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MF1096_3 Veladas y espectáculos con fines de animación

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Primer capítulo gratis del manual «Veladas y espectáculos con fines de animación» (MF1096_3) de Certia Editorial. Un módulo formativo de 120 horas del certificado profesional (AFDA0211) «Animación físico-deportiva y recreativa» (RD 1076/2012, de 13 de julio) dentro de la familia profesional actividades físicas y deportivas que se divide en tres unidades.

En la primera unidad se llevó a cabo una introducción general al mundo de la gestión de veladas y espectáculos. La finalidad última de esta unidad es que el alumno comprenda las diferentes fases implicadas en el proceso de organización de veladas y espectáculos, así como el funcionamiento general de un proyecto de animación nocturna.

En la segunda unidad se definen los conceptos de evento, velada y espectáculo. Además se exponen cada uno de los elementos de la programación de un proyecto de animación, así como algunos ejemplos de veladas y espectáculos clasificados en función de la edad y las características de la audiencia.

En la tercera unidad se presentan al alumno algunos conceptos básicos relacionados con la comunicación y la importancia de la expresión corporal y oral en el contexto de la producción de eventos.

Una vez desarrollados los contenidos se proponen ejercicios, actividades de evaluación que permiten comprobar la compresión y analizar las dificultades encontradas.

Consigue el manual completo en la web de Certia Editorial: http://ow.ly/d3RY3093I3L

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MF1096_3 Veladas y espectáculos con fines de animación

  1. 1. 3MF1096_3. Veladas y espectáculos con fines de animación MF1096_3. Veladas y espectáculos con fines de animación
  2. 2. Índice • INTRODUCCIÓN............................................................................... • UNIDAD DIDÁCTICA 1. Caja y terminal punto de venta.................. 1.1. Caja y equipos utilizados en el cobro y pago de operaciones de venta 1.1.1. Funcionamiento.............................................................................. 1.1.2. Características.................................................................................. 1.2. Sistemas tradicionales................................................................................... 1.2.1. Caja registradora.............................................................................. 1.2.2. Datáfono.......................................................................................... 1.3. Elementos y características del TPV.......................................................... 1.4. Apertura y cierre del TPV........................................................................... 1.5. Escáner y lectura de la información del producto................................... 1.6. Otras funciones auxiliares del TPV............................................................ 1.7. Lenguajes comerciales: codificación de la mercancía, transmisión electrónica de datos (sistema EDI u otros)............................................... 1.8. Descuentos, promociones, vales en el TPV.............................................. 1.9. Utilización del TPV (terminal punto de venta)........................................ RESUMEN......................................................................................... AUTOEVALUACIÓN........................................................................ • UNIDAD DIDÁCTICA 2. Procedimientos de cobro y pago de las
  3. 3. operaciones de venta............................................................................. 2.1. Caracterización de los sistemas y medios de cobro y pago.................... 2.1.1. Efectivo............................................................................................ 2.1.2. Transferencia y domiciliación bancaria........................................ 2.1.3. Tarjeta de crédito y débito............................................................. 2.1.4. Pago contra reembolso................................................................... 2.1.5. Pago mediante teléfonos móviles, u otros.................................. 2.1.6. Medios de pago online y seguridad del comercio electrónico. 2.2. Los justificantes de pago.............................................................................. 2.2.1. El recibo: elementos y características........................................... 2.2.2. Justificante de trasferencias........................................................... 2.3. Diferencias entre factura y recibo............................................................... 2.3.1. Obligaciones para el comerciante y establecimiento comercial 2.4. Devoluciones y vales.................................................................................... 2.4.1. Normativa........................................................................................ 2.4.2. Procedimientos internos de gestión............................................. 2.5. Registro de las operaciones de cobro y pago............................................ 2.6. Arqueo de caja............................................................................................... 2.6.1. Concepto y finalidad....................................................................... 2.7. Recomendaciones de seguridad e higiene postural en el TPV............... RESUMEN......................................................................................... Le dedico este libro a mi familia, a mi padre Agustín, mi hermano Álvaro y mi madre María, por acompañarme siempre en mis aventuras y alentarme a desarrollar mi imaginación a través de la escritura. También se lo dedico a mi abuelo Manuel, a quien se lo leeré en voz alta por ser y haber sido un amante de los acontecimientos sociales. He de mencionar a mis amigos, sin los cuales este libro nunca hubiese sido lo mismo. En primer lugar a Silvia Meno, por haberme cedido sus fotografías con tanto cariño, a Ife Onyekwe por compartir sus experiencias como cantautora y a Andrea Araujo Passanisi por ceder una imagen tan especial que forma parte de su biografía. Por último, también se lo dedico a ustedes, para que lo disfruten pero sobre todo para que lo pongan en práctica y se atrevan a crear algo para el deleite de los demás. Lorena Álvarez Martínez
  4. 4. 6 MF1096_3. Veladas y espectáculos con fines de animación Índice • INTRODUCCIÓN............................................................................... • UNIDAD DIDÁCTICA 1. Caja y terminal punto de venta.................. 1.1. Caja y equipos utilizados en el cobro y pago de operaciones de venta 1.1.1. Funcionamiento.............................................................................. 1.1.2. Características.................................................................................. 1.2. Sistemas tradicionales................................................................................... 1.2.1. Caja registradora.............................................................................. 1.2.2. Datáfono.......................................................................................... 1.3. Elementos y características del TPV.......................................................... 1.4. Apertura y cierre del TPV........................................................................... 1.5. Escáner y lectura de la información del producto................................... 1.6. Otras funciones auxiliares del TPV............................................................ 1.7. Lenguajes comerciales: codificación de la mercancía, transmisión electrónica de datos (sistema EDI u otros)............................................... 1.8. Descuentos, promociones, vales en el TPV.............................................. 1.9. Utilización del TPV (terminal punto de venta)........................................ RESUMEN......................................................................................... AUTOEVALUACIÓN........................................................................ • UNIDAD DIDÁCTICA 2. Procedimientos de cobro y pago de las
  5. 5. 7MF1096_3. Veladas y espectáculos con fines de animación operaciones de venta............................................................................. 2.1. Caracterización de los sistemas y medios de cobro y pago.................... 2.1.1. Efectivo............................................................................................ 2.1.2. Transferencia y domiciliación bancaria........................................ 2.1.3. Tarjeta de crédito y débito............................................................. 2.1.4. Pago contra reembolso................................................................... 2.1.5. Pago mediante teléfonos móviles, u otros.................................. 2.1.6. Medios de pago online y seguridad del comercio electrónico. 2.2. Los justificantes de pago.............................................................................. 2.2.1. El recibo: elementos y características........................................... 2.2.2. Justificante de trasferencias........................................................... 2.3. Diferencias entre factura y recibo............................................................... 2.3.1. Obligaciones para el comerciante y establecimiento comercial 2.4. Devoluciones y vales.................................................................................... 2.4.1. Normativa........................................................................................ 2.4.2. Procedimientos internos de gestión............................................. 2.5. Registro de las operaciones de cobro y pago............................................ 2.6. Arqueo de caja............................................................................................... 2.6.1. Concepto y finalidad....................................................................... 2.7. Recomendaciones de seguridad e higiene postural en el TPV............... RESUMEN......................................................................................... Índice Datos de los autores Lorena Álvarez Martínez es licenciada en Psicología por la Universidad de Santiago de Compostela. Además cuenta con estudios de posgrado en diferentes especialidades, entre las que se encuentra la gestión de equipos humanos y aprendizaje. Durante su trayectoria profesional ha desarrollado y participado en la gestión de proyectos educativos, así como en instituciones sociales y no gubernamentales tanto a nivel nacional como internacional. Actualmente ejerce su labor en el campo de la psicología, colaborando en diferentes proyectos en organizaciones no gubernamentales y desarrollando su tesis doctoral en la Universidad de Vigo.
