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Universidad Técnica de Manabí
Facultad de Ciencias Administrativas y Económicas
Carrera de Contabilidad y Auditoría
Sistem...
EL CONTROL INTERNO Y LAS OPERACIONES CONTABLES.
El control interno es la base sobre la cual descansa la confiablidad de un...
Importancia y objetivos del control interno
El control interno contable representa el soporte bajo el cual descansa la con...
Los controles pueden ser preventivos o de detección, esta clasificación de los controles
depende del momento en el cual se...
administración del negocio.
A continuación veremos los objetivos del control interno referentes a la integridad,
existenci...
 Los ingresos no operacionales corresponderán a operaciones diferentes a las del giro
principal de los negocios.
De esta ...
AUTORIZACIÓN
Todas las transacciones llevadas a cabo en una empresa tienen implícita una autorización.
Un sistema contable...
Toda requisición de compra de materiales para el departamento de planta, deberé
estar firmado por el encargado de planta y...
Los objetivos de custodia se establecen para tratar de controlar el uso o disposición no
autorizada de los activos de la e...
cabo por las empresas. La primera definición formal de lo que representa o se debe
entender sobre el control interno, fue ...
control interno bajo los siguientes términos:
“El control interno comprende el plan de organización y todos los métodos y
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 Asegurar la exactitud de los registros financieros
Los controles internos contables pueden clasificarse en tres tipos qu...
De esta forma las operaciones están sujetas, en primer lugar, a la verificación de las
transacciones respecto a: autorizac...
COMPETENCIA DEL PERSONAL
La competencia del personal se refiere a las políticas y procedimientos que tiene una
empresa par...
vista de las unidades homogéneas que componen la organización. En la figura 14-4, se
muestra un ejemplo de organigrama est...
FIGURA 14-6 Organigrama funcional parcial, del organigrama estructural mostrado en la
figura 14-4
ESTABLECIMIENTO DE NIVEL...
Un sistema de autorizaciones se establece para proveer un adecuado control contable sobre
los activos, pasivos, ingresos, ...
SEGREGACION DE FUNCIONES
La segregación de funciones establece que un empleado o departamento no puede realizar
funciones ...
de acuerdo con intereses parciales o de grupo. Si esto es así, se puede estar en ausencia total
de una conciencia de contr...
CONTROLES DE EXISTENCIA
Una de las preocupaciones de toda gerencia, debe ser que la entidad registre sólo aquellas
operaci...
los documentos que soportan los registros contables cuando se está registrando una factura
debe asentarse en el mayor gene...
Los controles de custodia sirven para asegurarse de que los activos valiosos y movibles
están resguardados del riesgo de r...
Todas y cada una de las técnicas anteriormente nombradas tienen el mismo objetivo, la
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ACTIVO FIJO
RESPUESTA
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Por departamentos de la empresa
El formato no varía con respecto al anteriormente mostrado, sólo que las preguntas son
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ejemplo:
Tecnología 46, C.A.
Narrativo de Propiedad, Planta y Equipo
La cuenta de activos fijos es manejada a nivel de det...
FLUJOGRAMAS
Los flujogramas son técnicas de documentación, más gráficas que narrativas. Se utilizan
cuando se desea tener ...
profundidad en el trabajo del contador público. Los puntos de observación varían en el
grado de importancia, es decir, hab...
CONFIDENCIAL
Sr. Raúl APitz G. Presidente
PINTURAS 015, C.A
Av. Sur 8 con Carretera Nacional,
Valencia, Estado Carabobo.
E...
desempeño de sus funciones asignadas. Nuestra consideración de la estructura de control
interno no necesariamente revelan ...
Generales.
Manual de Normas y Procedimientos.
La empresa no posee un manual de normas y procedimientos administrativos par...
 Las conciliaciones bancarias no se encuentran actualizadas a la fecha de
presentación de los estados financieros.
 Exis...
RESUMEN
El control interno es la base sobre la cual descansa la contabilidad de su sistema contable.
Todas las operaciones...
un control de exactitud permite registrar operaciones únicamente por los montos que
reflejan los documentos originales; un...
BIBLIOGRAFÍA:
SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES
AUTOR: FERNANDO CATACORA CARPIO 1997
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El control interno y las operaciones contables sistematización contable y financiera

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El control interno es la base sobre la cual descansa la confiablidad de un sistema contable, el grado de fortaleza del control interno determinará si existe una seguridad razonable, de que las operaciones reflejadas en los estados financieros son confiables, o no. Una debilidad importante del control interno, o un sistema, de control interno poco confiable, representa un aspecto negativo dentro de la estructura de un sistema contable.

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El control interno y las operaciones contables sistematización contable y financiera

  1. 1. Universidad Técnica de Manabí Facultad de Ciencias Administrativas y Económicas Carrera de Contabilidad y Auditoría Sistematización Contable y Financiera Tema: Autoras: Curso: Ambiente: Catedrática:
  2. 2. EL CONTROL INTERNO Y LAS OPERACIONES CONTABLES. El control interno es la base sobre la cual descansa la confiablidad de un sistema contable, el grado de fortaleza del control interno determinará si existe una seguridad razonable, de que las operaciones reflejadas en los estados financieros son confiables, o no. Una debilidad importante del control interno, o un sistema, de control interno poco confiable, representa un aspecto negativo dentro de la estructura de un sistema contable. El mantener una adecuada estructura de control interno es responsabilidad de una gerencia la cual debe realizar las estimaciones necesarias para asegurarse de que los beneficios esperados por la implantación de los procedimientos de control, son superiores a los costos de estos respectivos procedimientos.; los objetivos del control interno son proveer a ‘la gerencia de una seguridad razonable, pero no absoluta de que los activos, especialmente los valiosos- y movibles, están protegidos contra pérdidas por el uso o disposición no .autorizado, y que las operaciones son realizadas con autorización de la gerencia, y registradas adecuadamente para permitir la elaboración de estados financieros de conformidad con principios de contabilidad de aceptación general. Las transacciones de una empresa son reflejadas en los estados financieros, a través del sistema contable que registra estas transacciones de acuerdo con ciertas normas y procedimientos contables en todo el proceso de capturar, validar, procesar y emitir la información contable, está inherente la necesidad de establecer controles internos de tal forma, que los estados financieros tengan el grado de confianza necesario sobre lo que reflejan las cifras: Un sistema de control interno se establece bajo la premisa del concepto-de costo/beneficio. El postulado principal al establecer controles internos, consiste en diseñar pautas de control cuyo beneficio supere el costo de los mismos. El objetivo básico del capítulo es estudiar minuciosamente, el enfoque de control interno contable que debe seguirse en la implantación y revisión de un sistema de control interno.
