Tecnicas en el manejo de la informacion

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Tecnicas en el manejo de la informacion

  1. 1. Guía N° Manejo y Divulgación de información Jaider Villarraga Beltran Servicio Nacional de Aprendizaje SENA 66418 – Jornada Nocturna Bogotá 13/07/2012
  2. 2. Técnicas en el Manejo de la InformaciónInstrumentos en la recolección de datos:La recolección de datos se refiere al proceso de obtención de información empírica quepermita la medición de las variables en las unidades de análisis, afín de obtener los datosnecesarios para el estudio del problema o aspecto de la realidad social motivo deinvestigación. Según J. Galtung, la recolección de datos se refiere al proceso de llenado dela matriz de datos entre los cuales se encuentra:La observaciónLa entrevistaLa encuestaEl fichajeEl testA) ObservaciónEs una técnica que consiste en observar atentamente el fenómeno, hecho casotomar información y registrarla para su análisisB) EntrevistaEs una técnica la cual consiste en la obtención de datos a partir de un dialogoentre dos personas.C) EncuestaEs una técnica destinada a obtener datos de opiniones de personas deopiniones personales las cuales le interesan al investigador.D) El fichajeEl fichaje es una técnica auxiliar de todas las demás técnicas empleada en investigacióncientífica; consiste en registrar los datos que se van obteniendo en los instrumentosllamados fichas, las cuales, debidamente elaboradas y ordenadas contienen la mayor partede la información que se recopila en una investigación por lo cual constituye un valiosoauxiliar en esa tarea, al ahorra mucho tiempo, espacio y dineroE) El test Es una técnica derivada de la entrevista y la encuesta tiene como objeto lograr informaciónsobre rasgos definidos de la personalidad, la conducta o determinados comportamientos ycaracterísticas individuales o colectivas de la persona (inteligencia, interés, actitudes,
  3. 3. aptitudes, rendimiento, memoria, manipulación, etc.). A través de preguntas, actividades,manipulaciones, etc., que son observadas y evaluadas por el investigador. Se han creado ydesarrollado millones de tesis que se ajustan a la necesidad u objetivos del investigador.Son muy utilizados en Psicología (es especialmente la Psicología Experimental) en CienciasSociales, en educación; Actualmente gozan de popularidad por su aplicación en ramasnovedosas de las Ciencias Sociales, como las "Relaciones Humanas" y la Psicología deconsumo cotidiano que utiliza revistas y periódicos para aplicarlos. Los Test constituyen unrecurso propio de la evaluación científica SISTEMAS OPERATIVOSSistema Operativo WINDOWSAnunciado en 1983, Microsoft comercializó por primera vez el entorno operativodenominado Windows en noviembre de 1985 como complemento para MS-DOS, en respuesta al creciente interés del mercado en una interfaz gráfica deusuario (GUI) que fuera introducido por otros sistemas operativos como MacOS y de otras compañías como Xerox.1 En esas fechas, Microsoft consiguió uncontrato de arrendamiento de su sistema operativo con el gigante de lainformática, IBM, por lo que fue pre instalado desde fábrica en la mayoría deordenadores personales del mundo, lo que lo convirtió en el más usado ypopular. En octubre de 2009, Windows tenía aproximadamente el 91% de lacuota de mercado de sistemas operativos en equipos cliente que acceden aInternet.2 3 4 Las versiones más recientes de Windows son Windows7 para equipos de escritorio, Windows Server 2008R2 para servidores y Windows Phone 7 para dispositivos.Sistema Operativo LINUXLINUX es un sistema operativo, compatible Unix. Dos características muypeculiares lo diferencian del resto de los sistemas que podemos encontrar enel mercado, la primera, es que es libre, esto significa que no tenemos quepagar ningún tipo de licencia a ninguna casa desarrolladora de software por eluso del mismo, la segunda, es que el sistema viene acompañadodel código fuente. El sistema lo forman el núcleo del sistema (kermes) más ungran número de programas / librerías que hacen posible su utilización.IntranetUna intranet es una red de ordenadores privados que utilizatecnología Internet para compartir dentro de una organización parte de sussistemas de información y sistemas operacionales. El término intranet se utilizaen oposición a Internet, una red entre organizaciones, haciendo referencia porcontra a una red comprendida en el ámbito de una organización.Internet
