Curso excel

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Curso excel

  1. 1. 2013 CURSO EXCEL BÁSICO 2010 Elaborado por: Ing. Carlos Orestes Candelas Zamorano 1 FUNDACID-UC Ing. Orestes Candelas
  2. 2. 2013 Capítulo I: Introducción a Elementos de Excel. 1.1 Iniciar Excel 2010 Existen diversas formas para ingresar a nuestra hoja de cálculo es importante mencionar o recalcar dos de ellas para que el usuario tenga más opciones para acceder a Excel. Método 1 1. Encendemos la computadora, nos ubicamos en nuestro escritorio. 2. Nos dirigimos hacia la barra de tareas. 3. Damos un clic en el botón de inicio. 2 FUNDACID-UC Ing. Orestes Candelas
  3. 3. 2013 4. Se desplegará una ventana en la cual estará los programas que se utilizan con mayor frecuencia; así como diversas opciones, y si el Excel es de ellos aparecerá, en ese caso nos posicionaremos sobre el programa, y daremos clic. Método 2 1. Se repetirán los 3 primeros del Método 1. 2. Después que se despliegue la ventana, siendo el caso que el programa no se encuentre entre lo más utilizados nos posicionaremos en donde dice todos los programas y daremos un clic. 3 FUNDACID-UC Ing. Orestes Candelas
  4. 4. 2013 3. Buscaremos una carpeta que diga Microsoft Office daremos clic y ahí encontraremos a Microsoft Excel 2010 dando también clic para poder abrir el programa. 4 FUNDACID-UC Ing. Orestes Candelas
  5. 5. 2013 1.2 La Pantalla Inicial Después de iniciar Excel por alguno de los métodos anteriores aparecerá una pantalla de inicio, que es lo que se le llama hoja de cálculo como observaremos cuenta con una cantidad de elementos, que procederemos a identificarlos. 5 FUNDACID-UC Ing. Orestes Candelas
  6. 6. 2013 Barra de Herramientas de Acceso Rápido Título Barra de Menús Opciones Barra de Fórmulas Barras de Desplazamiento Etiquetas Vistas Zoom 1.3 Las barras  La Barra de Herramientas de Acceso Rápido Guardar. Deshacer. Rehacer. Personalizar. 6 FUNDACID-UC Ing. Orestes Candelas
  7. 7. 2013 El botón de Personalizar despliega una lista, que ayuda para que la Barra de Herramientas de Acceso Rápido pueda ser configurada y añadir cuantos botones se desee.  Título Minimizar. Minimizar tamaño o Maximizar Tamaño. Salir.  Menús y Opciones Tanto Menú y Opciones son de suma importancia, ya que contiene de los elementos más utilizados e importantes que tiene la hoja de cálculo Excel. Esto se ordenó de la siguiente manera donde la parte Menús son pestañas de nombre: Inicio, Insertar, Diseño de Página, Fórmulas, Datos, etc.; cada una de ellas tienen sus diversos elementos y comandos, que a ese conjunto de elementos le llamaremos Ficha. 7 FUNDACID-UC Ing. Orestes Candelas
  8. 8. 2013 Para ayudarnos con el teclado podemos apretar la tecla Alt, esto hará que aparezcan letras sobre la cinta de Menús, combinando la letra Alt + la letra de elección nos abrirá la Ficha que deseamos.  Fórmulas Esta barra es aquella que nos muestra en que celda estamos posicionados dentro de la hoja de cálculo, y nos indica que operaciones se han hecho sobre esta o el contenido de ella.  Etiquetas Nos ayuda para movernos en distintas Hojas del Libro.  Barras de Desplazamiento Esta nos permite para movernos a lo largo y ancho de la Hoja de Cálculo.  Barra de Estado Le llamaremos Barra de Estado a la suma de Vistas y Zoom. Esta nos brindará la opción de cambiar diferente tipos de vistas de la Hoja, así como acercamientos de la misma. 1.4 La ayuda Existen diversos métodos para buscar Ayuda en Excel. El primero de ellos basta con oprimir la tecla F1 y aparecerá la ventana de Ayuda. El segundo consiste en oprimir en Opciones el botón de Ayuda. 8 FUNDACID-UC Ing. Orestes Candelas
