Wie kommt die Milch eigentlich in die Buchhaltung? Reisekostenabrechnung am SharePoint

Christian Kiesewetter
Christian KiesewetterProduct Lead genARate - the Augmented Reality platform for Print
WIE KOMMT DIE MILCH
(RECHNUNG) EIGENTLICH
IN DIE BUCHHALTUNG?

Christian Kiesewetter
d.velop GmbH, Technical Sales Manager
Milch?
Was hat eigentlich Milch …
Was hat eigentlich Milch mit Rock‘n Roll …
Was hat eigentlich Milch mit Rock‘n Roll und Buch-
haltung zu tun?
Wie kommt die Milch eigentlich in die Buchhaltung? Reisekostenabrechnung am SharePoint
Recherchiert man etwas im
Internet zu Milch (oder
Kuh) und Rock‘n‘Roll findet
man sehr wenig außer
einem Album von
Aerosmith aus den 90ern
mit Rock-“Klassikern“ wie
Amazing, Crazy oder Cryin.
Vertauschen wir also Milch …
Vertauschen wir also Milch mit Bier …
Vertauschen wir also Milch mit Bier - oder doch mit
noch mehr Bier - …
… so hat man zwangsläufig viele Rechnungen …
… so hat man zwangsläufig viele Rechnungen, die nicht
nur bezahlt sondern auch verbucht werden müssen.
Nach soviel Bierkonsum geht es einem aber meist eher
so …
… und man hat wenig Lust sich zeitintensiv um Belege
oder Rechnungen zu kümmern.
Hier kommt die d.velop ins Spiel!
Wir beschäftigen uns seit vielen Jahren mit …
Prozesse   Lösungen




Dokumente                         Integration
… Dokumente und darauf aufbauende Lösungen für
             Prozesse            Lösungen
dokumentenbasierte Prozesse sowie die Integration
der unterschiedlichsten Umsysteme.
Eine dieser Lösungen ist …
Dokumente                                 Integration
… Travel Expense Management welche unserem
„Rocker “ das Leben deutlich erleichtern wird.
Szenario
Für das folgende Szenario benötigen wir einen
beliebigen Beleg …
… ein Windows Phone …
… und Software – im konkreten Windows Azure,
einen SharePoint und die d.velop Lösung ecspand.
OCR     Analyse und
       Klassifizierung




      Prozess, Ablage
      und Auswertung
Im Anschluss an die Belegerfassung über das
                     OCR Beleg an Analyse und
Windows Phone wird der               ein Cloudservice
                                   Klassifizierung
übergeben, welches vollautomatisch die Daten des
Beleges (wie Kreditor, Brutto/Nettobetrag, Steuer, ..)
ermittelt und anschließend an den SharePoint zu
weiteren Bearbeitung (Ablage, Auswertung und
Freigabeprozess) übergibt.        Prozess, Ablage
                                 und Auswertung
Import
Beim Import von Papierdokumenten sprechen wir
von „unstrukturierten Dokumenten“, also …
Unstrukturierte Dokumente

                         Rechnungen




                Belege                Akten
Für diesen Import stehen die verschiedensten
Möglichkeiten zur Verfügung wie z.B. …
Datenimport

                  Scanner




        Windows             Web/Cloud
         Phone               Service
Datenimport

                       Scanner
… Apps für Windows Mobile, Integration von
Scannern oder die Anbindung beliebiger Drittappli-
kationen über Cloud- und Webservices.
            Windows              Web/Cloud
             Phone                Service
Analyse
Nach der Erfassung wird der Beleg zur Analyse an das
ecspand Cloudservice übergeben.
Wie kommt die Milch eigentlich in die Buchhaltung? Reisekostenabrechnung am SharePoint
In Schritt 1 wird das - als Bitmap vorliegende - Bild durch
ecspand cloud ocr in ein volltextdurchsuchbares
Dokument umgewandelt.
Anschließend wird der Beleg klassifiziert und analysiert.
Dabei werden die Metaeigenschaften (wie UID, Kreditor,
Beträge, MwSt, …) anhand von vordefinierten Regeln
vollautomatisch ausgelesen und mit Stammdaten (zB
aus ERP Systemen wie Dynamics NAV / SAP oder
beliebigen Datenbanken) abgeglichen.
Rechnungsanalyse

                              beliebig
                            kombinierbar




              pay per use                  selbstlernend
Rechnungsanalyse
Die Vorteile dieser Art der Rechnungsanalyse liegen in
der hohen Flexibilität: die einzelnen beliebig sind unter-
                                       Services
                                     kombinierbar
einander beliebig kombinierbar und das pay-per-use
Prinzip erlaubt es auch kleinen Unternehmen oder
Privatpersonen kostengünstig komplexe „Enterprise-
Services“ zu nutzen.     pay per use              selbstlernend
Rechnungsanalyse