  4. 4. Es un conjunto descentralizado de redes de comunicación interconectadas queutilizan la familia de protocolos TCP/IP, garantizando que las redesfísicas heterogéneas que la componen funcionen como una red lógica única, dealcance mundial. Sus orígenes se remontan a 1969, cuando se estableció laprimera conexión de computadoras, conocida como ARPANET, entre tresuniversidades en California y una en Utah, Estados Unidos.Uno de los servicios que más éxito ha tenido en Internet ha sido la World WideWeb(WWW, o "la Web"), hasta tal punto que es habitual la confusión entreambos términos. La WWW es un conjunto de protocolos que permite, de formasencilla, la consulta remota de archivos de hipertexto. Ésta fue un desarrolloposterior (1990) y utiliza Internet como medio de transmisión.Existen, por tanto, muchos otros servicios y protocolos en Internet, aparte de laWeb: el envío de correo electrónico (SMTP), la transmisión de archivos(FTP y P2P), las conversaciones (IRC), la mensajería instantánea y presencia,la transmisión de contenido y comunicación multimedia -telefonía (VoIP), televisión (IPTV)-, los boletines electrónicos (NNTP), el accesoremoto a otros dispositivos (SSH y Telnet) o los juegos en línea.ExtranetUna extranet es una red privada que utiliza protocolos de Internet, protocolosde comunicación y probablemente infraestructura pública de comunicación paracompartir de forma segura parte de la información u operación propia de unaorganización con proveedores, compradores, socios, clientes o cualquier otronegocio u organización. Se puede decir en otras palabras que una extranet esparte de la Intranet de una organización que se extiende a usuarios fuera deella. Usualmente utilizando Internet. La extranet suele tener un accesosemiprivado, para acceder a la extranet de una empresa no necesariamente elusuario ha de ser trabajador de la empresa, pero si tener un vínculo con laentidad. Es por ello que una extranet requiere o necesita un grado deseguridad, para que no pueda acceder cualquier persona.Otra característica de la extranet es que se puede utilizar como una Intranet decolaboración con otras compañíasAplicaciones ExtranetLos siguientes ejemplos muestran las aplicaciones de la extranet, ya quepueden ser muy variadas dichas aplicaciones: Groupware, diversas compañías participan en el desarrollo de nuevas aplicaciones con un objetivo común. Creación de foros. Compañías empresariales participan y desarrollan programas educativos o de formación.
  5. 5.  Para compañías que son parte de un objetivo común de trabajo, mediante la extranet, pueden dirigir y controlar los proyectos comunes. Una empresa puede participar en redes de conocimiento junto con universidades, asociaciones y demás centros en programas de formación, en actividades de investigación y desarrollo, en bolsas de trabajo, etc.Red LanEs la interconexión de una o varias computadoras y periféricos. Su extensiónestá limitada físicamente a un edificio o a un entorno de 200 metros, conrepetidores podría llegar a la distancia de un campo de 1 kilómetro. Suaplicación más extendida es la interconexión de computadoraspersonales y estaciones de trabajo en oficinas, fábricas, etc.El término red local incluye tanto el hardware como el software necesario parala interconexión de los distintos dispositivos y el tratamiento de la informaciónRed SatelitalComo su nombre lo indica son redes que utilizan como medios de transmisiónsatélites artificiales localizados en órbita alrededor de la tierra. En este tipo deredes los enrutadores tienen una antena por medio de la cual pueden enviar yrecibir. Todos los enrutadores pueden oír las salidas enviadas desde el satélitey en algunos casos pueden también oír la transmisión ascendente de los otrosenrutadores hacia el satélite.La tecnología de redes satelitales, representada por satélites poderosos ycomplejos y el perfeccionamiento de las estaciones terrenas estánrevolucionando el mundo. Así por ejemplo, la necesidad de interconectarterminales remotos con bases de datos centralizadas, de una manera veloz yeficiente, han conducido a una nueva tecnología conocida como Very SmallApertura Terminal (VSAT)".Un satélite artificial puede ampliar las señales antes de devolverla, que loshace ver como una gran repetidora de señales en el cielo. El satélite contienevarios transponedores, cada uno de los cuales capta alguna porción delespectro, amplifica la señal de entrada y después la re difunde a otrafrecuencia para evitar la interferencia con la señal de entrada. Los hacesretransmitidos pueden ser amplios y cubrir una fracción substancial de lasuperficie de la tierra, o estrechos y cubrir un área de solo cientos de Kms. dediámetro.Red MicroondasUna red por microondas es un tipo de red inalámbrica queutiliza microondas como medio de transmisión. El protocolo más frecuente esel IEEE 802.11b y transmite a 2.4 GHz, alcanzando velocidades de11 Mbps (Megabits por segundo). Otras redes utilizan el rango de 5,4 a 5,7GHz para el protocolo IEEE 802.11ª.
