Servicio Archivístico

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El presente material ha sido elaborado para el estudio del Servicio Archivístico teniendo en cuenta un enfoque de estudio como proceso, se elaboró como material del Curso de Servicio Archivístico de la Escuela Nacional de Archiveros - Lima Perú
Autor Arch. David Yosip Coz Seguil

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Servicio Archivístico

  1. 2. <ul><li>Teoría Archivística </li></ul><ul><li>Legislación Archivística Básica </li></ul><ul><li>Procesos Técnicos Archivísticos </li></ul><ul><li>Proceso Administrativo </li></ul><ul><li>Sociedad de la Información </li></ul><ul><li>Tecnologías de Información y Comunicación (TIC) </li></ul><ul><li>Gestión de Procesos </li></ul><ul><li>Gestión Documental </li></ul><ul><li>Gestión del Conocimiento </li></ul><ul><li>Gobierno Electrónico </li></ul>AREAS DE CONOCIMIENTO REQUERIDAS (Examen de Entrada)
  2. 3. Reflexiones Previas: De los 7 Hábitos de la Gente Altamente Efectiva (Stephen R. Covey) 1. SER PROACTIVO: Su vida es producto de sus Valores no de sus sentimientos Es decir que su vida es producto de sus decisiones no de sus condiciones. Principio: Asumir responsabilidades todos tenemos la facultad de elegir nuestras 2. COMENZAR CON EL FIN EN MENTE: Implica ver una imagen mental de donde quiere llegar en este trabajo, en esta curso, en su vida - Para una compañía es la creación de la Visión de su Misión. Principio: Visión propósito significado de Misión 3. PONER PRIMERO LO PRIMERO: A partir del Hábito 2 decidido que es lo principal y tiene la convicción de cumplirlo. Principio: Responsabilidad y Rectitud , Convicción con respecto al objetivo. 4. PENSAR GANAR GANAR: Hábito del beneficio Mutuo, no hay que sentirse amenazados por la fuerza de otras personas, compartir conocimientos reconocimientos logros, nutrir a la competencia. Principio: Abundancia Hay mucho para compartir 5. BUSCA PRIMERO ENTENDER Y LUEGO SER ENTENDIDO: Lo primero siempre es entender, el maestro investiga antes de enseñar el doctor diagnostica antes de prescribir. Entiendan primero antes de buscar ser entendidos, antes de buscar contribuir, antes de tomar acciones. Principio: Comunicación Empática 6. SINERGIZAR : Cooperación creativa buscando entender encontraremos cosas que no estaban ahí, requiere altos niveles de cooperación. Sincronizando los mecanismos se logra algo mejor que la suma de los dos separador, valorar las diferencias. Principio: 1+1=3,4,20 ó 1000 7. AFILAR LA SIERRA . Renovación, el aprendizaje y progreso continuo. Tenemos la capacidad de Cargar nuestras propias baterías. Lo contrario es buscar una vida de egoísmo en busca de placeres fáciles en vez de una vida de contribución y servicio. Principio: Mejoramiento Continuo - Este hábito renueva a los otros 6 hábitos.
