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Plataforma de Administración Electrónica
Funcionalidad de
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• ¿Qué es cividas e-GOV?
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• Catálogo de Servicios
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¿Qué es cividas e-GOV?
Una plataforma de Administración Electrónica
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Beneficios que aporta cividas
En torno a 2 ejes fundamentales:
• Mejorar su experiencia
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Beneficios para todos
Ciudadano Empleado
público
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Catálogo de Servicios
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Catálogo de Servicios
En la e-Administración
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SEDE ELECTRÓNICA
Sede Electrónica
La Administración en Internet
Disponible 24x7
Sin
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Sin colas ni
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Sede Electrónica
Sección Pública
Disponible para todos
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• Descargar formularios de solicitud
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Sede Electrónica
Sección Privada
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Misma validez legal que presenciales
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Carpeta del ciudadano
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Sede Electrónica - Sección privada
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Descargas
Generación automática y descarga de documentos oficiales
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Sede Electrónica
Gestión interna de la Sede Electrónica
de forma sencilla e intuitiva
• Servicios
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Sede Electrónica
REGISTRO
Registro
Donde se toma nota de todas las
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2 tipos:
• Presencial
• Telemático
Registro
Registro presencial
informatizado
Sede Electrónica
ENTRADA
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Registro de Entrada
y Salida
Envío postal
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Registro
Registro de Entrada
• Asignación automática de código de registro, fecha
y tipo de documento
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Registro
Registro
Registro rápido
Agiliza registro en momentos de sobrecarga de trabajo
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Registro
Registro
• Envío de notificaciones, requerimientos…
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Registro
Registro
Registro telemático
• Se produce en el momento de presentar una
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• Conlleva su sell...
Registro
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Ciudadanos o empresas de los que ya se tienen datos
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datos
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Registro
Registro
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GESTIÓN DE EXPEDIENTES
Gestión de expedientes
Expedientes
Recopilan toda la información relacionada sobre un asunto
• Antiguamente: carpeta
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Gestión de expedientes
Cada expediente está compuesto por:
• Datos básicos: comunes a todos los expedientes (número de
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Gestión de expedientes
Distribución del trabajo
• Los trámites son pasos
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Gestión de expedientes
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• El responsable entrega el expediente a la persona encargada de
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Gestión de expedientes
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Gestión de expedientes
Gestión de Expedientes
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Trámites
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Gestión de expedientes
Guía de tramitación
Orden en el que se deben ejecutar los trámites normalmente
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Gestión de expedientes
Tramitación flexible
La guía de tramitación debe ser una referencia, pero que puede adaptarse
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Consulta de expedientes y trámites
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Gestión de expedientes
Gestión de expedientes
Gestión y seguimiento
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Modelado de Servicios
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Herramientas de Modelado
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Herramientas de Modelado
Modelado de formularios
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Herramientas de Modelado
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Modelado rápido y sencillo
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Notificaciones
