Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.
GUÍA RÁPIDA
SUBDIRECCIÓN DE ACTIVOS FIJOS
PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS DE BIENES MUEBLES
EN PLANTELES DE EDUCACIÓN BÁSIC...
GUÍA RÁPIDA
SUBDIRECCIÓN DE ACTIVOS FIJOS
PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS DE BIENES MUEBLES
EN PLANTELES DE EDUCACIÓN BÁSIC...
S U B D I R E C C I Ó N D E A C T I V O S F I J O SS E C R E T A R Í A D E E D U C A C I Ó N Y C U L T U R A
2
PREGUNTAS B...
GUÍA RÁPIDA PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS DE BIENES MUEBLES EN PLANTELES DE EDUCACIÓN BÁSICA
3
por sus cualidades técnica...
S U B D I R E C C I Ó N D E A C T I V O S F I J O SS E C R E T A R Í A D E E D U C A C I Ó N Y C U L T U R A
4
· Llenarelf...
GUÍA RÁPIDA PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS DE BIENES MUEBLES EN PLANTELES DE EDUCACIÓN BÁSICA
5
entiempoyforma.
· Dar buen...
S U B D I R E C C I Ó N D E A C T I V O S F I J O SS E C R E T A R Í A D E E D U C A C I Ó N Y C U L T U R A
6
deinventari...
S U B D I R E C C I Ó N D E A C T I V O S F I J O SS E C R E T A R Í A D E E D U C A C I Ó N Y C U L T U R A
7
BAJA DE ART...
S U B D I R E C C I Ó N D E A C T I V O S F I J O SS E C R E T A R Í A D E E D U C A C I Ó N Y C U L T U R A
8
- Acta de e...
GUÍA RÁPIDA PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS DE BIENES MUEBLES EN PLANTELES DE EDUCACIÓN BÁSICA
9
FORMATOS QUE SE DEBERÁN UT...
S U B D I R E C C I Ó N D E A C T I V O S F I J O SS E C R E T A R Í A D E E D U C A C I Ó N Y C U L T U R A
10
GUÍA RÁPIDA PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS DE BIENES MUEBLES EN PLANTELES DE EDUCACIÓN BÁSICA
11
S U B D I R E C C I Ó N D E A C T I V O S F I J O SS E C R E T A R Í A D E E D U C A C I Ó N Y C U L T U R A
12
GUÍA RÁPIDA PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS DE BIENES MUEBLES EN PLANTELES DE EDUCACIÓN BÁSICA
13
S U B D I R E C C I Ó N D E A C T I V O S F I J O SS E C R E T A R Í A D E E D U C A C I Ó N Y C U L T U R A
14
GUÍA RÁPIDA PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS DE BIENES MUEBLES EN PLANTELES DE EDUCACIÓN BÁSICA
15
S U B D I R E C C I Ó N D E A C T I V O S F I J O SS E C R E T A R Í A D E E D U C A C I Ó N Y C U L T U R A
16
GUÍA RÁPIDA PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS DE BIENES MUEBLES EN PLANTELES DE EDUCACIÓN BÁSICA
17
NOTAS
S U B D I R E C C I Ó N D E A C T I V O S F I J O SS E C R E T A R Í A D E E D U C A C I Ó N Y C U L T U R A
NOTAS
S U B D I R E C C I Ó N D E A C T I V O S F I J O SS E C R E T A R Í A D E E D U C A C I Ó N Y C U L T U R A
NOTAS
S U B D I R E C C I Ó N D E A C T I V O S F I J O SS E C R E T A R Í A D E E D U C A C I Ó N Y C U L T U R A
NOTAS
SECRETARÍA DE EDUCACIÓN Y CULTURA
SUBDIRECCIÓN DE ACTIVOS FIJOS
Cerrada Hurtago, bodega 10-E, Col. El Llano
Hermosillo, So...
