Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

MF0969_1 Técnicas administrativas básicas de oficina

146 views

Published on

Primer capítulo gratis del manual «Técnicas administrativas básicas» (MF0969_1). Este manual es el primero de los módulos del certificado de profesionalidad «ADGG0408 Operaciones auxiliares de servicios adminsitrativos y generales». Se compone de tres unidades formativas: UF0517 Organización empresarial y de recursos humanos; UF0518 Gestión auxiliar de la correspondencia y paquetería en la empresa; UF0519 Gestión auxiliar de documentación económico-administrativa comercial.

Las personas que realizan acciones de tipo administrativo deben tener claro cómo pueden conocer la estructura empresarial, deben ubicar cada uno de los departamentos, las funciones y las relaciones existentes en la misma. La gestión de los recursos humanos es también muy importante para poder hacer frente a las necesidades de la empresa. En las tareas administrativas deben conocer cuáles son los principales criterios a la hora de recibir y enviar la correspondencia, así como la gestión de la misma entre los distintos departamentos de la empresa. Otro de los principios fundamentales de las tareas administrativas es el apoyo en el departamento financiero correspondiente. Es importante que se sepan realizar algunas funciones relacionadas con la tesorería empresarial, así como elaborar ciertos documentos, tales como una factura, un albarán, etc.

Además, por último, se incluyen ejercicios, resúmenes y pruebas de evaluación que nos permitirán valorar los conocimientos adquiridos.

Consigue el manual completo en nuestra tienda online: http://ow.ly/lBwx30qMl73

Published in: Education

MF0969_1 Técnicas administrativas básicas de oficina

  1. 1. MF0969_1. Técnicas administrativas básicas de oficina 1
  2. 2. MF0969_1 TÉCNICAS ADMINISTRATIVAS BÁSICAS DE OFICINA 2ª edición ampliada y revisada
  3. 3. Patricia Blanco Rivas es Diplomada en Gestión y Administración Pública por la Universidad de Vigo. Desde el año 2005 se ha dedicado a la docencia, impartiendo acciones formativas relacionadas con la gestión, la educación y la prevención de riesgos laborales en las principales empresas de formación de la Comunidad Autónoma de Galicia. En año 2007 realiza el CAP por la Universidad de Vigo, formación que cumplimenta en el año 2010 con la acción formativa “Formador de formadores” en dónde accede a conocimientos relacionados con la elaboración de contenidos didácticos y la formación e- learning. En la actualidad, combina su profesión de docente presencial con el e-learning, tutorizando acciones formativas ligadas a la educación, en especial, con la inquietud de formar a nuevos docentes. Además, sigue con la elaboración de contenidos didácticos adaptados a diferentes niveles formativos. Datos del autor
  4. 4. Técnicas administrativas básicas de oficina. No está permitida la reproducción total o parcial de este libro, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico, por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de los titulares del Copyright. Derechos reservados 2020, respecto la segunda edición ampliada y revisada en español, por Certia Editorial. ISBN: 978-84-17328-55-9 Editor: Cenepo Consult, SLU Depósito legal: PO 169-2020 Impreso en España - Printed in Spain Certia Editorial ha incorporado en la elaboración de este material didáctico citas y referencias de obras divulgadas y ha cumplido todos los requisitos establecidos por la Ley de Propiedad Intelectual. Por los posibles errores y omisiones, se excusa previamente y está dispuesta a introducir las correcciones pertinentes en próximas ediciones y reimpresiones. Fuente fotografia portada: Pixabay, autoriza a copiar, distribuir, comunicar publicamente la obra y adaptar el trabajo. Ficha Técnicas administrativas básicas de oficina 2ª Edición ampliada y revisada Certia Editorial, Pontevedra, 2020 Autor: Patricia Blanco Rivas Formato: 170 x 240 mm • 372 páginas.
  5. 5. Familiaprofesional:ADMINISTRACIÓNYGESTIÓN Áreaprofesional:Gestióndelainformaciónycomunicación FICHADECERTIFICADODEPROFESIONALIDAD(ADGG0408)OPERACIONESAUXILIARESDE SERVICIOSADMINISTRATIVOSYGENERALES(RD645/2011de9demayo) CorrespondenciaconelCatálogoModulardeFormaciónProfesional HorasUnidadesformativasH.CPMóduloscertificadoH.Q 30UF0517:Organizaciónempresarialyderecursoshumanos 150MF0969_1Técnicasadministrativasbásicasdeoficina15030UF0518:Gestiónauxiliardelacorrespondenciaypaqueteríaenlaempresa 90UF0519:Gestiónauxiliardedocumentacióneconómico-administrativaycomercial 50UF0520:Comunicaciónenlasrelacionesprofesionales 120MF0970_1Operacionesbásicasdecomunicación120 70UF0521:Comunicaciónoralyescritaenlaempresa 60UF0513:Gestiónauxiliardearchivoensoporteconvencionaloinformático 120MF0971_1Reproducciónyarchivo120 60UF0514:Gestiónauxiliardereproducciónensoporteconvencionaloinformático 40MP0112:Módulodeprácticasprofesionalesnolaborales 390Duraciónhorasmódulosformativos430Duraciónhorastotalescertificadodeprofesionalidad390
  6. 6. MF0969_1. Técnicas administrativas básicas de oficina 7 INTRODUCCIÓN.................................................................................. 19 UF0517. ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL Y DE RECURSOS HUMANOS 1. La organización de entidades públicas y privadas.............................. 31 1.1. Funciones de las empresas ......................................................................... 33 1.1.1. Clases ............................................................................................... 35 1.1.2. Jerarquía ........................................................................................... 39 1.2. La función administrativa............................................................................ 40 1.2.1. Definción ........................................................................................ 40 1.2.2. Objetivos ......................................................................................... 41 1.3. La estructura de la empresa......................................................................... 42 1.3.1. Concepto de organización ............................................................ 42 1.3.2. Principios de organización ........................................................... 42 1.3.3. La organización formal e informal ............................................. 44 Índice
  7. 7. MF0969_1. Técnicas administrativas básicas de oficina 1.4. Los departamentos....................................................................................... 44 1.4.1. Descripción ..................................................................................... 45 1.4.2. Tipología ......................................................................................... 45 1.4.3. Criterios para la asignación de actividades a los departamentos ................................................................................ 48 1.5. El organigrama.............................................................................................. 50 1.5.1. Descripción ..................................................................................... 59 1.5.2. Objetivos ......................................................................................... 52 1.5.3. Requisitos ........................................................................................ 52 1.5.4. Clases ............................................................................................... 53 1.5.5. Ventajas e inconvenientes ............................................................. 54 1.6. Organización del entorno físico del espacio de acogida ........................ 55 1.6.1. Condiciones medioambientales ................................................... 56 1.6.2. Disposición y tipos de materiales auxiliares ............................... 61 1.6.3. Mobiliario ........................................................................................ 62 1.7. Organización básica del Estado y la Unión Europea.............................. 64 1.7.1. Administración Central ................................................................. 65 1.7.2. Administración Autonómica ........................................................ 69 1.7.3. Administración Local .................................................................... 77 1.7.4. Unión Europea ............................................................................... 80 Resumen ........................................................................................................ 85 Actividades .................................................................................................... 87 8
  8. 8. MF0969_1. Técnicas administrativas básicas de oficina 9 2. La organización de los recursos humanos.......................................... 91 2.1. La organización en actividades de apoyo administrativo ....................... 93 2.1.1. Criterios de organización y coordinación .................................. 93 2.1.2. Procedimientos de trabajo ............................................................ 94 2.1.3. Indicadores de calidad de la organización .................................. 95 2.1.4. Pautas para la obtención de resultados ....................................... 97 2.2. Los grupos .................................................................................................... 98 2.2.1. Elementos ....................................................................................... 98 2.2.2. Estructura ........................................................................................ 99 2.2.3. Clasificación ..................................................................................100 2.3. Fases y comportamiento del trabajo en equipo o en grupo ............... 102 2.3.1. La identificación del grupo: el ideal del grupo ....................... 104 2.3.2. Las normas del grupo ................................................................ 104 2.3.3. Los papeles en el grupo ............................................................. 105 2.3.4. El poder y la cohesión del grupo .............................................. 106 2.3.5. Ventajas e inconvenientes del trabajo en equipo .................... 107 2.3.6. Finalidad de las técnicas de dinámica de grupos .................... 109 2.3.7. Factores que modifican la dinámica de grupo ........................ 109 2.3.8. Funciones del coordinador del grupo: nivel de tarea y de relación ......................................................................................... 110 2.4. El trabajo en grupo en actividades de apoyo administrativo ............. 112 2.4.1. Características de un grupo de trabajo de apoyo administrativo
  9. 9. MF0969_1. Técnicas administrativas básicas de oficina tipo ................................................................................................ 112 2.4.2. Funciones en un grupo de trabajo de apoyo administrativo tipo ................................................................................................ 113 2.4.3. Grado de participación ............................................................. 115 Resumen ..................................................................................................... 117 Actividades ................................................................................................. 119 UF0518. GESTIÓN AUXILIAR DE LA CORRESPONDENCIA Y PAQUETERÍA EN LA EMPRESA 1. Tratamiento de la correspondencia y paquetería interna y externa .129 1.1. La comunicación escrita en empresas públicas y privadas................... 131 1.1.1. Funciones...................................................................................... 131 1.1.2. Elementos..................................................................................... 133 1.1.3. Tipos: cartas comerciales y documentos administrativos...... 135 1.1.4. La correcta expresión de los textos escritos............................ 142 1.2. Gestión de la recepción de la correspondencia..................................... 144 1.2.1. Selección y clasificación.............................................................. 145 1.2.2. Registro.......................................................................................... 145 1.2.3. Distribución.................................................................................. 146 1.3. Preparación de la correspondencia......................................................... 146 10
  10. 10. MF0969_1. Técnicas administrativas básicas de oficina 11 1.3.1. Personas que la elaboran............................................................. 147 1.3.2. Número de copias........................................................................ 147 1.3.3. Firma de la correspondencia...................................................... 147 1.4. Embalaje y empaquetado de documentación y productos.................. 148 1.4.1. Medios........................................................................................... 148 1.4.2. Materiales...................................................................................... 150 1.4.3. Procedimientos............................................................................. 152 1.5. Gestión de la salida de la correspondencia............................................ 153 1.5.1. Tareas antes de proceder al envío.............................................. 153 1.5.2. Libro de registro de salida.......................................................... 153 1.6. Medios utilizados en el envío de correspondencia y paquetería......... 155 1.6.1. Servicio de correo........................................................................ 155 1.6.2. Mensajería .................................................................................... 156 1.6.3. Telefax .......................................................................................... 158 1.6.4. El correo electrónico: función, elementos y ventajas e inconvenientes.............................................................................. 158 1.7. El envío de la correspondencia................................................................ 159 1.7.1. Productos y servicios que ofrece Correos .............................. 159 1.7.2. Formas en que puede hacerse el envío..................................... 162 1.7.3. Tarifas y tiempo en el envío de correspondencia .................. 163 1.8. Normativa legal de seguridad y confidencialidad ................................. 165 1.9. El archivo de comunicaciones escritas y correspondencia ................. 170