  6. 6. Veladas y espectáculos con fines de animación. Actividades físicas y deportivas. No está permitida la reproducción total o parcial de este libro, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico, por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de los titulares del Copyright. Derechos reservados 2017, respecto a la primera edición en español, por Certia Editorial. ISBN: 978-84-16481-14-9 Editor: Cenepo Consult, SLU Depósito legal: PO 90-2017 Impreso en España - Printed in Spain Certia Editorial ha incorporado en la elaboración de este material didáctico citas y referencias de obras divulgadas y ha cumplido todos los requisitos establecidos por la Ley de Propiedad Intelectual. Por los posibles errores y omisiones, se excusa previamente y está dispuesta a introducir las correcciones pertinentes en próximas ediciones y reimpresiones. Fuente fotografia portada: Silvia Mino Sarmiento (cedida para su uso en este manual). Ficha Veladas y espectáculos con fines de animación. Actividades físicas y deportivas 1ª Edición Certia Editorial (Cenepo Consult, SLU), 2017 Autora: Lorena Álvarez Martínez Formato: 170 x 240 mm • 405 páginas.
  7. 7. CorrespondenciaconelCatálogoModulardeFormaciónProfesional HorasUnidadesformativasH.CPMóduloscertificadoH.Q 9090 MF1658_3:Proyectosdeanimaciónfísico-deportivosy recreativos. 90 60 UF1937:Organizarygestionareventos,actividades yjuegosparaanimaciónfísico-deportivayrecreativa. 150 MF1659_3:Eventos,actividadesyjuegosparaanimación físico-deportivayrecreativa. 150 90 UF1938:Dirigirydinamizareventos,actividadesy juegosparaanimaciónfísico-deportivayrecreativa. 7070 MF1095_3:Talleresyactividadesculturalesconfinesde animaciónturísticayrecreativa. 60 40 UF1939:Concretaryorganizarveladas,espectáculos yeventosconfinesdeanimación. 120 MF1096_3:Veladasyespectáculosconfinesde animación. 120 80 UF1940:Dirigiryconducirveladasyespectáculos confinesdeanimación. 4040MF0272_2:Primerosauxilios.60 120MP0365:Módulodeprácticasprofesionalesnolaborales. 470Duraciónhorasmódulosformativos590Duraciónhorastotalescertificadodeprofesionalidad480 Familiaprofesional:ACTIVIDADESFÍSICASYDEPORTIVAS Áreaprofesional:Actividadesfísicodeportivasrecreativas FICHADECERTIFICADODEPROFESIONALIDAD(AFDA0211)ANIMACIÓNFÍSICO-DEPORTIVAY RECREATIVA(RD1076/2012,de13dejulio)
  8. 8. 11 Índice • Introducción a la gestión de veladas y espectáculos............................21 1.1. Organización de veladas y espectáculos.............................................24 1.2. Objetivos de la producción de eventos y espectáculos....................24 1.3. Descripción de un plan de proyecto ..................................................29 1.3.1. La gestión de proyectos...........................................................29 1.3.2. El ciclo de vida de un proyecto..............................................30 1.3.3. Planificación de proyectos.......................................................30 1.3.4. El análisis del rendimiento .....................................................32 1.4. Planificación estratégica de veladas y espectáculos..........................33 1.5. Técnicas para la gestión de proyectos................................................35 Autoevaluación.............................................................................41 • UF1939. Concretar y organizar veladas, espectáculos y eventos con fines de animación................................................................................45 Unidad didáctica 1. Concreción de veladas y espectáculos..........49 1.1. Las veladas y espectáculos en el contexto de un proyecto de animación................................................................................................52 1.1.1. Objetivos de la animación.......................................................52 1.1.2. Indicaciones generales.............................................................55 1.1.3. Interdependencia entre la animación diurna y nocturna.....................................................................................56 1.2. Elementos de la programación............................................................58
  9. 9. 12 1.2.1. Música disc-jokey o música en vivo..........................................58 1.2.2. Juegos de entretiempo.............................................................58 1.2.3. Entrega de premios de las actividades diurnas....................58 1.2.4. Juegos de baile o champagne......................................................58 1.2.5. Juegos locos ..............................................................................58 1.2.6. Concursos o espectáculos de complemento........................59 1.2.7. Elecciones o concursos...........................................................59 1.2.8. Cabarés de clientes...................................................................59 1.2.9. Fiestas.........................................................................................59 1.2.10. Cabarés de animadores............................................................59 1.2.11. Sketches........................................................................................59 1.2.12. Musicales....................................................................................60 1.2.13. Shows externos...........................................................................60 1.2.14. Espectáculos de producción mixta........................................60 1.3. Niveles de la programación en la animación nocturna....................60 1.3.1. Estructura de la velada.............................................................60 1.3.2. Criterios de temporalización de veladas................................63 1.4. Programación.........................................................................................65 1.4.1. Metodología de elaboración....................................................65 1.4.2. Carácter de las actividades.......................................................67 1.4.3. Fichas de actividad ..................................................................69 1.5. Publicidad y métodos de captación....................................................72 1.5.1. Expositores................................................................................72
  10. 10. 13 1.5.2. Captación de grupos................................................................72 1.5.3. Contacto personal....................................................................73 1.5.4. Ambientación de áreas comunes............................................73 1.5.5. Anuncios....................................................................................73 1.5.6. Caracterización y disfraces......................................................74 1.5.7. Frozen image.................................................................................74 1.5.8. Gags.............................................................................................74 1.5.9. Radio station................................................................................74 1.6. Clasificación según la tipología del colectivo destinatario...............75 1.6.1. Adultos y mayores ...................................................................76 1.6.2. Niños..........................................................................................83 1.6.3. Teenagers......................................................................................89 1.7. Clasificación según tipo de participación requerida: activa, pasiva o compartida..........................................................................................91 1.7.1. Veladas y espectáculos participativos....................................92 1.7.2. Veladas y espectáculos contemplativos.................................92 1.7.3. Producciones mixtas................................................................92 1.8. Clasificación según su relación con la animación diurna: mañanas, tardes y días especiales..........................................................................93 1.9. Diferentes tipos de veladas y espectáculos........................................94 1.9.1. Concursos..................................................................................94 1.9.2. Musicales....................................................................................99 1.9.3. Elecciones..................................................................................99 1.9.4. Fiestas...................................................................................... 104
