2. curso de auditoria mbc mejorado

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2. curso de auditoria mbc mejorado

  1. 1. CURSO DE AUDITORIA DE SISTEMAS DEGESTION DE LA CALIDADProf. Ing. Mario Bautista Castro Auditor Interno
  2. 2. I. INTRODUCCION A LAS AUDITORIAS
  3. 3. I. INTRODUCCION A LAS AUDITORIAS Auditoría - Definición “Proceso sistemático independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría.
  4. 4. I. INTRODUCCION A LAS AUDITORIAS Objetivos de auditoría  Determinar conformidad o no conformidad del SGC  Determinar efectividad del SGC  Proveer la oportunidad de mejorar  Cumplir requisitos legales  Para propósitos de certificación
  5. 5. I. INTRODUCCION A LAS AUDITORIAS Beneficios  Dar confianza a la gerencia que se cumplen los objetivos según lo proyectado  Dar confianza al cliente que el proveedor suministra productos conformes  Detectar problemas operacionales  Suministrar retroalimentación para accio- nes correctivas y mejora
  6. 6. I. INTRODUCCION A LAS AUDITORIAS Razones para conducir la auditoría  Nuevo Proveedor  Seguimiento a Proveedores  Registro Contractual  Cambios en el Sistema (ej. Ampliación)  Problemas de Calidad
  7. 7. I. INTRODUCCION A LAS AUDITORIAS Clases de auditorías Primera parte – de una organización a si misma para sus propios propósitos. Segunda parte – por una organización interesada en otra organización, por ejemplo, del cliente al proveedor . Tercera parte – por una organización independiente, típicamente para certificación
  8. 8. I. INTRODUCCION A LAS AUDITORIAS Tipos de Auditoría Auditoría de Suficiencia llamada también de Intención, de Documentación, de Escritorio ó Revisión de Documentación. Auditoría de Cumplimiento llamada también de Conformidad ó de Implementación.
  9. 9. I. INTRODUCCION A LAS AUDITORIAS Auditoría de SuficienciaSe comparan los documentos del SGC con los requisitos de la Norma u otros acordados.Se efectúa en la oficina de los auditores con anticipación de la auditoría in situ.Está limitada a la revisión del Manual de CalidadSe prepara un Reporte sobre los resultados evitando informar no conformidades
  10. 10. I. INTRODUCCION A LAS AUDITORIAS Beneficios de la auditoría de suficiencia  Entender el sistema.  Asistir en el planeamiento.  Identificar la necesidad de especialistas.  Identificar omisiones en los requisitos de la norma.  Iniciar la preparación de listas de verificación.
  11. 11. I. INTRODUCCION A LAS AUDITORIAS Auditoría Interna Se emplea cuando una organización examina sus propios sistemas, procedimientos y actividades para determinar si son adecuadas y se cumplen. Proporciona información sobre : -La efectividad y eficacia de sus sistemas -El cumplimiento de sus políticas -Necesidad de mejoras
  12. 12. I. INTRODUCCION A LAS AUDITORIAS Tipos de Auditoría de Certificación  Auditoría inicial (completa y cubre el alcance total de la certificación)  Auditoría de seguimiento (cada 6 meses o año, durante 3 años)  Auditoría de re-certificación (después de 3 años)
  13. 13. I. INTRODUCCION A LAS AUDITORIAS Norma ISO 19011 “Directrices para la Auditoría de los Sistemas de la Calidad y/o Ambiental” Proporciona orientación sobre las gestión de los programas de auditoría, la realización de auditorías internas o externas de Sistemas de Gestión de la Calidad o Ambiental (ISO 14001) y la Competencia y Evaluación de los Auditores.
  14. 14. I. INTRODUCCION A LAS AUDITORIAS Orientaciones Básicas de la Norma ISO 19011 Consta de 07 capítulos.  El Cap. 4 describe los Principios de la Auditoría básicos y esenciales para mejor comprensión de los Caps.5 ,6 , y 7. El Cap. 5 orienta sobre el Programa de Auditoría ,tales como objetivos , amplitud, asignación de responsabilidades y recursos al equipo auditor.
