El “Sistema de Almacenamiento Electrónico” – SAE, fue adquirido por la Contraloría General de la República (en adelante CGR), como una plataforma informática1 que busca garantizar la conservación de archivos digitales con los más altos estándares a nivel mundial. Ésta adquisición se encuentra alineada al Plan Estratégico 2010-2014 de la Entidad, que define en sus objetivos corporativos el fortalecimiento de los procesos de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva, la modernización de la estructura tecnológica y el robustecimiento del talento humano y del esquema institucional de la entidad, además de ser una medida para el cumplimiento de la política del Gobierno Nacional de “Cero Papel” en las Entidades Públicas. La meta de la Entidad es implementar SAE paralelamente en los procesos de (1) Responsabilidad Fiscal, (2) Jurisdicción Coactiva, (3) Disciplinarios y (3) Administrativos Sancionatorios, lo que hace necesario definir un plan de trabajo en el que se involucre tanto el Nivel Central como a las Gerencias Departamentales Colegiadas. El equipo de Oportunidad Estratégica presenta, a través de este documento, el cronograma de digitalización para el proceso de implementación del SAE.

1. INFORME CRONOGRAMA DE DIGITALIZACIÓN
Febrero de 2014

2. Informe Cronograma de Digitalización
FORMATO PRELIMINAR AL DOCUMENTO
Título: INFORME CRONOGRAMA DE DIGITALIZACIÓN
Fecha elaboración
aaaa-mm-dd:
2014-02-07
Sumario:
Presentación de la propuesta de actividades de implementación del Sistema
de Aseguramiento Electrónico SAE a nivel central y regional.
Palabras Claves:
Infraestructura, logística, digitalización, capacitación, Gerencia
departamental, SAE, despliegue, nacional.
Formato: DOC Lenguaje: Español
Dependencia: Oficina de Sistemas e Informática de la Contraloría General de la República
Código: Versión: 1.1 Estado: Generado
Categoría: Documento Técnico
Autor (es):
Oportunidad Estratégica
Contrato Nº 371 de 2014
Firmas:Revisó:
Oficina de Sistemas e Informática de la
Contraloría General de la República
Aprobó: Supervisor del Contrato Nº 371 de 2014
Información
Adicional:
Ubicación:
Esta copia impresa del presente documento y sus anexos, tiene un archivo
magnético asociado al documento y está localizado bajo el nombre
SAE_Informe_Cronograma_Digitalización_V1.1 en disco adjunto.

3. Informe Cronograma de Digitalización
CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN FECHA RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1.0 2014-02-07 Oportunidad Estratégica Elaboración del documento
1.1 2014-02-11 Oportunidad Estratégica Modificaciones al documento

4. Informe Cronograma de Digitalización
CONTENIDO
DERECHOS DE AUTOR.............................................................................................................1
CRÉDITOS..................................................................................................................................2
1. INTRODUCCIÓN .................................................................................................................3
2. ALCANCE ............................................................................................................................3
3. METODOLOGIA ..................................................................................................................3
3.1. Estrategia Procesos de Responsabilidad Fiscal............................................................3
3.2. Estrategia Procesos de Jurisdicción Coactiva, Disciplinarios y Administrativos
Sancionatorios.........................................................................................................................4
4. CRONOGRAMAS DE DIGITALIZACIÓN .............................................................................6
4.1. Proceso de Responsabilidad Fiscal...............................................................................6
4.2. Proceso Disciplinario.....................................................................................................7

