Introduccion a excel

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NTIC´S II paralelo C

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Introduccion a excel

  1. 1. FACULTAD DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA TRABAJO DE NTIC´S II TEMA: “INTRODUCCIÓN A EXCEL” FECHA DE PRESENTACION: 28 DE MARZO DEL 2012 INTEGRANTES: ROBERTO GARCES CHRISTIAN MAYORGA SEMESTRE: SEGUNDO “C” AMBATO - ECUADOR
  2. 2. 1. Consultar 3 definiciones con autores de hoja de cálculo y preparar una del grupo. Definimos una hoja de cálculo como un conjunto de matrices An de 2 dimensiones donde se introducen datos y fórmulas que afectan a los A[i][j] y que se actualiza en tiempo real. A cada una de estas matrices se las denomina Libros. Ana María Villar Varela y Ana Riascos Lomanto. Editorial Ideas Propias ISBN: 10: 84-98391633 Una hoja de cálculo es una herramienta muy útil para las personas que trabajan con números y que necesitan realizar cálculos con ellos. Ella permite trabajar con una gran cantidad de números y lleva incorporada una serie de funciones capaces de realizar cálculos matemáticos, estadísticos, técnicos y financieros. La hoja de cálculo es una herramienta muy importante para la toma de decisiones, sobre todo, porque nos permite ver el efecto que los cambios en las variables ocasionan en el resultado buscado. Antonio R. Bartolomé. Serie Tecnologías de Información. Editorial Grao de Rif ISBN: 84-7827-216 Excel es un programa denominado Hoja de Cálculo, ya que permite realizar cálculos con datos colocados en una hoja tabular, además de poder realizar una gráfica representativa de estos. Francisco Miguel Martínez Pérez. Editorial Club Universitario. Hojas de Calculo. CONCEPTO PROPIO: Una hoja de cálculo es un programa que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas (la cual es la unión de filas y columnas). Habitualmente es posible realizar cálculos complejos con fórmulas y funciones y dibujar distintos tipos de gráficas Christian Mayorga. Roberto Garcés2. Cuáles son los principales usos de las hojas de cálculo en el ámbito de contable, explicar 5 usos. 1.- Conciliación de información Una de las tareas más repetidas en cualquier departamento de contabilidad o administración de una empresa es la realización de conciliaciones de datos e información. Podrían ser, por ejemplo, datos bajados de algún sistema informático de información o, simplemente, listas de datos ingresados en una planilla de Excel que debamos comparar o mayores de cuentas contables que queramos contrastar, entre otras opciones. Para realizar comparaciones de datos podemos utilizar y combinar distintas herramientas de Excel, por ejemplo: tenemos la posibilidad de usar funciones que nos permitan comparar valores y aplicar algunas opciones de las herramientas de ordenamiento y filtro. Comencemos con una ejemplificación bien simple. Supongamos que tenemos una extracción de datos de algún sistema de la compañía que debemos comparar con un archivo de Excel donde se hacen seguimientos manuales de las ventas y queremos contrastar si hemos registrado en la contabilidad todas las facturas de venta. En primer lugar, contamos con el
  3. 3. detalle de la extracción del sistema, donde figura el número de factura que será la clave queutilizaremos para la comparación de los datos.Figura 1. Habitualmente, los sistemas de información, ya sean contables o administrativos,tienen la posibilidad de generar extracciones, en algunos casos directamente a Excel y, enotros, como archivo de texto.2.- Las funciones de búsquedaDentro de la pestaña Fórmulas, Microsoft Excel 2007 presenta un grupo denominadoBiblioteca de funciones que incluye, divididas en distintos grupos, las fórmulas que podemosaplicar. Entre estos diferentes grupos encontramos las funciones de Búsqueda y referencia.Figura 3. Son varias las funciones que nos permitirán realizar comparaciones.Las funciones se encuentran agrupadas de acuerdo con su funcionalidad. Hagamos un rápidorepaso por el contenido de cada uno de los grupos.• Autosuma: además de la función Suma (que nos permite realizar sumatorias de valoresincluidos en celdas y rangos), este grupo contiene otras funciones sencillas que nos permitiráncalcular promedios (Promedio), obtener los valores mínimos (Mín) y máximos (Máx), y realizardiferentes formas de conteos.• Usadas recientemente: este grupo irá mostrando las últimas funciones utilizadas y nospermitirá un fácil acceso a las que utilizamos con más frecuencia.• Financieras: dentro de este grupo hallaremos las funciones que nos posibilitarán realizarcálculos financieros. El cálculo de intereses y tasas, de pagos, y la amortización de créditos sonalgunas de las cuestiones que podremos resolver con estas funciones.Lógicas: aquí encontraremos algunas funciones que nos resultarán de gran utilidad al elaborarconstrucciones condicionales complejas. Por ejemplo, con la función SI podremos analizar unadeterminada condición que, de cumplirse, nos permitirá realizar un cálculo o una acción. Siarroja como resultado un valor falso, podremos realizar algo diferente.• Texto: muchas veces tendremos que trabajar con valores no numéricos. Para poder hacerlo,en este grupo hallaremos funciones que nos permitirán trabajar más fácilmente con este tipode datos.