  9. 9. 2013 Capítulo II: Empezando a trabajar con Excel. 2.1 Conceptos Básicos de Excel Libro de trabajo Un libro de trabajo es todo archivo que se crea con Excel. Los libros de trabajo de Excel tienen la extensión .XLSX para que la computadora los reconozca. Cuando se inicia una sesión de Excel automáticamente se abre un nuevo libro de trabajo con el nombre provisional de Libro1. Esto lo puedes comprobar en la pantalla de Excel, en la barra de título en la parte superior de la ventana verás cómo pone Libro1 - Microsoft Excel. Un libro de trabajo está formado por varias hojas, en principio constará de 3 hojas aunque el número de éstas puede variar entre 1 y 255, Si miras en la parte inferior de la ventana de Excel encontrarás las diferentes hojas del libro de trabajo, cada una de ellas nombradas de la forma Hoja1, Hoja2... Hoja de cálculo La hoja de cálculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de trabajo. Es una herramienta muy útil para todas aquellas personas que trabajen con gran cantidad de números y necesiten realizar cálculos u operaciones con ellos. Es como una gran hoja cuadriculada formada por 16384 columnas y 1.048.576 filas. Las hojas de cálculo están formadas por columnas y filas. Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada columna se nombra por letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV. Cada fila se numera desde 1 hasta 1.048.576 y es la selección horizontal de un conjunto de celdas de una hoja de datos. 9 FUNDACID-UC Ing. Orestes Candelas
  10. 10. 2013 La intersección de una columna y una fila se denominan Celda y se nombra con el nombre de la columna a la que pertenece y a continuación el número de su fila, por ejemplo la primera celda pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1. Si observas la ventana de Excel podrás comprobar todo lo explicado anteriormente. Otro concepto muy importante en una hoja de cálculo es el de Rango, que es un bloque rectangular de una o más celdas que Excel trata como una unidad. 2.2 Movimiento Rápido en la Hoja Cómo solo una parte de la Hoja es visible en la ventana, es sumamente común que la mayoría de la hoja ocupe más espacio, es decir, mayor número de celdas que lo visto, así que es necesario moverse a través de ella. Existen varios comandos que sirve cuando no se tiene abierto ningún menú: Movimiento Teclado Celda Arriba Flecha Arriba Celda Abajo Flecha Abajo Celda Derecha Flecha Derecha Celda Izquierda Flecha Izquierda Pantalla Abajo Av. Pág. Pantalla Arriba Re. Pág. Celda A1 Ctrl + Inicio Primera Celda de la Columna Activa Fin + Flecha Arriba; Ctrl + Flecha Arriba Última Celda de la Columna Activa Fin + Flecha Abajo; Ctrl + Flecha Abajo Primera Celda de la Fila Activa Fin + Flecha Izquierda; Ctrl + Flecha Izquierda Última Celda de la Fila Activa Fin + Flecha Drecha; Ctrl + Flecha Derecha Exista otra forma pero esta depende de conocer exactamente la celda o rango donde se quiera ir junto de la barra de fórmulas existe un campo que es el que nos indica en donde estamos posicionados. Por ejemplo simulamos que busquemos B2, escribiremos eso en el campo y después procediendo a dar un clic. 10 FUNDACID-UC Ing. Orestes Candelas
  11. 11. 2013 2.3 Movimiento Rápido en el Libro. Esta parte se encuentra muy relacionada con la Barra de Etiquetas, ya que usarán diversos comandos que se encuentran en esa sección con la finalidad de movernos a través del Libro de Excel. Atrás. Este comando nos envía a la primera Hoja del Libro. Anterior. Nos envía a una hoja antes de la utilizada. Posterior. Nos envía a una hoja después d ela utilizada. Adelante. Este comando nos envía la última Hoja del Libro. También es posible dar clic en la hoja de nuestra preferencia, estas opciones también se encuentra en la barra de etiquetas. También se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos dentro del libro de trabajo, como pueden ser: Movimiento Teclado Hoja Siguiente Ctrl + Av. Pág Hoja Anterior Ctrl + Re. Pág 2.4 Introducir Datos Cómo sabemos es posible introducir en cada una de las celdas valores numéricos, texto y/o fórmulas. Debemos en primera instancia poner el cursor en la celda que se desea introducir datos y sólo teclear la información que se quiera colocar sobre la celda activa o seleccionada. Para introducir este valor definitivamente hay 3 caminos:  Dar Intro en el teclado.  Dar clic en el botón que se encuentra en la barra de fórmulas. 11 FUNDACID-UC Ing. Orestes Candelas
