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UF0322 Aplicaciones informáticas de bases de datos relacionales

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Primer capítulo gratis del manual "UF0322 Aplicaciones informáticas de bases de datos relacionales". Se trata de una unidad formativa de 50 horas dentro del módulo formativo «Ofimática» (MF0233_2) de 190 horas. Forma parte de nueve certificados dentro de la familia profesional de administración y gestión.

A lo largo de los primeros capítulos del manual UF0322 Aplicaciones informáticas de bases de datos relacionales, trataremos las opciones básicas de Microsoft Access, como son la creación de bases de datos y configuración del programa, el diseño y gestión de tablas o la introducción de datos en estas tablas; más adelante, trataremos el resto de las herramientas de las que dispone la aplicación, como son el diseño de consultas, elaboración de informes, creación de formularios para la introducción de datos en la base de datos.

Por último, propondremos una serie de tareas y ejercicios teórico-prácticos para poner a prueba los conocimientos adquiridos a lo largo del manual.

Consigue el manual completo "UF0322 Aplicaciones informáticas de bases de datos relacionales" en la tienda online de Certia Editorial: http://ow.ly/ShvQ30qMGS8

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UF0322 Aplicaciones informáticas de bases de datos relacionales

  1. 1. UF0322 aplicaciones informáticas de bases de datos relacionales 2ª Edición revisada
  2. 2. José Ramón Santos Dios es diplomado en Ciencias Empresariales por la Universidad de Vigo, graduado superior en TIC por la Universidad de Santiago de Compostela y máster en Software Libre por la UOC. Desde el año 2003 se ha dedicado a la docencia, impartiendo acciones formativas relacionadas con las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las principales empresas de formación de la comunidad autónoma de Galicia y como Agente TIC para la red CEMIT de la Xunta de Galicia. En la actualidad, combina su profesión de docente con la elaboración de contenidos didácticos adaptados a diferentes niveles formativos y la elaboración de manuales relacionados con certificados de profesionalidad, también el desarrollo del diseño y programación web ocupan parte de su actividad profesional. Para ver su currículum profesional completo puede acceder a el enlace de la red Linkedin: https://www.linkedin.com/in/santosdios/ Datos del autor
  3. 3. Aplicaciones informáticas de bases de datos relacionales.Administración y gestión No está permitida la reproducción total o parcial de este libro, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico, por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de los titulares del Copyright. Derechos reservados 2020, respecto a la primera edición en español, por Certia Editorial. ISBN: 978-84-17328-50-4 Editor: Cenepo Consult, SLU Depósito legal: PO 161-2020 Impreso en España - Printed in Spain Certia Editorial ha incorporado en la elaboración de este material didáctico citas y referencias de obras divulgadas y ha cumplido todos los requisitos establecidos por la Ley de Propiedad Intelectual. Por los posibles errores y omisiones, se excusa previamente y está dispuesta a introducir las correcciones pertinentes en próximas ediciones y reimpresiones. Fuente fotografia portada: Pixabay, autoriza a copiar, distribuir, comunicar publicamente la obra y adaptar el trabajo. Ficha Aplicaciones informáticas de bases de datos relacionales. Administración y gestión. 2ª Edición revisada Certia Editorial, Pontevedra, 2020 Autor: Jose Ramón Santos Dios Formato: 170 x 240 mm • 238 páginas.
  4. 4. Familiaprofesional:ADMINISTRACIÓNYGESTIÓN Áreaprofesional:Administraciónyauditoria FICHADECERTIFICADODEPROFESIONALIDAD(ADGD0208)GESTIÓNINTEGRADADE RECURSOSHUMANOS(RD1210/2009,de17dejulio,modificadoporelRD645/2011,de9demayo) CorrespondenciaconelCatálogoModulardeFormaciónProfesional HorasUnidadesformativasH.CPMóduloscertificadoH.Q 60UF0341:ContrataciónLaboral 210 MF0237_3:Gestiónadministrativadelasrelaciones laborales 160 30 UF0342:CálculodeprestacionesdelaSeguridad Social 90 UF0343:RetribucionesSalariales,Cotizacióny Recaudación 30 UF0344:AplicacionesInformáticasdeAdministración deRecursosHumanos 60 UF0345:ApoyoAdministrativoalaGestiónde RecursosHumanos 90MF0238_3:Gestiónderecursoshumanos9060UF0346:ComunicaciónEfectivayTrabajoenEquipo 30 UF0044:FuncióndelMandoIntermedioenla PrevencióndeRiesgosLaborales 30 UF0347:SistemasdeArchivoyClasificaciónde Documentos 90MF0987_3:Gestióndesistemasdeinformaciónyarchivo120 90 UF0348:UtilizacióndelasBasesdeDatosRelaciones enelSistemadeGestiónyAlmacenamientode Datos 30 UF0319:SistemaOperativo,Búsquedadela Información:Internet/IntranetyCorreoElectrónico 120MF0233_2:Ofimática120 30 UF0320:AplicacionesInformáticasdeTratamiento deTextos 50 UF0321:AplicacionesInformáticasdeHojasde Cálculo 50 UF0322:AplicacionesInformáticasdeBasesde DatosRelacionales 30 UF0323:AplicacionesInformáticaspara Presentaciones:GráficasdeInformación 120MP0078Módulodeprácticasprofesionalesnolaborales 670Duraciónhorasmódulosformativos790Duraciónhorastotalescertificadodeprofesionalidad490