  4. 4. • Fecha y hora: dentro de este grupo encontraremos las funciones referidas al manejo defechas y su composición. Es posible determinar días, meses y años, como así también horas,minutos y segundos.3.- Tablas y tablas dinámicasNos servirán para simplificar la administración y el análisis de un grupo de datos relacionados.Con la opción Tabla, incluida dentro del grupo Tablas de la ficha de opciones Insertar, tenemosla posibilidad de convertir un rango de datos en una tabla. En nuestro ejemplo podríamosseleccionar cualquiera de las planillas (tanto la extracción del sistema contable como elseguimientodel departamento de ventas) y convertirla en una tabla.Figura 13. Es posible ampliar el rango de la tablaa voluntad, según lo que necesitemos en cada momento.La tabla nos permitirá ajustar el diseño de los datos, incorporar filtros en lasDiferentes columnas, e incluir, por ejemplo, una fila con totales donde podremosseleccionar, desde una lista desplegable, la operación que deseemos realizar.Existe otro tipo de tablas más interesante, que veremos a continuación.4.- Las validaciones de datosUna validación nos permite asegurar un ingreso de datos válidos por parte de un usuario.Muchas veces, dentro de las tareas de administración o de contabilidad necesitamos que serealice un ingreso de datos de forma manual.Este tipo de tareas pueden ir desde la generación, a través de Excel, de una interfaz de datosque luego introduciremos en nuestro sistema contable o un seguimiento de las operacionespor vendedor que realiza algún departamento, hasta la registración de gastos de un fondo fijo.Por ejemplo, imaginemos que debemos registrar todos los movimientos en la administraciónde un fondo fijo (también conocido muchas veces como caja chica). Para facilitar tareasposteriores es necesario que, con cada movimiento, se identifique claramente el concepto dela operación y, por ende, la cuenta contable sobre la cual debe realizarse la imputación. Paraesto podemos utilizar la herramienta de validaciones de Excel, que nos permitirá ingresarsiempre datos válidos y, así, eliminar la posibilidad de errores. Es importante que todos losmovimientos cuenten con un único criterio (por ejemplo, no es lo mismo indicar Dto. deventas que Dto. Ventas) con el fin de que luego se puedan aplicar funciones, tablas dinámicas,etcétera, para resumir la información o establecer estadísticos. Como veremos, lasvalidaciones se encargarán de ayudarnos a resolver esto.