  11. 11. MF0969_1. Técnicas administrativas básicas de oficina 1.9.1. Proceso de archivo....................................................................... 170 1.9.2. Control de archivo....................................................................... 171 1.9.3. Sistema de clasificación de los documentos............................ 173 1.10. Internet como medio de comunicación................................................. 177 1.10.1. Definición de internet................................................................. 177 1.10.2. La página web............................................................................... 177 1.10.3. Los portales................................................................................... 177 1.10.4. Transferencia de ficheros............................................................ 178 1.10.5. Recepción y envío de comunicaciones a través de e-mail....... 179 Resumen...................................................................................................... 181 Actividades.................................................................................................. 183 UF0519. GESTIÓN AUXILIAR DE DOCUMENTACIÓN ECONÓMICO-ADMINISTRATIVA COMERCIAL 1. Gestión auxiliar de documentación administrativa básica ................ 197 1.1. Los documentos administrativos en entidades públicas y privadas ... 199 1.1.1. Elementos .....................................................................................199 1.1.2. Funciones ......................................................................................201 1.1.3. Características ...............................................................................202 12
  12. 12. MF0969_1. Técnicas administrativas básicas de oficina 13 1.1.4. Clasificación ..................................................................................202 1.1.5. Métodos de registro .....................................................................203 1.1.6. Normativa básica para su elaboración ...................................... 203 1.2. Documentos administrativos en la gestión de la compraventa ........... 204 1.2.1. El pedido: elementos, requisitos, clases, emisión, recepción y control ...........................................................................................205 1.2.2. El albarán o nota de entrega: elementos, requisitos, emisión y verificación ....................................................................................206 1.2.3. La factura: elementos, requisitos, emisión, verificación y rectificación ...................................................................................207 1.2.4. El recibo: concepto, partes y domiciliación bancaria ............. 208 1.3. Documentos administrativos en la gestión productiva y de personal .......................................................................................................................210 1.3.1. Órdenes de trabajo ......................................................................210 1.3.2. La nómina: componentes y registro .......................................... 211 1.4. Otros documentos administrativos y empresariales ............................. 214 1.4.1. Instancias .......................................................................................214 1.4.2. Certificados ...................................................................................217 1.4.3. Actas ..............................................................................................218 1.4.4. Informes ........................................................................................218 1.4.5. Memorias .......................................................................................221 1.5. Operaciones informáticas de facturación y nóminas ...........................222 1.5.1. Registro de la información relativa a la facturación (clientes y proveedores) .................................................................................222
  13. 13. MF0969_1. Técnicas administrativas básicas de oficina 1.5.2. Actualización de la información relativa a la facturación (clientes y proveedores) ...............................................................226 1.5.3. Registro de la información relativa a las nóminas (personal) .228 1.5.4. Actualización de la información relativa a las nóminas (personal) .......................................................................................229 Resumen ...................................................................................................... 239 Actividades ..................................................................................................241 2. Gestión básica de tesorería................................................................ 243 2.1. Operaciones básicas de cobro y pago .....................................................245 2.1.1. Tipos de operaciones ..................................................................245 2.1.2. Funciones ......................................................................................245 2.1.3. Características ...............................................................................246 2.1.4. Formas de gestión ........................................................................246 2.2. Los medios de cobro y pago ....................................................................248 2.2.1. Concepto .......................................................................................248 2.2.2. Funciones ......................................................................................248 2.2.3. Formas de cobro y pago .............................................................248 2.3. Documentos de cobro y pago al contado .............................................. 255 2.3.1. El dinero ........................................................................................255 2.3.2. El cheque: concepto, requisitos, tipos, aval, endoso e impago ...........................................................................................255 2.3.3. El recibo: concepto y contenido ............................................... 257 14
  14. 14. MF0969_1. Técnicas administrativas básicas de oficina 15 2.3.4. Transferencia e ingreso en cuenta: concepto y forma ........... 258 2.3.5. Tarjetas de débito .........................................................................259 2.4. Documentos de cobro y pago a crédito ................................................. 259 2.4.1. El pagaré: concepto y requisitos ................................................ 260 2.4.2. La letra de cambio: concepto, requisitos, partes, aval, endoso, impago y remesa de Efectos ......................................................260 2.4.3. Tarjetas de crédito ........................................................................262 2.5. El libro auxiliar de caja ..............................................................................264 2.5.1. Elementos .....................................................................................265 2.5.2. Cumplimentación en aplicación informática ........................... 266 2.5.3. Arqueo de caja ..............................................................................268 2.5.4. Cuadre ............................................................................................268 2.6. El libro auxiliar de bancos ........................................................................270 2.6.1. Elementos .....................................................................................270 2.6.2. Cumplimentación en aplicación informática ........................... 271 2.6.3. Conciliación bancaria ..................................................................272 2.7. Principios de confidencialidad en operaciones de tesorería ................ 272 2.8. Operaciones y medios informáticos de gestión de tesorería ............... 274 2.8.1. Banca electrónica .........................................................................278 2.8.2. Monedero electrónico .................................................................278 2.8.3. Pagos por internet ........................................................................279 2.8.4. Compras por internet ..................................................................279
  15. 15. MF0969_1. Técnicas administrativas básicas de oficina Resumen ...................................................................................................... 281 Actividades ..................................................................................................283 3. Gestión y control básico de existencias............................................. 287 3.1. Material y equipos de oficina ....................................................................289 3.1.1. Descripción ...................................................................................289 3.1.2. Tipos de materiales: fungible y no fungible ............................. 292 3.1.3. Equipos de oficina más comunes .............................................. 292 3.2. El aprovisionamiento de existencias .......................................................293 3.2.1. La función de aprovisionamiento .............................................. 293 3.2.2. El almacén .....................................................................................295 3.2.3. Tipos de existencias .....................................................................295 3.3. Gestión básica de existencias ...................................................................298 3.3.1. Las fichas de almacén ..................................................................298 3.3.2. Las entradas en almacén .............................................................300 3.3.3. Las salidas en almacén .................................................................300 3.3.4. Criterios de valoración de existencias ....................................... 301 3.3.5. Las órdenes de reposición ..........................................................303 3.3.6. La hoja de cálculo en la gestión de almacén ............................ 304 3.4. Control básico de las existencias .............................................................307 3.4.1. Ficha de control de existencias: concepto y modelo .............. 307 16
  16. 16. MF0969_1. Técnicas administrativas básicas de oficina 17 3.4.2. El inventario de existencias: concepto, proceso y estructura .309 Resumen ...................................................................................................... 315 Actividades ..................................................................................................317 RESUMEN FINAL .............................................................................. 319 AUTOEVALUACIÓN FINAL ............................................................. 321 SOLUCIONES...................................................................................... 343 BIBLIOGRAFÍA................................................................................... 367
  17. 17. MF0969_1. Técnicas administrativas básicas de oficina 19 El módulo formativo MF0969_1, denominado «Técnicas administrativas básicas de oficina», se compone de las siguientes unidades formativas que vamos a estudiar y desarrollar a lo largo de todo este manual: • UF0517. Organización empresarial y de recursos humanos. • UF0518. Gestión auxiliar de la correspondencia y paquetería en la empresa. • UF0519. Gestión auxiliar de documentación económico-administrativa comercial. A lo largo de las siguientes páginas veremos que las personas que realizan acciones de tipo administrativo deben tener claro cómo pueden conocer la estructura empresarial y realizar, si fuera preciso, el correspondiente organigrama de la empresa, sabiendo ubicar cada uno de los departamentos, las funciones y las relaciones existentes en la misma. La gestión de los recursos humanos es también muy importante para poder hacer frente a las necesidades de la empresa. El departamento de recursos humanos necesitará un apoyo en las tareas administrativas, y es importante que las personas que van a realizarlas conozcan los principales criterios de la gestión de recursos humanos. En las tareas administrativas, las personas que se dediquen a las funciones de correspondencia y paquetería deben conocer cuáles son los principales criterios a la hora de recibir y enviar la correspondencia, así como la gestión de la misma entre los distintos departamentos de la empresa. Otro de los principios fundamentales de las tareas administrativas es el apoyo en el departamento financiero correspondiente. Es importante que se sepan realizar algunas funciones relacionadas con la tesorería empresarial, así como elaborar ciertos documentos, tales como una factura, un albarán, etc. Introducción
  18. 18. UF0517 ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL Y DE RECURSOS HUMANOS