  3. 3. Importancia y objetivos del control interno El control interno contable representa el soporte bajo el cual descansa la confiabilidad de un sistema contable. Un sistema de control interno es importante por cuanto no se limita únicamente a la confiabilidad en la manifestación de las cifras que son reflejadas en los estados financieros, sino también evalúa el nivel de eficiencia operacional en procesos contables y administrativos. El control interno en una entidad está orientado a prevenir o detectar errores e irregularidades, es la intencionalidad del hecho; el término errores se refiere a errores u omisiones no intencionales, las irregularidades se refieren a errores u omisiones intencionales. El sistema de control interno debe brindar una confianza razonable de que los estados financieros han sido elaborados bajo un esquema de controles que disminuyan la probabilidad de tener errores sustanciales en los estados financieros. Con respecto a las irregularidades, el sistema de control interno debe estar preparado para descubrir o evitar cualquier irregularidad que se relacione con falsificación, fraude o colusión, y aunque posiblemente los montos no sean significativos con respecto a los estado financieros, es importante que se eviten o estos sean descubiertos oportunamente, debido a que tienen implicaciones sobre la correcta conducción del negocio. El procesamiento de transacciones es una función de los sistemas contables que consisten en capturar, procesar, validar y emitir la información financiera. El procesamiento de las transacciones dentro de las corrientes de información contable incluyen y procesos y controles. Los procesos son actividades que originan, cambian o transforman la información, los controles sirven para verificar la exactitud de un proceso, los procesos se diferencian de los controles porque los primeros no nos dejan evidencia de que se han ejecutado correctamente.
  4. 4. Los controles pueden ser preventivos o de detección, esta clasificación de los controles depende del momento en el cual se ejecuta el control con relación al proceso. Los controles preventivos son aquellos que se ejecutan antes de la ejecución de un proceso, ejemplos de controles preventivos son los siguientes:  El inventario que ingresa al almacén se recibe solamente con base en autorizaciones, y son contados e inspeccionados antes de ser ingresados al sistema.  Revisión y aprobación de los comprobantes de diario Los controles de detección se aplican durante o después de un proceso; la eficacia de los controles defectivos dependerá principalmente del intervalo de tiempo transcurrido entre la ejecución del proceso y la ejecución del control. Algunos ejemplos de controles de detección son los siguientes: * Reconciliaciones de cuentas de auxiliares vs. mayor ; * Emisión de listados de excepciones * Cuadre de totales débitos y créditos al grabar comprobantes contables Los objetivos generales del control interno son los siguientes: * Custodia de los activos * Captura y proceso de la información en forma completa y exacta * La correcta conducción del negocio de acuerdo con las políticas de la compañía Los dos primeros objetivos generales nos conducen a objetivos específicos del control, que son los siguientes * Integridad * Existencia * Exactitud * Autorización : * Custodia. ' Ei objetivo referente a la conducción del negocio depende principalmente de la actitud de la gerencia y tiene limitaciones para ser evaluado, especialmente porque se refiere a la
  5. 5. administración del negocio. A continuación veremos los objetivos del control interno referentes a la integridad, existencia y exactitud de la información, autorización de las transacciones y custodia de los activos. INTEGRIDAD Los objetivos de integridad permiten asegurar que se registran todas las transacciones en el período al cual corresponden. Las violaciones al objetivo de integridad existen cuando el inicio de las transacciones o en el procesamiento no se incluye toda la información. Los controles internos de pre numeración de formularios o controles de totales de lotes apoyan, él objetivó de integridad.  Una violación de los controles internos de integridad para un proceso de facturación, sería obviar el registro de las operaciones en forma cronológica. EXISTENCIA Los objetivos de existencia permiten asegurar que sólo se registren operaciones que afecten la entidad. El objetivo de existencia de los controles internos minimiza el riesgo de qué los registros contables contengan información que no corresponde a transacciones reales de la entidad. Los estados financieros deben reflejar solamente las operaciones o intercambios que realmente hayan afectado una entidad. Bajó esta, premisa podemos señalar, por ejemplo, lo siguiente:  Las cuentas por cobrar comerciales deben ser el resultado de transacciones de venta efectivamente realizadas, de acuerdo con los principios de contabilidad aplicables a las operaciones correspondientes.  Los cargos periódicos por depreciación deben corresponder a activos que realmente existan y se hayan capitalizado adecuadamente, de acuerdo con políticas y procedimientos adoptados por la gerencia.  Los costos de ventas cargados a un período corresponderán a mercancía que efectivamente se hayan transferido a los clientes, bajo los principio de la realización de un ingreso.
  6. 6.  Los ingresos no operacionales corresponderán a operaciones diferentes a las del giro principal de los negocios. De esta forma, se pueden mencionar varios ejemplos que permitan aclarar el objetivo de existencia para las operaciones contables de una empresa. Para verificar el objetivo de existencia de una operación, debemos tener siempre presente el principio de entidad, el cual establece que las operaciones registradas en una empresa deben corresponder a operaciones efectivamente realizadas por ésta. EXACTITUD En todo intercambio o transacción, existe una consideración acerca de las cantidades que se están transando o traspasando. Cuando se adquiere un activo, el valor inicial y aplicable para su registro es el costo del mismo o costo histórico. En el caso específico del activo, el costo se refiere al valor del activo individual más todos aquellos costos relacionados y necesarios para ponerlo en funcionamiento. Bajo un sistema de control interno adecuado, los registros contables deben ser anotados en los libros por el valor que realmente representan, es decir, el costo de un activo fijo para una entidad fue de 10.000.000 de unidades monetarias, ésa debe ser la cifra para su registro, y no otra. El objetivo de exactitud establece que las operaciones deben registrarse al valor que realmente se deriva de ellas. Este objetivo es sumamente importante ya que exige que las cifras sean registradas en forma exacta. Debemos recordar que los estados financieros no reflejan necesariamente una exactitud total de las cifras; por el contrario, el término aplicable es el de razonabilidad de cifras. La exactitud es indispensable que sea establecida en el momento en que se captura información fuente o se genere la transacción. Un control de doble chequeo de cantidades y precios, por ejemplo, puede ayudar a verificar la exactitud de una factura de un proveedor, a fin de registrar el inventario y el pasivo correctamente.