  6. 6. Las etapas de comunicación son: 1. Cuando el usuario final accede a un navegador de Internet instalado en su computadora y solicita alguna información o teclea una dirección electrónica, se genera una señal digital que es enviada a través de la tarjeta de red hacia el módem. 2. El módem especial convierte la señal digital a formato analógico (la modula) y la envía por medio de un cable coaxial a la antena. 3. La antena se encarga de radiar, en el espacio libre, la señal en forma de ondas electromagnéticas (microondas). 4. Las ondas electromagnéticas son captadas por la radio base de la empresa que le brinda el servicio, esta radio base a su vez la envía hacia el nodo central por medio de un cable generalmente de fibra óptica o de otra radio de gran capacidad para conexiones punto a punto en bandas de frecuencia disponibles (6GHz, 13GHz, 15GHz, 18GHz, 23GHz, 26GHz o 38GHz). 5. El nodo central valida el acceso del cliente a la red, y realiza otras acciones como facturación del cliente y monitoreo del desempeño del sistema. 6. Finalmente el nodo central dirige la solicitud hacia Internet y una vez que localiza la información se envía la señal de regreso a la computadora del cliente. Este proceso se lleva a cabo en fracciones de segundo. Explica las 3 diferentes formas de conectar las redes.Red ProxiUn proxy, en una red informática, es un programa o dispositivo que realiza unaacción en representación de otro, esto es, si una hipotética máquina A solicitaun recurso a una C, lo hará mediante una petición a B; C entonces no sabráque la petición procedió originalmente de A. Esta situación estratégica de puntointermedio suele ser aprovechada para soportar una serie de funcionalidades:proporcionar caché, control de acceso, registro del tráfico, prohibir cierto tipo detráfico etcétera.Su finalidad más habitual es la de servidor proxy, que consiste en interceptarlas conexiones de red que un cliente hace a un servidor de destino, por variosmotivos posibles como seguridad, rendimiento, anonimato, etc. Esta funciónde servidor proxy puede ser realizada por un programa o dispositivo.Red WilanUna red de área local inalámbrica, también conocida como WLAN (delinglés wireless local area network), es un sistema decomunicación inalámbrico flexible, muy utilizado como alternativa a las redesde área local cableadas o como extensión de éstas. Usan tecnologíasde radiofrecuencia que permite mayor movilidad a los usuarios al minimizar lasconexiones cableadas. Estas redes van adquiriendo importancia en muchoscampos, como almacenes o para manufactura, en los que se transmite la
  7. 7. información en tiempo real a una terminal central. También son muy popularesen los hogares para compartir el acceso a Internet entre varias computadoras.Teoría de la ContingenciaSeñala, como premisa fundamental, que las acciones administrativasapropiadas en una situación determinada, depende de los parámetrosparticulares de la situación.Busca identificar principios que orienten acciones a seguir de acuerdo con lascaracterísticas de la situación, en lugar de buscar principios universales que seapliquen a cualquier situación.OrigenEn los años cincuenta, Joan Woorward, sociólogo industrial, llevo a cabo unainvestigación en compañía de otros colegas del South Essex College ofTechnology de Inglaterra, abarco cien firmas británicas. La investigación seenfoco al análisis de cómo eran aplicados los principios administrativosclásicos, en los diferentes grupos de empresas en que dividieron su muestra;alto