  15. 15. I. INTRODUCCION A LAS AUDITORIAS Orientaciones Básicas de la Norma ISO 19011 El Cap. 6 orienta sobre los criterios de auditoría, la selección del equipo auditor, la preparación y realización de las auditorías in situ, los hallazgos de auditoría, la reunión de cierre, la preparación y aprobación del Informe. El Cap. 7 orienta sobre la competencia necesaria del auditor y describe un proceso para la evaluación de los auditores.
  16. 16. II. REPORTES DE NOCONFORMIDAD Y ACCIONES CORRECTIVAS
  17. 17. II. REPORTES DE NC Criterios de auditoría Conjunto de políticas, procedimientos, ó requisitos. Los criterios de auditoría se utilizan como una REFERENCIA frente al cual se compara la evidencia de la auditoría
  18. 18. II. REPORTES DE NC No conformidad ISO 9000 define como: “Incumplimiento de un requisito”
  19. 19. II. REPORTES DE NC Reportes de No Conformidad Se reporta de acuerdo al procedimiento del cliente  No hay reglas impuestas
  20. 20. II. REPORTES DE NC Reportes de No Conformidad  Claro y preciso  Comprensible  Describe el problema  Explica el requisito  Referencia la evidencia
  21. 21. Solicitud de Acción CorrectivaCompañía: Fecha: Número de RNC:Auditor: AuditadoNorma y Cláusula: Mayor: Menor:Reporte de los Auditores:(No conformidad)Firmado: Fecha:Causa:Firmado: Fecha:Acción Correctiva Propuesta:Fecha de Terminación Propuesta:Firmado: Fecha:Revisión de la Acción Correctiva:Firmado: Fecha:
  22. 22. II. REPORTES DE NC Evidencia Objetiva “Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo” -Nota: La evidencia objetiva puede obtenerse por medio de la observación, medición, ensayo/ prueba u otros medios.
  23. 23. II. REPORTES DE NC Evidencia Objetiva Evidencia concreta de las diferencias entre lo indicado en el Manual de Calidad y los procedimientos relacionados.  Diferencias entre procedimientos especifi- cados y prácticas de trabajo. Falta de evidencias de la implementación de cláusulas del Manual de Calidad. Falta de evidencia para soportar la imple- mentación de las cláusulas de la Norma .
  24. 24. II. REPORTES DE NC No Conformidad Mayor Incumplimiento total de uno de los requisitos de la Norma o falla sistemática para cumplir los requisitos del sistema de la organización o de otro criterio de auditoría.
  25. 25. II. REPORTES DE NC No Conformidad Menor  Falla puntual contra algún requisito establecido por la organización.
  26. 26. II. REPORTES DE NC Ejemplos Producción- Departamento de Lentes W-4 Turno mañana 4 de 18 operarios no utilizaban protección (gorras de nylon) Las gorras estaban disponibles en la entrada. WI4-01, cláusula 6, requiere que todo el personal dentro de W-4 utilice gorras de nylon. Esto se especifica claramente al ingreso.
