Getting things done

355 views

Published on

Getting things done

  1. 1. Getting Things Done ศิลปะในการลดความเครียดและเรียนรูที่จะสนุกกับงานของคุ ณ
  2. 2. คุณรูสึกวาทํางานแลวหลุด สะดุด สับสน หรือไม? กังวลไม? เพราะอะไร?
  3. 3. ถาคุณมีอาการเหลานี้ คุณอาจเปนโรคสมาธิสั้นในวัยผูใหญ Disorganized, distracted, discombobulated? ในความเปนจริง คนสวนใหญยังไมถึงขั้นที่จะเปน ADD คุณแคคิดไปเอง...
  4. 4. งานคุณซับซอนเกินไปหรือเปลา?
  5. 5. How many monitors can you focus at one time?
  6. 6. ยังเหลือที่วางในหัวไวคิดอยางอื่นรึเปลา?
  7. 7. แลวคุณ react กับสถานการณนี้อยางไร? A. เครียดมาก B. รูสึกเฉยๆ ไมเสร็จก็ชาง
  8. 8. คนสวนใหญมีความรับผิดชอบ และนั่นคือที่มาของความเครียดอันเนื่องจากงาน
  9. 9. งั้นปลอยวางเลยดีไมเพ?
  10. 10. งั้นทําไงดี? ลองมารูจัก GTD กัน
  11. 11. What is it? ● ระบบสําหรับ personal productivity ● ชวยให organize งาน ชีวิต และทุกสิ่งทุกอยาง ● ผูเขียนชือ David Allen ● มีสาวก GTD อยูทั่วโลก ● มี online GTD tools เยอะมาก (including Tracks)
  12. 12. ฝก GTD แลวไดอะไร Ready for anything Remove stress Get things out of your head Turn stuff into actions and plans
  13. 13. เพราะวา... GTD ชวยจัดระเบียบของ "Mind"
  14. 14. คิดวาหมาตัวนี้ควรจะ react กับแกวกาแฟนี้อยางไร? It's about balance.
  15. 15. แลวเราจะ react กับงานพวกนี้อยางไร?
  16. 16. กระบี่อยูที่ใจ... เมื่อไหรที่ใจเราวาง เมื่อนั้นเราก็พรอมที่จะตอสูกับสิ่งใหม... ในทางกลับกัน ลองคิดวาในหัวเราเปน RAM... แนนอน มีพื้นที่จํากัด ตอนนี้เหลือที่วางให store อยางอื่นหรือไม?.......
  17. 17. GTD มีหลักคิดสําคัญคือ... เอางานออกจากหัวใหเร็วที่สุด (to clear your "RAM") โดย record ไวใน GTD tool follow 5-phase process ทําตามเวลาและแรงที่มีเหลืออยู คิดงานเปน actions จัดการงานตาม @context "If you can't do anything about it, just relax..."
  18. 18. Before GTD After GTD
  19. 19. Remember everything is "difficult" and "annoying". คุณจึงจดมันใสกระดาษ, แปะ post-it, ตั้ง alarm ipad, save draft email, อัดเสียง, บอกแมใหเตือน, เปนตน
  20. 20. คุณทําแบบนี้มากนอยแคไหน ที่จดไวเคยกลับไปดูหรือไม จะดีกวาไมถาคุณมีที่เดียว แตคุณ review (ดู!) มันบอยๆ
  21. 21. และคุณจะ trust ที่จะเก็บ actions ที่ตองทํา และเปนที่ที่คุณรูวา ถาคุณกลับมา review มัน คุณจะเห็นทุกอยางที่ตองทําอยางเปนระเบียบ "Your Trusted System"
  22. 22. X
  23. 23. Get on Tracks
  24. 24. กอนจะใช Tracks ขออธิบาย stuff และ 5 phases ของ GTD กอน
  25. 25. Stuff คือ incomplete and open-loop actions ตอนนี้มีสิ่งที่ตองทํากี่อันในหัว ที่ดึงความสนใจคุณอยูตลอดเวลา? "มันมีมากกวาที่คุณคิด" และนั่นคือเหตุผลวาทําไมคุณจึงมีความวิตกกังวล น
  26. 26. วิทยายุทธ 5 ขั้น A. ทุกคนมีสิ่ง (stuff) ที่ตองทํา don't panic - clear your mind กอน รวมรวมมันไว (Collect) ใน inbox ตางๆ B. Process สิ่งๆนั้น ชี้ใหชัดวาอยากไดอะไร ผลลัพทคืออะไร เพื่อเอาไปคิดตอวาตองมี actions อะไร C. เมื่อรู actions ที่ตองทําแลว ก็ให Organize มัน "นอกหัว" คุณ ใน trusted system ที่คุณรูวาคุณจะดู มันบอยๆ D. จง ดู (Review) บอยๆ E. เมื่อมีเวลาและพลังงานเพียงพอ สัญชาตญาณจะบอกใหคุณทํา (Do) actions นั้นๆ ตาม @context
