Mantenimiento de Intranets

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Gestion de intranets, consejos practicos e ideas para lograr intranets mas productivas y eficientes.

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  • No amount of marketing will match the effectiveness of a user's curiosity.
  • Mantenimiento de Intranets

    1. 1. Intranet Mantenimiento y Sostenibilidad [email_address]
    2. 2. objetivos <ul><li>Principal </li></ul><ul><ul><li>Superar la incertidumbre de la implantación de la herramienta a través de la gestión , mediación y la acción comunicativa orientada a procesos y sistemas. </li></ul></ul><ul><li>Secundarios </li></ul><ul><ul><li>Promover relaciones en redes de trabajo. </li></ul></ul><ul><ul><li>Transformar usuarios en corresponsales. </li></ul></ul><ul><ul><li>Discutir , compartir y colaborar. </li></ul></ul><ul><ul><li>Integrar la información de diferentes fuentes. </li></ul></ul><ul><ul><li>Proveer información confiable para todos los usuarios. </li></ul></ul><ul><ul><li>Formatear la información para cada usuario. </li></ul></ul><ul><ul><li>Garantizar rendimiento, disponibilidad y seguridad. </li></ul></ul>
    3. 3. interfaz <ul><li>Usabilidad </li></ul><ul><li>Comunicación </li></ul><ul><li>Visibilización del estado del sistema. </li></ul><ul><li>Lenguaje real = Lenguaje sistema </li></ul><ul><li>Control y libertad del usuario. </li></ul><ul><li>Estándares y consistencia. </li></ul><ul><li>Prevención de errores. </li></ul><ul><li>Reconocer, no recordar. </li></ul><ul><li>Flexibilidad y eficiencia. </li></ul><ul><li>Diseño estético y minimalista. </li></ul><ul><li>Ayuda y documentación. </li></ul><ul><li>Establecer signos y símbolos para evocar realidades, convocar experiencias y provocar respuestas. </li></ul><ul><ul><li>Evaluando necesidad de datos. </li></ul></ul><ul><ul><li>Determinado necesidad de información. </li></ul></ul><ul><ul><li>Diseñando las estrategias. </li></ul></ul><ul><ul><li>Codificando el mensaje. </li></ul></ul>
    4. 4. arquitectura
    5. 5. programa <ul><li>Producción </li></ul><ul><ul><li>Fuentes </li></ul></ul><ul><ul><li>Corresponsales </li></ul></ul><ul><ul><li>Proyección </li></ul></ul><ul><li>Realización </li></ul><ul><ul><li>Alcance </li></ul></ul><ul><ul><li>Herramientas </li></ul></ul><ul><li>Publicación </li></ul><ul><ul><li>Formato </li></ul></ul><ul><ul><li>Frecuencia </li></ul></ul><ul><ul><li>Vigencia </li></ul></ul><ul><li>Mantenimiento </li></ul><ul><ul><li>Reciclar </li></ul></ul><ul><ul><li>Reusar </li></ul></ul><ul><ul><li>Reformular </li></ul></ul>
    6. 6. ruta <ul><li>Compromiso </li></ul><ul><ul><li>Convierta empleados en corresponsales. </li></ul></ul><ul><ul><li>Conformación del Comité Intranet </li></ul></ul><ul><ul><li>Asignación responsable </li></ul></ul><ul><ul><li>Asignacion propietarios de contenido . </li></ul></ul><ul><li>Entrenamiento </li></ul><ul><ul><li>Selección de Perfiles </li></ul></ul><ul><ul><li>Agentes ejemplares </li></ul></ul><ul><ul><li>Agentes multiplicadores </li></ul></ul><ul><li>Comunidad </li></ul><ul><ul><li>Exponga el contenido social por separado </li></ul></ul><ul><ul><li>Brinde apoyo y sea paciente </li></ul></ul><ul><ul><li>Estar al día con contenido en serie (blog, podcast, vlog) </li></ul></ul><ul><li>Normalización </li></ul><ul><ul><li>Provea pre-contenido actualizable. </li></ul></ul><ul><ul><li>Búsqueda centralizada </li></ul></ul><ul><ul><li>Sistema de Notificaciones </li></ul></ul><ul><li>Simplificación </li></ul><ul><ul><li>Opciones técnicas en evaluación </li></ul></ul><ul><ul><li>Evaluaciones heurísticas </li></ul></ul><ul><li>Medición </li></ul><ul><ul><li>Planificación presupuestal </li></ul></ul><ul><ul><li>Planificación de contenidos </li></ul></ul><ul><li>Colaboración </li></ul><ul><ul><li>Grupos como proveedores </li></ul></ul><ul><li>Promoción </li></ul><ul><ul><li>Culturizar y e-vangelizar </li></ul></ul>