  19. 19. MF0969_1. Técnicas administrativas básicas de oficina 23 UF0517. ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL Y DE RECURSOS HUMANOS 1. La organización de entidades públicas y privadas.............................. 31 1.1. Funciones de las empresas ......................................................................... 33 1.1.1. Clases ............................................................................................... 35 1.1.2. Jerarquía ........................................................................................... 39 1.2. La función administrativa............................................................................ 40 1.2.1. Definción ........................................................................................ 40 1.2.2. Objetivos ......................................................................................... 41 1.3. La estructura de la empresa......................................................................... 42 1.3.1. Concepto de organización ............................................................ 42 1.3.2. Principios de organización ........................................................... 42 1.3.3. La organización formal e informal ............................................. 44 1.4. Los departamentos....................................................................................... 44 1.4.1. Descripción ..................................................................................... 45 1.4.2. Tipología ......................................................................................... 45 1.4.3. Criterios para la asignación de actividades a los departamentos ................................................................................ 48 1.5. El organigrama.............................................................................................. 50 1.5.1. Descripción ..................................................................................... 59
  20. 20. MF0969_1. Técnicas administrativas básicas de oficina 1.5.2. Objetivos ......................................................................................... 52 1.5.3. Requisitos ........................................................................................ 52 1.5.4. Clases ............................................................................................... 53 1.5.5. Ventajas e inconvenientes ............................................................. 54 1.6. Organización del entorno físico del espacio de acogida ........................ 55 1.6.1. Condiciones medioambientales ................................................... 56 1.6.2. Disposición y tipos de materiales auxiliares ............................... 61 1.6.3. Mobiliario ........................................................................................ 62 1.7. Organización básica del Estado y la Unión Europea.............................. 64 1.7.1. Administración Central ................................................................. 65 1.7.2. Administración Autonómica ........................................................ 69 1.7.3. Administración Local .................................................................... 77 1.7.4. Unión Europea ............................................................................... 80 Resumen ........................................................................................................ 85 Actividades .................................................................................................... 87 2. La organización de los recursos humanos.......................................... 91 2.1. La organización en actividades de apoyo administrativo ....................... 93 2.1.1. Criterios de organización y coordinación .................................. 93 2.1.2. Procedimientos de trabajo ............................................................ 94 2.1.3. Indicadores de calidad de la organización .................................. 95 2.1.4. Pautas para la obtención de resultados ....................................... 97 24
  21. 21. MF0969_1. Técnicas administrativas básicas de oficina 25 2.2. Los grupos .................................................................................................... 98 2.2.1. Elementos ....................................................................................... 98 2.2.2. Estructura ........................................................................................ 99 2.2.3. Clasificación ..................................................................................100 2.3. Fases y comportamiento del trabajo en equipo o en grupo ............... 102 2.3.1. La identificación del grupo: el ideal del grupo ....................... 104 2.3.2. Las normas del grupo ................................................................ 104 2.3.3. Los papeles en el grupo ............................................................. 105 2.3.4. El poder y la cohesión del grupo .............................................. 106 2.3.5. Ventajas e inconvenientes del trabajo en equipo .................... 107 2.3.6. Finalidad de las técnicas de dinámica de grupos .................... 109 2.3.7. Factores que modifican la dinámica de grupo ........................ 109 2.3.8. Funciones del coordinador del grupo: nivel de tarea y de relación ......................................................................................... 110 2.4. El trabajo en grupo en actividades de apoyo administrativo ............. 112 2.4.1. Características de un grupo de trabajo de apoyo administrativo tipo ................................................................................................ 112 2.4.2. Funciones en un grupo de trabajo de apoyo administrativo tipo ................................................................................................ 113 2.4.3. Grado de participación ............................................................. 115 Resumen ..................................................................................................... 117 Actividades ................................................................................................. 119
  22. 22. MF0969_1. Técnicas administrativas básicas de oficina 27 Conforme al Real Decreto 645/2011, de 9 de mayo, por el que se establecen cinco certificados de profesionalidad de la familia profesional Administración y gestión que se incluyen en el Repertorio Nacional de certificados de profesionalidad y se actualizan los certificados de profesionalidad establecidos en el Real Decreto 1210/2009, de 17 de julio, la Unidad Formativa 0517, denominada «Organización empresarial y de recursos humanos», tiene como principales objetivos los siguientes: • Representarlasfuncionesbásicasylosflujosdeinformaciónfundamentales en estructuras organizativas públicas o privadas determinadas, a través de organigramas. En concreto: o Reconocer las funciones fundamentales desarrolladas en organizaciones y entidades concretas, públicas o privadas. o Definir el concepto de departamento y los criterios más usuales utilizados en la departamentalización de organizaciones e instituciones privadas determinadas. o Identificar la información básica generada en el desarrollo de las funciones fundamentales de organizaciones concretas, especificando su recorrido o flujo entre departamentos y, en su caso, desde o hacia el exterior. o Diferenciar entre organización formal e informal. o Precisar los elementos básicos de la organización del Estado: Administración Central, Autonómica, y Local, así como de la Unión Europea. o Definir la función del organigrama como instrumento de representación gráfica de estructuras organizativas. Introducción
  23. 23. MF0969_1. Técnicas administrativas básicas de oficina o Distinguir los tipos básicos de organigramas en función de su utilidad para representar aspectos organizativos concretos. o En casos prácticos de simulación, convenientemente caracterizados, en los que se proponen actividades sencillas desarrolladas en estructuras organizativas concretas: - Relacionar las actividades propuestas con las funciones básicas que desarrollan. - Identificar los departamentos más representativos según las funciones relacionadas. - Especificar los flujos de información entre los distintos departamentos propuestos. - Describirlosdepartamentosylosdiferentesflujosdeinformación identificados en un organigrama sencillo. • Identificarloscriteriosdeactuaciónprofesionalquepermitenlaintegración y cooperación de las actividades de apoyo administrativo en un grupo de trabajo o departamento, contribuyendo a crear un clima de trabajo productivo, de acuerdo con una ética personal y profesional definida. En concreto: o Describir los elementos fundamentales que caracterizan un grupo de trabajo de apoyo administrativo tipo. o Explicar las fases de desarrollo de un grupo de trabajo de apoyo administrativo tipo, y los factores que pueden modificar su dinámica, identificando cómo puede afectar la incorporación de un nuevo miembro al grupo. o Describir las principales funciones que se han de desempeñar en grupos de trabajo apoyo administrativo tipo, especificando las relaciones funcionales y jerárquicas que conllevan, así como las relaciones con otros grupos de trabajo. o Definir lo qué consiste un trabajo en equipo, el espíritu de equipo y la sinergia, identificando las posibles estrategias o variantes en las 28
  24. 24. MF0969_1. Técnicas administrativas básicas de oficina 29 formas de trabajo. o Justificar los valores ético-personales que determinan la profesionalidad, así como su importancia en la integración y participación activa en un equipo de trabajo de apoyo administrativo tipo. o Explicar el significado de los procesos de calidad en una organización y su relación con la actuación profesional en las actividades de apoyo administrativo, identificando qué criterios o indicadores afectan a la propia actuación profesional. o En casos prácticos de simulación convenientemente caracterizados, en los que se proponen roles determinados, instrucciones concretas y diferentes pautas de trabajo dadas por un coordinador de un grupo de trabajo que realice actividades de apoyo administrativo: - Especificar el objetivo fundamental de las instrucciones de trabajo. - Identificar las actividades de apoyo administrativo a realizar por cada miembro del grupo de trabajo. - Identificar las pautas de coordinación definidas y las personas con quienes hay que coordinarse para realizar las tareas de apoyo administrativo asignadas. - Precisar el grado de autonomía para su realización. - Precisar los resultados que se han de obtener. - Quién, cómo y cuándo debe controlar el cumplimiento de las instrucciones. - Describir los criterios de calidad que han de guiar la actuación profesional en las actividades de apoyo administrativo. - Identificar, a través de la actuación en las simulaciones, los valores éticos personales y profesionales que se han evidenciado. o En casos prácticos, a través de simulaciones y role-playing,
  25. 25. MF0969_1. Técnicas administrativas básicas de oficina convenientemente caracterizados, en los que se parte de un grupo de trabajo de apoyo administrativo tipo, ya funcionando, con unos objetivos y roles determinados, con un coordinador: - Identificar los roles que desempeña cada miembro del grupo. - Especificar las actividades de apoyo administrativo que requieren de la colaboración de otros y qué procedimientos hay que seguir para ello. - Especificar los criterios de calidad del trabajo de apoyo administrativo a realizar. - Describir qué pautas de actuación personal son fundamentales para integrarse en un grupo de trabajo de apoyo administrativo tipo, en cuanto a la actitud personal hacia el trabajo y hacia el resto de los miembros. - Identificar, a través de la actuación en las simulaciones, los valores éticos personales y profesionales que se han evidenciado. A lo largo de este manual se intenta conseguir los objetivos fijados en el mismo y servir de guía para los docentes y alumnos a la hora de comprender y asimilar cada uno de los conceptos adquiridos con el mismo. 30
  26. 26. MF0969_1. Técnicas administrativas básicas de oficina 31 Contenido 1.1. Funciones de las empresas 1.2. La función administrativa 1.3. La estructura de la empresa 1.4. Los departamentos 1.5. El organigrama 1.6. Organización del entorno físico del espacio de acogida 1.7. Organización básica del Estado y la Unión Europea Resumen Actividades UNIDAD La organización de entidades públicas y privadas 1
  27. 27. MF0969_1. Técnicas administrativas básicas de oficina 33 Desde el punto de vista de la financiación y la gestión podemos distinguir dos tipos de organizaciones: públicas y las privadas. Las entidades públicas se financian en parte o en su totalidad con fondos públicos, es decir, provenientes de las arcas del Estado. Por su parte, las entidades privadas se financian con fondos privados, es decir, no están ligadas a ninguna Administración Pública. ENTIDADES PÚBLICAS ENTIDADES PRIVADAS FONDOS PÚBLICOS FONDOS PRIVADOS A lo largo de esta unidad didáctica vamos a estudiar las principales diferencias en la gestión de ambas entidades. 1.1. Funciones de las empresas Las empresas nacen con unos fines concretos, que dependerán de la propia estructura de la misma y de la actividad que desee desarrollar. No obstante, debemos tener en cuenta que deberán encargarse de marcar las líneas de organización así como el proceso de producción. Las funciones de las empresas se deben estudiar teniendo en cuenta dos principios fundamentales: • Principio de control de la organización. • Principio de responsabilidad a la hora de ejecutar las funciones y coordinarlas. Estos dos principios deben estar estructurados en una misma dirección para poder conseguir los objetivos comunes dentro de la estructura empresarial.