  27. 27. II. REPORTES DE NC  Área  Problema  Requisito (s)  Firma  Calificación
  28. 28. Incident number NONCONFORMITY REPORTCompany : XYZ note number………Área under review: ISO 9001 clause number Producción-Dep. Lentes W-4 …. 6.4 …Category MINORDeficiencyDurante la mañana 4 de 18 empleados no utilizaban gorrasprotectoras de nylon.El procedimiento WI4-01, cl. 6, especifica sobre el uso de éstas.El estándar requiere que la compañía observe las condicioneshumanas y ambientales para su efecto sobre la calidad delproducto.Auditor : A.U. Douglas
  29. 29. II. REPORTES DE NC Ejemplo: Determinar una NC Producción – Fabricación de láminas de metal . Sección W-6 Estación KT10 – Inspección dimensional contra dibujos TT-100-01 ,TT-100-02 (aprobado para producción ). Los dibujos solo se muestran dimensiones nominales . Tolerancias aceptables no nombradas en planos. Se verificó con departamento de diseño y no hay especificación de tolerancia
  30. 30. II. REPORTES DE NC  Área  Deficiencia  Requisito(s)  Firma  Calificación
  31. 31. Incident number NONCONFORMITY REPORTCompany under audit : XYZ note number………Área under review: ISO 9001 clause numberDepartamento de Producción 7.3.3(c)Category MINORDeficiencySe realizo inspección dimensional contra dibujos TT-100-01 ,TT-100-02. Estos no estipulaban sobre margen de tolerancia enmedidas de producción de laminas de acero.El estándar cl. 7.3.3 (c) requiere que se especifique el margende tolerancia.Auditor : A. Camargo
  32. 32. II. REPORTES DE NC Precauciones Ser cauteloso, no obtener conclusiones apresuradas.  Asegúrese de tener evidencia completa Asegúrese de que su evidencia es acertada  Si existe duda , investigar  Identifique los puntos clave para siguientes investigaciones.
  33. 33. II. REPORTES DE NC Acción Correctiva Según ISO 9000 se define como: “Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable”.
  34. 34. II. REPORTES DE NC Auditor Auditado . Identificar, anotar, Acuerdo comunicar Aceptar e Preparar RNC investigar Proponer Acuerdo acción correctiva Implementar, Revisar verificar, efectividad notificar
  35. 35. II. REPORTES DE NC Criterios para observar una NC • Producción: Departamento de pinturas • Válvula de presión Nº 017 : No hay etiqueta de calibración. • Chequear con Control de calidad. • Para que sirve? Tiene impacto sobre la calidad? • Se requiere calibración? • Fue calibrado? Ver registros. • Porque no hay etiqueta? • Revisar Procedimiento.
  36. 36. III. ADMINISTRACION DE LA AUDITORIA
  37. 37. III. Administración de la auditoría Administración de la Auditoría La auditorías deben ser bien administradas No deben ser realizadas por sorpresa Siempre se deben coordinar previamente las fechas mas convenientes
  38. 38. III. Administración de la auditoría ADMINISTRACION DE LA AUDITORIA Reunir información Plan y preparación Reunión de Apertura Ejecución de la Auditoría Reunión de cierre Seguimiento y revisión
  39. 39. III. Administración de la auditoría Planificación de la Auditoría  Definir objetivos y amplitud del Programa  Asignación de responsabilidades  Asignar recursos (expertos, técnicos, viajes, etc.).
  40. 40. III. Administración de la auditoría IMPLEMENTACION DEL PROGRAMA:  Elaborar calendario de actividades  Evaluación de los auditores  Selección de los equipos auditores  Conducción de las actividades de auditoría  Conservación de los Registros
  41. 41. III. Administración de la auditoría Aspectos a definir en el programa de auditoría  Alcance de la auditoría (procesos/departamentos/áreas)  Razón de la auditoría  Fechas, duración, tamaño del equipo.
