Técnicas de comunicación

63,876 views

Published on

1 Comment
11 Likes
Statistics
Notes
  • Muy buena
       Reply 
    Are you sure you want to  Yes  No
    Your message goes here
No Downloads
Views
Total views
63,876
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
3,861
Actions
Shares
0
Downloads
1,113
Comments
1
Likes
11
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Técnicas de comunicación

  1. 1. TÉCNICAS DE COMUNICACIÓN –LA COMUNICACIÓN EN LA EMPRESACamilo HernándezCatalina VásquezJuan Pablo BonillaViviana Castellanos Sara Diez Freijeiro
  2. 2. TÉCNICAS DE COMUNICACIÓNPRÓLOGO El objetivo es conocer las técnicas, la definición y los objetivos de la comunicación aplicada a la empresa. Comunicación Organizacional esta inmersa en la cultura.o Producto Comunicación Interna Debe hablar del éxito de la organización. Continuidad en el tiempo. Debe responder a una necesidad de la organización.
  3. 3. TÉCNICAS DE COMUNICACIÓNINTRODUCCIÓN A LA COMUNICACIÓNo Qué es la comunicación Proceso bilateral, interacción de dos o máspersonas, a través de un conjunto de signos.  Emisor (Psíquico)  Receptor (Fisiológico) Idioma o lengua  Mensaje (Físico)o Incomunicación E M R MEs importante identificar y decodificar los mensajes.
  4. 4. TÉCNICAS DE COMUNICACIÓNEL PROCESO DE COMUNICACIÓN Se requieren ocho pasos1. Nacimiento y desarrollo de una idea con una intención.2. Codificación de mensaje (códigos comunes).3. Elección del canal, teniendo en cuenta las interferencias.4. Cuantos más sentidos intervengan en la recepción, más efectiva.5. El receptor descifra el mensaje.6. El receptor puede aceptar o rechazar el mensaje.7. El receptor debe hacer algo.8. Feedbacko Barreras de comunicación Ausencia de interés. Prejuicios Incredulidad y Escepticismo Bajo nivel de comprensión Ignorancia
  5. 5. TÉCNICAS DE COMUNICACIÓNLAS VÍAS DE COMUNICACIÓN Canales Formales Establecido por la organización y la comunicación fluye en: descendente, ascendente, horizontal y transversal. Canales Informales Creado por individuos de la organización con intereses particulares. Distracción los canales formales y crear situaciones de descontrol. Reinterpreta la información que viene de los Canales Formales. Entre más establecidos los Canales Formales, menor será la oportunidad de creación de Canales Informales.
  6. 6. TÉCNICAS DE COMUNICACIÓNTIPOS DE COMUNICACIÓN Comunicación descendente: Comunicación que proviene de los directivos para conocer e implementar la cultura de la organización. Políticas de la empresa, estrategias, normativas, directrices, delegación, coordinación, asignación de tareas, etc., Comunicación ascendente: De los trabajadores a la dirección. Datos, informes, resultados, situaciones conflictivas. Comunicación horizontal o lateral: Comunicación entre departamentos y de staff, busca la cohesión interna y la agilización. Informes al interior de cada departamento. Comunicación transversal: Dotar a la empresa de un lenguajes común. Gestión participativa. Unidad de lenguaje común, cultura, etc.
  7. 7. TÉCNICAS DE COMUNICACIÓNOBJETIVOS DE LA COMUNICACIÓN1. Control2. Motivación3. Expresión de emociones4. Información5. Resolución de problemas6. Promoción de la acción Objetivo interno de la comunicación: Ayudar a mejorar la productividad mediante la integración en un proyecto común, fomentando su participación y fortaleciendo su cultura. Objetivo externo de la comunicación: Dar a conocer a la empresa y proyectar credibilidad ante el público en general. Se refuerza o se cambia la imagen.