  7. 7. AUTORIZACIÓN Todas las transacciones llevadas a cabo en una empresa tienen implícita una autorización. Un sistema contable no puede procesar transacciones que no se encuentren autorizadas por algún funcionario competente. Para el procesamiento de la información, pueden existir distintos niveles de autorización. Desde el punto de vista de un sistema manual, un objetivo de autorización debe establecer límites al inicio, continuación o finalización di una operación contable con base en políticas y procedimientos establecidos. Las autorizaciones de un sistema contable deben establecerse como una necesidad para sentar las bases da la confiabilidad del sistema como un todo. En la figura 14-1, se muestra en forma parcial, la emisión de un régimen de autorizaciones a través de un manual de políticas. En el manual mostrado en la figura 14-1, se establece una limitación para la compra de un activo fijo t cierto monto. Este tipo de limitación corresponde a políticas de autorizaciones emitidas para el trabajo manual y que no implican, por ejemplo, el acceso a un sistema contable mecanizado. De esta forma, una empresa tendrá establecido por ejemplo, las autorizaciones que deberán tener las siguientes operaciones:  Compra de materiales de oficina y mantenimientos generales  Compra de activos fijos GERENCIA ADMINISTRACION Y FINANZAS IDENTIFICACION PAGINA 1 SISTEMA: COMPRAS MATERIA: RÉGIMEN DE AUTORIZACIONES Objetivo: Este documento las normas referentes a los niveles de cargos que tendrán autorización para aprobar la ejecución de las operaciones aquí reguladas. 1. OPERACIONES DE COMPRA 1.1. Requisiciones de compra Las compras de bienes y activos por montos que superen las 500.000,00 unidades monetarias, estarán sujetas a la elaboración de una requisición de Compra, que será autorizada y firmada por los funcionarios según las reglas que siguen: 1.1.1. Compra de materia prima La requisición de compra de materia prima y material de empaque, será firmada por el jefe de compras y autorizada por el gerente de logística. 1.1.2. Compra de repuestos y materiales
  8. 8. Toda requisición de compra de materiales para el departamento de planta, deberé estar firmado por el encargado de planta y autorizado por el gerente de manufactura. l.1.3. Compra de materiales de oficina y mantenimiento generales La requisición de compra de materiales de oficina, papelería, artículos para mantenimiento de oficina y mobiliario, cafetería y similares, será firmada por el jefe de servicios generales y autorizada por el gerente de administración. 1.1.4. Compra de activos fijos La requisición de compra para activos fijos que no supere las 50.000,00 unidades monetarias, llevara la firma del gerente de la unidad solicitante y la autorización del gerente de administración y finanzas. FIGURA. 14-1 Ejemplo de régimen de autorizaciones para un sistema de compras. Cuando se está hablando de las autorizaciones de un sistema contable mecanizado, éstas se refieren a los niveles de iniciación, procesamiento y emisión de información contable financiera. Este tipo de información es conocida caí el ámbito informático como perfiles de usuarios o perfiles de seguridad. En la figura 14-2, se muestra un reporte en el cual se indica una salida de perfiles de usuario para Un sistema contable mecanizado. Nótese que para cada usuario definido en el sistema, se muestran las distintas combinaciones de acceso que pueden darse. Existirán algunos usuarios que tendrán acceso a cualquier, tipo de información y otros, restringidos sólo para ciertas opciones del sistema. CUSTODIA Identificación usuario Nivel autoriz. cuentas Modificac. periodo cerrado Cerrar periodo Actualizar cuentas auxiliar Aprobación comprobante Tipos de comprobante . autorizados a aprobar Andrade 9 N N N N ---- Arteaga 5 N N N N -- Barrios 9 N N N N -- Duarte 9 N N S N -- García 9 S S s S 1-2-3-4-S-6-7-8-9 Gerente 9 N N s S‘ 1-3-5-6-7-8-9 Linares 5 S S s s 1-2-3-4-S-6-7-8-9
  9. 9. Los objetivos de custodia se establecen para tratar de controlar el uso o disposición no autorizada de los activos de la empresa. Este objetivo se cumple a través de dos tipos de controles:  Controles de custodia física  Controles de existencia física Los controles sobre la custodia física de los activos son diseñados para prevenir o detectar el uso no autorizado de los activos durante el período en el que se encuentran bajo custodia de un individuo o departamento, especialmente interesa la custodia física de los activos valiosos y movibles tales como el efectivo, inventario, cuentas por cobrar, vehículos, etc. Cuando diseñamos procedimientos de control sobre la custodia física debemos tomar a cuenta lo siguiente:  Los activos que ingresan sólo se reciben con autorizaciones, son contados a inspeccionados y asignada su responsabilidad a un individuo o departamento en particular.  Los activos que salen son contados e inspeccionados y se releva de la responsabilidad de su custodia, al individuo o departamento al cual se le había asignado esta responsabilidad. Los controles sobre la existencia física están diseñados para detectar si las cantidades o valores mantenidos en custodia coinciden con los registros. Estos controles incluyen conteos periódicos de inventario u otros activos, arqueos de fondos fijos, arqueos de facturas, etc. Con respecto a los controles de custodia debemos tener presente que el individuo o departamento que ejerza el control sobre la custodia física no puede tener responsabilidades sobre los controles de los registros, por ejemplo, el jefe de almacén no puede ser responsable de manejar el listado de inventario y hacer ajustes al mismo. DEFINICIÓN, CLASIFICACIÓN Y CONDICIONES Existen diversos cuerpos colegiados de la profesión contable que han definido sistemáticamente el concepto de control interno en el contexto de las operaciones llevadas a
  10. 10. cabo por las empresas. La primera definición formal de lo que representa o se debe entender sobre el control interno, fue emitida por la Junta de Normas de Auditoría del Instituto Americano de Contadores Públicos en el SAS N°1, párrafo 320.09. Esta definición de control interno, fue el punto de partida que sirvió para establecer uno de los conceptos más importantes desarrollados por la profesión contable. El SAS N°1, expresamente dice lo siguiente acerca del control interno. El control, interno en un sentido amplio, incluye..., por consiguiente, controles que pueden ser contables o administrativos como sigue: a) Los controles contables comprenden el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que tienen que ver principalmente y están relacionados directamente con la protección de los activos y la contabilidad de los registros financiaros, Generalmente Incluyen controles tales como los sistemas de, autorización y aprobación, segregación de tareas relativas a la anotación de registros e informes contables de aquellas concernientes a las operaciones o custodia de los activos, los controles físicos sobre los activos y la Auditoría interna b) Los controles administrativos comprenden el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que están relacionados principalmente con la eficiencia de las operaciones, la adhesión a las políticas gerenciales y que, por lo común, sólo tienen que ver indirectamente con los registros financieros. Generalmente Incluyen controles tales como los análisis estadísticos, estudios de ’tiempo y movimientos, informes de actuación, programas de adiestramiento del personal y controles de calidad". El Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados ha sido una entidad que se ha caracterizado por la frecuente producción de literatura contable, la cual ha sido tomada como fuente y norte para la emisión y pronunciamiento de nuevos conocimientos en la profesión contable, por parte de otros cuerpos colegiados. La contribución de conocimiento ha sido sustancial y en general, la literatura contable es sumamente amplia y variada, sin embargo, si nos preguntáramos cuál es una de las piedras angulares del conocimiento contable, nuestra respuesta no podría pasar por alto toda la teoría del control interno. Otro cuerpo colegiado que ha contribuido en forma importante a la generación del conocimiento contable, es el Instituto Mexicano de Contadores Públicos, este organismo ha definido el
  11. 11. control interno bajo los siguientes términos: “El control interno comprende el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que en forma coordinada se adoptan en un negocio para salvaguardar sus activos, verificar la razonabilidad y confiabilidad de la información financiera, promover la eficiencia operacional y cumplir la adherencia a las políticas previstas por la administración." En forma más o menos similar, las dos definiciones abarcan los siguientes objetivos: • Proteger los activos • Asegurar registros contables completos y exactos • Fomentar la eficiencia operacional • Estimular el cumplimiento de las políticas CLASIFICACIÓN Tomando en definiciones explicadas, se puede clasificar el control interno, en atención a su naturaleza, en:  Controles internos administrativos  Controles internos contables Los controles internos administrativos generalmente no tienen relación directa con las cifras de los estados financieros, pero tienen como objetivos básicos establecer lo siguiente:  Plan de organización  Métodos y procedimientos relacionados con la eficiencia de las operaciones  Adhesión a las políticas gerenciales Los controles internos contables por el contrario, sí tienen relación directa o efecto »obre las cifras de los estados financieros, e incluyen al menos, lo siguiente  Métodos y procedimientos relacionados, que tienen que ver con la protección de activos.  Autorización de las operaciones.
