Curso alfresco 2010

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Curso alfresco 2010

  1. 1. G es tió n D o c um enta l A lfres c o A bril 2010 C a rlo s L uis S á nc he z B o c a ne g ra c a rlo s l.s a nc he z@junta de a nda luc ia .e sP ro c e s o d e D a to s D e le g a c ió n P ro v in c ia l d e M á la g a C o n s e je ría d e E c o n o m ía , I n n o v a c ió n y C ie n c ia
  2. 2. ES QUEM A• G es tió n do c um enta l. E C M .• G es tió n de do c um ento s dig ita les c o n A lfres c o .• E s pa c io s y c o ntenido s en a lfres c o .• T ra ba ja r c o n es pa c io s y c o ntenido s .• G es tió n de do c um ento s .• R eg la s , a c c io nes y w o rk flo w .
  3. 3. G es tió n do c um enta l. E C M• Objetivos – Comprender como gestionar documentos. – Comprender los beneficios de usar Alfresco para gestionar documentos.• ¿Qué es un gestor de documentos? – Un sistema para organizar y facilitar la creación conjunta de documentos y otros contenidos Posibilita monitorizar contenidos a través de su ciclo de vida, controlando los cambios del contenido y los usuarios del contenido. • En la mayoría de los casos, los sistemas de gestión decontenidos requieren un software de cliente especial paraeditar y construir artículos • Facilitar al usuario el uso efectivo de toda la funcionalidad ofrecida por la interface web del Gestor de Contenidos Alfresco
  4. 4. G es tió n do c um enta l. E C M• ECM: Enterprise Content Management (I) – La Gestión de Contenido empresarial engloba las estrategias y tecnologías empleadas en la industria de tecnologías de la información para: • Gestionar la captura, • Almacenamiento, • Seguridad, • Control de revisiones, • Recuperación, • Distribución,preservación y destrucción de documentos y contenidos.
  5. 5. G es tió n do c um enta l. E C M• ECM: Enterprise Content Management (II) – ECM se centra especialmente en los contenidos importados o generados dentro de una organización durante el transcurso de sus operaciones e incluye el control de acceso a los mismos fuera de los procesos de la organización. – Los sistemas ECM están diseñados para manejar tanto contenidos estructurados como no estructurados, ayudando a la organización a: • Conseguir los objetivos de negocio de forma más efectiva • Atender a sus clientes • Proteger su privacidad • No es algo opcional!.
  6. 6. G es tió n do c um enta l. E C M• ECM: Enterprise Content Management (III) – Autentificación y Seguridad: JAAS, LDAP, Active Directory, Kerberos, OpenLDAP. – Compatibilidad con • Linux, MacOS, Unix, Microsoft Windows. • Base de datos que soporte Hibernate • Servidor de Aplicaciones Web sobre jdk 1.5 (Tomcat, JBoss, WebSphere, WebLogic, etc) • Cliente Web sobre cualquier navegador (Firefox, IE,..)
  7. 7. G es tió n do c um enta l. E C M• Situación actual – Unidades de Disco compartidas. – Email. – Google Search. – Carpetas• Impacto – Complejidad. – Coste. – Productividad. – Pérdida de información.
  8. 8. G es tió n do c um enta l. E C M• ¿Que aporta Alfresco? – Gestiona el modelo conocido por el usuario. – Reemplaza unidades de disco compartidas por un Sistema Virtual de Ficheros. – Sencillas reglas que automatizan el proceso manual y mejoran la gestión de los documentos. – Búsquedas estilo Google, browsing estilo Yahoo. – Plantillas para garantizar la reusabilidad, simplifican el uso y proporcionan acceso web. – Un modelo de datos simple, permite la administración directa por parte del usuario
  9. 9. G es tió n de D o c um ento s D ig ita les A lfres c o
  10. 10. G es tió n de D o c um ento s D ig ita les A lfres c o• Alfresco para el usuario final – Repositorio centralizado de contenidos (documentos). – Servicios para gestionar y transformar contenidos. – Servicios para gestionar el ciclo de vida del contenido. – Posibilidad de añadir más significado al contenido (aspectos). – Permite al usuario añadir facilmente foros de discusión directamente sobre los contenidos. – Interacción del usuario a través del cliente web, FTP, WebDAV, carpetas compartidas de red. – Acceso offline y sincronización con Microsoft Briefcase. – Workflow y reglas para automatizar tareas.