  8. 8. TÉCNICAS DE COMUNICACIÓNLA COMUNICACIÓN EN LA EMPRESA Escuela de Relaciones Humanas – Elton Mayo La conducta y los sentimientos están relacionados. El grupo afecta lo individual. El dinero era un factor menos importante para determinar productividad que los estándares. Comunicación en teoría de sistemas: Contribuye al objetivo de la organización.COMUNICACIÓN INTERNA Tácticas y herramientas de comunicación  Estructura, tamaño y cultura de la empresa. Se crean de acuerdo a  Perfil de empleados
  9. 9. TÉCNICAS DE COMUNICACIÓNCOMUNICACIÓN INTERNA Mecanismos o técnicas frecuentes de comunicación interna Tablón de anuncios, buzón de sugerencias,Mecanismos de comunicación directa reuniones, entrevista personal. Procedimiento de acogida, boletín interno,Herramientas de comunicación periódico o revista de empresa, intranet, correos electrónicos, circulares o cartas al personal. Jornadas de puertas abiertas, convencionesAcciones de apoyo anuales.Otros mecanismos Video conferencias
  10. 10.  Mecanismos de comunicación directa  Tablón de anuncios. Los miembros de la organización tienen acceso a documentos de información puntual, que no se informa de manera colectiva.  Ubicados en sitios transitados  Actualizados periódicamente  Sencillos y de rápido acceso  Buzón de sugerencias. Permite que las ideas de los trabajadores, anónimas o no, se expresen.  Mide el grado de satisfacción  Muestra la capacidad de iniciativa  Suele ser utilizado más por empleados de base.  Reuniones. Se ofrecen datos y mensajes de interés.  Información  Formación  Reflexión  Trabajo  Funcionamiento  Toma de decisiones
  11. 11. o Mecanismos de comunicación directa Entrevista personal. En ellas los empleados pueden expresarse libremente, sean citadas por la dirección o el empleado.o Herramientas de comunicación Procedimiento de acogida. Presentación de la empresa y de medios para comunicarse con ella. - Facilita el ingreso de un nuevo empleado - Generalmente es realizado en forma de manual de bienvenida. Boletín interno. Información periódica que llega al empleado vía correo electrónico.
  12. 12. Periódico interno/revista de la empresa. Es de caráctercolectivo, contiene noticias del negocio, y busca: - Motivar - Informar - IntegrarIntranet. Red de carácter privada que brinda informacióninterna. - Trabajo colaborativo - Compartir información - Conocimiento de procedimientosCorreo electrónico. Intercambio de información de formaascendente, descendente y horizontal. - Mensajes cortos - Reuniones - Archivos adjuntos
  13. 13. Circular o carta al personal. Difunden información importante. Van firmadas y están dirigidas a todos los empleados o a un grupo. - Objetivos de la empresa - Resultados - Cambios en el organigramaAcciones de apoyo.- Jornadas de puertas abiertas. Permite la visita de las familias, clientes y demás grupos deinterés a las instalaciones de la compañía.- Convenciones o congresos. Reúnen a un grupo grande de la empresa y en ellas se informanlanzamientos, aniversarios de la empresa y/o cambios de la dirección.- Videoconferencias. Permite reuniones de varias personas que no están físicamente en elmismo sitio.
  14. 14. REDACCIÓN DE TEXTOS EN LA EMPRESA - Emisor y receptor se identifican fácilmente. Público - Se relacionan con una actividad de la organización. Mensaje - Tienden a un objetivo e información limitada. Finalidad - Están sujetos a formato, contenido y lenguaje.Eficacia de la empresa = Calidad de textos que genera Lenguaje sencillo Formatos propios de la empresa Vocabulario actualizado Manual de estilo
  15. 15. COMUNICACIÓN INTERNA ORAL - Comunicación telefónica - Comunicación personal - Charlas a grupos - Contactos informales - Entrevistas - Conferencias o reunionesProyectar la imagen de la empresa Dar información a la medida Tener claridad del discurso
  16. 16. FUENTES DE COMUNICACIONES INTERNASFuentes de información. Bases de datos.- Flujos de comunicación entre - Documentación gráfica de áreas eventos y actos.- Análisis de encuestas y - Seguimiento en prensa de entrevistas noticias de la empresa.- Estudios, proyectos y/o - Impacto de la participación de campañas externas la empresa en ferias,- Auditorías congresos, exposiciones, etc.- Evaluaciones de resultados- Informes y documentos sobre nuevos productos y servicios.
  17. 17. EL DEPARTAMENTO DE COMUNICACIÓNFUNCIONES Y ACTIVIDADES Objetivo Realizar y cuidar la comunicación interna de la empresa, establecer y centralizar los canales de comunicación hacia el exterior. Funciones del departamento de comunicación y sus responsables Lograr que la comunicación descendente fluya de forma adecuada. Estructurar y canalizar la comunicación ascendente, para que la empresa esté informada del clima laboral de la organización. Identificar la comunicación informal de la empresa para interceptar mensajes erróneos. Estandarizar los procedimientos de comunicación. Informar, motivar y cohesionar a todo el personal de la empresa. Funcionar como puente entre la organización, el entorno y los medios de comunicación. Elaborar y enviar las notas de prensa de la organización como los artículos de opinión o entrevistas a personal de la empresa para su posible comunicación. Organizar y coordinar acontecimientos y actividades públicas de la empresa. Participar en la definición de las líneas de publicidad y materiales de marketing y promoción.
