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Guía seguimiento ses201

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Guía seguimiento ses201

  1. 1. SI NO Dar de alta un activo en el inventario Se da de alta un bien cuando éste se registra dentro del inventario, asignándole un código de identificación y especificando si ha sido una compra o una donación. Dar de alta un activo por adquisición Se especifica dentro del inventario, el bien adquirido. En estos casos, es importante que se guarden en el archivo respectivo, las facturas y garantías de dicho bien. Se debe registrar también en el archivo o libro de contabilidad de la escuela, el gasto hecho por la adquisición. Se rendirá cuentas ante quien facilitó el recurso para adquirir el bien, a partir de los procedimientos conducentes en cada caso (SPF, PEC, CAS, etc.) Dar de alta un activo por donación Se especifica, dentro del inventario, que el bien ha sido donado a la escuela y se precisa quién ha sido el donador. Por otra parte, se levanta un acta de donación, en la cual firman el director de la escuela, quien dona el bien y dos testigos (como mínimo). Existen otros procedimientos en que se puede acudir a un notario, pero esto ya implica otras acciones. Dar de baja un activo del inventario Se registra en el inventario la baja del bien y el motivo de dicho movimiento (estado en que se encuentra el bien). TABLA 1 SEGUIMIENTO A PROCESOS DE BIENES MUEBLES PROCESO ¿Qué debo hacer? PROCEDIMIENTO ¿Cómo lo debo hacer? ¿Lo hago conforme al procedimiento? ÁREA DE MEJORA DETECTADA ¿En qué no cumplo con el procedimiento? PROPUESTA DE SOLUCIÓN ¿Qué debo hacer para cumplir con el procedimiento? OBSERVACIONES
  2. 2. Dar de baja un activo ante la SEJ Se notifica a la SEJ (vía DRSE), de la baja de un bien y la causa de la baja. Esperar a que envíen por el bien, y una vez que pasen a recogerlo a la escuela, llenar los formularios correspondientes (cada DRSE cuenta con un procedimiento y documentos diferentes). En el inventario de la escuela, se realiza el procedimiento descrito en el punto anterior y se anexan los documentos que la SEJ deje en la escuela para el respaldo del movimiento. Actualización del inventario Se debe realizar al menos dos veces al año (a medio año y al final del mismo), aunque se va actualizando de manera permanente, conforme adquieren o se dan de baja los activos fijos. Asignación de responsa- ble del inventario Se debe nombrar a una persona encargada de realizar esta tarea. Esta persona firmará junto con el director como responsable del inventario e implica la adquisición de responsabilidades en términos de la custodia de recursos. Resguardos y distribución del material El resguardo consiste en otorgar un documento que acredita a una persona como responsable de un material para hacerse cargo del mismo, custodiarlo y dar cuenta del uso que se le dé. La SEJ asigna el resguardo de los activos fijos de la escuela, al director, y éste, de manera interna, puede asignar a otras personas para que tengan bajo su responsabilidad los diferentes activos de la escuela. Para realizar la distribución del material, no existe un procedimiento establecido, sin embargo, se sugiere que se parta de las tareas que desarrolla cada sujeto.

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