  42. 42. III. Administración de la auditoría Requerimientos de Información sobre el área a ser auditada ¿Que es lo que hacen?  ¿Qué tan grandes son?  Complejidad de operaciones
  43. 43. III. Administración de la auditoría Planificación Determinar volumen de trabajo  Preparar programas Preparar documentos de trabajo (Listas de Verificación y formatos)  Definir Metodología  Mantener informado al auditado
  44. 44. III. Administración de la auditoría Preparar documentos de trabajo  Lista de Verificación  Formularios  Estándares  Guías
  45. 45. III. Administración de la auditoría Logística  Viaje y arreglos  Espacio privado de oficina  Intérpretes
  46. 46. III. Administración de la auditoría Agenda de la reunión de apertura I  Presentar al equipo (auditor Líder)  Razón, alcance y criterios.  Revisar programa de auditoría y métodos  Explicar sobre muestreo  Confidencialidad
  47. 47. III. Administración de la auditoría Agenda de la reunión de apertura II  Método de reporte  Calificación de Reporte de No Conformidad  Confirmar logística  Requisitos de seguridad  Preguntas
  48. 48. III. Administración de la auditoría Reuniones de enlace  Asegurar un proceso de auditoría claro y positivo  Asegurar el cumplimiento del alcance  Comparar hallazgos  Revisar no conformidades
  49. 49. III. Administración de la auditoría Agenda de la reunión de cierre  Agradecer al auditado y volver a presentar al equipo  Recapitular razón, alcance y criterios de auditoría.  Reportar observaciones positivas o negativas  Preguntas y respuestas - Acciones correctivas y plazos - Seguimiento
  50. 50. III. Administración de la auditoría Acción de seguimiento Revisión de evidencia documentada:  Nueva auditoría en el sitio  Revisar solo acciones correctivas  Dar mayor tiempo si los plazos han expirado
  51. 51. IV. LISTAS DE VERIFICACION
  52. 52. IV. Listas de Verificación Las listas de verificación son útiles en una auditoría, como ayudas de memoria. Permite tener una secuencia lógica de preguntas.
  53. 53. IV. Listas de Verificación Propósitos de la Lista de Verificación  Servir como ayuda de memoria  Asegura que se cubren todos los asuntos y puntos relevantes  Asegura la profundidad y continuidad de la auditoría  Ayuda en la administración del tiempo  Organiza la toma de notas  Es parte del reporte de auditoría
  54. 54. IV. Listas de Verificación Propósitos de la Lista de Verificación Aspectos Importantes  Las Listas de verificación deben ser específicas para el SGC a ser auditado.  Preparadas a partir de documentos del SGC del auditado.
  55. 55. IV. Listas de Verificación Formatos  Dejar espacio para notas  Permitir espacios para control de tiempo y registro  Referencia a los criterios de la auditoría  Referencia a los documentos del sistema  Referencia a los Registros
  56. 56. IV. Listas de Verificación Mal uso de listas  Usada como cuestionario, disminuye la visión, y entorpece la comunicación.  Un seguimiento muy estricto de la Lista de Verificación, puede ocasionar la omisión de aspectos importantes de la auditoría.
  57. 57. procedimiento Comentarios del Clausula de ISO 9000 tiempo auditor EdiciónrentCompañía Dpto./Actividad : Reporte Nº BodegaABC S.A.1 4.2.3d P 05 Verifique la disponibilidad y el estado de 15 los siguientes procedimientos: •p.10.1 recepción e inspección de bienes min •p.13 rechazo •P.15.1 Manejo de bienes •P.15.2 almacenamiento y preservación •P.15.3 culminación de embarque e inspección previo al envió2 7.5.4 P10.1 Recepción de bienes 15 Autorización para el recibo de bienes Comprobantes G.R. min3 7.4.3 P10.1 Recepción de bienes 15 Inspección de ingreso Verifique los sellos de Inspección G.R min 1.Verifique los sellos de Inspección en el
  58. 58. procedimiento Comentarios del Clausula de ISO 9000 tiempo auditor EdiciónrentCompañía Dpto./Actividad : Reporte Nº BodegaABC S.A.4 7.5.2 P10.1 1.Verifique los sellos de Inspección en el 10 empaque de bienes en el almacén P15.3 2. Verifique los sellos de inspección en las min listas de empaque incluidas con los bienes para embarque5 7.5.4 P15.2 Verifique la ubicación de los ítems contra 15 el archivo de distribución (sistema computarizado) min
  59. 59. V. ENFOQUE DE LAS AUDITORIAS
  60. 60. V. Enfoque de las auditorías Las relaciones entre auditores y auditados son criticas para el buen desarrollo de la auditoría.