  11. 11. G es tió n de D o c um ento s D ig ita les A lfres c o• Alfresco arquitectura – Gestor de contenidos empresarial Open Source. – Construido sobre la Arquitectura AOP. • (Spring Aspect – Oriented Framework) – Usa componentes Open Source probados, fiables y escalables: • Hibernate para la capa de persistencia. • MyFaces, JSR168 portlets para la capa web. • Lucene como motor de búsqueda. • ACEGI – (Aspect-Oriented Security Framework). • OpenOffice, PDFBox- transformación de documentos. – I18N – Soporte multi-idioma.
  12. 12. G es tió n de D o c um ento s D ig ita les A lfres c o• Alfresco arquitectura
  13. 13. G es tió n de D o c um ento s D ig ita les A lfres c o• Alfresco hoja de ruta:• http://wiki.alfresco.com/wiki/Roadmap – Estándares. • CMIS - Completion of CMIS REST and Web Services Bindings. • CMIS - Completion of query support. – Web Content Management. • Shared. • Studio. • Alfresco Explorer.
  14. 14. G es tió n de D o c um ento s D ig ita les A lfres c oEmpezamos!.– Login Alfresco. http://server_name:8080/alfresco • Introducir el nombre de usuario y password facilitado por el administrador. • Dependiendo de nuestra instalación podremos elegir de una lista despegable el idioma en el que nos conectamos. • Pulsando Entrar, accedemos.
  15. 15. G es tió n de D o c um ento s D ig ita les A lfres c oCliente Web de Alfresco
  16. 16. G es tió n de D o c um ento s D ig ita les A lfres c o Cliente Web de Alfresco – Área de trabajo BARRA DE HERRAMIENTAS NAVEGACIÓN – MIGA DE PAN CABECERA DETALLEPANELLATERAL
  17. 17. G es tió n de D o c um ento s D ig ita les A lfres c oCliente Web de Alfresco – Barra de herramientas• Espacios.• Cambiar contraseña.• Mostrar/Ocultar panel lateral.• Ayuda.• Haga una pregunta.• Desconectar.• Búsqueda.
  18. 18. G es tió n de D o c um ento s D ig ita les A lfres c oCliente Web de Alfresco – Navegación o miga de pan• Historial de la ruta de navegación.
  19. 19. G es tió n de D o c um ento s D ig ita les A lfres c oCliente Web de Alfresco – Panel Lateral• Navegación.• Shelf.• OpenSearch.
  20. 20. G es tió n de D o c um ento s D ig ita les A lfres c oCliente Web de Alfresco – Cabecera• Información.• Enlaces a CIFS.• Acciones: – Añadir Contenido. – Crear Contenido. – Más acciones.• Presentación información.
  21. 21. G es tió n de D o c um ento s D ig ita les A lfres c o Cliente Web de Alfresco – Detalle• Núm. de objetos por página.• Paginación.• Picar en el icono.• Más acciones disponibles.
  22. 22. E s pa c io s y c o ntenido s en a lfres c o .• MyAlfresco, espacios y contenidos. – Opciones de usuario. – My Alfresco dashboard. – ¿Qué es un espacio? – Crear un espacio. – ¿Qué es un contenido? – Creación y edición de contenidos. – Borrar contenidos. – Búsqueda de contenidos. – Búsqueda avanzada. – Salvar búsquedas. – Espacios de plantillas.
  23. 23. E s pa c io s y c o ntenido s en a lfres c o .• MyAlfresco, espacios y contenidos. – Opciones de usuario.
  24. 24. E s pa c io s y c o ntenido s en a lfres c o .• MyAlfresco, espacios y contenidos. – Opciones de usuario. – My Alfresco dashboard. – ¿Qué es un espacio? – Crear un espacio. – ¿Qué es un contenido? – Creación y edición de contenidos. – Borrar contenidos. – Búsqueda de contenidos. – Búsqueda avanzada. – Salvar búsquedas. – Espacios de plantillas.
  25. 25. E s pa c io s y c o ntenido s en a lfres c o .• MyAlfresco, espacios y contenidos. – My Alfresco dashboard -> Personalizable.