                                      beliebig
Um die Erkennung der Belege    laufend zu verbessern
                                    kombinierbar    sind
selbstlernende Konzepte integriert: jede analysierte
Rechnung verbessert somit die Erkennungsrate.
                       pay per use            selbstlernend
Prozess
Der Prozess zur weiteren Bearbeitung läuft über
SharePoint und beinhaltet einen Importservice sowie
einen Freigabeworkflow welcher mit unterschiedlichsten
Geräten bearbeitet werden kann.
Prozess

                     Workflow




          Import-               verschiedene
           service                 Geräte
Importservice
                 Im Anschluss an die Analyse
                 werden die erkannten Belege vom
                 Cloudservice an den SharePoint
Workflow
                 übergeben und dort in einer Doku-
                 mentenbibliothek abgespeichert.
Auswertung
                 Neben lokalen SharePoint
Dokumentablage   Installationen wird auch SharePoint
                 Online unterstützt.
Workflow
                 Der Freigabeworkflow ist zweistufig
                 aufgebaut. In Schritt 1 sind vom
                 Benutzer fehlende Informationen
Workflow
                 (wie zB Dienstreise, Art des Beleges,
                 …) nachzupflegen.
Auswertung
                 Um die Formulare über mobile Geräte
Dokumentablage   bedienen zu können stehen diese nicht nur
                 am SharePoint sondern auch gehostet in
                 der Cloud zur Verfügung.
Workflow
                 In Schritt 2 erfolgt die Freigabe
                 durch den Vorgesetzten.
Workflow
                 Die Formulare beinhalten neben
                 einem Bild des korrespondierenden
Auswertung       Beleges auch die in der Analyse
                 extrahierten Metadaten und
Dokumentablage   Beträge.
Auswertung
                 Für Auswertungen steht ein
                 zentrales Cockpit im SharePoint mit
                 Aufgabenlisten und grafischen
Workflow
                 Reports zur Verfügung.

Auswertung


Dokumentablage
Dokumentablage
                 Die ecspand Lösung bietet neben
                 dem SharePoint Standardfunktions-
                 umfang zusätzliche Extrafeatures:
Workflow
                 Der ecspand Aktenplan gruppiert
Auswertung       Dokumente logisch aus den unter-
                 schiedlichsten Dokumentbibliothe-
Dokumentablage   ken anhand Ihrer Metadaten und
                 präsentiert diese übersichtlich als
                 Baumstruktur.
Dokumentablage
                 Der Imageservice zeigt Doku-
                 mente direkt im Browser ohne
                 notwendigen Download.
Workflow
                 Nach der Umwandlung der
Auswertung       Dokumente in normierte Formate
                 durch ecspand Rendition können
Dokumentablage   diese mit dem Storagemanager
                 revisionssicher und compliance-
                 konform archiviert werden.
Erweiterungsmöglichkeiten

                Übergabe an                    Scanner-
                Buchhaltung                   Integration



                               „klassische“
Zeiterfassung                   Eingangs-
                              rechnungen
Erweiterungsmöglichkeiten

Dieses Szenario lässt sich natürlich unkompliziert um
            Übergabe an               Scanner-
weitere Features erweitern: wie z.B.Integration
            Buchhaltung               Integration mit Ihrer
Zeiterfassung oder FIBU, Anbindung von beliebiger
Scannerhardware oder die Ausweitung auf sämtliche
eingehende Eingangsrechungen.
                         „klassische“
Zeiterfassung             Eingangs-
                         rechnungen
Conclusio
Conclusio

                     Zeitersparnis           Prozess




            Lösung                   Chaos
Conclusio

                      Zeitersparnis             Prozess
ecspand Travel Expense Management ist eine Standard-
lösung welche Ihnen dabei hilft Zeit zu sparen und das
typische Belegchaos zu minimieren.
             Lösung                Chaos
Conclusio

                                    Besuchen
              Skalierbar
                                     Sie uns!




