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Manuale teorico-pratico per manager, dirigenti sportivi ed allenatori.
Comunicare per formare, informare e coordinare
Valter Borellini
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Pagine da comunicare per formare

  1. 1. Borellini_Capire_farsicapire 11/12/12 12.41 Pagina 8 Comunicare per formare, informare e coordinare 8 Pr Principi teorici modelli e Che cos’è la comunicazione? Molte possono essere le definizioni per- ché dipendono dai contesti e anche dai momenti storici ai quali fac- ciamo riferimento. In termini generali, la comunicazione è un bisogno essenziale per ogni essere umano ed è parte strutturale della natura stessa dell’uomo. Come è stato osservato, l’uomo è un essere co- municante, per natura. La comunicazione è poi intrinsecamente col- legata allo studio del linguaggio verbale. Anzi, le prime ricerche erano indirizzate proprio in questa direzione. Successivamente gli interessi si sono ampliati ed oggi si è giunti allo studio ed all’analisi del fenomeno complessivo della comunicazione che non ha confini così angusti. Na- turalmente gli studi sulla comunicazione verbale mantengono una pri- maria importanza, ma spesso vengono inquadrati in un panorama più ampio e generale. Il fatto è che ci si è resi presto conto che non esiste un linguaggio di per sé in senso astratto, ma questo pur importantis- simo fenomeno va inserito in una rete di relazioni molto complesse e variegate. Naturalmente il passaggio dallo studio del linguaggio verbale alla comunicazione ha comportato rilevanti conseguenze sul piano teo- rico e metodologico. Questo volume ed altri che lo hanno preceduto hanno scelto allora degli approcci decisamente più scientifici per in- dagare dei fenomeni per loro natura assai complessi e per certi aspetti sfuggenti. Ma partiamo da un definizione chiarificatrice di que- sta importantissima attività che ricopre un ruolo di primo piano pra- ticamente in ogni campo ed in ogni situazione: “la comunicazione è uno scambio interattivo osservabile tra due partecipanti. Questo scambio è caratterizzato dalla intenzionalità reciproca e di un certo livello di consapevolezza. Tale livello è in grado di far condividere un de- terminato significato sulla base di sistemi simbolici di segnalazione e * (l. Anolli, Psicologia significazione secondo la cultura di riferimento”.* della Comunicazione – Il mulino 2002)
  2. 2. Borellini_Capire_farsicapire 11/12/12 12.41 Pagina 9 9 1. La comunicazione La comunicazione risponde a vari bisogni dell’individuo, da quelli fisio- logici (“Ho fame, dov’è il cibo?”) a quelli pratici e funzionali. Dato che l’individuo è per sua natura sociale, la comunicazione è un elemento che porta alla soddisfazione di bisogni di tipo sociale, come quelli re- lativi all’appartenenza a gruppi, ai processi di influenza e al coinvolgi- mento di altre persone. Tutto questo fino a contribuire alla costruzione della nostra identità e all’acquisizione dei valori-guida delle nostre azioni. La comunicazione è pertanto un’attività di tipo sociale che si sviluppa all’interno dei contesti ambientali e culturali in cui vive ogni persona. In effetti “comunicazione è anche partecipazione”, perché per capirsi emittente e ricevente devono almeno condividere un codice, un lin- guaggio e in genere delle regole. In generale la comunicazione per- mette ai membri della comunità di interagire ed è quindi alla base di ogni relazione che si sviluppa all’interno di qualsiasi società. In effetti il comunicare vuole anche dire condividere i significati e le regole che sono sottese ad ogni interscambio comunicativo tra i vari membri di un gruppo. L ’azione del comunicare è quindi legata al contesto cultu- rale in cui si sviluppa la relazione. Questo perché l’esito della comuni- cazione è condizionato dagli accordi e dalle convenzioni culturali stabilite nel contesto in cui vi è l’interazione. La stessa attività co- municativa è fortemente connessa con i processi mentali, come ad esempio i valori, le credenze, le emozioni, le competenze indispensabili all’individuo per esprimere il proprio pensiero e la propria