  3. 4. Reflexiones Previas <ul><li>&quot;Es mas fácil desintegrar un átomo que un pre-concepto (prejuicio)&quot; </li></ul><ul><li>“ Es locura, seguir haciendo lo mismo y esperar resultados diferentes”. </li></ul>Albert Einstein
  4. 5. Procesos Técnicos Archivísticos ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS SELECCIÓN DE DOCUMENTOS DESCRIPCIÓN DE DOCUMENTOS SERVICIO ARCHIVÍSTICO CONSERVACIÓN Resolución Jefatural Nº 073-85-AGN-J
  5. 6. Procesos Técnicos Archivísticos y su relación con el Servicio Archivístico Resolución Jefatural Nº 073-85-AGN-J SELECCIÓN DE DOCUMENTOS Evaluación Eliminación Programa de Control de Documento ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS Clasificación Organización Signatura Cuadro de Clasificación de Documentos ACOPIO Pasivo Activo Inventario de Transferencia ADMINISTRACION DE ARCHIVOS Plan Anual Procedimientos Indicadores SGC CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS Preservación Restauración Plan de Siniestros Plan de Contingencia DESCRIPCIÓN DE DOCUMENTOS Determinación de metadata Manual de Descripción Inventarios, Guías Catálogos Indexación SERVICIO ARCHIVÍSTICO Préstamo Consulta Servicios Web, Bases de Datos, Boletines, Blog, Capacitación, presencia y en línea, estadísticas
  6. 7. Conceptos Generales Archivo: “ 1. m. Conjunto ordenado de documentos que una persona, una sociedad, una institución, etc., producen en el ejercicio de sus funciones o actividades” Archivología: 1. f. Disciplina que estudia los archivos en todos sus aspectos. Archivística: 1. adj. Perteneciente o relativo a los archivos Diccionario de la Real Academia Española
  7. 8. Conceptos Generales Servicio: ~ público. 1. m. Der. Actividad llevada a cabo por la Administración o, bajo un cierto control y regulación de esta, por una organización, especializada o no, y destinada a satisfacer necesidades de la colectividad Diccionario de la Real Academia Española
  8. 9. Servicio Archivístico de Acuerdo a la Legislación Peruana Concepto: “… es un proceso que consiste en poner a disposición de los usuarios la documentación de cada entidad con fines de información” Resolución Jefatural Nº 073-85-AGN-J Normas Generales del Sistema Nacional de Archivos SNA. 06 Servicios Archivístico
  9. 10. Modalidades de Servicio Archivístico <ul><li>Búsqueda </li></ul><ul><li>Consulta (Lectura en Sala) </li></ul><ul><li>Préstamo </li></ul><ul><li>Expedición de Copias (Simples, certificadas) </li></ul><ul><li>etc </li></ul>Resolución Jefatural Nº 073-85-AGN-J Normas Generales del Sistema Nacional de Archivos SNA. 06 Servicios Archivístico “… Los Archivos de gestión y periféricos adecuarán la prestación de sus servicios a las normas establecidas por el órgano de Administración de Archivos”
  10. 11. <ul><li>VIDEO SERVICIOS </li></ul><ul><li>1 . ARCHIVO GENERAL DE LA NACION </li></ul><ul><li>COLOMBIA </li></ul><ul><li>2. SERVICIO DE INFORMACION DEL BANCO </li></ul><ul><li>MUNDIAL - BIBLIOTECA NACIONAL DEL </li></ul><ul><li>PERU </li></ul>
  11. 12. Modalidades de Servicio Archivístico <ul><li>Búsqueda </li></ul><ul><li>Consulta (Lectura en Sala) </li></ul><ul><li>Préstamo </li></ul><ul><li>Expedición de Copias Simples, certificadas </li></ul><ul><li>Investigación en conservación de Documentos. </li></ul><ul><li>Restauración de Documentos </li></ul><ul><li>Custodia de Documentos </li></ul><ul><li>Consultas en línea vía el Sitio Web. </li></ul><ul><li>Reprografía (Fotocopia, Facsímil, Fotografía - Microfilme) </li></ul><ul><li>Referencias </li></ul><ul><li>Asistencia Técnica </li></ul><ul><li>Asesoría Técnica </li></ul><ul><li>Transcripción paleográfica </li></ul><ul><li>Peritaje documentoscópico </li></ul><ul><li>Digitalización de Documentos </li></ul><ul><li>Visitas Guiadas </li></ul><ul><li>Exposiciones </li></ul>
  12. 13. Componentes que intervienen en el Servicio Archivístico 1. La Documentación que se custodia 2. La Información que se maneja Tradicional 3. Los Servicios y Productos que se ofrecen Aplicación de TIC 4.Los usuarios a quienes dirige sus servicios Ciudadanos Instituciones