Historial de notificaciones
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FIRMA DIGITAL
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Firma digital
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Paso previo a la firma
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Opciones para firmar
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Similar en ambos casos
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Firma digital
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Otras funcionalidades
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Funcionalidad de cividas

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Funcionalidad de cividas

  1. 1. Plataforma de Administración Electrónica Funcionalidad de
  2. 2. Contenido de la presentación • ¿Qué es cividas e-GOV? • Relación con el ciudadano • Catálogo de Servicios • Sede Electrónica • Registro • Tramitación interna • Gestión de expedientes • Herramientas de modelado • Notificaciones • Firma digital • Arquitectura
  3. 3. ¿Qué es cividas e-GOV? Una plataforma de Administración Electrónica Para mejorar la forma de trabajar de la Administración Pública que utiliza las nuevas tecnologías
  4. 4. Beneficios que aporta cividas En torno a 2 ejes fundamentales: • Mejorar su experiencia • Identificar necesidades y dar una respuesta más ágil • Más eficiencia sin aumentar costes • Implicar al empleado público en una nueva forma de trabajar Relación con el Ciudadano Tramitación Interna
  5. 5. Beneficios para todos Ciudadano Empleado público • Más información y más accesible • Envío telemático de solicitudes Equipo de gobierno • Mejor coordinación • Automatización de tareas • Acceso a documentación • Distribución automática del trabajo • Definición sencilla de componentes • Medición y control
  6. 6. El funcionamiento de la Administración SOLICITUDES FORMULARIOS REGISTRO EXPEDIENTES PLANTILLAS FLUJOS TRÁMITES SERVICIOS FORMULARIOS Administración ofrece Ciudadano cumplimenta Se generan Contienen Se depositan en el PROCEDIMIENTOS
  7. 7. Todo está relacionado A pesar de establecer está división ambas están totalmente integradas Las acciones de los ciudadanos se reflejan en la Tramitación Interna, y viceversa
  8. 8. CATÁLOGO DE SERVICIOS
  9. 9. Catálogo de Servicios Servicios Lo que la Administración puede hacer por el ciudadano Permisos y licencias Actividades Ayudas y subsidios Pago de tasas y tributos
  10. 10. Catálogo de Servicios Tradicionalmente, Difícil consulta y conocimiento no había un lugar donde estuvieran centralizados y accesibles
  11. 11. Catálogo de Servicios En la e-Administración A disposición del ciudadano a través de la Sede Electrónica Recopilación servicios Online y presenciales Requisitos y documentación Normativas, decretos y leyes Siempre disponible y actualizado
  12. 12. SEDE ELECTRÓNICA
  13. 13. Sede Electrónica La Administración en Internet Disponible 24x7 Sin desplazamientos Sin colas ni esperas
  14. 14. Sede Electrónica Sección Pública Disponible para todos • Catálogo de Servicios • Descargar formularios de solicitud • Perfil del contratante • Tablón de anuncios y edictos • Verificar documentos a partir de CSV
  15. 15. Sede Electrónica Sección Privada Necesita identificación previa • Usuario y contraseña: previa solicitud a la Administración • Certificado digital o DNIe: acceso directo, sin solicitud previa
  16. 16. Sede Electrónica - Sección privada Envío telemático de solicitudes Misma validez legal que presenciales • El ciudadano rellena telemáticamente los formularios • Adjunta documentación solicitada • Firma digitalmente • Envía online a la Administración
  17. 17. Carpeta del ciudadano Recopilación de los asuntos del ciudadano Sede Electrónica - Sección privada • Estado de los Expedientes • Trámites realizados • Documentación adjunta • Subsanación de expedientes • Historial de Solicitudes, Notificaciones y Registros
  18. 18. Descargas Generación automática y descarga de documentos oficiales • Volantes, certificados… • Firmados con certificado digital oficial • Misma validez legal Sede Electrónica - Sección privada
  19. 19. Sede Electrónica Gestión interna de la Sede Electrónica de forma sencilla e intuitiva • Servicios • Formularios • Documentación • Anuncios • … Añadir / modificar:
  20. 20. Sede Electrónica
  21. 21. REGISTRO
  22. 22. Registro Donde se toma nota de todas las entradas y salidas de documentación 2 tipos: • Presencial • Telemático
  23. 23. Registro Registro presencial informatizado Sede Electrónica ENTRADA SALIDA Registro de Entrada y Salida Envío postal Envío telemático formal (SISNOT, Notific@...) Envío telemático no formal (SMS, carpeta ciudadano…)
  24. 24. Registro Registro de Entrada • Asignación automática de código de registro, fecha y tipo de documento • Datos de las personas interesadas • Asunto: resumen sobre la documentación aportada • Usuario/departamento de destino • Adjuntar documentos
  25. 25. Registro