intenzione in modo esplicito agli altri. Inoltre, quando si comunica, si provocano ef- fetti non solo sullo scambio comunicativo, ma anche sugli altri sog- getti che sono in relazione. In altre parole, l’interazione deve essere considerata come un processo di influenza reciproca tra i parteci- panti. In più la comunicazione è un’attività fortemente cognitiva, ossia esiste interdipendenza tra pensiero e comunicazione: essa è stret- tamente connessa con il pensiero e con i processi mentali. Il pensiero è importante in quanto per comunicare è essenziale che i soggetti siano in grado di rendere esplicito il proprio pensiero. In più ci deve essere la consapevolezza di prendere parte ad uno scambio comuni- cativo. Ma c’è dell’altro: la comunicazione è strettamente connessa con l’azione: ha sempre degli effetti sui rapporti tra i soggetti che stanno dialogando. Quindi nessun atto di comunicazione è mai neutro, ma contribuisce a dar forma all’interazione in corso. Queste prime considerazioni dimostrano quanto la comunicazione rappresenti un’at- tività complessa ed articolata.* * (l. Anolli, Psicologia Prima di definire il più compiutamente possibile questo elemento così della Comunicazione – lustrare brevemente i vari punti di vista con cui si può descrivere la complesso e indispensabile nella vita delle persone, è indispensabile il- Il mulino 2002)
  3. 3. Borellini_Capire_farsicapire 11/12/12 12.41 Pagina 22 Comunicare per formare, informare e coordinare 22 La varietà indispensabile nella comunicazione Un’idea utile quando ci si deve relazionare con gli altri in qualsiasi con- testo è quella di prendere spunto dalla cibernetica, in particolare dalla * (W.Ross Ashby, An legge della variabilità indispensabile*. Introduction to La cibernetica si occupa dello studio dei sistemi di controllo automa- Cybernetics. New York: Methuen, 1956) tico, sia degli esseri umani che delle macchine. La legge afferma che in un qualsiasi sistema (anche quello umano) quando sono uguali tutti gli altri fattori, sarà l’individuo con la gamma più ampia di reazioni a controllare il sistema. Questo significa che se un individuo ha una maggiore varietà di moda- lità comunicative, allora sarà lui in grado di controllare l’interazione con il suo interlocutore. Per ottenere la varietà indispensabile o ne- cessaria nella nostra comunicazione occorre sviluppare i seguenti aspetti: consapevolezza, flessibilità e responsabilità. La consapevolezza permette di raccogliere informazioni dall’interlocu- tore e capire se la comunicazione è efficace, se le informazioni che si stanno comunicando vengono recepite, accettate o rifiutate dall’altro. Se si sta comunicando con successo, allora non è necessario effet- tuare nessuna correzione; se invece non si raggiunge l’obiettivo, allora occorre flessibilità per cambiare strategia o modalità comunicativa. La flessibilità permette di cambiare l’approccio e provare altre solu- zioni per rendere la comunicazione efficace. Per far ciò, occorre as- sumersi la responsabilità di ciò che viene detto, dell’uso del linguaggio più appropriato, di essere chiari e onesti, di accettare le critiche. Ciò comporta di avere rispetto e attenzione ai punti di vista degli altri, di riconoscere e accettare le differenze. L ’approccio alla comunicazione è un approccio al sistema. La comuni- cazione è un sistema dinamico, un’attività complessa e continua che cambia continuamente sulla base di una serie di fattori. Per mante- nere un equilibrio nelle relazioni con gli altri, funzionali al raggiungi- mento degli obiettivi comunicativi che ci si è prefissati, occorre sviluppare alcune abilità. In questo capitolo, con l’obiettivo di aumen- tare il livello di consapevolezza, verranno analizzati gli elementi decisivi per la costruzione dei significati che si producono in un’interazione comunicativa, mentre nei capitoli III e IV saranno forniti strumenti e tecniche comunicative da usare in alcuni contesti con l’obiettivo di creare una “borsa di attrezzi” a cui accedere per individuare e utiliz- zare con flessibilità alcune tecniche o strumenti funzionali a comuni- care con efficacia nelle varie situazioni.