  12. 12. 2013  Mover las flechas a cualquiera de los lados. Si antes de introducir la información cambias de opinión y deseas restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda seguirá con el valor que tenía. En ocasiones, es posible que nos interese introducir varias líneas dentro de una misma celda, pero al pulsar INTRO para realizar el salto de línea lo que ocurre es que se valida el valor y pasamos a la celda inferior. Para que esto no ocurra deberemos pulsar ALT+INTRO. 2.5 Tipos de Datos En una Hoja de cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son: VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto. FÓRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como +, -, *, /, Sen, Cos, etc. En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =. 2.6 Tipos de Errores. Cuando introducimos una fórmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error. Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no. 12 FUNDACID-UC Ing. Orestes Candelas
  13. 13. 2013 Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un símbolo en la esquina superior izquierda tal como esto: Lo podemos verificar haciendo clic en un cuadro como este tipo de error puede haber sucedido. , él nos dirá que posible Si no sabemos qué hacer, disponemos de la opción Ayuda sobre este error. Si lo que queremos es comprobar la fórmula para saber si hay que modificarla o no, podríamos utilizar la opción Modificar en la barra de fórmulas. Si la fórmula es correcta, se utilizará la opción Omitir error para que desaparezca el símbolo de la esquina de la celda. Puede que al introducir la fórmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO , siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por ejemplo:         ##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa. #¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos. #¡DIV/0! cuando se divide un número por cero. #¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula. #N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula. #¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida. #¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función. #¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersectan. 13 FUNDACID-UC Ing. Orestes Candelas
  14. 14. 2013 Capítulo III: Operaciones con archivos. 3.1 Guardar un Libro de Trabajo Cuando realizamos alguna actividad en el Libro de Trabajo deseamos respaldar esa información en alguna ubicación de nuestra computadora, a ese proceso le llamamos Guardar. Existen dos formar de guardar un Libro de Trabajo:  Guardar como. Cuando se guarda un archivo por primera vez, o se guarda una copia de uno existente. Aparecerá un cuadro de diálogo similar al siguiente: 14 FUNDACID-UC Ing. Orestes Candelas
  15. 15. 2013  Guardar. Cuando guardamos los cambios que haya podido sufrir un archivo, sobrescribiéndolo. Otra forma de Guardar ir a la Barra de Herramientas de Acceso Rápido y dar clic en la siguiente figura . 3.2 Cerrar un Libro de Trabajo Cuando se termina de trabajar en un Libro de Excel, es decir, se procede a salir del documento una de las opciones es ir al Título, dando un clic en este botón . Esto abrirá la siguiente ventana: Guardar. Se guardan los cambios y luego se cierra el archivo. Si aún no se había guardado aparecerá el cuadro Guardar como para asignarle un nombre y ubicación. No guardar. No se guardará lo realizado en el Libro y se saldrá de Excel. Cancelar. No se saldrá del Libro. 3.3 Empezar un Nuevo Libro de Trabajo. Cuando se está trabajando en un Libro y al usuario se le hace necesario abrir otro Libro sin cerrar el utilizado actualmente, existen dos formas de hacerlo: 1. La primera es apretar la combinación de teclas Ctrl + U. 2. Ir a Menú Archivo, se da un clic a Nuevo y después en Libro en Blanco. 15 FUNDACID-UC Ing. Orestes Candelas