  28. 28. MF0969_1. Técnicas administrativas básicas de oficina Las funciones de cada empresas se pueden clasificar según su propia estructura; no obstante, en términos generales podemos tener en cuenta las siguientes: • Funciones de dirección: implican coordinar cada uno de los departamentos que la componen. • Funciones financieras: relacionadas con los fondos de la misma, tanto desde el punto de vista de la financiación como del reparto de créditos. Así pues, se tienen que tener en cuenta funciones de gestión de gastos e ingresos. • Funciones de recursos humanos: estas tienen que ver directamente con la gestión del personal que pertenece a la organización. • Funciones de comercialización: en este sentido, se tienen que dar a conocer los productos y servicios a través de estrategias de marketing y publicidad. • Funciones de ventas: la gestión de los pedidos. • Funciones de atención al cliente: toda información que aporten los clientes es valiosa. En este sentido, es necesario que se abran canales suficientes para mantener vivas las relaciones con los clientes y usuarios. 34
  29. 29. MF0969_1. Técnicas administrativas básicas de oficina 35 Alguno de los canales pueden ser los siguientes: o Atención telefónica. o Correo electrónico. o Correo postal. o Página web. • Funciones de administración: todas las relacionadas con la gestión empresarial. Para poder comprender mejor las funciones de las empresas es necesario tener en cuenta aspectos como los tipos de empresas que pueden existir, así como su jerarquía, la distribución de la misma, el tamaño, etc. 1.1.1. Clases Existen multitud de empresas diferentes, y sus clasificaciones atienden a diversos criterios. A continuación, vamos a realizar una clasificación de los diferentes tipos de empresas atendiendo a ciertos criterios: • Según los motivos de creación: o Empresas lucrativas: son las que tiene como principal fin conseguir beneficios para la organización y para sus socios. o Empresas sin ánimo de lucro: el principal objetivo de este tipo de empresas es la consecución de un bien para un grupo de personas o para la sociedad. No buscan beneficios económicos, sino otro tipo de beneficios. Por ejemplo, una ONG. • Según la estructura jurídica: o Empresas individuales: tienen un solo empresario. Poseen un capital bastante limitado y el empresario es el que asume la responsabilidad de la gestión de la empresa. La responsabilidad es ilimitada, es decir, el trabajador responde con la totalidad de sus bienes.
  30. 30. MF0969_1. Técnicas administrativas básicas de oficina o Sociedades:estasempresastienenmásdeundueño.Acontinuación, vamos a ver los diferentes tipos de empresas: - Cooperativas: los socios trabajan y gestionan la administración de las empresas. - Capitalistas: la responsabilidad de los socios está limitada al capital que se ha aportado. - Anónimas: el capital de estas instituciones está dividido en acciones. El funcionamiento es democrático y la responsabilidad de los socios tiene dos vías o cauces: aportar capital y formar parte de la administración. Se representan con las siglas S.A. - Limitadas: son entidades mercantiles en las que la responsabilidad de los socios depende principalmente del capital que han aportado. Esta estructura es muy utilizada para las pequeñas y medianas empresas. Se representan con las siglas S.L. Las personas que deciden crean una sociedad limitada deberá tener en cuenta que necesitan un capital mínimo de 3000 euros para poder crearla. Además, la responsabilidad civil recae sobre los bienes sociales. o Personalistas: los socios son los que asumen la gestión de las empresas, así como cualquier tipo de responsabilidad. Podemos distinguir los siguientes tipos de empresas: - Sociedad colectiva: los socios son los que responden con su capital de las responsabilidades empresariales. - Sociedad comanditada: los socios se denominan comanditados, y responden de manera limitada a la gestión empresarial • Según el punto de vista económico: o Empresas públicas: su capital entero está compuesto por participación pública, es decir, fondos públicos. 36
  31. 31. MF0969_1. Técnicas administrativas básicas de oficina 37 o Empresas mixtas: parte de su capital está compuesto por participación pública, es decir, fondos públicos. o Empresas privadas: su capital está subvencionado totalmente por fondos privados. • Según la actividad económica: o Empresas fabricantes: son aquellas que están dedicadas a una actividad y acción fabril de producción y elaboración de productos para su consumo por parte de los consumidores finales. Las empresas fabricantes realizan sus funciones normalmente en fábricas, y están sometidas a una serie de normas vinculadas con la seguridad y la higiene. o Empresas distribuidoras: son aquellas que, junto con los fabricantes y los almacenistas, forman parte del canal de distribución de bienes desde su origen hasta el consumidor final. o Empresas de relaciones con clientes y servicios de atención al cliente: las empresas están obligadas a prestar una atención al cliente adecuada para satisfacer sus necesidades. Entre dicha atención, la normativa aplicable obliga a las empresas, en el marco de la atención al cliente, a tener teléfonos de atención gratuitos que deben ser atendidos por personal formado A continuación, se presenta un esquema-resumen:
  32. 32. MF0969_1. Técnicas administrativas básicas de oficina38
  33. 33. MF0969_1. Técnicas administrativas básicas de oficina 39 1.1.2. Jerarquía Generalmente, las empresas están estructuradas jerárquicamente para realizar una división del trabajo y, de esta manera, conseguir los objetivos fijados. Dependiendo de los distintos tipos de empresas, podemos distinguir los siguientes tipos de jerarquía: • Jerarquía dada por cargo: en los organigramas se reflejan las actividades laborales y los deberes y derechos de cada uno de los miembros, los cuales se tienen que relacionar con el cargo que poseen dentro de la organización. Por ejemplo, un jefe de un departamento de administración tendrá la categoría de jefe de administración. Esta categoría dada por su cargo le otorgará superioridad jerárquica sobre las personas que estén adscritas a dicho departamento. • Jerarquía de rango: este tipo de jerarquía está relacionada con las condiciones personales, no con las profesionales. Por ejemplo, si en un departamento de atención al cliente hay una persona que tiene dotes para dirigir al equipo, esta podrá ser superior jerárquicamente al resto del equipo, guiando y coordinando al resto de miembros, sin que esta superioridad le venga dada por su puesto. • Jerarquía por capacidad: en este tipo de jerarquía las capacidades son las que forman los cargos; por lo tanto, cada uno de los miembros de una organización tendrá un puesto que estará condicionado por sus capacidades. Por ejemplo, el técnico de calidad tiene un cargo que dependerá de su tecnificación. De esta manera, tendrá inferiores jerárquicos expertos en la materia pero de menor rango, como por ejemplo técnicos de laboratorio. • Jerarquía por remuneración: por norma general, a mayor complicación y dificultad del cargo, mayor salario. Por ejemplo, un cirujano que asume todas las responsabilidades en una operación quirúrgica tendrá que tener más jerarquía y más remuneración que otro cirujano que, estando en la misma operación, no asuma las mismas responsabilidades. Los distintos tipos de jerarquía no son incompatibles entre ellos, de modo que una persona puede tener un cargo de jerarquía por capacidad y por rango, por ejemplo.
  34. 34. MF0969_1. Técnicas administrativas básicas de oficina 1.2. La función administrativa Una de las pautas comunes que tienen todas las organizaciones es la función administrativa, característica esencial a la hora de tomar decisiones. A lo largo de este punto se tratará de realizar una definición de la misma y de dar a conocer los objetivos que debe buscar dentro de una organización. 1.2.1. Definición La función administrativa es la actividad que lleva a cabo el poder ejecutivo. Por norma general, dentro de las funciones administrativas las empresas deben llevar desarrollar las siguientes acciones: • Dirigir la organización empresarial. • Planear los objetivos a corto (menos de un año), medio (entre uno y tres años) y largo plazo (más de cinco años). • Controlar cada uno de los departamentos de la organización. Pueden existir diferentes tipos de control, tales como control administrativo, control financiero, control de calidad, control ejecutivo, control de compras y ventas y control comercial. • Organizar todos los recursos. • Coordinar todos los departamentos para que naveguen en la misma dirección. • Auditar todas las acciones que se vayan realizando en el seno de la organización. 40
  35. 35. MF0969_1. Técnicas administrativas básicas de oficina 41 FUNCIÓN ADMINISTRATIVA: DIRIGIR ORGANIZAR PLANEAR COORDINAR CONTROLAR AUDITAR 1.2.2. Objetivos Las organizaciones tienen que tener claros cuáles son los objetivos que desean alcanzar y, para ello, la gestión administrativa es su principal aliada. Una de las principales características de la gestión administrativa es que, generalmente, es común a cualquier organización. Las organizaciones deben tener claro qué son los objetivos, es decir, qué se desea conseguir y cuáles son los cauces y mecanismos para llegar a conseguirlos. Para la consecución de objetivos es necesario que las organizaciones se planteen las siguientes preguntas: 1. ¿Qué se desea conseguir? 2. ¿Cuándo se desea conseguir? 3. ¿Por qué se desea conseguir? 4. ¿Dónde se desea conseguir? 5. ¿Cómo se desea conseguir?
  36. 36. MF0969_1. Técnicas administrativas básicas de oficina 1.3. La estructura de la empresa Cada empresa tiene una estructura diferenciada. No hay dos empresas iguales, ya que cada una tendrá una estructura que dependerá de los propios recursos que tiene la organización, desde los recursos materiales hasta los humanos. Por norma general, podemos distinguir varios tipos de estructuras. La más conocida es la jerárquica, en la que las funciones de reparten bajo los principios de autoridad y de subordinación. A través de ellos, los órganos superiores dirigen y coordinan las funciones de los órganos inferiores. A continuación, vamos a estudiar los principios más importantes de la estructura empresarial. 1.3.1. Concepto de organización Una organización empresarial es una estructura integrada por una serie de recursos, que pueden ser económicos y personales y que se deben de coordinar en una misma dirección para poder conseguir los objetivos propuestos. El concepto de organización empresarial está relacionado con la estructura organizativa del trabajo, puesto que todos los recursos tienen que ser coordinados para lograr unos objetivos determinados. En relación con este concepto tienen especial relevancia principios como: • La burocracia, que obliga a las entidades a seguir unos protocolos previamente determinados. • La especificación en el trabajo. • La descentralización de funciones para poder llevar a cabo los objetivos previstos. 1.3.2. Principios de organización Las entidades y empresas, a la hora de llevar a cabo su actividad, deben tener en cuenta una serie de principios de organización: 42
  37. 37. MF0969_1. Técnicas administrativas básicas de oficina 43 • Principio de autoridad: los distintos mandos y departamentos de una organización tienen que estar ordenados y dirigidos por diferentes esferas con dotes de autoridad y mandato. • Principio de eficiencia: se deben intentar lograr los objetivos fijados con los mínimos recursos. • Principio de unidad de dirección: debe existir una dirección y esta es la que debe guiar a los distintos departamentos a navegar en una misma dirección. El principio de unidad de dirección tiene un sentido jerárquico, a través del cual los miembros de una organización giran en torno a la dirección de la misma. En la siguiente tabla podemos ver un ejemplo de la jerarquía que puede existir en una organización: DIRECCIÓN GENERAL SECRETARÍA DIRECTORES DE RECURSOS HUMANOS SUBDIRECTORES DE RECURSOS HUMANOS • Principio de coordinación: los departamentos que integran la organización deben estar coordinados para realizar y conseguir los objetivos previstos. • Principio de delegación: los distintos miembros de los departamentos deben saber delegar funciones en otros departamentos, sin quedar exentos de la responsabilidad los primeros. • Principio de descentralización: debe contarse con la capacidad de delegar funciones de forma permanente. • Principio de gestión del gasto: es necesario conseguir los objetivos fijados auditando el gasto.