    7. 7. flujograma USUARIOS INTRANET CORRESPONSALES USUARIOS DE ÁREA IDENTIFICACIÓN DE NECESIDADES FUENTE CENTRALIZADA DE INFORMACIÓN PROTOCOLO DE PUBLICACIÓN CAMPAÑAS Y PROGRAMAS INSPECCIÓN Y APROBACIÓN DE CONTENIDOS Compromiso Estándares Simplificación Métricas Promoción
    8. 8. evangelización <ul><li>Que haya vigilancia lingüística y asumir el reto del problema de nombrar las cosas con propiedad. </li></ul><ul><li>Que el recurso del hipertexto permite al usuario navegar y profundizar la información que le interesa. </li></ul><ul><li>Que la interactividad del web permite elegir alternativas de expresión y lectura no lineal. </li></ul><ul><li>Que algunas estructuras de información tienen propiedades inherentes que propician diferentes usos para la información , los cuales es necesario explorar. </li></ul>
    9. 9. participantes <ul><li>Selección </li></ul><ul><ul><li>Determinando el perfil </li></ul></ul><ul><ul><li>Cargo / Posición Jerarquica </li></ul></ul><ul><ul><li>Antiguedad </li></ul></ul><ul><ul><li>Experiencia con computadores </li></ul></ul><ul><ul><li>Grado uso internet / intranet </li></ul></ul><ul><li>Reclutamiento </li></ul><ul><ul><li>Selección de fuentes y asignación de areas. </li></ul></ul><ul><ul><li>Cronograma editorial. </li></ul></ul><ul><li>Preparación </li></ul><ul><ul><li>Proyección estratégica </li></ul></ul><ul><ul><li>Plan de crecimiento </li></ul></ul><ul><li>Credenciales verificables </li></ul><ul><li>Cultura E-vangelizar </li></ul><ul><li>Gestión del conocimiento y el contenido </li></ul><ul><li>Colaboración </li></ul><ul><li>Incentivos, estímulos, reconocimiento </li></ul><ul><li>No espere el 100% </li></ul>
    10. 10. re-visitas <ul><li>Boletín electrónico </li></ul><ul><li>Encuestas </li></ul><ul><li>Favoritos </li></ul><ul><li>Contenido de valor </li></ul><ul><li>Espacio puesta en común </li></ul><ul><ul><li>Chat, Foro, Tabla de Mensajes, Comentarios </li></ul></ul><ul><li>Formularios </li></ul><ul><li>Políticas y Procedimientos </li></ul><ul><li>Organigrama + Directorio </li></ul><ul><li>Contenido refrescante (Cultura Organizacional) </li></ul><ul><ul><li>Chistes, comics, curiosidades, entretenimiento, frase de la semana. </li></ul></ul>
    11. 11. apatía <ul><li>Entendimiento del usuario </li></ul><ul><li>Penetración progresiva (fellowmarketing) </li></ul><ul><li>Atención: Actitud, percepción y posición </li></ul><ul><li>Misión de la intranet </li></ul><ul><li>Promoción basada en la persona </li></ul><ul><li>Enfocar en el proceso y no la tecnología </li></ul>
    12. 12. amenazas <ul><li>Entorno de Redes </li></ul><ul><ul><li>Desktop TCP/IP, DHCP, tráfico de red. </li></ul></ul><ul><li>Aplicaciones </li></ul><ul><ul><li>Complejidad de desarrollo y depuración. </li></ul></ul><ul><li>Escala </li></ul><ul><ul><li>Arquitectura centralizada. </li></ul></ul><ul><ul><li>Mecanismos comunes. </li></ul></ul><ul><ul><li>Servicios centralizados. </li></ul></ul><ul><li>Anarquía de la Información </li></ul><ul><ul><li>La información debe ser ≈ 100% confiable. </li></ul></ul><ul><li>Publicación </li></ul><ul><ul><li>Propiedad, publicación, regulación, actualización. </li></ul></ul><ul><li>Staff </li></ul><ul><ul><li>Nuevos roles – web-editor, web-publisher. </li></ul></ul><ul><li>Administración </li></ul><ul><ul><li>Es evolución, no revolución. </li></ul></ul><ul><li>Presupuesto </li></ul><ul><ul><li>A largo/mediano plazo. </li></ul></ul><ul><li>Seguridad </li></ul><ul><ul><li>Educación en mecanismos y políticas. </li></ul></ul><ul><ul><li>Comunicado, reforzado, monitoreado. </li></ul></ul>
