareas • Coordinación del trabajo • Comunicación online • Intercambio de datos con aplicaciones y plataformas • Gestión documental • Medición y control
  6. 6. Desde una sencilla página web informativa
  7. 7. Hasta participación ciudadana en tramitación
  8. 8. Y todo lo que está por llegar…
  9. 9. ¿Cómo implantar la e-Administración?
  10. 10. en función de su grado de implantación Beneficios La Administración Electrónica permite Ahorrar costes Reducir el tiempo de tramitación Realizar más trámites con el mismo personal Atender mejor al ciudadano …
  11. 11. Se puede implantar todo de golpe Coste muy elevado Alta complejidad
  12. 12. Necesidad de cambios organizativos Se sienten amenazados Supone un esfuerzo Están ocupados Cambio de papel a digital Implantar todo de golpe Empleados públicos
  13. 13. Necesario que conozcan el cambio Necesario que lo entiendan y quieran participar No perciben retorno a corto plazo Todo cambio es traumático Dudas y errores de cualquier comienzo Implantar todo de golpe Ciudadanos
  14. 14. La mejora continua permite obtener resultados de manera rápida sin desbordar a la organización Se puede implantar de forma progresiva
  15. 15. Mejora continua Establecer prioridades Empezar por lo sencillo Marcar objetivos específicos Implantar de forma rápida y menos traumática Medir resultados Obtener avance visible a c/p
  16. 16. Mejora continua El retorno conseguido en cada fase sirve para financiar la siguiente
  17. 17. Mejora continua En definitiva, se trata de avanzar de forma rápida pero ordenada
  18. 18. WEB INFORMATIVA SEDE ELECTRÓNICA BÁSICA GESTIÓN DE EXPEDIENTES BÁSICA GESTIÓN DE EXPEDIENTES AVANZADA SEDE ELECTRÓNICA AVANZADA SMART GOVERNMENT
  19. 19. 1. Web informativa
  20. 20. Se informa al ciudadano Se le permite hacer cosas básicas Primer contacto online
  21. 21. Ofrecidos, a quién están destinados, cómo solicitarlos, documentación requerida… Descarga de solicitudes Algo vivo (lo puede modificar la Administración) Enlazado con normativas 1. Web informativa Catálogo de Servicios online
  22. 22. 1. Web informativa Otra información para el ciudadano Información institucional Tablón de anuncios y edictos Horarios de atención al público Calendario
  23. 23. Perfil del contratante Información sobre envío de facturas electrónicas Enlace a servicios externos: FACe, PLACE 1. Web informativa Relación con empresas
  24. 24. La información disponible reduce las dudas dirigidas a los empleados públicos Se evitan desplazamientos sólo para informarse Ciudadanos mejor atendidos Más transparencia 1. Web informativa Beneficios
  25. 25. 1. Web informativa ¿Cómo medir el retorno de la inversión? Consultas online Solicitudes descargadas Facturas presentadas electrónicamente Solicitudes de información presencial Solicitudes de atención telefónica
  26. 26. 1. Web informativa ¿Cuál es el siguiente paso? La información siempre es de carácter general El ciudadano no puede realizar solicitudes online Para cualquier trámite tiene que desplazarse al ayuntamiento No tiene constancia de lo que ha presentado
  27. 27. 2. Sede Electrónica Básica
  28. 28. Intercambio online de documentos: solicitudes, recibos, notificaciones… Comienza la interacción
  29. 29. Solicitudes online con documentación adjunta Pago telemático de recibos Notificaciones telemáticas Consulta de Registro Volantes y certificados 2. Sede Electrónica Básica La oficina online de la Administración
  30. 30. Usuario y contraseña Certificado digital 2. Sede Electrónica Básica Autenticación
  31. 31. Reducción de carga de trabajo en Registro Envío de solicitudes sin desplazamiento Solicitud y documentación ya digitalizada Se facilita el pago de impuestos Servicios públicos más accesibles al ciudadano 2. Sede Electrónica Básica Beneficios
  32. 32. 2. Sede Electrónica Básica ¿Cómo medir el retorno de la inversión? Solicitudes online Recibos pagados online Notificaciones telemáticas
  33. 33. 2. Sede Electrónica Básica ¿Cuál es el siguiente paso? La tramitación interna tarda lo mismo (no está automatizada) La información de las solicitudes tiene que ser introducida por los empleados públicos Los expedientes se gestionan de forma manual El ciudadano no puede consultar sus expedientes
  34. 34. 3. Gestión de Expedientes Básica
  35. 35. Empleados tramitan de forma colaborativa Comparten documentos y firman online Organizando el trabajo interno
  36. 36. Expedientes Documentos y plantillas Formularios de tramitación Firma electrónica Asignación de trámites Localización de expedientes físicos Integración del Registro 3. Gestión de Expedientes Básica Herramientas para ser más eficientes
  37. 37. Validez legal Documentos Autorizaciones Circuito de firmas Portafirmas en movilidad 3. Gestión de Expedientes Básica Firma electrónica
  38. 38. Acceso electrónico a expedientes Seguridad y control de acceso Trazabilidad Tramitación más ágil Menos errores en los documentos Reducción del papel 3. Gestión de Expedientes Básica Beneficios
  39. 39. 3. Gestión de Expedientes Básica ¿Cómo medir el retorno de la inversión? Trámites realizados Tiempo de tramitación Consultas de expedientes Gasto en papel