  4. 4. Borellini_Capire_farsicapire 11/12/12 12.41 Pagina 23 23 2. Tecniche di comunicazione Qu si comunica Quando Comunichiamo da quando siamo nati e ogni volta che ci comportiamo in un modo qualsiasi quando siamo in presenza di altre persone. Normalmente siamo portati a pensare che si comunica solo quando si scambiano informazioni verbalmente o per M E N T Vale a dire consi- iscritto. ORIENTA deriamo la comunicazioneAcomeI Tun fenomeno intenzionale che si ma- I C OM nifesta attraverso le parole, sia quando siamo noi in veste di N I emittenti FAV O R I S C E L QUAL À DELLA COMUNICAZIONE U » FAVORISCE LA COMPRENSIONE sia quando siamo » in veste di riceventi. La Scuola di Palo Alto haAcon- PRIVILEGIA LEFFICIENZA C ORIENTAMENTO AL CONTENUTO sentito di comprendere che un messaggio è in grado di produrre un » COINVOLGE ABILITÀ E CONOSCENZE T effetto sul nostro interlocutore anche nel caso in cui non sia voluto. IV Infatti l’informazione fornita dai nostri comportamenti diventa auto- I maticamente comunicazione nel momento in cui viene ricevuta dal/dai nostro/i interlocutore/i e che lo stesso o gli stessi la interpretano e gli attribuiscono significato. Pertanto il FconcettoI L Gcomunicazione va A V O R I S C E di R A D O al di là del solo scambio verbale intenzionale, O M U N I C A Z I O N E il compor- A L L A C include tutto DI CONSENSO ATTORNO PA G 1 7 tamento (inteso non solo come verbale,»ma anche come non verbale), FAVORISCE IL RICORDO E LA MOTIVAZIONE compreso quello che ha carattere di intenzionalità. » PRIVILEGIA LEFFICACIA Il principio “Non si può non comunicare”porta a considerare che gli in- ORIENTAMENTO ALLA COMUNICAZIONE dividui siano sempre in comunicazione ogni qualvolta che si trovano a contatto tra loro. È importante essere consapevoli che anche il sot- trarsi alla trasmissione di informazioni, come ad esempio non telefo- nare o non presentarsi ad una riunione o ancora non entrare negli spogliatoi prima di una gara, allontanarsi da un atleta o distogliere lo . INTENZIONALITÀ FIG 13 + » ESEMPIO: » COMUNCAZIONE EFFICACE VOGLIAMO TRASMETTERE AI NOSTRI ATLETI TRANQUILLITÀ, IN REALTÀ CON IL NON VERBALE - TRASMETTIAMO NERVOSISMO + CONSAPEVOLEZZA PA G 2 3 ESEMPIO: » » ESEMPIO: COGLIAMO EMOZIONI DAGLI SIAMO CONSAPEVOLI CHE ATLETI CHE INCONSAPEVOLMENTE STIAMO COMUNICANDO E LI DEFINIAMO AGRESSIVI E CONTEMPORANEAMENTE FORNIAMO UNA REAZIONE SENTIAMO IL NOSTRO VISO ISTINTIVA E AGRESSIVA ARROSSIRE -
  5. 5. Borellini_Capire_farsicapire 11/12/12 12.41 Pagina 62 Comunicare per formare, informare e coordinare 62 LaLa formazione Al giorno d’oggi il temine formazione può essere concepito come un grosso contenitore all’interno del quale sono collocate varie definizioni e aggettivazioni. Tali parametri linguistici che vengono utilizzati dalle organizzazioni anche sportive e dalle figure che operano all’interno dello sport hanno l’intento di differenziare e qualificare il prodotto for- mativo o l’apporto formativo dei vari attori coinvolti o di definire le strategie formative utilizzate dai vari soggetti coinvolti. Le modalità linguistiche riguardano, definiscono e differenziano la for- mazione in base a vari parametri che vengono presi a riferimento. Se si prende come riferimento, per descrive la formazione, la tipologia dei partecipanti intesi come posizione