  13. 14. Componentes que intervienen en el Servicio Archivístico 1. La Documentación que se custodia Documento de Archivo: “ Documento archivístico es aquél que contiene una información de cualquier fecha, forma y soporte, producido o recibido por persona natural o jurídica, institución pública o privada en el ejercicio de su actividad y cualquier otro que se genere como resultado del avance tecnológico.” Decreto Supremo N° 008-92-JUS, Reglamento de la Ley N° 25323 que crea el Sistema Nacional de Archivos, lo define en su artículo 5° Información + soporte + medio = Documento IDENTIFICACION DE LAS AGRUPACIONES DOCUMENTALES (SERIES DOCUMENTALES)
  14. 15. Componentes que intervienen en el Servicio Archivístico 2. La Información que se maneja La información es un recurso valioso para cualquier organización. Ahora bien, no existen canales formales para la recopilación de información. Por esto, una unidad especializada en el tema debe realizar un esfuerzo importante para establecer y mantener relaciones con las distintas fuentes, y asegurar así un flujo permanente de información. IDENTIFICACION DE LA INFORMACION DE ACUERDO A SU GRADO DE IMPORTANCIA (PARA CONOCIMIENTO, PARA LA GESTION, PARA LA TOMA DE DESICIÒN) Fuente: Mag. Liliana Patiño
  15. 16. Componentes que intervienen en el Servicio Archivístico Tradicional 3. Los Servicios y Productos que se ofrecen Aplicación de TIC “ Productos de información es aquel producto intangible que es un bien no físico, que se ofrece en forma de paquete de utilidad y valor para el usuario”. Una forma crítica de determinar la calidad de los servicios y productos de información, es su variabilidad, demanda y posibilidades de acceso a estos y deberán estar avalados por: • Flexibilidad y conocimiento de las necesidades de los usuarios • Una administración eficiente de los servicios y productos de información, LISTA DE SERVICIOS: COMO RESULTADO DE UN DIAGNOSTICO DE NECESIDADES DE INFORMACIÓN APLICADO A LOS USUARIOS Fuente: Mag. Liliana Patiño
  16. 17. Componentes que intervienen en el Servicio Archivístico 1. Servicios tradicionales: 3. Los Servicios y Productos que se ofrecen Tipos de Servicios 2. Servicios en línea: 3.Otros servicios:
  17. 18. Componentes que intervienen en el Servicio Archivístico 4.Los usuarios a quienes dirige sus servicios Ciudadanos Instituciones Se define usuario como aquella persona que: Asimila, transforma, transfiere y genera algún tipo de información; Es un elemento fundamental en todo sistema de información y debe verse como un agente que desarrolla un papel protagónico en el accionar global de la unidad de información. Es la razón de ser y el fin último del servicio. ES NECESARIO CONTAR CON UN REGISTRO DE LAS NECESIDADES DE INFORMACION Y LOS PRODUCTOS DE INFORMACION QUE REQUIERE Y GENERAN NUESTROS USUARIOS Fuente: Mag. Liliana Patiño
  18. 19. Componentes que intervienen en el Servicio Archivístico 4.Los usuarios a quienes dirige sus servicios Ciudadanos Instituciones Clasificación de los usuarios ES NECESARIO CONTAR CON UN REGISTRO DE LAS NECESIDADES DE INFORMACION Y LOS PRODUCTOS DE INFORMACION QUE REQUIERE Y GENERAN NUESTROS USUARIOS 1.-Usuarios Internos .- personal de la empresa o administración que utilizan los archivos para la consulta interna a fin de resolver cuestiones prácticas de índole administrativo, contable, jurídica etc. 2.-Usuarios Externos : Funcionarios del Estado, Investigadores, estudiantes, periodistas y otros ciudadanos que utilizan los archivos con fines de garantizar derechos, informativos y culturales Fuente: Mag. Liliana Patiño
  19. 20. Internos: Personal de la empresa o de la administración <ul><li>Personal de las diversas áreas de la organización. </li></ul><ul><li>Tienen acceso a su propia documentación generada o ha toda según los niveles de acceso establecidos. </li></ul><ul><li>Demandan información adecuada para la toma de decisiones. </li></ul><ul><li>La rapidez en el acceso resulta vital en muchos casos. </li></ul><ul><li>El cruce de información resulta útil, pero dependerá del nivel de conocimiento del archivero el poder facilitarlo. </li></ul><ul><li>En una institución cerrada a la investigación, estos usuarios resultan ser los principales y únicos. </li></ul>Usuarios Internos Fuente: Ms. José Luis Abanto Arrelucea