5. Informe Cronograma de Digitalización 1
DERECHOS DE AUTOR
La autoría de lo consignado en este documento es de Oportunidad Estratégica, quien a través
de un equipo de profesionales interdisciplinario, lo elaboró, presentó y obtuvo su aprobación
por parte de la Contraloría General de la República, en el marco de ejecución del contrato Nº
371 de 2014, suscrito con el objeto de: Prestación de servicios profesionales para el
desarrollo del análisis, acompañamiento y seguimiento técnico, del proceso de
implementación del Sistema de Aseguramiento Electrónico –SAE. La Contraloría General de
la República y Oportunidad Estratégica, autorizan a que éste sea reproducido gratuitamente,
en cualquier formato o medio sin requerir un permiso expreso para ello, bajo las siguientes
condiciones:
1. La copia no se hace con el fin de distribuirla comercialmente.
2. Los materiales no se deben utilizar en un contexto engañoso.
3. Las copias serán acompañadas por las palabras "copiado/distribuido con permiso de
la Contraloría General de la República. Todos los derechos reservados."
4. El título del documento y el autor (Oportunidad Estratégica) deben ser incluidos al ser
reproducidos como parte de otra publicación o servicio.
Si se desea copiar o distribuir el documento con otros propósitos, debe solicitar el permiso
entrando en contacto con la Oficina de Sistemas e Informática de la Contraloría General de la
República.

6. Informe Cronograma de Digitalización 2
CRÉDITOS
Dentro del marco de implantación del Sistema de Aseguramiento Electrónico – SAE de la
Contraloría General de la República - CGR, se han generado por parte de la Oficina de
Sistemas e Informática, Oficina de Capacitación Producción de Tecnología y Cooperación
Internacional, Dirección de Impresión, Archivo y Correspondencia, Contraloría Delegada de
Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva, Contraloría Auxiliar para el Sistema
General de Regalías, Unidad de Investigaciones Especiales contra la Corrupción, Unidad de
Seguridad y Aseguramiento Tecnológico e Informático y del Equipo de Trabajo que ha venido
liderando la implementación e implantación del Sistema de Aseguramiento Electrónico - SAE,
un conjunto de ideas, lineamientos y/o parámetros que han contribuido para la elaboración de
este documento.

7. Informe Cronograma de Digitalización 3
1. INTRODUCCIÓN
El “Sistema de Almacenamiento Electrónico” – SAE, fue adquirido por la Contraloría General de
la República (en adelante CGR), como una plataforma informática1
que busca garantizar la
conservación de archivos digitales con los más altos estándares a nivel mundial.
Ésta adquisición se encuentra alineada al Plan Estratégico 2010-2014 de la Entidad, que define
en sus objetivos corporativos el fortalecimiento de los procesos de Responsabilidad Fiscal y
Jurisdicción Coactiva, la modernización de la estructura tecnológica y el robustecimiento del
talento humano y del esquema institucional de la entidad, además de ser una medida para el
cumplimiento de la política del Gobierno Nacional de “Cero Papel” en las Entidades Públicas.
La meta de la Entidad es implementar SAE paralelamente en los procesos de (1)
Responsabilidad Fiscal, (2) Jurisdicción Coactiva, (3) Disciplinarios y (3) Administrativos
Sancionatorios, lo que hace necesario definir un plan de trabajo en el que se involucre tanto el
Nivel Central como a las Gerencias Departamentales Colegiadas.
El equipo de Oportunidad Estratégica presenta, a través de este documento, el cronograma de
digitalización para el proceso de implementación del SAE.
2. ALCANCE
El presente ejercicio corresponde a un informe del cronograma de digitalización, el cual es
estimado en los recursos e información disponibles a la fecha.
3. METODOLOGIA
Con el fin de tener un panorama general y delimitar la generación de cronogramas, el equipo de
Oportunidad Estratégica, en conjunto con los líderes del proyecto SAE de la Entidad, planteó
las estrategias de implementación de la plataforma SAE:
3.1. Estrategia Procesos de Responsabilidad Fiscal
La estrategia de implementación de SAE en el Proceso de Responsabilidad Fiscal, fue definida
durante la ejecución del contrato 291 de 2013. Estrategia que se definió a partir de la
1
Se considera a SAE como una Plataforma Informática al ser un sistema que sirve como base para el
funcionamiento de diferentes módulos de hardware y de software (Firma Digital, Estampado de tiempo, Repositorio
de Información, etc.)

