Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

20171130 IDPD e-mailarchivering Rijksoverheid en NA

217 views

Published on

Presentatie van Jesper Harmes (ministerie BZK) en Robbert-Jan Hageman (Nationaal Archief) over een pilot over e-mailarchivering tijdens de Internationale Dag van de Digitale Duurzaamheid.

Published in: Government & Nonprofit
  • Be the first to comment

20171130 IDPD e-mailarchivering Rijksoverheid en NA

  1. 1. E-mailarchivering bij het Rijk: onderzoeksprogramma BZK CIO-Rijk en NA Jesper Harmes Robbert Jan Hageman Presentatie IPD| 30-11-2017
  2. 2. Probleemstelling - E-mail is belangrijke bron van informatie (WOB, Archiefwet, informatievoorziening aan TK, etc.) - Op jaarbasis wordt binnen Rijk enorm aantal mails verstuurd - Individuele ambtenaar bepaalt wat ‘archiefwaardig’ is naar eigen inzicht - Proces van opslaan in een document management systeem (als die er is) vaak ‘onhandig’ en tijdrovend E-mailarchivering | 30 November 2017 2
  3. 3. Mogelijke werkwijze E-mailarchivering | 27 November 2017 3
  4. 4. Aanpak Onderzoeksprogramma met pilots Trekkers: BZK CIO-Rijk en Nationaal Archief Pilots: - Pilots bij enkele ministeries, Looptijd: 6 weken - 3+ maanden - Kwantitatief/statistisch onderzoek (bijv. metadatering) - Kwalitatief onderzoek (kijken in steekproef e-mails) - Input voor handreikingen Werkgroepen/bureauonderzoek: - Vraagstelling voor pilots - Aanpak toetsen in pilots - Opstellen handreikingen E-mailarchivering | 30 November 2017 4
  5. 5. Onderzoeksprogramma Onderzoekslijn 1: Toepassing en gebruiksgemak - Bruikbaarheid van de methode Onderzoekslijn 2: (Selectie van) sleutelfunctionarissen - Identificatie van sleutelfunctionarissen Onderzoekslijn 3: Duurzame toegankelijkheid - Terugvindbaarheid van informatie in het kader van WOB-verzoeken etc. - Ontsluiting ten bate van informatiebehoefte van toekomstige generaties - Toerusting van organisaties mbt gebruik en beheer van e-mailarchief - DUTO: vereisten ten aanzien van realiseren van de oplossing Onderzoekslijn 4: Openbaarheid en privacy - Uitvoering van voorschriften mbt openbaarheid en omgang met knelpunten - Invulling aan voorschriften vanuit wetgeving e.d. wat betreft privacy E-mailarchivering | 30 November 2017 5
  6. 6. Onderzoeksprogramma E-mailarchivering | 30 November 2017 6
  7. 7. Stand van zaken - Start pilots: januari 2018 - Onderzoek in e-maildumps: maart – mei 2018 - Werkgroepen: januari – mei 2018 - Opstellen handreikingen: april – juni 2018 - Evaluatie E-mailarchivering | 30 November 2017 7
  8. 8. Vragen/opmerkingen? E-mailarchivering | 30 November 2017 8

×