Inventarios guía
Inventarios guía
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

Inventarios guía

882 views

Published on

  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

Inventarios guía

  1. 1. GUÍA RÁPIDA SUBDIRECCIÓN DE ACTIVOS FIJOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS DE BIENES MUEBLES EN PLANTELES DE EDUCACIÓN BÁSICA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN Y CULTURA
  2. 2. GUÍA RÁPIDA SUBDIRECCIÓN DE ACTIVOS FIJOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS DE BIENES MUEBLES EN PLANTELES DE EDUCACIÓN BÁSICA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN Y CULTURA 1 La presente guía tiene como propósito orientar y facilitar a los responsables del Activo Fijo en los planteles de Educación Básica, en el registro, manejo y control de los bienes muebles propiedad de la Secretaría de Educación y Cultura y/o Servicios EducativosdelEstadodeSonora. Aquí se dan a conocer los procedimientos vigentes para los trámites básicos como Altas, Bajas y Transferencias de mobiliario, así como los formatos indicados para cada uno de estos trámites y una serie de respuestas a preguntas básicas relacionadas coneltema. Es de suma importancia que todos los movimientos sean llevados a cabo en Tiempo y Forma,evitandoconestoposiblesobservacionesenauditoriasfuturas. Para cualquier aclaración, duda o comentario al respecto estamos a su disposición en la Subdirección de Activos Fijos, con domicilio en Cerrada Hurtado Bodega 10-E, Col. El Llano, con tel. 662-1-62-20-21 o bien por correo electrónico a inventarios@sec-sonora.gob.mx INTRODUCCIÓN
  3. 3. S U B D I R E C C I Ó N D E A C T I V O S F I J O SS E C R E T A R Í A D E E D U C A C I Ó N Y C U L T U R A 2 PREGUNTAS BÁSICAS 1. ¿Quées un Inventario? Es un registro, censo, relación, conteo o clasificación de los diferentes artículos con los que se cuentan, de los cuales debemos tomar sus características individuales parasu fácilubicacióny reconocimiento. 2. ¿Quées laCédula Censal? Es el documento en el que se concentra el registro total del inventario de los activos fijosasignados alCentrodeTrabajo. 3. ¿Quées unActivoFijo? Lo podemos definir como los elementos del patrimonio necesarios para el desarrollo de las actividades de cada Centro de Trabajo, tales como terrenos, edificios,mediosdetransporte,maquinarias,equiposinformáticos,mobiliario,etc. 4. ¿Québiendebo de inventariar? Para decidir si un bien debe o no ser inventariado podemos basarnos en los siguientespuntos: · Que su costoseaigualomayora $500.00, incluidoelIVA · Que su vidaútilseapor lomenosdeun año. · Que no sea una refacción o componente, excepto en el caso de motores de vehículos. · Que no seaun consumible. · Aquellos bienes que no reúnan estos requisitos, pero por su utilidad y aplicación enelserviciopuedenser reportadosparasu altaenelinventario. 5. ¿Quiénes elresponsable delinventario? El responsable inmediato es el Director del Plantel y en caso que en un Centro de Trabajono secuenteconelTitularseráelSupervisor deZona. 6. ¿Cómo mantengo actualizadoelinventario? Realizando cada 6 meses la verificación del mismo, elaborando todos los movimientos de altas, transferencias, bajas, etc., reportando a la Subdirección de ActivosFijos,estoscambiosparaser operadosenelsistemadeinventarios. 7. ¿Quéhago conelmobiliarioen malestado? Cuando en el Centro de Trabajo existe mobiliario o equipo en mal estado físico, que
  4. 4. GUÍA RÁPIDA PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS DE BIENES MUEBLES EN PLANTELES DE EDUCACIÓN BÁSICA 3 por sus cualidades técnicas no resulte útil o funcional o que ya no se requiera para el servicio al cual se destinó, deberá elaborar unActaAdministrativa de Baja de Bienes muebles Obsoletos e Inservibles, anexando la solicitud de Activos para Baja Definitiva. La solicitud de baja solamente será aceptada si los bienes muebles se encuentran físicamenteenelplantelyqueesténregistradosenlacédulacensal. · Es de suma importancia que los bienes permanezcan en el centro de trabajo hasta llevar a cabo el proceso completo y la autorización del H. Consejo Directivo de los Servicios Educativos del Estado de Sonora y en caso de ser bien Estatal la autorización será por parte del personal de la Comisión Estatal de Bienes y Concesiones. 