    13. 13. inicio <ul><li>Conformar comité para la intranet </li></ul><ul><li>Utilizar el presupuesto adecuado </li></ul><ul><li>Planeación de contenidos </li></ul><ul><li>Da soporte el mejor soporte </li></ul><ul><li>Promueve la intranet </li></ul><ul><li>Lanzamiento </li></ul><ul><ul><li>Ruidoso o silencioso? </li></ul></ul><ul><ul><li>Advertir al publico: Crear expectativa </li></ul></ul><ul><ul><li>El lanzamiento en calendario corporativo </li></ul></ul><ul><ul><li>Prelanzamiento / Relanzamiento </li></ul></ul><ul><ul><li>Boca a boca / Click to click </li></ul></ul>
    14. 14. promoción <ul><li>Los sitios de internet y la intranet están basados en la misma tecnología y aunque se parecen bastante sirven a propósitos muy distintos. </li></ul><ul><ul><li>La página de la empresa anuncia el producto </li></ul></ul><ul><ul><li>La intranet es el producto </li></ul></ul><ul><li>Sin promoción el usuario no sabrá oportunamente el valor de su contenido. </li></ul>
    15. 15. exposición <ul><li>Presentaciones de la intranet </li></ul><ul><ul><li>Características globales </li></ul></ul><ul><ul><li>Tipo de contenido </li></ul></ul><ul><ul><li>Enfoque por departamentos </li></ul></ul><ul><ul><li>URL memorizable </li></ul></ul><ul><li>Mercadeo orientado </li></ul><ul><ul><li>Grupos de trabajo </li></ul></ul><ul><ul><li>Contenidos asociados </li></ul></ul><ul><ul><li>Primera impresión </li></ul></ul><ul><ul><li>Investigación de Mercado </li></ul></ul><ul><ul><li>Firmas de correos corporativos </li></ul></ul><ul><li>Boca a boca </li></ul><ul><ul><li>Enviar por Correo Electrónico. </li></ul></ul><ul><ul><li>Quienes lo reciben entienden el origen del contenido. </li></ul></ul><ul><li>Cree volante y afiches </li></ul><ul><ul><li>Ubicación, Oportunidad </li></ul></ul><ul><ul><li>Intensidad </li></ul></ul><ul><li>Merchandise de la intranet </li></ul><ul><ul><li>Entregables </li></ul></ul><ul><ul><li>Premiaciones </li></ul></ul><ul><ul><li>Certificaciones </li></ul></ul><ul><li>Boletín Electrónico </li></ul><ul><ul><li>Contenido enlazado </li></ul></ul><ul><ul><li>Refrescante y actual </li></ul></ul><ul><ul><li>Periodico y oportuno </li></ul></ul><ul><li>Concursos </li></ul><ul><ul><li>Día de la intranet </li></ul></ul><ul><ul><li>Intranet Rally </li></ul></ul><ul><ul><li>Mejor Corresponsal </li></ul></ul><ul><ul><li>Nombre de la intranet </li></ul></ul>
    16. 16. políticas <ul><li>De publicación: </li></ul><ul><ul><li>De procesos activos y recurrentes </li></ul></ul><ul><ul><li>Documentación estratégica de procesos </li></ul></ul><ul><ul><li>Difusión de direccionamiento estratégico </li></ul></ul><ul><ul><li>Difusión de funciones y actividades </li></ul></ul><ul><ul><li>Difusión de campañas y/o programas </li></ul></ul><ul><li>De control de acceso: </li></ul><ul><ul><li>1. Acceso ilimitado </li></ul></ul><ul><ul><li>2. Puede visitar, publicar y dar acceso a 3 y 4. </li></ul></ul><ul><ul><li>3. Puede visitar y publicar. </li></ul></ul><ul><ul><li>4. Puede visitar. </li></ul></ul><ul><li>De backup y recuperación: </li></ul><ul><ul><li>Cada cuánto se hace el backup? </li></ul></ul><ul><ul><li>Con qué? </li></ul></ul><ul><ul><li>Quién lo hace? </li></ul></ul><ul><ul><li>Dónde? </li></ul></ul><ul><ul><li>Documento relacionado? </li></ul></ul><ul><li>De propiedad de la información: </li></ul><ul><ul><li>Quién es responsable de la información publicada en cada área? </li></ul></ul><ul><ul><li>Por cuánto tiempo? </li></ul></ul>