  27. 27. ด phase ของ GTD to master the workflow 1. Collect 2. Process 3. Organize 4. Review 5. Do คนสวนใหญลมเหลวในการจัดการงานตัวเอง เพราะการพยายามที่จะทําทั้ง 5 ขั้นตอนนี้พรอมๆกัน
  28. 28. 1. Collect Stuff ทุกอยางเริ่มจากรวบรวมสิ่งตางๆที่ตองทํา แตยังไมรูจะทําอะไรกับมัน email ที่ยังไมไดอาน เศษกระดาษที่จด meeting minutes dead batteries โนตที่อยูในสมุดจด files ที่คางอยูหนา desktop articles ในเว็บที่เรา bookmark ไววา "read later" อะไรก็ตามที่ ดึงความสนใจของคุณ ใหคุณตองใชเวลาและพลังงานกับมัน โยนมันเขาไปใน "Inbox" กอน g
  29. 29. Inbox สิ่งที่อยูใน inbox ก็คือสิ่งที่คุณยังไมไดคิดวาจะทําอะไรกับมัน มันคือ incomplete/open-loop stuff และคุณมีเปาหมายคือ ถามีเวลาซัก 10 นาที คุณจะ process มันทีละอัน จนกระทั่งมันหมด "empty inbox!!!"
  30. 30. Stuff & Inbox
  31. 31. Stuff & Inbox
  32. 32. Stuff & Inbox
  33. 33. Stuff & Inbox
  34. 34. Stuff & Inbox Voice recorders Files on Desktop Piece of paper in your wallet
  35. 35. Collection Success factors 1. คุณตองรวบรวม every incompletes and open loops ไวใน inbox 2. รวบรวม inbox ใหเหลือนอยที่สุด 3. Empty it บอยๆ ดวยการ process มัน (see step #2 Process) "อยาปลอยให stuff ใน inbox มีเยอะเกินไป"
  36. 36. Workshop 1. จง list วา ปจจุบันคุณมี inbox อยูกี่อัน? 2. คุณสามารถ consolidate inbox ที่มีใหเหลือนอยที่สุด ไดหรือไม?
  37. 37. วิทยายุทธ 5 ขั้น A. ทุกคนมีสิ่ง (stuff) ที่ตองทํา don't panic - clear your mind กอน รวมรวมมันไว (Collect) ใน inbox ตางๆ B. Process สิ่งๆนั้น ชี้ใหชัดวาอยากไดอะไร ผลลัพทคืออะไร เพื่อเอาไปคิดตอวาตองมี actions อะไร C. เมื่อรู actions ที่ตองทําแลว ก็ให Organize มัน "นอกหัว" คุณ ใน trusted system ที่คุณรูวาคุณจะดู มันบอยๆ D. จง ดู (Review) บอยๆ E. เมื่อมีเวลาและพลังงานเพียงพอ สัญชาตญาณจะบอกใหคุณทํา (Do) actions นั้นๆ ตาม @context
  38. 38. กอนจะ procee กลอง inbox... get the basic supplies you need ● A box or a tray (inbox) ● Notebook (สมุดจด) ● Post-it ● Paper clips ● Rubber bands (หนังยาง) ● Staples ● Label stickers ● File folders (แฟม) ● A calendar ● Pens or pencils
  39. 39. 2. Process คือการ clear incomplete/open-loop stuff เพื่อไมให inbox คุณมี stuff เยอะเกินไป ทําบอยๆ 10 นาทีตอครั้ง (ทุก 1-2 วัน) 1. Process the top item first 2. Process one item at a time 3. สิ่งไหนออกจาก inbox แลว จะไมกลับเขาไปใน inbox อีก เลือกที่จะทิ้ง มีความสําคัญพอๆกับเลือกที่จะเก็บ
  40. 40. การ process stuff ใหเกลี้ยงกลอง inbox: ● มันคืออะไร, จะทําอะไรกับมัน (actionable?) ● อยากไดผลลัพทอะไร ● อะไรคือ next physical actions "ไมไดแปลวาคุณตองทํางานใหเสร็จ" ใน phase นี้
  41. 41. Verbs ที่ใชในการ process Next action verbs: Call (โทรหา), Buy (ซื้อ), Read (อาน), Print, Email, Organize, Fill out (กรอก) Project verbs: Finalize (สรุป), Resolve, Look into (คนควา), Submit, Clarify, Reorganize (จัดระบบ), Organize (จัดการ), Design (ออกแบบ) * ใหลืม concept ของ project management ที่เคยเรียนมา, ใน GTD หาก stuff ตองทํามากกวา 1 action จะเรียกวา "project"