8. Informe Cronograma de Digitalización 4
identificación de las actividades necesarias para la operación y adopción por parte de los
funcionarios, de los módulos desarrollados por el proveedor de la plataforma2
(Ver Ilustración 1)
Ilustración 1. Estrategia de Implementación PRF
3.2. Estrategia Procesos de Jurisdicción Coactiva, Disciplinarios y Administrativos
Sancionatorios
La estrategia de implementación de los nuevos procesos en SAE, se generó teniendo en cuenta
la construcción de los módulos que soportaran dichos procesos. De acuerdo con esto, las
nuevas actividades y cronogramas a realizar deben alinearse tanto a la construcción como a la
operación de las nuevas funcionalidades (Ver Ilustración 2 e Ilustración 3):
a. Digitalización: esta actividad se debe realizar teniendo en cuenta que el principal
objetivo de la plataforma SAE es ser el repositorio de almacenamiento y
aseguramiento electrónico de los procesos, para lo cual es necesario que la CGR
convierta la totalidad de sus expedientes físicos en expedientes digitales.
b. Levantamiento de requerimientos: esta actividad consiste en la identificación de la
información necesaria para la construcción de los nuevos Módulos (Procesos
Sancionatorios, Disciplinario, Jurisdicción Coactiva), la integración de SAE con las
salas de audiencia y la integración en SAE de los Procesos de Responsabilidad con
los Procesos de Jurisdicción Coactiva. Esta actividad se realizará en conjunto entre
el proveedor y los líderes funcionales de la Entidad.
c. Modelamiento y desarrollo: corresponde a las actividades del proveedor para el
desarrollo de los nuevos módulos de SAE.
2
Mnemo SAS

9. Informe Cronograma de Digitalización 5
d. Pruebas: corresponde a la realización por parte del proveedor de las pruebas
funcionales y no funcionales a los módulos desarrollados, previo a la puesta en
producción en la Entidad.
e. Pilotos: corresponde a la realización de seguimientos a procesos por parte de los
líderes funcionales de la plataforma.
f. Capacitación: La realización de actividades de enseñanza a los funcionarios
usuarios de las nuevas funcionalidades
g. Acompañamiento: Las actividades de seguimiento al uso del sistema y cargue de
documentos por parte de los funcionarios usuarios.
Ilustración 2. Estrategia de Implementación Procesos de Jurisdicción Coactiva, Disciplinarios y
Administrativos Sancionatorios
Ilustración 3. Cronograma de la Estrategia de los Procesos de Jurisdicción Coactiva, Disciplinarios y
Administrativos Sancionatorios
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26
SEMANA DEL
3-Feb
10-Feb
17-Feb
24-Feb
3-Mar
10-Mar
17-Mar
24-Mar
31-Mar
7-Apr
14-Apr
21-Apr
28-Apr
5-May
12-May
19-May
26-May
2-Jun
9-Jun
16-Jun
23-Jun
30-Jun
7-Jul
14-Jul
21-Jul
28-Jul
SEMANA AL
7-Feb
14-Feb
21-Feb
28-Feb
7-Mar
14-Mar
21-Mar
28-Mar
4-Apr
11-Apr
18-Apr
25-Apr
2-May
9-May
16-May
23-May
30-May
6-Jun
13-Jun
20-Jun
27-Jun
4-Jul
11-Jul
18-Jul
25-Jul
1-Aug
Revisión Documental
Digitalización
Levantamiento y Análisis de Requerimientos
Modelamiento/Desarrollo
Pruebas
Pilotos
Capacitación
Acompañamiento
Mes 5 Mes 6 Mes 7Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4