desempeño, desempeño promedio y bajo desempeño.Las conclusiones que sacaron fueron que no había diferencias importantes enla forma en que tales principios se aplicaban en las empresas pertenecientes adiferentes niveles de desempeño. El equipo de investigación decidió explorar eltipo de tecnología empleado por las empresas, clasificaron a las empresasestudiadas en función de sus procesos productivos. De esta forma encontraronque había patrones relacionados con el desempeño, que existían diferenciasen como operaban las empresas exitosas en relación con las de menordesempeño y que estas diferencias dependían del tipo de tecnologíaempleada.Tecnología Complejidad. Esta relacionada con el tipo de proceso productivo Interdependencia. El grado de autonomía o dependencia con que las diferentes unidades organizacionales desempeñaban sus funciones influirá en el tipo de estructura organizacional y en los procesos de toma de decisiones. Creatividad y ciclo de vida del producto. Hay productos que agotan sus nichos de mercado y necesitan agregarle innovaciones para mantener a la firma en el mercado.Tamaño de la OrganizaciónLas empresas pequeñas requieren de una estructura mas simplificada, lo queles da ventaja de mayor flexibilidad.Con el incremento del tamaño de la organización, la estructura se hace masformal y compleja, la coordinación y la comunicación se vuelven procesos masdifíciles pues las tareas se multiplican.AmbienteLa estabilidad del medio ambiente influye en el tipo de estructura de laorganización.
  8. 8. Cuando el ambiente que rodea a la organización es altamente predecible debido a que hay pocos cambios en el, la empresa puede ajustarse a estructuras organizacionales centralizadas. Cuando el entorno de la organización es inestable y hay cambios impredecibles y rápidos, la organización requiere de mayor flexibilidad interna que le permita responder adecuada y prontamente a los cambios externos.Nivel InstitucionalCorresponde al nivel mas elevado de la empresa; esta compuesto de losdirectores, los propietarios o accionistas y los altos ejecutivos. En el se tomanlas decisiones. También llamado nivel estratégico.Nivel IntermedioNivel mediador o nivel gerencial, se ubica entre los niveles extremos paramantener la articulación interna. Se encarga de las selección y capacitación delos recursos. También llamado nivel táctico.Nivel IntermedioEn este nivel se ejecutan las tareas y se realizan las operaciones; incluye eltrabajo básico relacionado directamente con la elaboración de los productos oprestación de servicios de la organización. Llamado nivel técnico.Alcances y limitaciones de la Teoría de la ContingenciaSu aplicación requiere de adaptación particular al ramo especifico, tamaño dela organización y condiciones del medio ambiente.Como la teoría de la contingencia destaca la influencia del medio ambiente enla estructura y dirección de las organizaciones, se requiere de investigacioneshechas por instituciones educativas, con el fin de mejorar los marcos teóricosconforme al ambiente en el cual se desenvolverá el futuro administrador.No es posible resolver a nivel teórico cada una de las situaciones que puedenestar presentes en las organizaciones. Por esto es necesario tener presente anivel principio que: Las situaciones, necesidades especificas y la estrategia adesarrollar son las que determinada la forma que adoptara la estructura de unaorganización determinada; y no, como algunos clásicos pensaban, que la formadetermina las situaciones que vive la empresa.