  11. 11. 14 1.9.5. Entregas de premios ............................................................ 106 1.9.6. Juegos de baile o champagne................................................... 107 1.9.7. Juegos de minidisco de niños.............................................. 109 1.9.8. Sketches..................................................................................... 112 1.9.9. Cabarés de animadores y/o clientes .................................. 113 Autoevaluación........................................................................... 115 Unidad didáctica 2. Organización de veladas y espectáculos con fines de animación......................................................................... 123 2.1. Gestión, disponibilidad e idoneidad de los recursos humanos y materiales............................................................................................. 127 2.1.1. Introducción a la organización de los recursos humanos.................................................................................. 127 2.1.2. Secuencia de acciones organizativas................................... 128 2.1.3. Trámites y acciones de gestión para la disponibilidad de espacios y recursos de desarrollo de veladas y espectáculos con fines de animación......................................................... 130 2.1.4. Entidades y organizaciones tipo relacionadas con este tipo de actividades......................................................................... 135 2.1.5. Criterios para la valoración de la idoneidad....................... 136 2.1.6. Pautas para asegurar la disponibilidad de los recursos humanos y materiales............................................................ 143 2.1.7. Criterios para la adaptación de materiales y adecuación de espacios e instalaciones a usuarios con limitaciones en el ámbito de la autonomía personal........................................ 148 2.2. Criterios de uso y logística de los recursos materiales en veladas y espectáculos con fines de animación............................................... 149 2.2.1. Organización y distribución del material en función de las
  12. 12. 15 características de los usuarios, número de participantes en la actividad, objetivos que se persiguen, experiencia manipulativa de los usuarios, estructura organizativa de la actividad.................................................................................. 149 2.2.2. Protocolos de utilización...................................................... 155 2.2.3. Reposición, circulación y condiciones de almacenamiento .................................................................... 156 2.2.4. Situaciones de riesgo habituales en instalaciones y recursos materiales ............................................................................... 159 2.2.5. Medidas y protocolos de seguridad e higiene en el uso y mantenimiento....................................................................... 161 2.2.6. Inventario................................................................................ 164 2.3. Cronograma y desarrollo organizativo............................................ 165 2.3.1. Convocatoria.......................................................................... 165 2.3.2. Horarios.................................................................................. 165 2.3.3. Criterios de organización...................................................... 166 2.3.4. Coordinación con otros departamentos............................ 167 2.3.5. Criterios para el reparto de roles entre los participantes........................................................................... 168 2.3.6. Materiales necesarios............................................................. 168 2.3.7. Ensayos previos, criterios de oportunidad y guión de actuación de los distintos participantes ............................. 168 2.4. Cumplimentación de una ficha técnica de montaje........................ 171 Autoevaluación........................................................................... 175 EVALUACIÓN FINAL.................................................................... 179
  13. 13. • UF1940. Dirigir y conducir veladas y espectáculos con fines de animación............................................................................................ 183 Unidad didáctica 1. Técnicas de expresión y representación...... 187 1.1. Clasificación y características............................................................ 190 1.2. Técnicas de expresión corporal........................................................ 193 1.3. Técnicas de sonido............................................................................. 197 1.3.1. Diferentes reproductores de sonido .................................. 198 1.3.2. Procedimiento de conexión ................................................ 201 1.3.3. Procedimiento de desconexión .......................................... 202 1.3.4. Limpieza del equipo.............................................................. 202 1.3.5. Normas de seguridad............................................................ 202 1.4. Técnicas de expresión oral................................................................ 203 1.4.1. Tipos de micrófono.............................................................. 204 1.4.2. Entonación y dicción............................................................ 205 1.4.3. Composición del mensaje.................................................... 206 1.4.4. Guión de presentación ........................................................ 208 1.5. Técnicas de expresión musical ........................................................ 212 1.5.1. Estilos musicales.................................................................... 213 1.5.2. Estilos de baile....................................................................... 218 1.5.3. Seguimiento musical en veladas y espectáculos................ 224 Autoevaluación........................................................................... 229 Unidad didáctica 2. Técnicas escenográficas y decoración de espacios........................................................................................... 235 16
  14. 14. 17 2.1. Clasificación y características............................................................ 238 2.2. La puesta en escena............................................................................ 239 2.3. Etapas para la realización y producción de un montaje............... 240 2.4. Técnicas de iluminación y efectos especiales ................................ 242 2.4.1. Sistema de iluminación......................................................... 243 2.4.2. Uso de la luz........................................................................... 249 2.4.3. Efectos especiales.................................................................. 252 2.4.4. Normas de seguridad............................................................ 253 2.5. Técnicas de ambientación................................................................. 255 2.5.1. El escenario............................................................................ 256 2.5.2. Resto de espacios................................................................... 261 2.5.3. Tipos de ambientación y combinación de elementos...... 263 2.5.4. Materiales básicos de decoración........................................ 265 2.6. Rotulación y grafismo........................................................................ 270 2.6.1. Elementos que se usan en animación................................. 270 2.6.2. Las proporciones................................................................... 271 2.6.3. Teoría del color...................................................................... 272 2.6.4. Uso de los colores................................................................. 273 2.6.5. Uso de las letras .................................................................... 275 Autoevaluación........................................................................... 277 Unidad didáctica 3. Técnicas de maquillaje y caracterización... 281 3.1. Técnicas de maquillaje....................................................................... 284
