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UF1822 Gestión contable fiscal y laboral en pequeños negocios o microempresas

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Primer capítulo gratis del manual «UF1822 Gestión contable, fiscal y laboral en pequeños negocios o microempresas» de Certia Editorial. Esta es una unidad formativa de 60 horas que pertenece al certificado profesional «ADGD0210 Creación y gestión de microempresas» dentro de la familia profesional administración y gestión, área profesional administración y auditoría.

A lo largo del manual se verán las facilidades de pago que un negocio puede facilitar a sus clientes, así como aquellas que le van a permitir flexibilizar sus compromisos de pago a proveedores y acreedores en el ejercicio de la actividad empresarial. Se verá cómo controlar los ingresos y pagos en cada período, por medio de un control de la tesorería del negocio, es decir, los flujos que aportan liquidez al negocio y facilitan la satisfacción de deudas pendientes. Para terminar, se verá qué obligaciones han de cumplir las empresas en términos contables, precisando los estados y cuentas que han de llevar, así como los compromisos fiscales y sociales que han de satisfacer, especificando la finalidad, los trámites y la documentación a seguir a la hora de contratar personal, de constituirse como empresario, o de ejercer una actividad económica por la que comercializar bienes o servicios, entre otros.

Consigue el manual completo en la página web de Certia Editorial: http://ow.ly/6Vk230jPugc

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UF1822 Gestión contable fiscal y laboral en pequeños negocios o microempresas

  1. 1. 1UF1822. Gestión contable, fiscal y laboral en pequeños negocios o microempresas UF1822. Gestión contable, fiscal y laboral en pequeños negocios o microempresas
  2. 2. 2 UF1822. Gestión contable, fiscal y laboral en pequeños negocios o microempresas Índice • INTRODUCCIÓN............................................................................... • UNIDAD DIDÁCTICA 1. Caja y terminal punto de venta.................. 1.1. Caja y equipos utilizados en el cobro y pago de operaciones de venta 1.1.1. Funcionamiento.............................................................................. 1.1.2. Características.................................................................................. 1.2. Sistemas tradicionales................................................................................... 1.2.1. Caja registradora.............................................................................. 1.2.2. Datáfono.......................................................................................... 1.3. Elementos y características del TPV.......................................................... 1.4. Apertura y cierre del TPV........................................................................... 1.5. Escáner y lectura de la información del producto................................... 1.6. Otras funciones auxiliares del TPV............................................................ 1.7. Lenguajes comerciales: codificación de la mercancía, transmisión electrónica de datos (sistema EDI u otros)............................................... 1.8. Descuentos, promociones, vales en el TPV.............................................. 1.9. Utilización del TPV (terminal punto de venta)........................................ RESUMEN......................................................................................... AUTOEVALUACIÓN........................................................................
  3. 3. 3UF1822. Gestión contable, fiscal y laboral en pequeños negocios o microempresas • UNIDAD DIDÁCTICA 2. Procedimientos de cobro y pago de las operaciones de venta............................................................................. 2.1. Caracterización de los sistemas y medios de cobro y pago.................... 2.1.1. Efectivo............................................................................................ 2.1.2. Transferencia y domiciliación bancaria........................................ 2.1.3. Tarjeta de crédito y débito............................................................. 2.1.4. Pago contra reembolso................................................................... 2.1.5. Pago mediante teléfonos móviles, u otros.................................. 2.1.6. Medios de pago online y seguridad del comercio electrónico. 2.2. Los justificantes de pago.............................................................................. 2.2.1. El recibo: elementos y características........................................... 2.2.2. Justificante de trasferencias........................................................... 2.3. Diferencias entre factura y recibo............................................................... 2.3.1. Obligaciones para el comerciante y establecimiento comercial 2.4. Devoluciones y vales.................................................................................... 2.4.1. Normativa........................................................................................ 2.4.2. Procedimientos internos de gestión............................................. 2.5. Registro de las operaciones de cobro y pago............................................ 2.6. Arqueo de caja............................................................................................... 2.6.1. Concepto y finalidad....................................................................... 2.7. Recomendaciones de seguridad e higiene postural en el TPV............... RESUMEN......................................................................................... Datos del autor Carolina Domínguez Areta es licenciada en Economía por la Universidad de Vigo y cuenta con un máster en Dirección y Organización de Recursos Humanos. Desde el año 2006 se ha especializado en el área laboral y de gestión y recursos humanos, y posee experiencia en servicios y consultoría en empresas locales y en el extranjero. En los últimos años ha comenzado a impartir acciones formativas relacionadas con organización y los recursos humanos, como consultora interna y externa de empresas y consultorías de formación. En el año 2012 comienza su experiencia como formadora en plataformas e-learning, con lo que accede a contenidos relacionados con gestión y la organización de empresas, y se inicia en la elaboración de contenidos didácticos y su adaptación a las plataformas e-learning junto con otras herramientas. En la actualidad combina su profesión como consultora externa de recursos humanos y coach ejecutiva, personal y organizacional, con la elaboración de contenidos didácticos adaptados a diferentes niveles formativos y la elaboración de manuales relacionados con certificados de profesionalidad.
  4. 4. Gestión contable,fiscal y laboral en pequeños negocios o microempresas. Administración y gestión. No está permitida la reproducción total o parcial de este libro, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico, por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de los titulares del Copyright. Derechos reservados 2018, respecto a la primera edición en español, por Certia Editorial. ISBN: 978-84-17328-05-4 Editor: Cenepo Consult, SLU Depósito legal: PO 267-2018 Impreso en España - Printed in Spain Certia Editorial ha incorporado en la elaboración de este material didáctico citas y referencias de obras divulgadas y ha cumplido todos los requisitos establecidos por la Ley de Propiedad Intelectual. Por los posibles errores y omisiones, se excusa previamente y está dispuesta a introducir las correcciones pertinentes en próximas ediciones y reimpresiones. Fuente fotografia portada: Pixabay, autoriza a copiar, distribuir, comunicar publicamente la obra y adaptar el trabajo. Ficha Gestión contable, fiscal y laboral en pequeños negocios o microempresas 1ª Edición Certia Editorial, Pontevedra, 2018 Autor: Carolina Domínguez Areta Formato: 170 x 240 mm • 123 páginas.
