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MF0971_1 Reproducción y archivo

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Primer capítulo del manual MF0971_1 Reproducción y archivo. Es el tercero de los módulos del certificado de profesionalidad «ADGG0408 Operaciones auxiliares de servicios adminsitrativos y generales». Certificado dentro de la familia de administración y gestión. Es un módulo transversal pues también forma parte del certificado «ADGG0508 Operaciones de grabación y tratamiento de datos y documentos».

El módulo formativo MF0971_1, «Reproducción y archivo», está formado por las siguientes unidades formativas:

UF0513. Gestión auxiliar de archivo en soporte convencional o informático.

UF0514. Gestión auxiliar de reproducción en soporte convencional o informático.

Por otra parte, está asociado a la unidad de competencia UC0971_1, «Realizar operaciones auxiliares de reproducción y archivo en soporte convencional o informático», ya que tiene como principal objetivo acercar al lector al conocimiento de las principales estrategias relacionadas con la reproducción y el archivo. Dichas funciones son básicas en cualquier departamento de administración.

Los destinatarios de esta formación adquirirán un nivel de cualificación profesional de nivel 1, destinado a personas que deseen adquirir conocimientos para realizar labores auxiliares administrativas.

Consigue el manual "MF0971_1 Reproducción y archivo" completo en la tienda online de Certia Editorial: http://ow.ly/nxui30qO5i6

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MF0971_1 Reproducción y archivo

  1. 1. MF0971_1 Reproducción y archivo 2ª Edición ampliada y revisada
  2. 2. Patricia Blanco Rivas es Diplomada en Gestión y Administración Pública por la Universidad de Vigo. Desde el año 2005 se ha dedicado a la docencia, impartiendo acciones formativas relacionadas con la gestión, la educación y la prevención de riesgos laborales en las principales empresas de formación de la Comunidad Autónoma de Galicia. En año 2007 realiza el CAP por la Universidad de Vigo, formación que cumplimenta en el año 2010 con la acción formativa “Formador de formadores” en dónde accede a conocimientos relacionados con la elaboración de contenidos didácticos y la formación e- learning. En la actualidad, combina su profesión de docente presencial con el e-learning, tutorizando acciones formativas ligadas a la educación, en especial, con la inquietud de formar a nuevos docentes. Además, sigue con la elaboración de contenidos didácticos adaptados a diferentes niveles formativos. Datos del autor
  3. 3. Reproducción y archivo. Administración y gestión No está permitida la reproducción total o parcial de este libro, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico, por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de los titulares del Copyright. Derechos reservados 2020, respecto a la primera edición en español, por Certia Editorial. ISBN: 978-84-17328-57-3 Editor: Cenepo Consult, SLU Depósito legal: PO 171-2020 Impreso en España - Printed in Spain Certia Editorial ha incorporado en la elaboración de este material didáctico citas y referencias de obras divulgadas y ha cumplido todos los requisitos establecidos por la Ley de Propiedad Intelectual. Por los posibles errores y omisiones, se excusa previamente y está dispuesta a introducir las correcciones pertinentes en próximas ediciones y reimpresiones. Fuente fotografia portada: Pixabay, autoriza a copiar, distribuir, comunicar publicamente la obra y adaptar el trabajo. Ficha Reproducción y archivo. Administración y gestión. 2ª Edición. Ampliada y revisada Certia Editorial, Pontevedra, 2020 Autor: Patricia Blanco Rivas Formato: 170 x 240 mm • 292 páginas.
  4. 4. Familiaprofesional:ADMINISTRACIÓNYGESTIÓN Áreaprofesional:Gestióndelainformaciónycomunicación FICHADECERTIFICADODEPROFESIONALIDAD(ADGG0408)OPERACIONESAUXILIARESDE SERVICIOSADMINISTRATIVOSYGENERALES(RD645/2011de9demayo) CorrespondenciaconelCatálogoModulardeFormaciónProfesional HorasUnidadesformativasH.CPMóduloscertificadoH.Q 30 UF0517:Organizaciónempresarialyderecursos humanos 150MF0969_1Técnicasadministrativasbásicasdeoficina15030 UF0518:Gestiónauxiliardelacorrespondenciay paqueteríaenlaempresa 90 UF0519:Gestiónauxiliardedocumentación económico-administrativaycomercial 50 UF0520:Comunicaciónenlasrelaciones profesionales120MF0970_1Operacionesbásicasdecomunicación120 70UF0521:Comunicaciónoralyescritaenlaempresa 60 UF0513:Gestiónauxiliardearchivoensoportecon- vencionaloinformático 120MF0971_1Reproducciónyarchivo120 60 UF0514:Gestiónauxiliardereproducciónensoporte convencionaloinformático 40MP0112:Módulodeprácticasprofesionalesnolaborales 390Duraciónhorasmódulosformativos430Duraciónhorastotalescertificadodeprofesionalidad390
  5. 5. Familiaprofesional:ADMINISTRACIÓNYGESTIÓN Áreaprofesional:Gestióndelainformaciónycomunicación FICHADECERTIFICADODEPROFESIONALIDAD(ADGG0508)OPERACIONESDEGRABACIÓNY TRATAMIENTODEDATOSYDOCUMENTOS(RD645/2011de9demayo) CorrespondenciaconelCatálogoModulardeFormaciónProfesional HorasUnidadesformativasH.CPMóduloscertificadoH.Q 9090MF0973_1:Grabacióndedatos90 60 UF0510:Procesadoresdetextosypresentaciones deinformaciónbásicos 150MF0974_1:Tratamientodedatos,textosydocumentación12050 UF0511:Tratamientobásicodedatosyhojasde cálculo 40 UF0512:Transmisióndeinformaciónpormedios convencionaleseinformáticos. 60 UF0513:Gestiónauxiliardearchivoensoportecon- vencionaloinformático 120MF0971_1Reproducciónyarchivo120 60 UF0514:Gestiónauxiliardereproducciónensoporte convencionaloinformático 80MP0110:Módulodeprácticasprofesionalesnolaborales 360Duraciónhorasmódulosformativos440Duraciónhorastotalescertificadodeprofesionalidad330
  6. 6. 9 INTRODUCCIÓN..................................................................................17 UF0513. GESTIÓN AUXILIAR DE ARCHIVO EN SOPORTE CONVENCIONAL O INFORMÁTICO INTRODUCCIÓN..................................................................................29 1. Sistemas operativos habituales............................................................35 1.1. Sistema operativo..........................................................................................37 1.2. Entorno de trabajo. Interface.........................................................................38 1.2.1. Partes.................................................................................................38 1.2.2. Desplazamiento...............................................................................39 1.2.3. Configuración..................................................................................40 1.3. Carpetas, directorios, operaciones con ellos.............................................42 1.3.1. Definición.........................................................................................42 1.3.2. Creación............................................................................................43 1.3.3. Cambio de nombre.........................................................................44 1.3.4. Apertura............................................................................................45 1.3.5. Copiado............................................................................................46 Índice
  7. 7. 10 1.3.6. Cambio de ubicación......................................................................47 1.3.7. Eliminación......................................................................................48 1.4. Ficheros, operaciones con ellos..................................................................49 1.4.1. Definición.........................................................................................49 1.4.2. Creación............................................................................................49 1.4.3. Cambio de nombre.........................................................................50 1.4.4. Apertura............................................................................................52 1.4.5. Copiado............................................................................................53 1.4.6. Cambio de ubicación......................................................................54 1.4.7. Guardado..........................................................................................55 1.4.8. Eliminación......................................................................................56 1.5. Aplicaciones y herramientas........................................................................57 1.6. Exploración/navegación..............................................................................61 1.6.1. Configuración de elementos..........................................................61 1.6.2. Cuentas de usuario. Uso.................................................................63 1.7. Copia de seguridad. Soportes......................................................................64 1.8. Operaciones en un entorno de red............................................................65 1.8.1. Acceso...............................................................................................65 1.8.2. Búsqueda de recursos de red.........................................................66 1.8.3. Operaciones con recursos de red.................................................67 Resumen..................................................................................................................71 Actividades..............................................................................................................73