organizzativa occupata nell’orga- nizzazione, si parlerà di: • formazione a Top ed Executive Manager; • formazione a dirigenti o quadri; • formazione a personale operativo; • formazione a tecnici (es. allenatori, preparatori atletici, gestori di impianti ecc.); • formazione per apprendisti; • formazione per neoassunti. Se si prende come riferimento i contenuti della formazione, si parlerà di: • formazione manageriale; • formazione gestionale; • formazione specialistica; • formazione tecnica (es. allenatori, preparatori atletici, gestori di impianti); • formazione al ruolo; • formazione area economica o legale/fiscale, sicurezza sul lavoro, ecc. Se si prende come riferimento il fine della formazione, si parlerà di: • formazione per perseguire obiettivi e poter realizzare risultati or- ganizzativi; • formazione per sviluppare le competenze, capacità, abilità; • formazione per lo sviluppo personale e di carriera; • formazione per trasmettere e acquisire conoscenze; • formazione per razionalizzare; • formazione per standardizzare modalità comportamentali, orga- nizzative o di processo;
  6. 6. Borellini_Capire_farsicapire 11/12/12 12.41 Pagina 63 63 3. Comunicare per formare • formazione per creare e/o rafforzare lo spirito di squadra, di gruppo, di organizzazione; • formazione per avviare un cambiamento culturale, organizzativo, tecnologico, ecc.. Se si prendono come riferimento le modalità di effettuazione della formazione, si parlerà di: • formazione d’aula frontale; • formazione interattiva con l’utilizzo di metodi attivi; • formazione esperenziale; • laboratorio di sviluppo; • workshop. Se si prendono come riferimento i luoghi di effettuazione della forma- zione, si parlerà di: • formazione in house; • formazione out door; • formazione sul campo. Se si prende come riferimento la composizione dei partecipanti e la loro provenienza, si parlerà di: • formazione intra-organizzazione; • formazione inter-organizzazione. Di fronte a tali differenze, si può tuttavia riscontrare un elemento di unificazione: il processo di apprendimento. Fare formazione significa intervenire nella dinamica di apprendimento dell’adulto nel contesto organizzativo dove agisce. Ciò comporta, per chi fa formazione, la co- noscenza delle diverse variabili soggettive, di gruppo, di contesto or- ganizzativo e di contesto socio-culturale che influenzano la possibilità e la capacità delle persone di: • costruirsi e modificare la mappa cognitiva relativa al contesto in cui si svolge la propria attività e al proprio posizionamento all’in- terno di tale ambiente; • creare, modificare e sviluppare la propria conoscenza e la propria capacità di analisi della realtà in cui si opera; • comprendere, analizzare e gestire le dinamiche affettive, motiva- zionali che definiscono e caratterizzano le relazioni che si instau- rano con gli altri soggetti dell’organizzazione e del contesto esterno. È pertanto utile definire un modello che inglobi ed unifichi tutti i vari linguaggi che vengono usati quando si parla di formazione. Avallone* ha * (La formazione individuato una serie di parametri da cui è possibile delineare, dal loro psicosociale, Carocci Editore, Roma, 2005) insieme, una concezione e una categorizzazione della formazione tale da ricondurre tutte le tipologie formative prima citate.
