ECM + BPM: Alavanca para Governança de TI na Gestão Pública

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Essa apresentação resume uma palestra apresentada por mim em Brasilia/DF em março de 2010.

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ECM + BPM: Alavanca para Governança de TI na Gestão Pública

  1. 1. BPM + ECM Acelerando Resultados na Gestão Pública com Processos Colaborativos
  2. 2. Agenda • Desafios da Gestão Pública – Gestão de documentos ou gestão de processos? • Necessidades da Gestão Pública • O que é ECM? • O que é BPM? • Qual a relação entre ECM e BPM. • ECM + BPM: 1 + 1 = 3 • ECM + BPM: 05 Pilares para uma estratégia eficaz • Recursos SoftExpert ECM Suite + BPM • ECM + BPM: Gerando valor na Gestão Pública
  3. 3. Desafios da Gestão Pública Conteúdo não gerenciado é predominante • 20% Informação Estruturada Source: Doculabs
  4. 4. Desafios da Gestão Pública Conteúdo não gerenciado é predominante • 20% Informação Estruturada 80% Informação Não Estruturada Source: Doculabs
  5. 5. Desafios da Gestão Pública Conteúdo não gerenciado é predominante • 20% Informação Estruturada 80% Informação Não Estruturada 90% da informação não estruturada não é gerenciada Source: Doculabs
  6. 6. Desafios da Gestão Pública Conteúdo não gerenciado é predominante • 20% Informação Estruturada 80% Informação Não Estruturada 90% da informação não estruturada não é gerenciada Volume cresce +36% ao ano Source: Doculabs
  7. 7. Gestão de Documentos ou Gestão de Processos? Ad-Hoc Não-estruturado Pessoas Estruturado
  8. 8. Agenda • Desafios da Gestão Pública – Gestão de documentos ou gestão de processos? • Necessidades da Gestão Pública • O que é ECM? • O que é BPM? • Qual a relação entre ECM e BPM. • ECM + BPM: 1 + 1 = 3 • ECM + BPM: 05 Pilares para uma estratégia eficaz • Recursos SoftExpert ECM Suite + BPM • ECM + BPM: Gerando valor na Gestão Pública
  9. 9. Necessidades da Gestão Pública Processos + Conteúdo •Aprovação de Materiais •Licitação / Compras (Lei 8.666) Processos •Atendimento ao Cidadão Gerenciados e •Gestão de Contratos Automatizados p/ •Gestão de Mudanças Eficiência e Controle •Controle de Alçadas •Controle de Protocolos •Conteúdo Centralizado Capturar, gerenciar, •Centro de Documentação Armazenar e acessar o •Normativos, Instruções e Políticas Conteúdo por toda a •Conformidade Regulatória organização •Documentos Operacionais •Auditoria da Informação •Repositório de Conteúdo Seguro •Infraestrutura de TI
  10. 10. O que é ECM? Gestão do Conteúdo Empresarial [ECM] ECM é um conjunto de estratégias, métodos e ferramentas utilizados para “Capturar, Gerenciar, Armazenar, Preservar e Distribuir” conteúdo (documentos, registros, etc.) relacionado aos processos chaves das organizações“ Fonte: AIIM
  11. 11. O que é BPM? Gestão de Processos de Negócio [BPM] BPM é um modelo de gestão que sustenta a governança de um ambiente de processos de negócio em direção ao objetivo de aprimorar a agilidade e a performance operacional. O BPM é uma abordagem estruturada que emprega métodos, políticas, métricas, modelos de gestão e ferramentas de software para gerenciar e continuamente otimizar as atividades e processos de uma organização. Fonte: Gartner
  12. 12. Agenda • Desafios da Gestão Pública – Gestão de documentos ou gestão de processos? • Necessidades da Gestão Pública • O que é ECM? • O que é BPM? • Qual a relação entre ECM e BPM. • ECM + BPM: 1 + 1 = 3 • ECM + BPM: 05 Pilares para uma estratégia eficaz • Recursos SoftExpert ECM Suite + BPM • ECM + BPM: Gerando valor na Gestão Pública
  13. 13. Qual a relação entre ECM e BPM? Os Alicerces para Gestão Pública Digital Motivadores para Gestão Efetiva dos Processos  Aprimorar o serviço prestado ao cidadão  Elevar a transparência das ações realizadas  Facilitar o atendimento aos normativos regulatórios [BPM]  Aprimorar a produtividade e eficiência das atividades Gestão dos Processos realizadas  Prover dinamismo aos atos gerenciais de Negócio  Promover controle e visibilidade aos gestores públicos [ECM] Motivadores para Gestão Integrada do Conteúdo Gestão do Conteúdo  Acelerar o acesso à informação Empresarial  Promover a Certificação Digital  Reduzir custos relacionados a Gestão Documental  Satisfazer os requisitos de conformidade  Garantir a publicação de atos públicos Controlar efetivamente os documentos normativos
  14. 14. Qual a relação entre ECM e BPM? • ECM e BPM estão estreitamente relacionados e algumas vezes são tecnologias e abordagens que se sobrepoem. • Ambos focam na gestão da informação. – ECM foca na estrutura e no ciclo de vida do conteúdo. – BPM foca nos processos que interagem com o conteúdo. • TODOS os projetos de ECM requerem práticas de BPM e algumas vezes tecnologias de BPM. • Alguns projetos de BPM requerem tecnologia correlata ao ECM e a maioria requer práticas de ECM.