  8. 8. MF0971_1.Reproducción y archivo 11 2. Archivo y clasificación de documentación administrativa..................75 2.1. El archivo en la empresa..............................................................................77 2.1.1. Descripción......................................................................................77 2.1.2. Finalidad...........................................................................................77 2.1.3. Importancia del archivo para la empresa.....................................78 2.1.4. Tipos de archivos............................................................................78 2.1.5. Equipos y materiales para el archivo............................................80 2.1.6. Funcionamiento de un archivo.....................................................81 2.1.7. Mantenimiento de un archivo.......................................................84 2.1.8. Proceso de archivo de un documento.........................................85 2.1.9. Normas que regulan la conservación de documentos..............89 2.1.10. Destrucción de los documentos...................................................90 2.1.11. Confidencialidad y seguridad de la información........................90 2.2. La organización del archivo.........................................................................94 2.2.1. Centralizado.....................................................................................94 2.2.2. Descentralizado...............................................................................94 2.2.3. Mixto.................................................................................................95 2.2.4. Activo................................................................................................95 2.2.5. Semiactivo........................................................................................96 2.2.6. Inactivo o pasivo.............................................................................96 2.3. Sistema de ordenación y clasificación de documentación administrativa.................................................................................................97
  9. 9. MF0971_1.Reproducción y archivo 12 2.3.1. Concepto de ordenación y clasificación......................................97 2.3.2. Clasificación alfabética...................................................................97 2.3.3. Clasificación numérica....................................................................99 2.3.4. Sistema mixto..................................................................................99 2.3.5. Clasificación cronológica............................................................ 100 2.3.6. Criterio geográfico....................................................................... 100 2.3.7. Clasificación por materias........................................................... 101 Resumen............................................................................................................... 103 Actividades........................................................................................................... 105 3. Base de datos..................................................................................... 107 3.1. Entrada y salida de la aplicación.............................................................. 109 3.2. La ventana de la aplicación....................................................................... 110 3.3. Objetos básicos.......................................................................................... 113 3.3.1. Tablas............................................................................................. 113 3.3.2. Consultas....................................................................................... 114 3.3.3. Formularios................................................................................... 116 3.3.4. Informes o reports......................................................................... 117 3.4. Creación....................................................................................................... 118 3.5. Apertura....................................................................................................... 119 3.6. Guardado..................................................................................................... 120 3.7. Cierre............................................................................................................ 121 3.8. Copia de seguridad..................................................................................... 121
  10. 10. MF0971_1.Reproducción y archivo 13 3.9. Herramientas de recuperación y mantenimiento.................................. 122 Resumen............................................................................................................... 125 Actividades........................................................................................................... 127 4. Inserción de datos en tablas.............................................................. 129 4.1. Registros y campos.................................................................................... 131 4.2. Introducción de datos............................................................................... 132 4.3. Movimientos por los campos y registros................................................ 133 4.4. Eliminación de registros........................................................................... 134 4.5. Modificación de registros.......................................................................... 135 4.6. Copiado y movimiento de datos.............................................................. 135 4.7. Búsqueda y reemplazado de datos........................................................... 136 4.8. Aplicación de filtros................................................................................... 137 4.9. Ordenación alfabética de campos............................................................ 139 4.10. Formatos de una tabla............................................................................... 140 4.11. Operaciones básicas con tablas................................................................ 142 4.11.1. Cambio del nombre..................................................................... 143 4.11.2. Eliminación................................................................................... 143 4.11.3. Copiado......................................................................................... 144 4.11.4. Exportación e importación........................................................ 145 Resumen............................................................................................................... 147 Actividades........................................................................................................... 149