  16. 16. 2013 3.4 Abrir un Libro de Trabajo ya existente. Si nos encontramos trabajando en algún Libro en específico y necesitamos abrir un libro ya existente y guardado con anterioridad. Primero iremos a Menú ArchivoAbrir. Después de eso buscamos dentro de las carpetas de la computadora donde se encuentra guardado el archivo correspondiente. En caso de que el Libro buscado sea haya usado recientemente, se puede buscar de una forma más fácil de la siguiente manera ArchivoReciente. Dar clic al Libro deseado. 16 FUNDACID-UC Ing. Orestes Candelas
  17. 17. 2013 Si quieres que un documento se muestre siempre en la lista de Libros recientes haz clic sobre esta figura que se encuentra a su derecha. Esto lo fijará en la lista hasta que lo vuelvas a desactivar. 17 FUNDACID-UC Ing. Orestes Candelas
  18. 18. 2013 Capítulo IV: Manipulación de Celdas. 4.1 Manipulación de Celdas Antes de realizar cualquier modificación a una celda o a un rango de celdas con Excel 2010, tendremos que seleccionar aquellas celdas sobre las que queremos que se realice la operación. A continuación encontrarás algunos de los métodos de selección más utilizados. Para seleccionar una celda, posicionamos el cursor en forma de cruz gruesa en la celda deseada dando un clic en ella. Cuando se desea seleccionar un rango de la forma como se seleccionó la celda, hay 2 formas de hacerlo: 1. La primera es dar un clic con el botón derecho del mouse en la celda inicial y sin soltar arrastrar hasta las celdas deseadas. 2. La segunda es dar un clic derecho en la celda inicial Oprimir Shift y MantenerMover con las flechas hasta las celdas deseadas. Si se desea seleccionar toda una columna se da un clic en la letra de la columna deseada. Si se desea seleccionar toda una fila se da un clic en el número de la fila deseada. Cuando se pretende seleccionar la Hoja entera, para fines deseados por el usuario nos ubicaremos en la siguiente figura que se encuentra en la intersección de la fila con las columnas y abajo del cuadro de búsqueda de una celda, procediendo a dar un clic. 18 FUNDACID-UC Ing. Orestes Candelas
  19. 19. 2013 Esto también se logra con la combinación de las teclas Ctrl + E. 4.2 Añadir una Selección Muchas veces puede que se nos olvide seleccionar alguna celda o que queramos seleccionar celdas NO contiguas, para ello se ha de realizar la nueva selección manteniendo pulsada la tecla Ctrl. Este tipo de selección se puede aplicar con celdas, columnas o filas. 4.3 Copiar celdas Para copiar celdas existen 2 maneras; la tradicional que es seleccionar la(s) celda(s) o rango(s) deseado(s) y oprimir Ctrl + C (Excel te mostrará lo que seleccionaste y copiaste con una línea punteada), posteriormente ubicarse en el libro, hoja o sección de esta donde se quiera pegar y se oprime Ctrl + V. La otra consiste en seleccionar la(s) celda(s) o rango(s) deseado(s) e ir a MenúInicio Dar clic en esta figura , para después ubicarnos en la zona deseada para pegar oprimiendo igual en MenúInicio Dar clic en esta figura . Además, en la versión Excel 2010 se ha incluido una pequeña flecha que permite seleccionar la forma en que queremos copiar los datos. Si elegimos Copiar como imagen, aparecerá un pequeño cuadro que nos permite convertir los datos seleccionados en una única imagen. 19 FUNDACID-UC Ing. Orestes Candelas
  20. 20. 2013 Para de ahí pasar a pegarlo por alguno de los métodos que ya sabemos. Para quitar la línea de marca alrededor del área copiada, pulsar la tecla Esc del teclado. Mientras tengas la línea de marca puedes volver a pegar el rango en otras celdas sin necesidad de volver a copiar. Todas estas copias que se van haciendo en la hoja se van guardando en el Portapapeles, que tenía una capacidad de guardar hasta 24 objetos almacenados. La forma para acceder al Portapapeles es ir MenúInicioPortapapeles. 20 FUNDACID-UC Ing. Orestes Candelas