  61. 61. V. Enfoque de las auditorías Comunicación Información Ideas Actitudes
  62. 62. V. Enfoque de las auditorías Comunicación Emisor codifica Mensaje Receptor decodifica e interpreta respuesta
  63. 63. V. Enfoque de las auditorías Barreras frente a la comunicación  Físicas  Intelectuales  Psicológica
  64. 64. V. Enfoque de las auditorías ¿No conformidad? Barrera en la comunicación
  65. 65. V. Enfoque de las auditorías Creando un clima para la comunicación  Espacio  Tiempo  Contacto visual  Lenguaje corporal  Paralenguaje  Sensibilidades culturales
  66. 66. V. Enfoque de las auditorías Creando un clima para la comunicación Tomar en cuenta  Ponga cómodo al auditado  Elimine temores  Explique sobre las notas  Mantenga al auditado informado de sus decisiones
  67. 67. V. Enfoque de las auditorías Espacio Físico  Lugar correcto  Asignación de sillas  Distracción física mínima  Una mesa entre personas puede ser una barrera  Auditor y auditados deben ser un equipo  Dar a los auditados cierto tiempo antes del inicio de las labores  Nunca llegue antes de lo planeado
  68. 68. V. Enfoque de las auditorías Tiempo Considerar:  Horarios habituales  Comidas  Hora del fin de las actividades
  69. 69. V. Enfoque de las auditorías Contacto Visual  La cultura de comunicación europea requiere bastante contacto visual  En cualquier otro lugar, el contacto visual excesivo puede ser ofensivo  Falta de contacto visual, no necesariamente significa ocultar información
  70. 70. V. Enfoque de las auditorías Lenguaje Corporal  Posturas, gestos, expresiones faciales  Comunicación información  Mensajes descontrolados pueden perturbar al auditado  Significados comunes  Diferencias culturales
  71. 71. V. Enfoque de las auditorías Paralenguaje  Dialecto  Velocidad  Fuerza  Tos  Entonación  Suavidad
  72. 72. V. Enfoque de las auditorías Técnicas de indagación  Preguntas abiertas  Preguntas cerradas y directas  Preguntas aclaratorias Las preguntas deben:  Apuntar a la información relevante  No sugerir respuestas  Incorpore las preguntas a la conversación regular  No responda con preguntas
  73. 73. V. Enfoque de las auditorías Preguntas Abiertas ¿Qué? ¿Por qué? ¿Dónde? ¿Quién? ¿Para que? ¿Cómo?  Dirija una respuesta informativa  ¡No son ilimitadas, pueden cambiar una conversación de rumbo!  Una manera de evitar diluirse: ¡Muéstrame!
  74. 74. V. Enfoque de las auditorías Preguntas cerradas y directas  Preguntas cerradas-respuestas: SI/NO  Pregunta directa – respuesta: pocas palabras  Se intenta dirigirse a información muy especifica Desventajas:  No dan mucha información  Si se usan muy seguido dan la sensación de interrogatorio
  75. 75. V. Enfoque de las auditorías Preguntas aclaratorias  Realizadas para clarificar información y evitar malentendidos  Permite completar la idea  Desventajas: Si se usan muy seguido crean la impresión de que uno no escucha  Consumen mucho tiempo  Si no esta preparado para escuchar por completo, no las haga.
  76. 76. V. Enfoque de las auditorías Enfoque exitoso de la auditoría  Establecer clima adecuado  Hacer que el auditado se sienta cómodo  Usar preguntas apropiadas abiertas  Hacer preguntas cerradas y/o aclaratorias, solo cuando sea necesario  Utilizar adecuado lenguaje corporal  Ser amigable y diplomático
  77. 77. VI. EL AUDITOR: CALIFICACIONES YRESPONSABILIDADES
  78. 78. VI. El auditor: Calificaciones y responsabilidades El auditor  El rol del auditor es establecer para el cliente, la información sobre hasta que punto se cumplieron los requisitos de la auditoría.  Todas las conclusiones deben estar firmemente basadas en evidencia objetiva  El auditor líder debe siempre estar a cargo de la auditoría.