  11. 11. MF0971_1.Reproducción y archivo 14 5. Consultas de selección....................................................................... 151 5.1. Creación....................................................................................................... 153 5.2. Guardado..................................................................................................... 155 5.3. Ejecución..................................................................................................... 155 5.4. Modificación de los criterios.................................................................... 157 5.5. Impresión de resultados............................................................................ 158 5.6. Eliminación................................................................................................. 159 Resumen............................................................................................................... 161 Actividades........................................................................................................... 163 6. Formularios e informes...................................................................... 165 6.1. Introducción, modificación y eliminación de datos en formularios.. 167 6.2. Aplicación de filtros en formularios....................................................... 169 6.3. Creación de informes con el asistente.................................................... 171 6.4. Publicación de informes en el procesador de texto para su mejora... 172 6.5. Impresión de formularios e informes..................................................... 172 Resumen............................................................................................................... 173 Actividades........................................................................................................... 175
  12. 12. MF0971_1.Reproducción y archivo 15 UF0514. GESTIÓN AUXILIAR DE REPRODUCCIÓN EN SOPORTE CONVENCIONAL O INFORMÁTICO INTRODUCCIÓN................................................................................ 183 1. Reproducción en equipos de repografía............................................ 189 1.1. Equipos de reprografía.............................................................................. 191 1.1.1. Elementos..................................................................................... 191 1.1.2. Tipos: fotocopiadoras e impresoras.......................................... 193 1.1.3. Características............................................................................... 195 1.1.4. Funcionamiento........................................................................... 195 1.1.5. Instrucciones técnicas................................................................. 198 1.1.6. Puesta en marcha......................................................................... 199 1.1.7. Mantenimiento y limpieza.......................................................... 200 1.2. Soportes en la reproducción.................................................................... 200 1.2.1. Papeles para reprografía.............................................................. 201 1.2.2. Cartulina para reprografía........................................................... 202 1.2.3. Cartón............................................................................................ 202 1.2.4. Plásticos......................................................................................... 203 1.2.5. Digitales......................................................................................... 203 1.3. Consumibles para los equipos de reprografía........................................ 204 1.3.1. Tóner.............................................................................................. 204
  13. 13. MF0971_1.Reproducción y archivo 16 1.3.2. Tintas............................................................................................. 204 1.4. La reproducción de los originales............................................................ 205 1.4.1. Tipos de originales....................................................................... 205 1.4.2. Compatibilidad de los originales digitales................................ 207 1.5. Producción en reprografía........................................................................ 208 1.5.1. Calidad en la reproducción......................................................... 208 1.5.2. Parámetros modificables............................................................. 209 1.5.3. Pruebas de reproducción............................................................ 211 1.5.4. Ajustes durante la reproducción................................................ 211 1.6. Normativa de seguridad, salud y medioambiente en las operaciones de reprografía................................................................................................... 212 1.6.1. Normas de seguridad en las operaciones de puesta en marcha, manejo y mantenimiento de los equipos.................................. 212 1.6.2. Riesgos específicos y factores implicados................................ 213 1.6.3. Procedimientos de la gestión de residuos................................ 214 Resumen............................................................................................................... 217 Actividades........................................................................................................... 219 2. Operaciones de encuadernación funcional de documentos............. 221 2.1. La encuadernación funcional................................................................... 223 2.1.1. Características y aplicaciones...................................................... 223 2.1.2. Tipos de encuadernación funcional: canutillo, espiral, anillas.............................................................................................. 224 2.1.3. Ajuste de equipos......................................................................... 224
  14. 14. MF0971_1.Reproducción y archivo 17 2.1.4. Mantenimiento............................................................................. 225 2.2. Materiales y útiles de encuadernación..................................................... 226 2.2.1. Papeles de cubrir.......................................................................... 226 2.2.2. Cartulinas....................................................................................... 227 2.2.3. Plásticos: transparencias.............................................................. 228 2.2.4. Grapas y anillas............................................................................. 228 2.3. Operaciones de encuadernación.............................................................. 229 2.3.1. Igualado......................................................................................... 229 2.3.2. Alzado............................................................................................ 229 2.3.3. Perforado....................................................................................... 230 2.3.4. Numerado..................................................................................... 230 2.3.5. Engomado..................................................................................... 231 2.3.6. Grapado......................................................................................... 231 2.4. Máquinas de encuadernación................................................................... 232 2.4.1. Corte (guillotina manual, cizalla)............................................... 232 2.4.2. Plegado (plegadora de planos)................................................... 233 2.4.3. Plastificado (plastificadora)......................................................... 233 2.5. Normativa de seguridad, salud y medioambiente en las operaciones de encuadernación funcional......................................................................... 234 2.5.1. Riesgos........................................................................................... 234 2.5.2. Sistemas de protección................................................................ 235 2.5.3. Procedimientos de trabajo seguros........................................... 237
  15. 15. MF0971_1.Reproducción y archivo 18 2.5.4. Eliminación y reciclaje de residuos........................................... 239 2.6. Control de calidad en la encuadernación funcional.............................. 242 2.6.1. Criterios de calidad del proceso................................................. 242 2.6.2. Pautas para la inspección del producto..................................... 242 Resumen............................................................................................................... 245 Actividades........................................................................................................... 247 resumen final............................................................................... 249 autoEVALUACIÓN FINAL.............................................................. 251 actividades complementarias............................................ 267 soluciones...................................................................................... 271 BIBLIOGRAFÍA .................................................................................. 287