Kombination                Kosten
Conclusio

Mit der Kombination von lokalen und in der Cloud
            Skalierbar
                                    Besuchen
                                     Sie uns!
gehosteten Diensten sowie der Integration mobiler Geräte
ist größtmögliche Flexibilität bei klar kalkulierbaren
Kosten sichergestellt.
Kombination              Kosten
Machen Sie es wie Aerosmith im Video von Amazing und
erleben Sie die Vorzüge der Cloud: treten Sie mit uns
in Kontakt und lassen Sie sich vorführen wie durch die
Kombination unterschiedlichster Technologien und Geräte
auch komplexe Szenarien einfach und kostengünstig
realisierbar sind.
Wie kommt die Milch eigentlich in die Buchhaltung? Reisekostenabrechnung am SharePoint
Fragen?
/me
      Christian Kiesewetter
      Technical Sales Manager
      d.velop GmbH

                      christian.kiesewetter@ecspand.com
                      +43 664 2075372
                      www.ecspand.com
                      www.d-velop.com
Credits

                    flickr                               flickr
                                                            by
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Wie kommt die Milch eigentlich in die Buchhaltung? Reisekostenabrechnung am SharePoint

  • 1. WIE KOMMT DIE MILCH (RECHNUNG) EIGENTLICH IN DIE BUCHHALTUNG? Christian Kiesewetter d.velop GmbH, Technical Sales Manager
  • 3. Was hat eigentlich Milch …
  • 4. Was hat eigentlich Milch mit Rock‘n Roll …
  • 5. Was hat eigentlich Milch mit Rock‘n Roll und Buch- haltung zu tun?
  • 7. Recherchiert man etwas im Internet zu Milch (oder Kuh) und Rock‘n‘Roll findet man sehr wenig außer einem Album von Aerosmith aus den 90ern mit Rock-“Klassikern“ wie Amazing, Crazy oder Cryin.
  • 9. Vertauschen wir also Milch mit Bier …
  • 10. Vertauschen wir also Milch mit Bier - oder doch mit noch mehr Bier - …
  • 11. … so hat man zwangsläufig viele Rechnungen …
  • 12. … so hat man zwangsläufig viele Rechnungen, die nicht nur bezahlt sondern auch verbucht werden müssen.
  • 13. Nach soviel Bierkonsum geht es einem aber meist eher so …
  • 14. … und man hat wenig Lust sich zeitintensiv um Belege oder Rechnungen zu kümmern.
  • 15. Hier kommt die d.velop ins Spiel! Wir beschäftigen uns seit vielen Jahren mit …
  • 16. Prozesse Lösungen Dokumente Integration
  • 17. … Dokumente und darauf aufbauende Lösungen für Prozesse Lösungen dokumentenbasierte Prozesse sowie die Integration der unterschiedlichsten Umsysteme. Eine dieser Lösungen ist … Dokumente Integration
  • 18. … Travel Expense Management welche unserem „Rocker “ das Leben deutlich erleichtern wird.
  • 20. Für das folgende Szenario benötigen wir einen beliebigen Beleg …
  • 21. … ein Windows Phone …
  • 22. … und Software – im konkreten Windows Azure, einen SharePoint und die d.velop Lösung ecspand.
  • 23. OCR Analyse und Klassifizierung Prozess, Ablage und Auswertung
  • 24. Im Anschluss an die Belegerfassung über das OCR Beleg an Analyse und Windows Phone wird der ein Cloudservice Klassifizierung übergeben, welches vollautomatisch die Daten des Beleges (wie Kreditor, Brutto/Nettobetrag, Steuer, ..) ermittelt und anschließend an den SharePoint zu weiteren Bearbeitung (Ablage, Auswertung und Freigabeprozess) übergibt. Prozess, Ablage und Auswertung
  • 26. Beim Import von Papierdokumenten sprechen wir von „unstrukturierten Dokumenten“, also …
  • 27. Unstrukturierte Dokumente Rechnungen Belege Akten
  • 28. Für diesen Import stehen die verschiedensten Möglichkeiten zur Verfügung wie z.B. …
  • 29. Datenimport Scanner Windows Web/Cloud Phone Service
  • 30. Datenimport Scanner … Apps für Windows Mobile, Integration von Scannern oder die Anbindung beliebiger Drittappli- kationen über Cloud- und Webservices. Windows Web/Cloud Phone Service
  • 32. Nach der Erfassung wird der Beleg zur Analyse an das ecspand Cloudservice übergeben.
  • 34. In Schritt 1 wird das - als Bitmap vorliegende - Bild durch ecspand cloud ocr in ein volltextdurchsuchbares Dokument umgewandelt.
  • 35. Anschließend wird der Beleg klassifiziert und analysiert. Dabei werden die Metaeigenschaften (wie UID, Kreditor, Beträge, MwSt, …) anhand von vordefinierten Regeln vollautomatisch ausgelesen und mit Stammdaten (zB aus ERP Systemen wie Dynamics NAV / SAP oder beliebigen Datenbanken) abgeglichen.