  12. 12.  Asegurar la exactitud de los registros financieros Los controles internos contables pueden clasificarse en tres tipos que dependen del momento en que se ejecutan:  Controles para la captura de los datos  Controles para el procesamiento  Controles en la salida de la información . En la parte inferior del gráfico, se encuentran las transacciones fuente, las cuales están, en una primera instancia, sujetas a los controles internos de tipo contable, a fin de cumplir con los siguientes objetivos:  Protección de los activos  Autorización de las operaciones  Asegurar la-exactitud de los registros contables Estados financieros  Balance General  Estado de Ganancias o Pérdidas  Estado de Movimiento en Efectivo Controles Internos Administrativos  Normas de rendimiento personal  Cumplimientos de metas presupuestarias  Evaluación de objetivos administrativos Controles Internos Contables  Conciliación de auxiliares con mayor  Niveles de aprobación establecidos para comprobantes contables  Perfiles de seguridad del sistema contable mecanizados  Políticas contables emitidas Transacciones Fuente  Cobranzas  Facturación  Compras  Pagos  Acumulaciones y provisiones  Movimientos de activos fijos FIGURA 14-3 Jerarquía entre los controles internos contables y administrativos.
  13. 13. De esta forma las operaciones están sujetas, en primer lugar, a la verificación de las transacciones respecto a: autorización, exactitud y registro adecuado de las mismas. En una segunda fase, los controles infernos administrativos aseguran que las operaciones se efectúen logrando un máximo de eficiencia, lo cual implica que éstas se lleven a cabo conforme a las políticas gerenciales y de acuerdo con un plan organizativo preestablecido. En este sentido, los controles internos tienen relación directa con las cifras de los estados financieros en su totalidad. Como se mencionó al principio del capítulo, la fortaleza o debilidad de los controles internos afectarán la confiabilidad de las cifras reflejadas en los estados financieros. Para que exista un adecuado sistema de control interno, deben darse ciertas condiciones que garanticen un mínimo grado de confiabilidad: veamos ahora cuáles son esas condiciones, y que de no cumplirse afectarían el grado de confiabilidad de las cifras reflejadas en los estados financieros. CONDICIONES Las condiciones de un sistema de control interno premisas que mantienen la fortaleza del sistema contable. Las condiciones de un sistema de control interno, son todas aquellas premisas bajo las cuales se mantiene la fortaleza del sistema en su totalidad. Para que un control interno funcione debe existir, por ejemplo, un compromiso formal entre los miembros de la organización a respetar, y hacer cumplir las políticas previamente establecidas, es decir, que exista una conciencia de control. Las condiciones para tener un adecuado sistema de control interno son:  Competencia del personal  Delimitaciones de responsabilidades  Establecimiento de niveles de autorización  Segregación de funciones  Conciencia de control  Canales de comunicación
  14. 14. COMPETENCIA DEL PERSONAL La competencia del personal se refiere a las políticas y procedimientos que tiene una empresa para contratar, supervisar y entrenar el personal, con el objetivo de que se encuentre suficientemente capacitado para desarrollar su trabajo. Un personal compélanla por lo general, creará un clima efectivo para el cumplimiento de las funcional y actividades en la empresa. Dentro de un departamento contable, debe crearse un perfil para cada caigo y/o función respectivamente, de tal forma que existan maneras de asegurarse de que al personal asciende con base en méritos y conocimientos. Por ejemplo, una política sana puede ser el contratar estrictamente a estudiantes de contaduría pública como analistas y auxiliares contables; de esta forma, se está asegurando que el personal posee los conocimientos básicos necesarios para llevar a cabo sus funciones. DELIMITACIÓN DE RESPONSABILIDADES La delimitación de responsabilidades establece que un adecuado sistema de control interno debe tener segregadas las actividades que realizan cada grupo de empleados en la empresa, y su ámbito de responsabilidad. De esta manera, por ejemplo, las funciones de cobranzas se encuentran normalmente centralizadas en un solo departamento. Esto tiene la ventaja de separar y establecer claramente, a quién corresponde una u otra tarea en la empresa. La delimitación pe responsabilidades se origina como una necesidad de la organización para establecer las fronteras de acción de cada individuo en su área de competencia. Una de las herramientas gerenciales básicas para separar las responsabilidades en la organización es la utilización de organigramas. Los organigramas o carta de organización indican las principales áreas en las cuales se subdivide una empresa. Los organigramas son gráficos que representan la estructura y forma de organización de una empresa, y en el cual se muestran las principales relaciones entre sus componentes. Los organigramas ayudan a entender el esquema lógico que define una entidad; Básicamente existen tres tipos de organigramas: estructurales, de posición y funcionales. Un organigrama estructural muestra la delimitación de responsabilidades desde el punto de
  15. 15. vista de las unidades homogéneas que componen la organización. En la figura 14-4, se muestra un ejemplo de organigrama estructural para una gerencia de contrataría. FIGURA 14-4 Ejemplo de organigrama estructural y de posición de contraloría Un organigrama de posición refleja la posición o cargo de cada una de las personas que tienen bajo su mando las estructuras que se definen en el organigrama estructural. La diferencia principal entre un organigrama estructural y el de posición, es que en el primero, se muestran unidades de responsabilidad homogéneas, mientras que en el segundo, existe una identificación de las personas que tienen responsabilidades dentro de la organización. FIGURA 14-5 Ejemplo de organigrama estructural y de posición de contraloría Un organigrama funcional plasma las funciones de cada una de las estructuras o cargos. En la figura 14-6, se muestra un ejemplo de organigrama funcional para la estructura de la gerencia de contraloría. Como se mencionó al principio, los organigramas son herramientas que ayudan a implantar la condición de delimitación de responsabilidades para el control interno. CONTRALORÍA TESORERÍA CONTABILIDAD SISTEMAS SERVICIOS GENERALES CONTRALOR GERENTE DE TESORERÍA GERENTE DE CONTABILIDAD GERENTE DE SISTEMAS GERENTE DE SERVICIOS GENERALES