  26. 26. Registro Registro rápido Agiliza registro en momentos de sobrecarga de trabajo • Generación automática de entradas con información mínima necesaria (fecha y hora) • Posteriormente se completa el resto de información
  27. 27. Registro
  28. 28. Registro • Envío de notificaciones, requerimientos… • Funcionamiento similar al Registro de Entrada • Puede indicarse el expediente desde el que procede • Si se crea desde una notificación, se selecciona y se cargan los datos de la misma Registro de Salida
  29. 29. Registro
  30. 30. Registro Registro telemático • Se produce en el momento de presentar una solicitud de manera telemática • Conlleva su sellado y registro • El resultado es equivalente al del Registro presencial
  31. 31. Registro Base de Datos de Terceros Ciudadanos o empresas de los que ya se tienen datos Recuperación de sus datos Sólo con introducir NIF/CIF Ahorra tiempo en recogida de datos
  32. 32. Registro
  33. 33. Registro Informes del Registro Por departamento, fechas, tipo de documento…
  34. 34. GESTIÓN DE EXPEDIENTES
  35. 35. Gestión de expedientes Expedientes Recopilan toda la información relacionada sobre un asunto • Antiguamente: carpeta física • Actualmente: expediente electrónico, disponible en repositorio centralizado Generado por la solicitud de un ciudadano o de oficio por la Administración
  36. 36. Gestión de expedientes Cada expediente está compuesto por: • Datos básicos: comunes a todos los expedientes (número de registro, fecha) • Datos específicos por el tipo de expediente • Pueden ser todo lo complejos que sea necesario (multitabla) • Existen reglas de negocio • Documentación: aportada por el ciudadano, ya en posesión de la Administración, o generada durante la tramitación • Guía de tramitación: orden en el que normalmente se deben ejecutar los trámites • Relación de trámites ya realizados
  37. 37. Gestión de expedientes Distribución del trabajo • Los trámites son pasos intermedios entre el inicio y la resolución de un expediente • La asignación de estos trámites debe realizarse de forma eficiente
  38. 38. Gestión de expedientes Tramitación manual Técnico Jurídico Contable Responsable Envío Manual Envío Manual llamada
  39. 39. Gestión de expedientes • El responsable entrega el expediente a la persona encargada de iniciar la tramitación • No existe una guía de tramitación, se da por sabida a nivel interno, o se anota de forma simplificada y manual • El expediente va pasando de un empleado a otro, transportado en persona o a través de otros empleados • Cualquier duda requiere de comunicación directa entre los empleados y el responsable • Para conocer el estado de un expediente es necesario localizarlo manualmente en las mesas de los empleados • No existen prioridades en el trabajo • Falta de eficiencia, errores, pérdidas de tiempo, confusión, desconocimiento…
  40. 40. Gestión de expedientes Tramitación informatizada Técnico Jurídico Contable Responsable llamada Base de Datos Documentos consulta/tramita
  41. 41. Gestión de expedientes • Pero la coordinación es manual • Los empleados modifican los datos al tramitar • Los demás sólo se enteran si acceden al expediente • No hay una manera sencilla de saber si toca hacer algo • El estado del expediente se deduce observando los datos • La comunicación entre los trabajadores no está integrada en el sistema • Confusión, errores, pérdidas de tiempo, … Base de Datos centralizada
  42. 42. Gestión de expedientes Tramitación por procesos Técnico Jurídico Contable Responsable tramita diseña supervisa
  43. 43. Gestión de expedientes • Se asignan responsables para llevar a cabo cada trámite • Los trámites se van ejecutando de forma secuencial • El sistema avisa al empleado cuando le toca hacer un trámite • Todos saben qué tienen que hacer y cuándo tienen que hacerlo • En todo momento se conoce el estado en el que se encuentra el expediente • El equipo de gobierno puede controlar rendimiento y posibles cuellos de botella El motor de procesos coordina el trabajo automáticamente
  44. 44. Gestión de expedientes Bandeja de expedientes y trámites El usuario conoce el estado de los que está involucrado • Expedientes: todos a los que el usuario tiene acceso • Trámites: asignados y pendientes de ejecución
  45. 45. Gestión de expedientes
  46. 46. Gestión de Expedientes El usuario conoce en todo momento: Qué tareas debe realizar En qué orden (prioridad)
  47. 47. Gestión de expedientes Trámites Herramientas que facilitan su ejecución: • Datos: • Básicos (comunes) • Específicos por tipo de trámite • Formularios: • Facilitan la captura de datos • Presentan información de contexto para facilitar la toma de decisiones • Generación automática de documentos a partir de plantillas
  48. 48. Gestión de expedientes Guía de tramitación Orden en el que se deben ejecutar los trámites normalmente • Definir flujos de trabajo, todo lo complejos que sea necesario • Desde secuencias sencillas • Hasta numerosos trámites, con bifurcaciones, concurrencia, bucles, subprocesos…