  18. 18. EL DEPARTAMENTO DE COMUNICACIÓNFUNCIONES Y ACTIVIDADES Actividades Analizar los flujos de comunicación interna, teniendo en cuenta:  Efectividad de los canales formales de comunicación.  Importancia e incidencia de canales informales.  Grado de participación y conocimiento de la cultura corporativa de los empleados.  Índice de cohesión de los equipos de trabajo y el grado de satisfacción del personal. Elaborar encuestas o entrevistas para recabar información sobre los flujos de comunicación, anteriormente mencionados identificando lo siguiente:  Identificar actitudes hacia la organización.  Medir niveles de motivación del personal.  Detectar posibles problemas dentro de cada departamento.  Brindar un espacio para que los empleados den su opinión libremente y de forma anónima sobre temas propuestos.  Aportar sugerencias para la mejora de procedimientos de la organización.
  19. 19. EL DEPARTAMENTO DE COMUNICACIÓNFUNCIONES Y ACTIVIDADES Elaborar informe que analice la información de las encuestas o entrevistas con lo siguiente:  Objetivos perseguidos.  Métodos utilizados.  Análisis  Conclusiones y recomendaciones  Anexos Implementación de la comunicación externa mediante:  Análisis de los medios existentes en la organización que identifiquen la imagen de la empresa.  Memorias de actividades externas.  Presencia en medios de comunicación.  Estudios especializados sobre la competencia.  Acciones de marketing, publicidad y promoción  Sondeos de opinión del público objetivo e interno.  Comprobar la calidad de la información emitida.
  20. 20. EL DEPARTAMENTO DE COMUNICACIÓNELABORACIÓN DE UN PLAN DE COMUNICACIÓN Un plan de comunicación se realiza de acuerdo a la estructura de la organización teniendo en cuenta:  Políticas de la empresa.  Informaciones internas.  Flujos de comunicación.  Planificación de actos.  Coordinación de acciones  Gestión de documentación. Al realizar un plan de comunicación se debe tener en cuenta:  Pautas de actuación.  Sistema de difusión.  Fechas de desarrollo.  Emisores o informadores principales.
  21. 21. EL DEPARTAMENTO DE COMUNICACIÓNELABORACIÓN DE UN PLAN DE COMUNICACIÓN Fases del plan de comunicación:  Diseño de la estrategia  Socialización de la estrategia para valoración por parte de la empresa  Involucrar a las personas clave de la empresa en la estrategia y de las acciones de comunicación.  Planificación y organización de acciones.  Ejecución de acciones.  Seguimiento a la estrategia de comunicación.  Control de actividades.  Evolución, formación, asesoramiento, metodologías y herramientas para el adecuado desarrollo de las acciones de comunicación, que den apoyo logístico a los departamentos.
  22. 22. EL DEPARTAMENTO DE COMUNICACIÓNLA FIGURA DEL RESPONSABLE DE COMUNICACIÓN Funciones del responsable de Comunicación: Interactuar con los demás departamentos para la buena práctica del trabajo. Responsable de la imagen de la empresa en el interior y exterior, logrando mayor rentabilidad. Analizar la mejor manera de comunicar dentro y fuera de la empresa. Conocer sobre:  El producto o servicio que se vende.  La competencia.  Precio del producto y sus razones.  Canal de distribución.  Publicidad, difusión de los productos.
  23. 23. EL DEPARTAMENTO DE COMUNICACIÓNAGENCIAS O CONSULTORAS DE COMUNICACIÓN Qué son las agencias o consultoras? Son las encargadas de las labores de comunicación y se dedican a prestar apoyo en materia de comunicación a una empresa u organización. Son agencias o consultoras especializadas en algunas actividades de comunicación. Contribuyen a:  Apoyar la edición de las publicaciones internas y externas.  Redacción de informes sobre el sector, la empresa, el cliente y su competencia y envío de notas de prensa a los medios de comunicación.  Elaborar dossiers de prensa.  Preparar y difundir ruedas de prensa.  Elaborar videos corporativos, presentaciones de empresa, productos y servicios.  Asesoramiento sobre temas relacionados a la comunicación de la empresa.  Gestión de reportajes.
  24. 24. EL DEPARTAMENTO DE COMUNICACIÓNAGENCIAS O CONSULTORAS DE COMUNICACIÓN Ventajas y desventajas de trabajar con departamentos externos de comunicación: Ventajas DesventajasContacto y conocimiento de los medios de Escaso contacto con la cotidianidad de lacomunicación. empresa.Relación con periodistas de diferentes medios.Credibilidad ante los medios, la noticia es más Dificultad para conocer y transmitir la culturacreíble e imparcial. de la organización.Visión global de la empresa, permite dar Difícil dedicación a un cliente en particularrelevancia a las noticias en un momentodeterminado minimizando otras.Redacción periodística y adecuado Menor implicación que puede tener untratamiento de la información. departamento de comunicación interno. Menor control en el seguimiento de actividades.