  5. 5. Familiaprofesional:ADMINISTRACIÓNYGESTIÓN Áreaprofesional:Administraciónyauditoria FICHADECERTIFICADODEPROFESIONALIDAD(ADGD0210)CREACIÓNYGESTIÓNDE MICROEMPRESAS(RD1692/2011,de18denoviembre) CorrespondenciaconelCatálogoModulardeFormaciónProfesional HorasUnidadesformativasH.CPMóduloscertificadoH.Q 40UF1818:Actitudemprendedorayoportunidadesdenegocio 120 MF1788_3Planificacióneiniciativaemprendedoraen pequeñosnegociosomicroempresas 12040UF1819:Proyectoyviabilidaddelnegocioomicroempresa 40UF1820:Marketingyplandenegociodelamicroempresa 9090 MF1789_3Direccióndelaactividadempresarialde pequeñosnegociosomicroempresas 90 9090 MF1790_3Comercializacióndeproductosyserviciosen pequeñosnegociosomicroempresas 90 60 UF1821:Puestaenmarchayfinanciacióndepequeñosnegocioso microempresas 120 MF1791_3Gestiónadministrativayeconómico-financiera depequeñosnegociosomicroempresas 120 60 UF1822:Gestióncontable,fiscalylaboralenpequeñosnegocioso microempresas 6060 MF1792_2Gestióndelaprevenciónderiesgoslaborales enpequeñosnegocios 60 40MP0385:Módulodeprácticasprofesionalesnolaborales 480Duraciónhorasmódulosformativos520Duraciónhorastotalescertificadodeprofesionalidad480
  6. 6. Índice • INTRODUCCIÓN................................................................................11 • UNIDAD DIDÁCTICA 1. Medios de cobro y pago en pequeños negocios o microempresas.....................................................................13 1.1. Legislación mercantil básica........................................................................14 1.1.1 Documentos físicos de cobro y pago: contenido, características y ventajas..........................................................................................15 1.1.2. Instrumentos de pago y costes de financiación en su caso......19 1.1.3. La letra de cambio y el pagaré. Diferencias................................21 1.1.4. El pago al contado y descuentos por «pronto pago»................23 1.1.5. El pago aplazado con intereses.....................................................23 1.1.6. La sociedad anónima......................................................................24 1.1.7. La transferencia bancaria...............................................................26 1.1.8. Medios de pago telemáticos..........................................................26 1.1.9. Otras formas de pago.....................................................................28 1.2. La gestión de cobros en pequeños negocios o microempresas.............29 1.2.1. Seguimiento y control de facturas y gestión de cobros ............31 1.2.2. Cobros y pagos ante la Administración.......................................33 1.2.3. Métodos de compensación de cobros.........................................35 1.3. Fórmulas de reclamación de impagados...................................................36 1.3.1. Acciones judiciales con impagados..............................................37
  7. 7. 1.3.2. Las soluciones extrajudiciales........................................................38 RESUMEN...............................................................................................41 ACTIVIDADES....................................................................................... 43 • UNIDAD DIDÁCTICA 2. Gestión de tesorería en pequeños negocios o microempresas...................................................................................... 45 2.1. Ejecución del presupuesto de tesorería y métodos de control..............46 2.1.1. El calendario de cobros y pagos...................................................49 2.1.2. Control de los flujos de tesorería.................................................52 2.1.3. Desviaciones del presupuesto de tesorería..................................55 2.2. Técnicas para la detección de desviaciones...............................................56 2.2.1. Causa, naturaleza y efectos de las desviaciones..........................57 2.2.2. El ajuste de las desviaciones del presupuesto de tesorería.......58 2.2.3. Clases de ajustes..............................................................................59 2.3. Aplicaciones informáticas y ofimáticas en la gestión de tesorería.........61 2.3.1. Aplicaciones específicas para la gestión de tesorería.................62 2.3.2. Prestaciones de las aplicaciones ofimáticas en la gestión de cobros y pagos.................................................................................64 RESUMEN.............................................................................................. 65 ACTIVIDADES....................................................................................... 67
  8. 8. • UNIDAD DIDÁCTICA 3. Gestión contable, fiscal y laboral en pequeños negocios o microempresas.................................................................... 69 3.1. Obligaciones contables en función de la forma jurídica.........................70 3.1.1. Naturaleza, funciones y principios del Plan General de Contabilidad.....................................................................................74 3.1.2. Conceptos básicos: método de partida doble, debe y haber, activo y pasivo, ingresos y gastos..................................................76 3.1.3. El registro contable de las operaciones.......................................77 3.1.4. Las cuentas anuales en pequeños negocios: tipos, modalidades y estructura.......................................................................................78 3.2. La gestión fiscal en pequeños negocios.....................................................80 3.2.1. El calendario fiscal..........................................................................80 3.2.2. Las declaraciones tributarias de pequeños negocios y microempresas.................................................................................81 3.2.3. Cumplimentación de documentos y plazos de presentación...82 3.3. Obligaciones de carácter laboral.................................................................84 3.3.1. El Servicio Público de Empleo Estatal y la contratación laboral. ...........................................................................................................85 3.3.2. La Tesorería General de la Seguridad Social: inscripción, afiliación, altas, bajas, variaciones y cotizaciones.......................87 3.4. Aplicaciones informáticas y ofimáticas de gestión contable, fiscal y laboral.............................................................................................................89 3.4.1. Paquetes integrados de gestión para pequeños negocios o microempresas.................................................................................90 3.4.2. El tratamiento de textos en la elaboración de escritos..............91
  9. 9. 3.4.3. La hoja de cálculo en la elaboración de nóminas.......................92 3.4.4. La base de datos en la gestión de personal.................................95 3.4.5. Aplicaciones de gestión contable y fiscal....................................96 RESUMEN.............................................................................................. 97 ACTIVIDADES....................................................................................... 99 • RESUMEN FINAL............................................................................. 101 • EVALUACIÓN FINAL........................................................................103 • SOLUCIONES.....................................................................................105 • BIBLIOGRAFÍA/WEBGRAFÍA......................................................... 117
  10. 10. 11UF1822. Gestión contable, fiscal y laboral en pequeños negocios o microempresas En la actualidad existen diferentes opciones para comercializar los productos y servicios, por lo que cada una llevará asociada una peculiaridad a la hora de satisfacer el pago y asumir la obligación de entregar el bien o de prestar el servicio por parte del titular del negocio. A lo largo del primer tema del manual se verán las facilidades de pago que un negocio puede facilitar a sus clientes, así como aquellas que le van a permitir flexibilizar sus compromisos de pago a proveedores y acreedores en el ejercicio de la actividad empresarial. Entre ellas se observará la legislación aplicable, mercantil, y el funcionamiento y las condiciones de cada una de las opciones que el manual presenta. Para seguir, se verá cómo controlar los ingresos y pagos en cada período, por medio de un control de la tesorería del negocio, es decir, los flujos que aportan liquidez al negocio y facilitan la satisfacción de deudas pendientes. En la observación de este flujo y sus posibles desviaciones se dispondrá de una serie de herramientas ofimáticas que permitirán una gestión más sencilla, controlada y la optimización de los recursos necesarios para identificar el flujo de caja. Para terminar, se verá qué obligaciones han de cumplir las empresas en términos contables, precisando los estados y cuentas que han de llevar, así como los compromisos fiscales y sociales que han de satisfacer, especificando la finalidad, los trámites y la documentación a seguir a la hora de contratar personal, de constituirse como empresario, o de ejercer una actividad económica por la que comercializar bienes o servicios, entre otros. Entre otros aspectos se destacará la importancia de contar con un buen asesoramiento en estos temas, que permita centrar la atención en la actividad diaria con la tranquilidad de que todos los impuestos están satisfechos, todos los trámites con la Seguridad Social y con el SEPE se encuentran en regla (contratos, altas, bajas, afiliaciones, cotizaciones), así como la seguridad en la llevanza tanto de temas legales como contables, conservando todos los documentos necesarios para reflejar la situación patrimonial y financiera del negocio. Introducción
  11. 11. 12 UF1822. Gestión contable, fiscal y laboral en pequeños negocios o microempresas Para finalizar, se pondrán en valor aquellas aplicaciones de software profesionales y ofimáticas que facilitan la gestión en todos estos asuntos, en materia fiscal, laboral y con la seguridad social y contable.
