Gestión Documental: Portal y Módulo de Circulación

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Presentación de Kenny Cruzado, dictada en el seminario "Gestión del Conocimiento: El Liderazgo del Profesional de la Información", el día 25 de junio de 2014, en la Pontificia Universidad Católica del Perú.

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Gestión Documental: Portal y Módulo de Circulación

  1. 1. 25 de Junio del 2014 Cruzado Gutiérrez, kenny Asistente Control Documentario Administración y Finanzas Gestión Documental: Portal y Módulo de Circulación
  2. 2. VivaGyM es la Empresa del Grupo Graña y Montero dedicada a la promoción y gerenciamiento de proyectos inmobiliarios. •1987 Nace GME como una división. •2002 GyM absorbe a GME y se crea la División Inmobiliaria. •2008 GME pasa a ser GMV y se consolida como empresa del Grupo Graña y Montero. •2009 VivaGyM VivaGyM es la Empresa del Grupo Graña y Montero dedicada a la promoción y gerenciamiento de proyectos inmobiliarios. •1987 Nace GME como una división. •2002 GyM absorbe a GME y se crea la División Inmobiliaria. •2008 GME pasa a ser GMV y se consolida como empresa del Grupo Graña y Montero. •2009 VivaGyM Equipo Reseña Colaboradores: 172 (7 practicantes)Colaboradores: 172 (7 practicantes) Proyecto s Lima: 23 proyectos Provincia: 2 (Chiclayo y Piura) Lima: 23 proyectos Provincia: 2 (Chiclayo y Piura)
  3. 3. Análisis: Información electrónica y física Información Electrónica Servidor FICUS Almacenada en * Se cuenta con 8 áreas: Finanzas, Tesorería, Administración de contratos, Contabilidad, Comercial y Marketing, Desarrollo, Gestión Social y Legal. Estructura desorganizada de información Nombres no estandarizados Accesibilidad limitada Ruido informativo incidencias
  4. 4. Análisis: Información electrónica y física Información Física Archivo Central y Oficina PrincipalAlmacenada en Transferencias documentales no controladas Tipología documental no estandarizada Inventario documental desfasado Carencia de una Política de procedimientos documentales incidencias Carencia de un Manual de descripción documental Pérdida de la documentación No se realiza un seguimiento a las solicitudes.
  5. 5. Retos para el Profesional de la Información Espacio único de conservación Espacio único de conservación Taxonomía documental Taxonomía documental AccesibilidadAccesibilidad Tiempos de respuesta Tiempos de respuesta Calidad de servicio Calidad de servicio PolíticasPolíticas Profesional de la información Cultura “documental” Cultura “documental”
  6. 6. Propuesta de Mejora: Portal de Gestión Documental
  7. 7. Matriz taxonómica Biblioteca Carpeta Sub Carpeta Tipo de Documento Formato Elaborado por Consultado por Metadatos Proyecciones Vigentes Proyección EXCEL/ WORD JA / AA / SA JA / SA / AA Procesos EXCEL/ WORD JA / AA / SA / AS TODOS Políticas EXCEL/ WORD JA / AA / SA / AS TODOS Flujograma EXCEL/ WORD JA / AA / SA / AS TODOS Funciones EXCEL/ WORD JA / AA / SA / AS TODOS Área División Fecha del sistema Fecha del documento Tipo de documento Título del documento Sub título Gestión Resúmenes Estructura estándar Información a conservarse Personas involucradas Metadatos de búsqueda Estructura estándar Información a conservarse Personas involucradas Metadatos de búsqueda Información Electrónica
  8. 8. Niveles de acceso personalizado: Control Total, Colaborar, LecturaEstructura taxonómica Integración con otras herramientas Alertas: modificación, carga, etc.
  9. 9. Propuesta de Mejora: Módulo de Circulación Documental
  10. 10. Flujograma documental Información Física Cancela Solicitud Envío solicitud Aprobado Prestado Devuelto Renovado
  11. 11. Codificación documental Información Física DIGITAL FÍSICO PROYECTO NOMENCLATURA FECHA FILTRADA NRO EJEMPLAR x x Contrato departamento 0015- CODPTO 10122014 1 0015-CODPTO- 10122014/1 x x Contrato estacionamiento 8002- COESTC 14022014 1 8002-COESTC- 14022014/1 x Carta Cliente 0024- CARCL 25022014 1 0024-CARCL- 25022014/1 FORMATO TIPO DOCUMENTO CODIFICACIÓN POR TIPO DOCUMENTO CÓDIGO FINAL ESCTRUCTURA CODIFICACIÓN DIGITAL FÍSICO PROYECTO NOMENCLATURA FECHA FILTRADA NRO EJEMPLAR x x Contrato departamento 0015- CODPTO 10122014 1 0015-CODPTO- 10122014/1 x x Contrato estacionamiento 8002- COESTC 14022014 1 8002-COESTC- 14022014/1 x Carta Cliente 0024- CARCL 25022014 1 0024-CARCL- 25022014/1 FORMATO TIPO DOCUMENTO CODIFICACIÓN POR TIPO DOCUMENTO CÓDIGO FINAL ESCTRUCTURA CODIFICACIÓN Elaboración de tablas lógicas Definir datos administrables Manual de Descripción documental
  12. 12. 1 2 3 4 5 Módulo de Circulación Documental
  13. 13. Integración de Mejoras Usuario: Transferencia de información documental PI: registra y digitaliza la documentación Módulo de Circulación Portal (Repositorio) Servidor Gestión de Información Archivo Central Plataforma SharePoint Digital Metadatos Documento físico Existe una lista de transferencia para cada área
  14. 14. Impacto Tiempo Costos Decisión: Información oportuna Valoración del PI Búsqueda de Información Cultura documental Liderazgo de proyectos Cursos de desarrollo El usuario reconoce la importancia de tener la información ordenada Valoración del área
  15. 15. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES • Conocimiento del negocio de la empresa. • Habilidad de comunicación efectiva • Integración con grupos multidisciplinarios • Vocación de servicio • Manejo de las TIC • Capacidad de análisis • Mejorar la capacidad de gestión y liderazgo de proyectos • Generar un ambiente de colaboración y no de competencia con tu colega • Exagerada vocación de servicio • Manejo de conflictos internos (con otras personas del área y dentro de la misma) • Compartir la información Conclusiones Recomendaciones
  16. 16. Kenny.cruzado@gym.com.pe Mis Datos Kenny.cruzado12Kenny.cruzado12
  17. 17. Gracias…

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