  26. 26. E s pa c io s y c o ntenido s en a lfres c o .• MyAlfresco, espacios y contenidos. – Opciones de usuario. – My Alfresco dashboard. – ¿Qué es un espacio? – Crear un espacio. – ¿Qué es un contenido? – Creación y edición de contenidos. – Borrar contenidos. – Búsqueda de contenidos. – Búsqueda avanzada. – Salvar búsquedas. – Espacios de plantillas.
  27. 27. E s pa c io s y c o ntenido s en a lfres c o .• MyAlfresco, espacios y contenidos. – ¿Qué es un espacio? • Concepto similar a carpeta. • Se pueden colgar cualquier tipo de contenido. • Se le da una descripción y un icono representativo. • Añadir subespacios y contenidos. • Editar/Modificar detalles del espacio. • Espacios “inteligentes”. – Reglas. – Trabajar con otros usuarios. – Mapear a carpetas de red windows
  28. 28. E s pa c io s y c o ntenido s en a lfres c o .• MyAlfresco, espacios y contenidos. – Opciones de usuario. – My Alfresco dashboard. – ¿Qué es un espacio? – Crear un espacio. – ¿Qué es un contenido? – Creación y edición de contenidos. – Borrar contenidos. – Búsqueda de contenidos. – Búsqueda avanzada. – Salvar búsquedas. – Espacios de plantillas.
  29. 29. E s pa c io s y c o ntenido s en a lfres c o .• MyAlfresco, espacios y contenidos. – Creación de espacios.
  30. 30. E s pa c io s y c o ntenido s en a lfres c o .• MyAlfresco, espacios y contenidos. – Creación de espacios.
  31. 31. E s pa c io s y c o ntenido s en a lfres c o .• MyAlfresco, espacios y contenidos. – Opciones de usuario. – My Alfresco dashboard. – ¿Qué es un espacio? – Crear un espacio. – ¿Qué es un contenido? – Creación y edición de contenidos. – Borrar contenidos. – Búsqueda de contenidos. – Búsqueda avanzada. – Salvar búsquedas. – Espacios de plantillas.
  32. 32. E s pa c io s y c o ntenido s en a lfres c o .• MyAlfresco, espacios y contenidos. – ¿Qué es un contenido? • A menudo se piensa en él como un fichero o documento compuesto por dos elementos: – El contenido en sí mismo. – Información sobre el contenido (metadatos). • Contenidos. – Cualquiera: documentos, video, audio, imágenes, XML, HTML. • Propiedades. – Formato, lenguaje, autor, fechas. – Clasificaciones. – Enlaces a contenidos relacionados. » Translaciones. » Diferentes formatos (p.ej. PDF, HTML, Text) » Texto OCR de imágenes escaneadas ¿?
  33. 33. E s pa c io s y c o ntenido s en a lfres c o .• MyAlfresco, espacios y contenidos. – Opciones de usuario. – My Alfresco dashboard. – ¿Qué es un espacio? – Crear un espacio. – ¿Qué es un contenido? – Creación y edición de contenidos. – Borrar contenidos. – Búsqueda de contenidos. – Búsqueda avanzada. – Salvar búsquedas. – Espacios de plantillas.
  34. 34. E s pa c io s y c o ntenido s en a lfres c o .• MyAlfresco, espacios y contenidos. – Creación y edición de un contenido. • HTML o texto plano creados y editados en linea. – Editor WYSIWYG en el navegador. • Subir contenidos. – Seleccionar en el navegador un fichero del pc de usuario. – Carpetas de red, FTP, WebDAV. • Descargar contenidos de Alfresco al pc de usuario. – Funcionalidad estándar del navegador, seleccionar dónde se salva. – Carpetas de red, FTP, WebDAV. • Actualizar documentos, subiendo el fichero modificado. • Editar documentos Microsoft Office directamente.
  35. 35. E s pa c io s y c o ntenido s en a lfres c o .• MyAlfresco, espacios y contenidos. – Opciones de usuario. – My Alfresco dashboard. – ¿Qué es un espacio? – Crear un espacio. – ¿Qué es un contenido? – Creación y edición de contenidos. – Borrar contenidos. – Búsqueda de contenidos. – Búsqueda avanzada. – Salvar búsquedas. – Espacios de plantillas.