  16. 16. MF0971_1.Reproducción y archivo 19 El módulo formativo MF0971_1,«Reproducción y archivo», está formado por las siguientes unidades formativas: • UF0513. Gestión auxiliar de archivo en soporte convencional o informático. • UF0514.Gestión auxiliar de reproducción en soporte convencional o informático. Además, está asociado a la unidad de competencia UC0971_1,«Realizar operaciones auxiliares de reproducción y archivo en soporte convencional o informático»,yaquetienecomoprincipalobjetivoacercarallectoralconocimiento de las principales estrategias relacionadas con la reproducción y el archivo. Dichas funciones son básicas en cualquier departamento de administración. Los destinatarios de esta formación adquirirán un nivel de cualificación profesional de nivel 1, destinado a personas que deseen adquirir conocimientos para realizar labores auxiliares administrativas. Introducción
  17. 17. UF0513 GESTIÓN AUXILIAR DE ARCHIVO EN SOPORTE CONVENCIONAL O INFORMÁTICO
  18. 18. MF0971_1.Reproducción y archivo 23 INTRODUCCIÓN..................................................................................29 Unidad didáctica 1 1. Sistemas operativos habituales............................................................35 1.1. Sistema operativo..........................................................................................37 1.2. Entorno de trabajo. Interface.........................................................................38 1.2.1. Partes.................................................................................................38 1.2.2. Desplazamiento...............................................................................39 1.2.3. Configuración..................................................................................40 1.3. Carpetas, directorios, operaciones con ellos.............................................42 1.3.1. Definición.........................................................................................42 1.3.2. Creación............................................................................................43 1.3.3. Cambio de nombre.........................................................................44 1.3.4. Apertura............................................................................................45 1.3.5. Copiado............................................................................................46 1.3.6. Cambio de ubicación......................................................................47 Índice
  19. 19. MF0971_1.Reproducción y archivo 24 1.3.7. Eliminación......................................................................................48 1.4. Ficheros, operaciones con ellos..................................................................49 1.4.1. Definición.........................................................................................49 1.4.2. Creación............................................................................................49 1.4.3. Cambio de nombre.........................................................................50 1.4.4. Apertura............................................................................................52 1.4.5. Copiado............................................................................................53 1.4.6. Cambio de ubicación......................................................................54 1.4.7. Guardado..........................................................................................55 1.4.8. Eliminación......................................................................................56 1.5. Aplicaciones y herramientas........................................................................57 1.6. Exploración/navegación..............................................................................61 1.6.1. Configuración de elementos..........................................................61 1.6.2. Cuentas de usuario. Uso.................................................................63 1.7. Copia de seguridad. Soportes......................................................................64 1.8. Operaciones en un entorno de red............................................................65 1.8.1. Acceso...............................................................................................65 1.8.2. Búsqueda de recursos de red.........................................................66 1.8.3. Operaciones con recursos de red.................................................67 Resumen..................................................................................................................71 Actividades..............................................................................................................73
  20. 20. MF0971_1.Reproducción y archivo 25 UNIDAD DIDÁCTICA 2 2. Archivo y clasificación de documentación administrativa..................75 2.1. El archivo en la empresa..............................................................................77 2.1.1. Descripción......................................................................................77 2.1.2. Finalidad...........................................................................................77 2.1.3. Importancia del archivo para la empresa.....................................78 2.1.4. Tipos de archivos............................................................................78 2.1.5. Equipos y materiales para el archivo............................................80 2.1.6. Funcionamiento de un archivo.....................................................81 2.1.7. Mantenimiento de un archivo.......................................................84 2.1.8. Proceso de archivo de un documento.........................................85 2.1.9. Normas que regulan la conservación de documentos..............89 2.1.10. Destrucción de los documentos...................................................90 2.1.11. Confidencialidad y seguridad de la información........................90 2.2. La organización del archivo.........................................................................94 2.2.1. Centralizado.....................................................................................94 2.2.2. Descentralizado...............................................................................94 2.2.3. Mixto.................................................................................................95 2.2.4. Activo................................................................................................95 2.2.5. Semiactivo........................................................................................96
  21. 21. MF0971_1.Reproducción y archivo 26 2.2.6. Inactivo o pasivo.............................................................................96 2.3. Sistema de ordenación y clasificación de documentación administrativa.................................................................................................97 2.3.1. Concepto de ordenación y clasificación......................................97 2.3.2. Clasificación alfabética...................................................................97 2.3.3. Clasificación numérica....................................................................99 2.3.4. Sistema mixto..................................................................................99 2.3.5. Clasificación cronológica............................................................ 100 2.3.6. Criterio geográfico....................................................................... 100 2.3.7. Clasificación por materias........................................................... 101 Resumen............................................................................................................... 103 Actividades........................................................................................................... 105 UNIDAD DIDÁCTICA 3 3. Base de datos..................................................................................... 107 3.1. Entrada y salida de la aplicación.............................................................. 109 3.2. La ventana de la aplicación....................................................................... 110 3.3. Objetos básicos.......................................................................................... 113 3.3.1. Tablas............................................................................................. 113 3.3.2. Consultas....................................................................................... 114