  49. 49. Gestión de expedientes Tramitación flexible La guía de tramitación debe ser una referencia, pero que puede adaptarse • El empleado es responsable y conoce perfectamente su trabajo • La casuística es diversa • Puede cambiar el orden de ejecución • Saltar o repetir trámites El motor de procesos se adapta automáticamente a la nueva situación
  50. 50. Gestión de expedientes Consulta de expedientes y trámites Información relevante para el usuario Consulta de expedientes Histórico de trámites ejecutados Localización física de expedientes
  51. 51. Gestión de expedientes
  52. 52. Gestión de expedientes Gestión y seguimiento Información relevante para el equipo de gobierno Gestión de plazos y vencimientos Análisis de la productividad y carga de trabajo
  53. 53. HERRAMIENTAS DE MODELADO
  54. 54. Herramientas de Modelado cividas está diseñado para adaptarse a cada Administración • Facilitando la definición de procesos, trámites y plantillas • Tratándolos como contenidos que se pueden modificar y compartir • Permitiendo que esto lo hagan personas que no son técnicas • Aprovechando el conocimiento existente, sin reinventar la rueda
  55. 55. Herramientas de Modelado Modelado de Servicios Información que se muestra en el Catálogo de Servicios
  56. 56. Modelado de tipos de expedientes Datos del expediente, permisos y selección de flujos Herramientas de Modelado
  57. 57. Modelado de tipos de flujo Secuencia de trámites a realizar Herramientas de Modelado
  58. 58. Modelado de tipos de trámites Datos del trámite y selección de formularios y plantillas Herramientas de Modelado
  59. 59. Modelado de formularios Facilitan la captura de datos Herramientas de Modelado
  60. 60. Modelado de plantillas Generación automática de documentos Herramientas de Modelado
  61. 61. Modelado rápido y sencillo Todos estos cambios, de forma: gráfica, sencilla e intuitiva • Sin conocimientos de programación • Fácil puesta en marcha • Introducción de cambios “en caliente” • Sin necesidad de reiniciar el sistema o interrumpir su funcionamiento Herramientas de Modelado
  62. 62. Y si esta gran flexibilidad todavía no es suficiente… Código fuente disponible (open source) Framework para el desarrollo rápido de aplicaciones Arquitectura modular abierta, orientada a servicios Herramientas de Modelado
  63. 63. NOTIFICACIONES
  64. 64. Notificaciones Comunicaciones que la Administración envía al ciudadano • Cualquier expediente • La sección de Notificaciones Generadas desde:
  65. 65. Notificaciones Desde expediente
  66. 66. Notificaciones Desde sección Notificaciones
  67. 67. Notificaciones Desde sección Notificaciones Búsqueda y selección Remesas para envío conjunto Fijar fecha de envío Adjuntar documentación Una vez seleccionadas, pueden ser enviadas a través de 2 vías:
  68. 68. Notificaciones Notificaciones presenciales Se imprimen y se envían por correo postal
  69. 69. Notificaciones Notificaciones online • Medios formales (SISNOT, Notific@...): personalizado, seguro y confidencial • Posible saber si son leídas, no leídas o rechazadas • Medios informales: e-mail, sms y Sede Electrónica • Ciudadano debe solicitar esta opción previamente • Reducción de costes
  70. 70. Notificaciones Historial de notificaciones Funcionalidad para el ciudadano Consulta de todas las notificaciones recibidas Presenciales y online A través de la Sede Electrónica
  71. 71. FIRMA DIGITAL
  72. 72. Firma Digital Tecnología que aporta a un documento misma validez legal que presenciales • Integridad: no modificación tras firma • Autenticidad: identidad del firmante Asegurando su:
  73. 73. Firma digital Asignación de firmantes Paso previo a la firma • Trámite para firmar uno mismo • Trámite para asignar a un tercero • En apartado “Documentación” del expediente
  74. 74. Firma digital
  75. 75. Firma digital Opciones para firmar • Desde el propio documento, en el apartado “Documentación” • Desde el Portafirmas: funcionalidad que muestra documentos asignados y pendientes de firma
  76. 76. Firma digital
  77. 77. Firma digital Proceso de firma Similar en ambos casos Se seleccionan los documentos a firmar Se selecciona uno de los certificados disponibles
  78. 78. Firma digital
  79. 79. Firma digital Otras funcionalidades Firmar de forma masiva varios documentos Adjuntar archivos relacionados Revocación: si la persona asignada decide no firmar
  80. 80. Arquitectura
  81. 81. Arquitectura
  82. 82. Gracias por tu atención Vigo Edificio Citexvi Fonte das Abelleiras, s/n – Local 27 36310 Vigo (Pontevedra), España Tel: +34 986 342 774 A Coruña Edificio Torre Cristal Enrique Mariñas 36, Planta 8, Of. 9 15009 A Coruña , España Tel: +34 881 242 970 Santiago Centro de Emprendemento Creativo – Cidade da Cultura (Monte Gaiás) 15707 Santiago de Compostela (A Coruña), España Tel: +34 699 463 200 São Paulo Av. Engenheiro Luis Carlos Berrini, 550, Conj 41 – Cx 287 04571-000 São Paulo (SP), Brasil Tel: +55 11 95300 0660

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