  20. 21. Fuente: Ms. José Luis Abanto Arrelucea Externos: Investigadores <ul><li>Son los tradicionales usuarios de los archivos. </li></ul><ul><li>Hasta hace algunas décadas tenían el monopolio del acceso a los archivos (eruditos de la investigación). Fundamentalmente historiadores. </li></ul><ul><li>Cuentan con formación universitaria y conocimientos que les permitía el adecuado acceso a los fondos documentales, conociendo en algunos casos el trabajo que realizaba el archivero. </li></ul><ul><li>Sus necesidades son fundamentalmente intelectuales y cuenta con tiempo para invertirlo en ello. </li></ul><ul><li>Sabe hacer uso de los instrumentos de descripción. </li></ul><ul><li>No obstante ello, siempre buscaba algún tipo de acceso preferente que lo llevase a la pieza o documento novedoso jamás citado. </li></ul>Usuarios Externos
  21. 22. Externos: Estudiantes <ul><li>Los nuevos planes de educación fomentan la investigación en fuentes primarias. </li></ul><ul><li>Tenemos estudiantes de periodismo, arquitectura, biología, medicina, geografía, etc. </li></ul><ul><li>Los docentes en los últimos años buscan acceder al archivo como fuentes de recursos educativos, para la preparación de sus materiales de clase. </li></ul><ul><li>No cuentan con la preparación para el acceso a determinados documentos de archivo. </li></ul><ul><li>Se están dando casos de solicitudes de acceso a los archivos por parte de los alumnos del nivel secundario (bachillerato escolar). </li></ul>Fuente: Ms. José Luis Abanto Arrelucea Usuarios Externos
  22. 23. Externos: Público en general <ul><li>Es público que acude de forma esporádica. </li></ul><ul><li>Se van constituyendo en aquel público usuario que va en constante aumento. </li></ul><ul><li>Son un público de diversa procedencia y con intereses muy diversos. </li></ul><ul><li>En pocas palabras hablamos del “hombre de a pie”, aquel que no cuenta con el respaldo de instituciones o centros de enseñanza. </li></ul><ul><li>Tiene una excesiva dependencia del personal de archivo por carecer de toda formación para acceder a los documentos. </li></ul><ul><li>Existe un peligro latente en este público usuario ya que se pueden introducir: tramitadores y/o, traficantes del patrimonio documental. </li></ul>Usuarios Externos Fuente: Ms. José Luis Abanto Arrelucea
  23. 24. <ul><li>Son esporádicos e infrecuentes, pero podemos recibir demandas de acceso por parte de ellos. </li></ul><ul><li>Provienen de organismos de control (SBS, Contraloría, Ministerio de Trabajo, etc.) </li></ul><ul><li>El acceso a los archivos puede ser directo o indirecto. </li></ul><ul><li>Pueden provenir de poderes del Estado: Congreso de la República (Comisiones Investigadoras) y Poder Judicial. </li></ul><ul><li>Solicitan información diversa: financiera, contable, comunicaciones escritas, licitaciones, etc., con lo cual la búsqueda se multiplica al incidir sobre diversas series documentales. </li></ul><ul><li>Su objetivo es reconstruir sucesos de la tramitación con el fin de probar faltas administrativas, dolo financiero, uso indebido de recursos asignados, contrataciones fantasmas, etc. </li></ul>Externos: Personal de los órganos de control o entes supervisores: Fuente: Ms. José Luis Abanto Arrelucea Usuarios Externos
  24. 25. Gestión de Servicios Archivísticos <ul><li>Diagnóstico de las necesidades de los usuarios </li></ul>Metodología para Gestionar Servicios Archivísticos 2. Diseñar los Servicios: 4. Implementación: 5. Evaluación de los resultados: 6. Retroalimentación 7. Subsanación de no conformidades: 3. Documentar: 8. Difusión: (Marketing)
  25. 26. Servicio Archivístico: Entregables <ul><ul><li>Mas que un proceso es la finalidad de la archivística, cada una de las actividades desarrolladas están direccionadas a satisfacer las necesidades de información a nuestros usuarios directos e indirectos . </li></ul></ul><ul><ul><li>PRODUCTOS : </li></ul></ul><ul><ul><li>Plan de servicio y difusión </li></ul></ul><ul><ul><li>Estadística de servicio </li></ul></ul><ul><ul><li>Boletín de Archivo </li></ul></ul><ul><ul><li>Pagina Web </li></ul></ul><ul><ul><li>Blog </li></ul></ul><ul><ul><li>Evento de Capacitación </li></ul></ul><ul><ul><li>Muestras documentales </li></ul></ul>

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