1.
Enterprise Content Managementam SharePoint mit ecspand Christian Kiesewetter Partner & Sales Management

2.
ecspand - Strategie

3.
ecspand your SharePoint SharePoint als „Single Point of Service“ einheitliche Oberfläche prozessgesteuert Integration Umsysteme & PapierAktenplan, Rendition & Compliance fertige Lösungen

4.
Kompetenzprofil SharePoint

5.
Kompetenzprofil

6.
Unterschied klassisches DMS Link zu Capture Link zu ERP …. SP 2010 DMS Server Storage

7.
... zu ecspand your SharePoint Capture Link zu ERP …. DMS Server Storage

8.
Highlights

9.
ecspand Services Integration Record Management SharePoint ComplianceImage / Rendition Services Workflow

10.
Record Management

11.
Record Management

12.
SharePoint Compliance Revisionssichere Archivierung Kopieren, verschieben oder verlinken Verschiedenste Compliance- Plattformen Zugriff über SharePoint

13.
Image Services

14.
Rendition Services

15.
Workflow Integration von SharePoint Standard Workflows komplexe, indidviduelle Workflows „ecspand Workflow“ (Nintex OEM) fertige Templates

16.
Integration

17.
Integration von(Dritt-)Applikationen SharePoint als „Single Point of Service“ Konsolidierung des Wissens und der Informationen zentrale (applikationsüber- greifende) Prozessplattform

18.
Bestehendes ERP …

19.
… in den SharePoint

20.
ERP Connector (revisionssichere) Archivierung aus ERP direkter Dokumentzugriff auf SharePoint / Archiv applikationsübergreifende Prozesse ERP Erweiterungen (classifier, Rechnungsbuch)

21.
drag & dropecspand SidebarDrag & Drop Ablage direkt aus Windows (inkl. Aktenzuordnung und MetadatenvererbungRecherche über Client

22.
ecspand captureAblage von PapierdokumentenScannen direkt in den VertragsaktAblage in SharePointbibliothek

23.
ecspand captureFrühes Scannen mit Kopfdatenerkennung (OCR, Klassifizierung, Stammdatenverprobung)Sichtprüfung und IndexierungÜbergabe an ERP und SharePoint

24.
Cloud Solutions Stamm- datenClient PC

25.
Cloud Vision Einbindung Office 365 in Szenario Scanclient als Cloudservice ohne lokale Installation Einbindung Azure Blobstorage als Dateiablage ecspand als „Service“ für Office 365

26.
Das Gold liegt in den Prozessen Die Herausforderung: Prozesse automatisieren, standardisieren und flexibilisieren

27.
Vertragsmanagement € Kosten Aufgaben Dokumente Notizen Anmerkungen Emails Fristen / Vorlagen Laufzeiten VertragsakteErstellen Archivierung Verwaltung Controlling

28.
Qualitätsmanagement Prozesslösung Workflows Dokumenterstellung Übersichtliches Interface (Integration in Office)

29.
Eingangsrechnungsverarbeitung Erhöhung der Effizienz Erhöhung der Transparenz Integration in ERP Standardisierte Prozesse

30.
SharePoint als Prozessplattform

31.
SharePoint als Prozessplattform

32.
SharePoint als Prozessplattform Belegübergabe an SAP

33.
SharePoint als Prozessplattform Belegübergabe an SAP

34.
SharePoint als Prozessplattform Belegübergabe an SAP Workflowintegration

35.
SharePoint als Prozessplattform Belegübergabe an SAP Workflowintegration

36.
SharePoint als Prozessplattform Belegübergabe an SAP Workflowintegration Prozessabarbeitung

37.
SharePoint als Prozessplattform Belegübergabe an SAP Workflowintegration Prozessabarbeitung

38.
SharePoint als Prozessplattform Belegübergabe an SAP Workflowintegration Prozessabarbeitung Belegablage

39.
CloudStrategie

40.
Cloud Stack Mobile Cloud Capture, Silverlightclient Wrapper um Abby OCR Engine Klassifzierungsservice (Rechnungs-)Analyseservice Exportservice

41.
Azure Integration

42.
Szenario

43.
Szenario Stamm- datenClient PC

44.
(1) Erfassung Mobile Cloud Capture (WP7 Client) Fotografie des Kassenbeleges Silverlight Capture Client (*) Übergabe an Azure Service (*) derzeit in Entwicklung

45.
(2) OCR AnalyseMessage QueuesAbbyy OCR Engine

46.
(3) Klassifizierung Stamm-Message Queues datenmandantenübergreifende Templates

47.
(4) Export Aufruf des Cloudservices Import in SharePoint Dokumentbibliothekt Alternative: ERP oder CRM System

48.
Vision Einbindung Office 365 in Szenario Scanclient als Cloudservice ohne lokale Installation Einbindung Azure Blobstorage als Dateiablage ecspand als „Service“ für Office 365