  21. 21. 2013 Para pegar uno de ellos, hacer clic sobre el objeto a pegar. Para pegar todos los elementos a la vez, hacer clic sobre el botón . Y si lo que queremos es vaciar el Portapapeles, hacer clic sobre el botón . Podemos también elegir si queremos que aparezca automáticamente esta barra o no a la hora de copiar algún elemento. Para ello: Hacer clic sobre el botón . Seleccionar la opción Mostrar automáticamente el Portapapeles de Office, para activar en caso de querer visualizarla automáticamente, o para desactivarla en caso contrario. Al desplegar el botón de opciones también podemos activar algunas de las siguientes opciones descritas a continuación: Si activamos la opción Recopilar sin mostrar el Portapapeles de Office copiará el contenido del portapapeles sin mostrarlo. Si activamos la opción Mostrar el icono del Portapapeles de Office en la barra de tareas aparecerá en la barra de tareas del sistema (junto al reloj del sistema) el icono del portapapeles . Si activamos la opción Mostrar estado cerca de la barra de tareas al copiar mostrará en la parte inferior derecha de la ventana un mensaje informándote del número de elementos copiados . También se puede copiar utlizando el mouse y esto no se guarda en el portapapeles, se realiza de la siguiente forma:   Seleccionar celda(s) o rango a copiar. Oprimir Ctrl sin soltar.   Acercarse al borde de lo seleccionado (esquina inferior izquierda) . Dar clic con el botón derecho de mouse sin soltar y todavía oprimiendo el Ctrl se arrastra hasta donde se quiera pegar la celda(s) o rango dejar de oprimir Ctrl y el mouse. 21 FUNDACID-UC Ing. Orestes Candelas
  22. 22. 2013 El procedimiento para arrastrar celdas adyacentes es similar, solo omitir la parte donde se involucra la tecla Ctrl. Este método es muy utilizado cuando se tienen fórmulas y se harán referencias relativas, absolutas y mixtas. (Ejercicio) 4.4 Pegado Especial Cuando queremos copiar el contenido de una celda pero en esta involucrada alguna fórmula, referencia, formato, etc.; y se desea copiar esa celda pero solo conservando alguna de esas características a esto se le llama pegado especial. Para cuando se copia esta celda nos dirigimos al MenúInicioPegar (Clic en la flecha)Pegado Especial. Aparecerá una ventana emergente que contempla todas estas opciones: 22 FUNDACID-UC Ing. Orestes Candelas
  23. 23. 2013           Todo: Para copiar tanto la fórmula como el formato de la celda. Fórmulas: Para copiar únicamente la fórmula de la celda pero no el formato de ésta. Valores: Para copiar el resultado de una celda pero no la fórmula, como tampoco el formato. Formatos: Para copiar únicamente el formato de la celda pero no el contenido. Comentarios: Para copiar comentarios asignados a las celdas. Validación: Para pegar las reglas de validación de las celdas copiadas. Todo excepto bordes: Para copiar las fórmulas así como todos los formatos excepto bordes. Ancho de las columnas: Para copiar la anchura de la columna. Formato de números y fórmulas: Para copiar únicamente las fórmulas y todas los opciones de formato de números de las celdas seleccionadas. Formato de números y valores: Para copiar únicamente los valores y todas los opciones de formato de números de las celdas seleccionadas. 4.5 Mover Celdas Para mover celdas existen 2 maneras; la tradicional que es seleccionar la(s) celda(s) o rango(s) deseado(s) y oprimir Ctrl + X (Excel te mostrará lo que seleccionaste y copiaste con una línea punteada), posteriormente ubicarse en el libro, hoja o sección de esta donde se quiera pegar y se oprime Ctrl + V. 23 FUNDACID-UC Ing. Orestes Candelas
  24. 24. 2013 La otra consiste en seleccionar la(s) celda(s) o rango(s) deseado(s) e ir a MenúInicio Dar clic en esta figura , para después ubicarnos en la zona deseada para pegar oprimiendo igual en MenúInicio Dar clic en esta figura . Cuando se desea copiar o mover una celda o rango con el mouse, se procede a realizar lo siguiente:   Seleccionar la celda o rango deseado a mover (cortar). Acercarse al contorno de lo seleccionado hasta que aparezca una cruz de cuatro puntas de   esta forma . Dar clic al botón derecho del mouse sin soltar. Arrastrar hasta la zona donde se quiere posicionar y soltar. Si el usuario quiere mover la celda o rango a otra Hoja debe asegurarse de realizar lo descrito a continuación:      Seleccionar la celda o rango deseado a mover (cortar). Acercarse al contorno de lo seleccionado hasta que aparezca una cruz de cuatro puntas de esta forma . Dar clic al botón derecho del mouse sin soltar. Sin soltar el botón apretamos la tecla Alt, después llevar el puntero a las etiqueta de la hoja a donde se quiera cambiar la celda o rango. En la nueva hoja se sitúa el usuario en la sección deseada y suelta el botón derecho del mouse. 