  12. 12. 13UF1822. Gestión contable, fiscal y laboral en pequeños negocios o microempresas • Contenido 1.1. Legislación mercantil básica 1.2. La gestión de cobros en pequeños negocios o microempresas 1.3. Fórmulas de reclamación de impagados • Resumen • Actividades Medios de cobro y pago en pequeños negocios o microempresas 1 Unidad
  13. 13. 14 UF1822. Gestión contable, fiscal y laboral en pequeños negocios o microempresas Los medios de cobro disponibles para satisfacer las deudas de clientes y los medios de pago existentes para gestionar el pago a proveedores son los elementos de una relación que ha de ser de equilibrio para el titular del negocio, lo que facilitará la liquidez del mismo, la asunción de riesgo a través de diferentes proyectos y, en definitiva, el desarrollo empresarial. 1.1. Legislación mercantil básica La legislación que regula los instrumentos de cobro y pago en el pequeño negocio permite describirlas condiciones y la finalidad de los diversos medios de pago y cobro disponibles en este tipo de actividades. Se trata de la rama del ordenamiento jurídico que regula la actividad de comercio y el intercambio de bienes y servicios en su ejercicio. Esta regulación estará compuesta por los siguientes títulos legales: • Real Decreto, de 22 de agosto de 1885, por el que se publica el Código de Comercio, que contiene las principales normas que regulan la actividad comercial. • Ley 19/1985, de 16 de julio, Cambiaria y del Cheque, que regula precisamente el cheque, el pagaré y la letra de cambio. • Ley 16/2009, de 13 de noviembre, de servicios de pago, que adapta la normativa española a la normativa comunitaria en lo relativo a servicios de pago en comercio exterior. • Normas reguladoras de los procedimientos bancarios para la gestión de cobros y pagos por parte de las entidades financieras.
  14. 14. 15UF1822. Gestión contable, fiscal y laboral en pequeños negocios o microempresas 1.1.1. Documentos físicos de cobro y pago: contenido, características y ventajas Los documentos físicos de cobro y pago se utilizan para acreditar efectivamente una entrega de dinero que ha sido efectuada. Constituyen una prueba documental admitida en derecho como pago efectivamente realizado. El recibo es el tipo de documento físico que prueba la entrega de dinero de una persona a otra por un concepto concreto. Sirve a quien paga para demostrar que la deuda está satisfecha por una entrega en efectivo, a cuenta o de una señal. Un modelo de recibo físico sería el siguiente: En el mismo ha de aparecer la siguiente información: • Nombre, DNI y dirección de la persona que paga. • Nombre, DNI y dirección de la persona que cobra. • Importe con la cantidad expresado en cifras y letras. • Concepto por el cual se emite el recibo. • Identificación del lugar y de la fecha en los que efectivamente se efectúa el pago. • Firma de la persona que recibe la cantidad, acreditando que efectivamente el pago ha sido realizado.
  15. 15. 16 UF1822. Gestión contable, fiscal y laboral en pequeños negocios o microempresas Una de las ventajas de emitir un recibo en el momento de pago entre las partes es que dicho documento acredita de hecho que el pago ha sido efectuado. Un recibo domiciliado acredita que el pago ha sido realizado mediante una anotación en la cuenta bancaria del cliente, de la que se emite un extracto justificativo del pago de la deuda. Su diferencia con el recibo «normal» es que en el documento físico que lo acredita han de aparecer las siguientes cuestiones: • IBAN de cargo del recibo. • Fecha de pago (vencimiento). • Nombre y NIF de la persona que lo emite (identificación). • Nombre y dirección del deudor (localización). • Importe en cifras. • Concepto por el cual se realiza el pago. Desde el año 2014 los recibos domiciliarios se han sustituido por adeudos directos SEPA (Single Euro Payments Area, Zona Única de Pagos en Euros), acordes con la normativa internacional. Un ejemplo de un recibo domiciliado sería el siguiente: Cuando se acuerdan este tipo de pagos con el cliente es preciso firmar el contrato SEPA (puesto en marcha en el área de países en los cuales funciona el euro) que da el consentimiento para efectuar este tipo de adeudos bancarios,
  16. 16. 17UF1822. Gestión contable, fiscal y laboral en pequeños negocios o microempresas y por el cual se unifican los criterios de garantía de pago bancario en euros de manera segura. El objetivo de esta herramienta es ofrecer una mayor seguridad frente a las transacciones internacionales en euros como medio de cobro y de pago entre los países dentro de esta área. Otra forma de reflejar que un pago ha sido realizado o recibido, conforme a la legislación mercantil, es el cheque. Un cheque es un documento mercantil mediante el cual una entidad bancaria abona una determinada cantidad de dinero a un sujeto, activo o no, por orden de un cliente y a cargo de su cuenta bancaria. El cheque puede ser al portador (podrá cobrarlo aquella persona que lo porte) o nominativo (solo podrá cobrarlo la persona física o jurídica cuyo nombre figure en el cheque). Así mismo, podrá ser cruzado (no podrá ser cobrado en efectivo, sino que tendrá que ingresarse en una cuenta bancaria) o conformado (al emitirlo, la entidad bancaria certifica que en la cuenta del pagador hay fondos suficientes para abonar el monto del cheque). El cheque ha de incluir los siguientes datos: • La palabra «cheque» impresa en el documento. • El monto que se va a pagar, en número y en letra. • El nombre del obligado al pago, que será la entidad bancaria en la que el librador (pagador) tenga sus fondos. • El lugar del pago. • La fecha y el lugar de emisión. • La firma del librador.
  17. 17. 18 UF1822. Gestión contable, fiscal y laboral en pequeños negocios o microempresas Por su parte, la letra de cambio es un documento mediante el cual el librador (pagador) le ordena al librado (entidad bancaria) hacerle entrega de una determinada cantidad de dinero a un tercero (beneficiario, tomador) en un plazo determinado de tiempo. La letra de cambio debe constar de los siguientes datos: • Las palabras «letra de cambio» impresas en el documento. • El monto que se va a pagar, en número y en letra. • El nombre y dirección del obligado al pago o la entidad bancaria. • El lugar del pago. • El nombre y apellidos de la persona beneficiaria o tomadora. • La fecha y el lugar de emisión. • La firma del librador. • La fecha de vencimiento, que puede ser a fecha fija (el que conste en la letra de cambio), a un plazo desde la fecha, a la vista (en el momento en el que se presente la letra en la entidad bancaria), a un plazo desde la vista. La letra de cambio suele emitirse en un impreso oficial o timbre del Estado. Otro documento de cobro válido conforme a la legislación vigente sería la transferencia bancaria, que consiste en traspasar fondos de una cuenta a otra, bien de forma presencial (en la propia oficina bancaria) o bien de manera online. Sea cual sea la manera de hacerlo, quedará constancia física de la operación, si bien en el segundo caso será necesario imprimir el recibo.
  18. 18. 19UF1822. Gestión contable, fiscal y laboral en pequeños negocios o microempresas Una de las desventajas de la transferencia es que, si se realiza entre distintas entidades, bancarias puede presentar comisiones que quedarán a cargo del pagador. El documento acreditativo de que se ha realizado una transferencia bancaria consta de los siguientes datos: • Ordenante, es decir, el nombre del pagador. • Beneficiario, empresa o persona física o jurídica que recibe el pago. • Entidad destinataria y número de cuenta de destino. • Cantidad transferida. • Fecha de la operación. • Comisiones u otros gastos generados, si los hubiera. 1.1.2. Instrumentos de pago y costes de financiación en su caso Un instrumento de pago es aquel que facilita el pago, sin dinero en efectivo, para evitar riesgos derivados del mismo y, en otras ocasiones, además, para cumplir con la legislación si la operación excede los 2500 euros, ya que para importes superiores a esta cantidad la ley exige que el pago se satisfaga por medio de un documento bancario.