  79. 79. VI. El auditor: Calificaciones y responsabilidades Responsabilidades del auditor Cumplir con los requisitos Seguir plan y procedimientos Permanecer dentro del alcance Comunicar y aclarar requisitos de auditoría Planear y realizar tareas individuales, acertada y responsablemente Recolectar y analizar evidencia Permanecer alerta
  80. 80. VI. El auditor: Calificaciones y responsabilidades Responsabilidades del auditor Reportar las observaciones Verificar acciones correctivas Cooperar con el líder del equipo Retener y proteger documentos de la auditoría Mantener confidencialidad Actuar de manera ética
  81. 81. VI. El auditor: Calificaciones y responsabilidades Responsabilidad del auditor líder Recolectar toda la información necesaria . Asistir al equipo de elección Preparar plan global Asignar tareas individuales Asegurarse de que los documentos de trabajo estén preparados Auditoría de suficiencia Representar al equipo de auditoría Liderar reuniones de apertura y cierre
  82. 82. VI. El auditor: Calificaciones y responsabilidades Responsabilidad del auditor líder Asegurar que la auditoría se desarrolla de . acuerdo al plan Asegurarse que las reuniones de enlace se realicen periódicamente Asegurar que los resultados de la auditoría sean reportados claramente y a tiempo
  83. 83. VI. El auditor: Calificaciones y responsabilidades Calificaciones  Competencia (educación, formación, habilidades)  Experiencia de trabajo  Entrenamiento  Experiencia en auditorías  Independencia  Capacidad para entender las actividades
  84. 84. VI. El auditor: Calificaciones y responsabilidades Habilidades Perceptividad: Habilidad para dar con el problema rápido, pero sin apresurarse a emitir conclusiones. Persistencia: Habilidad para cumplir las acciones programadas, a pesar de los obstáculos.  Visión flexible: Habilidad para ver las cosas desde distintos puntos de vista, para adaptarse al cambio.
  85. 85. VI. El auditor: Calificaciones y responsabilidades Habilidades  Acercamiento disciplinado: Habilidad de enfrentar un problema con lógica y sistemáticamente.  Habilidades sociales: Habilidad de expresar pensamientos, ideas y propuestas claramente, tanto oral como por escrito.  Habilidades técnicas: Habilidad para investigar y buscar el cumplimiento acertado en diversas áreas.
  86. 86. VI. El auditor: Calificaciones y responsabilidades Características positivas Educado Tenaz Amable Mente abierta Servicial Diplomático Constructivo Honesto Informativo Perceptivo Maduro Justo Modesto Tiene tacto
  87. 87. VI. El auditor: Calificaciones y responsabilidades El auditor Características negativas Argumentativo Critico Emite juicios No práctico Precipitado “sabelotodo” Agresivo Indeciso Desconsiderado Inconsistente Intratable Inflexible Descuidado Susceptible Perezoso
  88. 88. VII. EJECUCION DE LA AUDITORIA
  89. 89. VII. Ejecución de la auditoría Ejecución de la auditoría Reunir información mediante: Entrevistas Revisión de documentos Observación
  90. 90. VII. Ejecución de la auditoría Ejecución de la auditoría REVISIÓN DE DOCUMENTOS: Manual de Calidad Procedimientos Instrucciones de trabajo Registros
  91. 91. VII. Ejecución de la auditoría Muestreo de registros  No hay tiempo de chequear todo  Escoger ejemplos representativos  No hay un porcentaje establecido  Cubrir periodo relevante  Mirada al control
  92. 92. VII. Ejecución de la auditoría Observaciones  Observe la evidencia física:  Productos  Equipos  Instrumentos  Condiciones  Operaciones
  93. 93. VII. Ejecución de la auditoría Ejecución de la auditoría OBSERVACIONES DE INSTRUMENTOS: ¿para qué se usa? ¿necesita ser calibrado? ¿Fue calibrado? ¿hay un registro? ¿Cuál es la lectura? ¿Está dentro del rango aceptable?
  94. 94. VII. Ejecución de la auditoría Ejecución de la auditoría OBSERVACIONES DE PRODUCTOS Identificación Estado con respecto a la medida Lugar y condiciones de almacenamiento ¿Se lograron las salidas programadas?