  42. 42. Let's look at some sample เก็บหอง ยื่นภาษี ไปดู Captain America จัดการปญหาพอ แม
  43. 43. Case #1 หัวหนาสั่งคุณให ซื้อ monitor จาก vendor เจาที่ถูกที่สุด ตอนเย็นวันศุกร - คุณจดใสกระดาษ แลวโยนใสใน inbox และ have a nice weekend! - วันจันทร คุณเริ่ม process กลอง inbox ของคุณ - เมื่อคุณหยิบกระดาษที่จดวา "buy monitors from the cheapest vendor" 1. what is it? 2. is it actionable? 3. what is the next physical action? what is the verb? 4. คุณจะทํา action นั้นเลยหรือไม
  44. 44. Case #2 คุณกําลัง process กลอง inbox ของคุณ คุณเจอกุญแจตูของพี่เปลที่ฝากไว (คุณเปนคนโยนมันเขาไปในกลอง inbox เองแหละ) 1. what is it? 2. is it actionable? 3. what is the next physical action? what is the verb? 4. คุณจะทํา action นั้นเลยหรือไม 5. คุณจะฝากคนอื่นทําใหหรือไม ๅ
  45. 45. Put it on "Tracks"
  46. 46. Workshop จง list "next physical actions" ของงานที่วนเวียนอยูในหัว แลวนําไปใสใน tracks. exseed.net (hint: ขึ้นตน task ดวย verb)
  47. 47. Put it on "Tracks"
  48. 48. Put it on "Tracks" Organize team off-site @swpark
  49. 49. Workshop จงกลับไปดู list "next physical actions" แลวดูวา มี actions ไหนที่สามารถใส item ในชอง project ใน Tracks ไดบาง
  50. 50. ขณะ process กลอง inbox อยาใส actions ใน Tracks เพลิน
  51. 51. References
  52. 52. References manual, แบบฟอรม, samples, sale coupon, นามบัตร, บทความ, CDs,etc.
  53. 53. วิทยายุทธ 5 ขั้น A. ทุกคนมีสิ่ง (stuff) ที่ตองทํา don't panic - clear your mind กอน รวมรวมมันไว (Collect) ใน inbox ตางๆ B. Process สิ่งๆนั้น ชี้ใหชัดวาอยากไดอะไร ผลลัพทคืออะไร เพื่อเอาไปคิดตอวาตองมี actions อะไร C. เมื่อรู actions ที่ตองทําแลว ก็ให Organize มัน "นอกหัว" คุณ ใน trusted system ที่คุณรูวาคุณจะดู มันบอยๆ D. จง ดู (Review) บอยๆ E. เมื่อมีเวลาและพลังงานเพียงพอ สัญชาตญาณจะบอกใหคุณทํา (Do) actions นั้นๆ ตาม @context
  54. 54. 3. Organize GTD แนะนําให จัดกลุม organize actions/todos ตางๆ ตาม context Location: @office, @home, @meeting, @laptop, @desk Activity: @shopping, @car, @call, @review, @search (@google), @online Special contexts (must-have): @waiting - เก็บ action ที่ตองรอ เชน รอ email เปล @someday - เก็บ action ที่จะทําแตไมรูเมื่อไหร เชน เก็บโตะ @maybe - เก็บ action ที่ไมแนอาจทําหรือไมทํา Tracks สามารถ group tasks ที่คลายๆกัน หรือที่ทําในที่เดียวกัน
  55. 55. ในแงเวลา actions แบงเปน 2 อยาง 1. ทํา as soon as possible (เมื่อมีเวลาและแรงงาน) 2. ทํา ณ. วันเวลาที่กําหนด ใน Tracks, actions สวนใหญ จะเปน #1, แตหากตองระบุเวลา #2 Tracks ก็ทําได
  56. 56. Click to add content
  57. 57. Organize team off-site @swpark
  58. 58. Workshop จงสราง context ดังตอไปนี้ และกลับไปแกไข actions ที่ไดใสไปแลวใน workshop ที่แลว ใหตรงตาม context ที่ควรจะเปน @office, @home, @meeting, @laptop, @shopping, @car, @call, @review, @search, @waiting, @someday, @email, @idea