  15. 15. 18 3.1.1. Los materiales y productos habituales en animación....... 285 3.1.2. Procedimiento para realizar un maquillaje......................... 292 3.1.3. Tipos de maquillaje............................................................... 295 3.1.4. Caracterizaciones de maquillaje .......................................... 297 3.1.5. Normas de seguridad e higiene........................................... 298 3.2. El disfraz y el vestuario en los espectáculos................................... 301 3.3. Estudio del vestuario escénico......................................................... 302 3.3.1. En espectáculos existentes................................................... 303 3.3.2. En espectáculos de nueva creación..................................... 303 3.3.3. Caracterización del vestuario............................................... 306 3.4. Presupuestos........................................................................................ 307 3.5. Mantenimiento de vestuario o props................................................. 308 Autoevaluación........................................................................... 309 Unidad didáctica 4. Dirección y conducción de veladas y espectáculos................................................................................... 317 4.1. Criterios metodológicos en la dirección de veladas y espectáculos......................................................................................... 320 4.1.1. Optimización de la participación e implicación de los usuarios................................................................................... 320 4.1.2. Selección y secuenciación de las actividades..................... 321 4.1.3. Organización de los recursos humanos y profesionales........................................................................... 325 4.1.4. Organización de los participantes ...................................... 326 4.1.5. Identificación de riesgos y propuestas de solución.......... 328
  16. 16. 19 4.2. Elaboración de guiones o scripts....................................................... 329 4.2.1. Script general de la velada o espectáculo............................. 329 4.2.2. Script de vestuario y props...................................................... 330 4.2.3. Script de luces, incluyendo el cañón de seguimiento......... 331 4.2.4. Script de música...................................................................... 332 4.2.5. Script de escenografía............................................................. 333 4.2.6. La ficha técnica...................................................................... 333 4.3. Métodos de control de tiempos....................................................... 337 4.3.1. En las presentaciones............................................................ 337 4.3.2. En el desarrollo de los juegos.............................................. 338 4.3.3. En los espectáculos contemplativos................................... 338 4.3.4. En las fiestas .......................................................................... 338 4.4. Funciones del animador o del showman ....................................... 339 4.5. Trabajo en equipo............................................................................... 341 4.6. Supervisión del desarrollo de veladas y espectáculos................... 342 4.6.1. Captación................................................................................ 342 4.6.2. Material informativo............................................................. 342 4.6.3. Decoración............................................................................. 343 4.6.4. Equipamiento de luz y sonido............................................. 343 4.6.5. Preparación del material....................................................... 343 4.6.6. Preparación de los clientes................................................... 343 4.6.7. Preparación del jurado.......................................................... 344 Autoevaluación........................................................................... 345
  17. 17. 20 Unidad didáctica 5. Evaluación y control en veladas y espectáculos en animación............................................................ 351 5.1. El concepto de evaluación................................................................ 354 5.1.1. Definición de evaluación...................................................... 354 5.1.2. Tipos de evaluación............................................................... 355 5.1.3. Finalidad de la evaluación..................................................... 358 5.2. Métodos de evaluación...................................................................... 359 5.2.1. Instrumentos más habituales en la evaluación de veladas y espectáculos............................................................................ 359 5.2.2. Cuestionarios de satisfacción de clientes........................... 363 5.2.3. Entrevistas personalizadas................................................... 363 5.2.4. Mecanismos de autoevaluación: en base a scripts y en base a manuales de procedimiento................................................. 364 5.2.5. Formularios de cuestiones específicas................................ 365 5.2.6. Seguimiento directivo............................................................ 365 5.2.7. Reuniones periódicas con la dirección............................... 372 5.3. Elaboración de informes de evaluación: finalidad, estructura y presentación........................................................................................ 372 5.4. Estrategias e instrumentos para evaluar ......................................... 376 5.4.1. La adecuación de los espacios............................................. 378 5.4.2. Los instrumentos y materiales empleados y su adecuación a la actividad y a las características y expectativas de los participantes........................................................................... 379 5.4.3. Las personas implicadas en la actividad............................. 380 5.4.4. El desarrollo de la función................................................... 381 5.4.5. Los elementos complementarios ....................................... 382
  18. 18. 21 5.5. Pautas para el establecimiento de mecanismos de mejora a partir de los resultados de la evaluación.................................................... 382 Autoevaluación........................................................................... 385 EVALUACIÓN FINAL.................................................................... 389 • resumen FINAL DE MÓDULO FORMATIVO.......................... 395 • EVALUACIÓN FINAL DE MÓDULO FORMATIVO.................... 397 • soluciones................................................................................... 399 • BIBLIOGRAFÍA/WEBGRAFÍA....................................................... 401
  19. 19. Introducción a la gestión de veladas y espectáculos 23MF1096_3. Veladas y espectáculos con fines de animación
  20. 20. 25MF1096_3. Veladas y espectáculos con fines de animación Introducción En este tema se ofrece al estudiante una pequeña introducción teórica acerca de la organización de veladas y espectáculos. Para ello se analizarán las funciones básicas que persigue la gestión de proyectos en el área recreativa, haciendo especial hincapié en conceptos como la planificación, la gestión y la evaluación de proyectos. Al final, se hace una breve referencia a las técnicas de gestión de proyectos más utilizadas en la producción de espectáculos. La gestión de espectáculos puede resultar compleja, y debe ajustarse a la perfección a sus múltiples características y variables. Este capítulo pretende mostrar al estudiante un punto de vista global acerca del significado y la complejidad que conlleva «producir un espectáculo». Al final del tema se adjuntan las correspondientes actividades de evaluación. Objetivos - Conocer los objetivos de la organización y producción de veladas y espectáculos. - Conocer las diferentes fases en la planificación y gestión de proyectos. - Conocer algunas técnicas básicas para la gestión de proyectos.