4.6 Borrar Celdas Cuando el usuario desea borrar celdas que ya no le son necesarias dentro de su libro de Excel, se debe seleccionar la celda o rango que se desea borrar y se procede ir a MenúArchivo Borrar . 24 FUNDACID-UC Ing. Orestes Candelas
  25. 25. 2013 Seleccionar una de las opciones disponibles entre:  Borrar Todo: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, los comentarios ligados a esas celdas y cualquier formato excepto la anchura de la columna y la altura de la fila.  Borrar Formatos: Borra el formato de las celdas seleccionadas que pasan a asumir el formato Estándar, pero no borra su contenido y sus comentarios. Cuando hablamos de formato nos referimos a todas las opciones disponibles en el cuadro de diálogo Formato Celdas estudiadas en el tema correspondiente.  Borrar Contenido: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, tengan o no fórmulas, pero mantiene sus comentarios y su formato.  Borrar Comentarios: Suprime cualquier comentario ligado al rango de las celdas seleccionadas, pero conserva sus contenidos y formatos. El estudio de los comentarios no es objeto de este curso.  Borrar Hipervínculos: Si seleccionas ésta opción se borrará el enlace pero el formato que excel aplica (color azul y subrayado) se mantendrá. Para eliminar también el formato deberás pulsar el icono junto a las celdas seleccionadas y seleccionar Borrar hipervínculos y formatos. O bien elegir en el menú borrar la opción Quitar hipervínculos. Por último está el seleccionar la celda o rango que se desea borrar y apretar la tecla Supr. 25 FUNDACID-UC Ing. Orestes Candelas
  26. 26. 2013 Capítulo V: Los Datos. 5.1 Eliminar Datos Duplicados. Es sumamente común que se llegue a trabajar con gran cantidad de información y que el objetivo sea que no existan datos repetidos, nombres repetidos o cualquier información que no se quiera repetir. El método es el siguiente: 1. Se selección celda, rango, fila o columna donde se encuentre la información. 2. Se procede a ir al MenúDatosHerramientas de DatosQuitar Duplicados. 3. Se dará clic en Quitar duplicados y esta acción nos desplegará la siguiente ventana: 4. Nos damos cuenta que en nuestro caso los valores se tienen en la columna D si en la hoja se tienen varias columnas y sólo se desea quitar duplicados en una Verificar que sea la única que se encuentre seleccionada. 5. Se procede a dar clic en Aceptar y Excel borrará los valores duplicados. 5.2 Validación de datos Es una herramienta muy práctica, ya que nos permite tener la seguridad que los valores que se introducen en una celda cumplan ciertos requerimientos para poder ser ingresados. Cuando el usuario quiere aplicar validación de datos ocupe el siguiente método: 26 FUNDACID-UC Ing. Orestes Candelas
  27. 27. 2013 1. Seleccionar la celda que queremos validar. 2. Ir a MenúDatosValidación de Datos. 3. Se abrirá una ventana como esta: Dentro de la pestaña de Configuración en el criterio de validación en la parte de permitir encontraremos diversas opciones para elegir que son las siguientes: Cualquier valor, Número entero, Decimal, Lista, Fecha, Hora, Longitud de Texto, Personalizada. Dentro de la pestaña de Mensaje de Entrada sirve para enseñar un mensaje cuando se posicione el usuario sobre la celda que sufra la validación. Dentro de la pestaña de Mensaje de Error se mostrará cuando dentro de la celda validada se incurre en meter datos no válidos. 5.3 Ordenar Datos Cuando nos encontramos con muchos datos o información y deseamos ordenarlos mediante algún criterio. Se puede realizar de forma sencilla mediante columna(s). Para realizar esta ordenación simple debemos seguir los siguientes pasos: 1. Posicionarnos en el inicio de la columna(s) de elección. 2. Ir a MenúDatosOrdenar y Filtrar . 27 FUNDACID-UC Ing. Orestes Candelas