  • 36. Rechnungsanalyse beliebig kombinierbar pay per use selbstlernend
  • 37. Rechnungsanalyse Die Vorteile dieser Art der Rechnungsanalyse liegen in der hohen Flexibilität: die einzelnen beliebig sind unter- Services kombinierbar einander beliebig kombinierbar und das pay-per-use Prinzip erlaubt es auch kleinen Unternehmen oder Privatpersonen kostengünstig komplexe „Enterprise- Services“ zu nutzen. pay per use selbstlernend
  • 38. Rechnungsanalyse beliebig Um die Erkennung der Belege laufend zu verbessern kombinierbar sind selbstlernende Konzepte integriert: jede analysierte Rechnung verbessert somit die Erkennungsrate. pay per use selbstlernend
  • 40. Der Prozess zur weiteren Bearbeitung läuft über SharePoint und beinhaltet einen Importservice sowie einen Freigabeworkflow welcher mit unterschiedlichsten Geräten bearbeitet werden kann.
  • 41. Prozess Workflow Import- verschiedene service Geräte
  • 42. Importservice Im Anschluss an die Analyse werden die erkannten Belege vom Cloudservice an den SharePoint Workflow übergeben und dort in einer Doku- mentenbibliothek abgespeichert. Auswertung Neben lokalen SharePoint Dokumentablage Installationen wird auch SharePoint Online unterstützt.
  • 43. Workflow Der Freigabeworkflow ist zweistufig aufgebaut. In Schritt 1 sind vom Benutzer fehlende Informationen Workflow (wie zB Dienstreise, Art des Beleges, …) nachzupflegen. Auswertung Um die Formulare über mobile Geräte Dokumentablage bedienen zu können stehen diese nicht nur am SharePoint sondern auch gehostet in der Cloud zur Verfügung.
  • 44. Workflow In Schritt 2 erfolgt die Freigabe durch den Vorgesetzten. Workflow Die Formulare beinhalten neben einem Bild des korrespondierenden Auswertung Beleges auch die in der Analyse extrahierten Metadaten und Dokumentablage Beträge.
  • 45. Auswertung Für Auswertungen steht ein zentrales Cockpit im SharePoint mit Aufgabenlisten und grafischen Workflow Reports zur Verfügung. Auswertung Dokumentablage
  • 46. Dokumentablage Die ecspand Lösung bietet neben dem SharePoint Standardfunktions- umfang zusätzliche Extrafeatures: Workflow Der ecspand Aktenplan gruppiert Auswertung Dokumente logisch aus den unter- schiedlichsten Dokumentbibliothe- Dokumentablage ken anhand Ihrer Metadaten und präsentiert diese übersichtlich als Baumstruktur.
  • 47. Dokumentablage Der Imageservice zeigt Doku- mente direkt im Browser ohne notwendigen Download. Workflow Nach der Umwandlung der Auswertung Dokumente in normierte Formate durch ecspand Rendition können Dokumentablage diese mit dem Storagemanager revisionssicher und compliance- konform archiviert werden.
  • 48. Erweiterungsmöglichkeiten Übergabe an Scanner- Buchhaltung Integration „klassische“ Zeiterfassung Eingangs- rechnungen
  • 49. Erweiterungsmöglichkeiten Dieses Szenario lässt sich natürlich unkompliziert um Übergabe an Scanner- weitere Features erweitern: wie z.B.Integration Buchhaltung Integration mit Ihrer Zeiterfassung oder FIBU, Anbindung von beliebiger Scannerhardware oder die Ausweitung auf sämtliche eingehende Eingangsrechungen. „klassische“ Zeiterfassung Eingangs- rechnungen
  • 51. Conclusio Zeitersparnis Prozess Lösung Chaos
  • 52. Conclusio Zeitersparnis Prozess ecspand Travel Expense Management ist eine Standard- lösung welche Ihnen dabei hilft Zeit zu sparen und das typische Belegchaos zu minimieren. Lösung Chaos
  • 53. Conclusio Besuchen Skalierbar Sie uns! Kombination Kosten
  • 54. Conclusio Mit der Kombination von lokalen und in der Cloud Skalierbar Besuchen Sie uns! gehosteten Diensten sowie der Integration mobiler Geräte ist größtmögliche Flexibilität bei klar kalkulierbaren Kosten sichergestellt. Kombination Kosten
  • 55. Machen Sie es wie Aerosmith im Video von Amazing und erleben Sie die Vorzüge der Cloud: treten Sie mit uns in Kontakt und lassen Sie sich vorführen wie durch die Kombination unterschiedlichster Technologien und Geräte auch komplexe Szenarien einfach und kostengünstig realisierbar sind.
  • 58. /me Christian Kiesewetter Technical Sales Manager d.velop GmbH christian.kiesewetter@ecspand.com +43 664 2075372 www.ecspand.com www.d-velop.com
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  • 60. Credits iStockphoto iStockphoto iStockphoto iStockphoto iStockphoto
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  • 63. Credits iStockphoto iStockphoto iStockphoto iStockphoto iStockphoto