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Archelec

  1. 1. “ archivando” registros electrónicos Dr. Eduardo Peis
  2. 2. el contexto <ul><li>transformación del modo en que funcionan las empresas y trabajan sus empleados </li></ul><ul><li>modelos de comunicación menos c entralizados, más horizontales </li></ul><ul><li>espacio virtual de trabajo común </li></ul><ul><li>cambios significativos en los productos de esta comunicación : transformación en la forma del documento </li></ul>seismo en los presupuestos teóricos y metodológicos de los sistemas de archivo y de gestión de documentos
  3. 3. las preguntas <ul><li>¿qué es un documento digital / electrónico? </li></ul><ul><li>¿hasta qué punto es diferente a los formatos tradicionales? </li></ul><ul><li>¿cómo gestionaremos y conservaremos este tipo de documentos? </li></ul><ul><li>¿en qué contribuyen los archiveros y gestores de documentos en la sociedad?; ¿cuál es su relación con los otros profesionales de la gestión de la información? </li></ul><ul><li>¿poseen los archiveros y gestores de documentos el conocimiento y las técnicas requeridas para gestionar documentos digitales / electrónicos? </li></ul><ul><li>¿qué teorías, principios y técnicas guiarán en su trabajo a los profesionales? </li></ul>
  4. 4. evolución de las respuestas <ul><li>primer periodo informático (50-70) </li></ul><ul><ul><li>conversión de datos informáticos a documentación en papel . “volcados de información ” </li></ul></ul><ul><ul><li>las aplicaciones software , en esencia, replicaban de forma automatizada los procedimientos manuales </li></ul></ul><ul><ul><li>las metodologías diseñadas para los sistemas de gestión de documentos y archivos papel aún tenían relevancia </li></ul></ul><ul><li>años 80-90 </li></ul><ul><ul><li>los principios y prácticas de la archivística y gestión de documentos necesitan ser evaluados y quizás revisados </li></ul></ul><ul><ul><li>los “adaptadores” </li></ul></ul><ul><ul><li>los “revolucionarios” </li></ul></ul>
  5. 5. cuestiones <ul><li>¿Qué es un documento en el contexto electrónico? </li></ul><ul><li>¿Cómo identificarán y valorarán registros los archiveros? </li></ul><ul><li>¿Qué documentación debe incorporar un registro para que sea seguro y auténtico? </li></ul><ul><li>¿Qué es un sistema de gestión de documentos en un entorno electrónico?. ¿Cómo gestionará el sistema estos registros? </li></ul><ul><li>¿Cómo mantendrán los archiveros y gestores de documentos los registros electrónicos inalterables tanto tiempo como sea necesario?. ¿Cómo mantendrán vigentes los registros en un entorno electrónico? </li></ul><ul><li>¿Cómo se gestionará el acceso y la custodia física de los registros electrónicos ? </li></ul><ul><li>¿Cuál es el papel de los archiveros / gestores de documentos en el entorno de las tecnologías de la información? </li></ul>
  6. 6. d efiniendo el registro electrónico <ul><li>objetivo último : definir un registro con una precisión tal que permita informar a los diseñadores de sistemas cuándo se crea un registro y qué tipo de información necesita ser capturada </li></ul><ul><li>características distintivas de registro en este escenario : </li></ul><ul><ul><li>determinación precisa de cuándo es creado un registro </li></ul></ul><ul><ul><li>las definiciones deben proporciona r muchos más detalles sobre el tipo y naturaleza exacta de la evidencia (contenido, estructura y contexto) </li></ul></ul><ul><ul><li>necesita integrar las dimensiones cultural, histórica y patrimonial de los archivos </li></ul></ul>archivos como evidencia  archivos como memoria
  7. 7. marco teórico global <ul><li>ciclo de vida </li></ul><ul><ul><li>enfoque de ciclo de vida de doble fase </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>fase de creación : responsabilidad primaria sobre su fiabilidad y autenticidad </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>fase de conservación : responsabilidad sobre su autenticidad a largo plazo </li></ul></ul></ul><ul><li>records continuum </li></ul><ul><ul><ul><li>proceso continuo desde el momento de creación </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>relativo al sistema de gestión de registros </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>continuo, dinámico y constante, sin ninguna distinción de fases </li></ul></ul></ul>posibilidad de que los registros electrónicos que documenten transacciones esenciales no lleguen a crearse nunca, que no se conformen debidamente o no sobrevivan las estrategias y metodologías para valorar, describir y conservar registros se implementan de forma previa a los procesos de gestión de registro s
