Facturacion electronica en la empresa

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Facturacion electronica en la empresa

  1. 1. FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
  2. 2. Facturación ElectrónicaObjetivoEl objetivo es siempre el mismo: Eliminar del proceso todas las tareas que no generan valor:impresión, manipulación, envío por correo ordinario, así comosus costes asociados… …para lograr un nuevo proceso más eficiente
  3. 3. ¿Qué es la Facturación Electrónica? eFacturaUna Factura electrónica es un documento digital que sustituye ala Factura Tradicional.En un primer momento se llamó “Factura Telemática”. Sedenomina de varias maneras:• eFactura• Factura Digital• Factura Electrónica• Factura desmaterializada• Factura en línea• etc…
  4. 4. ¿Qué NO es la Facturación Electrónica? eFacturaLa Factura Electrónica tiene validez legal porque el documentoestá firmado digitalmente, NO ES UN DOCUMENTO SIN FIRMAR.
  5. 5. FIRMA DIGITAL
  6. 6. ¿Qué aporta la Firma Digital? • Identidad. La documentación deja de ser anónima. • Integridad. Nos aseguramos que el documento no ha sido alterado.
  7. 7. ¿Qué necesita la empresa para FIRMAR DIGITALMENTE?• Certificado Digital• Software que integre la firma en el documento.
  8. 8. EMISIÓN DE FACTURA ELECTRÓNICA
  9. 9. ¿Cómo afrontar un proyecto de eFactura?• Se debe contar con una empresa especializada en el sector. El emitir unafactura digital no es sólo realizar una firma, cómo se realice puede serdeterminante.• El proyecto de consultoría inicial para analizar el proceso de la empresay decidir las herramientas tecnológicas es fundamental.• La elección del formato, tecnología y producto determinará el éxito ofracaso del proyecto.
  10. 10. Proceso de la FacturaSe eliminan los procesos que NO APORTAN VALOR.
  11. 11. Facturación Electrónica Automatización del procesoGeneración Firma Archivo Envío Cliente Contamos con herramientas que automatizan el proceso de facturación electrónica integrables en cualquier sistema de gestión ycapaces de: • Tratamiento de facturas: formatos, separación, acceso a BBDD • Firmar, mediante firma avanzada y reconocida, conjuntos de facturas:  eFirma completa (timestamp + OCSP) en PDF  eFirma XML (XAdES X-L) • Enviar a diferentes destinos dependiendo del destinatario:  Impresora  Envío vía e-mail de pdf, fichero plano, xml, txt, formatos híbridos, etc  Depositar el archivo en un portal web
  12. 12. Facturación ElectrónicaProceso convencional Proveedor (Emisor) Sist. Sist. Gestión Gestión Cliente (Receptor)
  13. 13. Facturación ElectrónicaProceso electrónico Sist. Gestión Cliente Proveedor (Receptor) (Emisor) Sist. Gestión Factura Firmada Electrónicamente Sist. Gestión Cliente (Receptor)
  14. 14. Facturación ElectrónicaTecnología Certificados Formatos Software Digitales
  15. 15. Facturación Electrónica Tecnología: Formatos• Las facturas y documentos sustitutivos deben: – Emitirse en cualquier formato – (.pdf, .doc, .xls, .html, .xml, edifact, …), aunque lo recomendable es utilizar un formato de fichero estándar y de uso extendido xml – Y deben gestionarse en el formato original … …junto con datos asociados y mecanismos de verificación de firma.• Recomendación de formatos: – Legibilidad y facilidad: PDF – Integrabilidad: XML • Facturae: AEAT - CCI • Internacional: UBL – Híbrido
  16. 16. Facturación Electrónica Tecnología: Certificados Digitales• En el ámbito de la facturación electrónica, son válidos los certificados digitales emitidos por las autoridades de certificación registradas en la Agencia Tributaria (www.aeat.es).• Estos certificados y las CA´s posibilitan que las eFacturas cumplan los requisitos básicos que exige la AEAT para la emisión y verificación de las eFacturas: – Autenticidad en el origen – Integridad del contenido – Confianza en la CA – Caducidad del Certificado – Estado de revocación (OCSP)
  17. 17. Facturación Electrónica Soluciones• Existe una gama completa de soluciones de Facturación Electrónica: – Soluciones para la emisión de e-Factura – Autónomos o microempresas – Pymes – Grandes Corporaciones – Soluciones para la recepción de e-Factura – Digitalización certificada – Integración automática de albaranes y facturas (electrónico y/o papel)• Estas soluciones se ajustan a las necesidades y recursos de cualquier empresa independientemente de su tipología, tamaño o volumen de facturación• Diferentes entornos de trabajo: windows, linux, web, librerías de desarrollo• Son soluciones tecnológicas estables y de garantías
  18. 18. Facturación Electrónica Marco normativo• La legislación que regula el uso de la facturación electrónica es: – RESOLUCION 2/2003, de 14 de febrero de la Dirección General de la Agencia Estatal de Administración Tributaria. – REAL DECRETO 1496/2003, de 28 de noviembre, aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. – ORDEN HAC/3134/2002, de 5 de diciembre, nuevo desarrollo del régimen de facturación telemática. Derogada por EHA 962/2007 – ORDEN HAC/1181/2003, de 12 de mayo, por las que se establecen las normas específicas sobre uso de firma electrónica en las relaciones tributarias – EHA 962/2007, Orden Ministerial sobre Digitalización Certificada (y otros aspectos de la factura electrónica) se publicó en el BOE del pasado sábado 14 de abril.
