Implementación y uso del archivo electrónico

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Presentación de Maria Isabel Vargas, dictada en el seminario "Gestión del Conocimiento: El Liderazgo del Profesional de la Información", el día 25 de junio de 2014, en la Pontificia Universidad Católica del Perú.

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Implementación y uso del archivo electrónico

  1. 1. IMPLEMENTACIÓN Y USO DELARCHIVO ELECTRÓNICO Maria Isabel Vargas Billon Responsable del Proyecto de Digitalización del Centro de Información (CI) Estudio Osterling Abogados
  2. 2. Estudio Osterling Abogados • Es una firma de asesoría jurídica y considerado como uno de los estudios más destacados del país. • Las áreas de práctica son:  Seguros, Reaseguros y Bancario  Derecho Civil y Contratos  Corporativo  Laboral, Recursos Humanos y Seguridad Social  Litigios, Estrategias y Solución de Controversias  Propiedad Intelectual  Minería, Recursos Naturales y Medio Ambiente  Tributario • Entre el gran número de clientes que conforman la cartera del Estudio están:  PRIMA AFP S.A.  PROFUTURO AFP  RIMAC INTERNATIONAL CIA. DE SEGUROS Y REASEGUROS.  VOLCÁN COMPAÑÍA MINERA S.A.A.  COMPAÑÍA MINERA ANTAMINA S.A  SANOFI-AVENTIS DEL PERÚ S.A.  LOS PORTALES S.A.
  3. 3. Centro de Información (CI) • En 1996 se crea el CI y se aprueba la organización y automatización de los procesos de Archivo, Biblioteca, Normas y Jurisprudencia, así como, los servicios. • El CI cuenta con un grupo de profesionales de Bibliotecología y Ciencias de la Información, de Historia y auxiliares que ayudan en las labores del CI. • En el año 2000 se inicia un proyecto de digitalización del Archivo y otras fuentes (Jurisprudencia). Sin embargo, no se consigue el financiamiento.
  4. 4. Centro de Información (CI) • El trabajo del CI está dividido en cuatro procesos importantes que tiene que ver con: Sistema de Archivo Sistema de Normas Legales Jurisprudencia Biblioteca y Hemeroteca
  5. 5. Centro de Información (CI) • 2005-2006.- Proyecto de desarrollo de plataforma web de las bases de datos en Winisis. • 2006-2007.- Proyecto Portal del EO: proyecto integral que incluye las bases de datos del CI en Winisis e incorpora procedimientos internos que potenciarían el desarrollo de las funciones de cada trabajador del CI: Suscripciones, Circulación, Adquisiciones, Estadísticas, etc. Sin embargo, no se logró el acceso directo de los usuarios finales a los recursos a través del portal, con la excepción del abogado que promovió el proyecto, y el equipo de su área.
  6. 6. Web del CI
  7. 7. Portal Web del Estudio
  8. 8. Proyecto de digitalización de archivo • 2009-2012.- Proyecto de Digitalización. Al sufrir el siniestro la empresa que nos brindaba servicio de almacenamiento y resguardo de documentos históricos (inactivos) y se perdiera buena cantidad del acervo archivístico del EO, se presentó la propuesta de digitalizar todo la documentación del archivo. Se evaluaron las alternativas de tercerización e intermedias. • Se decidió por la opción ‘en casa’: digitalizar y organizar los archivos electrónicos para acceder a ellos a través de nuestra plataforma en web y el portal.
  9. 9. Proyecto de digitalización de archivo
  10. 10. De camino al cambio… • Existe un proyecto en curso para optimizar el sistema completo del CI, por el cual se intenta lograr lo siguiente:  La migración sin pérdida de las BD Winisis a la BD del sistema propuesto.  Que se genere automáticamente backups de cada base de datos.  Un campo para poder usar código de barras para las bases que describan documentos físicos.  Módulo de circulación (préstamos): que permita la interacción entre el usuario y el CI con opción para usar el sistema de código de barras.  Que se permita búsquedas sobre búsquedas. Es decir, en un resultado se podrá especificar algo así como: ‘Buscar solo en los resultados’ de manera que se pueda ir haciendo más específica la búsqueda y evitar ruido informativo.  Incluir una opción para buscar sólo en los archivos electrónicos que se encuentren en las distintas base de datos.  La Diseminación Selectiva de la Información –DSI- a través de la cual se envíen a los usuarios, por grupos de interés y a todos según se requiera.  Todas las BD tendrán la facilidad de permitir los hipervínculos a documentos en texto completo en cualquier tipo de formato (zip, doc, pdf, xls, ppt, gif, jpg, etc.).
  11. 11. De lo aprendido… • El valor que tiene el profesional de la información. • No postergar el cambio de tecnologías. • Sustentar el costo/beneficio. • Evaluación de hardware y software por especialistas. • El control de calidad permanente. • Trabajo en equipo y en cooperación.
  12. 12. Para cualquier consulta e información: Maria Isabel Vargas Billon mvargas@osterlingfirm.com

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