  21. 21. 26 MF1096_3. Veladas y espectáculos con fines de animación 1 .1. Organización de veladas y espectáculos La organización de veladas y espectáculos implica planificar, organizar y gestionar los recursos económicos, materiales, técnicos y humanos para la producción de audiovisuales, radio y espectáculos, asegurando el cumplimiento de los planes u objetos de la producción en el tiempo y las condiciones de coste y calidad establecidas. 1 .2. Objetivos de la producción de eventos y espectáculos A continuación se analizan los objetivos principales que persigue la planificación de veladas y espectáculos. Se resumen en los siguientes: - Analizar las diferentes temáticas y tipos de eventos, estableciendo según la finalidad de los mismos las representaciones escénicas, espectáculos o veladas cumpliendo con los objetivos previamente establecidos. - Identificar los recursos necesarios para la realización de representaciones escénicas y/o espectáculos, obteniendo, organizando y analizando la información, documentación y objetivos del proyecto, y programando las diferentes fases de su desarrollo. Figura 1. Veladas y espectáculos
  22. 22. 27MF1096_3. Veladas y espectáculos con fines de animación Análisis o interpretación del libreto1 o «escaleta»2 . • El género de la obra: dramático, comedia, informativo, deportivo, etc. • Los aspectos formales, expresivos o estéticos de la obra: época, estilo artístico, aspectos relacionados con la puesta en escena, iluminación, sonido, etc. • Las necesidades de los equipos, maquinaria y materiales. • Las necesidades de recursos humanos y técnicos. • Las necesidades de recursos humanos y artísticos. • Las necesidades y características de los espacios escénicos. Elaboración de listados, agrupando información afín de las distintas secuencias o fa- ses del programa. Identificación de equipamiento y material técnico, según la propuesta de los diferentes profesionales implicados. Identificación de las fuentes de financiamiento y acceso a las mismas para la obtención de recursos económicos. Planificación de diferentes fases de montaje de la obra o espectáculo: ensayos, contra- tación de personal artístico y técnico, construcción de decorados. Elaboración de un plan de trabajo que optimice los tiempos y recursos humanos, téc- nicos y materiales, asegurando el cumplimiento de los plazos establecidos. - Elaborar partidas presupuestarias de un proyecto para un evento o espectáculo, determinando los recursos económicos y optimizando la asignación de los mismos de acuerdo con los objetivos establecidos y especificaciones recibidas. El presupuesto contempla la disponibilidad de recursos propios y la necesidad de recursos externos. Distribución de las cargas económicas en función de la importancia de las distintas fases del proceso y de las características previamente especificadas en el libreto. Especificación del número, características y coste de las diferentes partidas presupues- tarias teniendo en cuenta la oferta y los precios del mercado, optimizando siempre al máximo la producción. Optimización de los recursos en calidad y coste. Identificación de las distintas formas de financiación de veladas y espectáculos, selec- cionando las óptimas para la consecución de la intencionalidad de la obra. 1 Un libreto es el texto que se canta o declama en las diferentes obras musicales o escénicas. 2 Una escaleta o step outline es, en cinematografía, cada una de las escenas que componen una historia. Figura 2. Tabla. Objetivos generales de la producción de espectáculos Figura 3. Tabla. Partidas presupuestarias
  23. 23. 28 MF1096_3. Veladas y espectáculos con fines de animación - Gestionar la selección y contratación de los recursos humanos (artísticos y técnicos) necesarios en las diferentes fases del proceso, asegurando su disponibilidad, capacitación e idoneidad, para garantizar la realización del proyecto con el coste y plazo preestablecidos. Selección del equipo técnico, teniendo en cuenta todas las fases del proceso y las ca- racterísticas específicas de la capacitación del personal. Número de personal del equipo técnico, que asegura la correcta realización del espec- táculo, garantizando su calidad y el plazo preestablecido. Selección del personal artístico (actores, músicos, ponentes, figurantes, presentadores, etc.), que tiene en cuenta sus características y cantidad, en función de las necesidades del guión. Contacto con los agentes o representantes de los artistas para establecer la disponibi- lidad del personal artístico y asegurar que la selección es correcta. Organización de las pruebas para la selección de personal artístico, con las técnicas y equipamiento necesario. Contratos ajustados a los cachés de los artistas y técnicos, teniendo en cuenta los con- venios colectivos y optimizando el presupuesto disponible. - Identificar las necesidades de caracterización del personal artístico y gestionar su manufactura, adquisición o alquiler, siguiendo los criterios del director de la obra (director de escena) o director artístico (de proyecto). Establecimineto de las necesidades de vestuario, complementos, maquillaje, peluque- ría, accesorios de los participantes del espectáculo. Elementos de vestuario y maquillaje, que deben ser adecuados a las características de la obra y tener la calidad necesaria (coste/eficiencia). Pruebas, que permiten ajustar cada intérprete a su indumentaria. Determinación de la necesidad de alquilar, adquirir o confeccionar vestuario y com- plementos en función de las características especiales del evento y la disponibilidad del stock. - Gestionar la disponibilidad, localización, construcción o alquiler de los espacios y materiales escénicos, garantizando que sus calidades se correspondan con la intencionalidad narrativa y expresiva del espectáculo, respetando los costes y plazos preestablecidos. Figura 4. Tabla. Recursos humanos Figura 5. Tabla. Necesidades de caracterización