  19. 19. Principales ventajas de la eFactura Ventajas• Ahorro de costes. Se estima un coste/factura entre 0,70€ y 8€. Estaestimación depende de la calidad del material y el tiempo empleado.Empresas con eFactura estiman un ahorro anual de 6.000 €.• Agilidad. Se reduce tiempo de gestión y el tiempo de dedicación alproceso de envío de la factura. Difícil de cuantificar hasta que seejecuta un proyecto de eFactura.• Archivo. Mejora en la accesibilidad a la información, no se debebuscar el papel, el envío firmado digitalmente es fiel reflejo deldocumento.• El documento está asegurado y se puede conocer la integridad eidentidad del documento enviado.
  20. 20. Otros beneficios Ventajas• Reducción de tareas reiterativas.• Reducción del error humano.• Mejor comunicación con los clientes (mejor canal).• Mejorar la imagen de la empresa presentándose como alguieninnovador.• Ventaja competitiva/comparativa respecto a la competencia.
  21. 21. SOLUCIONESSoftware • Pocas facturas. • Aplicación de escritorio sin automatización • Automatización de procesos. • Aplicación de escritorio automatizable. • Cómo hago accesibles las facturas a mis clientes. • Plataforma web – Envío por email.
  22. 22. SOLUCIONES SIN AUTOMATIZACIÓNSoftware
  23. 23. Aplicaciones con automatización SoftwareSolución de escritorio para la firma digital de facturas de formaautomatizada. o Firma digital de los documentos (PDF y XML). o Envío por email de la factura firmada. o Separación de ficheros PDF si es necesario. o Impresión del documento en caso de no encontrar el email. o Incorporación de “Marcas de Agua” al documento firmado. Versión “Servicio de Windows”Es una solución enfocada a optimizar el proceso de facturación,minimizando costes y eliminando tareas que no añaden valor.
  24. 24. PLATAFORMA WEB SoftwareSolución de plataforma web para la firma de de facturas de formaautomatizada. o Firma digital o cifrado de los documentos (PDF, XML y arbitrarios - CAdES). o Envío por email del documento. o Acceso del usuario al documento. o Posibilidad de firma o cifrado por parte de los usuarios. o Verificación de los archivos firmados. o Extracción de los archivos cifrados. o Enlazable desde las aplicaciones de escritorio.• Solución enfocada a optimizar el proceso documentación: minimizacostes y elimina tareas que no añaden valor.• Posibilita la facturación electrónica en la empresa al poder trabajarcon cualquier formato de archivo.
  25. 25. Ejemplos de uso• Envío de un TC2. Cifrado. Se envía por email y al repositorio.• Envío de Nóminas con Excel de costes y CSB34.• Envío de IRPF trimestral por email con el importe.• Facturación Electrónica.• Envío de Excel de costes.• Envío de circulares.
  26. 26. RECEPCIÓN DE FACTURA ELECTRÓNICA
  27. 27. Digitalización certificada Gestión manual de las FacturasRecepción y pre- Centralizada, descentralizada, sello, clasificación, etc.registro Valijas, pérdida de tiempo, extravíos,... Comprobar si la factura coincide con el pedido/albarán, si la mercancía ha sido recibidaControl conforme, a qué centro de coste se asigna,etc. Gestión de incidencias y descuadres,... Solicitar el VºBº a los diferentes departamentos o personas Fotocopias, valijas,Distribución tiempo, extravíos, duplicidad de archivos,... Visto bueno e imputación contable (centro de coste, cuenta contable)Aprobación No trazabilidad, disponibilidad del aprobador, tiempo de aprobación,... Entrada manual de datos en el sistema (de la factura y las anotaciones)Contabilización Baja productividad (tarea de poco valor añadido), baja calidad de datos,... Generación de los ficheros y órdenes de pagoPagos Gestión de reclamaciones de proveedores, no optimización de necesidades… Ordenación física (por proveedor, por fecha,...).Archivo Duplicidad de archivos, coste del archivo, tiempo de archivo,...Consulta y Auditorías, inspecciones y reclamaciones, custodia externa o internarecuperación Tiempos de consulta, pérdidas, coste de recuperación,... 27
  28. 28. Digitalización certificada Marco normativo La AEAT (Orden EHA 962/2007) posibilita la digitalización certificada de facturas de proveedores recibidas en papel. “Las facturas, documentos sustitutivos y otros documentos así digitalizados permitirán que el obligado tributario pueda prescindir de los originales en papel que les sirvieron de base y contar tan solo con un archivo digital de las facturas recibidas” Nuestras soluciones de recepción están homologadas para desarrollar este procedimiento ya que cumplen los siguientes requisitos: – Garantizar la obtención de una imagen fiel e íntegra de cada factura digitalizada, y esa imagen digital es firmada con firma electrónica avanzada y reconocida – El resultado de la digitalización certificada debe organizase en torno a una base de datos. Por cada factura digitalizada se conserva: • Un registro de datos con todos los campos exigibles en la llevanza de los libros de registros incluidos en los artículos 62 y siguientes del Reglamento del IVA • Un campo que contiene la imagen binaria de la factura digitalizada y firmada – El software de digitalización certificada dispone de las siguientes funcionalidades: • Firma de la BBDD que garantiza la integridad de datos e imágenes al cierre de cada período impositivo. • Acceso completo (visualización de los documentos, búsqueda selectiva, impresión y copia o descarga en línea a un soporte digital estándar) y sin demora injustificada a la base de datos.
  29. 29. Digitalización certificadaGestión de las facturas digitalizadas Recepción de ESCANEO Imágenes Identificación del Factura proveedor Papel EXTRACCIÓN E INTERPRETACIÓN DE LA INFORMACIÓN Email Pdf, Tiff Xml CONTROL DE CALIDAD Fax Datos BASE DE DATOS Validación de datos TRANSFERENCIA
  30. 30. DESARROLLO DE PRODUCTOS PROPIOSEXPERTOS EN FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

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