  19. 19. 20 UF1822. Gestión contable, fiscal y laboral en pequeños negocios o microempresas Estos instrumentos permiten efectuar el cobro a acreedores y a acreedores con deuda aplazada, como se verá más adelante, así como satisfacerlos pagos a deudores de manera flexible en el tiempo, de modo que sea posible ir ajustando las cantidades que se van cobrando con las que se van amortizando, lo que permite al negocio facilitar la liquidez en el ejercicio de la actividad. Presentan como desventaja que suponen un coste económico para la persona que los emite. Los instrumentos de pago más comunes son los siguientes: • Tarjetas de crédito o de débito: tarjetas emitidas por una entidad bancaria que permiten realizar operaciones de pago de bienes y servicios tanto en cajero automático, como en establecimientos comerciales y vía online. • Transferencias bancarias: operaciones financieras mediante las cuales una persona física o jurídica, o una empresa, efectúa un movimiento de dinero entre su cuenta y la de un tercero, bien de manera presencial en la entidad bancaria o bien vía online. • Cheques bancarios: documentos que posibilitan que un pagador ordene a su entidad bancaria que abone una cantidad de dinero a un tercero o tomador procedente de su cuenta bancaria. • Letras de cambio: documentos mediante los cuales el librador le ordena a la entidad bancaria hacerle entrega de una determinada cantidad de dinero a un tercero en un plazo de tiempo determinado de antemano. • Recibo domiciliado: método de cobro y pago mediante el cual un beneficiario efectúa un cargo en la cuenta corriente del pagador. En ocasiones los recibos domiciliados tienen carácter periódico (por ejemplo, mensual) y facilitan la labor de cobro y pago automatizándola. • Remesa: documento financiero mediante el cual un pagador da orden a su banco para que proceda a liquidar la compraventa de una mercancía. • Giro postal: procedimiento mediante el cual una persona física o jurídica o una empresa le ordena a la red postal pública que realice un pago a un tercero. La ejecución del pago por parte del pagador puede realizarse de diversos modos.
  20. 20. 21UF1822. Gestión contable, fiscal y laboral en pequeños negocios o microempresas • Contra reembolso: se trata del pago de una mercancía en mano y al recibirla, y no por adelantado. • Pagaré: documento mediante el cual una persona física o jurídica o una empresa contrae la obligación de pagarle a otra una cantidad de dinero en la fecha que figura en él. Entre aquellos más utilizados por las empresas estarían el pagaré, el cheque, la transferencia bancaria, el recibo domiciliado y la letra de cambio. Todos ellos conllevan un aumento de entre el 0,2% y el 2,5%, o el equivalente de una comisión de 2,50 euros, dependiendo de la entidad. El objetivo de estos instrumentos es maximizar la utilidad, es decir, contratarlos al más bajo precio posible con el proveedor del servicio con las máximas condiciones del mismo. 1.1.3. La letra de cambio y el pagaré. Diferencias La letra de cambio constituye un instrumento de pago que facilita el pago aplazado en el tiempo de un determinado bien o servicio. A continuación, podemos ver un ejemplo de letra de cambio: La letra de cambio es un documento regulado por la legislación mercantil emitido a nombre del cliente deudor que se utiliza para que satisfaga la cantidad debida en una fecha concreta, denominada fecha de vencimiento. Esta fecha suele ser acordada entre las partes con anterioridad a la firma de la letra de cambio.
  21. 21. 22 UF1822. Gestión contable, fiscal y laboral en pequeños negocios o microempresas Es utilizada principalmente en el intercambio comercial internacional. A diferencia del pagaré, la emisión de una letra de cambio no genera intereses. Un pagaré es un escrito con la declaración y la promesa sin condiciones hecha por una persona de que procederá a pagar a una segunda persona una determinada cantidad en el período de tiempo acordado por las partes. A pesar de que la letra de cambio se encuentra en desuso, y de que tanto esta como el pagaré sirven para satisfacer una deuda aplazada en el tiempo, conviene resaltar ciertas diferencias entre ambos documentos: • Diferencias en la forma: mientras en el pagaré solo hacen falta dos personas, en la letra de cambio es preciso que participen tres, que serían girador, girado y beneficiario. El girado es el intermediario por el cual se formaliza la letra de cambio, por lo que exige una formalidad mayor. En el pagaré la diferencia es que se establecen intereses en el período de devolución de la deuda. • Diferencias en el emisor: la letra de cambio la gira el emisor (girador) que exige esta obligación de pago al cliente deudor (beneficiario) en una fecha concreta (vencimiento), y que no genera ningún tipo de interés. El pagaré en cambio lo genera el deudor, comprometiéndose a satisfacer el pago, mientras en la letra de cambio la obligación de pagar la emite el acreedor • Diferencias en el origen y en la propia historia de cada uno de ellos: el pagaré es anterior a la letra de cambio, y en su origen (Italia) surge para documentar la promesa de devolver una cantidad de efectivo. La letra de cambio tiene su origen (Francia) en acreditar una obligación de pago emitida de un primero a un segundo para que pague a un tercero una cantidad de dinero. Como se puede observar, ya en inicio el pagaré fue concebido para satisfacer una cantidad debida, mientras que la letra de cambio nace para exigir una obligación de pago. Con estas diferencias, y cada uno con su función, ambos permiten el pago aplazado de deudas para proveedores y acreedores en el pequeño negocio.
  22. 22. 23UF1822. Gestión contable, fiscal y laboral en pequeños negocios o microempresas 1.1.4. El pago al contado y descuentos por «pronto pago» Como se ha visto existen varias formas de satisfacer el pago de un bien, entre ellas articular instrumentos para hacer el pago aplazado, pero sin duda la más sencilla es satisfacer la deuda en el momento con dinero de curso legal. Esta forma de pago se denomina «pago al contado», y con ella que el cliente paga en el momento en el que recibe el bien, ya sea mercancía o prestación de servicios. El medio utilizado puede ser dinero en efectivo o bien el pago mediante tarjeta bancaria, cheque o cualquier otro instrumento similar. Conviene recordar que para satisfacer cantidades de más de 2500 euros el pago tendrá que ser realizado a través del banco, y cabe destacar también que la empresa el titular ha de contar si es posible, y dependiendo de la naturaleza de sus transacciones económicas, con un terminal de pronto pago bancario para el uso de tarjetas de débito o de crédito. El pronto pago en ocasiones, y cada vez más con la utilización del comercio electrónico, puede tener lugar mediante transferencia bancaria, y en operaciones generales mediante cheque bancario, en su caso, al portador. La prueba de pago será el extracto bancario, el tique de compra o recibo simple si es en efectivo, o bien el justificante bancario del Terminal Punto de Venta (TPV) conforme se ha satisfecho la cantidad. En el caso del pago al contado existen algunas ventajas como los descuentos por «pronto pago», gracias a los cuales el importe que se debe pagar se reduce en una cantidad determinada precisamente por el hecho de pagar en el momento. Es interesante planificar el gasto para poder acceder a estos descuentos, como por ejemplo descuentos por pago al contado de determinado volumen de compra, como ocurre en algunas grandes superficies. 1.1.5. El pago aplazado con intereses En ocasiones ocurre que el proveedor de servicios facilita la financiación en la compra del bien permitiendo pagar en el plazo de unos meses, y puede establecer un tipo de interés determinado para acceder a esa opción.