  9. 9. Bases de DatosDEFINICIONEs un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenadossistemáticamente para su posterior uso.FunciónLas aplicaciones más usuales son para la gestión de empresas e institucionespúblicas. También son ampliamente utilizadas en entornos científicos con elobjeto de almacenar la información experimental.Aunque las bases de datos pueden contener muchos tipos de datos, algunosde ellos se encuentran protegidos por las leyes de varios países. Por ejemplo,en España los datos personales se encuentran protegidos por la Ley Orgánicade Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD).ManejoLas etapas para el Procesamiento de Datos son las siguientes:a. Entrada:Los datos deben ser obtenidos y llevados a un bloque central para ser procesados. Losdatos en este caso, denominados de entrada, son clasificados para hacer que el procesosea fácil y rápido.b. Proceso: Durante el proceso se ejecutarán las operaciones necesarias para convertir los datos eninformación significativa. Cuando la información esté completa se ejecutará la operación desalida, en la que se prepara un informe que servirá como base para tomar decisionesEn todo el procesamiento de datos se plantea como actividad adicional, la administración delos resultados de salida, que se puede definir como los procesos necesarios para quela información útil llegue al usuario. La función de control asegura que los datos estén siendoprocesados en forma correcta.Metodos de ptocesaniento de datos que existen. Los diferentes métodos de procesamiento y están relacionados con el avance tecnológico.Las alternativas presentadas podrán ser elegidas, dependiendo de la rapidez con que senecesitan y la inversión en dinero que se requiera para obtenerlas .Los tipos deprocesamiento que existen, son los siguientes:a. Proceso Manual: Este es el proceso más antiguo e involucra el uso de los recursos humanos, tales comorealizar cálculos mentales, registrar datos con lápiz y papel, ordenar y clasificarmanualmente. Esto da como resultado un proceso lento y expuesto generar errores a lolargo de todas las etapas o actividades del ciclo de procesamiento. Finalmente losresultados se expresan de manera escrita, creando grandes volúmenes de informaciónescrita almacenada. Como ejemplo podemos tener la evaluación académica en un colegio,en donde el profesor registra en forma manual, a lapicero, las notas de evaluación de losalumnos en una tabla llamada registro, para luego obtener los promedios mediante cálculosaritméticos manuales, quedando toda esta información almacenada en su registro.
  10. 10. b. Proceso Mecánico Considera el uso de máquinas registradoras y calculadoras, como el ábaco y las reglas decálculo, reemplazando en cierto grado el proceso de cálculo manual. Esto trae como lógicaconsecuencia el aligeramiento del trabajo en relación al proceso y la reducción de errores,pero mantiene la desventaja del proceso de almacenamiento de toda la informaciónresultante. Ejemplo: Obtener la hora empleando un reloj a cuerda, que es un aparatomecánico, que interiormente tiene una serie de engranajes, que se encuentrandebidamente coordinados entre sí y cuyo movimiento hace girar una aguja en forma radialy proporcional al tiempo.c. Proceso Electromecánico En este tipo de proceso, el enlace de información entre los diferenteselementos del tratamiento de información, de almacenamiento y decomunicación, sigue realizándose de una forma manual, pero pararealizar cada una de estas tareas se emplean máquinas electromecánicas, conlas cuales se obtiene mayor eficiencia. Como ejemplo tenemos las actividadesque se realizan con las máquinas perforadoras, que mediante el uso de laenergía eléctrica, activará un motor, y el eje de este motor con su adaptadorrespectivo, permitirá perforar suelos a distintas profundidades. Otros ejemplos:cámara