Las fallas frecuentes de las reuniones de trabajo

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Fallas reuniones

  1. 1. Las fallas frecuentes de las reuniones de trabajo Las reuniones de trabajo son pan de cada día en las empresas y particularmente al interior de grupos y equipos de trabajo, se entiende que son un buen ejercicio de integración y comunicación y en conjunto resulta más efectivo el desarrollo de ideas y planes de acción para una división, un departamento o toda la empresa, pero tanta reunión aburre a los miembros de los grupos y después de un tiempo los resultados de las mismas son mínimos o nulos. Las siguientes son las siete fallas más frecuentes de las reuniones de trabajo y algunos elementos que permiten solucionarlas: Falla 1. La gente no toma las reuniones con seriedad, llegan tarde, se van temprano y la mayor parte de la reunión no presta atención. Para solucionar este problema hay que hacerle entender a la gente que las reuniones hacen parte de su trabajo. La peor frase para dar por terminada una junta es "la reunión terminó, pueden volver a trabajar". Grave error, como tomarán los asistentes esta sentencia, ¿qué estábamos haciendo entonces? se podrán preguntar y muy seguramente a la siguiente reunión llegarán tarde, buscarán excusas para salir antes de lo previsto o no asistir. Una buena táctica para hacerles comprender que las reuniones son parte importante del trabajo es ubicar en lugares visibles del recinto, una serie de avisos en los que se hagan preguntas como: ¿sabe cuál es el propósito de esta junta?, ¿sabe cuál será su participación en la reunión?, de esta manera se está involucrando a la persona en el desarrollo de la reunión, sabrá de antemano que la junta tiene un propósito específico y que su presencia es necesaria. Falla 2. Son demasiado largas: Los expertos aconsejan que la duración máxima de una reunión productiva debe ser de 90 minutos. Si se demuestra a los organizadores y a los demás participantes, después de una larga junta de tres o más horas, que el tiempo es oro y se les enseña cuánto dinero cuestan las reuniones demasiado extensas seguro que a la próxima irán al grano y se dejarán de rodeos. Se pueden utilizar además herramientas tecnológicas para hacerlas más ágiles. Falla 3. Se divaga más de lo que se discute: El aprendizaje en equipo implica dos prácticas, diálogo y discusión, el problema es que las personas se estancan en el diálogo. Hay que estructurar una agenda y ajustarse a ella, determinar tiempos para cada asunto clave y respetarlos, no es cosa del otro mundo. Falla 4. No pasa nada después de terminar la junta, las decisiones no se convierten en acciones. El problema no está en que la gente sea perezosa o irresponsable sino que cada quien sale de la reunión con una percepción diferente de lo que debe hacerse, por ello lo adecuado es trabajar sobre documentos comunes. No se trata solo de tener una reunión, se trata de crear un documento que lleve a la acción común. La reunión es el medio para conseguir un plan de acción.
  2. 2. Falla 5. La gente no dice la verdad. Es una falla común que se acentúa por una cultura de negocios orientada a la culpabilización. A la gente le da miedo expresarse sinceramente por temor a posibles represalias o simplemente porque cree que sus opiniones no serán tomadas en cuenta. Para solucionarla se puede habilitar el mecanismo del anonimato, que cada quien exprese lo que verdaderamente piensa y siente sin temor a ser "visto entre ojos" por ello. La tecnología permite ampliar esta posibilidad, por ejemplo a través de foros de discusión (en internet o intranet) en los que el personal no tenga que revelar su identidad. Falla 6. Siempre hace falta información lo cual genera aplazamientos en la toma de decisiones críticas. Antes de planear cualquier reunión hay que asegurarse que los datos requeridos se han recolectado, de lo contrario la pérdida de tiempo será inmensa y la frustración mayor. Falla 7. Las reuniones no mejoran, se siguen cometiendo los mismos errores. Muchas veces no mejoran simplemente porque nunca se hacen bien, hay que tratar de mejorar en cada junta, cada reunión debe mejor que la anterior, y presente más espacios para la creatividad, el aprendizaje en equipo y la diversión, dando prioridad a la acción, a la toma de decisiones y por encima de todo a los resultados, de otra manera jamás se motivará a los individuos para que las tomen en serio y saquen buen provecho de ellas. Texto tomado del a pagina de internet http://www.gestiopolis.com/canales/gerencial/articulos/29/reuniones.htm

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