  36. 36. E s pa c io s y c o ntenido s en a lfres c o .• MyAlfresco, espacios y contenidos. – Borrar contenido. • Opciones a elegir al borrar en un espacio: – Borrar todo (incluido espacio actual). – Borrar sólo contenidos. – Borrar sólo espacios. – Borrar todo en el espacio actual. • Al borrar un espacio también se borran todas las reglas y permisos definidos sobre ese espacio.
  37. 37. E s pa c io s y c o ntenido s en a lfres c o .• MyAlfresco, espacios y contenidos. – Opciones de usuario. – My Alfresco dashboard. – ¿Qué es un espacio? – Crear un espacio. – ¿Qué es un contenido? – Creación y edición de contenidos. – Borrar contenidos. – Búsqueda de contenidos. – Búsqueda avanzada. – Salvar búsquedas. – Espacios de plantillas.
  38. 38. E s pa c io s y c o ntenido s en a lfres c o .• MyAlfresco, espacios y contenidos. – Búsquedas de contenidos. • Búsqueda combinada de contenidos y propiedades. • Búsqueda de texto-completo. – Cualquier palabra en el contenido, sin importar el formato. – Mejor-combinación basado en el número de palabras combinadas. • Restricciones de propiedades. – Por categorías. – Rango de fechas. – Propiedades personalizadas. • Restricciones de rutas. – Sólo contenidos bajo el espacio seleccionado
  39. 39. E s pa c io s y c o ntenido s en a lfres c o .• MyAlfresco, espacios y contenidos. – Opciones de usuario. – My Alfresco dashboard. – ¿Qué es un espacio? – Crear un espacio. – ¿Qué es un contenido? – Creación y edición de contenidos. – Borrar contenidos. – Búsqueda de contenidos. – Búsqueda avanzada. – Salvar búsquedas. – Espacios de plantillas.
  40. 40. E s pa c io s y c o ntenido s en a lfres c o .• MyAlfresco, espacios y contenidos. – Búsquedas avanzadas.
  41. 41. E s pa c io s y c o ntenido s en a lfres c o .• MyAlfresco, espacios y contenidos. – Búsquedas avanzadas. • Nº mínimo de caracteres de búsqueda definidos por el administrador. • Permite salvar búsquedas para uso privado/público. • Búsquedas por tipos. • Búsquedas por localización. • Búsquedas por categorías. • Búsquedas por fechas. • Búsquedas personalizadas.
  42. 42. E s pa c io s y c o ntenido s en a lfres c o .• MyAlfresco, espacios y contenidos. – Opciones de usuario. – My Alfresco dashboard. – ¿Qué es un espacio? – Crear un espacio. – ¿Qué es un contenido? – Creación y edición de contenidos. – Borrar contenidos. – Búsqueda de contenidos. – Búsqueda avanzada. – Salvar búsquedas. – Espacios de plantillas.
  43. 43. E s pa c io s y c o ntenido s en a lfres c o .• MyAlfresco, espacios y contenidos. – Salvar búsquedas. • Permite salvar nuestras búsquedas. • Permite que otros usuarios puedan utilizar las búsquedas salvadas (uso privado/público). • Usar filtro para mostrar las búsquedas salvadas. • Búsquedas personalizadas.
  44. 44. E s pa c io s y c o ntenido s en a lfres c o .• MyAlfresco, espacios y contenidos. – Salvar búsquedas. • Permite salvar nuestras búsquedas. • Permite que otros usuarios puedan utilizar las búsquedas salvadas (uso privado/público). • Usar filtro para mostrar las búsquedas salvadas. • Búsquedas personalizadas.
  45. 45. E s pa c io s y c o ntenido s en a lfres c o .• MyAlfresco, espacios y contenidos. – Salvar búsquedas.
  46. 46. E s pa c io s y c o ntenido s en a lfres c o .• MyAlfresco, espacios y contenidos. – Opciones de usuario. – My Alfresco dashboard. – ¿Qué es un espacio? – Crear un espacio. – ¿Qué es un contenido? – Creación y edición de contenidos. – Borrar contenidos. – Búsqueda de contenidos. – Búsqueda avanzada. – Salvar búsquedas. – Espacios de plantillas.