  24. 24. 29MF1096_3. Veladas y espectáculos con fines de animación Los espacios de representación deben estar disponibles en los plazos estipulados, y su dotación técnica será la estipulada para la realización del evento. Se encargarán los decorados y elementos escénicos adecuados determinando las ca- racterísticas, calidades y plazos de entrega aplicando las técnicas de negociación. Los decorados y escenarios deben responder a las características estéticas y técnicas, y se deben instalar en los plazos previstos. Las localizaciones para la realización del espectáculo deben ser las estipuladas y los permisos deben haber sido gestionados. Los elementos del atrezzo deben responder a los criterios estéticos preestablecidos. Los efectos especiales (si los hay) deben estar operativos y cumplir con las normas de seguridad. - Gestionar la localización, compra o alquiler de los recursos materiales y técnicos necesarios, asegurando calidades, plazos, y mantenimiento, en función de los criterios y costes preestablecidos. El equipamiento técnico y los materiales deben ser los apropiados para la representa- ción del espectáculo. El equipamiento estará disponible con la suficiente antelación para realizar los ensayos y pruebas de la representación. Se deben asegurar las características técnicas específicas y calidades, optimizando el presupuesto disponible. Es necesario distribuir el material de acuerdo con las distintas fases de desarrollo de la representación o espectáculo. El aprovisionamiento de los equipos y materiales se debe gestionar con prontitud y eficacia, aportando soluciones alternativas a las posibles contingencias. - Gestionar y controlar los recursos económicos de forma que se asegure la finalización y el desarrollo de la representación o del espectáculo, en los plazos previstos y con las calidades requeridas y dentro del presupuesto establecido, proponiendo en su caso, medidas correctoras. Gestión de solicitud de subvenciones de la Administración pública, aplicando el pro- cedimiento preestablecido. Gestión de la documentación necesaria para la obtención de financiación. Control de los gastos, que asegura el cumplimiento de los plazos para la realización del espectáculo. Figura 6. Tabla. Espacios materiales escénicos Figura 7. Tabla. Necesidades de material
  25. 25. 30 MF1096_3. Veladas y espectáculos con fines de animación Realización puntual de los pagos según la normativa vigente. Realización de un balance cuantitativo para comparar los recursos económicos, com- parando las realizaciones con las previsiones y proponiendo acciones correctoras (si no se encuentran en un margen aceptable). Gestión y elaboración de documentación administrativa de forma clara y precisa. - Coordinar y supervisar las giras y desplazamientos del espectáculo (de ser preciso), asegurando plazos y compromisos establecidos. El montaje y desmontaje de escenarios y decorados han de llevarse a cabo en el tiem- po estipulado. Se deben prevenir con la suficiente antelación las necesidades de alojamiento, despla- zamientos, etc. de los equipos humanos, técnicos y materiales, gestionando y contra- tando los servicios necesarios. Hay que asegurar el desplazamiento de todos los participantes del espectáculo de la forma más segura posible. Se gestiona la contratación de medios especializados para el transporte de escenarios, maquinaria escénica (si fuese necesario). Se gestiona la contratación de personal técnico y artístico en los lugares de represen- tación. Los equipos técnicos y materiales se almacenan y mantienen en las condiciones de seguridad apropiadas. - Intervenir en la coordinación del espectáculo. La promoción y difusión del espectáculo es la establecida, y se realiza en los medios predeterminados, y en los tiempos y soportes adecuados. La identificación del espectáculo en un lugar de representación es la acordada. La supervisión de la campaña de relaciones públicas (invitaciones, entrevistas, reseñas de los medios de comunicación etc.) permite la adecuada promoción de la obra o espectáculo. - Cumplir y hacer cumplir la normativa laboral, de seguridad, higiene y medioambiente de acuerdo con la legalidad vigente. Figura 8. Tabla. Control de recursos económicos Figura 9. Tabla. Control de desplazamientos Figura 10. Tabla Coordinación y difusión del espectáculo
  26. 26. 31MF1096_3. Veladas y espectáculos con fines de animación Se respeta la legislación vigente en torno a los derechos de autor y la propiedad inte- lectual. Se respeta la normativa en torno al espectáculo. Se determina la necesidad de seguridad, organizando su actividad, utilizando el servi- cio de fuerzas públicas (de ser necesario) o servicios de empresas especializadas. Se cumple la normativa en seguridad, higiene del trabajo y medio ambiente. Se prevé la toma de decisiones oportunas ante la aparición de una emergencia. 1 .3. Descipción de un plan de proyecto A lo largo de los siguientes apartados veremos en qué consiste un plan de proyecto. 1.3.1. La gestión de proyectos La GP (gestión de proyectos) es la disciplina del planteamiento, la motivación y el control de los recursos con el propósito de alcanzar uno o varios objetivos. Un proyecto es un emprendimiento temporal diseñado para producir un único producto, servicio o resultado con un principio y un final definido (normalmente limitado en el tiempo) que es emprendido para alcanzar objetivos únicos y que dará lugar a un cambio positivo. Las organizaciones que quieren modificar su enfoque o dirección reconocen que implantar verdaderos cambios requiere la introducción de nuevos productos, procesos, programas de manera oportuna y de manera eficiente en costes. De ahí, el creciente interés por la GP en los últimos años. Figura 11. Tabla. Normativa laboral El desafío de la GP consiste en optimizar al máximo la asignación de recursos de las entradas necesarias e integrarlas para alcanzar los objetivos predefinidos.
  27. 27. 32 MF1096_3. Veladas y espectáculos con fines de animación 1.3.2. El ciclo de vida de un proyecto La siguiente figura representa el ciclo de vida de un proyecto, clasificado en cuatro etapas: 1.3.3. Planificación de proyectos Una vez que la organización decide seguir adelante con una propuesta de proyecto, los gestores deben terminar el plan del proyecto. Las partes de la mayoría de los planes de proyecto se establecen en el «esquema del plan de proyecto». Debe prepararse una guía de procedimientos que incluya todas las reglas y procedimientos del proyecto. Esta guía debe contener información acerca de Formulación y selección Planificación Programación y control Implantación y entrega del proyecto Figura 12. Diagrama. Ciclo de vida de un proyecto RECUERDA QUE… En el lenguaje de GP (gestión de proyectos): • Administración: es el proceso para lograr objetivos a través de las personas. • Proyecto: es el conjunto de actividades que se deben realizar para alcanzar un objetivo. • Estrategia: es la ruta o camino que se sigue para alcanzar un objetivo. • Objetivo: es aquello que se desea conseguir mediante un conjunto de acti- vidades. • Meta: es lo que se desea lograr en términos cuantitativos.