  38. 38. MF0969_1. Técnicas administrativas básicas de oficina • Principio de especialización: los distintos departamentos y miembros de la organización deben tener las tareas claras y definidas a través de la especialización en ámbitos y funciones concretas. • Principio de participación: todos los miembros de los departamentos deben ser conscientes de que participan en todo el proceso para lograr la consecución de objetivos. • Principio de publicidad y transparencia: cada uno de los datos de carácter tributario y fiscal debe ser transparente y accesible para los clientes y usuarios para garantizar la confianza. 1.3.3. La organización formal e informal La organización formal es un tipo de distribución del poder y de la información dentro de una empresa o entidad concreta. En la organización formal existen una serie de fundamentos y de normas a través de las cuales se establecerán los cauces de comunicación, de jerarquía y funcionales. Este tipo de organización se crea de acuerdo con los fines y a la estructura de la propia empresa. Por ejemplo, una en un departamento en el que existen tres niveles, el nivel más alto de la estructura no se va a comunicar con el nivel o estrato más bajo. La organización informal de una empresa o entidad es donde se crean los vínculos personales y sociales, y además es totalmente paralela a la organización formal. Los mandos deben tener en cuenta que este tipo de organización se crea espontáneamente, y debe ser observada y tenida en cuenta a la hora de tomar decisiones. 1.4. Los departamentos Una de las partes esenciales de las organizaciones son los departamentos que las forman. La estructura departamental dependerá de la propia organización, como ya hemos dicho anteriormente, puesto que no existen dos organizaciones 44
  39. 39. MF0969_1. Técnicas administrativas básicas de oficina 45 iguales. No obstante, es necesario que estudiemos los principales aspectos que afectan a los departamentos, tales como la descripción de los mismos, la tipología y los principales criterios de creación. Importante: Debes tener en cuenta que cuanto más grande es una estructura empresarial, más departamentos habrá con funciones más concretas y específicas. 1.4.1. Descripción Los departamentos son áreas funcionales a través de las cuales el trabajo de una empresa u organización se divide. Para el correcto desarrollo de las funciones empresariales, las personas deben de agruparse, de acuerdo con el principio de especialización, en departamentos o áreas de trabajo. 1.4.2. Tipología Una vez más tenemos que insistir en que cada organización es diferente y está formada por departamentos diferentes que pueden tener más de una función. No obstante, sí que es cierto que algunas funciones, desde el punto de vista de la organización, son comunes para todas las entidades y empresas. A continuación, vamos a enumerar y definir las funciones de los principales departamentos que pueden existir: • Departamento de dirección: tiene como principales funciones guiar al resto de los departamentos y determinar las funciones de forma coordinada. • Departamento de producción: es el fundamental para llevar a cabo un proceso productivo, es decir, convertir las materias primas en productos acabados. Debemos tener en cuenta que no todas las empresas cuentan con un departamento de producción, sino solo las que realizan dichas
  40. 40. MF0969_1. Técnicas administrativas básicas de oficina tareas. Por norma general, las empresas del sector terciario no cuentan con este departamento. • Departamento de recursos humanos: es el encargado de gestionar todas las funciones y tareas relacionadas con los trabajadores, como por ejemplo la formación o la confección de las nóminas. • Departamento comercial: es el encargado de poner a disposición del público general las características de los productos o servicios que se ofrecen, como por ejemplo el precio, la calidad, las promociones, los descuentos, etc. • Departamento de atención al cliente: debe ser el responsable de conseguir la información necesaria para obtener relaciones fructíferas y positivas con los clientes. • Departamento financiero: la gestión de las finanzas, es decir, de los fondos de la empresa tiene que estar en manos de profesionales. En este departamento se gestionarán los recursos económicos existentes, siempre en concordancia con el resto de los departamentos. • Departamento de calidad: cuando las empresas están certificadas por normas de calidad o cuando ofrecen un mínimo de calidad en sus productos y servicios, debe existir un departamento formado por profesionales que sepa cómo alcanzar y mantener esos criterios de calidad. • Departamento de administración: la principal tarea de este departamento es manejar y controlar toda la documentación, en muchas ocasiones de carácter burocrático, que permite que una empresa esté en funcionamiento. • Departamento de compras: es el encargado de mantener las relaciones comerciales con los proveedores de la organización. • Departamento de ventas: es el encargado de mantener las relaciones con los clientes y usuarios en cuanto a los productos y servicios que comercializan. No es un departamento de atención al cliente, simplemente se ocupa de gestionar el momento de la venta. 46
  41. 41. MF0969_1. Técnicas administrativas básicas de oficina 47 • Departamento de prevención de riesgos laborales: es el encargado de tomar las medidas oportunas para que los trabajadores realicen sus funciones de forma segura, con los equipos de protección individual y con las medidas de seguridad oportunas a las que obliga la normativa vigente. • Departamento legal: es el encargado de asesorar legalmente a la organización, así como de encauzar y resolver los conflictos de carácter laboral. Cada uno de estos ejemplos puede ser tomado por una organización. No obstante, el tipo de departamentos, las funciones y el número de los mismos dependerá principalmente de la estructura organizacional de la propia entidad. Las informaciones básicas generadas en el desarrollo de las funciones fundamentales de las organizaciones son las siguientes: • Información tributaria y fiscal: para estar al corriente de las normas. • Información mercantil: para conocer la práctica de los contratos con diferentes instituciones.
  42. 42. MF0969_1. Técnicas administrativas básicas de oficina • Información financiera: para conocer el estado de cada una de las cuentas de la institución u organización. • Información de ventas y compras: para saber cuál es el equilibrio de stock y el flujo entre la entrada y la salida de los productos. • Información relacionada con el personal y los recursos humanos. Los departamentos que influyen en dicha información, que deben estar perfectamente coordinados a la hora de realizar las acciones pertinentes, son los siguientes: • Informacióntributariayfiscal:departamentofinanciero,departamento legal y departamento de administración. • Información mercantil: departamento de administración. • Información financiera: departamento financiero, departamento de administración y departamento de dirección. • Información de ventas y compras: departamento financiero, departamento de calidad, departamento de compras y ventas y departamento de producción. • Información relacionada con el personal y recursos humanos: departamento financiero, departamento de prevención de riesgos laborales y departamento de recursos humanos. 1.4.3. Criterios para la asignación de actividades a los departamentos Las organizaciones tienen que tener presentes una serie de criterios antes de determinar la estructura departamental. A continuación, vamos a analizar los principales criterios para la asignación de actividades a los distintos departamentos. 48
  43. 43. MF0969_1. Técnicas administrativas básicas de oficina 49 Importante: Debes tener en cuenta que una de las principales características que se deben tener en cuenta a la hora de realizar un organigrama es el tamaño de la organización. • El volumen de producción: cuanto más volumen de trabajo, más especificación y más departamentos deberán existir. • El presupuesto: cuanto más presupuesto tenga una entidad, más puede invertir en recursos humanos y en ampliar la estructura departamental. • Las funciones: por norma general, cuanto más amplia sea la entidad más funciones se llevarán a cabo y, por lo tanto, más departamentos existirán. • La estructura física: se trata de los lugares físicos en los que se desarrollan las actividades. Cuando las empresas no tienen lugares físicos para ampliarse y ubicar a los departamentos, suelen subcontratar ciertas funciones. • Las áreas geográficas de actuación: si una empresa tiene diferentes delegaciones, deberán estar mejor estructuradas para que no se dupliquen ciertos departamentos que se pueden estructurar de forma centralizada. • El tipo de clientes: hay clientes que requieren cierta atención que otros no requieren, por lo que sería necesario determinar los departamentos específicos de atención. Por ejemplo, en un geriátrico deberá existir un departamento de atención psicológica. • El tipo de productos o servicios que se comercializan: en este sentido, cada empresa deberá establecer su propia estructura atendiendo a los productos y servicios que ofrece, de modo que puede haber o no un departamento de postventa o de calidad, o incluso de financiación, que tiene sentido por ejemplo en un concesionario pero no en una librería de barrio.
  44. 44. MF0969_1. Técnicas administrativas básicas de oficina • Las características de los trabajadores: si los trabajos que se realizan requieren de unas medidas de seguridad oportunas y específicas, sería recomendable tener un departamento de prevención de riesgos laborales. La Ley de Prevención de Riesgos Laborales obliga a tener un servicio de prevención propio alas empresas que cuenten con más de 500 trabajadores y a las empresas de entre 250 y 500 trabajadores y que realicen actividades y trabajos peligrosos. 1.5. El organigrama Un organigrama es una representación de una empresa en la que se refleja fielmente su estructura organizativa. El principal objetivo de los organigramas es ser herramientas útiles para conocer cuáles son sus departamentos organizativos. 1.5.1. Descripción Las empresas son las responsables de desarrollar sus propios organigramas y delimitar su propia estructura organizativa. A continuación, vamos a ver un ejemplo de un organigrama. 50
  45. 45. MF0969_1. Técnicas administrativas básicas de oficina 51 Por norma general, en los organigramas empresariales se pueden ver y representar los siguientes términos: • Los niveles y áreas de los que consta una empresa. • Las relaciones jerárquicas que existen en la organización. • Las relaciones funcionales que existen en torno a una organización. • Lasrelacionesformalesquedebenexistirentrelosdistintosdepartamentos. Los organigramas deben ser entendidos por todos los departamentos y empleados de una organización y, por este motivo, deben ser siempre claros, precisos, eficientes y de fácil comprensión. A continuación, vamos a ver otro ejemplo de un organigrama.