de video, cámara fotográfica, calculadoras, etc.d. Procesos Electrónicos En este tipo de proceso se emplean las computadoras, por lo que laintervención humana no es requerida en cada etapa. Una vez ingresadoslosdatos, el computador efectúa los procesos requeridos automáticamente yemite el resultado deseado. Los procesos son realizados a velocidadesincreíblemente altas, obteniendo información confiable. Un ejemplo práctico lotenemos en el empleo de las computadoras personales que se usan enel hogar, para llevar los gastos diarios de la casa, ver recetas de cocina y otros.En el trabajo, donde gracias a la PC (Computadora Personal) permite laredacción de documentos y en la recreación, con el uso de los video juegos,bingos y otrosSeguridad de la InformaciónSe entiende por seguridad de la información a todas aquellas medidaspreventivas y reactivas del hombre, de las organizaciones y de los sistemastecnológicos que permitan resguardar y proteger la información buscandomantener la confidencialidad, la disponibilidad e Integridad de la misma.En la seguridad de la información es importante señalar que su manejo estábasado en la tecnología y debemos de saber que puede ser confidencial: lainformación está centralizada y puede tener un alto valor. Puede ser divulgada,mal utilizada, ser robada, borrada o saboteada. Esto afecta su disponibilidad yla pone en riesgo. La información es poder, y según las posibilidadesestratégicas que ofrece tener a acceso a cierta información, ésta se clasificacomo:Crítica: Es indispensable para la operación de la empresa.Valiosa: Es un activo de la empresa y muy valioso.Sensible: Debe de ser conocida por las personas autorizadasExisten dos palabras muy importantes que son riesgo y seguridad:
  11. 11. Riesgo: Es todo tipo de vulnerabilidades, amenazas que pueden ocurrir sinprevio aviso y producir numerosas pérdidas para las empresas. Los riesgosmás perjudiciales son a las tecnologías de información y comunicaciones.Seguridad: Es una forma de protección contra los riesgos.Información InstitucionalEs aquélla relativa a las operaciones realizadas por una dependencia oentidad; su finalidad principal es servir de apoyo en los procesos de decisión yen la determinación de objetivos, ejecución, control y evaluación de resultadosde los programas institucionales.Medios de la presentación de la Información EscritaCartaUna carta es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente)enviada a un receptor (destinatario).Normalmente, el nombre y la dirección del destinatario aparecen en el enfrentedel sobre. El nombre y la dirección del remitente aparecen en el reverso delmismo (en el caso de sobres manuscritos) o en el anverso (en los sobrespreimpresos). Existen cartas sin remitente, en las que no está anotada ladirección de quien envía la carta, bien por olvido o por omisión consciente delremitente.La carta puede ser un texto diferente para cada ocasión, ya que el mensaje essiempre distinto. En ese sentido, sólo en parte puede considerarse textoplenamente expositivo.Tipos de cartaEl estilo de la carta debe ser adecuado para el receptor y entendible: Formal, Una carta formal es la comunicación entre dos personas que no se conocen o en la que el tema a tratar obliga a la utilización del lenguaje formal. Suelen utilizar ciertas frases comunes para dirigirse a quien se envía la carta denominadas fórmulas de cortesía. Coloquial o informal, si se dirige a familia o amigos y se usa un lenguaje coloquial que ambos entiendan. Familiar, que podría ser un derivado de la anterior, con la única diferencia de que ésta es específicamente para familiares. Muy formal En estos casos se nota una distancia aun mayor con el receptor. Además, al momento de colocar a quién se dirige la carta debe ponerse: Señor/Señora (su cargo. Ej.: Directora de la institución) Don/Doña (nombre y apellido).