10. Informe Cronograma de Digitalización 6
4. CRONOGRAMAS DE DIGITALIZACIÓN
4.1. Proceso de Responsabilidad Fiscal
Durante el año 2013, La Dirección de Imprenta, Archivo y Correspondencia de la CGR, en
adelante DIAC, dirigió sus esfuerzos a digitalizar la totalidad de los Procesos de
Responsabilidad Fiscal en las Gerencias Departamentales Colegiadas en todo el territorio
Nacional, lo que representó el traslado de recurso humano a las 31 gerencias departamentales
y digitalizando 16,123 Carpetas
Al finalizar esta actividad en 2013, no se logró cumplir con el 100% de las carpetas a digitalizar
al no estar disponible físicamente para su digitalización, razón por la cual la CGR decidió
realizar una nueva actividad de digitalización en 2014 con el fin de digitalizar las carpetas
faltantes en cada una de las Gerencias.
A continuación se presenta el cronograma para adelantar dicha actividad:
CRONOGRAMA DE DIGITALIZACIÓN
Iteración Gerencia Expediente Carpeta
Calendario - Meta
Fecha Inicio Fecha Fin
1 Huila 4 20 miércoles, 22/01/2014 lunes, 27/01/2014
1 Nariño 4 55 miércoles, 22/01/2014 lunes, 27/01/2014
1 Risaralda 11 44 miércoles, 22/01/2014 lunes, 27/01/2014
1 Cesar 18 18 miércoles, 22/01/2014 martes, 28/01/2014
1 Boyacá 33 102 miércoles, 22/01/2014 martes, 28/01/2014
1 Caldas 35 72 miércoles, 22/01/2014 martes, 28/01/2014
1 Santander 56 199 miércoles, 22/01/2014 miércoles, 29/01/2014
1 Guajira 70 147 miércoles, 22/01/2014 jueves, 30/01/2014
1 Córdoba 88 288 miércoles, 22/01/2014 jueves, 30/01/2014
2 Sucre 10 26 viernes, 31/01/2014 martes, 04/02/2014
2 Meta 5 13 viernes, 31/01/2014 miércoles, 05/02/2014
2 Amazonas 10 20 viernes, 31/01/2014 jueves, 06/02/2014
2 Antioquia 37 61 viernes, 31/01/2014 viernes, 07/02/2014
2 Valle 21 49 viernes, 31/01/2014 viernes, 07/02/2014
2 Cauca 18 42 viernes, 31/01/2014 viernes, 07/02/2014
2 Casanare 11 55 viernes, 31/01/2014 viernes, 07/02/2014
2 Choco 10 16 lunes, 03/02/2014 viernes, 07/02/2014
2 Arauca 3 7 lunes, 03/02/2014 viernes, 07/02/2014
2 Guainía 1 4 lunes, 03/02/2014 viernes, 07/02/2014
2 Guaviare 1 5 lunes, 03/02/2014 viernes, 07/02/2014
2 Caquetá 38 144 miércoles, 05/02/2014 martes, 11/02/2014
2 Bolívar 39 131 martes, 04/02/2014 viernes, 07/02/2014

11. Informe Cronograma de Digitalización 7
GERENCIAS AUTONOMAS
Iteración Gerencia Observación
N/A Vichada Teniendo en cuenta el número tan pequeño de carpetas faltantes, la DIAC decidió
no trasladar recursos a esta gerencia.
N/A Tolima
La gerencia departamental indicó que digitalizarán directamente las carpetas
faltantes
N/A Atlántico
Teniendo en cuenta el número tan pequeño de carpetas faltantes, la DIAC decidió
no trasladar recursos a esta gerencia.N/A
Norte de
Santander
Nota: Cronograma planteado por la DIAC
4.2. Proceso Disciplinario
Teniendo en cuenta la nueva meta de la entidad de implementar SAE en los Procesos
Disciplinarios, a continuación se presenta una propuesta al cronograma de digitalización de las
carpetas de este tipo de proceso:
CRONOGRAMA DE DIGITALIZACIÓN
Semana
Producción esperada Calendario - Meta
Expediente Carpeta Fecha Inicio Fecha Fin
1 50 100 lunes, 10/02/2014 viernes, 14/02/2014
2 100 200 lunes, 17/02/2014 viernes, 21/02/2014
3 150 300 lunes, 24/02/2014 viernes, 28/02/2014
4 200 400 lunes, 03/03/2014 viernes, 07/03/2014
5 250 500 lunes, 10/03/2014 viernes, 14/03/2014
6 299 615 lunes, 17/03/2014 martes, 25/03/2014