49.
Live

50.
Capture

51.
Queues

52.
Queues

53.
Dokumentbibliothek

54.
Detailansicht

55.
Belegansicht

56.
Eingangsrechnungs-verwaltung

57.
Ausgangsituation viele Rechnungen pro Tag viel Aufwand, wenig Transparenz manueller (papierbasierter) Freigabeprozess kein Automatismus, keine digitale Unterstützung Technologie SharePoint & ERP (SAP, Dynamics AX, Dynamics NAV, …)

58.
Ausgangsituation Erhöhung der Transparenz Erhöhung der Effizienz Scannen mit automatischer Klassifizierung Workflow mit Prüfung und Freigabe Integration von SharePoint und ERP Nintex Workflow und ecspand

59.
Schematischer Überblick

60.
Technischer Überblick

61.
Technische Details Nutzung der bestehenden Technologien (SharePoint, ecspand Archivierung, ecspand Scanning, Import, …) ecspand link for SAP/AX/NAV inkl. Customizing Workflow Customizing mit Nintex WF Deployment mit SharePoint WSP

62.
Die Lösung mit ecspandERP Integration, Scannen von Altbelegen,Belegarchivierung aus ERPScannen mit automatischerKlassifizierungWorkflowintegration

63.
Scannen und KlassifizierenFrühes Scannen mit Kopfdatenerkennung Optional: Eingabe von(OCR, Klassifizierung, Workflowinformationen, Anpassung derStammdatenverprobung) FormularmaskeSichtprüfung und Indizierung Übergabe an ERP und SharePoint

64.
Workflowintegration mit ERP initiale Übergabe an SharePoint bei Workflowstart Statusupdate aus dem Workflow an ERP Übergabe und optionale Buchung aus dem Workflow direkt in ERP

65.
WorkflowstrukturVerteilung, sachliche Prüfung, Freigabe, FiBu-FreigabeClearingstelle, Subprüfung/Rückfrage

66.
Konfiguration SharePoint Oberfläche (gewohntes Look & Feel für Anwender) ergonomische Masken mit Wertelisten, Logikprüfungen, … verschiedene Workflowtypen definierbare Verantwortlichkeiten auf Gruppenebene (Verantwortliche, Vertreter, Kostenstellenaufteilung, …)

67.
Workflowmaske

68.
Workflowmaske

69.
Reporting und HistoriePDF Report und Verknüpfung mit ERP DatensatzIntegriertes Nintex ReportingSharePoint Berichts-Center

70.
Qualitätsmanagement

71.
Qualitätsmanagement Prozesslösung Workflows Dokumenterstellung Übersichtliches Interface (Integration in Office)

72.
Key FactsElektronisches Abbilden der Arbeitsschritte zum Erzeugen eines neuen QMDokumentsElektronisches Abbilden der Arbeitsschritte zur Änderung eines vorhandenen QMDokumentsNachvollziehen der einzelnen Arbeitsschritte und Aufgaben für Verantwortlicheund QM LeitungDarstellung der QM Dokumente für Mitarbeiter in unveränderbarem Format beigleichzeitiger Bearbeitung durch DokumentverantwortlicheAbbilden der QM Dokumente in der Struktur des QM HandbuchsTimer Job zum automatischen Erzeugen von Aufgaben zur Überarbeitung von QMDokumenten

73.
Key FactsEinfache Suche in den ca. 2500 QM Dokumenten für MitarbeiterÖffnen des gesuchten QM Dokuments für Mitarbeiter nach max. 3 MausklicksÜbersichtliche Oberfläche zur Darstellung von mitgeltenden Dokumenten

74.
Überblick Workflow zur Dokumenterstellung QM Handbuch  Aufgaben Abstract  Änderungsmitteilungen  Postkorb Records Organizer Rendition Service Genehmigung zur Dokumenterstellung Änderungs- mitteilung Genehmigung zur DokumenterstellungSuche in QM Workflow zurDokumenten Dokumentänderung

75.
CockpitStart des QM-Workflows über Erstellung eines Abstracts

76.
Neues DokumentDer Mitarbeiter aus demFachbereich kann dieErstellung eines neuen QMDokumentes mit Hilfe vonAbstracts beginnen.Er beschreibt kurz den Inhaltdes neuen Dokumentesohne auf die QM/ISOtypische Form undKlassifizierung achten zumüssen.Er wird dabei durch einespezielle Erfassungsmaskegeführt.

77.
Klassifizierung AbstractDie Einordnung desAbstracts(späteresDokumentes) in dieUnternehmensprozesseserfolgt geführt durchentsprechendeAuswahlmasken.Die Zuordnung kann zujedem beliebigen Zeitpunktdes Workflows erfolgen undauch wieder geändertwerden.