  22. 22. MF0971_1.Reproducción y archivo 27 3.3.3. Formularios................................................................................... 116 3.3.4. Informes o reports......................................................................... 117 3.4. Creación....................................................................................................... 118 3.5. Apertura....................................................................................................... 119 3.6. Guardado..................................................................................................... 120 3.7. Cierre............................................................................................................ 121 3.8. Copia de seguridad..................................................................................... 121 3.9. Herramientas de recuperación y mantenimiento.................................. 122 Resumen............................................................................................................... 125 Actividades........................................................................................................... 127 Unidad didáctica 4 4. Inserción de datos en tablas.............................................................. 129 4.1. Registros y campos.................................................................................... 131 4.2. Introducción de datos............................................................................... 132 4.3. Movimientos por los campos y registros................................................ 133 4.4. Eliminación de registros........................................................................... 134 4.5. Modificación de registros.......................................................................... 135 4.6. Copiado y movimiento de datos.............................................................. 135 4.7. Búsqueda y reemplazado de datos........................................................... 136
  23. 23. MF0971_1.Reproducción y archivo 28 4.8. Aplicación de filtros................................................................................... 137 4.9. Ordenación alfabética de campos............................................................ 139 4.10. Formatos de una tabla............................................................................... 140 4.11. Operaciones básicas con tablas................................................................ 142 4.11.1. Cambio del nombre..................................................................... 143 4.11.2. Eliminación................................................................................... 143 4.11.3. Copiado......................................................................................... 144 4.11.4. Exportación e importación........................................................ 145 Resumen............................................................................................................... 147 Actividades........................................................................................................... 149 UNIDAD DIDÁCTICA 5 5. Consultas de selección....................................................................... 151 5.1. Creación....................................................................................................... 153 5.2. Guardado..................................................................................................... 155 5.3. Ejecución..................................................................................................... 155 5.4. Modificación de los criterios.................................................................... 157 5.5. Impresión de resultados............................................................................ 158 5.6. Eliminación................................................................................................. 159 Resumen............................................................................................................... 161
  24. 24. MF0971_1.Reproducción y archivo 29 Actividades........................................................................................................... 163 UNIDAD DIDÁCTICA 6 6. Formularios e informes...................................................................... 165 6.1. Introducción, modificación y eliminación de datos en formularios.. 167 6.2. Aplicación de filtros en formularios....................................................... 169 6.3. Creación de informes con el asistente.................................................... 171 6.4. Publicación de informes en el procesador de texto para su mejora... 172 6.5. Impresión de formularios e informes..................................................... 172 Resumen............................................................................................................... 173 Actividades........................................................................................................... 175
  25. 25. MF0971_1.Reproducción y archivo 31 El Real Decreto 645/2011, de 9 de mayo, por el que se establecen Cinco Certificados de Profesionalidad de la Familia Profesional Administración y Gestión que se incluyen en el Repertorio Nacional de Certificados de Profesionalidad y se actualizan los Certificados de Profesionalidad establecidos en el Real Decreto 1210/2009, de 17 de julio, establece que la UF0513«Gestión auxiliar de archivo en soporte convencional o informático», tiene las siguientes capacidades y criterios de evaluación: • Utilizar las funciones básicas de los sistemas operativos habituales en la gestión y búsqueda de carpetas y archivos: o Identificar las funciones básicas de un sistema operativo en un entorno de red. o Determinar los principios de organización de los sistemas operativos a través de los diferentes archivos y carpetas que lo integran, utilizando esquemas en función de su jerarquía. o Diferenciar entre las aplicaciones de gestión de archivos propios de un sistema operativo y el resto de aplicaciones que están incluidas dentro del mismo. o Explicarlasprestacionesfundamentalesdelsistemaoperativoquepermiten buscar, archivar y mantener la seguridad, integridad y confidencialidad de la información. o Distinguir las funciones básicas de los sistemas operativos en la gestión de archivos y carpetas. o En un supuesto práctico, convenientemente caracterizado, de utilización del sistema operativo: - Crear carpetas identificándolas con un nombre que permita su localización y recuperación. - Cambiar el nombre de una carpeta de acuerdo con las indicaciones Introducción
  26. 26. MF0971_1.Reproducción y archivo 32 recibidas. - Seleccionar los archivos y documentos que contienen las carpetas utilizando las teclas adecuadas en caso necesario. - Realizar copias y movimientos de archivos, documentos y/o carpetas a otras ubicaciones. - Establecer contraseñas de archivos. - Realizar búsquedas de archivos y/o carpetas de forma rápida y precisa de acuerdo con los criterios establecidos. - Realizar copias de seguridad de los archivos y documentos. - Eliminar carpetas y archivos. • Aplicar técnicas de archivo y clasificación básicas y habituales en la codificación y organización de documentación administrativa tipo, utilizando archivos físicos o informáticos: o Identificar los diferentes sistemas convencionales de archivo, ordenación y clasificación. o Describir las distintas técnicas de codificación en la organización de documentos. o Identificar las prestaciones de una aplicación informática que realice copias de seguridad. o Distinguir entre los diferentes criterios de homogeneidad y operatividad de los archivos. o Diferenciar las medidas de protección y seguridad en los distintos tipos de documentos. o En un supuesto práctico, convenientemente caracterizado, en el que se proporciona documentación tipo: - Identificar los distintos soportes de archivo en función de la frecuencia de consulta o utilización de la documentación aportada. - Clasificar los documentos en función del tipo de empresa y la frecuencia de uso.