  5. 5. Figura 18. Podremos apoyarnos en una tabla auxiliar para incluir los valores que serán restringidos a través de la validación. 5.- Los estados contables Ya sea que contemos con un sistema contable o que hayamos desarrollado con los tips anteriores una alternativa utilizando Excel, vamos a necesitar construir los estados contables básicos. Las opciones serán muchas y todo dependerá de cómo obtengamos la información de base. La mayoría de los sistemas contables nos permite definir una estructura de balance y cuenta de resultado que, en los mejores casos, podemos exportar directamente a Excel o, al menos, como un archivo de texto. En muchas ocasiones tendremos que utilizar algunas de las herramientas de Excel para poder visualizar correctamente los datos, ya que es habitual que los sistemas de información, al exportarlos, representen la información como texto en lugar de valores, o se copien espacios, filas y columnas vacías en muchos lugares. Para resolver esto podremos acudir a algunas de las facilidades que nos provee Excel: desde funciones como TEXTO, VALOR, ESPACIOS, etcétera, hasta las herramientas de búsqueda y reemplazo.3. Que tipos de hojas de cálculo existen en el mercado citar y caracterizar cada una. LOTUS 1-2-3 Lotus es el primer programa de hoja de cálculo en introducir rangos de celdas, macros para las planillas y celdas con nombres. Con Lotus 1-2-3 es más fácil la utilización de planillas de cálculo y agrega la posibilidad de hacer gráficos y bases de datos. Lotus 1-2-3 es aún uno de los paquetes de aplicaciones más vendido de todos los tiempos. Lotus 1-2-3 estableció el software de planillas de cálculo como un paquete de presentación de datos importantes así como una herramienta de cálculo compleja. Ofrece a los usuarios herramientas que les permiten alcanzar el trabajo realizado rápidamente y con mayor eficiencia. Auto Total permite sumar una serie de números con sólo tipiar la palabra "Total", automáticamente se abre la más amplia función de planilla de cálculo. Lotus InfoBox es una herramienta de tarea sensitiva que ofrece a los usuarios información sobre cualquier selección de objeto y les permite fácil y rápidamente cambiar la selección de propiedades. Toda la edición es dinámica para brindar a los usuarios una respuesta instantánea de sus elecciones. Impresión dinámica previa permite a los usuarios editar simultáneamente y pre-ver sus hojas de trabajo. Con esta función los usuarios pueden ver instantáneamente el efecto de los cambios que realizaron en el rango de impresión de su hoja de trabajo antes de imprimir. Outlining ofrece la opción de realizar rápidamente un sumario de los datos de la hoja de trabajo dentro del formato outline. Los usuarios pueden focalizarse en los detalles para proveer un sumario visual top-line de su trabajo, que pueden imprimir con cualquier hoja de trabajo 1-2-3. Lotus Chart simplifica la creación de los más complejos cuadros. Debido a que éste es un componente compartido en SmartSuite, los usuarios pueden aprovechar esta capacidad con integración entre 1-2-3 y otras aplicaciones SmartSuite. La aplicación Lotus Chart ofrece la
  6. 6. posibilidad a los usuarios de facilitar la creación de cuadros adaptados, un nuevo rango denuevos cuadros 3D, múltiples tipos y tabulados y mejorar la edición, formato y manipulaciónde todos los elementos del cuadro.Títulos de hojas de trabajo pueden ahora ser saeteadas a través de un paso rápido. Losusuarios pueden modificar el tamaño o el contenido de los títulos de la hoja simplementechicleando y trasladando dentro del cuadro de la hoja de trabajo hacia una columna donde eltitulo finaliza.Aplicaciones SmartSuite 1-2-3 son diseñadas para trabajar juntas y hacerles más fácil a losusuarios completar las tareas de aplicación comunes. Todas las aplicaciones SmartSuite de 32bits comparten los mismos elementos de la interface de usuario, así como tambiénherramientas comunes tales como Lotus Chart, y SmartCenter.1-2-3 y Lotus Approach ahora pueden trabajar mejor en conjunto para ofrecer a los usuariostodo el poder de la base de datos de Approach en 1-2-3. Los usuarios pueden acceder a lapoderosa funcionalidad de Approach para conducir datos, crear formatos, niveles de mail yreportes directamente desde 1-2-3.Una característica importante de Lotus 1-2-3 es que es compatible casi al 100 % conel sistema operativo UNIX. EXCELExcel fue originalmente escrito para la Apple Macintosh de 512k en 1984-1985. Excel es una delas primeras planillas de cálculo en utilizar una interfaz gráfica con menús desplegables y lacapacidad de chiclear utilizando un puntero. Anteriormente se consideraba, que la planilla decálculo Excel era para mucha gente más fácil que usar que el comando de interfaz de línea delos productos de PC-DOS.Un archivo