  7. 7. Borellini_Capire_farsicapire 11/12/12 12.47 Pagina 128 Comunicare per formare, informare e coordinare 128 Le Le riunioni per informare e coordinare Le riunioni sono uno strumento di comunicazione. Ma che cosa sono esattamente? Secondo la definizione classica, uno dei significati di riu- nione è un raduno, cioè un incontro di più persone che si riuniscono (appunto) per vari motivi. I più comuni? Discutere, conversare o assi- stere a qualche avvenimento. Le riunioni qui analizzate hanno essen- zialmente due scopi: informare e/o coordinare. Ad esempio, una riunione dell’allenatore prima di una partita per spiegare una strategia di gioco oppure, dopo la partita, per valutare i risultati e cercare di capire i motivi che hanno portato ad un certo risultato, positivo o ne- gativo che sia. Cuore della riunione è lo scambio di informazioni tra più persone ed è finalizzato a raggiungere insieme un obiettivo comune. Per esempio, per proseguire il caso indicato prima, l’obiettivo può essere vincere una determinata partita oppure scoprire i motivi di un certo risultato. Le due dimensioni da gestire in ogni riunione sono essenzialmente due: • l’efficacia; • l’efficienza. Ovviamente la riunione deve essere efficace, ossia in grado di raggiun- gere gli obiettivi che sono stati posti. Per ottenere questo si richiede ai partecipanti una forte attenzione sistemica sia a livello di contenuti della riunione sia di relazione. Un altro elemento importante da per- seguire è l’efficienza, cioè occorre un adeguato rapporto costi-bene- fici. Questo richiede il contenimento dell’impegno delle risorse coinvolte, sia in termini di tempo, quindi di costi, che in termini di ri- sorse mentali impiegate. In pratica la riunione va programmata come un vero e proprio investimento, prevedendo un ipotizzato ritorno. Da evitare quindi di indire una riunione solo perché si ha qualcosa da co- municare ad un gruppo di persone e si vuole semplicemente saggiarne le reazioni: meglio prevedere prima un percorso ed i possibili sbocchi di un incontro. Naturalmente questo non vuol dire costruire una riu- nione prefabbricata con una tesi ed un risultato già predefiniti. Oc- corre però sempre tutelare la governabilità dell’incontro. Una riunione è meno efficiente di altre modalità comunicative (ad esempio, la co- municazione interpersonale, l’e-mail, il telefono, etc); ha però un forte
  8. 8. Borellini_Capire_farsicapire 11/12/12 12.47 Pagina 129 129 4. Comunicare per informare e coordinare vantaggio rispetto ad altri strumenti di comunicazione: può essere molto più efficace in quanto permette di condividere meglio le infor- mazioni e le decisioni. Per un manager, per un dirigente sportivo o per un allenatore è sempre importante mantenersi in sintonia con i propri colleghi, collaboratori o atleti. Le riunioni sono uno degli strumenti mi- gliori per presentare delle nuove strategie, oppure far condividere de- terminate scelte, per pianificare azioni e attività, per raccogliere idee, criticità o problemi, per analizzare situazioni e individuare soluzioni, per motivare le persone, ecc. LaLa tipologia delle riunioni e gli obiettivi La riunione è uno strumento che si presta a diverse finalità. Qualche volta una riunione ha anche diverse finalità, ma normalmente una sola dovrebbe essere quella dominante. Si possono suddividere le riunioni in due grandi gruppi sulla base della programmabilità o meno delle • incontri con periodicità fissa stesse: Sono riunioni informative, addestrative/formative, di progettazione/mi- glioramento, di pianificazione di attività, di consultazione, di definizione di strategie o tattiche, motivazionali e di creazioni di consenso. In ge- nere vengono indette tra capo o responsabile o allenatore ecc. e col- laboratori/colleghi/atleti ecc.. Si svolgono con cadenza prestabilita (giornaliera, settimanale, mensile, prima di un evento/gara, ecc..). Di norma dovrebbero avere una durata limitata ed essere sempre piani- ficata e programmata. Il fatto che gli incontri sono a scadenze regolari permette di rilevare le tendenze e le dinamiche che possono verificarsi all’interno del gruppo e provvedere a correggere eventuali problema- • Incontri ad hoc tiche e frizioni/conflitti che possono emergere. Sono riunioni promosse per trattare un aspetto specifico delle atti- vità o per uno specifico problema emerso. Possono essere pianificate e programmate e fanno riferimento a tutte le tipologie di riunioni. Vi sono anche riunioni non pianificate/programmate che fanno riferimento a specifiche necessità dettate dall’urgenza. In altri termini non hanno carattere di generalità e ripetitività. Gli incontri ad hoc riguardano in genere (anche qui con eccezioni) le riunioni organizzative (coordina- mento di attività, distribuzione di compiti, etc); di risoluzione di pro- blemi, di verifica avanzamento progetti o attività; decisionali; negoziali; di analisi, ecc.

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