  46. 46. MF0969_1. Técnicas administrativas básicas de oficina 1.5.2. Objetivos Los principales objetivos de los organigramas son los siguientes: • Definir las áreas de una organización. • Dar a conocer los niveles jerárquicos de una organización. • Especificar los tipos de trabajo y distinguir por área de responsabilidad o función. • Representar la división del trabajo. Objetivo Por qué Definir Para entender la organización Conocer Para estar coordinados Especificar Funciones definidas Representar Ubicarse dentro del organigrama 1.5.3. Requisitos Los principales requisitos que deben poseer los organigramas son los siguientes: • Representar la estructura orgánica a través de figuras geométricas conectadas entre sí. • Mostrar las relaciones que existen entre los distintos departamentos de la organización. Por norma general, este tipo de relaciones se expresan a través de líneas horizontales y verticales, continuas y discontinuas. • Los niveles jerárquicos deben interpretarse en el organigrama. • Debe existir una leyenda en la que se explique el sentido del mismo. Por norma general, a la hora de crear un organigrama se deben tener presentes además los siguientes aspectos: 52
  47. 47. MF0969_1. Técnicas administrativas básicas de oficina 53 • Los departamentos se representan a través de un rectángulo. • Las líneas de mando se representan verticalmente. • Las líneas de relaciones y coordinación son horizontales. 1.5.4. Clases Podemos distinguir los siguientes tipos de organigramas: • Modelo lineal: está basado en la jerarquía y la unidad de mandos, y su estructura es vertical y piramidal. Este modelo es el más utilizado en las organizaciones. Las estructuras de mando y dirección se sitúan en lo alto del organigrama. • Modelo funcional: está basado en la división del trabajo. Se fomenta la coordinación entre los distintos departamentos de la organización y se disminuye la productividad y la responsabilidad de los altos mando. • Modelo adhocrático: este tipo de organigrama varía según las circunstancias de la empresa. No existe una estructura predefinida y va cambiando según los principios de motivación y comunicación. • Modelo matricial: este modelo es utilizado en las grandes empresas. Es una estructura bastante compleja y no existe unidad de mando como en el modelo lineal. Los trabajadores estructuran sus tareas y funciones en concordancia con sus superiores. • Modelo colegial: es muy parecido al modelo matricial. No obstante, a mayores tenemos un modelo de toma de decisiones que se realiza colegiadamente. • Modelo lineo-funcional: este modelo coordina las principales características delos modelos lineal y funcional. En este modelo puede aparecer una estructura de staff que es independientemente de la propia organización y que proporciona apoyo logístico a la organización. • Modelo divisional: se basa, como su propio nombre indica, en divisiones. Existen unidades individuales con gran autonomía y que están conectadas entre sí por una misma autoridad.
  48. 48. MF0969_1. Técnicas administrativas básicas de oficina • Modelo trébol: está representado por un trébol en el que cada hoja representa un mando. De este modo: o La hoja central es la alta dirección. o La hoja superior constituye un grupo de trabajadores de bajo nivel. o La hoja izquierda son las funciones de staff o subcontratadas por la empresa. o La hoja derecha son los trabajadores de carácter temporal. o La hoja inferior está compuesta por el cliente, ya que este forma parte del trabajo de la empresa. 1.5.5. Ventajas e inconvenientes Las principales ventajas de estructurar de forma orgánica, a través de un organigrama, la organización empresarial son las siguientes: • Se sabe dónde está la autoridad. • Se conocen las relaciones jerárquicas de la empresa. • Se detectan de forma sencilla los puntos fuertes y débiles. • Se definen mucho mejor los objetivos de la organización. 54
  49. 49. MF0969_1. Técnicas administrativas básicas de oficina 55 • El personal sabe ubicarse dentro de la organización. • Se puede identificar cuáles son los departamentos de staff, es decir, los que realizan funciones de apoyo y que no están integrados de forma fija y continuada a la organización (normalmente se subcontratan los servicios a otras empresas). Para identificar en el organigrama este tipo de departamentos se suele representar a través de una figura geométrica despuntada, como la que podemos ver en el siguiente ejemplo: Por otra parte, no son todo ventajas, sino que también existen una serie de inconvenientes que se deben tener en cuenta. Algunos de ellos son, por ejemplo: • Nosepuedendetectarniverlasrelacionesinformalesdelasorganizaciones, que también son muy importantes. • Los líderes informes no se detectan en los organigramas. 1.6. Organización del entorno físico del espacio de acogida Las relaciones que existen en las estructuras orgánicas son muy importantes para desarrollar correctamente un trabajo o tarea. No obstante, existen otros aspectos que también son relevantes e importantes para el desarrollo de las tareas como, por ejemplo, el entorno físico en el que se desarrollan. A continuación, vamos a estudiar las principales características que se deben tener en cuenta.
  50. 50. MF0969_1. Técnicas administrativas básicas de oficina 1.6.1. Condiciones medioambientales Dentro de la gestión empresarial y de almacenaje vinculada con la gestión comercial, los responsables de la misma deben realizar visitas y contactos con la red de comerciales que van a impulsar la compra-venta de servicios y productos. Es importante, dentro de este contexto, tener en cuenta los factores de ambiente físico que propicien tales tareas, así como aquellos asociados al trabajo cotidiano. Entre los distintos factores físicos que podemos relacionar con los contactos comerciales podemos destacar la energía, la climatización y la luminosidad. Normalmente las empresas utilizan como forma de energía la electricidad, si bien es cierto que esta fuente de energía puede derivar en riesgos para los trabajadores y puede afectar a las relaciones comerciales. Los trabajadores se exponen al contacto directo con la energía, que puede ser de distintos tipos: • Contacto directo: es el que se produce con las partes activas de la instalación. • Contacto indirecto: es el que se produce con masas puestas en tensión. Es necesario evitar los contactos directos, y para ello se deberán tomar las siguientes precauciones: • Apartar los cables y conexiones de los lugares de trabajo. • Interponer obstáculos y señalizaciones. • Recubrir las partes en tensión con material aislante. • Utilizar siempre tensiones inferiores a 24 voltios. Importante: Debes tener en cuenta que si tomas todas estas medidas podrás tener unas condiciones laborales mucho mejores en las oficinas y áreas de trabajo administrativos. 56
  51. 51. MF0969_1. Técnicas administrativas básicas de oficina 57 Por otra parte, para evitar los contactos indirectos se deberá asegurar: • Una correcta instalación eléctrica. • La presencia de un interruptor diferencial. Debemos tener en cuenta que un interruptor diferencial es un elemento electromecánico que, colocado en las instalaciones eléctricas, protege a las personas de las derivaciones causadas por faltas de aislamiento. En definitiva, para evitar riesgos de tipo eléctrico es necesario no realizar trabajos de este tipo si no se está capacitado, mantener las distancias de seguridad con las zonas de mantenimiento, utilizar equipos de seguridad individuales óptimos y certificados, adoptar condiciones de seguridad en lugares mojados y obtener la formación suficiente para evitar accidentes de este tipo. Respecto a la climatización cabe mencionar que, en ocasiones, existen puestos de trabajo que exponen a los trabajadores a temperaturas que pueden llegar a dañar su salud. Desde el punto de vista preventivo se deberían considerar dos contextos diferentes: • Estrés por calor, cuando soportan elevadas temperaturas. • Disconfort térmico que comporta un desgaste suplementario. Es por estos motivos por los cuales debe haber un control de la temperatura en los lugares de trabajo. Además, se debe adoptar las siguientes medidas técnicas: • Aislamiento térmico, pintura exterior de los edificios de color reflectante, mojar techos y paredes, utilizar cristales opacos en los lados sur y oeste e instalar cortinas de aire frío. • También es conveniente automatizar los procesos, aislar las fuentes de calor y, si es posible, expulsar el calor al exterior de la zona de trabajo. • Es vital poseer una ventilación general suficiente, renovación suficiente del aire y climatización. Además de las medidas técnicas, se pueden tomar medidas de tipo organizativo, tales como el establecimiento de períodos de descanso de los trabajadores, la puesta a disposición de los mismos de agua y la programación o rotación de las tareas.
  52. 52. MF0969_1. Técnicas administrativas básicas de oficina Por otra parte, el personal debe tomar una serie de medidas de tipo individual como, por ejemplo, utilizar los equipos de protección adecuados o someterse a continuas revisiones médicas. No obstante, cuando se trabaja al aire libre hay que tener en cuenta otra serie de medidas para protegerse del calor, tales como: • Protección de la cabeza. • Suministro de agua fresca y abundante. • Construcción de techados donde sea posible. • Programación de los trabajos más duros y pesados en las horas más frescas. 58
  53. 53. MF0969_1. Técnicas administrativas básicas de oficina 59 Cuando hablamos de la temperatura en locales cerrados, se instituyen los siguientes intervalos: • Locales donde se realicen trabajos sedentarios (oficinas o similares): 17 a 27 º C. • Locales donde se realicen trabajos ligeros: 14 a 25 º C. Una de las formas de transmisión de energía es a través de la radiación. Este tipo de transmisión es mucho más eficaz que otras formas por la cantidad de energía que es capaz de transmitir. Una radiación es ionizante cuando origina partículas con carga eléctrica (iones). Las radiaciones ionizantes pueden ser electromagnéticas o corpusculares. Las exposiciones a las radiaciones ionizantes pueden originar daños muy graves para la salud. Una iluminación inadecuada en el trabajo puede originar, entre otros, fatiga ocular, cansancio, dolor de cabeza, estrés y lesiones oculares. El trabajo con poca luz daña la vista. La cantidad y la calidad de luz afectan directamente en la capacidad visual de los trabajadores. En los ámbitos laborales se debe conseguir un buen nivel de confort visual que debe tener en cuenta el equilibrio entre la cantidad, la calidad y la estabilidad de la luz. Hay que saber adecuar la luz a cada lugar de trabajo y tarea. A continuación, vamos a enumerar los principios básicos para que haya una buena iluminación en el trabajo: • Utilizar, si se puede, la luz natural. • Evitar la ausencia total de luz natural. • Realizar una distribución uniforme de los niveles de iluminación. • Evitar la iluminación demasiado difusa. • Evitar la iluminación direccional que puede derivar en sombras que dificultan la percepción.