8. ¿Cuáles son losrequisitos paradardeAlta un bienmueble? - Llenar el formato, anotando correctamente sin tachaduras y enmendaduras los datos que en él se requieren (origen de los recursos, marca, modelo, número de seriey descripción:color, materialdelqueestáelaborado,etc.) - Para dar de alta las adquisiciones realizadas por programas como PEC, PROESA, PAE, Escuela Siempre Abierta, Niños Migrantes, Ingresos Propios, etc; o cualquier programa que surgiera con recursos directos de la Secretaría de Educación y Cultura, es requisito indispensable anexar al formato de alta copia de lasfacturasqueamparen lasadquisicionescorrespondientes. - Para dar de alta el ganado se requiere anexar Acta de Nacimiento al formato de alta. 9. ¿Quées una transferencia? Es el traspaso de un bien de un Centro de Trabajo a otro, para lo cual se requiere elaborar el Formato de Trasferencia correspondiente, anotando correctamente los datos del bien mueble que se va a transferir debidamente sellada y firmada tanto del que entrega como el que recibe el bien, entregándose el original a la Subdirección de ActivosFijos,realizandosimultáneamentelabajayaltadelbienatransferir. 10. ¿Quéhago cuándo se presenteun siniestro en elplantel? · El primer paso en caso de robo con violencia, es realizar la denuncia ante el ministeriopúblico,elmismodíadeacontecidoelhecho. · En caso de siniestro (incendio, robo, dañados, desastres naturales, etc.) se dará aviso a las autoridades correspondientes levantando un acta según sea el caso que sepresente.
  5. 5. S U B D I R E C C I Ó N D E A C T I V O S F I J O SS E C R E T A R Í A D E E D U C A C I Ó N Y C U L T U R A 4 · Llenarelformato deSolicitudde relaciónde ActivosparaBajapor Siniestro. · Llenar los formatos que el área de Seguros tiene formulados para tal evento, los cuales los puede consultar en el portal de la Secretaría de Educación y Cultura, en laligade“Seguros, reclamaciónencasodesiniestros” 11. ¿Aquién y cómoreportomiinventario? Directamente en la Subdirección de Activos Fijos, ya sea personalmente o por medio de paquetería, con los formatos debidamente formulados de cada uno de los trámites que requiere actualizar debidamente firmados y sellados en cada una de las hojas. Haciendo la aclaración que inmediatamente después de su adquisición sin importar la cantidad de formatos que se envíen se deberá formular las altas, esto es, no esperar el fin de ciclo escolar o periodos vacacionales para enviarlas, tomando en cuenta que todoelmobiliarioenelmomentoquese registreautomáticamentequedaasegurado. 12.- ¿Quées un Comodato? · Contrato civil por el que una persona o institución entrega a otra a título gratuito una cosa no fungible (mueble o inmueble) para que la use por cierto tiempo o para undeterminadoservicio,conlaobligaciónderestituirlaunavezcumplidoséstos. · La Institución deberá solicitar mediante oficio al inicio de cada año la actualización del Contrato, para analizar la posibilidad de renovación del mismo y hacereltrámitecorrespondiente. · Los bienes asignados en Contrato de Comodato son intransferibles, por lo que no se puede cambiar de comodatario si no es por medio de la Secretaría de Educación yCultura. · Por ningún motivo se dará de baja bienes que se encuentren asignados por medio de Contrato en Comodato o Resguardo, para tal efecto se deberá elaborar el oficio de cancelación de dicho Contrato por parte del Comodatario (anexando fotos del bien). Siendo la Secretaría de Educación y Cultura y/o la Comisión Estatal de Bienes y Concesiones los únicos facultados para autorizar el destino finaldelbien. · Estos requisitos también aplican aquellas Instituciones y personas que tengan celebradoContratodeResguardo. 13. ¿Quéresponsabilidad tengo comoDirectorantelaSubdireccióndeActivos Fijos? · Mantener el inventario actualizado mediante la notificación de las altas, bajas, etc.