  12. 12. BOGOTÁ D.C 3 MAYO DE 2012SEÑORA:ALEXANDRA MILENA ESPINOZAJEFE DE TRANSPORTESESTIMADA DOCTORA:De acuerdo con la presente me remito a informarle que los microbuses depersonas ya fueron contratados para el evento del día del padre ya que pormotivos de fallas mecánicas no pudimos utilizar los nuestros ya solo estaríapendiente el número de personas que serian solicitadas para el evento quese dará lugar el día 10 de junio del año en curso en el salón de eventos denuestra compañía, me despido no sin antes agradecerle su atenciónprestada y estaré atento a sus indicacionesATENTAMENTE_______________________RUSBETH HUMBERTO VELANDIAJEFE DE PERSONAL
  13. 13. ACTA no es más que un testimonio escrito de los hechos ocurridos en cualquiercircunstancia: una reunión de consorcio, una asamblea de miembros de unacomisión directiva de cualquier entidad, una certificación del nacimiento de unapersona, etc. Es decir, hechos que se asientan por escrito y que resultaimportante registrar y conservar.Formalmente debe contener datos del lugar donde se "labora" (así sedenomina al hecho de redactarla; "labora" viene del latín "labora", "trabaja"),fecha y hora; una breve introducción sobre el hecho a que se refiere o el motivoque da lugar a su escritura y, en el "cuerpo", un detalle pormenorizado de loque acontece en el acto o reunión. Si hay debates, nómina de los queintervienen y síntesis de lo que dicen, así como las conclusiones a las que searriban. Si hay votaciones, detalle de lo que se vota y resultado de la votación.Si hay "mociones" (acciones que los presentes proponen), detalle del contenidode cada una y mención de quien la formuló. Para su cierre, se usageneralmente un párrafo "de estilo", indicando la hora en que termina el acto yseñalando que al pie firmarán los presentes "prestando su conformidad" a loactuado.Las actas son testimonios de hechos ocurridos y suelen escribirse en libros conhojas renglonadas para ello. Además, se las numera correlativamente. ACTA DE REUNION No. 87 SEGUIMIENTO del S&SOASISTENTES: Francy Helena Agudelo / Gerente Alexandra Espinoza / Subgerente Jaider Villarraga Beltran / Dir. HSEQFECHA / LUGAR:Mayo 21 de 2012, 2:30 pm. Oficina Bogotá Garabatos Show Ltda – Sala dejuntas.ACCIONES A TOMAR TEMA Resp./Fecha
  14. 14. TEMA Resp./FechaIMPLEMENTACION SISTEMA GESTIÓN BASADO EN OHSAS 18001VERSIÓN 2007:Se realiza el análisis mensual del comportamiento de los trabajadores de lacompañía, teniendo un resultado muy positivo y destacado dentro de losempleados.Se solicita a los proveedores de diferentes productos la compra de elementosde aseo y protección para los recreacionistas debido a la temporada devacaciones y se necesita que los diferentes recreadores tengan su dotacióncompleta y que no se presenten contratiempos.Pendiente por ejecutar la divulgación de los resultados del estudio desatisfacción humana y actividades propuestas por la profesional en las queestán: 1. Divulgación de resultados a la coordinación de las labores 2. Divulgación de resultados al personal del contrato. 3. Capacitación en manejo del estrés 4. Capacitación en comunicación asertiva.PROGRAMA ARP Se recibe estudio de iluminación de la oficina principal 304 y Dirección puesto de trabajo Asistente Admon Of 501 (Humberto HSEQ Mendoza), en el informe se generan actividades para su desarrollo así: En los puestos ubicados contra pared y con 08/11 gabinete, se recomienda instalar un tubo fluorescente de 17 vatios debajo de cada gabinete. Para control del exceso de luz natural se recomienda instalar en la ventana película, puede ser persiana horizontal, blackout o Solar Screen.