  15. 15. Qual a relação entre ECM e BPM? Processos Colaborativos ECM ECM + BPM BPM - Captura - Gestão de Contratos -Workflow - Documentos - Aprovação de - Modelagem - Colaboração Relatórios Financeiros - Simulação - Registros - Serviços ao Cidadão - Formulários - Classificação - Controle de Viagens - Integração - Busca - Licitações / Compras - Análises - Publicação - Processos de - Monitoramento - Revisão Engenharia - Tarefas - Auditoria
  16. 16. ECM + BPM Desafios para o Desenvolvimento da Estratégia Integrada Fator Crítico de Sucesso: Automação Desafios Solução Corporativa Implementação Modular e Incremental Evitar Silos de Aplicação e Informação Evitar Custos Extras com Integração Facilitar o Treinamento dos Usuários Promover a Conformidade Regulatória Convergência de Frameworks Diminuir o TCO Alavancar a Governança de TI na Gestão Pública
  17. 17. ECM + BPM Desafios para o Desenvolvimento da Estratégia Integrada SoftExpert ECM Suite Fator Crítico de Sucesso: Automação Solução Corporativa Evitar Silos de Aplicação e Informação + Desafios Implementação Modular e Incremental Evitar Custos Extras com Integração Facilitar o Treinamento dos Usuários Promover a Conformidade Regulatória SoftExpert BPM Suite Convergência de Frameworks Diminuir o TCO Alavancar a Governança de TI na Gestão Pública Solução Corporativa Implementação Modular e Incremental Elimina Silos de Aplicação e Informação Elimina Custos Extras com Integração Facilita o Treinamento dos Usuários Promove a Conformidade Regulatória Convergência de Frameworks Diminui o TCO Alavanca para Governança de TI na Gestão Pública
  18. 18. ECM + BPM: 1 + 1 = 3 Gestão de Documentos Participação Tradicional dos Usuários Conteúdo Conteúdo não-gerenciado Gerenciado  Processos de Gestão Tipos de Controle Conteúdo Documental Básico
  19. 19. ECM + BPM: 1 + 1 = 3 SoftExpert ECM Suite Gestão de Documentos ECM + BPM Participação Tradicional dos Usuários Conteúdo Conteúdo não-gerenciado Gerenciado  Processos de Gestão Alavanca Governança de TI = Minimiza Riscos na Gestão Pública (Leis, Normativos, Resoluções, etc.) Tipos de Controle Potencializa os resultados Conteúdo Documental Básico para toda a organização
  20. 20. ECM + BPM: 1 + 1 = 3 Soluções Específicas Busca Captura Colaboração Workflow Registros GED Complexidade + Alto custo de integração  Custo de propriedade elevado (TCO)  Informação dispersa (silos)
  21. 21. ECM + BPM: 1 + 1 = 3 Soluções Específicas versus ECM + BPM Busca Workflow Registros Captura GED Busca Captura Colaboração Workflow Registros GED SoftExpert ECM Suite Processos Colaborativos Complexidade + Alto custo de integração Flexibilidade e Integração  Custo de propriedade elevado (TCO) Escalabilidade + ROI  Informação dispersa (silos)  Eliminação de silos de informação
  22. 22. ECM + BPM: Ganhos ao longo do tempo Visão Tática Visão Estratégica •Investimento de curto-prazo •Valor preservado ao longo do tempo •Reativo (baseado em deadline) •Pró-ativo (foco na Performance) SoftExpert Soluções pontuais ECM Suite Gestão Gestão Bottom-up Top-down Necessidades Plataforma Departamentais Corporativa Sistemas Integração Nativa entre fragmentados componentes Eficiência Operacional Baixa aderência c/ PDTI TI Ágil (Governança) Oportunidade para Complexidade p/ Gestão Alinhamento Estratégico Risco p/ Administração Controle e Planejamento
  23. 23. Agenda • Desafios da Gestão Pública – Gestão de documentos ou gestão de processos? • Necessidades da Gestão Pública • O que é ECM? • O que é BPM? • Qual a relação entre ECM e BPM. • ECM + BPM: 1 + 1 = 3 • ECM + BPM: 05 Pilares para uma estratégia eficaz • Recursos SoftExpert ECM Suite + BPM • ECM + BPM: Gerando valor na Gestão Pública