  47. 47. E s pa c io s y c o ntenido s en a lfres c o .• MyAlfresco, espacios y contenidos. – Plantillas de espacios. • Reutilización de plantillas de espacios y contenidos. • Crear una biblioteca de proyectos estándar. – Diferentes tipos de proyectos tienen diferente estructura. – Documentos estandarizados. – Gestión estandarizada. • Añadir sub-espacios y contenidos. – Crear una plantilla de igual forma que un espacio. • Crear espacios basados en otros espacios
  48. 48. E s pa c io s y c o ntenido s en a lfres c o .• MyAlfresco, espacios y contenidos. – Ejercicios: • Trabajar con espacios y contenidos. • Trabajar con espacios y contenidos. • Opciones de usuario. • My Alfresco dashboard. • Trabajar con espacios. • Trabajar con el panel lateral. • Trabajar con contenidos. • Añadir contenido. • Crear y editar contenido. • Borrar espacios y contenidos. • Búsqueda. • Asistente avanzado de espacios.
  49. 49. T ra ba ja r c o n es pa c io s y c o ntenido s• Colaborando con otros usuarios.• Matriz de permisos.• Notificación a los usuarios invitados al espacio.• Recuperar objetos borrados.• Foros.• Sindicación RSS.
  50. 50. T ra ba ja r c o n es pa c io s y c o ntenido s• Colaborando con otros usuarios. – Los espacios normalmente son accesibles para lectura por otros usuarios, pero sólo modificables por el propietario. • Depende de como Alfresco está configurado, esto puede variar. • Se pueden hacer espacios privados, tal que otros no puedan leerlos. – Invitar a usuarios a un espacio y asignarles un rol en el mismo. – Usuarios pueden asociarse a un grupo. • Invitar al grupo con un rol predeterminado al espacio. • No es necesario modificar la invitación cuando se añaden nuevos usuarios al grupo.
  51. 51. T ra ba ja r c o n es pa c io s y c o ntenido s• Colaborando con otros usuarios. – El rol determina que tiene permitido hacer el espacio. • Lectores, editores, colaborador, coordinador. • Se pueden configurar nuevos roles. – Notificación vía e-mail a los usuarios invitados. – El control de permisos se puede aplicar a nivel de objeto contenido. – Los permisos de espacios/contenidos pueden heredarse desde un espacio padre. – Los roles pueden aplicarse a objetos contenido o a espacios.
  52. 52. T ra ba ja r c o n es pa c io s y c o ntenido s• Colaborando con otros usuarios. – Los usuarios se pueden invitar al contenido/espacio desde la acción “Gestionar usuarios del contenido”/”Gestionar usuarios del espacio”. – Por defecto, todos los usuarios tienen el rol “consumer”. – Cuando no se selecciona el check “Heredar permisos del espacio padre”. • Los usuarios no invitados no pueden ver el contenido. • Sólo los usuarios invitados pueden verlo y pueden acceder a él de acuerdo al rol asignado.
  53. 53. T ra ba ja r c o n es pa c io s y c o ntenido s• Colaborando con otros usuarios.• Matriz de permisos.• Notificación a los usuarios invitados al espacio.• Recuperar objetos borrados.• Foros.• Sindicación RSS.
  54. 54. T ra ba ja r c o n es pa c io s y c o ntenido s• Matriz de permisos. – Roles definidos (grupos de permisos). • Lector. • Editor. • Contribuyente. • Colaborador. • Coordinador.
  55. 55. T ra ba ja r c o n es pa c io s y c o ntenido s• Colaborando con otros usuarios.• Matriz de permisos.• Notificación a los usuarios invitados al espacio.• Recuperar objetos borrados.• Foros.• Sindicación RSS.
  56. 56. T ra ba ja r c o n es pa c io s y c o ntenido s• Notificación a los usuarios invitados al espacio. – Pueden enviar e-mail a los usuarios invitados a un espacio. – Usar plantillas para el formato del correo electrónico y detalles.
  57. 57. T ra ba ja r c o n es pa c io s y c o ntenido s• Colaborando con otros usuarios.• Matriz de permisos.• Notificación a los usuarios invitados al espacio.• Recuperar objetos borrados.• Foros.• Sindicación RSS.
  58. 58. T ra ba ja r c o n es pa c io s y c o ntenido s• Recuperar Objetos Borrados.