  6. 6. GUÍA RÁPIDA PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS DE BIENES MUEBLES EN PLANTELES DE EDUCACIÓN BÁSICA 5 entiempoyforma. · Dar buenuso, cuidadoy mantenimientodelmobiliarioasignadoalCentrode Trabajo. · Implementar las medidas de control que consideren convenientes ante sus subalternos, con el propósito de delegar responsabilidades en cuanto al uso, cuidadoy controldelos bienesmueblesasignadosalcentrodetrabajo. · Todo bien mueble propiedad de la Secretaría de Educación y Cultura y/o Servicios Educativos del Estado de Sonora, debe permanecer en las instalaciones del plantel o del centro de trabajo asignado, salvo por motivos de reparación o baja definitiva delinventario. · En cuanto al punto anterior, el Director del Plantel o responsable del Centro de Trabajo, deberá contar con la documentación que justifique el artículo faltante, ya seaelvaledesalidaoelactaadministrativadebajadebienesmuebles. · En el caso de sustitución del cargo de los Directores en las diferentes escuelas de educación básica y /o titulares de Centros deTrabajo, es responsabilidad del titular saliente presentar e incluir en el acta de Entrega-Recepción, la relación actualizadadelosbienesmueblesasignadosalaescuela. · Por su parte, el Director entrante tiene la responsabilidad de recibir y cotejar con el físico, el inventario existente de los bienes muebles asignados a la escuela, dentro delos15 díashábilesposterioresalatomadelcargo. · Si transcurrido el plazo establecido (15 días, el Director entrante no notificara cualquier irregularidad existente en el inventario, será responsable de los mismos, ante la Dirección General de Administración y Finanzas, el Órgano de Control Interno y Desarrollo Administrativo, y ante la Dirección General del área Educativacorrespondiente). · Es responsabilidad del Director de la escuela, solicitar a la Subdirección de Activos Fijos, la clave de inventario correspondiente a los bienes adquiridos en formadirectay/opor donación,programasespeciales,etc. · En el caso de los bienes donados, cuando se desconozca su costo (ya sea un bien mueble nuevo o usado), el Director de la escuela o responsable del Centro de Trabajo, tendrá la obligación de asignar un costo estimado de acuerdo al catálogo de artículos y precios que podrá consultar en el portal de la SEC en la liga de Inventarios. · Corresponde al Director y/oTitular del Centro deTrabajo, etiquetar con el número
  7. 7. S U B D I R E C C I Ó N D E A C T I V O S F I J O SS E C R E T A R Í A D E E D U C A C I Ó N Y C U L T U R A 6 deinventariolosbienesasignadosal Plantel. · El responsable del Centro de Trabajo tiene la obligación de participar en forma activa en la verificación de los inventarios que realice la Subdirección de Activos Fijos, ya sea personalmente o bien asignando a una persona para este fin, que tenga conocimiento sobre los bienes asignados a la escuela, así como de la normatividad, procedimientos y con la disponibilidad para que esta actividad se lleveacabodeformaágily concluyademaneraeficiente. · El Director del Centro de Trabajo estará obligado a dar seguimiento a los trámites quehayasolicitadoalaSubdireccióndeActivosFijos. · La inobservancia en la aplicación de