  28. 28. 33MF1096_3. Veladas y espectáculos con fines de animación quién es el responsable de cada subsistema y del contenido de cada una de las tareas. También suele incluir un apartado con las especificaciones contables, así como asuntos relacionados con el personal, las contrataciones, las prácticas de trabajo, etc. En el siguiente esquema se describe el contenido general de un plan de proyecto: La estructura desglosada del trabajo (EDT). Árbol de componentes La parte más interesante de la planificación es la EDT (estructura desglosada del trabajo), conocida como «diagrama de componentes». La EDT define un conjunto de tareas independientes (también denominadas actividades o paquetes de trabajo) que constituyen el proyecto, facilitando la asignación de recursos, estimaciones de tiempo y coste, así como sistemas de control. Figura 13. Esquema. Plan de trabajo
  29. 29. 34 MF1096_3. Veladas y espectáculos con fines de animación Se puede definir como una jerarquía de productos finales que muestra cómo se pueden subdividir en tareas (paquetes de trabajo elementales). Los niveles sucesivos proporcionan una identificación más detallada de las tareas individuales. ‹‹La EDT es semejante a una lista de materiales que se usa en los procesos de fabricación –o una receta que define los elementos de un plato» (Ted Klastorin, 2010)3 . Es muy frecuente ver este tipo de árbol genealógico en la planificación de eventos y espectáculos. A continuación mostramos un ejemplo: 1.3.4. El análisis del rendimiento Existen seis medidas de éxito en un proyecto (Might y Fisher, 1985): 4 1. General: ¿cuál es la percepción general del éxito en un proyecto? 2. Coste: ¿es el coste superior o inferior al presupuesto inicial? 3 Cita tomada de T. KLASTORIN (2010), Project Management: Tools and Trade-Offs, London. Prentice Hall. 4 Cita tomada de R. M. MCKINNIE (2007), The application of Complexity Theory to the field of project management (doctoral dissertation), Minneapolis, Walden University. Figura 14. Esquema. Estructura desglosada del trabajo (EDT)
  30. 30. 35MF1096_3. Veladas y espectáculos con fines de animación 3. Plazo: ¿el tiempo de entrega fue mayor o menor del programado? 4. Meta técnica 1: ¿cuál es la percepción general del rendimiento técnico del proyecto comparado con las especificaciones iniciales? 5. Meta técnica 2: ¿cuál es la percepción general del rendimiento técnico del proyecto comparado con otros proyectos de la organización? 6. Meta técnica 3: ¿cuál es la percepción general del rendimiento técnico del proyecto comparado con los problemas encontrados durante el proyecto? 1 .4. Planificación estratégica de veladas y espectáculos La planificación estratégica se define como el proceso de desarrollo e implementación de planes para alcanzar unos determinados propósitos u objetivos. Para alcanzar dichos objetivos, la planificación ha de centrarse en objetivos concretos y acciones necesarias para la consecución de los mismos. El proceso de planificación aumenta la capacidad para solucionar problemas, generar alternativas posibles y estrategias para comunicarse de forma más eficiente con el personal. En la organización de espectáculos, la planificación ocupa un eje central (Hannagan, 2008) , ya que es imprescindible la adaptación a las circunstancias de cambio. 5 Cita tomada de G. A. BOWDIN (2010), Events Management, New York. Routledge. La planificación estratégica mantiene bajo control la incertidum- bre con respecto el futuro, reduce la resistencia al cambio en la organización, mantiene claros los roles y funciones de cada parti- cipante y facilita el camino a la consecución de la meta final.
  31. 31. 36 MF1096_3. Veladas y espectáculos con fines de animación A continuación vamos a analizar brevemente el proceso de planificación de un evento. Se representa en el siguiente cuadro sinóptico. En cuanto a la gestión de proyectos aplicada al mundo del espectáculo, se podría hablar de cinco fases: iniciación, planificación, implementación, transcurso del evento y cierre (evaluación). Figura 15. Esquema. Planificación estratégica de espectáculos
  32. 32. 37MF1096_3. Veladas y espectáculos con fines de animación En el siguiente cuadro sinóptico se puede ver los elementos básicos situados en horizontal aplicados en un tiempo determinado a lo largo de estas fases anteriormente descritas. 1 .5. Técnicas para la gestión de proyectos Existen numerosas técnicas en la gestión de espectáculos. Es muy importante conocer el funcionamiento de estas herramientas, ya que dependiendo de la magnitud del evento (número de asistentes, número de actividades, etc.) responderán a las necesidades específicas de gestión. Las técnicas que se mencionan a continuación son las más utilizadas en la actualidad, pero esto no implica que debamos utilizarlas todas en cada uno de los proyectos, sino que hemos de adaptarnos a las características de la velada o espectáculo optando por las más interesantes en función de la magnitud, número de asistentes o complejidad de las tareas. En este cuadro se pueden ver de forma resumida las diferentes técnicas utilizadas en gestión de eventos. 6 Tomado de W. O’TOOLE (2004), Event Project Management System [CD-ROM], Sydney, EPMS.net. Figura 16. Fases en la gestión de un proyecto. Eventos y espectáculos (EPMS, 2006) 6
  33. 33. 38 MF1096_3. Veladas y espectáculos con fines de animación Diagrama de Gantt El diagrama de Gantt es una popular herramienta gráfica cuyo objetivo es mostrar el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo determinado. En la gestión de proyectos, el diagrama de Gantt muestra el origen y el final de las diferentes unidades mínimas de trabajo y los grupos de tareas. Este tipo de gráfico se ha convertido en una herramienta básica en la gestión de proyectos de todo tipo, ya que sitúan en una línea de tiempo las diferentes actividades, de modo que resulta altamente eficiente. En la siguiente imagen se muestra un ejemplo de diagrama de Gantt: Herramientas para GP Horarios Gráfico de responsabilidades Hojas de actividad/tareas Paquetes de trabajo Desglose de estructura de trabajo Gráfico de Gantt Análisis de tareas Tareas Tiempos asignados a cada tarea Prioridades y progreso Figura.17 Esquema. Herramientas para la gestión de proyectos Figura 18. Gráfico de Gantt. Progresión de tarea
  34. 34. 39MF1096_3. Veladas y espectáculos con fines de animación Se puede crear fácilmente un diagrama de Gantt a partir de una hoja de cálculo de Excel. 1. Ventajas del diagrama de Gantt: - Nos permite analizar la progresión de las tareas (tareas a lo largo del tiempo). - Se puede diseñar fácilmente a través de una hoja de cálculo de Excel. - Nos permite gestionar tareas. - Nos permite controlar los tiempos y asignarlos a cada una de las tareas. - Nos permite establecer prioridades. - Es representativo (forma de cuadrícula). - Nos permite observar los avances que vamos haciendo en las tareas. 2. Desventajas del diagrama de Gantt: - No nos permite analizar la relación existente entre cada una de las actividades. Modelo PERT PERT significa Project Evaluation and Review Techniques, lo que podríamos traducir como ‘Técnicas de revisión y evaluación de proyectos’. El PERT es un método que nos sirve para analizar las tareas involucradas para completar un determinado proyecto, especialmente el tiempo dedicado a cada una de las tareas, e identificar el tiempo necesario para completar el proyecto en total. Realiza tres tipos de operaciones: Existe software libre para trabajar con diagramas de Gantt. Algu- nos ejemplos son OpenProj, KMkey,Plan, GanttProject, Planner, NavalPlan o Project Libre.