  54. 54. MF0969_1. Técnicas administrativas básicas de oficina • Situar las luminarias respecto al puesto de trabajo de manera que la luz llegue al trabajador lateralmente. • Todas las lámparas deben llevar pantalla. • Evitar los deslumbramientos indirectos producidos por superficies reflectantes situadas en la zona de operación o sus proximidades. • Adecuar los colores de los lugares de trabajo para evitar contrastes de luz. • Evitar la presencia de las lámparas fluorescentes deterioradas, ya que pueden producir parpadeos muy acusados. • Evitar el efecto estroboscópico que normalmente manifiestan las máquinas giratorias, ya que esta luz es inconstante y puede resultar molesta. Cada trabajo requiere un nivel específico de iluminación, el Comité Técnico 169 del Comité Europeo Normalizador establece los siguientes niveles de iluminación: • Lugares de bajas exigencias visuales: 200 lux. • Lugares de exigencias visuales moderadas: 500 lux. • Lugares de exigencias visuales altas: 1.000 lux. • Lugares de exigencias visuales muy altas: 50 lux. • Áreas o locales de uso ocasional: 100 lux. • Áreas o locales de uso habitual: 25 lux. • Vías de circulación de uso ocasional: 50 lux. • Vías de circulación de uso habitual: 25 lux. Estos niveles mínimos habrán de duplicarse cuando concurran las siguientes circunstancias: • En las áreas de uso general o en las vías de circulación y siempre que 60
  55. 55. MF0969_1. Técnicas administrativas básicas de oficina 61 exista un riesgo apreciable de caídas, choques o accidentes. Por ejemplo, en un almacén en donde no exista mucha luz. • En las zonas donde se generen tareas, cuando un error de apreciación visual durante la realización de las mismas pueda suponer un peligro para el trabajador que las ejecuta o para terceros o cuando el contraste de luminancias o de color entre el objeto a visualizar y el fondo sobre el que se encuentra sea muy débil. Por último, cabe señalar que los tipos de iluminación artificial y de lámparas más utilizadas y recomendadas son las lámparas de incandescencia, los fluorescentes y de descarga de gases. 1.6.2. Disposición y tipos de materiales auxiliares En un espacio físico como una oficina o departamento, los materiales deben estar bien colocados y estructurados. Antes de colocarlos se deben tener en cuenta los siguientes puntos: • Realizar un diseño de los materiales. • Planificar los cambios que se pueden realizar en diferentes momentos para que los materiales se puedan adaptar a ellos. • Tener en cuenta los lugares de tránsito, así como las zonas de evacuación. • Escuchar las sugerencias de las personas que trabajan en la oficina. • Tener en cuenta la legislación actual sobre prevención de riesgos laborales. Los materiales auxiliares que se utilizan en las oficinas se pueden estructurar de la siguiente manera, atendiendo a sus tipos: • Para almacenar existencias: armarios, archivadores, clasificadores, etc. • Para el confort de los empleados: mesas y sillas ergonómicas, reposapiés, etc. • Para establecer actividades informáticas: ratones ergonómicos, teclados, pantallas de alta calidad, etc.
  56. 56. MF0969_1. Técnicas administrativas básicas de oficina • Para la limpieza de las áreas comunes: papeleras, equipos de reciclado, etc. 1.6.3. Mobiliario El mobiliario utilizado para guardar los archivos debe cumplir con las siguientes características: • Debe ser accesible para los usuarios, sobre todo los que se sitúen en las zonas de despacho, para que las tareas administrativas se puedan realizar de forma correcta para no entorpecer el trabajo de los empleados. • Si contiene datos de carácter personal, es recomendable que estos se guarden bajo llave. Es cierto que la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de derechos digitales no recomienda de forma explícita esta medida, es más, el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y el Consejo, de 27 de abril de 2016, establece que son los propios responsables de los ficheros los que tienen que adoptar las medidas necesarias para garantizar la protección de los datos personales, pudiendo ser un mueble con llave una medida óptima para custodiar todos esos datos que estén en soporte papel. • Debe facilitar la rápida identificación de los documentos archivados. • Tendrá que ser extensible para soportar, si cabe, posibles ampliaciones. • Habrá de tener buenas condiciones de aislamiento para proteger a los documentos de posibles desperfectos. Como útiles de archivo podemos destacar: • Miniarchivadores de sobremesa: son utilizados para archivar documentos encima de una superficie. Tienen un fácil traslado, y normalmente sirven para realizar archivos provisionales. • Portacarpeta extraíble: es un soporte reducido para soportar de entre 15 a 20 carpetas. Funciona como un cajón y garantiza la confidencialidad de los documentos. 62
  57. 57. MF0969_1. Técnicas administrativas básicas de oficina 63 • Bloque personal: es utilizado para archivar documentos que se deben trasladar. Tiene una altura que ronda los 90 centímetros, ruedas y llave. • Módulos auxiliares: cumplen la misma función que los archivadores bajos, con la característica de que poseen ruedas para facilitar el traslado. Pueden ser abiertos o cerrados y los segundos tienen un cierre dotado de persianas. Los elementos de archivo más utilizados para facilitar el registro de documentos son, entre otros: • Etiquetas adhesivas móviles: son los llamados post-it y sirven, principalmente, para realizar una primera clasificación de la documentación. • Etiquetas adhesivas fijas: están indicadas para colocarse en carpetas o archivadores para identificar la información que contienen. • Índices: son plantillas que contienen las letras del alfabeto en sus pestañas para rencontrar fácilmente la información contenida en una carpeta. • Separadores:sonutilizadosparaclasificarlainformacióny,generalmente, tienen espacios en blanco para insertar texto. • Bandejas clasificadoras: sirven para depositar documentos que están en trámite y que no deben estar en los archivadores generales. Por último, debemos tener en cuenta los contenedores de los documentos, entre los que podemos destacar los siguientes: • Carpetillas: son cubiertas que se utilizan para la protección individual de los documentos. Estas pueden ser de diferentes tamaños, dependiendo de los documentos que vayan a guardar. • Clasificadores: son carpetas de archivadores o «A-Z». • Cajas de archivo: son cajas convencionales de cartón, indicadas para archivar documentación que ya no está en vigor.
  58. 58. MF0969_1. Técnicas administrativas básicas de oficina • Carpetas colgantes: son carpetas de cartulina que llevan ganchos para su suspensión y se deslizan por unas guías incorporadas al mobiliario. • Casetes para carpetillas: son recipientes de plástico en los que se depositan los documentos de forma vertical. 1.7. Organización básica del Estado y la Unión Europea Es necesario conocer las características de las principales Administraciones Públicas que existen, teniendo en cuenta su clasificación general: • La Administración General del Estado. 64
  59. 59. MF0969_1. Técnicas administrativas básicas de oficina 65 • Las Administraciones de las comunidades autónomas. • La Administración de las entidades locales, que engloba municipios y diputaciones. A continuación vamos a estudiar las principales características de las mismas. 1.7.1. Administración Central La regulación de la Administración General del Estado (en adelante AGE) viene regulada en la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, concretamente en su Título Primero, denominado: «Administración general del Estado». La estructura del Título Primero de la citada norma es la siguiente: • Capítulo I: organización administrativa, en él se va a hablar de forma genérica de los órganos administrativos que están dentro de la AGE. • Capítulo II: los ministerios y su estructura, ya se concreta cuáles son los principales organiza de la AGE, en concreto los órganos superiores y los órganos directivos. • Capítulo III: los órganos territoriales, bajo el principio de descentralización, la AGE cuenta con una serie de órganos que no son centrales, de ellos trata este capítulo. • Capítulo IV: trata de la AGE en el exterior y la representación que tiene en diversos países en forma de consulados y embajadas. En este apartado nos vamos a centrar en la estructura ministerial de la AEG, para ello es importante tener una visión global de la misma, basada en la estructura del propio Título, tal como establece el artículo 55.2 de la citada norma, la AGE se estructura en: a) La Organización Central, que integra los Ministerios y los servicios comunes esta concretamente es la que vamos a estudiar, cuál es la estructura de los Ministerios y las principales funciones de los órganos que los integran.