  23. 23. 24 UF1822. Gestión contable, fiscal y laboral en pequeños negocios o microempresas Este elemento es de gran utilidad para el comprador, y dependiendo del esfuerzo que suponga para el titular del negocio, este puede trasladarlo o no al precio final del bien o servicio. De la misma manera que ofrece este servicio a sus clientes, el empresario podría acogerse a un sistema similar de pago aplazado con sus proveedores de servicios, logrando un ajuste en su flujo de efectivos entre la efectividad de ingresos y pagos. Para ello, hoy en día es útil llevar un control de las obligaciones de pago y de los acreedores gracias a aplicaciones informáticas y ofimáticas que permiten controlar y realizar transacciones comerciales de manera planificada y segura para ambas partes, y que veremos con detalle más adelante. 1.1.6. La transferencia bancaria En la actualidad, uno de los medios más seguros para realizar operaciones comerciales es a través de los bancos, y es que mediante tarjeta bancaria quedan todos los pagos registrados, y mediante la transacción bancaria es posible justificar así mismo cualquier movimiento realizado. La transferencia bancaria puede realizarse entre cuentas de una misma persona física o jurídica en un mismo banco, en distintos bancos, entre cuentas de distintos titulares o a nivel internacional. Si las dos cuentas están en el mismo banco y son de la misma persona, la operación se denomina traspaso y no suele conllevar el abono de comisiones.
  24. 24. 25UF1822. Gestión contable, fiscal y laboral en pequeños negocios o microempresas Los sujetos intervinientes en una transferencia bancaria son la banca, las empresas administradoras de los cajeros automáticos, TPVs u otros sistemas; las empresas prestadoras de servicios de transferencia electrónica de fondos; las entidades que provisionan los medios de comunicación para el transporte de señales entre terminales, computadoras de bancos y las computadoras centrales; y los sujetos que reciben el pago. Para efectuarla, la persona o entidad que desee hacer una transferencia le da a su banco la orden de transferir una cierta cantidad de dinero, sea presencialmente o vía online. Es necesario aportar el número de cuenta corriente o el código IBAN o BIC. El banco emisor transmite un mensaje a través de un sistema seguro al banco receptor, solicitando que se efectúe el pago de acuerdo con las instrucciones dadas. No obstante, conviene señalar que, en general, la transferencia no es instantánea y los fondos pueden tardar varias horas o incluso días en transferirse de una cuenta a otra. Este medio de pago tiene un coste, que es el que cada entidad oferte en las condiciones con cada cliente. En algunas entidades las transferencias se realizan de manera gratuita cuando se cumplen una serie de condiciones promocionadas por la entidad. En otros casos la entidad cobra un precio por cada transferencia que se haga efectiva. El pago con tarjeta como instrumento también tiene un coste, que también es posible negociar con cada banco. Por lo general este consiste en el pago anual de una cantidad por cada tarjeta, que oscila alrededor de los 30 euros. En este caso es conveniente negociar las mejores condiciones, ya que es un medio de pago limpio y transparente que facilita la fiscalidad y la llevanza de cuentas en el negocio. En la actualidad existen diferentes canales de venta y otros tantos para la movilidad en el pago por transferencia bancaria mediante banca electrónica, como se puede observar en el dibujo situado en la parte superior de estas líneas.
  25. 25. 26 UF1822. Gestión contable, fiscal y laboral en pequeños negocios o microempresas 1.1.7. Pago contra reembolso o a la recepción de mercancía, producto o servicio La opción de pago contra reembolso es aquella en la que el dinero se entrega una vez que se ha recibido el bien o servicio. Esta opción es empleada en las ventas por catálogo, teléfono o internet, es decir, en ventas realizadas a distancia. La operativa es el abono del importe en el momento de la entrega, con los recargos que procedan, de manera directa a la persona que efectivamente entrega el producto físicamente en el domicilio del cliente (transportista). Principalmente en este medio de pago se satisface el importe en efectivo, si bien existe la opción en algunos casos de pagar con tarjeta en el caso de que el transportista disponga de terminal punto de venta para hacerlo efectivo. Requisitos de pago contra reembolso Ventajas del pago contra reembolso Características físicas del elemento de entrega Ausencia de riesgo para el comprador Presencia física del comprador en la entrega Susceptibilidad de comprobación y no aceptación Disposición de dinero en efectivo y desembolso completo por al artículo No existe obligación de estar presente en la entrega, no existe penalización Uno de los mayores inconvenientes del pago contra reembolso para el comprador es que el vendedor puede cobrar un recargo por seleccionar dicha modalidad de pago, que suele rondar un 3% del importe de la mercancía. Este importe es una desventaja frente a otras modalidades de pago como la transferencia bancaria o el pago con tarjeta. 1.1.8. Medios de pago telemáticos Los medios de pago telemáticos son aquellos disfrutados gracias al servicio de pago telemático que ofrecen las administraciones. Se trata de plataformas flexibles que permiten a los organismos públicos ofrecer esta modalidad de pago para satisfacer los ingresos públicos que proceda.
  26. 26. 27UF1822. Gestión contable, fiscal y laboral en pequeños negocios o microempresas Este sistema permite que el pago lo realice la propia persona a título personal o mediante un representante (gestor, notario, etc.) a través de la firma electrónica, que permite el pago mediante certificado electrónico de autenticidad del mismo. Este sistema es una garantía para evitar el fraude en el pago realizado a través de este servicio. La firma electrónica es, según el PAE (Portal Administración Electrónica), dependiente del Gobierno de España: Un conjunto de datos electrónicos que acompañan o que están asociados a un documento electrónico y cuyas funciones básicas son: • Identificar al firmante de manera inequívoca. • Asegurar la integridad del documento firmado. Asegura que el documento firmado es exactamente el mismo que el original y que no ha sufrido alteración o manipulación. • Asegurar la integridad del documento firmado. Los datos que utiliza el firmante para realizar la firma son únicos y exclusivos y, por tanto, posteriormente, no puede decir que no ha firmado el documento. La base legal de la Firma electrónica está recogida en la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de Firma Electrónica. Los medios de pago habilitados para hacerlo a través de este canal son la domiciliación bancaria, el pago con tarjeta de débito y el cargo en cuenta, con cualesquiera entidades financieras colaboradoras que se encuentren adheridas al servicio. Cada organismo cuenta con la posibilidad de consultar los pagos realizados a través de esta plataforma. A continuación podemos ver un esquema de los canales que se siguen en esta modalidad de pago:
  27. 27. 28 UF1822. Gestión contable, fiscal y laboral en pequeños negocios o microempresas 1.1.9. Otras formas de pago Entre las demás formas de pago existentes cabe destacar los medios de pago que ofrece el comercio online para facilitar y garantizar un pago seguro por los bienes y servicios que se adquieren mediante la venta online. Estas modalidades de pago tratan de ser cómodas, a medida, para gestionar adecuadamente el riesgo que cada usuario percibe conforme a sus características personales y experiencia previa. Entre los medios de pago menos usados empleados para pagar en internet se encuentran: • Pago contra reembolso: no es muy popular, ya que el usuario ha de pagar una pequeña comisión sobre el precio de compra. • Pago por transferencia bancaria: la operación se produce de manera más lenta que por cualquier otro medio, ya que primero se ha de realizar la transferencia al sitio en internet para que esta sea cursada, y, además, la entidad bancaria puede cobrar una comisión por ello. • Domiciliación bancaria: se utiliza por ejemplo para pagos periódicos derivados de suscripciones. El banco puede cobrar una comisión por ello también. A continuación, exponemos los pagos más utilizados en la compra online: PayPal: es propiedad de la empresa estadounidense Ebay, con el objeto de recibir y enviar dinero de manera rápida y segura. Es preciso el registro gratuito en su sitio de internet para crear una cuen- ta personal en la cual ingresar dinero propio y, a través de esta platafor- ma, gestionar los cobros y pagos de compras y ventas mediante la red. Este medio de pago ofrece un coste a modo de comisión al comercio, sin embargo, no se traslada al comprador online y es aceptado a nivel internacional.