  24. 24. ECM + BPM 05 Pilares para uma Estratégia Eficaz Gestão de Gestão de Workflow/ Busca Captura Documentos Registros BPM Proteção da Políticas e regras Indexação Digitalização Rotas pré-definidas Informação corporativas Contexto Captura + OCR para revisão e Normas e Captura e gestão aprovação Relevância Classificação procedimentos de e-mails Atribuição de Metadados tarefas e Taxonomia e Políticas de classificação de retenção e Alertas rastreabilidade metadados agendas de Fontes de Workflow Ad Hoc Controle de revisão expiração conteúdo Workflow de documentos automatizadas distribuídas estruturado + (Workflow Trilhas de auditoria Visualização roteamento específico) Arquivo Físico dinâmica dinâmico Bibliotecas de Roteamento nos Notificações documentos estágios de durante todo o temporalidade ciclo de vida Excelência na Gestão Pública (Governança) Práticas Repetidas Gestão da Informação Aprimorada Eficácia na Gestão Pública
  25. 25. ECM + BPM 05 Pilares para uma Estratégia Eficaz Gestão de Gestão de Workflow/ SoftExpert ECM Suite Documentos Proteção da Registros Políticas e regras Busca Indexação Captura Digitalização BPM Rotas pré-definidas Informação corporativas Contexto Captura + OCR para revisão e + Normas e Captura e gestão aprovação Relevância Classificação procedimentos de e-mails Atribuição de Metadados tarefas e Taxonomia e Políticas de classificação de retenção e Alertas rastreabilidade metadados agendas de Fontes de Workflow Ad Hoc Controle de revisão expiração conteúdo Workflow de documentos automatizadas distribuídas estruturado + (Workflow específico) Bibliotecas de Trilhas de auditoria Arquivo Físico Roteamento nos SoftExpert BPM Suite Visualização dinâmica roteamento dinâmico Notificações documentos estágios de durante todo o temporalidade ciclo de vida Excelência na Gestão Pública (Governança) Práticas Repetidas Gestão da Informação Aprimorada Eficácia na Gestão Pública
  26. 26. Recursos SoftExpert ECM Suite + BPM • O que a integração ECM + BPM da SoftExpert pode fazer? – Iniciar workflows automaticamente ou manualmente baseado em processos gerenciados – Monitorar e responder a eventos (Exceções de tempo) • Revisar uma coleção de documentos simultaneamente • Alterar o fluxo em tempo de execução • Determinar executores em tempo de execução • Alocar tarefas a um pool de executores – Manipular documentos físicos com controle através dos fluxos – Gerenciar a execução de tarefas, notificações e rastreabilidade – Comunicar com sistemas externos – Escalar tarefas para outros executores – Suportar realocação de recursos – Dinamicamente responder para alterações nas definições de papéis (grupos) – Disparar subprocessos quando necessário
  27. 27. Recursos SoftExpert ECM Suite + BPM Consulta de contratos via Dashboard ECM
  28. 28. Recursos SoftExpert ECM Suite + BPM Dashboard BPM p/ Gestão e Execução de processos Consulta de contratos via Dashboard ECM
  29. 29. Recursos SoftExpert ECM Suite + BPM Automação de Proceso integrada Dashboard BPM p/ Gestão e ao SoftExpert ECM Suite Execução de processos Consulta de contratos via Dashboard ECM
  30. 30. ECM + BPM Gestão Pública Digital + Governança de TI • Capturar, alinhar e aprimorar a qualidade da informação ECM • Encontrar e usar a informação correta no tempo apropriado + • Alavancar reuso de conteúdo, melhores práticas e BPM melhoria contínua • Elevar a capacidade da organização e percepção do [Metas] ambiente • Conduzir a gestão de mudanças e agilidade da Gestão RESULTADO • Reduz custos, aprimora a qualidade e promove conformidade regulatória
  31. 31. ECM + BPM: Gerando valor na Gestão Pública • Acelera a velocidade frente a mudanças • Aumenta atividades com processamento paralelo • Diminui tempos de ciclo dos processos, necessidades de recursos e custos • Otimiza a aplicação de recursos e sua utilização • Intensifica a consistência e o controle de qualidade da informação • Melhora os dados operacionais para planejamento e relatórios • Sustenta a conformidade regulatória • Aprimora o monitoramento e auditoria dos processos Eleva a segurança da informação • Aperfeiçoa a flexibilidade nas diretrizes dos processos de gestão • Aumenta a satisfação dos cidadãos (clientes)
  32. 32. Obrigado! Carlos Aggio ECM/BPM Product & Market Manager carlos.aggio@softexpert.com

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