  5. 5. Familiaprofesional:ADMINISTRACIÓNYGESTIÓN Áreaprofesional:Gestióndelainformaciónycomunicación FICHADECERTIFICADODEPROFESIONALIDAD(ADGG0208)ACTIVIDADESADMINISTRATIVAS ENLARELACIÓNCONELCLIENTE(RD1210/2009,de17dejulio,modificadoporelRD645/2011,de9 demayo) CorrespondenciaconelCatálogoModulardeFormaciónProfesional HorasUnidadesformativasH.CPMóduloscertificadoH.Q 9090MF0975_2:Técnicasderecepciónycomunicación.90 40UF0349:AtenciónalClienteenelProcesoComercial 160MF0976_2:Operacionesadministrativascomerciales150 80 UF0350:GestiónAdministrativadelProceso Comercial 40 UF0351:AplicacionesInformáticasdeGestión Comercial 9090MF0973_1:Grabacióndedatos.90 6060MF0978_2:GestióndeArchivos.60 9090 MF0977_2:Lenguaextranjeraprofesionalparalagestión administrativaenlarelaciónconelcliente 90 30 UF0319:SistemaOperativo,Búsquedadela Información:Internet/IntranetyCorreoElectrónico 190MF0233_2:Ofimática120 30 UF0320:AplicacionesInformáticasdeTratamiento deTextos 50 UF0321:AplicacionesInformáticasdeHojasde Cálculo 50 UF0322:AplicacionesInformáticasdeBasesde DatosRelacionales 30 UF0323:AplicacionesInformáticaspara Presentaciones:GráficasdeInformación 120MP0079:Módulodeprácticasprofesionalesnolaborales 680Duraciónhorasmódulosformativos800Duraciónhorastotalescertificadodeprofesionalidad600
  6. 6. Familiaprofesional:ADMINISTRACIÓNYGESTIÓN Áreaprofesional:Finanzasyseguros FICHADECERTIFICADODEPROFESIONALIDAD(ADGN0108)FINANCIACIÓNDEEMPRESAS (RD1210/2009,de17dejulio,modificadoporelRD645/2011,de9demayo) CorrespondenciaconelCatálogoModulardeFormaciónProfesional HorasUnidadesformativasH.CPMóduloscertificadoH.Q 50UF0333:AnálisisContableyFinanciero 120MF0498_3:Análisiscontableypresupuestario120 40UF0334:ContabilidadPrevisional 30 UF0335:AplicacionesInformáticasdeAnálisis ContableyContabilidadPresupuestaria 40 UF0336:AnálisisdelSistemaFinancieroy ProcedimientosdeCálculo 140MF0499_3:Productos,serviciosyactivosfinancieros12050 UF0337:AnálisisdeProductosyServiciosde Financiación 50 UF0338:AnálisisdeProductosyServiciosde Inversión 60 UF0339:AnálisisyGestióndelosInstrumentosde CobroyPago 100MF0500_3:Gestióndetesorería90 40 UF0340:GestiónyControldelPresupuestode Tesorería 30 UF0319:SistemaOperativo,Búsquedadela Información:Internet/IntranetyCorreoElectrónico 190MF0233_2:Ofimática120 30 UF0320:AplicacionesInformáticasdeTratamiento deTextos 50 UF0321:AplicacionesInformáticasdeHojasde Cálculo 50 UF0322:AplicacionesInformáticasdeBasesde DatosRelacionales 30 UF0323:AplicacionesInformáticaspara Presentaciones:GráficasdeInformación 80MP0077:Módulodeprácticasprofesionalesnolaborales 550Duraciónhorasmódulosformativos630Duraciónhorastotalescertificadodeprofesionalidad450
  7. 7. Familiaprofesional:ADMINISTRACIÓNYGESTIÓN Áreaprofesional:Finanzasyseguros FICHADECERTIFICADODEPROFESIONALIDAD(ADGD0108)GESTIÓNCONTABLEYGESTIÓN ADMINISTRATIVAPARAAUDITORÍA(RD1210/2009,de17dejulio,modificadoporelRD645/2011,de9 demayo) CorrespondenciaconelCatálogoModulardeFormaciónProfesional HorasUnidadesformativasH.CPMóduloscertificadoH.Q 90UF0314:GestiónContable 240MF0231_3:ContabilidadyFiscalidad240 90UF0315:GestiónFiscal 60 UF0316:ImplantaciónyControldeunSistemaCon- tableInformatizado 50UF0317:PlanificacióndelaAuditoria 120MF0232_3:Auditoria120 70UF0318:AuditoríadelasÁreasdelaEmpresa 30 UF0319:SistemaOperativo,Búsquedadela Información:Internet/IntranetyCorreoElectrónico 190MF0233_2:Ofimática190 30 UF0320:AplicacionesInformáticasdeTratamiento deTextos 50 UF0321:AplicacionesInformáticasdeHojasde Cálculo 50 UF0322:AplicacionesInformáticasdeBasesde DatosRelacionales 30 UF0323:AplicacionesInformáticaspara Presentaciones:GráficasdeInformación 80MP075:Módulodeprácticasprofesionalesnolaborales 550Duraciónhorasmódulosformativos630Duraciónhorastotalescertificadodeprofesionalidad550
  8. 8. Familiaprofesional:ADMINISTRACIÓNYGESTIÓN Áreaprofesional:AdministraciónyAuditoría FICHADECERTIFICADODEPROFESIONALIDAD(ADGD0308)ACTIVIDADESDEGESTION ADMINISTRATIVA(RD645/2011,de9demayo) CorrespondenciaconelCatálogoModulardeFormaciónProfesional HorasUnidadesformativasH.CPMóduloscertificadoH.Q 40UF0349:Atenciónalclienteenelprocesocomercial. 160MF0976_2:Operacionesadministrativascomerciales150 80 UF0350:Gestiónadministrativadelprocesocomer- cial. 40 UF0351:Aplicacionesinformáticasdelagestión comercial. 9090MF0979_2:Gestiónoperativadetesorería90 9090MF0980_2:Gestiónauxiliardepersonal90 90UF0515:PlanGeneraldeContabilidad 120MF0981_2:RegistrosContables120 30UF0516:Aplicacionesinformáticasdecontabilidad 9090MF0973_1:Grabacióndedatos60 6060MF0978_2:Gestióndearchivos60 30 UF0319:SistemaOperativo,Búsquedadela Información:Internet/IntranetyCorreoElectrónico 190MF0233_2:Ofimática120 30 UF0320:AplicacionesInformáticasdeTratamiento deTextos 50 UF0321:AplicacionesInformáticasdeHojasde Cálculo 50 UF0322:AplicacionesInformáticasdeBasesde DatosRelacionales 30 UF0323:AplicacionesInformáticaspara Presentaciones:GráficasdeInformación 80MP0111:Módulodeprácticasprofesionalesnolaborales 800Duraciónhorasmódulosformativos880Duraciónhorastotalescertificadodeprofesionalidad690
  9. 9. Familiaprofesional:ADMINISTRACIÓNYGESTIÓN Áreaprofesional:FinanzasySeguros FICHADECERTIFICADODEPROFESIONALIDAD(ADGN0208)COMERCIALIZACIÓNY ADMINISTRACIÓNDEPRODUCTOSYSERVICIOSFINANCIEROS(RD645/2011de9demayo) CorrespondenciaconelCatálogoModulardeFormaciónProfesional HorasUnidadesformativasH.CPMóduloscertificadoH.Q 80 UF0524:Gestiónadministrativaparaelasesora- mientodeproductosyserviciosfinancierosdepasivo 200 MF0989_3Asesoramientoygestiónadministrativade productosyserviciosfinancieros 18070 UF0525:Gestiónadministrativaparaelasesora- mientodeproductosdeactivo 50 UF0526:Gestióncomercialdeproductosyservicios financierosyloscanalescomplementarios 50 UF0527:Gestiónycontroladministrativodelas operacionesdecaja 120MF0990_3Gestiónadministrativadecaja120 70 UF0528:Gestiónyanálisiscontabledelasopera- cioneseconómico-financieras 70 UF0529:Atenciónalclienteytratamientodeconsul- tasdeserviciosfinancieros 120 MF0991_3Atenciónytramitacióndesugerencias,con- sultas,quejasyreclamacionesdeclientesdeservicios financieros 90 50 UF0530:Tratamientodequejasyreclamacionesde clientesdeserviciosfinancieros 9090 MF0992_3Lenguaextranjeraprofesionalparael asesoramientoylagestióndeserviciosfinancieros 90 30 UF0319:SistemaOperativo,Búsquedadela Información:Internet/IntranetyCorreoElectrónico 190MF0233_2:Ofimática120 30 UF0320:AplicacionesInformáticasdeTratamiento deTextos 50 UF0321:AplicacionesInformáticasdeHojasde Cálculo 50 UF0322:AplicacionesInformáticasdeBasesde DatosRelacionales 30 UF0323:AplicacionesInformáticaspara Presentaciones:GráficasdeInformación 80MP0114:Módulodeprácticasprofesionalesnolaborales 720Duraciónhorasmódulosformativos800Duraciónhorastotalescertificadodeprofesionalidad600