  59. 59. วิทยายุทธ 5 ขั้น A. ทุกคนมีสิ่ง (stuff) ที่ตองทํา don't panic - clear your mind กอน รวมรวมมันไว (Collect) ใน inbox ตางๆ B. Process สิ่งๆนั้น ชี้ใหชัดวาอยากไดอะไร ผลลัพทคืออะไร เพื่อเอาไปคิดตอวาตองมี actions อะไร C. เมื่อรู actions ที่ตองทําแลว ก็ให Organize มัน "นอกหัว" คุณ ใน trusted system ที่คุณรูวาคุณจะดู มันบอยๆ D. จง ดู (Review) บอยๆ E. เมื่อมีเวลาและพลังงานเพียงพอ สัญชาตญาณจะบอกใหคุณทํา (Do) actions นั้นๆ ตาม @context
  60. 60. 4. Review 1. Review inbox ทุกอัน ทุกสองสามวัน หรือสัปดาหละครั้ง 2. Review Tracks (the trusted system) บอยๆ ทุกวัน วันละหลายๆครั้ง และ update หากมีการเปลี่ยนแปลง 3. Defer 1/7 days หากยังไมทํา action นั้นๆ 4. อยาลืม review เพื่อ update progress/issues ดวย 5. Review งานที่ due ในวันเวลาที่กําหนด 6. Review @waiting วายังรออะไรอยู 7. Review @someday/@maybe
  61. 61. Empty your head! การ review แทจริงคือการ check วา คุณเอา incomplete/open-loop stuff ออกจากหัวคุณหมดแลว หรือยัง?
  62. 62. Empty your head! เมือฝก GTD จนแตกฉาน หัวคุณจะ วางพอที่จะคิดถึงเรื่องใหมๆ เรื่องใหญๆ เรื่องที่คุณไมนึกวาคุณจะมีเวลาทํามัน
  63. 63. วิทยายุทธ 5 ขั้น A. ทุกคนมีสิ่ง (stuff) ที่ตองทํา don't panic - clear your mind กอน รวมรวมมันไว (Collect) ใน inbox ตางๆ B. Process สิ่งๆนั้น ชี้ใหชัดวาอยากไดอะไร ผลลัพทคืออะไร เพื่อเอาไปคิดตอวาตองมี actions อะไร C. เมื่อรู actions ที่ตองทําแลว ก็ให Organize มัน "นอกหัว" คุณ ใน trusted system ที่คุณรูวาคุณจะดู มันบอยๆ D. จง ดู (Review) บอยๆ E. เมื่อมีเวลาและพลังงานเพียงพอ สัญชาตญาณจะบอกใหคุณทํา (Do) actions นั้นๆ ตาม @context
  64. 64. 5. Do 1. เมื่อคิดจะทํา จงเลือกที่จะทําดวยสัญชาตญาณ 2. เลือกทําในสิ่งที่คุณสามารถทําได ตามเวลา แรงงาน และ context 3. อยาให list ในแตละ context ยาวเกินไป เพราะคุณจะเลือกไมได (ไมควรเกิน 5 อันตอ context) 4. Be flexible, หากทําไมได บอกตัวเองวา ลด scope ลงมาไดหรือไม? 5. หากไมมีเวลาทํา "just relax" คุณมี Tracks อยูแลว ไมตองกลัว เมื่อคุณมีเวลา มันจะบอกคุณเอง
  65. 65. Workshop จง review และเลือกวาจะทํา (do) actions ไหนกอนหลังจาก training นี้จบลง
  66. 66. More Tracks Features - Defer 1/7 days "อยาให actions ใน Tracks มีเยอะ เพื่อใหสัญชาตญาณเราทํางาน" - Organize > Repeating Todos เอาไวสําหรับ actions ที่เกิดซํ้าๆ บอยๆ เชน check wowebook.com every week - Tickler บมเพาะงานไว ใหโชวในเวลาที่เหมาะสม
  67. 67. บทสรุป The Power of the Key Principles 1. The power of the collection habits 2. The power of the next-action decision 3. The power of outcome focusing
  68. 68. บทสรุป - clear โตะ และสราง inbox ขึ้นมา collect stuff - process stuff ดวยการถาม what is it? is it actionable? - ใช Tracks เก็บ next action, ใช alarm/calendar เก็บ appointment & date-specific actions - process ครั้ง หรือสองครั้งตอสัปดาห - review บอยๆ - ใช @context, next action verb, and project verb
  69. 69. Reference http://en.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done http://www.david-web.appspot.com/cnt/GettingThingsDone/ http://www.gtdtimes.com/ http://www.evomend.net/en/what-not-gtd-context
  70. 70. "Everything should be made as simple as possible but not simpler -- Albert Einstein Thank You

×