  16. 16. FIGURA 14-6 Organigrama funcional parcial, del organigrama estructural mostrado en la figura 14-4 ESTABLECIMIENTO DE NIVELES DE AUTORIZACIÓN La tercera condición sobre la cual descansa un adecuado sistema de control interno se refiere al establecimiento de niveles de autorización, el cual requiere que las operaciones procesadas en el sistema contable, estén autorizadas por un funcionario competente, o de acuerdo con niveles de autorización preestablecidos. Un auxiliar contable por lo general, no debe estar autorizado para generar operaciones como el registro de estimaciones o reservas, sin autorización del gerente de contabilidad. Un gerente general no puede decretar un reparto de dividendos, sin la previa autorización de la asamblea de accionistas. De esta forma, cada operación que se registre en el sistema contable deberá estar autorizada por algún funcionario que tenga la delegación de autoridad respectiva. CONTRALORÍA TESORERÍA - Preparar flujos da caja y reportas de tipo financiero. - Controlarlar cobranzas y aspectos de crédito relacionados con los dientes. CONTABILIDAD - Elaborar los estados financieros de acuerdo con las normas establecidas por la empresa. - Asegurarse del adecuado registro de las operaciones. SISTEMAS - Implantar nuevos sistemas desarrollados en la empresa. - Prestar soporte téccnico a los usuarios que así lo quieran SERVICIOS GENERALES - coordinar el apyo logistico para las diferentes unidades en la organnzacion. - Suministrar los servicios de mesajería interna y externa en la empresa
  17. 17. Un sistema de autorizaciones se establece para proveer un adecuado control contable sobre los activos, pasivos, ingresos, costos y gastos. Es conveniente que el establecimiento de los niveles de autorización sea implantado a través de un manual de autorizaciones, en el cual se deberá detallar el tipo de autorización por cada funcionario. Las autorizaciones" dadas a cada gerente están plasmadas en varios tipos de documentos implantados por la empresa. Por ejemplo, es una práctica común en muchas compañías, el efectuar pagos, previa una solicitud de emisión de orden de pago. Este documento debe reflejar .todos aquellos datos que debe tener una autorización a los efectos del pago. En la figura 14-7; se muestra un formulario ejemplo de orden de pago. Nótese que el formulario lleva en su parte inferior, unos recuadros en donde cada funcionario autorizado deberá estampar su fuma en señal de aprobación. Una orden de pago no podrá ser procesada si no posee todas las autorizaciones respectivas. Algunos ejemplos de niveles de autorización son los siguientes:  Existencia de, por lo menos, dos fumas diferentes para autorizar el pago de los cheques.  Normas establecidas para la autorización de las operaciones que involucran montos importantes en los estados financieros.  Las compras de activos fijos se realizan previa autorización de funcionarios competentes.
  18. 18. SEGREGACION DE FUNCIONES La segregación de funciones establece que un empleado o departamento no puede realizar funciones que por su naturaleza sean incompatibles de ser llevadas a cabo por una sola persona o unidad. La segregación de funciones se convierte en requisito indispensable para el funcionamiento del control interno. Algunos ejemplos de segregación de funciones son los siguientes:  Debe existir independencia entre un cajero, el empleado responsable de los libros auxiliares de cuentas por cobrar y la persona que maneja el registro de las operaciones.  La supervisión del almacén no debe ser llevado a cabo por el departamento de compras  Los empleados responsables de los fondos fijos de caja chica no pueden tener función o acceso al registro de las operaciones.  El departamento de compras no debe autorizar pagos a los proveedores  Los custodios de los fondos fijos no pueden autorizar las operaciones realizadas por los fondos. CONCIENCIA DE CONTROL La gerencia de toda empresa es la responsable de la presentación de los estados financieros, esta presentación de los estados financieros está sujeta a la confiabilidad en la estructura de control interno. La conciencia de control representa la actitud que tiene la gerencia y los empleados responsables de hacer cumplir los controles, y su efecto global en el ambiente de control interno. Las instrucciones acerca del cumplimiento de las normas de control interno deben venir de la alta gerencia. Un alto compromiso para el cumplimiento del control interno, requiere que exista orden y disciplina a todos los niveles, pero que esa filosofía sea transmitida y se cumpla en forma descendente. El problema del asunto aquí planteado radica en que la gerencia puede tener la inclinación a modificar los estados financieros a su conveniencia,
  19. 19. de acuerdo con intereses parciales o de grupo. Si esto es así, se puede estar en ausencia total de una conciencia de control. Debe tenerse presente en todo momento que una empresa es, lo que quiere que sea su gerencia. CANALES DE COMUNICACIÓN Los canales de comunicación son todos los medios que la gerencia utiliza para hacer conocer sus objetivos, políticas, normas y procedimientos. Estos canales de comunicación están representados por memorándums, manuales, circulares y otro tipo de documentos. La fortaleza del control interno dependerá mucho de la calidad de las comunicaciones en la empresa. Obviamente si la gerencia no puede transmitir efectivamente sus políticas y normas, especialmente las relativas al control interno, éstas no se cumplirán. TIPOS BÁSICOS DE CONTROL INTERNO El control interno puede llevarse a cabo a través de la implantación de diversas técnicas para el chequeo y verificación de las operaciones. Se establecen distintas técnicas de control interno, a fin de dar respuesta y seguimiento a las siguientes interrogantes: • ¿Cómo se generan las transacciones? • ¿Cómo se procesan desde el momento en que se generan hasta que son registradas en el mayor general? • ¿Cómo se disponen los activos en la empresa? Para llevar a cabo los controles necesarios e inherentes a todo sistema de contabilidad, se disponen de los siguientes tipos básicos de control: • De existencia • De exactitud • De autorización • De custodia Cada uno de estos tipos de controles internos está dirigido a cumplir con el objetivo final de fortalecer el sistema en su totalidad. Veamos en qué consiste cada uno de éstos.