  10. 10. Familiaprofesional:ADMINISTRACIÓNYGESTIÓN Áreaprofesional:Administraciónyauditoria FICHADECERTIFICADODEPROFESIONALIDAD(ADGD0110)ASISTENCIAENLAGESTIÓNDE LOSPROCEDIMIENTOSTRIBUTARIOS(RD1692/2011,de18denoviembre) CorrespondenciaconelCatálogoModulardeFormaciónProfesional HorasUnidadesformativasH.CPMóduloscertificadoH.Q 9090 MF1783_3Obtencióndeinformacióndetrascendencia tributariadelcontribuyente. 90 50 UF1814:Informaciónyatencióntributariaalcontri- buyente. 120 MF1784_3Atenciónalcontribuyenteenlagestiónadminis- trativatributaria. 120 70 UF1815:Asistenciaygestiónadministrativaalcon- tribuyentedeladocumentacióntributaria. 6060 MF1785_2Gestióncensal,notificacióndeactosyemisión dedocumentosdegestióntributaria. 60 90UF1816:Procedimientodegestióndelostributos. 180 MF1786_3Gestiónadministrativadelosprocedimientosde aplicacióndelostributos. 180 90 UF1817:Procedimientoderecaudacióneinspec- cióndelostributos. 6060 MF1787_3Gestiónadministrativadelosprocedimientos sancionadoryderevisión. 60 30 UF0319:SistemaOperativo,Búsquedadela Información:Internet/IntranetyCorreoElectrónico 190MF0233_2:Ofimática120 30 UF0320:AplicacionesInformáticasdeTratamiento deTextos 50 UF0321:AplicacionesInformáticasdeHojasde Cálculo 50 UF0322:AplicacionesInformáticasdeBasesde DatosRelacionales 30 UF0323:AplicacionesInformáticaspara Presentaciones:GráficasdeInformación 40MP0384:Módulodeprácticasprofesionalesnolaborales 700Duraciónhorasmódulosformativos740Duraciónhorastotalescertificadodeprofesionalidad630
  11. 11. Familiaprofesional:ADMINISTRACIÓNYGESTIÓN Áreaprofesional:Finanzasyseguros FICHADECERTIFICADODEPROFESIONALIDAD(ADGN0110)GESTIÓNCOMERCIALYTÉCNICA DESEGUROSYREASEGUROSPRIVADOS(RD610/2013,de2deagosto) CorrespondenciaconelCatálogoModulardeFormaciónProfesional HorasUnidadesformativasH.CPMóduloscertificadoH.Q 4040 MF2177_3:Gestiónycoordinacióndeloscanalesde distribucióndeseguros 90 9090 MF1796_3:Asesoramientodeproductosyserviciosde segurosyreaseguros 120 4040 MF2178_3:Gestióndeaccionescomercialesenelámbito desegurosyreaseguros 60 3030MF2179_3:Controldelagestióndepólizasysiniestros60 4040MF2180_2:Suscripciónderiesgosyemisióndepólizas45 5050 MF2181_2:Tramitacióndesiniestrosenentidadesde segurosyreaseguros. 45 70 UF0529:Atenciónalclienteytramitacióndeconsul- tasdeserviciosfinancieros 120 MF0991_3:Atenciónytramitacióndesugerencias,con- sultas,quejasyreclamacionesdeclientesdeservicios financieros 90 50 UF0530:Tratamientodelasquejasyreclamaciones declientesdeserviciosfinancieros 30 UF0319:SistemaOperativo,Búsquedadela Información:Internet/IntranetyCorreoElectrónico 190MF0233_2:Ofimática120 30 UF0320:AplicacionesInformáticasdeTratamiento deTextos 50 UF0321:AplicacionesInformáticasdeHojasde Cálculo 50 UF0322:AplicacionesInformáticasdeBasesde DatosRelacionales 30 UF0323:AplicacionesInformáticaspara Presentaciones:GráficasdeInformación 9090 MF0992_3:Lenguaextranjeraprofesionalparael asesoramientoylagestióndeserviciosfinancieros 90 40MP0386:Módulodeprácticasprofesionalesnolaborales 690Duraciónhorasmódulosformativos730Duraciónhorastotalescertificadodeprofesionalidad720
  12. 12. Familiaprofesional:ADMINISTRACIÓNYGESTIÓN Áreaprofesional:Finanzasyseguros FICHADECERTIFICADODEPROFESIONALIDAD(ADGN0210)MEDIACIÓNDESEGUROSY REASEGUROSPRIVADOSYACTIVIDADESAUXILIARES(RD610/2013,de2deagosto) CorrespondenciaconelCatálogoModulardeFormaciónProfesional HorasUnidadesformativasH.CPMóduloscertificadoH.Q 9090 MF1793_3:Gestióndelasactividadesdemediaciónde seguros 90 5050 MF1794_3:Gestióndeaccionescomercialesdelaactividad delamediación. 60 3030 MF1795_2:Gestióndelacaptacióndelaclientelaenla actividaddemediacióndesegurosyreaseguros 30 9090 MF1796_3:Asesoramientodeproductosyserviciosde segurosyreaseguros 120 4040 MF1797_2:Tramitacióndelaformalizaciónyejecuciónde seguroyreaseguro 30 5050MF1798_3:Asistenciatécnicaensiniestros30 3030MF1799_3:Direcciónygestióndeauxiliaresexternos60 70 UF0529:Atenciónalclienteytramitacióndeconsul- tasdeserviciosfinancieros 120 MF0991_3:Atenciónytramitacióndesugerencias,con- sultas,quejasyreclamacionesdeclientesdeservicios financieros 90 50 UF0530:Tratamientodelasquejasyreclamaciones declientesdeserviciosfinancieros 30 UF0319:SistemaOperativo,Búsquedadela Información:Internet/IntranetyCorreoElectrónico 190MF0233_2:Ofimática120 30 UF0320:AplicacionesInformáticasdeTratamiento deTextos 50 UF0321:AplicacionesInformáticasdeHojasde Cálculo 50 UF0322:AplicacionesInformáticasdeBasesde DatosRelacionales 30 UF0323:AplicacionesInformáticaspara Presentaciones:GráficasdeInformación 40MP0387:Módulodeprácticasprofesionalesnolaborales 690Duraciónhorasmódulosformativos730Duraciónhorastotalescertificadodeprofesionalidad630
