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Lkbr 2018 case auditoria - melhorando o processo de auditoria interna de um grande banco com kanban

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Case apresentado no Lean Kanban 2018

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Lkbr 2018 case auditoria - melhorando o processo de auditoria interna de um grande banco com kanban

  1. 1. Lean Kanban Brasil 2018 Melhorando o processo de Auditoria interna de um grande banco com Kanban Renato Pereira Almeida renato.pereira-almeida @itau-unibanco.com.br Carlos Felippe Cardoso cfc@k21.com.br
  2. 2. Disclaimer Este não é um trabalho só nosso! Aqui somos apenas representantes de dezenas de pessoas envolvidas nesse início de jornada de transformação
  3. 3. 1. Contexto e Motivadores 2. Cenário encontrado 3. Trabalho realizado e resultados 4. Próximos passos 5. Insights (A-ha moments) Agenda
  4. 4. 1. Contexto e Motivadores 2. Cenário encontrado 3. Trabalho realizado e resultados 4. Próximos passos 5. Insights (A-ha moments) Agenda
  5. 5. Contexto da Auditoria Interna ● Respondem diretamente para o Conselho de Administração do banco ○ Maior autonomia (independência) ● São os responsáveis pelos relatórios internos de auditoria para as áreas de negócio ● Possuem planejamento anual dos relatórios a serem feitos ● Equipes maduras sobre mapeamento de processos
  6. 6. Propósito da Audit. Interna Cobrir adequadamente os riscos e aumentar o valor agregado dos trabalhos de auditoria, com maior agilidade na entrega, simplicidade na formalização dos papéis de trabalho, fluidez na tomada de decisão, flexibilidade na comunicação e reportes de forma constante e tempestiva.
  7. 7. 41% relatórios emitidos em dezembro Média 152 dias por relatório de auditoria Nova versão App a cada 15 dias Equipes com pouca interação (silos) Metas individuais e pouco colaborativas Excesso de burocracia nos processos Motivadores
  8. 8. Motivadores
  9. 9. Plano de trabalho Como começar? Jan/2018 ✓ Workshop para líderes ✓ Treinamento Kanban para equipes e liderança ✓ Escolha 3 gerências - piloto ✓ Implantação ferramenta de gestão - Jira ✓ Coaching
  10. 10. Princípios de Change Management Fonte: Deck de slides oficial - KMP 1 - LKU
  11. 11. 1. Contexto e Motivadores 2. Cenário encontrado 3. Trabalho realizado e resultados 4. Próximos passos 5. Insights (A-ha moments) Agenda
  12. 12. ● Planejamento antecipado e anual - Ordens de Serviço - OS ● Pouca visibilidade do valor entregue ○ pouco uso de métricas de eficácia ○ Métricas de eficiência ■ ex.: controle de horas/timesheet ■ reforço ao comportamento "tarefeiro" ○ muitas demandas "invisíveis" durante o dia-a-dia de trabalho Cenário Encontrado
  13. 13. Cenário Encontrado GER 1 GER 2 GER 3
  14. 14. Cenário encontrado - métricas Control chart da DIRAUD
  15. 15. GER 1 GER 2 GER 3DIRET. Distribuição por Lead Time de OS de Março/2017 a Jan/2018
  16. 16. Cenário encontrado ● Times sem a prática de coletar feedback (externo ou interno) ○ pouca melhoria contínua ○ Retrabalho frequente.
  17. 17. Cenário encontrado ● Gestão do conhecimento ○ silos de conhecimento ○ baixa visão sistêmica dos processos ○ lead time alto
  18. 18. 1. Contexto e Motivadores 2. Cenário encontrado 3. Trabalho realizado e resultados 4. Principais resultados 5. Próximos passos 6. Insights (A-ha moments) Agenda
  19. 19. Algumas práticas durante o coaching ● STATIK (System Thinking Approach To Introduce Kanban) ○ System thinking e loop causal ○ How to make a toast ● Leitura de cenários ○ proximidade com os executivos ● Coaching 1:1 ● Daily meetings
  20. 20. Início dos trabalhos