las presentes normas, será sancionada por la Autoridadcompetente,conformealasLeyesvigentes. SOLICITUD DE BAJA Los requerimientosparalasolicituddebajason: - ElActa de Baja de Bienes Muebles Obsoletos e Inservibles, así como el formato de solicitud de activos definitiva, debe estar correctamente requisitado, sin tachaduras ni enmendaduras, ni omitir los datos solicitados en el documento, así comolosnombres,firmasy sellosrequeridos. - Los números de Inventarios así como la descripción y precio de los artículos deben estar correctamente escritos y coincidir con la cédula censal, de lo contrario no procederálabajadelmismo. - Atoda solicitud debe anexársele las fotografías de cada uno de los bienes a dar de baja. - Anexardictamentécnicocuandose requiera. ¿Cuándo sepideDictamenTécnico? - En el caso de tratarse de equipo electrónico y de cómputo que su adquisición sea menora3 años. - Cuandoelbientengaunvalorigualomayora$2,000.00. - En el caso de equipo que pertenezca aAula de Medios y Enciclomedias, requerirá dictamen técnico expedido únicamente por personal autorizado por la Dirección GeneraldeInformáticadelaSEC. - En el caso de Vehículos se requiere dictamen técnico, el cual será solicitado a quiencorrespondaporlaSubdirecciónde Vehículos y CombustiblesdelaSEC. - Losbienesdonados usados NO se requerirádictamentécnico. El dictamen técnico deberá ser elaborado por una institución externa al Centro de Trabajo.
  8. 8. S U B D I R E C C I Ó N D E A C T I V O S F I J O SS E C R E T A R Í A D E E D U C A C I Ó N Y C U L T U R A 7 BAJA DE ARTÍCULOS POR SINIESTRO Presentar ante la Subdirección de Cobertura Médica Estudiantil y de Seguros (Originaly2 copias)de lossiguientesrequisitos: - Actadedenunciaanteelministeriopúblico. - ActaAdministrativa - Formatodereclamacióndedaños. - Cédulacensalovalederesguardodelosbienessiniestrados. - Formato de la relación de Activos para baja por siniestro de la Subdirección de ActivosFijos - Cotizaciónporescritodeunacasacomercialdelosartículosrobados. BAJA DE VEHÍCULOS, AUTOBUSES ESCOLARES Y AULAS MÓVILES: - Oficiodecancelación deContratodeComodatooResguardoensu caso. - La Subdirección de vehículos y combustibles deberá dictaminar (taller) si el carro no tiene reparación o resulta incosteable y será la responsable de recoger la unidadautomotriz. - Fotografías. - Original del formato de solicitud de transferencia a la Administración Central conclavedelcentrodetrabajo:26ADG001W. Cuando essolicituddebaja por siniestro deuna unidad deberácontener: - Dictamendepérdidatotalemitidopor laaseguradora, - Partedetránsito - ActaAdministrativaparabajadebienesmueblesobsoletoseinservibles. - Formatodesolicituddeactivosparabajadefinitiva. - Fotografías. - Copiadelchequeemitidopor laaseguradora. BAJA DE GANADO: Por fallecimiento,accidente,enfermedady zoonosis, se requierencopiasde: - Certificado de defunción o en su caso reporte del MVZ encargado del plantel del motivodelamuertedelanimalymarcasexternas (identificacióndocumentada) - ActaAdministrativa,solicituddebajayanexarfotografía. BAJA POR VENTA - ActaAdministrativaparabajadebienesmueblesobsoletoseinservibles. - Formatodesolicituddeactivosparabajadefinitiva. - Fotografíasde cadauno delosbienes.