  13. 13. 17 INTRODUCCIÓN..................................................................................21 Unidad didáctica 1 1. Introducción y conceptos generales de la aplicación de bases de datos......................................................................................................25 1.1. Qué es una base de datos.............................................................................27 1.2. Entrada y salida de la aplicación de base de datos...................................29 1.3. La ventana de la aplicación de base de datos............................................30 1.4. Elementos básicos de la base de datos......................................................34 1.4.1. Tablas................................................................................................34 1.4.2. Vistas o consultas............................................................................35 1.4.3. Formularios......................................................................................35 1.4.4. Informes o reports............................................................................35 1.5. Distintas formas de creación una base de datos......................................36 1.6. Apertura de una base de datos....................................................................38 1.7. Guardado de una base de datos..................................................................39 1.8. Cierre de una base de datos.........................................................................39 Índice
  14. 14. 18 1.9. Copia de seguridad de la base de datos ....................................................40 1.10. Herramientas de recuperación y mantenimiento de la base de datos ...............................................................................................................41 UNIDAD DIDÁCTICA 2 2. Creación e inserción de datos en tablas..............................................43 2.1. Concepto de registros y campos.................................................................45 2.2. Distintas formas de creación de tablas......................................................46 2.2.1. Elementos de una tabla..................................................................47 2.2.2. Propiedades de los campos...........................................................48 2.3. Introducción de datos en la tabla...............................................................49 2.4. Movimientos por los campos y registros de una tabla............................50 2.5. Eliminación de registros de una tabla........................................................52 2.6. Modificación de registros de una tabla......................................................53 2.7. Copiado y movimiento de datos.................................................................53 2.8. Búsqueda y reemplazado de datos..............................................................55 2.9. Creación de filtros.........................................................................................57 2.10. Ordenación alfabética de campos..............................................................59 2.11. Formatos de una tabla.................................................................................60 2.12. Creación de índices en campos .................................................................68
  15. 15. 19 UNIDAD DIDÁCTICA 3 3. Realización de cambios en la estructura de tablas y creación de relaciones..............................................................................................69 3.1. Modificación del diseño de una tabla.........................................................71 3.2. Cambio del nombre de una tabla................................................................73 3.3. Eliminación de una tabla..............................................................................73 3.4. Copiado de una tabla....................................................................................74 3.5. Exportación una tabla a otra base de datos..............................................75 3.6. Importación de tablas de otra base de datos............................................76 3.7. Creación de relaciones entre tablas............................................................77 3.7.1. Concepto del campo clave principal............................................79 3.7.2. Tipos de relaciones entre tablas....................................................80 Unidad didáctica 4 4. Creación, modificación y eliminación de consultas o vistas...............87 4.1. Creación de una consulta.............................................................................89 4.2. Tipos de consulta..........................................................................................92 4.2.1. Selección de registros de tablas.....................................................93
  16. 16. 20 4.2.2. Modificación de registros, estructura de la tabla o base de datos..................................................................................................93 4.3. Guardado de una consulta...........................................................................94 4.4. Ejecución de una consulta...........................................................................95 4.5. Impresión de resultados de la consulta ....................................................96 4.6. Apertura de una consulta.............................................................................97 4.7. Modificación de los criterios de consulta .................................................97 4.8. Eliminación de una consulta.................................................................... 111 UNIDAD DIDÁCTICA 5 5. Creación de formularios para introducir y mostrar registros de las tablas o resultados de consultas.......................................................... 113 5.1. Creación de formularios sencillos de tablas y consultas...................... 115 5.2. Personalización de formularios utilizando diferentes elementos de diseño........................................................................................................... 119 5.3. Creación de subformularios .................................................................... 128 5.4. Almacenado de formularios .................................................................... 132 5.5. Modificación de formularios ................................................................... 133 5.6. Eliminación de formularios...................................................................... 134 5.7. Impresión de formularios ........................................................................ 135 5.8. Inserción de imágenes y gráficos en formularios.................................. 140