  59. 59. T ra ba ja r c o n es pa c io s y c o ntenido s• Recuperar Objetos Borrados. – Los usuarios pueden recuperar los objetos que han borrado. – Los administradores pueden recuperar todos los objetos de usuarios. – Localizar los objetos borrados: • Nombre, contenido, motrar todos. • Hoy, últimos 7 días, últimos 30 días. – Recuperar o borrar permanentemente todos u objeto a objeto.
  60. 60. T ra ba ja r c o n es pa c io s y c o ntenido s• Recuperar Objetos Borrados.
  61. 61. T ra ba ja r c o n es pa c io s y c o ntenido s• Recuperar Objetos Borrados.
  62. 62. T ra ba ja r c o n es pa c io s y c o ntenido s• Colaborando con otros usuarios.• Matriz de permisos.• Notificación a los usuarios invitados al espacio.• Recuperar objetos borrados.• Foros.• Sindicación RSS.
  63. 63. T ra ba ja r c o n es pa c io s y c o ntenido s• Foros. – Se pueden definir espacios de foros que contengan los foros. • Desde la opción de crear espacio “Desde cero” del “Asistente avanzado de espacios”. – Los foros también se pueden asociar a espacios y objetos contenido. • Usar la acción “Abrir un foro”. • Los foros se mueven con el objeto. – Los foros están formados por temas que contienen mensajes. – Los mensajes pueden tener respuesta. – Se permiten realizar búsquedas sobre foros y mensajes del foro.
  64. 64. T ra ba ja r c o n es pa c io s y c o ntenido s• Foros. – Se pueden definir espacios de foros que contengan los foros. • Desde la opción de crear espacio “Desde cero” del “Asistente avanzado de espacios”. – Los foros también se pueden asociar a espacios y objetos contenido. • Usar la acción “Abrir un foro”. • Los foros se mueven con el objeto. – Los foros están formados por temas que contienen mensajes. – Los mensajes pueden tener respuesta. – Se permiten realizar búsquedas sobre foros y mensajes del foro.
  65. 65. T ra ba ja r c o n es pa c io s y c o ntenido s• Foros.
  66. 66. T ra ba ja r c o n es pa c io s y c o ntenido s• Colaborando con otros usuarios.• Matriz de permisos.• Notificación a los usuarios invitados al espacio.• Recuperar objetos borrados.• Foros.• Sindicación RSS.
  67. 67. T ra ba ja r c o n es pa c io s y c o ntenido s• Sindicación RSS. – Definición de sindicación. – Puede elegirse la notificación mediante sindicación RSS sobre eventos que ocurran en un espacio. – Aplicar la plantilla de sindicación RSS en “Detalles del espacio”. – Copiar el enlace RSS y usarlo en cualquier Lector RSS.
  68. 68. T ra ba ja r c o n es pa c io s y c o ntenido s• Sindicación RSS.
  69. 69. T ra ba ja r c o n es pa c io s y c o ntenido s• Ejercicios: – Trabajando con espacios y contenidos – Colaborando con otros usuarios – Colaborando con grupos – Recuperando elementos borrados – Foros y espacios de foros – Discusiones asociadas a un contenido
  70. 70. L e t s g o !!!D eleg a c ió n P ro vinc ia l de E c o no m ía , I nno va c ió n y C ienc ia en M á la g a .c a rlo s l.s a nc hez@junta dea nda luc ia .es
  71. 71. G es tió n de do c um ento s– G es tió n de vers io nes .– P ro teg er/des pro teg er c o ntenido s .– C a teg o riza r c o ntenido s .– A c c es o a l c o ntenido s in el c liente A lfres c o .
  72. 72. T ra ba ja r c o n es pa c io s y c o ntenido s• Gestión de versiones. – Permite mantener un historial de versiones previas de un objeto. – Una versión nueva se crea cuando el contenido se salva. – Un objeto necesita estar definido como “versionable” para mantener versiones del mismo: • individualmente, a través de espacios “inteligentes”, por tipo o • globalmente – Es un ejemplo de “aspecto”. • Puede revisar el historial de versiones, visualizar versiones anteriores de un contenido, volver a versiones previas. • El id del contenido apunta siempre a la versión más reciente
  73. 73. T ra ba ja r c o n es pa c io s y c o ntenido s• Gestión de versiones.