  40. 40. 3. Gestión de Expedientes Básica ¿Cuál es el siguiente paso? Automatizar la coordinación del trabajo Implantar procesos estandarizados Que los empleados sepan qué tareas tienen que hacer en cada momento Disponer de formularios de tramitación más avanzados
  41. 41. 4. Gestión de Expedientes Avanzada
  42. 42. El sistema asigna tareas a los empleados Formularios avanzados para la tramitación Coordinación automatizada del trabajo
  43. 43. Gestión por procesos Formularios que automatizan la tramitación Control de plazos Hacer el mismo trámite sobre muchos expedientes Cuadro de mando 4. Gestión de Expedientes Avanzada Máxima eficiencia y calidad laboral
  44. 44. Cada expediente se modela como un conjunto de pasos Cada paso asociado a un trámite y a un responsable El motor de procesos (BPM) asigna trámites a las personas cuando toca hacerlos Lista priorizada de trámites pendientes 4. Gestión de Expedientes Avanzada Gestión por procesos
  45. 45. Todo el mundo sabe lo que tiene que hacer y en qué orden Todos los trámites están informatizados Tareas más sencillas y rápidas de realizar Empleados aportan trabajo de más valor añadido Es posible trabajar con grandes volúmenes de información Equipo de gobierno puede actuar rápidamente 4. Gestión de Expedientes Avanzada Beneficios
  46. 46. 4. Gestión de Expedientes Avanzada ¿Cómo medir el retorno de la inversión? Trámites realizados Tiempo de tramitación Cumplimiento de plazos Errores en tramitación Expedientes finalizados Ingresos por servicios prestados
  47. 47. 4. Gestión de Expedientes Avanzada ¿Cuál es el siguiente paso? Aumentar la integración con otros sistemas y Entidades Alcanzar mayores niveles de transparencia
  48. 48. 5. Sede Electrónica Avanzada
  49. 49. El ciudadano interactúa y colabora en la tramitación y en la toma de decisiones La Administración en tu ordenador
  50. 50. Rellenar y enviar formularios online Formularios personalizados por tipo de solicitud Consulta de expedientes en Carpeta del Ciudadano Comunicación directa con personal técnico 5. Sede Electrónica Avanzada Siempre en contacto
  51. 51. Expediente incluye tareas que el ciudadano puede hacer online Firma electrónica de documentos Participación en toma de decisiones Integración avanzada con sistemas y Entidades 5. Sede Electrónica Avanzada Colaborar para acelerar los trámites
  52. 52. Tramitación muy ágil Empleados liberados de tareas de poco valor Ciudadanos mejor atendidos y más implicados Administraciones comparten información Transparencia absoluta 5. Sede Electrónica Avanzada Beneficios
  53. 53. 5. Sede Electrónica Avanzada ¿Cómo medir el retorno de la inversión? Atención de ciudadanos en sede física vs online Solicitudes presentadas Tiempo de finalización de un procedimiento Citas con técnicos Trámites realizados por el ciudadano Intercambios de información Quejas/peticiones enviadas
  54. 54. Smart Government
  55. 55. Máximo nivel de transparencia, cercanía al ciudadano y control de activos gestionados La Administración que está por venir
  56. 56. Repositorio “Big Data” de la ciudad Datos georreferenciados: personas, empresas, inmuebles, colegios, centros de salud… Información en tiempo real e histórico de datos Integración con otras aplicaciones internas y externas (padrón, contabilidad…) API de la ciudad Smart Government Modelo ciudad
  57. 57. Cuadro de mando Mapas temáticos Análisis geoespacial … Smart Government Análisis de datos y toma de decisiones
  58. 58. Integración con Catastro Digitalizar y procedimentar Activos gestionados por la Administración Mejor control de modificaciones Justicia y eficiencia en el cobro de tasas Smart Government Catastro Técnico Multifinalitario
  59. 59. Apps para ciudadanos y empleados públicos Nexo de unión Solucionar temas concretos del día a día Gestión de incidencias, citas, movilidad… Integradas con repositorio Smart Government Aplicaciones de la ciudad
  60. 60. Conclusiones ¿Preparado para dar a tus ciudadanos la Administración que se merecen? • Moderniza tu administración • Ahorra recursos y mejora su eficiencia • Introduce avances por fases • Marca objetivos y mide resultados • Obtén un retorno visible y a corto plazo • Reinvierte y fija nuevas metas asequibles • Mejora la vida de los ciudadanos y empleados públicos
  61. 61. ¿Te ayudamos a decidirte? Prueba nuestras demos sin compromiso Solicita un proyecto piloto Contacta con nosotros: support@cividas.com Más información en: www.cividas.com
  62. 62. Gracias por tu atención Vigo Edificio Citexvi Fonte das Abelleiras, s/n – Local 27 36310 Vigo (Pontevedra), España Tel: +34 986 342 774 A Coruña Edificio Torre Cristal Enrique Mariñas 36, Planta 8, Of. 9 15009 A Coruña , España Tel: +34 881 242 970 Santiago Centro de Emprendemento Creativo – Cidade da Cultura (Monte Gaiás) 15707 Santiago de Compostela (A Coruña), España Tel: +34 699 463 200 São Paulo Av. Engenheiro Luis Carlos Berrini, 550, Conj 41 – Cx 287 04571-000 São Paulo (SP), Brasil Tel: +55 11 95300 0660

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