  17. 17. 21 UNIDAD DIDÁCTICA 6 6. Creación de informes o reports para la impresión de registros de las tablas o resultados de consultas.......................................................... 143 6.1. Creación de informes sencillos de tablas o consultas........................... 145 6.2. Personalización de informes utilizando diferentes elementos de diseño........................................................................................................... 149 6.3. Creación de subinformes.......................................................................... 149 6.4. Almacenado de informes ......................................................................... 154 6.5. Modificación de informes ....................................................................... 154 6.6. Eliminación de informes........................................................................... 155 6.7. Impresión de informes ............................................................................. 156 6.8. Inserción de imágenes y gráficos en informes...................................... 160 6.9. Aplicación de cambios en el aspecto de los informes utilizando el procesador de texto................................................................................... 162 resumen final............................................................................... 165 actividades..................................................................................... 167 autoEVALUACIÓN FINAL.............................................................. 227 soluciones...................................................................................... 231
  18. 18. 22 BIBLIOGRAFÍA .................................................................................. 233
  19. 19. UF0322. Aplicaciones informáticas de bases de datos relacionales 23 El manual UF0322. Aplicaciones informáticas de bases de datos relacionales forma parte del módulo formativo «MF0233_2: Ofimática», del Catálogo Nacional de Cualificaciones Profesionales, y es la segunda unidad formativa de la unidad de competencia «UC0233_2: Manejar aplicaciones ofimáticas en la gestión de la información y la documentación». A lo largo de los primeros capítulos del manual, trataremos las opciones básicas de Microsoft Access 2019, como son la creación de bases de datos y configuración del programa, el diseño y gestión de tablas o la introducción de datos en estas tablas; más adelante, trataremos el resto de las herramientas de las que dispone la aplicación, como son el diseño de consultas, elaboración de informes, creación de formularios para la introducción de datos en la base de datos. Por último, propondremos una serie de tareas y ejercicios teórico-prácticos para poner a prueba los conocimientos adquiridos a lo largo del manual. Este manual te permitirá adquirir las siguientes capacidades y criterios de evaluación: • C1: Utilizar las funciones de las aplicaciones informáticas de bases de datos relacionales que permitan presentar y extraer la información. o CE1.1 Describir las prestaciones, procedimientos y asistentes de los programas que manejan bases de datos relacionales, refiriendo las características y utilidades relacionadas con la ordenación y presentación de tablas, y la importación y exportación de datos. o CE1.2 Identificar y explicar las distintas opciones existentes en una base de datos relacional para la creación, diseño, visualización y modificación de las tablas. o CE1.3 Describir los conceptos de campo y de registro, así como su funcionalidad en las tablas de las bases de datos relacionales. o CE1.4 Diferenciar los distintos tipos de datos que pueden ser albergados Introducción
  20. 20. UF0322. Aplicaciones informáticas de bases de datos relacionales24 en una tabla de una base de datos relacionales, así como sus distintas opciones tanto generales como de búsqueda: o CE1.5 Diferenciar las características que presenta el tipo de relación de una tabla, en una relación uno a uno, uno a varios o varios a varios. o CE1.6 Diseñar consultas utilizando los diferentes métodos existentes de la aplicación. o CE1.7 Conocer los distintos tipos de consultas, su creación y su uso. o CE1.8 Ejecutar consultas, teniendo en cuenta las consecuencias que pueden conllevar, tales como pérdida de datos, etc. o CE1.9 Identificar la utilidad de los formularios, en el ámbito empresarial, a través de las funciones de introducción y modificación de datos e imágenes. o CE1.10 Crear formularios utilizando los diferentes métodos existentes de la aplicación. o CE1.11 Diferenciar los distintos tipos de formatos en los formularios en función de su uso. o CE1.12 Utilizar las herramientas y elementos de diseño de formularios creando estilos personalizados. o CE1.13 Describir la importancia del manejo adecuado de la opción de informes, como una funcionalidad de la base de datos relacionales para la presentación de datos, por la amplia gama de posibilidades de adaptación a las necesidades del usuario o de la entidad. o CE1.14 Crear informes utilizando los diferentes métodos existentes de la aplicación. o CE1.15 Diseñar los informes, según la ordenación y el agrupamiento de datos: así como su distribución: o CE1.16 Utilizar las herramientas y elementos de diseño de informes creando estilos personalizados. o CE1.17 Distinguir y diferenciar la utilidad de los otros objetos de una base de datos relacional:
  21. 21. UF0322. Aplicaciones informáticas de bases de datos relacionales 25 o CE1.18 A partir de un caso práctico bien diferenciado para la creación de un proyecto de base de datos relacional: - Crear las tablas ajustando sus características a los datos que deben contener y al uso final de la base de datos referencial. - Crear las relaciones existentes entre las distintas tablas, teniendo en cuenta: Tipos de relaciones y/o integridad referencial. - Realizar el diseño y creación de los formularios necesarios para facilitar el uso de la base de datos - Realizar el diseño y creación de las consultas necesarias para la consecución del objetivo marcado para la base de datos relacional. - Realizar el diseño y creación de los informes necesarios para facilitar la presentación de los datos según los objetivos marcados. o CE1.19Encasosprácticosdeconfeccióndedocumentaciónadministrativa, a partir de medios y aplicaciones informáticas de reconocido valor en el ámbito empresarial: - Ordenar datos a partir de la tabla elaborada en la hoja de cálculo. - Filtrar datos a partir de la tabla elaborada en la hoja de cálculo. - Utilizar los manuales de ayuda disponibles en la aplicación en la resolución de incidencias o dudas planteadas. o CE1.20 A partir de documentos normalizados e información, convenientemente caracterizados, y teniendo en cuenta los manuales de estilo facilitados: - Combinar documentos normalizados con las tablas de datos o bases de datos proporcionadas. - Combinar sobres o etiquetas con las tablas o bases de datos propuestas y en el orden establecido. - Utilizar los manuales de ayuda disponibles en la aplicación en la resolución de incidencias o dudas planteadas.
  22. 22. UF0322. Aplicaciones informáticas de bases de datos relacionales 27 Contenido 1.1. Qué es una base de datos 1.2. Entrada y salida de la aplicación de base de datos 1.3. La ventana de la aplicación de base de datos 1.4. Elementos básicos de la base de datos 1.5. Distintas formas de creación una base de datos 1.6. Apertura de una base de datos 1.7. Guardado de una base de datos 1.8. Cierre de una base de datos 1.9. Copia de seguridad de la base de datos 1.10. Herramientas de recuperación y mantenimiento de la base de datos UNIDAD Introducción y conceptos generales de la aplicación de bases de datos 1
  23. 23. En el presente tema estudiaremos los conceptos más básicos relacionados con las bases de datos, en primer lugar, definiremos qué es una base de datos, cuales son los elementos que la componen y la utilidad de estos elementos, también veremos las opciones más básicas del programa Microsoft Access 2019, cómo abrirlo, cerrarlo, crear una nueva base de datos y guardarla. 1.1. Qué es una base de datos Podemos definir una base de datos como una colección de datos persistentes, relacionados y estructurados a través de un elemento fundamental que son las tablas de datos, estas tres características de las bases de datos se concretan en: • Persistentes: se almacenan en archivos y estos en equipos informáticos. • Relacionados: cooperan en la descripción de informaciones. • Estructurados: se mantienen en estructuras de datos organizados (registros, tablas). Pero, a partir de aquí, cuando nos refiramos a una base de datos estaremos haciendo referencia implícitamente a una base de datos digital, que debe estar gestionada por algún programa o grupo de programas, que denominaremos gestor de base de datos. Al conjunto de ambos conceptos se le denomina Sistema de Gestión de Bases de Datos (SGBD): es un conjunto de datos relacionados entre ellos y un grupo de programas para tener acceso a esos datos, el principal objetivo es poder manejar gran cantidad de información de forma conveniente y eficiente. Un SGBD es una aplicación que permite trabajar con una base de datos: • Definir la información. • Insertar la información. UF0322. Aplicaciones informáticas de bases de datos relacionales 29
  24. 24. UF0322. Aplicaciones informáticas de bases de datos relacionales30 • Eliminar la información. • Consulta la información. • Ordenar la información. • Filtrar la información. Ventajas de un SGBD: • Control centralizado. Un único SGBD, bajo el control de una persona o grupo, puede asegurar unos estándares de calidad de datos, aplicar ciertas restricciones de seguridad, solucionar las peticiones conflictivas entre varios usuarios y mantener así la integridad de los datos. Los datos pueden ser manejados de forma eficiente, controlada y a la vez flexible. • Acceso directo a usuarios no cualificados. Casi todos los SGBD actuales presentan una interface de usuario a través de la cual usuarios no programadores pueden realizar sofisticados análisis, encargándose siempre el sistema de control inherente al SGBD de mantener la integridad y coherencia de los datos. • Posibilidad de controlar la redundancia de datos. En los sistemas que acceden directamente a los ficheros de la base de datos es fácil que existan ficheros con datos duplicados. Un SGBD puede ser usado para monitorizar y reducir el nivel de redundancia. • Informes. Un SGBD suele proporcionar una interface de usuario a través de la cual podemos solicitar distintos tipos de informes para los datos almacenados. Desventajas de un SGBD: • Coste. El software y cualquier hardware asociado a un sistema de base de datos puede resultar extremadamente caro. En cualquier caso siempre implica un coste adicional en el diseño del sistema. • Complejidad añadida. Un SGBD es siempre más complejo que un sistema de procesado de ficheros. Además, en teoría, cuanto más complejo es, más susceptible es de tener errores. en la práctica, existen sistemas comerciales libres de errores.