  8. 8. [Eje de Transaccionalidad] Causa Función Propósito [Eje de responsabilidad] Dominio Organización Competencia [Eje de Gestión de Documentos / Archivo] Archivo Sistema de Gestión de Documentos Registro Información Instrumento Acto [Eje de Evidencia] Memoria Colectiva Memoria Corporativa Evidencia Huella DIMENSIÓN ACONTECIMIENTO DIMENSIÓN DOCUMENTAL DIMENSIÓN RIESGO DIMENSIÓN SOCIAL Elaboración propia. Fuente: Bearman, 1996a
  9. 9. v alorando el registro electrónico <ul><li>no es posible la valoración por contenido </li></ul><ul><li>valoración funcional : contexto y no contenido de los documentos </li></ul><ul><li>modeling system processes : identificar requerimientos funcionales </li></ul><ul><li>información necesaria para describir y definir a los diseñadores de sistemas exactamente qué piezas de información es necesario capturar como evidencia de una transacción </li></ul>e s posible salvar un registro completo, auténtico y fiable analizando modelos de datos y metadatos y comparando los resultados con un conjunto previamente establecido de metadatos necesarios para la gestión de registros y no sólo empleando métodos de búsqueda visual de ejemplares físicos
  10. 10. d escribiendo el registro electrónico <ul><li>registros papel : metadatos de contenido, contexto y estructura se incluyen o forman parte del documento </li></ul><ul><li>contexto electrónico : los metadatos esenciales pueden no estar físicamente asociados </li></ul><ul><li>identificación de metadatos para la gestión de registros electrónicos </li></ul><ul><ul><li>definición apriorística exacta de qué tipos o categorías de metadatos deb en ser capturados </li></ul></ul><ul><li>determinación del momento de intervención </li></ul><ul><ul><li>si no son establecidos con anterioridad los procedimientos de identificación y mantenimiento los registros electrónicos puede que no sobrevivan o incluso que no lleguen a crearse </li></ul></ul><ul><li>valoración de los instrumentos de descripción tradicionales </li></ul><ul><ul><li>estudio físico no viable, narraciones en prosa, existencia de un sistema de metadatos de registros </li></ul></ul>CAMBIO Desde crear información descriptiva  añadir valor al sistema de metadatos
  11. 11. especificaciones metadatos <ul><li>Pittsburgh Metadata Specifications </li></ul><ul><li>National Archiv e s of Australia . Recordkeeping Metadata Standard </li></ul><ul><li>New South Wales. Recordkeeping Metadata Standard </li></ul><ul><li>Victorian Electronic Records Strategy </li></ul><ul><li>United States, Department of Defense, Records Management Application (RMA) </li></ul><ul><li>University of British Columbia Project </li></ul><ul><li>Indiana University Electronic Records Project </li></ul><ul><li>InterPARES Project (International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems) </li></ul><ul><li>Strategic Partnerships with Industry - Research & Training (SPIRT) Project </li></ul>
  12. 12. listas metadatos <ul><li>no hay consenso: forma en que se organizan , volumen de información descriptiva que proporcionan y elementos concretos que recogen como esenciales u obligatorios </li></ul><ul><li>consenso: </li></ul><ul><ul><li>son necesarios más metadatos para documentar el contexto de creación </li></ul></ul><ul><ul><li>acuerdo sobre las categorías básicas de metadatos que deberían capturar y retener los sistemas : </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>elementos descriptivos para el contexto de creación </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>términos y condiciones de acceso y uso , además de historial de uso </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>disposición o eliminación del documento, la autorización y la fecha de la disposición y un historial de la acción de eliminación </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>información sobre la estructura del documento </li></ul></ul></ul>