  28. 28. 29UF1822. Gestión contable, fiscal y laboral en pequeños negocios o microempresas Tarjeta de crédito: el terminal punto de venta virtual es el más usado y aceptado en la red. Mediante este los consumidores podemos proceder a hacer efectivo el pago por el bien o servicio sin coste adicional. Al comercio online será a quien le suponga una comisión, de generalmente entre el 0,5% y el 4,5% del importe del pedido, sujeto a negociación con la entidad de la que se trate. Estos medios de pago descritos se realizan al hacer el pedido online, mediante la correspondiente aplicación para efectuar el pago. A través de estas vías es posible comprar y vender a través de internet de manera cómoda y segura, en lo que constituye una nueva forma de comercio que ha venido para quedarse y que se está extendiendo cada vez a más dispositivos móviles mediante los cuales se puede comprar por internet, como por ejemplo el teléfono móvil, a través de los smartphones, o mediante la denominada tablet. 1.2. La gestión de cobros en pequeños negocios o microempresas La gestión de la tesorería en un pequeño negocio consiste en conciliar los ingresos con los pagos que el titular del negocio ha de realizar en el ejercicio de su actividad diaria económica y empresarial. La gestión propia de estas operaciones es susceptible de planificación y previsión, es decir, de prever y estudiar la manera más óptima de gestionar el riesgo y obtener liquidez. La clave está en ser flexible con los clientes hasta el límite con el que se negocia el pago a proveedores y acreedores. Es importante disponer de unas condiciones de pago y cobro definidas con respecto a proveedores, clientes y acreedores para, como se ha dicho, optimizar la gestión de tesorería y proyectar una buena imagen, de claridad, transparencia y agilidad en los compromisos que se deben satisfacer y en la gestión de las deudas pendientes.
  29. 29. 30 UF1822. Gestión contable, fiscal y laboral en pequeños negocios o microempresas En este caso, una consecuencia directa es la credibilidad. Ante una política de control hacia los cobros, el cliente no se relajará en el pago de sus deudas. Así mismo, la falta de puntualidad al hacer frente a los pagos puede ocasionar una disminución de la confianza del proveedor en el titular del negocio. Un factor importante que se debe tener en cuenta para gestionar los cobros es el volumen de facturación de la empresa, para lo cual se adaptará el departamento administrativo de esta. Para ello se asignarán las funciones de cobros y pagos, con las correspondientes tareas y responsabilidades para llevar la gestión financiera y de tesorería al día. En un negocio pequeño, una sola persona puede llevar la gestión de los pagos que se deben realizar, así como la gestión de la facturación, los cobros y las conciliaciones bancarias. Mediante estas tareas es posible llevar la contabilidad del pequeño negocio al día, comenzando por la correcta facturación de las ventas a clientes y las operaciones comerciales. La emisión de las facturas, como ya habíamos adelantado, es la acreditación de la compra por parte del cliente y la materialización del compromiso de pago, por lo que una vez que se emite el recibo de compra y es satisfecho el pedido, la generación de la factura sirve como comprobante oficial (documento mercantil propio de una operación de compraventa) y final de toda la operación. Para realizar una adecuada gestión de los cobros es preciso llevar una adecuada facturación, con todos los elementos que se deben incluir: • Entrega del producto o provisión de un servicio. • Fecha en la cual surge la obligación de pago. • Cantidad que se debe pagar por el bien o servicio. • IVA aplicable en la operación de compraventa. • Identificación de emisor y destinatario. • Descuentos. • Demás impuestos que procedan.
  30. 30. 31UF1822. Gestión contable, fiscal y laboral en pequeños negocios o microempresas Las facturas son consideradas como un justificante fiscal de la operación, y tienen la ventaja para el receptor de que se deduce el IVA correspondiente en su facturación si es también empresario. En Europa la normativa relativa a la facturación de las empresas aparece regulada por la Directiva VI 77/388/CEE del Consejo Europeo, que regula y normaliza la tributación empresarial. En estas operaciones (gestión comercial, presupuestos, pedidos, facturación y contabilidad) destaca el uso de las aplicaciones informáticas y ofimáticas, que permiten agilizar estas acciones y lograr una mayor agilidad y eficiencia en la gestión. Estas aplicaciones consisten en: • Programas de gestión comercial: son softwares a través de los cuales se pueden efectuar las tareas típicas de facturación y contabilidad de las empresas de manera más sencilla. En función de la casa que los comercialice, estos programas informáticos serán más o menos completos incluyendo tareas como cobros, ventas, compras, gestión de almacén, logística, control de stock, etc. • Programas de facturación: se trata de programas informáticas que sirven para generar facturas de manera automática, a través de plantillas, facilitando su gestión y almacenaje. • Programas de contabilidad: son softwares que se emplean para gestionar la información contable del autónomo, pyme o empresa. Suelen incluir módulos sobre facturación, libros diarios, cuentas por pagar y por cobrar, deudas, gestión de nóminas, gastos, etc. Entre los más importantes que permiten la gestión de la información de las compras, ventas y operaciones comerciales. 1.2.1. Seguimiento y control de facturas y gestión de cobros En la gestión de cobros de clientes es preciso llevar a cabo un seguimiento de las facturas y su período de vencimiento, en su caso, para ir controlando los ingresos y ejecutando los cobros cuando sea necesario. Es preciso que las condiciones de cobro estén definidas y permitan una flexibilidad controlada en los pagos. Es necesario tener en cuenta las siguientes tareas en la gestión de clientes:
  31. 31. 32 UF1822. Gestión contable, fiscal y laboral en pequeños negocios o microempresas • Negociación de las condiciones de cobro con los clientes, con un sistema único de para la ejecución del pago y en cada caso el período de vencimiento de la factura que a ambas partes les interese. • Gestión de la facturación y de las cuentas de clientes que se deben cobrar. Es llevada a cabo generalmente por el director financiero o director administrativo (pymes).Esta persona es la responsable de gestionar la información relativa a las condiciones de negociación con los clientes acerca de las compraventas, tales como el volumen de la operación, el modo de satisfacer las condiciones en tiempo y la manera de cobro, así como la gestión en su caso de la deuda pendiente. Entre sus tareas están: Facturar Contabilizar los cobros Gestionar la relación diaria con los clientes Elaborar facturas especiales Preparar las remesas de recibos Gestionar los cobros Archivar la información y la documentación relacionada con los clientes Decidir y concretar las condiciones de crédito Conceder el crédito al cliente cuando corresponda Vigilar las pautas de pago de las deudas por parte de clientes y acreedores Controlar la adecuada inversión en las cuentas de clientes • Control y supervisión de la gestión de tesorería y seguimiento de las operaciones de cobro, las desviaciones que se produzcan con respecto a las previsiones iniciales de cobros y pagos, así como la estimación de sus consecuencias y la toma de decisiones y de medidas correctivas y correctoras. Todas estas tareas administrativas y ejecutivas conforman las funciones que debe llevar a cabo un departamento de facturación, cobros y pagos, y en general de un departamento financiero saneado y saludable, y resultan imprescindibles para la optimización de cuentas de clientes y acreedores de la empresa.