  60. 60. MF0969_1. Técnicas administrativas básicas de oficina b)LaOrganizaciónTerritorial:basada,principalmente,enladescentralización y en la representación que tiene la propia AGE en las Comunidades Autónomas y en las provincias, así como en las ciudades autonómicas. c) La Administración General del Estado en el exterior: teniendo presente que la AGE no tiene abiertas relaciones diplomáticas con todos los países, pero con los que los tiene, existe una representación que está desarrollada en esta norma. En todo caso, dentro de la Administración central, podemos distinguir los órganos superiores y los órganos directivos, tal y como aparece en el siguiente esquema: a) Órganos superiores (son los que establecen planes de actuación bajo su responsabilidad): 1.º Los Ministros. 2.º Los Secretarios de Estado. b) Órganos directivos (son los que desarrollan y ejecutan los planes de actuación): 1.º Los Subsecretarios y Secretarios generales. 2.º Los Secretarios generales técnicos y Directores generales. 3.º Los Subdirectores generales. Debemos de tener presente que órganos superiores y directivos tienen además la condición de alto cargo, excepto los Subdirectores generales y asimilados, además, tal y como establece el artículo 55.11 de la citada norma, son nombrados bajo los principios de: 1. Responsabilidadprofesional,personalydirectaporlagestióndesarrollada. 2. Sujeción al control y evaluación de la gestión por el órgano superior o directivo competente, sin perjuicio del control establecido por la Ley General Presupuestaria. A continuación, vamos a estudiar más en profundidad los Ministerios, en 66
  61. 61. MF0969_1. Técnicas administrativas básicas de oficina 67 concreto su estructura, teniendo en cuenta que el número de ministerios, así como su denominación y su estructura dependerá del propio Gobierno, siendo a través de un Real Decreto del Presidente del Gobierno, la forma en la que se determinará el número, la denominación y el ámbito competencias de cada uno de ellos. Elartículo58delacitadanormanoscuálesseránlosórganosquedeberánestar en los ministerios y cuáles podrán estar, por ejemplo pueden existir Secretarías de Estado, y Secretarías Generales (para la gestión de un sector de actividad administrativa). El órgano que es obligatorio son las Subsecretarías que tendrán asumida la gestión de servicios comunes. Dentro de las Direcciones Generales podrá darse la gestión de una o varias áreas funcionalmente homogéneas. Por último, las Direcciones Generales se puedes organizar en Subdirecciones generales en las que estarán distribuidas las distintas competencias de las Direcciones. En términos generales, estos son los principales órganos que existen en un Ministerios, pudiendo haber diferentes clasificaciones siempre a tener de las competencias y de las necesidades del mismo. Por otro lado, el artículo 59, en sus puntos 1 y 2 establece que: Las Subsecretarías, las Secretarías Generales, las Secretarías Generales Técnicas, las Direcciones Generales, las Subdirecciones Generales, y órganos similares a los anteriores se crean, modifican y suprimen por Real Decreto del Consejo de Ministros, a iniciativa del Ministro interesado y a propuesta del Ministro de Hacienda y Administraciones Públicas. Los órganos de nivel inferior a Subdirección General se crean, modifican y suprimen por orden del Ministro respectivo, previa autorización del Ministro de Hacienda y Administraciones Públicas. Finalmente, debemos de tener presente que u Ministerio se puede estructurar, jerárquicamente de la siguiente manera:
  62. 62. MF0969_1. Técnicas administrativas básicas de oficina Ministros Secretarios de Estado Subsecretarías Generales Direcciones generales Subdirecciones generales En el siguiente esquema podemos ver una recopilación de los principales órganos ministeriales y de las tareas que realizan cada uno de ellos. Ministerios Altos cargos Órganos superiores Ningún requisito para nombrar al Ministro Creación Real Decreto del Presidente del Gobierno. Principales funciones: potestad reglamentaria; fijar ob- jetivos del ministerios; aprobar los estados de gastos de los Ministerios; dirigir la actuación de los titulares de los órganos superiores y directivos; resolver recursos adminis- trativos; en general funciones relacionadas con la gestión del departamento ministerial. Secretarios de Estado Principales funciones: mantener las relaciones con los órganos de las Comunidades Autónomas competentes por razón de la materia; autorizar las comisiones de servicio con derecho a indemnización por cuantía exacta para los altos cargos dependientes de la Secretaría de Estado. 68
  63. 63. MF0969_1. Técnicas administrativas básicas de oficina 69 Subsecretarías Generales Principales funciones: asistir a los órganos superiores en materia de relaciones de puestos de trabajo, planes de em- pleo; nombrar y cesar a los Subdirectores, asistir al Minis- tro en el control de eficacia del Ministerio y sus Organis- mos públicos El Subsecretario debe ser nombrado entre funcionarios de carrera del Estado, de las Comunidades Autónomas o de las Entidades locales, pertenecientes al Subgrupo A1 Secretarios Generales Técnicos Dependencia del Subsecretario. Los nombramientos habrán de efectuarse entre funciona- rios de carrera del Estado, de las Comunidades Autónomas o de las Entidades locales, pertenecientes al Subgrupo A1. Direcciones Generales Órganos directivos. Se organizan en Subdirecciones generales Principales funciones: proponer, en los restantes casos, al Ministro o al titular del órgano del que dependa, la resolu- ción que estime procedente sobre los asuntos que afectan al órgano directivo. Subdirectores Generales Serán nombrados respetando los principios de igualdad, mérito y capacidad, y cesados por el Ministro, Secretario de Estado o Subsecretario del que dependan. Los nombramientos habrán de efectuarse entre funciona- rios de carrera del Estado, o de otras Administraciones, cuando así lo prevean las normas de aplicación, pertene- cientes al Subgrupo A1 1.7.2. Administración Autonómica Las comunidades autónomas son entidades territoriales que, dentro del ordenamiento constitucional español, poseen autonomía legislativa y competencias ejecutivas, así como la capacidad de autogestión. Existen diecisiete comunidades autónomas, además de las ciudades autónomas de Ceuta y Melilla. La Constitución Española de 1978 recoge el derecho de autonomía de las nacionalidades y regiones que forman el Estado en el Título VIII de la misma.
  64. 64. MF0969_1. Técnicas administrativas básicas de oficina Según establece el artículo 148 de la Constitución española: Las Comunidades Autónomas podrán asumir competencias en las siguientes materias: 1. Organización de sus instituciones de autogobierno. 2. Las alteraciones de los términos municipales comprendidos en su territorio y, en general, las funciones que correspondan a la Administración del Estado sobre las Corporaciones locales y cuya transferencia autorice la legislación sobre Régimen Local. 3. Ordenación del territorio, urbanismo y vivienda, las obras públicas de interés de la Comunidad Autónoma en su propio territorio. 4. Los ferrocarriles y carreteras cuyo itinerario se desarrolle íntegramente en el territorio de la Comunidad Autónoma y, en los mismos términos, el transporte desarrollado por estos medios o por cable 5. Los puertos de refugio, los puertos y aeropuertos deportivos y, en general, los que no desarrollen actividades comerciales; la agricultura y ganadería, de acuerdo con la ordenación general de la economía, los montes y aprovechamiento forestales. 6. La gestión en materia de protección del medio ambiente; los proyectos, construcción y explotación de los aprovechamientos hidráulicos, canales y regadíos de interés de la Comunidad Autónoma; las aguas minerales y termales; la pesca en aguas interiores, el marisqueo y la acuicultura, la caza y la pesca fluvial. 7. Ferias interiores; el fomento del desarrollo económico de la Comunidad Autónoma dentro de los objetivos marcados por la política económica nacional. 8. La artesanía; museos, bibliotecas y conservatorios de música de interés para la Comunidad Autónoma. 9. Patrimonio monumental de interés de la Comunidad Autónoma. 70
  65. 65. MF0969_1. Técnicas administrativas básicas de oficina 71 10. El fomento de la cultura, de la investigación y, en su caso, de la enseñanza de la lengua de la Comunidad Autónoma: la promoción y ordenación del turismo en su ámbito territorial. 11. La promoción del deporte y de la adecuada utilización del ocio. 12. La asistencia social; anidad e higiene y la vigilancia y protección de sus edificios e instalaciones. 13. La coordinación y demás facultades en relación con las policías locales en los términos que establezca una ley orgánica. Transcurridos cinco años, y mediante la reforma de sus Estatutos, las Comunidades Autónomas podrán ampliar sucesivamente sus competencias dentro del marco establecido en el artículo 149. En la siguiente imagen podemos ver un ejemplo de un museo que debe tener especial protección por su valor cultural.
  66. 66. MF0969_1. Técnicas administrativas básicas de oficina Asimismo, el artículo 149 de la Constitución establece que el Estado tiene competencia exclusiva sobre las siguientes materias: El Estado tiene competencia exclusiva sobre las siguientes materias: 1. La regulación de las condiciones básicas que garanticen la igualdad de todos los españoles en el ejercicio de los derechos y en el cumplimiento de los deberes constitucionales. 2. La nacionalidad, inmigración, emigración, extranjería y derecho de asilo, relaciones internacionales. 3. La defensa y Fuerzas Armadas. 4. La Administración de Justicia. 5. La legislación mercantil, penal y penitenciaria. 6. La legislación procesal, sin perjuicio de las necesarias especialidades que en este orden se deriven de las particularidades del derecho sustantivo de las Comunidades Autónomas. 7. La legislación laboral; sin perjuicio de su ejecución por los órganos de las Comunidades Autónomas. 8. La legislación civil, sin perjuicio de la conservación, modificación y desarrollo por las Comunidades Autónomas de los derechos civiles, forales o especiales, allí donde existan. En todo caso, las reglas relativas a la aplicación y eficacia de las normas jurídicas, relaciones jurídico-civiles relativas a las formas de matrimonio, ordenación de los registros e instrumentos públicos, bases de las obligaciones contractuales, normas para resolver los conflictos de leyes y determinación de las fuentes del Derecho, con respeto, en este último caso, a las normas de derecho foral o especial. 9. La legislación sobre propiedad intelectual e industrial. 10. El régimen aduanero y arancelario. 11. El comercio exterior, sistema monetario: divisas, cambio y convertibilidad. 72
  67. 67. MF0969_1. Técnicas administrativas básicas de oficina 73 12. Las bases de la ordenación del crédito, banca y seguros. 13. La legislación sobre pesas y medidas, determinación de la hora oficial, bases y coordinación de la planificación general de la actividad económica. 14. La hacienda general y Deuda del Estado. 15. El fomento y coordinación general de la investigación científica y técnica. 16. La sanidad exterior. Bases y coordinación general de la sanidad. Legislación sobre productos farmacéuticos. 17. La legislación Básica y régimen económico de la Seguridad Social, sin perjuicio de la ejecución de sus servicios por las Comunidades Autónomas. 18. Las bases del régimen jurídico de las Administraciones públicas y del régimen estatutario de sus funcionarios que, en todo caso, garantizarán a los administrados un tratamiento común ante ellas. 19. El procedimiento administrativo común, sin perjuicio de las especialidades derivadas de la organización propia de las Comunidades Autónomas. 20. La legislación sobre expropiación forzosa. 21. Lalegislaciónbásicasobrecontratosyconcesionesadministrativas y el sistema de responsabilidad de todas las Administraciones públicas. 22. La pesca marítima, sin perjuicio de las competencias que en la ordenación del sector se atribuyan a las Comunidades Autónomas. 23. La marina mercante y abanderamiento de buques. 24. La iluminación de costas y señales marítimas. 25. Los puertos de interés general.
  68. 68. MF0969_1. Técnicas administrativas básicas de oficina 26. Los aeropuertos de interés general. 27. El control del espacio aéreo, tránsito y transporte aéreo, servicio meteorológico y matriculación de aeronaves. 28. Los ferrocarriles y transportes terrestres que transcurran por el territorio de más de una Comunidad Autónoma. 29. El régimen general de comunicaciones; tráfico y circulación de vehículos a motor; correos y telecomunicaciones. 30. Los cables aéreos, submarinos y radiocomunicación. 31. La legislación, ordenación y concesión de recursos y aprovechamientos hidráulicos cuando las aguas discurran por más de una Comunidad Autónoma, y la autorización de las instalaciones eléctricas cuando su aprovechamiento afecte a otra Comunidad o el transporte de energía salga de su ámbito territorial. 32. La legislación básica sobre protección del medio ambiente, sin perjuicio de las facultades de las Comunidades Autónomas de establecer normas adicionales de protección. La legislación básica sobre montes, aprovechamientos forestales y vías pecuarias; obras públicas de interés general o cuya realización afecte a más de una Comunidad Autónoma. 33. Las bases del régimen minero y energético. 34. El régimen de producción, comercio, tenencia y uso de armas y explosivos. 35. Las normas básicas del régimen de prensa, radio y televisión y, en general, de todos los medios de comunicación social, sin perjuicio de las facultades que en su desarrollo y ejecución correspondan a las Comunidades Autónomas. 36. La defensa del patrimonio cultural, artístico y monumental español contra la exportación y la expoliación. 37. Los museos, bibliotecas y archivos de titularidad estatal, sin perjuicio de su gestión por parte de las Comunidades Autónomas; 74

×