de Microsoft Excel consta de un libro que contiene una o más hojas. Una hoja escomo una hoja grande de contabilidad, con filas y columnas que se cruzan para formar celdasque guardan datos. Los datos pueden ser números o texto que pueden introducir fórmulas quecalculan valores basados en referencias a otros números del libro.La hoja de Microsoft Excel tiene una longitud de 16.384 filas y un ancho de 256 columnas.Es un programa de fácil manejo y muy potente, se realizan buenos trabajos, como puede seruna factura o bien nóminas o también llevar un control de los apuntes del banco, llevar lascomisiones, los pagos, etc.Los cálculos en este programa no son comparables porque mientras no se especifique locontrario son exactos - en Excel son muy precisos.Excel incorpora un potente instrumento "El Solver". Este instrumento hace lo que los técnicosllaman "optimización": calcular el mejor valor de una función sometida a unas restricciones -oa ninguna-. Se pueden introducir muchas restricciones y la velocidad con las que calcula lassoluciones es asombrosa.Una de las posibilidades de Excel es la de presentar los datos de forma estética: puedesponerles varios tipos de bordes, usar varios tipos de letra...Puede utilizar hojas para almacenar datos numéricosUtilizar las órdenes y herramientas de Microsoft Excel para ejecutar cálculos con sus datos.Puede ordenar, reorganizar, analizar y presentar sus datos fácilmente utilizandolas prestaciones de Microsoft Excel, como son la copia, el desplazamiento, la ordenación, laconsolidación, la representación gráfica y las tablas dinámicas.Puede en Excel sumar filas y columnas.Puede crear fórmulas para realizar cálculos tan simples como sumar los valores de dos celdas,o tan complejos como encontrar la desviación de un valor concreto con respecto a un conjuntode valores.La utilización de las casillas del Excel para realizar evaluaciones de una misma función condiferentes valores, es una de las características principales de este herramienta
  7. 7. En Excel podemos insertar y/o eliminar celdas, filas y columnas, diferente si trabajamos manualmente, ya que tendríamos que realizar el trabajo casi completo nuevamente si necesitáramos una fila o una columna. Podemos crear gráficos. Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo facilitando de esta manera su interpretación. A la hora de crear un gráfico, Excel dispone de un asistente que nos guiará en la creación de éste. Puede crear gráficos de dos formas: en la misma hoja que sus datos o en una hoja de gráfico aparte en el mismo libro de trabajo. CONCLUSIÓN En el mercado existen y han existido muchas hojas de cálculo y programas. En la historia de este tipo de programas se ha ido configurando un estereotipo de programa del que se pueden extraer diferentes propiedades que resultan deseables. Las utilidades fundamentales de una consisten en la facilidad de re calcular e interpretar rápidamente datos numéricos. MS Excel es el programa ideal para la introducción e interpretación de los datos necesarios para llevar un control adecuado de la empresa, es capaz de gestionar de forma inteligente las nóminas, contabilidad, gastos extras, y demás aplicaciones financieras.4. Explicar las ventajas de Excel 2010 vs. Excel 2007. Con Excel 2010 se pueden crear mini-gráficos que ocupan nada más una celda, especialmente para medir estadísticas donde se necesitan muchos gráficos por usuario. Además de esto se ha mejorado un poco el interfaz y también ya no solo se puede guardar 2 GB de archivo ahora es ilimitada. En fin no hay un gran cambio entre los dos Excel, así que se creó con fines comerciales; podemos utilizar office Excel 2007 ya que es casi similar con el office Excel 20105. ¿Qué es una celda, la barra de fórmulas, las hojas, funciones en Excel? Celda Una celda en Excel es la intersección de una fila y una columna. Una celda puede contener texto, números, fecha, instrucciones, funciones u otros datos. También se puede combinar el cálculo con datos o instrucciones dispuestas en otras hojas del libro. Barra de fórmulas Es la barra de Excel, donde puedes realizar los cambios a una celda. Puedes hacer los cambios directamente en la celda, pero por la dificultad que esta causa, los cambios se hacen mejor en la barra de formula. Hojas en Excel La hoja es la unidad fundamental que define el área de trabajo, como ya hemos dicho. En el caso de Excel 97, ésta consta de 65.536 filas numeradas en el margen izquierdo y 256 columnas, que van desde la letra A hasta las letras IV. Funciones en Excel Una función es una fórmula predefinida por Excel que opera sobre uno o más valores (argumentos) en un orden determinado (estructura). El resultado se mostrará en la celda donde se introdujo la formula.

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