  13. 13. d iseñando sistemas de gestión de registros electrónicos <ul><li>identificación de l conjunto de requerimientos funcionales que han de cumplir los sistemas de gestión de registros electrónicos </li></ul><ul><ul><li>United States, Department of Defense, Records Management Standard </li></ul></ul><ul><ul><li>National Archives of Australia . “Designing and Implementing Recordkeeping Systems” </li></ul></ul><ul><ul><li>State Archives of Victoria (Australia) . System Requirements for Archiving Electronic Records </li></ul></ul><ul><ul><li>Canadian State Archives . Recordkeeping in the Electronic Work Environment </li></ul></ul><ul><ul><li>Delaware State Archives . Model Guidelines for Electronic Records </li></ul></ul><ul><ul><li>New York State Archives . Functional Requirements to Ensure the Creation, Maintenance, and Preservation of Electronic Records </li></ul></ul><ul><ul><li>Kansas Electronic Records Management Guidelines </li></ul></ul><ul><ul><li>Indiana University Electronic Records Project . Functional Requirements for Recordkeeping Systems . </li></ul></ul>
  14. 14. requerimientos funcionales <ul><li>que el sistema cumpla los requerimientos legales y administrativos, las normas nacionales e internacionales y las mejores prácticas de gestión de registros </li></ul><ul><li>que el sistema sea administrable y fiable </li></ul><ul><li>que el sistema capture todos los registros y todos los metadatos esenciales relacionados con cada transacción </li></ul><ul><li>que el sistema mantenga y gestione el registro </li></ul><ul><li>que el sistema de gestión de registros asegure la utilidad futura de los registros </li></ul><ul><li>integración: estará determinada por la naturaleza del entorno de sistema concreto </li></ul><ul><ul><li>entornos poco estructurados </li></ul></ul><ul><ul><li>entornos estructurados </li></ul></ul>
  15. 15. c onservando el registro electrónico <ul><li>museos de hardware y software : sería necesaria la construcción de una interfaz única </li></ul><ul><li>c onversión : </li></ul><ul><ul><li>conversión a formatos estándar . SGML/XML. SDSC </li></ul></ul><ul><ul><li>conversión a formatos “planos”. ASCII. Pérdida de propiedades lógicas </li></ul></ul><ul><ul><li>conversión a soportes “duros”. Papel. No viable para conservar objetos informativos complejos en sistemas complejos </li></ul></ul><ul><li>e mulación </li></ul><ul><ul><li>forma fiable de recrear la funcionalidad original de un objeto digital ( Rothenberg ) </li></ul></ul><ul><ul><li>conservar la funcionalidad de los sistemas de información en lugar de los registros (Bearman) </li></ul></ul><ul><li>m igración </li></ul><ul><ul><li>pérdida potencial de estructura y funcionalidad </li></ul></ul><ul><ul><li>pred ecir acertadamente cuándo será necesaria, cuánta reforma será necesaria y cuánto costará </li></ul></ul>
  16. 16. c ustodiando el registro electrónico. <ul><li>método de custodia archivística centralizada –“los archivos como un lugar” </li></ul><ul><ul><li>umbral archivístico : espacio por encima del cual no sea posible una alteración o permutación, y donde cada hecho registrado pueda ser tratado como evidencia y memoria (Duranti) </li></ul></ul><ul><li>método de no-custodia, “post-custodia” o “custodia distribuida” </li></ul><ul><ul><li>en el entorno electrónico las instituciones archivísticas pueden desempeñar sus actividades sin necesidad de asumir la custodia física de los documentos (Bearman) </li></ul></ul>establecer políticas y procedimientos que aseguren que, independientemente de donde estén almacenados los registros, serán gestionados de acuerdo con normas bien establecidas
  17. 17. conclusiones <ul><li>nuevos retos : estrategias, metodologías y técnicas diferentes a las que existían </li></ul><ul><li>es necesario determinar con certeza en qué consiste un registro electrónico </li></ul><ul><li>un papel mucho más activo de los archiveros en los procesos de gestión : records continuum </li></ul><ul><li>creación de modelos conceptuales, que determinen cuándo y dónde se generan los documentos </li></ul><ul><li>valoración funcional apriorística: más importancia y prevención de la identificación de valores secundarios </li></ul><ul><li>listas de especificaciones metadata : qué categorías y tipos de metadatos deben estar presentes para mantener un registro fiable y auténtico </li></ul><ul><li>incorporar la funcionalidad de gestión de registros en el sistema en la fase de diseño : requerimientos funcionales. descripción precisa de cómo los sistemas de gestión de registros deben capturar, gestionar y conservar documentos </li></ul><ul><li>migración y emulación </li></ul><ul><li>estrategia de semi-custodia </li></ul>

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