  9. 9. S U B D I R E C C I Ó N D E A C T I V O S F I J O SS E C R E T A R Í A D E E D U C A C I Ó N Y C U L T U R A 8 - Acta de entrega – recepción de los bienes, por parte de la Dirección del plantel a la Sociedad de Padres debidamente firmada por los participantes, con sus respectivostestigos. - Recibo o constancia de la Sociedad de Padres sobre el beneficio obtenido por la venta(librocontable). BAJA DE AULAS DE MEDIOS Y ENCICLOMEDIAS - ActaAdministrativayrelacióndebienesadardebaja. - DictamenTécnicoporpartedelaDirecciónGeneraldeInformática. - Fotografíasdecadaunode losbienes. BAJA POR DESTRUCCIÓN: - En el caso de destrucción se deberá elaborar el acta administrativa haciéndose constar del acto correspondiente, con el mayor detalle en la forma en que se llevó a caboeincluirfotografíasdelmismo. Así como constatar invariablemente que los bienes muebles que se incluyan en el formato de solicitud de baja, por sus características o las condiciones que guardan, se tiene la necesidad de su destrucción por el riesgo que representan en materia de seguridad, salubridad o medio ambiente, avalado por un dictamen de protección civilo delaSecretaríadeSaludsegún se trate. Cuando se trate de bienes no localizados se procederá a notificar a la Unidad delÓrganode Control: - Como resultado del levantamiento físico del inventario de los bienes no sean localizados se efectuarán las averiguaciones necesarias para su localización. Si una vez agotadas la investigaciones correspondientes los bienes no son encontrados, se levantará acta administrativa acompañada del formato de bienes no localizados y se realizará la baja hasta que órgano de control lo autorice o en su defectofinquelasresponsabilidadescorrespondientes.
  10. 10. GUÍA RÁPIDA PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS DE BIENES MUEBLES EN PLANTELES DE EDUCACIÓN BÁSICA 9 FORMATOS QUE SE DEBERÁN UTILIZAR EN LOS DIFERENTES TRÁMITES
  11. 11. S U B D I R E C C I Ó N D E A C T I V O S F I J O SS E C R E T A R Í A D E E D U C A C I Ó N Y C U L T U R A 10
  12. 12. GUÍA RÁPIDA PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS DE BIENES MUEBLES EN PLANTELES DE EDUCACIÓN BÁSICA 11
  13. 13. S U B D I R E C C I Ó N D E A C T I V O S F I J O SS E C R E T A R Í A D E E D U C A C I Ó N Y C U L T U R A 12
  14. 14. GUÍA RÁPIDA PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS DE BIENES MUEBLES EN PLANTELES DE EDUCACIÓN BÁSICA 13
  15. 15. S U B D I R E C C I Ó N D E A C T I V O S F I J O SS E C R E T A R Í A D E E D U C A C I Ó N Y C U L T U R A 14
  16. 16. GUÍA RÁPIDA PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS DE BIENES MUEBLES EN PLANTELES DE EDUCACIÓN BÁSICA 15
  17. 17. S U B D I R E C C I Ó N D E A C T I V O S F I J O SS E C R E T A R Í A D E E D U C A C I Ó N Y C U L T U R A 16
  18. 18. GUÍA RÁPIDA PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS DE BIENES MUEBLES EN PLANTELES DE EDUCACIÓN BÁSICA 17 NOTAS
  19. 19. S U B D I R E C C I Ó N D E A C T I V O S F I J O SS E C R E T A R Í A D E E D U C A C I Ó N Y C U L T U R A NOTAS
  20. 20. S U B D I R E C C I Ó N D E A C T I V O S F I J O SS E C R E T A R Í A D E E D U C A C I Ó N Y C U L T U R A NOTAS
  21. 21. S U B D I R E C C I Ó N D E A C T I V O S F I J O SS E C R E T A R Í A D E E D U C A C I Ó N Y C U L T U R A NOTAS
  22. 22. SECRETARÍA DE EDUCACIÓN Y CULTURA SUBDIRECCIÓN DE ACTIVOS FIJOS Cerrada Hurtago, bodega 10-E, Col. El Llano Hermosillo, Sonora; tel. (662) 162.2021 inventarios@sec-sonora.gob.mx

×