  74. 74. G es tió n de do c um ento s– G es tió n de vers io nes .– P ro teg er/des pro teg er c o ntenido s .– C a teg o riza r c o ntenido s .– A c c es o a l c o ntenido s in el c liente A lfres c o .
  75. 75. T ra ba ja r c o n es pa c io s y c o ntenido s• Proteger/Desproteger contenidos. – Proporciona una forma de bloquear el objeto de forma que solo un usuario pueda trabajar sobre él a un mismo tiempo. • Cualquier otro, mientras tanto, puede visualizar el objeto. • Al desproteger se bloquea el contenido y se crea una copia de trabajo que es la que puede ser editada (contenido y detalles) • Al proteger se reemplaza el objeto original con la copia de trabajo y se elimina el bloqueo • Cancelando la desprotección se eliminará la copia de trabajo y el bloqueo sobre el original, como si no se hubiese desprotegido – Las discusiones se pueden iniciar en la copia de trabajo y retomarlas en el original al protegerlo
  76. 76. T ra ba ja r c o n es pa c io s y c o ntenido s• Proteger/Desproteger contenidos.
  77. 77. G es tió n de do c um ento s– G es tió n de vers io nes .– P ro teg er/des pro teg er c o ntenido s .– C a teg o riza r c o ntenido s .– A c c es o a l c o ntenido s in el c liente A lfres c o .
  78. 78. T ra ba ja r c o n es pa c io s y c o ntenido s• Acceso al contenido sin el cliente Alfresco. – Todos los contenidos se pueden enlazar a una o más categorías. – Jerarquía, taxonomía, ontología. – Ayudan en la búsqueda. • Incluyendo sub-categorías. – Las propiedades pueden ser categorías. • Conjunto restringido de valores permitidos. – Editables por el administrador.
  79. 79. T ra ba ja r c o n es pa c io s y c o ntenido s• Acceso al contenido sin el cliente Alfresco. – FTP • Conectarse a Alfresco como si fuera un sitio FTP • Conectarse con el usuario/contraseña habitual • URL: ftp://localhost/Alfresco/ • Provee al usuario con un enlace al mismo sitio que el cliente – WebDAV • Cualquier alicación WebDAV puede abrir y salvar documentos en Alfresco. • Conectarse con el usuario/contraseña habitual. • URL: http://localhost:8080/alfresco/webdav. • O en “Detalles de contenido”, en la sección de “Enlaces” en “Ver en WebDAV”
  80. 80. T ra ba ja r c o n es pa c io s y c o ntenido s• Acceso al contenido sin el cliente Alfresco. – CIFS • URL: <máquina>_AAlfresco • De la misma forma que una carpeta compartida de red. • Puede montarse como una unidad compartida. • Copiar y borrar ficheros en Alfresco. • Editar contenidos directamente con otros programas. • Carpetas de red pueden ser espacios inteligentes. • Trabajo sin conexión con Microsoft Briefcase. • Provee al usuario con un enlace al mismo sitio que el cliente web.
  81. 81. T ra ba ja r c o n es pa c io s y c o ntenido s• Acceso al contenido sin el cliente Alfresco. – FTP/WebDAV/CIFS • Usar en conjunción con espacios inteligentes • Todas las reglas se aplican • Todos los permisos se obligan • Si el control de versiones está habilitado, entonces todos los contenidos serán versionados sin importar la ruta en la que sean actualizados
  82. 82. R eg la s , a c c io nes y w o rk flo w• Trabajando con reglas y acciones.• Workflow.• Uso de plantillas de presentación.• Uso del cuadro de mando.
  83. 83. R eg la s , a c c io nes y w o rk flo w• Trabajando con reglas y acciones. – Las reglas: • Se aplican a los espacios. • Se hacen a los espacios “inteligentes”. • Se disparan por un evento – Entrante – contenido subido al espacio. – Saliente – contenido que deja el espacio (movido, eliminado). – Actualizar – contenido modificado.