  21. 21. Hipóteses de problemas system thinking feito p/ brainstorming
  22. 22. Testes das hipóteses com os times
  23. 23. How to make a toast TED Talk com uma dinâmica para mapear o seu processo https://www.youtube.com/watch?v=_vS_b7cJn2A
  24. 24. Gestão Visual Ger. 3Ger. 1 Ger. 2
  25. 25. Gestão Visual
  26. 26. Algumas práticas durante o coaching ● Dinâmicas de team building ● Turismo Kanban ● Provocar melhoria contínua ● Acompanhamento dos times no dia-a-dia ○ Mapear o processo deles e trazer a tona
  27. 27. Team Building
  28. 28. Turismo Kanban Aguçamos a curiosidade das demais gerências
  29. 29. Viralização
  30. 30. Viralização
  31. 31. Atos de liderança! Visibilidade promovendo importantes aprendizados: 1) Processo de revisão afetando o lead time em semanas 2) pessoas do time questionando a fila de espera 3) itens são revisados e um deles necessita de ajustes 4) possibilidade de melhoria contínua!
  32. 32. Classes de serviço para expor trabalho invisível!
  33. 33. Classes de serviço para expor trabalho invisível! Fura-Fila (expedite) Data fixa Padrão (standard) Intangível Importante para totalizarmos o quanto da capacidade do time está sendo usada em atividades "não planejadas"
  34. 34. Depoimentos Gerência 1 “Evidenciar gargalos no processo operacional ou estratégico da auditoria” “Pensamos nos nossos problemas ao invés de só sair fazendo” Gerência 2 “Abrimos a mente com relação ao nosso processo” “Vi aplicação na auditoria” Gerência 3 “Foi bom a definição de um propósito escrito” “Time todo atuando junto traz um melhor resultado”
  35. 35. ‘ ● Melhor visibilidade dos processos ● Redução do leadtime de ~150 para ~100 dias ● Cadência trimestral de entregas ● Maior engajamento da equipe Resultados (resumo)
  36. 36. Resultados Gerência 1 Gerência 2 Gerência 3 OS - Lead Time Médio OS - Lead Time Médio OS - Lead Time Médio
  37. 37. Daily Gestão visual Alinhamento tempestivo dos trabalhos Facilitando auto-organização Melhoria Contínua Reuniões Trimestrais Aprendizados E como está o dia a dia?
  38. 38. 1. Contexto e Motivadores 2. Cenário encontrado 3. Trabalho realizado e resultados 4. Próximos passos 5. Insights (A-ha moments) Agenda
  39. 39. Próximos passos ● envolvimento da diretoria no fluxo da informação e priorização com um quadro de “coordenação” - flight level 2 ● treinar e capacitar demais gerências ● monitorar e atacar os principais gargalos ● coaching nas lideranças para promover a auto-organização
  40. 40. 1. Contexto e Motivadores 2. Cenário encontrado 3. Trabalho realizado e resultados 4. Próximos passos 5. Insights (A-ha moments) Agenda
  41. 41. ✓ Visibilidade e transparência são essenciais. Você vê mesmo que não queira ver ✓ Métricas moldam comportamentos ✓ Pare de começar e comece a terminar ✓ Trabalho “puxado” gera cadência e fluxo contínuo ✓ Limitar WIP e trabalhos simultâneos ✓ Teoria da janela quebrada: resolva logo os problemas ✓ Fail fast and learn faster ✓ PDCA ✓ Menos comando e controle e mais colaboração ✓ Confie no time Alguns insights
  42. 42. Dicas para você usar já amanhã! ● Cuidado com seus pré-julgamentos ● Comece pelos principais problemas enxergados por quem está no dia-a-dia da execução. ● Não faça o planejamento do melhor sistema do mundo. Comece pequeno, mas não pare de andar. ● Encontre gatilhos para engajar a liderança. ● Encontre os números! Eles fazem uma grande parte da mágica :)
  43. 43. Obrigado! Perguntas?
  44. 44. Lean Kanban Brasil 2018 Melhorando o processo de Auditoria interna de um grande banco com Kanban Renato Pereira Almeida renato.pereira-almeida @itau-unibanco.com.br Carlos Felippe Cardoso cfc@k21.com.br

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