  20. 20. CONTROLES DE EXISTENCIA Una de las preocupaciones de toda gerencia, debe ser que la entidad registre sólo aquellas operaciones que existan y que tengan .efecto sobre ella. Los controles de existencia son aquellos controles que aseguran que las transacciones registradas existan y sean válidas. Una entidad no puede registrar en los libros operaciones no realizadas o que no sean reales. Por ejemplo, los siguientes controles aseguran el cumplimiento del objetivo de existencia: • Todo registro contable debe estar soportado por un documento original. • Los inventarios se deben recibir únicamente previa la verificación de su pedido, a través de la revisión de la orden de compra interna. • Toda cobranza debe estar soportada por el correspondiente recibo de cobro y la información necesaria para su registro: fecha de cobro, número de cheque, monto, número de factura que cancela y código del cuente. En el primer ejemplo, se asegura que todo registro debe tener algún soporte, esto implica que ningún registro contable puede ser iniciado sí no existe un documento previo que lo respalde. En algunas ocasiones, y esto puede suceder en muchas empresas, el soporte original de los registros no necesariamente debe estar archivado físicamente anexo al comprobante contable, sin embargo, una copia o fotocopia del documento original debe soportar su registro. En caso de ser esto difícil o sencillamente a fin de no incurrir en mayores costos, las compañías deben disponer de una adecuada organización de los registros para poder ubicar en todo caso, la información que soporte los registros contables, En el segundo ejemplo, el objetivo del control es igual, es decir, asegurarse de que la transacción existe desde todo punto de vista. Un almacén no puede recibir inventarios si no existe una previa verificación acerca de la solicitud de compra por parte del departamento de compras. En el tercer ejemplo, el recibo de cobro y el depósito respectivo, soporta la transacción de cobro realizada a los clientes para su posterior registro contable. CONTROLES DE EXACTITUD Toda transacción que sea susceptible de registro en el mayor general, debe ser cuantificable en términos monetarios. Por lo general, ese valor monetario se desprende de
  21. 21. los documentos que soportan los registros contables cuando se está registrando una factura debe asentarse en el mayor general, el monto que refleja tal Documento en caso en que los bienes recibidos estén de acuerdo con las especificaciones dadas al proveedor. Puede darse el caso de que un activo recibido tenga un valor menor al especificado en la factura, por ejemplo, un faltante en la recepción de mercancía; en este caso, la compañía debería emitir una nota de débito a la factura del proveedor y la cual será cargada a la cuenta del proveedor correspondiente. Los documentos de exactitud permiten registrar operaciones por los montos que reflejan los documentos originales que genera la transacción. Algunos ejemplos de controles de exactitud son los siguientes  Realización de doble verificación manual  Verificación manual de listado de validación  Revisión de listados de totales por lotes de transacciones CONTROLES DE AUTORIZACIÓN Los controles de autorización están orientados a permitir operaciones que son válidas desde el punto de vista interno. Un control de autorización le da validez a la existencia de una transacción y genera normalmente la continuación o no del procesamiento de la operación. Un control de autorización puede ser hecho en forma-manual o computarizada. Todos los controles internos que están relacionados con algún aspecto de PED. Algunos ejemplos de controles de autorización son los siguientes:  La emisión de cheques es autorizada por el tesorero para asegura' la adecuada provisión de fondos.  Todo registro contable en los libros, deberá estar autorizado por un funcionario competente para ello.  Las entradas de inventario al almacén general son autorizadas por el jefe de almacén, mediante la firma de éste en el informe de recepción. CONTROLES DE CUSTODIA En la definición dada acerca del control interno, se definió como un objetivo de éste, el salvaguardar los activo de importancia y que fueran susceptibles de disposición no autorizada.
  22. 22. Los controles de custodia sirven para asegurarse de que los activos valiosos y movibles están resguardados del riesgo de robo y pérdida. Se pueden enumerar varios ejemplos de controles de custodia, los cuales tienen el mismo objetivo, veamos algunos de ellos:  Existencia de cajas fuertes para chequeras en blanco o en formas continúas  Efectivo depositado en cajas fuertes que no son susceptibles de moverse fácilmente.  Fondos de caja chica manejados por una sola persona.  Salida de inventarios de! almacén realizada con base en una autorización escrita de algún funcionario competente.  Sistemas de seguridad para evitar el acceso de personas no autorizadas. Un ejemplo de empresas que requieren tener controles de custodia fuertes son las empresas de traslado de valores y las dedicadas a la industria de la televisión. En el primer caso, los controles de custodia empiezan desde el mismo instante en que una-persona realiza una solicitud de empleo en la empresa, hasta pasar por todos los controles propios de la custodia de valores; en el segundo caso, los controles se aplican cada vez que se tiene que realizar, por ejemplo, una transmisión de un programa en vivo y fuera de los estudios de grabación, debido a que se realiza un desplazamiento importante de activos que son monetariamente significativos. MÉTODOS DE DOCUMENTACIÓN Y EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO Cuando se evalúan los controles internos, la documentación de esta evaluación se realiza en los papeles de trabajo, los cuales deben estar elaborados de tal forma que soporten apropiadamente la evidencia de la evaluación de los sistemas, métodos y procedimientos del control interno general. Existen diferentes técnicas para documentar la evaluación del control interno contable, a saber:  Cuestionarios  Narrativos  Flujogramas
  23. 23. Todas y cada una de las técnicas anteriormente nombradas tienen el mismo objetivo, la mejor forma de documentación es aquella que aplique mejor para las circunstancias en las cuales se realiza el trabajo. CUESTIONARIOS Los cuestionarios son la técnica más antigua para documentar y evaluar el control interno y consiste en la formulación de preguntas agrupadas en una de las siguientes formas:  Por cuentas principales de los estados .financieros  Por departamentos de la empresa  Por ciclos del negocio  Generales POR CUENTAS PRINCIPALES DE LOS ESTADOS FINANCIEROS Un cuestionario realizado bajo este esquema, se estructura por cada rubro de los estados financieros, que se considere importante evaluar. Veamos un ejemplo: CUESTIONARIO FONDOS DE CAJA RESPUESTA REF Si No N/A 1. ¿Los fondos de caja son arqueados en forma periódica? 2. ¿Está prohibido a los custodios de los fondos el acceso a cobranzas de efectivo o numerario de otra fuente? 3. ¿Todos los desembolsos de fondos están soportados por algún documento? 4. ¿Los documentos de soporte son inutilizados al hacer la reposición del fondo? 5. ¿Los cheques son emitidos a nombre del encargado del fondo?
  24. 24. ACTIVO FIJO RESPUESTA REF SI NO N/A l. ¿Existen políticas establecidas para los activos fijos de la empresa respecto a  Depreciación Amortización  Capitalización  Valores residuales  Retiros.  Desembolsos fin exceso 2. La disposición de activos fijos se realiza con base en un nivel de autorizaciones establecido? 3. ¿Existen registros auxiliares para el control de los activos fijos y. éstos son reconciliados con el mayor general? 4. ¿Se revisan periódicamente las tasas de depreciación y amortización para determinar si cubren el uso excesivo, obsolescencia no prevista o exceso en el gasto registrado? CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES RESPUESTA Ref SI NO N/A 1. ¿Se tiene la política de emitir estados de cuenta a los clientes en forma periódica? ' 2. ¿Son reconciliados los saldos del mayor con los listados auxiliares de las cuencas por cobrar, y aclaradas oportunamente sus diferencias? 13.¿Los ajustes i las cuentas por cobrar son aprobados por algún funcionario autorizado 4. ¿Existen políticas establecidas para la fijación de límites de crédito y estas son cumplidas per el personal o departamento de crédito?