  32. 32. 33UF1822. Gestión contable, fiscal y laboral en pequeños negocios o microempresas 1.2.2. Cobros y pagos ante la Administración Los pagos ante la Administración se realizarán ante las oficinas físicas que proceda, o bien, si lo tienen habilitado, ante el medio telemático que hayan diseñado para satisfacer los pagos a distancia. Los pagos que una pequeña empresa puede tener que efectuar ante la Administración pública a nivel estatal son los siguientes: • Impuesto de Sociedades: es un impuesto obligatorio para que debe abonarse dentro de los 25 días naturales siguientes a los 6 meses posteriores al fin del periodo impositivo. • IRPF (Impuesto de la Renta de las Personas Físicas): a través de este impuesto, la pyme practica retenciones o ingresos a cuenta de los rendimientos del trabajo, del capital mobiliario, o de las actividades económicas. • IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido): este impuesto grava las entregas de bienes y las prestaciones de servicios por empresarios y profesionales. Se liquida trimestralmente. Si al final del ejercicio el resultado es negativo, se puede solicitar la devolución del importe o bien compensar el saldo negativo en las liquidaciones posteriores. Además, puede tener la obligación de abonar otras cuotas o tasas en función de la comunidad autónoma o ciudad en la que esté establecida. Por ejemplo, en caso de efectuar su actividad comercial en un local de su propiedad, la pyme debería abonar el IBI (Impuesto sobre Bienes Inmuebles) de manera anual en las fechas que el ayuntamiento de la ciudad en la que se encuentre dicho local establezca. En cualquier caso, ante las diferentes áreas de la Administración de las que se trate han de observarse los plazos legalmente establecidos para efectuar la gestión, como en el caso del pago de impuestos o de cotizaciones a la Seguridad Social, al igual que para el pago de recargos en caso de incumplimiento, entre otros. Para ello la Administración informa rigurosamente de estos, y generalmente facilita el pago mediante una entidad bancaria intermediaria o directamente a través de los medios de pago telemáticos habilitados al efecto.
  33. 33. 34 UF1822. Gestión contable, fiscal y laboral en pequeños negocios o microempresas Simplemente será preciso disponer de una firma o certificación electrónica queautentifiquelaidentidaddelusuarioparapoderoperarpormediostelemáticos con la Administración. En el caso de los cobros desde la Administración, estos seguirán un procedimiento algo más lento y burocrático. La Administración está obligada a pagar en 40 días a sus proveedores, aunque en la realidad estos períodos tienden a dilatarse en el tiempo por diferentes períodos. Algunos sectores críticos de la economía española como el farmacéutico o las empresas gestoras de servicios públicos, entre otros, están sufriendo la falta de pago por parte de las diferentes administraciones públicas. Este hecho pone en peligro la sostenibilidad de estas empresas, que se ven obligadas a retardar la asunción de otros proyectos e incluso a recortar los puestos de trabajo para hacer frente a los impagos. Las empresas están reclamando jurídicamente las cantidades adeudadas, así como los intereses de demora mediante los siguientes medios: • Reclamación judicial. • Cobro del principal. • Cobro de los intereses de demora. • Costes de cobro. • Recuperación del IVA de las facturas no cobradas. El primer paso por parte de las empresas es certificar y registrar todas aquellas facturas que tienen como cliente a la Administración, pendientes de cobro, es decir, no vale con emitirlas y remitirlas a la entidad de que se trate, sino que es preciso un proceso de conformación de la deuda por parte de dicha entidad si no procede a dicho pago de la deuda. Son necesarios una serie de pasos para lograr este efecto de conformación, ya que solamente la deuda debidamente conformada es susceptible de reclamación judicial. Un proceso de conformación de la deuda puede dilatarse en el tiempo entre unos 30 y 120 días. Al reclamar judicialmente es posible reclamar además los costes de cobro: un 15 % de la deuda aproximadamente.
  34. 34. 35UF1822. Gestión contable, fiscal y laboral en pequeños negocios o microempresas 1.2.3. Métodos de compensación de cobros La compensación de cobros responde al concepto de saldar deudas de un cliente o deudor cuando tiene a la vez una posición acreedora para con la empresa. Se trata de saldar una deuda con un cliente cuando la empresa contrae alguna obligación de pago con el mismo, por la misma cantidad, de modo que la deuda entre ambos quede a cero. Este tipo de operaciones son usuales en el momento en el que entre dos personas existen a la vez cobros y pagos una vez ya vencidos, de manera que quede solamente un único saldo acreedor o deudor. Desde una perspectiva puramente legal existen algunos requisitos para poder compensar las cuentas: • Existencia de dos posiciones, deudora y acreedora, entre dos personas al mismo tiempo. • Características físicas de las dos partes, de modo que ambas sean dinero u objetos o servicios susceptibles de intercambio entre las partes, siempre que sean de la misma especie y de la misma calidad, como bien especifica el Código Civil español. • Exigibilidad de las deudas, de modo que hayan llegado ambas a la fecha de su vencimiento, de tal modo que sean exigibles y puedan ser objeto de compensación. Este procedimiento se inicia por acuerdo expreso entre las partes, recogido en un documento contractual que servirá de mecanismo legal para el cumplimiento del compromiso acordado entre las partes. Cabe recordar que en España las partes, en virtud del principio de autonomía de la voluntad, podrán establecer entre ambas los acuerdos o contratos que estimen convenientes siempre que no sean contrarios a la ley y estén de acuerdo todos los implicados.
  35. 35. 36 UF1822. Gestión contable, fiscal y laboral en pequeños negocios o microempresas 1.3. Fórmulas de reclamación de impagados Las fórmulas de reclamación de impagados son mecanismos de los que dispone el titular del negocio para hacer frente a los clientes deudores que no satisfacen sus deudas pendientes una vez vencido el plazo para su pago. Este arte de sugerir al moroso el pago de la deuda pone en juego una serie de valores, conocimientos e información valiosa para manejar las objeciones y expectativas del mismo, así como la oportunidad de viabilizar un acuerdo con el cliente deudor. Aspectos de psicología aplicada, conceptos legales y nociones de finanzas también pueden ayudar a la hora de renegociar el pago de una deuda, presionar para recuperar el crédito y mantener una cuenta como cliente. En primer lugar, es preciso asegurar que el cliente conoce cuánto, cómo y cuándo ha de satisfacer el pago. Posteriormente, es importante conocer los usos y prácticas de dicho acreedor, su trayectoria en relación con los pagos a terceros, ya que disponer de esta información puede facilitar una posición de mayor poder de negociación en el pago de la deuda. En la relación con el cliente conviene no usar un vocabulario negativo que incida en la deuda (impago, morosidad, deuda, impagado, moroso), sino que ha de utilizarse la estrategia de preguntas y razonamientos a través de los cuales el cliente se reconozca a sí mismo como moroso, acepte por su propia voluntad el pago de la deuda en su totalidad y él mismo delimite en el tiempo la ejecución de ese pago. Durante los primeros 20 segundos de la comunicación telefónica, en su caso, conviene ser siempre muy correctos en la forma y tratar con dureza el contenido de la conversación, ya que es en ese período de tiempo en el que el moroso se forma un juicio de la persona con la que habla. Evitar ser agresivo, pasivo o poco competente, imponer respeto desde la corrección, conociendo los propios derechos y utilizando siempre a favor la información disponible de la empresa morosa, harán más sencillo persuadir al cliente deudor, variando los argumentos en función de las objeciones y comportamientos del mismo.