  25. 25. EL DEPARTAMENTO DE COMUNICACIÓN - AGENCIAS O CONSULTORAS DE COMUNICACIÓN Comunicación corporativa: Auditorías de Asesoramiento comunicación: Marcar para proyectar áreas que deben ser Comunicación de imagen adecuada reforzadas, situación crisis: Elaborar de la organización. de la empresa en el propuestas de ámbito de prevención, comunicación, solución y problemas para programas de solucionar etc., gestión. Comunicación Comunicación para ONG s: interna: Hablando Comunicar actividades para Una agencia o con el personal para alcanzar la recaudar fondos e incrementar su consultora de motivación participando de prestigio. comunicación los valores y cultura de la puede trabajar organización. Comunicación institucional: en diferentes Acciones Comunicación dirigidas a áreas medioambiental: relacionar Comunicaciones empresas con su entorno. realizando: especiales para cuidar la imagen de la organización. Comunicación sanitaria: Informar y sensibilizar a la Comunicación de opinión pública, Comunicación marketing: autoridades, financiera: Transmitir Posicionar a la médicos, etc., para informaciones de las empresa dentro de aquellas empresas juntas de accionistas, su sector, del sector seminarios informativos, aportando farmacéutico. reuniones con credibilidad y periodistas fidelizando clientes. especializados en economía, etc., para aquellas empresas que cotizan en bolsa.
  26. 26. COMUNICACIÓN CORPORATIVAIDENTIDAD CORPORATIVAExpresión de la organización, según la visiónque tiene de sí misma y según como legustaría ser percibida por otros. De unamanera más amplia puede ser entendidacomo todos los modos en que la organizaciónse presente a sí misma.Reconocimiento entre los diferentes públicos(internos y externos), mayor confianza porparte de los empleados y mejorposicionamiento en el mercadoLa identidad Corporativa se plasma a través deMensajes de palabra, Símbolos ycomportamiento.
  27. 27. COMUNICACIÓN CORPORATIVAIDENTIDAD CORPORATIVA La identidad es el “ser” de una empresa, modelado por su cultura y manifestado a través de la actuación y la comunicación. La identidad corporativa es el conjunto de símbolos, comunicación y comportamiento de una empresa, basados en la visión y misión de la misma. Es decir, es la personalidad de la empresa. La identidad deseada y la identidad real. La imagen está constituida por cómo se manifiesta su esencia, por cómo desempeñe su labor y por cómo exprese sus mensajes.
  28. 28. COMUNICACIÓN CORPORATIVA IDENTIDAD CORPORATIVADentro de la identidad, se resalta la imagen corporativa representada en soportes gráficos, verbales,culturales y ambientales. Como factores de esta imagen se encuentran los factores:• Nombre: Tarjeta de presentación, Relacionado con sector y actividad a desarrollar.• Logo: El símbolo que representa a la Empresa.• Símbolos: Imagen que representa a un concepto, con mayor recordación que el logotipo.• Colores: Generan impacto para fijación en la mente del público.• Culturema: Fenómenos culturales y forma de actuar propios de la empresa.• Arquitectura Corporativa: Lugar físico de la empresa donde desarrolla el trabajo.• Datos objetivos de la empresa: Nombre, Nacionalidad, Servicios, productos, etc.
  29. 29. COMUNICACIÓN CORPORATIVA IDENTIDAD CORPORATIVAComo códigos de empresa se pueden definircomo aquellas normas relevantes que sonimpartidas por la Gerencia y que sontransmitidas a los empleados; Representan unaidentidad Interna y se encuentran relacionadascon una serie de normas y modos de actuación:• Formas de Expresión y Lenguaje Oral en la Organización• Celebraciones• Normas de Vestuario• Normas Generales
  30. 30. COMUNICACIÓN CORPORATIVAIDENTIDAD CORPORATIVA En el manual se recogen los símbolos y normas que definen a la organización y posibilita que los empleados se rijan por un comportamiento homogéneo, unitario y coherente con la imagen que la empresa desea proyectar tanto interna como externamente. Ofrece un análisis de la imagen que posee, compatibilidad entre la imagen y el mercado,, qué se debe mejorar, cómo y por qué, cómo, cuándo, y dónde se deberá usar la imagen, por qué. El desarrollo del Manual, es fundamental para la correcta aplicación de una Identidad Corporativa.
  31. 31. COMUNICACIÓN CORPORATIVAIDENTIDAD CORPORATIVA El manual de identidad corporativa enmarca los siguientes aspectos: • Definición de la empresa o marca. • Actividades de la empresa y de sus productos o servicios. • Breve reseña histórica de la empresa. • Signos de identidad de la empresa. • Normas de tipografía. • Tipo de Papelería. • Formatos de anuncios en prensa, paneles, folletos, etc. • Elementos de promoción (camisetas, corbatas, bolígrafos, etc. • Normas referidas a la indumentaria. • Instalaciones de la empresa. • Normas para el diseño de publicaciones. • Posibles anexos de actualización.

×