  35. 35. 40 MF1096_3. Veladas y espectáculos con fines de animación - Cálculo de los tiempos de inicio y término más tempranos. - Cálculo de los tiempos de inicio y término más tardíos. - Holguras, actividades críticas y rutas críticas Requiere un uso más especializado que el simple diagrama de Gantt. Método ADM ADM significa en inglés Arrow Diagraming Method, y podríamos traducirlo como el ‘método de diagramas por flechas’. Se trata de una técnica de red de proyecto donde las actividades se representan como flechas que indican la dependencia entre nodos. El PDM (Precedence Diagram Method) o método del diagrama de las preferencias es una técnica de red de proyecto enfocada en las preferencias de las actividades. Herramientas software: Microsoft Office Project Existen software en el mercado muy útiles para la gestión de proyectos. Un ejemplo es el programa Microsoft Office Project, que nos permite administrar proyectos en el desarrollo de planes, asignar recursos a tareas, dar seguimiento al proceso, administrar los presupuestos y analizar las cargas de trabajo. No Figura 19. Diagrama PERT
  36. 36. 41MF1096_3. Veladas y espectáculos con fines de animación obstante, en el contexto de la animación utilizaremos procedimientos más simples dependiendo de la magnitud del proyecto que vayamos a gestionar. Esquemas de la estructura de trabajo Las estructuras organizativas nos permiten representar gráficamente las diferentes jerarquías de responsabilidades en el trabajo, mostrando las áreas de actividad y objetivos que se busca conseguir. Script Un script es un guión de órdenes utilizado en el ámbito audiovisual que nos sirve para detallar todos los aspectos de la puesta en escena. A lo largo de este manual veremos detalladamente las herramientas más utilizadas para organizar y dirigir espectáculos. Esto implicará un conjunto de técnicas que englobará desde árboles de trabajo para la gestión de recursos humanos, inventarios de material, hojas de comprobación o checklist, fichas técnicas de montaje, scripts, etc.
  37. 37. 43MF1096_3. Veladas y espectáculos con fines de animación Autoevaluación Marca con «x» la opción correcta: 1. El objetivo de la organización de veladas y espectáculos es: a. Gestionar los recursos humanos, económicos, técnicos y materiales para la producción de espectáculos, según unas condiciones preestablecidas. b. Gestionar los recursos humanos para la producción de veladas y espectáculos. c. Gestionar la puesta en escena de un espectáculo. d. Gestionar tan solo la actividad de los animadores durante la puesta en escena. 2. ¿Qué implica el análisis de un libreto o escaleta en el ámbito de los espectáculos? a. Analizar el género de la obra. b. Analizar los recursos técnicos y artísticos para el funcionamiento del show. c. Analizar las características de los espacios escénicos. d. Ninguna de las anteriores es correcta. 3. Las necesidades de equipo humano en la producción de espectáculos: a. Siempre se cumplen con el personal de la empresa. b. Se contrata el equipo humano en función de las características del espectáculo.
  38. 38. 44 MF1096_3. Veladas y espectáculos con fines de animación 4. Organizar un espectáculo implica: a. Establecer las necesidades de vestuario, complementos y peluquería. b. Organizar los elementos decorativos del escenario y de la sala. c. Tan solo organizar la puesta en escena del espectáculo. d. «a» y «b» son correctas. 5. La gestión logística, ¿es uno de los objetivos de la organización de espectáculos? a. Sí. b. No, de eso se encarga otro departamento. 6. ¿Cuál es el objetivo de la gestión de proyectos? a. Asignar recursos para alcanzar los objetivos, independientemente del coste. b. Asignar la mínima cantidad de recursos, con la finalidad de reducir costes. c. Optimizar al máximo la asignación de recursos para alcanzar objetivos predefinidos. d. La gestión de proyectos no implica la asignación de recursos. 7. Las fases generales en la planificación de un proyecto son: a. Visión general, planificación, programación, supervisión y control, finalización. b. Visión general, programación, planificación, supervisión y control, finalización. 8. La estructura desglosada de trabajo (EDT): a. Implica una subdivisión de tareas, facilita la asignación de recursos y otros sistemas de control. b. No implica la asignación de tiempo y coste.
  39. 39. 45MF1096_3. Veladas y espectáculos con fines de animación c. Es también conocida como diagrama de componentes. d. «a» y «c» son correctas. 9. ¿PorquéresultaútiltrabajarcongráficosdeGanttenlaorganización de espectáculos? a. Nos permiten llevar un control de las tareas que tenemos pendientes. b. Podemos establecer prioridades entre las tareas. c. Podemos crearlo nosotros mismos en una hoja de Excel. d. Todas las anteriores son correctas. 10. ¿Qué nos permite Microsoft Office Project? a. Asignar recursos a tareas. b. Hacer un seguimiento de la progresión de las tareas. c. Administrar presupuestos. d. Todas las respuestas son correctas. Actividades para desarrollar: 1. Describe a grandes rasgos los aspectos básicos que debe contener un plan de proyecto. 2. Describe en qué consiste el ciclo de vida de un proyecto. 3. ¿Por qué es importante poseer unos conocimientos básicos de gestión de proyectos para la producción de eventos? Justifica tu respuesta.

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