  36. 36. 37UF1822. Gestión contable, fiscal y laboral en pequeños negocios o microempresas Para los casos más «rebeldes», el argumentario pasa por identificar qué pasos judiciales son los siguientes que se seguirán y las consecuencias de ello frente a bancos, proveedores y clientes (desconfianza, pérdida de credibilidad, etc.). Si no funcionan estas amenazas, el siguiente paso es recurrir a una empresa de recobro de deudas que maneje la situación empleando las herramientas legales disponibles y legítimas contra el cliente moroso. Ante todo, es preciso no venirse abajo, sino conocer cómo dialogar con el deudor, que intentará siempre aprovechar los síntomas de debilidad. 1.3.1. Acciones judiciales En el caso de que el cliente o deudor no satisfaga el pago de la deuda existen varios procedimientos por los cuales se protege o trata de garantizar el recobro de la misma. Tales vías son la administrativa y la judicial, siempre y cuando haya un título ejecutivo que así lo permita. Este es el caso para cantidades prestadas en escritura o póliza ante notario. En otro caso procede que previamente se reconozca judicialmente el crédito del acreedor. Clasificación de los procedimientos judiciales de recuperación de deudas Procedimientos declarativos Procedimientos ejecutivos Monitorio Cambiario Verbal Ejecución Ordinario En cada uno de ellos se seguirán los trámites y procedimientos legalmente establecidos. • Proceso monitorio: mediante este proceso es posible exigir el pago de una deuda dineraria, vencida y exigible, de cualquier importe, cuando la deuda de esa cantidad se acredite mediante documentos. Así mismo, con este proceso se pueden reclamar las cantidades debidas en concepto de gastos comunes de comunidades de propietarios de inmuebles urbanos.
  37. 37. 38 UF1822. Gestión contable, fiscal y laboral en pequeños negocios o microempresas • Juicio verbal: es un procedimiento sencillo en el que la concentración de las actuaciones es máxima y se busca una mayor rapidez en su tramitación. Este procedimiento es válido en determinadas materias tasadas en la Ley de Enjuiciamiento Civil, y siempre que la cuantía reclamada no exceda de 6000 euros. • Juicio ordinario: se efectúa en disputas de mayor complejidad por la materia discutida o por la cuantía reclamada, superior a 6000 euros. También aplica en los casos en que la cuantía del litigio resulte imposible de calcular. • Juicio cambiario: es necesario aportar el efecto de comercio que reúna todos los requisitos previstos en la Ley Cambiaria y del Cheque, cuya corrección formal se analizará por el Tribunal ante el que se presente la demanda. Para poder acreditar en dicho procedimiento que se ha producido un impago del efecto comercial, es preciso contar con diversa documentación. • Por su parte, la acción ejecutiva deberá fundarse en un título que lleve aparejada la ejecución, bien judicial (como una sentencia declarativa) bien no judicial (como una escritura de préstamo, formalizada con intervención notarial), o mediante títulos extrajudiciales. Además, en caso de falta de pago de tres cuotas del préstamo hipotecario, la entidad de crédito acreedora está facultada para interponer las acciones legales oportunas. 1.3.2. Las soluciones extrajudiciales Como se ha mencionado unas líneas más arriba, esta alternativa como solución al recobro de deudas de clientes significa acceder a los servicios de empresas u organizaciones especializadas en este tipo de operaciones comerciales. Para saber más… En el siguiente enlace se muestran actualizados los trámites previstos que serán necesarios a la hora de acudir a uno de los procedimientos judicia- les establecidos y regulados por la ley: http://www.edufinet.com/index. php?option=com_content&task=view&id=1417&Itemid=378.
  38. 38. 39UF1822. Gestión contable, fiscal y laboral en pequeños negocios o microempresas Para el cobro de deudas cuando no existe liquidez por parte del deudor en algunas ocasiones es preciso recurrir al cobro en especie, es decir, mediante bienes de los que pudiera disponer el cliente moroso en propiedad. Si esta fuera la única manera de obtener el equivalente al importe adeudado, el procedimiento evitaría desde luego iniciar un procedimiento judicial. La diferencia entre aceptar bienes y dinero es la transformación posterior en liquidez por parte del acreedor, en este caso del titular del negocio, una vez que dichos bienes estén en su poder. En efecto, las empresas de recobro de deuda tramitan así mismo esta transformación o venta de bienes para obtener liquidez. Para actuar es preciso hacerlo con rapidez, ya que como bien se dice al respecto, el tiempo es el peor enemigo del cobro. La experiencia acredita de que el riesgo de que un impagado con el paso de los meses se convierta en un incobrable aumenta de manera muy significativa. En relación con esto, la rapidez de la intervención, dentro de los tres meses siguientes al impago, aumenta las posibilidades de recuperar el cobro de la deuda. Después de ese período las oportunidades de recuperar esa deuda se reducen de manera radical. Otra opción de solución extrajudicial serían los servicios de mediación, que pueden ser prestados por diversas entidades. Generalmente son más asequibles que iniciar un proceso judicial para depurar responsabilidades, con la diferencia de que permiten acercar posiciones entre las partes, y el dictamen tiene similar validez con respecto a la obligación de cumplimiento. Algunos entes territoriales, como es el caso de la Cámara de Comercio, ofrecen este servicio a sus socios de manera gratuita con la finalidad de agilizar aquellos conflictos que puedan derivarse de las operaciones comerciales lo antes posible.
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  40. 40. 41UF1822. Gestión contable, fiscal y laboral en pequeños negocios o microempresas Resumen A lo largo del primer apartado de este manual se identifican los documentos físicos que sirven como comprobante legal (documento mercantil) de una operación de compraventa, para especificar qué leyes regulan el funcionamiento de estas operaciones. A continuación, se observan los instrumentos que permiten el pago aplazado en el tiempo del pago por la adquisición de un bien o servicio, así como el coste asociado a la disposición del mismo por parte del titular de un negocio. El uso del pago en efectivo puede conllevar ventajas, como se observa en uno de los puntos descritos, como es el caso de descuentos por «pronto pago» o por volumen de compra al contado, especificando además qué otras vías de pago permiten satisfacer estos importes al contado, como la transferencia bancaria o bien el pago con tarjeta de débito. Posteriormente se describen los pagos y cobros a los que se debe hacer frente cuando se trata de la Administración y los medios disponibles para afrontar la gestión de los mismos, físicamente y a distancia, así como algunos procedimientos de actuación para el caso de no cobro de las deudas de clientes y deudores pendientes. Además, se explica la diferencia entre los procedimientos ejecutivos y no ejecutivos, ambos judiciales. Por último, se detallan una serie de normas que regulan las soluciones extrajudiciales, orientadas a evitar el coste derivado de un procedimiento judicial, en términos económicos y de tiempo, y que sirven para solventar conflictos de morosidad por la vía no judicial. Todo ello se expone desde la óptica de la gestión de cobros y pagos de un pequeño negocio o microempresa, en la que los procedimientos son en principio de menor complejidad, si bien es preciso conocer los términos de actuación en cada caso.
  41. 41. 43UF1822. Gestión contable, fiscal y laboral en pequeños negocios o microempresas Actividades 1) Imagina la actividad del negocio que tengas en mente e identifica quiénes serían tus clientes y para qué servicios, así como las cantidades que cobrarías elaborando un pequeño calendario de cobros y pagos, pagos que habría que realizar por los gastos asociados a la elaboración, almacenamiento en su caso y logística de la puesta a disposición. Define el medio de cobro más efectivo teniendo en cuenta la frecuencia, naturaleza y medio utilizado para los pagos, analizando las preferencias y posibilidades de pago que puedan tener los clientes para la actividad que definas previamente. 2) Para ese mismo supuesto, define los documentos de cobro que harían falta y la manera de hacérselos llegar a los clientes, así como el uso que sería necesario en su caso de manejo de programas de gestión y medios electrónicos o telemáticos. 3) Identifica qué facilidades de cobro podrías solicitar a entidades financieras, las líneas de negociación que se ajustarían a las necesidades del negocio así como la documentación que haría falta tener disponible para su tramitación.

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