  84. 84. R eg la s , a c c io nes y w o rk flo w• Trabajando con reglas y acciones. – Las reglas: • Se aplican filtrando por condiciones. – Todos los contenidos – no filtran. – Objetos con un tipo MIME específico (p. ej, *.pdf) – Tipo de contenido específico (p. ej. contenido, espacio). – Aplicar un aspecto específico (p. ej. Versionable). – Patrón de nombre de fichero (p. ej. *-context.xml). – Estar dentro de una categoría (p. ej. Languages, Regions). • Pueden aplicarse en negativo (ej. No del tipo MIME *.pdf). • No está limitado el número de condiciones que se pueden aplicar en cada regla. • Las reglas se usan para organizar, estructurar, enriquecer contenidos en el repositorio.
  85. 85. R eg la s , a c c io nes y w o rk flo w• Trabajando con reglas y acciones. – Los objetos: • Que cumplan satisfactoriamente las condiciones de la regla, se les aplica la acción. • Las acciones pueden dispararse para ejecutarse manualmente. • No está limitado el número de acciones por regla. • Tener cuidado con la “granularidad” para un buen diseño. • Permite aplicar workflow al contenido. • Usadas junto con: – Cliente web de Alfresco » FTP » WebDAV » CIFS (carpetas compartidas de red) » API Web services.
  86. 86. R eg la s , a c c io nes y w o rk flo w• Trabajando con reglas y acciones.
  87. 87. R eg la s , a c c io nes y w o rk flo w• Trabajando con reglas y acciones.
  88. 88. R eg la s , a c c io nes y w o rk flo w• Trabajando con reglas y acciones.
  89. 89. R eg la s , a c c io nes y w o rk flo w• Trabajando con reglas y acciones.• Workflow.• Uso de plantillas de presentación.• Uso del cuadro de mando.
  90. 90. R eg la s , a c c io nes y w o rk flo w• Workflow. – Caso especial de regla. – Aplica gestión automátizada de ciclos de vida del documento. – Mueve/copia contenidos basados en acciones de usuario.
  91. 91. R eg la s , a c c io nes y w o rk flo w• Workflow.
  92. 92. R eg la s , a c c io nes y w o rk flo w• Workflow.
  93. 93. R eg la s , a c c io nes y w o rk flo w• Workflow.
  94. 94. R eg la s , a c c io nes y w o rk flo w• Trabajando con reglas y acciones.• Workflow.• Uso de plantillas de presentación.• Uso del cuadro de mando.
  95. 95. R eg la s , a c c io nes y w o rk flo w• Uso de plantillas de presentación. – Las plantillas de presentación proveen un mecanismo fácil para presentar contenidos en diferentes vistas. • Dashboard. • E-mails formateados. • Aplicaciones independientes. – Creadas por diseñadores HTML o XML, no por los usuarios. – Escriben HTML o XML e incluyen contenidos o propiedades mediante un lenguaje básico de scripts. – Usan el Lenguaje de Plantillas FreeMarker. • Extensión de los ficheros *.ftl • Las plantillas están en: – Company home > Data dictionary > Presentation Templates
  96. 96. R eg la s , a c c io nes y w o rk flo w• Trabajando con reglas y acciones.• Workflow.• Uso de plantillas de presentación.• Uso del cuadro de mando.
  97. 97. R eg la s , a c c io nes y w o rk flo w• Uso del cuadro de mandos. – Dashboards son plantillas de presentación definidas para espacios. – Usa plantillas para generar resumen de la información en un espacio. – Definida como una vista predeterminada para un espacio. – Visualiza cualquier espacio a través de la plantilla dashboard. – Paso rápido a través de todos los espacios en el mismo nivel.
  98. 98. T ra ba ja r c o n es pa c io s y c o ntenido s• Ejercicios: – Gestionar contenidos. – Aplicar aspecto “versionable” al contenido. – Desproteger y proteger. – Categorías y búsqueda avanzada. – Acceso al contenido vía WebDAV. – Gestión de contenidos – Acciones sobre el contenido. – Tranformación del contenido. – Acciones sobre el contenido. – Reglas y acciones. – Workflow.
  99. 99. L e t s g o !!!D eleg a c ió n P ro vinc ia l de E c o no m ía , I nno va c ió n y C ienc ia en M á la g a .c a rlo s l.s a nc hez@junta dea nda luc ia .es
  100. 100. G ra c ia s p o r v u e s tra p a rtic ip a c ió nD eleg a c ió n P ro vinc ia l de E c o no m ía , I nno va c ió n y C ienc ia en M á la g a .c a rlo s l.s a nc hez@junta dea nda luc ia .es

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