Este documento describe las consultas, formularios e informes en Access. Explica que las consultas permiten filtrar y modificar datos de las tablas, y que existen consultas de selección y de acción. Los formularios permiten realizar operaciones sobre los registros como selección, actualización e inserción. Los informes generan resúmenes de información para listados e impresión.
3. u n i d a d 8
Consultas
Las consultas son objetos de la base de datos que permiten filtrar los
datos existentes en las tablas, realizar cálculos con ellos e, incluso,
agregarlos, modificarlos o eliminarlos de una tabla.
Consultas de selección
Este tipo de consultas son las que se utilizan para filtrar datos de una o
más tablas.
Características
No modifican el contenido de las tablas..
Pueden tener varios criterios de
selección.
Pueden tomar los datos de una o de
varias tablas. Si toman los datos de
varias tablas, estas deben estar
relacionadas entre sí.
4. u n i d a d 8
Consultas de acción
Estas consultas tienen por finalidad llevar a cabo modificaciones en las
bases de datos, agregando registros, modificándolos o eliminándolos.
Las opciones de consultas de acción se encuentran en el grupo Tipo de
consulta de la ficha Diseño de las Herramientas de consultas.
Tipos de consultas de acción
Actualización
Eliminación
Modifican los valores de los
registros. No cambia el número
de filas de la tabla.
Eliminan las filas que cumplen
el criterio de consulta.
Datos
anexados
Con los datos recuperados de
la consulta, insertan datos en
una tabla.
5. u n i d a d 8
Formularios.
Los formularios son objetos de la interfaz gráfica de usuario utilizados
para realizar cualquier operación sobre los registros: selección,
actualización, inserción o borrado de filas.
Tipos de formularios
Según el
número de
registros
Según la
existencia de
subformularios
Formularios que muestran un único
registro de la base de datos.
Formularios que muestran mas de un
registro.
Formularios con subfomulario (tienen
incrustado otro formulario).
Formularios sin subformulario (solo
muestran información de una tabla o
consulta).
6. u n i d a d 8
Creación de formularios
Las opciones para la creación de formularios se encuentran en la ficha
Crear, en el grupo Formularios.
Opciones de creación de un
formulario
Formulario
Formulario dividido
Varios elementos
Asistente para formularios
Diseño del formulario
Es aconsejable utilizar el
asistente de formularios,
pues guía, paso a paso en el
proceso de creación.
7. u n i d a d 8
Formularios con gráfico
En Access 2010 existe la posibilidad de ilustrar la información
visualizada en el formulario con un gráfico que muestre un resumen de
información.
Creación de formularios con gráficos
8. u n i d a d 8
Informes
Los informes son objetos de la interfaz gráfica de usuario que permiten
realizar resúmenes de información y mostrar estos listados en una
página cuyo objetivo, generalmente, es su impresión.
Partes de un informe
– Encabezado del informe.
– Encabezado de página.
– Detalle.
– Pie de página.
– Pie de informe.
Opciones de creación
– Informe.
– Informe en blanco.
– Diseño de informe.
– Asistente para informes.
Informes de etiquetas
Son muy útiles, pues por medio de
ellos se pueden imprimir las etiquetas
que se pegan en los sobres con la
dirección del destinatario.