  27. 27. MF0971_1.Reproducción y archivo 33 - Aplicar las reglas de clasificación de archivos: alfabéticas, numéricas, alfanuméricas u otras. - Organizar físicamente la documentación en el archivo propuesto. - Utilizar software para guardar y localizar documentos de forma organizada y accesible. o En un supuesto práctico, convenientemente caracterizado, en el que se especifiquen las tareas a desarrollar y el sistema de archivo disponible: - Aplicar los procesos administrativos de archivo (clasificación, codificación, prearchivo, archivo) gestionando y organizando la documentación en archivos físicos en papel o a través de procedimientos informáticos. - Aplicar los procesos de control y seguimiento de documentos prestados cumplimentando los formularios correspondientes. o Utilizar los programas antivirus periódicamente, manteniéndolos actualizados para garantizar la seguridad de la documentación archivada. • Utilizar las técnicas básicas de acceso, entrega, transferencia y eliminación de documentos y archivos, en función de los distintos niveles de acceso, conservación y vigencia. o Identificar los procesos de entrega, transferencia y eliminación de documentos y archivos. o Precisar los útiles de acceso de archivos, de acuerdo con distintas circunstancias ambientales. o Diferenciar los recursos de transferencia y eliminación de archivos y documentos. o Determinar los criterios que garanticen la seguridad y confidencialidad de la documentación. o En un supuesto práctico de simulación, convenientemente caracterizado, de acceso, conservación y vigilancia de un sistema de archivo: - Describir la mecánica para el control de documentos. - Realizar la transferencia de documentos según un plan de transferencia
  28. 28. MF0971_1.Reproducción y archivo 34 propuesto. - Eliminar archivos, documentos y copias de seguridad de los mismos según los medios facilitados. - Identificar la documentación de los archivos de acuerdo con su tratamiento: archivos de gestión, intermedios e históricos. - Relacionar los criterios de conservación aplicables de acuerdo con el tipo de documento. • Utilizar las funciones básicas de bases de datos necesarias, introduciendo, ordenando, consultando y presentando información de forma actualizada. o Identificar las funciones básicas de una base de datos. o Distinguir los diferentes objetos de una base de datos en cuanto a sus características y utilidades. o Reconocer las diferentes opciones de desplazamientos, selecciones e introducción de datos en los diferentes objetos en la base de datos sin error. o Identificar criterios para realizar consultas sencillas y obtener información exacta acorde con las instrucciones proporcionadas. o Distinguir entre los diferentes tipos de filtro existentes en función de la información a localizar en los diferentes objetos de la base de datos. o Reconocer las herramientas existentes en la aplicación para la elaboración deinformes sencillos adecuados a las instrucciones proporcionadas. o Distinguir las diferentes opciones de impresión en cada uno de los objetos de la base de datos. o Explicar las prestaciones fundamentales de la aplicación que permitan consultar, procesar, editar, archivar y mantener la seguridad, integridad y confidencialidad de la información. o En casos prácticos, suficientemente caracterizados y mediante el uso de una aplicación informática de base de datos: - Abrir y cerrar una base de datos.
  29. 29. MF0971_1.Reproducción y archivo 35 - Introducir registros, modificaciones, altas y bajas a partir de los datos proporcionados. - Filtrar y ordenar la información según las instrucciones facilitadas. - Obtener los datos o información requerida a partir de consultas sencillas. - Archivar la información y realizar copias de seguridad de la base de datos en el soporte proporcionado. - Imprimir tablas, consultas e informes configurando de acuerdo con lo solicitado las opciones de impresión. - Aplicar los procedimientos que garanticen la confidencialidad de la información.