  95. 95. VII. Ejecución de la auditoría EJECUCION DE LA AUDITORIA Pista de la auditoría:  Escoja un proceso, área, producto, línea  Sígalos  Escoja registros pertinentes  ¿Se realizaron todas las actividades?  ¿Se siguieron los planes y procedimientos?
  96. 96. VII. Ejecución de la auditoría EJECUCION DE LA AUDITORIA La identificación y control de procesos, su secuencia e interacción es critica para una administración de calidad efectiva.
  97. 97. VII. Ejecución de la auditoría Procesos Preparándose para auditar el PROCESO (estratégico ,operativo o de soporte) entradas - Identificar el proceso Proceso Salidas Actividades -Identificar las entradas -Identificar la salida propuesta Recursos -Establecer flujo de actividades -¿Qué recursos se usan?
  98. 98. VII. Ejecución de la auditoría Procesos entradas Proceso Salidas Actividades -¿Cuáles son los controles? Recursos -¿Cómo se monitorea? -Seguir el proceso mediante los medios pertinentes -¿se realizaron bien todas las actividades? -¿fueron efectivos los controles?
  99. 99. VII. Ejecución de la auditoría Procesos . Proceso Proceso C A Proceso Proceso B D Entrada Salida controles
  100. 100. VII. Ejecución de la auditoría Notas  Siempre tome notas  Explique la necesidad de tomar notas al auditado  Haga sus notas: Comprensivas Acertadas Precisas Legibles
  101. 101. VII. Ejecución de la auditoría Administrando el tiempo  El tiempo es siempre corto  Planifique bien  No permitir que la auditoría se desvíe  No cavar demasiado profundo  No enfocarse en trivialidades  Decidir el tamaño de la muestra y apegarse a él
  102. 102. VIII. INFORME DE AUDITORIA
  103. 103. VIII. Informe de auditoría Características  Los informes pueden ser verbales o escritos  Se reportan todos los resultados y no solo las No conformidades  Los informes agregan valor al sistema de gestión de la calidad  Informe de acuerdo a los procedimientos de la organización
  104. 104. VIII. Informe de auditoría Informe de auditoría Receptores de informes verbales  Auditados directos  Gerentes de área
  105. 105. VIII. Informe de auditoría Informe de auditoría Receptores de Informes escritos Auditados directos Gerentes de área Otros auditores internos Responsable del programa de auditorías Representante de la gerencia Alta gerencia
  106. 106. VIII. Informe de auditoría Informe de auditoría Características de calidad del Informe Contenido Forma oInformativo oConciso oBasado en hechos oLegible oCompleto oClaro y entendible oExacto y preciso oPresentación adecuada
  107. 107. VIII. Informe de auditoría Informe de auditoría Recomendaciones en estilo de escritura oUtilice palabras simples oEscoja bien su léxico oEvite voz pasiva oEvite abreviaturas oEvite iníciales y siglas ortográficas oTamaño de fuente oEspacio entre reglones oDoble espacio entre oraciones oSeparar mas los párrafos
  108. 108. VIII. Informe de auditoría Informe de auditoría . oInforme con prontitud oNo lo deje para después oNunca espere tener tiempo disponible posteriormente oPrepare los reportes de No Conformidad, a la brevedad oInformes entregados a tiempo agregan valor
  109. 109. VIII. Informe de auditoría Informe de auditoría Contenido del Informe  Alcance de la auditoría, objetivos y Criterios de Auditoría  Programa de auditoría, identificación de auditores  Resultados de auditoría incluyendo irregularidades  Evaluación del equipo auditor sobre cumplimiento de Requisitos y Criterios de Auditoría  Capacidad del sistema en relación a los objetivos definidos  Resumen de la auditoría, incluyendo observaciones y no conformidades  Lista de distribución
  110. 110. VIII. Informe de auditoría Informe de auditoría Reporte final  Reporte completo  Listas de verificación completas  Notas de auditor  Reportes de No conformidad  Matriz de análisis (opcional)
  111. 111. . Gracias

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