  25. 25. Por departamentos de la empresa El formato no varía con respecto al anteriormente mostrado, sólo que las preguntas son agrupadas con base en departamentos definidos según el organigrama de la empresa. Por ejemplo:  Producción  Compra  Cuentas por Pagar  Crédito y Cobranzas  Mercadeo Por ciclos de negocios Ampliamente usada para la revisión de estados financieros, un cuestionario de control interno elaborado bajo esta clasificación reduce la actividad ce! negocio a unos pocos ciclos, en donde las operaciones definidas en cada de éstos tienen algún tipo de relación. Por ejemplo, ciclos de: • Ingresos • Compras y Cuentas por Pagar • Producción • Nómina y otros Costos Relacionados Generales Un cuestionario bajo un esquema general establece preguntas que son generales para: • Todo el negocio • Varias áreas del negocio NARRATIVOS Al igual que los cuestionarios, los narrativos son técnicas que tienen el objetivo de documentar los controles internos, pero con la peculiaridad que se tiene un mayor nivel de detalle, en contraposición a los cuestionarios, que por lo general, son más puntuales. Con un narrativo, la evaluación y documentación de los controles internos es más detallado, de tal forma que se permite realizar comentarios a los aspectos en él reflejados. Veamos un
  26. 26. ejemplo: Tecnología 46, C.A. Narrativo de Propiedad, Planta y Equipo La cuenta de activos fijos es manejada a nivel de detalle con un sistema diseñado a la medida por el departamento de sistemas. El detalle del saldo del auxiliar es reconciliado por. el mayor general cada mes. De la reconciliación, no se deja evidencia escrita acerca de su realización. Lo reconciliación es realizada por el jefe de contabilidad general y este investiga las diferencias. La aprobación de la reconciliación es llevado a cobo por el gerente de administración y finanzas el cual revisa detalladamente, la disposición que se haga de las diferencies encontradas. La empresa posee las siguientes políticas no documentadas respecto a ciertas operaciones con sus activos fijos: a) Se considerarán castos del ejercicio aquellas compras de activas con un casto menor a 50.000.00 unidades monetarias y que tengan una vida útil menor a un año. b) Los activos serán depreciados usando el método de línea recta o el de números dígitos, de acuerdo con (as vides útiles estimadas, las cuales serán revisadas anualmente por el gerente de administración y finanzas. c) Las disposiciones de activos fijos deben ser aprobadas de la siguiente forma: Activos con un costo hasta de 1.000.000 de unidades monetarias, por el gerente de administración y Finanzas. Activos mayores a 1000.000 de unidades monetarias, por el gerente de administración y Finanzas y contador Todas las compras de activos fijos, deberán ser realzadas con una requisición y justificación del mismo, debiendo estar aprobada de acuerdo a lo explicado en el punto c de la política a las disposiciones. Una vez cada dos años se toma un inventario tísico de los activos y se realiza un reconciliación con el mayor general, para la cual no se aclaran oportunamente ¡as diferencias. Respecto a los seguros sobre los activos fijos, se ha observado que en los últimos dos años, existe una deficiencia en la cobertura de los mismos, por lo que la empresa deberá establecer una politice al respecto. .
  27. 27. FLUJOGRAMAS Los flujogramas son técnicas de documentación, más gráficas que narrativas. Se utilizan cuando se desea tener una primera apreciación acerca del funcionamiento de un procedimiento a nivel general, podemos tener los siguientes tipos de flujogramas: • Secuenciales • Columnares • Analíticos Los flujogramas aplicados al proceso de documentación de los controles internos tienen una función mis de ayuda gráfica para el entendimiento de un sistema, que el de documentación propiamente dicho, es decir, son complementarios Como se ha establecido, no podemos decir que existe una sola forma ideal para documentar los controles internos. Por esta razón, una combinación de cuestionarios para una primera aproximación y, flujogramas y narrativos que amplíen algún aspecto que interese al contador público en su trabajo, es la mejor combinación que puede tenerse para documentar el control interno. INFORME DE CONTROL INTERNO El informe ele control interno es un informe dirigido a la alta gerencia de una entidad, en el cual se detallan todas las situaciones o debilidades encontradas en la evaluación de los sistemas, métodos y procedimientos de contabilidad usados. El informe de control interno debe ser redactado en un estilo sobrio, en el cual no se debe en ningún caso personificar o señalar cargos específicos en la entidad, acerca de las responsabilidades detectadas como debilidad. Los informes pueden ser emitidos por el departamento de auditoria interna, o por el contador público independiente que ha examinado los estados financieros. Las responsabilidades de cada uno son diferentes, por tanto, el alcance del trabajo de evaluación del control interno contable y su informe relacionado. Es una exigencia la emisión de la carta de control interno para toda revisión de los estados financieros. Debe tenerse presente que no existe la empresa perfecta, por lo que en caso de no existir observaciones, tal situación puede originarse en todo caso por la falta de
  28. 28. profundidad en el trabajo del contador público. Los puntos de observación varían en el grado de importancia, es decir, habrá observaciones que desde el punto de vista del control interno, deberán ser subsanadas con mayor rapidez que otras. Una última observación referente a la carta de control interno es su carácter confidencial, lo que es necesario, a fin de proteger los intereses de la empresa a la cual se le hizo una revisión de las cifras, o de los sistemas contables en funcionamiento. El informe de control interno realizado por el contador público independiente recibe varias denominaciones, a saber: • Carta a la gerencia • Memorándum de control interno • Carta de observaciones de control interno A continuación un ejemplo
  29. 29. CONFIDENCIAL Sr. Raúl APitz G. Presidente PINTURAS 015, C.A Av. Sur 8 con Carretera Nacional, Valencia, Estado Carabobo. Estimado señor Apitz Hemos efectuado la auditoria de los estados financieros de Pinturas 015,CA, por el período terminado el 31 de diciembre de 1994 y sobre los cuales emitimos nuestro informe de fecha 15 de enero de 1995. Al planificar y efectuar nuestra auditoría de los estados financieros de Pinturas 015, C.A, consideramos su estructura de control interno para determinar el alcance de nuestros procedimientos sustantivos de auditoría con el propósito de expresar nuestra opinión sobre los estados financieros y no para emitir nuestra opinión sobre la estructura de control interno. No hemos considerado la estructura de control interno desde la fecha de nuestro informe. El mantenimiento de una adecuada estructura de control es responsabilidad de la gerencia. Debido a que existen limitaciones inherentes en cualquier estructura de control interno pueden ocurrir errores o irregularidades sin ser descubiertos. Además los controles que pudieran estar funcionando adecuadamente en un determinado momento podrían posteriormente ser deficientes debido a la inadecuada ejecución de los responsables para aplicarlo, así mismo, no podría garantizar se hacía períodos futuros lo adecuado de los controles actualmente existencia ya que pueden ocurrir cambios en la organización de Pinturas 015, C.A Una debilidad importante es una condición en la cual el diseño u operación de los elementos específicos de la estructura de control interno no reduce a un nivel relativamente bajo el riesgo de que puedan ocurrir errores o irregularidades en montos que serían importantes en relación con los estados financieros que están siendo examinados y no sean detectados dentro de un período de tiempo por los empleados en el curso normal del