  30. 30. MF0971_1.Reproducción y archivo 37 Contenido 1.1. Sistema operativo 1.2. Entorno de trabajo. Interface 1.3. Carpetas, directorios, operaciones con ellos 1.4. Ficheros, operaciones con ellos 1.5. Aplicaciones y herramientas 1.6. Exploración/navegación 1.7. Copia de seguridad. Soportes 1.8. Operaciones en un entorno de red Resumen Actividades UNIDAD Sistemas operativos habituales 1
  31. 31. Un sistema operativo es un conjunto de programas que administran los recursos de un ordenador y controlan su funcionamiento. A lo largo de esta unidad didáctica estudiaremos los sistemas operativos más habituales, así como el entorno de los mismos y las partes que lo componen. 1.1. Sistema operativo El sistema operativo es la base del funcionamiento de un ordenador u otros dispositivos. Es un software que permite que funcionen los programas o aplicaciones informáticas. Gracias a los sistemas operativos se pueden realizar tareas básicas como el funcionamiento de los periféricos del ordenador, tales como el ordenador, la impresora, el ratón, etc. Las principales funciones de los sistemas operativos son: • Poder ser utilizados por más de un usuario. • Abrir y trabajar con más de un programa a la vez. • Ejecutar más de un programa a la vez. • Arrancar varios programas. Los sistemas operativos más utilizados en la actualidad según la cuota de mercado mundial de Sistemas Operativos para ordenador para 2019 son: Windows 10, Windows 7, Windows 8.1, Mac OS X 10.14, Windows 8, Windows XP, Mac OS X 10.13 y Linux. Los sistemas operativos se estructuran en archivos y carpetas. En los archivos se almacena toda la información contenida en el sistema, mientras que las carpetas con los instrumentos, como estudiaremos más adelante, sirven para archivar cualquier tipo de información. La estructura general del sistema operativo se organiza en dos niveles: primero el archivo y, posteriormente, las carpetas. MF0971_1.Reproducción y archivo 39
  32. 32. MF0971_1.Reproducción y archivo 40 1.2. Entorno de trabajo. Interface El interface o interfaz es la manera de comunicación que tiene un sistema operativo con el usuario. Existen los siguientes interfaces: • Interface modo texto: se realiza la comunicación a través de comandos. • Interface modo gráfico: se realiza la comunicación a través de ventanas, iconos y botones. A continuación, vamos a estudiar las principales características del interface. 1.2.1. Partes Las principales partes de un interface de usuario son el escritorio, los iconos, la barra de tareas y el botón de «Inicio». El escritorio es una de las partes en las que se pueden ver los iconos de los programas principales. Algunos autores lo denominan como la ventana inicial en la que el usuario empieza a realizar funciones. Además, es lo primero que se ve cuando arranca el sistema operativo. En la siguiente imagen podemos ver un ejemplo de un escritorio con el sistema operativo Windows 7:
  33. 33. MF0971_1.Reproducción y archivo 41 Los iconos son la representación de cada uno de los programas o carpetas que forman parte de un ordenador. A continuación, podemos ver un ejemplo del icono de una aplicación informática: La barra de tareas es una herramienta que podemos encontrar debajo del escritorio, y en ella aparecen los programas que se están ejecutando. La barra de herramientas se puede configurar dependiendo del sistema operativo y de las funciones que el usuario desea que aparecen pero, por norma general, el botón que siempre estará será el de «Inicio». A continuación, veremos una imagen en que la aparecerá la barra de herramientas: En la imagen aparece la barra de tareas rodeada de un rectángulo, y en ella se puede ver el botón de «Inicio», señalado con una flecha, los programas que se están utilizados y otros datos, los cuales se podrán configurar al gusto del usuario y dependiendo del sistema operativo que utilice. 1.2.2. Desplazamiento El desplazamiento es una función del sistema operativo que permite moverse
  34. 34. MF0971_1.Reproducción y archivo 42 por una ventana por la parte lateral derecha a la izquierda y de la parte inferior a la superior. Las barras de desplazamiento se pueden utilizar de la siguiente forma: • Haciendo clic en la parte inferior o superior de la barra y señalando con los iconos que tienen forma de flecha: • Dentro del botón de desplazamiento, si se hace clic en cualquier punto para desplazarlo el documento se moverá. • Haciendo clic fuera de la barra de desplazamiento. En este caso,el documento se moverá más rápidamente. 1.2.3. Configuración A continuación, vamos a estudiar las dos formas que existen para configurar el interface: modo texto y modo gráfico. La forma de modo texto sirve para poder interactuar con el sistema operativo. Nosotros le damos órdenes y tareas través de comandos de texto que se introducen a través del teclado. A continuación, podemos ver algunos ejemplos de comandos para Windows.
  35. 35. MF0971_1.Reproducción y archivo 43 Comandos para Windows F1 Ayuda CTRL+ESC Abrir el menú «Inicio» ALT+TAB Cambiar entre programas abiertos ALT+F4 Salir del programa MAYÚS+SUPR Eliminar un elemento permanentemente CTRL+C Copiar CTRL+X Cortar CTRL+V Pegar CTRL+Z Deshacer CTRL+B Negrita CTRL+U Subrayado CTRL+I Cursiva CTRL+X Cortar CTRL+C Copiar CTRL+V Pegar La forma modo gráfico es utilizada cuando aparecen iconos y botones en imágenes. Por norma general, estos son muy intuitivas y se identifican perfectamente. Por ejemplo, cuando vemos el icono de la carpeta lo podemos abrir con la ayuda del ratón, haciendo doble clic encima. Normalmente, a la hora de instalar el sistema operativo, en este caso Windows, el equipo seguirá el siguiente orden: 1. Partición del disco: el sistema operativo va creando y formateando los distintos discos del equipo. 2. Configuración dela región y el idioma del equipo: para ello, el sistema operativo permite seleccionar diferentes opciones regionales. Por otra parte, establece una serie de idiomas para que se pueda elegir el que se desea.