  25. 25. UF0322. Aplicaciones informáticas de bases de datos relacionales 31 • Riesgo centralizado. Al estar centralizados todos los datos y reducir al mínimo la redundancia de los mismos, el riesgo a tener un error en el sistema que deje corruptos los datos es mayor mientras está corriendo el sistema. Sin embargo, los backup’s y los procedimientos de recuperación de datos que facilitan los sistemas comerciales minimizan este tipo de riesgos. 1.2. Entrada y salida de la aplicación de base de datos Podemos acceder a Microsoft Access 2019 desde Windows haciendo clic sobre el botón «Inicio», situado en la parte inferior izquierda de la aplicación: A continuación, aparecerá una lista de aplicaciones donde podremos encontrar el icono correspondiente a Microsoft Office Access 2019: Para salir de la aplicación no tenemos más que pulsar en el «menú Archivo», situado en la parte superior izquierda de la ventana del programa, y pulsar en el botón Cerrar:
  26. 26. UF0322. Aplicaciones informáticas de bases de datos relacionales32 1.3. La ventana de la aplicación de base de datos La siguiente imagen nos muestra la pantalla principal de la aplicación Microsoft Access, con los grupos de herramientas y ventanas fundamentales para el desarrollo de bases de datos:
  27. 27. UF0322. Aplicaciones informáticas de bases de datos relacionales 33 • El «menú Archivo» contiene las opciones más habituales del programa para trabajar con bases de datos de Access, como las herramientas «Nuevo», «Abrir», «Guardar», «Imprimir» o «Cerrar»: • La «barra de herramientas de acceso rápido» contiene vínculos rápidos a algunos de los comandos más habituales del programa, como «Guardar», «Deshacer» o «Vista preliminar». • La «barra de título» indica el nombre del objeto de la base de datos con la que estamos trabajando. • El «panel de objetos» contiene todos los objetos con los que trabajamos en nuestra base de datos, que pueden ser tablas, formularios, informes y consultas:
  28. 28. UF0322. Aplicaciones informáticas de bases de datos relacionales34 • En el «panel de trabajo» aparecerán los objetos que tengamos abiertos en cada momento. La nueva interface de Access 2019 muestra los comandos de la aplicación organizados en pestañas: Podemos acceder a todas las teclas de acceso rápido de las pestañas y herramientas de acceso rápido desde el teclado, pulsando la tecla «ALT». El programa mostrará una letra encima de cada elemento que representa la tecla de acceso rápido, que podemos utilizar para acceder a esa parte de la interface concreta, evitando así tener que utilizar el ratón: Para mostrar u ocultar la pestaña activa, haremos doble clic sobre el nombre de la pestaña, de modo que esta recogerá los botones de comandos y mostrará solamente su nombre. Para mostrar de nuevo los botones de comando solamente tenemos que volver a hacer doble clic sobre dicha pestaña: Los indicadores de los cuadros de diálogo son pequeños iconos que aparecen en ciertos grupos de comandos . Cuando hacemos clic sobre ellos, se abre un cuadro de diálogo que proporciona más opciones relacionadas con dicho grupo de comandos:
  29. 29. UF0322. Aplicaciones informáticas de bases de datos relacionales 35 Las herramientas contextuales nos permiten trabajar con ciertos objetos del programa, como tablas, consultas, informes, etc. Cuando hacemos clic sobre uno de esos objetos, aparecerá una nueva pestaña resaltada en la que veremos un conjunto de herramientas contextuales marcadas con un color diferente. Para ocultar dicha pestaña hacemos clic en cualquier parte del documento donde no haya ningún objeto insertado: Access dispone de una herramienta de ayuda a través de la cual podemos realizar consultas y resolver dudas sobre el manejo de la aplicación. Esta información está organizada por temas, y para acceder a esta ventana de ayuda de Access podemos utilizar uno de estos métodos: • Utilizamos el método abreviado de teclado pulsando sobre la tecla «F1». • Pulsamos sobre el menú Ayuda y a continuación sobre el botón con el mismo nombre: El programa abrirá la ventana «Ayuda», en la que podremos consultar información sobre el funcionamiento de alguna herramienta del programa buscando los términos relacionados o accediendo al índice de contenidos de la ayuda:
  30. 30. UF0322. Aplicaciones informáticas de bases de datos relacionales36 1.4. Elementos básicos de la base de datos En Microsoft Access existen varios tipos de objetos. Por lo tanto, un archivo de Access será una base de datos que podrá contener alguno de estos objetos. Como mínimo la base de datos tendrá que contener obligatoriamente una tabla de datos. A continuación,describiremos los diferentes objetos con los que podemos trabajar en una base de datos de Microsoft Access. 1.4.1. Tablas Las tablas son los principales e imprescindibles objetos de las bases de datos ya que estas contienen los conjuntos de datos con los que realizamos las operaciones a través del resto de los objetos de la base. Estos datos estarán estructurados en columnas verticales, donde definiremos los campos de la tabla y las características de los mismos, es decir el tipo de dato que contienen:
  31. 31. UF0322. Aplicaciones informáticas de bases de datos relacionales 37 Estas tablas pueden estar relacionadas entre sí; es decir, los datos que las contienen pueden estar vinculados con los datos de otra tabla, por medio de su clave principal, existen varios tipos de relaciones posibles. 1.4.2. Vistas o consultas Las consultas consisten en un método para buscar y recopilar información de una o más tablas y así conseguir información detallada de una base de datos. Al crear una consulta en Microsoft Access, definimos condiciones específicas de búsqueda para encontrar, exactamente, la información que deseamos. Las consultas nos permiten agregar criterios para filtrar los datos y obtener solo los registros que deseamos. Existen dos tipos básicos de consultas: consultas de selección y consultas de acciones. Una consulta de selección recupera los datos y los pone a disposición del usuario, pudiendo ver los resultados de la consulta en la pantalla, imprimirlos o copiarlos. Una consulta de acción realiza una tarea con los datos. Las consultas de acción se pueden usar para crear tablas nuevas, agregar datos a las tablas existentes, o actualizar o eliminar datos. 1.4.3. Formularios Los formularios son objetos que permite la gestión de los datos de una forma más cómoda y visiblemente más atractiva. Los formularios permiten crear una interface de usuario en la que puede escribir y modificar datos. Los formularios a menudo contienen botones de comandos y otros controles que realizan distintas tareas. 1.4.4. Informes o reports Los informes son objetos que permiten preparar los registros de la base de datos de forma personalizada para imprimirlos. Se usan para dar formato a los datos, resumirlos y presentarlos.
  32. 32. UF0322. Aplicaciones informáticas de bases de datos relacionales38 1.5. Distintas formas de creación una base de datos A diferencia de otros programas, Microsoft Access dispone de una ventana inicial que nos permitirá empezar a trabajar utilizando una base de datos ya existente o creando una nueva: Lo primero que debemos hacer es crear una base de datos. Para crear nuestra primera base de datos, pulsamos en el botón «Base de datos en blanco»: Aparecerá un cuadro de diálogo en la parte derecha del menú donde primero debemos guardar el archivo de la base de datos, pulsando sobre el icono de la carpeta que aparece en dicho cuadro de diálogo:
  33. 33. UF0322. Aplicaciones informáticas de bases de datos relacionales 39 A continuación, aparecerá un nuevo cuadro de diálogo donde podremos guardar la base de datos. El archivo tendrá la extensión .accdb. Una vez guardado el fichero, la aplicación mostrará la pestaña «Hoja de datos» activada con una tabla de datos nueva lista para introducir sus campos. El campo ID se corresponde con un campo clave principal «Autonumérico»: Para crear un nuevo campo dentro de la tabla, hacemos doble clic en «Agregar nuevo campo», aparecerá un cursor para introducir el nombre del nuevo campo: Escribimos el nombre del nuevo campo y pulsamos la tecla «ENTER».
  34. 34. UF0322. Aplicaciones informáticas de bases de datos relacionales40 1.6. Apertura de una base de datos Para abrir una base de datos en Microsoft Access, pulsamos en el «botón Office» y elegimos el comando «Abrir»: La aplicación mostrará el cuadro de diálogo «Abrir», donde podemos elegir el fichero que contiene la base de datos:
  35. 35. UF0322. Aplicaciones informáticas de bases de datos relacionales 41 1.7. Guardado de una base de datos Microsoft Access ofrece una variedad de métodos para guardar una base de datos completa como una plantilla, guardar parte de una base de datos como un elemento de la aplicación o guardar un campo o un conjunto de campos como una plantilla de tipo de datos. Para ello, pulsamos sobre el «botón de Office» y luego en la opción «Guardar Como»: 1.8. Cierre de una base de datos Para cerrar Access 2019 podemos elegir cualquiera de las siguientes opciones: • Hacer clic en el botón cerrar , que podremos encontrar en la parte superior derecha de la ventana de Access. • Pulsar la combinación de teclas «ALT+F4», que sirve para cerrar la ventana que esté activa en ese momento. • Haciendo clic sobre el menú «Archivo» y eligiendo la opción «Cerrar».
  36. 36. UF0322. Aplicaciones informáticas de bases de datos relacionales42 1.9. Copia de seguridad de la base de datos Para hacer una copia de seguridad, pulsamos sobre el «menú Archivo» y luego en la opción «Guardar como», donde elegiremos uno de los formatos de base de datos: Aparecerá el cuadro de diálogo «Guardar como», donde debemos indicar el nombre del fichero y la ubicación donde deseamos guardarlo:
  37. 37. UF0322. Aplicaciones informáticas de bases de datos relacionales 43 1.10. Herramientas de recuperación y mantenimiento de la base de datos En el «botón de Office» podemos acceder a las herramientas de «Administrar esta base de datos», donde disponemos de diversas opciones de administración de nuestra base de datos: La opción «Compactar y reparar base de datos» nos permite comprimir el fichero de Access y al mismo tiempo reparar algunos errores que pueda tener.

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