  30. 30. desempeño de sus funciones asignadas. Nuestra consideración de la estructura de control interno no necesariamente revelan todos los aspectos en la estructura de control interno que pudiera ser debilidades importantes según las normas profesionales. Sin embargo no identificamos la existencia de situaciones que involucren la estructura del control i terno y su operación que pudieran representar una debilidad importante según se definió anteriormente. Durante nuestra auditoría, observamos algunos aspectos que involucran la estructura del control interno y otros asuntos operacionales que se presentan para su consideración. Estos comentarios y recomendaciones todos los cuales han sido discutidos con el personal de gerencia apropiado, tienen el propósito de mejorar la estructura de control interno o la eficiencia operacional, y se presentan a continuación. Hasta aquí, el contador público ha explicado lo siguiente:  El objetivo de la evaluación del control interno.  La observación de no haber considerado el sistema de control interno desde la fecha del informe.  Limitaciones de un sistema de control interno.  Lo que se considera una debilidad importante del control interno.  La observación importante, según lo definido por el contador, respecto a la interpretación de debilidades de control interno.  Detallar de las observaciones que no se consideran debilidades importantes y que previamente, han sido discutidas con el personal gerencial apropiado. A continuación, el contador público explica en forma detallada todas las observaciones encontradas a lo largo de su trabajo:
  31. 31. Generales. Manual de Normas y Procedimientos. La empresa no posee un manual de normas y procedimientos administrativos para orientar el trabajo de los empleados en cada una de las áreas operativas de la compañía. La existencia de un manual formalmente establecido por la gerencia podría dar lugar a que los procedimientos sean desviados de acuerdo con lo establecido por la gerencia de la empresa. Archivo de contabilidad. Toda empresa debe poseer un adecuado sistema para el resguardo y archivo de la documentación que soporta los registros contables y transacciones llevadas a cabo por la entidad. Nuestras observaciones respectos a este punto son las siguientes.  Los libros legales se encuentran a la disposición de los empleados del departamento de contabilidad, y no en una bóveda de seguridad. Los libros Diario, Mayor, inventarios y balance de accionistas de asambleas de accionistas y de asambleas de junta directiva se encuentran bajo esta situación.  Los comprobantes con antigüedad de cinco años son mantenidos en su totalidad en el archivo de contabilidad; lo cual congestiona el fácil acceso a los registros de los ejercicios más recientes.  No se mantienen equipos de seguridad para casos de incendios, lo cual puede tener consecuencias gravea debido al gran volumen de documentación almacenada en el archivo. Efectivo en caja y bancos. Uno de los aspectos más importantes de control interno sobre el efectivo es el referente a la conciliación oportuna de los saldos de los registros contables vs. Los estados de cuenta recibidos de las instituciones financieras. A la fecha de nuestra revisión se pudo observar lo siguiente.
  32. 32.  Las conciliaciones bancarias no se encuentran actualizadas a la fecha de presentación de los estados financieros.  Existía un gran volumen de partidas en conciliación, las cuales no habían sido analizadas y con una antigüedad mayor a 180 días.  Las conciliaciones no tenían evidencia de haber sido revisadas y aprobadas por algún funcionario autorizado. Los ejemplos anteriores son sólo una pequeña muestra de lo que un contador público puede reflejar en su Informe de Control Interno. Seguidamente, se muestra la última parte que pudiese incluir la carta a la gerencia.  Estas condiciones fueron consideradas para determinar la naturaleza, oportunidad y alcance de las pruebas de auditoría aplicadas en nuestra auditoría de los estados financieros de 1994, pero la existencia de las situaciones mencionadas no afectan en forma importante los estados financieros de la empresa.  Este informe ha sido preparado solamente para información y uso del directorio y gerencia de pinturas 015,C.A  Deseamos aprovechar esta oportunidad para agradecer las cortesías y ayudas que recibimos por parte del personal de la compañía durante el curso de nuestra auditoría. Muy atentamente. GARCÍA CONTRERAS Contadores Públicos Lic. Vanessa García Bolívar C.P.C N° 30.850
  33. 33. RESUMEN El control interno es la base sobre la cual descansa la contabilidad de su sistema contable. Todas las operaciones contables necesariamente están sujetas al control interno que establece una entidad. El grado de fortaleza del control interno determinará si existe una seguridad razonable de que las operaciones reflejadas Los estados Financieros son confiables, o no. El mantener una adecuada estructura del control interno es responsabilidad de la gerencia de una entidad, la cual debe realizar las estimaciones necesarias para asegurarse que los beneficios esperados por la implantación de los procedimientos de control, son superiores a los costos de estos respectivos procedimientos. Los objetivos del control interno son proveer a la gerencia una seguridad razonable, pero no absoluta de que los activos valiosos y movibles están protegidos contra pérdidas por uso o disposición no autorizadas, y que las operaciones son realizadas con autorización de la gerencia, y registradas de acuerdo con principios de contabilidad de aceptación general. El objetivo de integridad asegura que todas las operaciones son registradas en el período al cual corresponden. La exactitud requiere que las transacciones sean contabilizadas en los registros por el valor que se derivan de tas operaciones. El objetivo de autorización establece que un sistema contable de control interno no puede permitir el registro de operaciones que no se encuentren autorizadas por algún funcionario competente. El objetivo de existencia establece que una entidad solo puede contabilizar en sus registros, operaciones n intercambios que realmente, hayan afectado la posición financiera, o de resultados de la entidad. El objetivo de custodia se establece para tratar de controlar el uso o disposición no autorizada de los activos de la empresa. Todas las definiciones de control interno establecen que éste se encuentra dirigido a proteger activos, asegurar la exactitud de los registros contables, fomentar la eficiencia operacional y estimular el cumplimiento de las políticas de la entidad. Los controles internos pueden ser clasificados en: administrativos y contables. Las condiciones para un control interno adecuado son las siguientes: competencia del personal, delimitación de responsabilidades, establecimiento de niveles de autorización, segregación de funciones, conciencia de control y canales de comunicación. Los tipos básicos de control podemos dividirlos en: controles de existencia, de exactitud, de autorización y de custodia. Un control de existencia asegura que sólo se registran operaciones o transacciones que existen;
  34. 34. un control de exactitud permite registrar operaciones únicamente por los montos que reflejan los documentos originales; un control de autorización permite que se efectúen operaciones que son válidas desde el punto de vista interno; un control de custodia se establece para asegurar que los activos valiosos y movibles, están resguardados contra el robo y/o pérdida. La documentación de la evaluación del control interno puede ser realizada por medio de: cuestionarios, narrativos y flujogramas. Los cuestionarios están enfocados a preguntas puntuales que determina la existencia o no de un control interno, las preguntas pueden estar agrupadas por: cuentas, departamentos, ciclos del negocio generales. Los narrativos consisten en un texto en el cual se plasma un procedimiento en forma secuencial; generalmente, éstos explican en forma detallada el proceso que sigue la empresa para alguna situación específica. La última forma por la cual puede ser documentado el control interno, es a través de los flujogramas, los cuales pueden ser: secuenciales, columnares y analíticos. Los flujogramas tienen un objetivo más grafico que narrativo son un complemento de las dos técnicas anteriormente nombradas. Todo el producto final de la evaluación de los controles internos es plasmado a través de informes los cuales pueden ser realizados por auditores internos o externos, el contador público independiente, o auditor externo, utiliza un informe denominado carta a la gerencia. Este informe se redacta en un estilo impersonal.
  35. 35. BIBLIOGRAFÍA: SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES AUTOR: FERNANDO CATACORA CARPIO 1997

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