78.
Prüfung / Freigabe mit WorkflowMehrstufige Workflowsunterstützen denGenehmigungs- undFreigabeprozess.Die QM Mitarbeiter werdenjeweils mittels Aufgabenund Benachrichtigungenüber neue Prozessschritteinformiert

79.
Automatische DokumenterstellungWurde der Abstractgenehmigt, so erfolgt dieautomatische Erzeugungeines entsprechenden QMDokumentes basierend aufdie im Abstract definiertenMetadaten..Die Metadaten werden indas Word-Dokument alsTextbausteine übernommen.

80.
Aufgabenübersicht Nachverfolgung der Aufgaben (Wo „hängt das Dokument“?) Jeder betroffene Mitarbeiter besitzt eigene Aufgabenübersicht Automatisches Update der Aufgaben nach Bearbeitung

81.
Erzeugen PDFAutomatisches Erzeugeneiner PDF- Datei nachBestätigung durch FreigeberBearbeitung des Dokumentssomit für „normaleMitarbeiter“ nicht mehrmöglichVersionshistorie für jedesDokument aufrufbar

82.
Suche nach QM DokumentenMehrere Möglichkeiten:• Volltext-Suche in den Inhalten der vorhandenen Dokumente• Suche mittels Metadaten der Dokumente

83.
Suche nach QM DokumentenMehrere Möglichkeiten:• Volltext-Suche in den Inhalten der vorhandenen Dokumente• Suche mittels Metadaten der Dokumente• Suche mittels grafische Prozessvisualisierung

84.
Suche nach QM DokumentenMehrere Möglichkeiten:• Volltext-Suche in den Inhalten der vorhandenen Dokumente• Suche mittels Metadaten der Dokumente• Suche mittels grafische Prozessvisualisierung• Suche/Navigation entsprechend QM/ ISO Struktur (Aktenplan)

85.
Vertragsmanagement

86.
Archiv

87.
?

88.
Realität: getrennte Welten statische juristische Dokumente und Ablage mühsame Bearbeitung in Listen keine Automatismen und kein zentrales RepositoryGegenstand, Partner, Laufzeit Papierarchiv, DMSBestimmungen, Sondervereinbarungen elektronisches Archiv

89.
€ Kosten Aufgaben Dokumente Notizen Anmerkungen Emails Fristen / Vorlagen Laufzeiten Vertragsaktevollständig in SharePoint integriert, standardisiertes und konfigurierbares Produkt,vordefinierte Workflows, intuitive Bedienung, rechtssichere Ablage Erstellen Archivierung Verwaltung Controlling

90.
VertragsakteStammdaten ERPMetadatenFristen, Aufgaben

91.
VertragsakteStammdatenMetadatenDokumente

92.
Erstellen Erstellung: Metadaten

93.
Erstellen Vertragsdokument anlegenTemplates für Vorlagenverwaltung MehrereVerträge Vertragstypen

94.
Erstellen Berechtigungen setzenVerwaltung auf Ebene Vertragsaktautomatische VererbungBenutzer- / GruppenebeneStandardkonzept SharePoint

95.
Erstellen Berechtigungen setzenBerechtigungsprofileauf Basis von MetadatenKombination mit klassischer Regelung

96.
Erstellen Prüfen und Freigeben Vertragsakte Stammdaten Metadaten Aufgaben Fristen Dokumente

97.
Erstellen Prüfen und FreigebenManuell oder Automatisch bei Erreichen von FristenVertretungsregelungEskalationsmanagementDokumentation der Ergebnisse

98.
Erstellen Prüfen und FreigebenManuell oder Automatisch bei Erreichen von FristenVertretungsregelungEskalationsmanagementDokumentation der Ergebnisse

99.
Archivierung Archivieren & Ablegen Revisionssichere Archivierung vertragsrelevanter Daten und Dokumente Auditing Auslagerung auf Langzeitstorage Zugriff über SharePoint Aufbau einer Vertragsakte

100.
Archivierung Archivieren & AblegenAblage von Papierdokumenten ecspand SidebarScannen direkt in den Vertragsakt Drag & Drop Ablage direkt aus WindowsAblage in SharePointbibliothek Recherche über Client

101.
Verwaltung Suche & Recherche Volltextsuche

102.
Verwaltung Suche & Recherche ecspand Suche

103.
Verwaltung Suche & Recherche ecspand Suche

104.
Verwaltung Suche & Recherche

105.
Verwaltung Vertragscockpit

106.
Controlling Reporting SharePoint Standard • Listenansichten • Gruppierungen und Filter ecspand Features • Recherche in den Vertragsinfos • vertragsspezifisch und -übergreifend

107.
Controlling Stichtage

108.
Controlling Überblick

109.
Controlling Kosten

110.
Christian KiesewetterSales & Partner Managerchristian.kiesewetter@d-velop.atd.velop GmbHEURO PLAZA, Technologiestraße 5, 1120 WienT: +43 1 908 08 96W: www.d-velop.at | www.ecspand.com