    17. 17. indicadores <ul><li>Generales </li></ul><ul><li>Aspectos evaluados </li></ul><ul><li>Contenidos </li></ul><ul><ul><li>Permanencia / Profundidad </li></ul></ul><ul><ul><li>Requeridos/ Autorizados </li></ul></ul><ul><ul><li>Publicados / Comentados </li></ul></ul><ul><li>Tráfico </li></ul><ul><ul><li>En Páginas </li></ul></ul><ul><ul><li>Enlaces más activos </li></ul></ul><ul><li>Exactitud </li></ul><ul><li>Autoridad </li></ul><ul><li>Contenido </li></ul><ul><li>Diseño y estructura </li></ul><ul><li>Disponibilidad y accesibilidad </li></ul><ul><li>Confiabilidad </li></ul><ul><li>Valor añadido </li></ul>
    18. 18. servicios <ul><li>Programación de Vacaciones , Estado de nomina, Menú de la semana </li></ul><ul><li>Comunicados a todo el personal ( Mensajes, Notificaciones, Alertas) </li></ul><ul><li>Workflows, Cumpleaños, Help-Desk, Informe de Prensa, Consulta Jurídica, Cartelera , Revista Periódica </li></ul><ul><li>Mensajeria Instantanea </li></ul><ul><li>Groupware: email / Blog / Fotos / Chat / Foro /Calendario / Agenda / Documentos </li></ul><ul><li>Contenidos de mision critica al alcance </li></ul><ul><ul><li>Bases de datos: ventas, inventarios, precios, gastos, horas, documentacion, politicas </li></ul></ul><ul><ul><li>Formularios y descargas: Ordenes de trabajo, descripciones de cargo, planillas de mantenimiento, solicitudes, listados, certificados, reglamentos, manuales </li></ul></ul><ul><ul><li>Gráficos: Organigrama, mapa de contenidos, esquemas, cuadros. </li></ul></ul><ul><ul><li>Documentacion Técnica, operativa, gestión humana, calidad </li></ul></ul><ul><li>Información institucional y noticias relacionadas </li></ul><ul><li>Encuestas, Boletin electronico </li></ul><ul><li>Navegación Consistente </li></ul><ul><li>Uso restringido de Multimedia </li></ul><ul><li>Directorio Org.+ MiniDirectorio + Perfiles </li></ul><ul><li>Personalización del sitio </li></ul><ul><li>Glosario de Términos, </li></ul><ul><li>Administrador de enlaces web </li></ul><ul><li>Consulta horas extras </li></ul><ul><li>Estadísticas de reclamos </li></ul><ul><li>Metas diarias </li></ul><ul><li>Indicadores de gestión </li></ul><ul><li>Preguntas frecuentes </li></ul><ul><li>Pool de Especialistas </li></ul><ul><li>Sistema de anuncios </li></ul>
    19. 19. ideas <ul><li>Tour primeras visitas </li></ul><ul><li>El día de la intranet </li></ul><ul><li>Entrenamiento en línea </li></ul><ul><li>Felicitaciones vía intranet </li></ul><ul><li>Bienvenida y notificación nuevos miembros / empleados </li></ul><ul><li>Auditorías grupales o tematicas </li></ul><ul><li>Benchmarking </li></ul>
    20. 20. evolución <ul><li>Intranet 1.0 </li></ul><ul><li>Intranet 2.0 </li></ul><ul><li>Noticias corporativas </li></ul><ul><li>Palabras ejecutivos </li></ul><ul><li>Taxonomia </li></ul><ul><li>Encuestras </li></ul><ul><li>Transimisión anual </li></ul><ul><li>CMS </li></ul><ul><li>Directorios A-Z </li></ul><ul><li>Contenido pegajoso </li></ul><ul><li>Publicar noticias </li></ul><ul><li>Blog ejecutivo </li></ul><ul><li>social tagging </li></ul><ul><li>Foros de Discusión </li></ul><ul><li>Transmisión regular </li></ul><ul><li>Wikis </li></ul><ul><li>Tagging </li></ul><ul><li>RSS </li></ul>

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