  28. 28. 2013 3. Damos clic en ordenar . 4. Se desprende una ventana como la siguiente: Podemos observar que contiene el criterio de Columna que es el nombre que lleva la columna con los datos en nuestro caso es Números, también Ordenar según que en este caso las celdas tienen valores numéricos, pero también es posible ordenar valores alfabéticos, y por último el Criterio de ordenación que en este caso escogimos De menor a mayor. También se puede realizar el mismo procedimiento de ordenación de la siguiente manera: 1. Posicionarnos en el inicio de la columna(s) de elección. 2. Ir a MenúDatosOrdenar y Filtrar. 3. Dar clic en la siguiente figura si queremos ordenar de menor a mayor de mayor a menor se debe dar clic en la siguiente figura o si se desea . 5.4 Buscar y Reemplazar Datos Esto nos ayudará cuando en una cantidad de información necesitamos buscar un dato específico nos facilitará encontrarlo de manera inmediata. Es importante considerar lo siguiente antes de iniciar el proceso de búsqueda; cuando empezamos la búsqueda irá pasando de celda a otra que contenga el valor búsqueda, por lo que recomendamos situarnos al inicio de la información para que la búsqueda sea completa y se tiene un rango seleccionado, la búsqueda solo se realizará en ese rango. La primera manera de acceder a la búsqueda es la siguiente: 1. Ir a MenúInicioModificar. 2. Dar clic en la siguiente figura: 28 FUNDACID-UC Ing. Orestes Candelas
  29. 29. 2013 3. Esto dará paso a la siguiente lista desplegable: 4. Seleccionaremos la opción Buscar que se encuentra al inicio y nos aparecerá la siguiente ventana: 5. Escribimos el dato buscado y le damos clic en Buscar siguiente que nos ubicará en la parte de la hoja donde se encuentra el valor, si le damos clic en Buscar todos nos brindará un listado de en qué celda(s) de la hoja se encuentra dicho valor. El botón Opciones nos permite ampliar la ventana de búsqueda con opciones extra. Podremos elegir dónde buscar (si en la hoja en que estamos o en todo el libro), si buscamos únicamente las celdas con un formato concreto (por ejemplo, sólo las celdas con formato de moneda), etc. Otra forma es oprimir la combinación de teclas Ctrl + B, lo cual nos abrirá la ventana del punto 4. 29 FUNDACID-UC Ing. Orestes Candelas
  30. 30. 2013 En la pestaña Reemplazar de esta misma ventana, podremos realizar una sustitución de los datos, cambiando un valor original por otro. La opción de reemplazo no se limita únicamente a valores, también puede referirse a formatos. Por ejemplo, podríamos buscar todos las celdas que contengan el valor 0 en formato moneda y reemplazarlo por el mismo valor pero con un color de celda rojo, para destacarlos. Podemos ir de la forma simple que es la combinación de letras Ctrl + R. También de la siguiente manera es válido ingresar a Reemplazar: 1. Ir a MenúInicioModificar. 2. Dar clic en la siguiente figura: 3. Esto dará paso a la siguiente lista desplegable: 4. Seleccionaremos la opción Reemplazar que se encuentra después de Buscar, daremos un clic y nos aparecerá la siguiente ventana: 30 FUNDACID-UC Ing. Orestes Candelas
  31. 31. 2013 5. Se realiza el reemplazo que desea el usuario. 31 FUNDACID-UC Ing. Orestes Candelas
  32. 32. 2013 NOTA: LOS SIGUIENTES CAPÍTULOS DEL MANUAL NO SE PRESENTAN, YA QUE PARA SU ENTENDIMIENTO SERÁ MEJOR LA REALIZACIÓN DE PRÁCTICAS REALIZADAS EN LOS MOMENTOS DE ENTRENAMIENTO DE EXCEL.  Capítulo VI: Las Funciones.  Capítulo VII: Formato de Celdas.  Capítulo VIII: Cambios de Estructura.  Capítulo IX: Insertar y eliminar elementos.  Capítulo X: Corrección Ortográfica.  Capítulo XI: Impresión  Capítulo XII: Gráficos. 32 FUNDACID-UC Ing. Orestes Candelas

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