Come Ho Pensato La Mia Agenzia

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La presentazione di Alessandro Oliveri al Tarvelcamp 2008

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Come Ho Pensato La Mia Agenzia

  1. 1. Come ho pensato la mia agenzia Organizzazione tecnologica
  2. 2. Perché al Travelcamp? <ul><li>Me lo ha chiesto Giovanni Frenda sul blog AdVItalia.org </li></ul><ul><li>I cambiamenti in atto a livello globale (leggi “Wikinomics” e intervento di Paolo Zaccheo al Travelcamp di Rimini) impongono un ripensamento interno </li></ul>
  3. 3. Sistema Informativo Elettronico <ul><li>Ogni giorno lavoriamo, spesso inconsapevolmente, con una mole enorme di dati che diventano informazione solo quando hanno utilità per qualcuno (soprattutto il cliente ma anche l’agente di viaggi) </li></ul><ul><li>Chi vive ogni giorno in agenzia archivia questi dati nella propria testa e spesso conosce molto bene i clienti, i fornitori, le offerte, etc. </li></ul>Sistema Informativo Elettronico
  4. 4. <ul><li>A volte si prende qualche appunto su carta, a volte si scrive sul computer… </li></ul><ul><li>comunque molto spesso i dati e le informazioni sono legate alla persona che ne viene a conoscenza per prima </li></ul><ul><li>e spesso anche alla scrivania nel cui computer o nei cui cassetti sono conservate </li></ul>Sistema Informativo Elettronico
  5. 5. <ul><li>con il risultato che aumentano i tempi di produzione delle informazioni e quindi: </li></ul><ul><ul><li>i costi dell’agenzia </li></ul></ul><ul><ul><li>i tempi di attesa dei clienti </li></ul></ul><ul><li>e in un epoca in cui i clienti sono sempre più informati e abituati a pretendere risposte veloci spesso veniamo giudicati senza appello alla prima domanda </li></ul>Sistema Informativo Elettronico
  6. 6. <ul><li>Quando invece si mettono insieme computer, strumenti di comunicazione e procedure per la gestione delle informazioni si comincia a parlare di sistema informativo elettronico </li></ul><ul><li>Il principio fondamentale (a cui fra l’altro i clienti non sono abituati e che li stupisce in positivo) è che tutti devono essere in grado di dare risposte veloci e precise ai clienti e ai fornitori. </li></ul>Sistema Informativo Elettronico
  7. 7. Infrastruttura Server - Client <ul><li>Rete: sistema di comunicazione con o senza fili tra diversi computer </li></ul><ul><li>Server: computer dedicato alla gestione dei dati all’interno di una rete (archiviazione, condivisione, protezione) </li></ul><ul><li>Client: personal computer connessi alla rete e fruitori dei servizi del server </li></ul>Sistema Informativo Elettronico
  8. 8. Cosa facciamo <ul><li>Tutti i documenti vengono salvati sul Server secondo una regola di “naming” e solo i contratti vengono stampati. Fatture, estratti conto, contabili di bonifici, documenti dei clienti, tutto è archiviato in forma elettronica </li></ul><ul><li>Tre volte a giorno il server effettua il backup su un computer dedicato di tutti i dati e della configurazione della rete e a sera posso portare via il disco rigido. </li></ul><ul><li>Utilizziamo un gestionale che – memorizzando tutti i dati di una pratica di viaggio – genera automaticamente la contabilità, le scadenze attive e passive e fornisce informazioni utili per la gestione (redditività a vari livelli,…) </li></ul>Cosa facciamo
  9. 9. <ul><li>Abbiamo un software fax che archivia i fax sul server, con potenti funzionalità di ricerca, e permette l’invio da qualunque applicazione, anche da remoto </li></ul><ul><li>Utilizziamo una sola rubrica condivisa (con una sezione per i clienti e una per i fornitori) </li></ul><ul><li>Ci stiamo attrezzando per gestire le email tramite un Exchange Server (praticamente da qualunque computer si può avere il proprio outlook) </li></ul><ul><li>Integriamo in un unico database le informazioni dei nostri clienti per gestire attività di mobile marketing e comunicazioni (sms e mailing) </li></ul>Cosa facciamo
  10. 10. Con quali vantaggi? <ul><li>Risparmio di carta </li></ul><ul><li>Risparmio del tempo necessario a cercare le informazioni fra le carte </li></ul><ul><li>Maggiore velocità di risposta ai clienti </li></ul><ul><li>Maggiore attenzione al cliente </li></ul><ul><li>Maggiore controllo della gestione </li></ul><ul><li>Libertà dalla postazione di lavoro e dal personale (essenziale è il lavoro di squadra) </li></ul>Vantaggi
  11. 11. E quindi.. <ul><li>Più tempo disponibile per l’unica attività in grado di creare valore: la relazione con il cliente sia in modo diretto che mediato </li></ul>Vantaggi

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