  36. 36. MF0971_1.Reproducción y archivo 44 3. Información de la compañía y clave del producto que acredita que se tiene licencia para realizar la instalación. 4. Nombre del ordenador y la contraseña del administrador. 5. Configurar la fecha y el huso horario que se desea utilizar. 1.3. Carpetas, directorios, operaciones con ellos Las carpetas y directorios son partes muy importantes de los sistemas operativos. A continuación, vamos a definirlas, saber cómo se crean y cómo cambiarles el nombre, entre otras funciones. 1.3.1. Definición Una carpeta es un contenedor de carácter virtual en el que se almacenan una serie de archivos de datos y subdirectorios, clasificados atendiendo asu contenido, su propósito, su tamaño y a cualquier otro motivo que decida su creador. En la siguiente imagen podemos ver cómo es una carpeta virtual: En la imagen, la carpeta se corresponde a una carpeta del sistema operativo Windows, que generalmente son de color amarillo. La forma de las carpetas puede variar según el sistema operativo del ordenador. Las carpetas también son conocidas como directorios, y en ellas se agrupan de forma lógica los archivos. Para establecer contraseñas en los archivos de un ordenador hay que tener
  37. 37. MF0971_1.Reproducción y archivo 45 en cuenta la aplicación informática en la que se contienen los archivos, pero a grandes rasgos los pasos que se deben realizar son: 1. Elegir el programa y los archivos que se desea proteger. 2. Hacer clic con el botón derecho sobre los archivos que se desea proteger, y a continuación con el botón derecho en la opción «Agregar una contraseña». 3. Agregar la contraseña y confirmarla. 4. Cerrar el programa y volver a abrirlo para verificar que se han grabado correctamente los cambios. 1.3.2. Creación A la hora de crear una carpeta debemos realizar las siguientes funciones: • Pinchar sobre el escritorio con el botón derecho del ratón, en el que aparecerá el siguiente menú: • Hacemos clic en la opción «Nuevo» y aparecerá otra ventana en la que podremos ver el siguiente menú:
  38. 38. MF0971_1.Reproducción y archivo 46 • Le damos al icono de la carpeta con el botón izquierdo del ratón y ya hemos creado una. Es importante que le pongamos un nombre a la carpeta para poder identificarla. 1.3.3. Cambio de nombre Una vez que hemos creado una carpeta, es necesario ponerle un nombre. Inmediatamente después de la creación de la misma aparecerá la carpeta de la siguiente forma: Es necesario y recomendable ponerle un nombre. Por ejemplo, le podemos poner el nombre de «Recibos», si dentro de la misma se van a albergar recibos.
  39. 39. MF0971_1.Reproducción y archivo 47 Ahora bien, hemos decidido que en esa carpeta irán los recibos del año 2014. Entonces pinchamos encima de la carpeta y hacemos clic en el botón derecho del ratón. Nos aparecerá el siguiente menú: Pinchamos con el botón izquierdo del ratón la opción «Renombrar» y ponemos de nuevo el nombre que queremos para la carpeta. También se puede realizar esta acción gracias a los comandos, pinchando con el ratón encima del icono de la carpeta y pulsando la tecla F2. Se trata de una forma más rápida de cambiar el nombre. 1.3.4. Apertura Existen dos formas de abrir una carpeta: • Haciendo doble clic encima de la carpeta. • Pinchando encima de la carpeta con el botón derecho. A continuación, nos aparecerá el siguiente menú:
  40. 40. MF0971_1.Reproducción y archivo 48 Es el mismo menú que hemos visto anteriormente. En este caso deberemos hacer clic en la primera opción: «Abrir». 1.3.5. Copiado Para poder copiar una carpeta y pegarla en otro lugar del ordenador, o incluso en un memoria externa, volvemos a poner el ratón encima y le damos al botón derecho. Nos volverá a aparecer el menú anterior y le damos, con el botón izquierdo, a la opción «Copiar».
  41. 41. MF0971_1.Reproducción y archivo 49 A continuación, buscamos la ubicación en la que deseamos pegar la carpeta y, con el botón derecho del ratón, hacemos clic y se desplegará el siguiente menú: Haremos clic sobre la opción «Pegar» con el botón izquierdo del ratón. Existe otra forma de copiar y pegar, utilizando los comando: si pulsamos la tecla «CTRL+C sobre la carpeta la copiaremos, y para pegarla pulsaremos «CTRL+V» y la pegaremos en la ubicación deseada. 1.3.6. Cambio de ubicación Cambiar la ubicación de las carpetas es una tarea sencilla. Simplemente pinchando con el ratón sobre la carpeta, podemos moverla hacia el lugar en el que queremos ubicarla. No obstante, también podemos darle una ubicación concreta en cualquier parte del ordenador. Para ello, ponemos el ratón encima de la carpeta y hacemos clic en el botón derecho, de modo que nos aparecerá el siguiente menú:
  42. 42. MF0971_1.Reproducción y archivo 50 Esto nos dará la opción de enviar la carpeta a donde la queramos ubicar. La carpeta se puede enviar a cualquier parte del equipo, como el escritorio, mis documentos, mis imágenes, el disco duro, etc. Por otra parte, también se puede enviar la información a cualquier otro dispositivo externo al propio ordenador, tal como, por ejemplo un disco duro externo o una memoria USB externa. 1.3.7. Eliminación Para eliminar una carpeta volveremos a pinchar encima de la misma con el botón derecho y nos aparecerá el menú del que hemos hablado anteriormente:
  43. 43. MF0971_1.Reproducción y archivo 51 Haremos clic con el botón izquierdo en la opción «Eliminar» y nos aparecerá la siguiente ventana, en la que tendremos que seleccionar la opción «Sí» si deseamos eliminar la carpeta: 1.4. Ficheros, operaciones con ellos Los ficheros, desde el punto de vista informático, son sistemas virtuales en los que se puede guardar la información de forma organizada. A continuación, vamos a estudiar las principales características de los mismos. 1.4.1. Definición Una definición más concreta de los ficheros o archivos sería toda información clasificada y almacenada para poder conservarla para un fin concreto. Los ficheros suelen estar compuestos por una serie de archivos o documentos, que son los que contendrán cada información. Por ejemplo, un fichero sería un documento creado con el programa informático de Microsoft Word. 1.4.2. Creación Para crear un archivo tenemos que tener instalada la aplicación informática pertinente, desde la que tenemos que abrir un nuevo archivo. Por ejemplo, para abrir un archivo en Microsoft Word, que es un procesador de texto, tenemos que abrir directamente el programa y, por lo general, se nos abrirá un documento vacío.

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