  15. 15. TEMA Resp./Fecha En la oficina 304 y en el puesto de trabajo de Humberto Mendoza es posible reubicar las luminarias existentes junto al puesto de trabajo, de 4 tubos fluorescentes, para que queden directamente sobre la zona de escritorio, Mantener un eficiente Programa de Mantenimiento periódico que incluya aseo y reposición oportuna de tubos fluorescentes, que permita su funcionamiento. Se recibe estudio de iluminación en los contenedores de la Oficina principal, en el informe se generan actividades para su desarrollo así: Instalar luminarias adicionales sobre cada lado de los puestos de trabajo y paralelas, en total 9 luminarias en el contenedor de Diseño y 7 luminarias en el contenedor de Administración y HSE. Cambiar los actuales difusores por 100% traslúcidos y mantener el Programa de mantenimiento periódico que incluya aseo y reposición oportuna de tubos fluorescentes. Se realiza estudio de ruido (dosimetría) e iluminación en las instalaciones de la compañia. Pendiente entrega del informe. Se realiza la evaluación de puestos de trabajo en los contenedores y el personal operativo (Ergonomía) a los cargos administrativos. Pendiente entrega del informe. Se establecen rutinas de pausas activas para los diferentes trabajadores de la compañía. Dirección HSEQ 08/11INSPECCIONES Y CAPACITACIONES:
  16. 16. TEMA Resp./FechaPara el tercer trimestre de 2012 se realizan capacitación de: - Capacitación en higiene postural - Pausas activas - Cuidado de la columna vertebral (ejercicio de calentamiento para la labor). - Capacitación prevención enfermedad del túnel carpiano Seguridad basada en valores nivel 2 - Capacitación en manejo defensivo y mecánica básica . - Capacitación en permisos de trabajo - Formación de Brigadistas integrales. - Trabajo seguro en alturas - Formación a Brigadista en primeros auxilios. - Se programa capacitaciones para el siguiente mes de manejo defensivo, cuidado de manos, reporte de casi accidentes, actos y condiciones inseguras, primeros auxilios (RCCP)ACCIDENTALIDAD:Para el tercer trimestre de 2012 se presentó un accidentes detrabajo28 de Junio de 2011 Nelson de Jesús Triana (AuxiliarAdministrativo) trauma de rodilla y tejidos blandos producido porcaída al tropezar con una tabla que estaba en el camino. (2 días deincapacidad)Se generó como plan de acción: Mejorar la planeación y coordinación de las actividades diarias de recibo, inspección y entrega de materiales entre cada una de las, en cuanto a disponibilidad de personal para la ejecución de estas actividades. Protocolo para legalizar esta actividad deben estar presente por lo menos un participante de cada empresa, incluyendo el personal que realiza el levantamiento de cargas.
  17. 17. TEMA Resp./FechaLa reunión se dio por terminada a las 4:30 P.M.En constancia se firma,FRANCY HELENA AGUDELO Alexandra Milena EspinozaGerente SubgerenteJaider Villarraga BeltranDirector HSEQ
  18. 18. CIRCULARLa circular es un escrito que por igual se emplea en la tramitación de asuntosoficiales, mercantiles o industriales.El estilo en la redacción de la circular ha de adecuarse al modelo de la carta,sobresaliendo en su redacción la claridad y la sencillez ya que se trata deescritos destinados a personas de muy diverso nivel.Existen dos tipos de circular, que son: LAS VOLUNTARIAS y LASOBLIGATORIASLa circular Voluntaria, es aquella que tiene la función principal de promoverproductos, empresas o personas y como ejemplo de ello son:Ofrecer los servicios de algún negocioDar a conocer un nuevo productoEnviar lista de productos y preciosRemisión de catálogosAvisos al personal (internos)Invitaciones, etc. BOGOTA D.C 10 DE MAYO DE 2012EMPLEADOS DE LA EMPRESAA partir del 10 de junio del presente año se les exigirá el carnet a la entrada dela empresa ya que por motivos de normatividad y seguridad de la empresa seles pide dicho documento y las personas que no tengan carnet favor acercarsea la oficina de recursos humanos para el trámite del documento antes del 8junio después de esta fecha no se les permitirá el ingreso sin el carnetdebidamente portado.
  19. 19. MEMORANDOEs un documento escrito que se utiliza en una empresa para comunicarseinternamente. El objetivo de este documento es el traspaso de información demanera breve. Se define como un comunicado rápido, formal pero sin lanecesidad de una firma, que trata de algún asunto urgente para tener encuenta, en forma breve y resumida. El término viene del latín memorándum,que significa “cosa que debe recordarse”. También en la oficina es conocidocomo un "memo". MEMORANDO Para: FRANCY AGUDELO De: JAIDER VILLARRAGA Asunto: Reunión de Ventas El área de ventas llevará a cabo su reunión mensual el día 22 de Junio del 2012. En la reunión se discutirán los temas referentes al incremento de ventas que se ha alcanzado en el último trimestre. Es muy importante contar con su presencia. Atentamente JAIDER VILLARRAGA Gerente Ventas CC Alexandra Espinosa – Alvaro Acosta – Humberto Velandia.

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